Содержание к диссертации
Введение
ГЛАВА 1. Институт электронного документооборота в информационном праве 12
1. Понятие и виды систем электронного документооборота 12
2. Российский и зарубежный опыт правового регулирования в сфере электронного документооборота 35
3. Концептуально-логическая модель электронного документооборота в органах государственной власти РФ 83
ГЛАВА 2. Совершенствование организационно-правового обеспечения электронного документооборота в органах государственной власти субъектов Российской Федерации 92
1. Содержание правовой категории «электронный документ» и виды электронного документа 92
2. Характеристика правовой категории «электронный документооборот» 105
3. Классификация и правовой статус субъектов электронного документооборота 113
4. Унифицированные организационно-правовые регламенты взаимодействия субъектов ЭДО в органах государственной власти субъектов РФ 144
Заключение 166
Библиография 172
Приложения 199
- Понятие и виды систем электронного документооборота
- Российский и зарубежный опыт правового регулирования в сфере электронного документооборота
- Содержание правовой категории «электронный документ» и виды электронного документа
- Характеристика правовой категории «электронный документооборот»
Введение к работе
Актуальность темы исследования. Документы используются на всех исторических этапах развития общества, в любых правовых системах и реализуются на различных материальных носителях. С переходом от индустриального общества к постиндустриальному (информационному) существенно изменились носители информации, специфика закрепления информации на них, виды обязательных реквизитов, придающих такой информации юридический статус документа. Появилась такая форма представления информации, как электронный документ.
В информационном обществе электронный документ становится важнейшей формой информационного обмена между гражданами, хозяйствующими субъектами и органами власти. Для повышения эффективности государственного управления, взаимодействия гражданского общества и бизнеса с органами власти, качества и оперативности предоставления публичных услуг необходимо повышать эффективность внутриведомственного, межведомственного и межрегионального информационного обмена, интеграцию государственных информационных систем и ресурсов; увеличивать объемы и качество публичных услуг, предоставляемых организациям и гражданам в электронном виде.
Решение этих актуальных задач невозможно без разработки нормативного правового и организационного обеспечения указанных процессов, основанного на единых для всех участников информационного обмена принципах и правилах. Это в свою очередь требует теоретического обоснования норм, регулирующих отношения в сфере электронного документооборота.
Актуальность работы определяется недостаточностью разработки института электронного документооборота в науке информационного права, а именно:
наличие различных точек зрения на определение основных объектов правоотношений в сфере электронного документооборота;
неоднозначность определения состава и правового статуса субъектов-участников отношений в указанной сфере;
недостаточная разработанность единых требований к организации информационных процессов, реализующих электронный документооборот.
Новизна и недостаточная теоретическая разработка института электронного документооборота в науке информационного права, неоднозначность многих вопросов определили выбор темы исследования и ее актуальность.
Степень разработанности темы. Общетеоретические вопросы организационно-правового обеспечения сферы электронного документооборота отражены в работах отечественных учёных И.Л. Бачило, А.Б. Венгерова, А.К. Жаровой, А.А. Косовца, Д.А. Ловцова, Т.А. Поляковой, И.М. Рассолова, Н.И. Соловяненко, С.И. Семилетова, А.А. Тедеева, А.А. Фатьянова, Р.О. Халикова, А.В. Шамраева, а также зарубежных – Д. Скоума, Р. Хиллса и др.
Проблема определения правовых понятий «документ» и «документооборот» была рассмотрена в работах С.И. Семилетова. Исследование содержания понятия «электронный документ» в зарубежном и российском законодательстве провела Ю.М. Кукарина. Анализ правового режима электронного документа, содержащего в качестве обязательного реквизита электронную цифровую подпись, стал предметом исследования Р.О. Халикова. М.В. Климович изучала правовые и организационные проблемы информатизации и электронного документооборота в органах государственной власти субъекта Российской Федерации на примере Воронежской области. А. К. Жарова исследовала специфику электронного информационного взаимодействия граждан и государства. Особенности использования и организационно-правового регулирования электронного информационного обмена в банковской сфере и в электронной коммерции проанализировал И.М. Рассолов. Вопросы обеспечения информационной безопасности при формировании внутриведомственных и межведомственных информационных структур исследованы в работах Т.А. Поляковой. Правовой статус уполномоченных удостоверяющих центров проанализировал А.А. Суворов. Изучение проблем использования электронного документооборота в рамках гражданско-правовых отношений осуществила в диссертационном исследовании Е.А. Шелепина.
Вместе с тем, вопросы унификации организационно-правового обеспечения электронного документооборота в российской правовой науке изучены недостаточно, что определяет выбор темы, объекта и предмета, а также цели и задач исследования.
Объектом исследования являются информационные правоотношения в сфере электронного документооборота в информационных системах органов государственной власти субъектов РФ.
Предметом исследования являются правовые нормы, регулирующие информационные отношения в сфере электронного документооборота в информационных системах органов государственной власти субъектов РФ.
Цель диссертационного исследования заключается в выявлении правовой природы электронного документооборота и унификации его организационно-правового обеспечения в информационных системах органов государственной власти субъектов РФ.
Для достижения поставленной цели работы поставлены следующие задачи:
-
Анализ правового регулирования процессов электронного документооборота в российском законодательстве и законодательстве зарубежных стран.
-
Теоретическая разработка концептуально-логической модели электронного документооборота органов государственной власти.
-
Определение, разработка критериев классификации объектов правоотношений в сфере электронного документооборота органов государственной власти субъектов РФ и их правового положения.
-
Разработка критериев классификации субъектов-участников электронного документооборота органов государственной власти субъектов РФ и обоснование их правового статуса.
-
Систематизация и обоснование организационного обеспечения электронного документооборота органов государственной власти субъектов РФ.
Методы исследования. В ходе исследования применялись общенаучные методы анализа и синтеза, наблюдения, опроса, сравнения и эксперимента, частнонаучные методы: формально-юридический и сравнительно-правовой. Проведен социологический и социологический экспертный опрос с использованием анкет, лиц, работающих с электронными информационными технологиями взаимодействия (на примере Вологодской области, Ставропольского края, Республики Карелия и Ярославской области).
Теоретической основой исследования являются научные разработки российских и иностранных учёных, касающиеся организационно-правового обеспечения электронного документооборота, а также положения и выводы, содержащиеся в работах по информационному праву.
Эмпирической основой исследования являются результаты социологического и социологического экспертного опроса, проводимого в феврале-марте 2010 года среди сотрудников отделов документоведения Вологодского областного суда (5), Законодательного Собрания Вологодской области (4), Управления Пенсионного фонда РФ по Вологодской области (2), а также граждан в общественной приёмной депутата Вологодской городской Думы Е.В.Перова (200). В марте-апреле 2011 года - Ленинского районного суда г. Ставрополя Ставропольского края (9), Государственного комитета Республики Карелия по развитию информационно-коммуникационных технологий (3), Департамента информационных технологий Правительства Ярославской области (3).
Положения, выносимые на защиту:
На основе проведенного исследования сформулированы и обоснованы теоретические положения, выводы и предложения, которые выносятся на защиту:
1. Предложена концептуально-логическая модель электронного документооборота органов государственной власти, которая позволяет конкретизировать этапы электронного документооборота, раскрыть специфику формируемых информационных отношений, определить субъектно-объектный состав информационных отношений, выявить пробелы в действующем организационно-правовом обеспечении электронного документооборота органов государственной власти.
2. Исходя из разработанной модели, в системе электронного документооборота предлагается определить такие объекты информационных отношений в сфере электронного документооборота как подлинник, копия и дубликат электронного документа.
Под подлинником электронного документа предлагается понимать первоначальный экземпляр электронного документа.
Дубликат электронного документа – это повторный экземпляр электронного документа, применяемый при невозможности по техническим причинам использовать первоначальный. Дубликат электронного документа на бумажном носителе должен содержать обязательную отметку «дубликат».
Копия электронного документа - распечатка информационного содержания электронного документа на бумажном носителе. Копия электронного документа должна быть заверена собственноручной подписью уполномоченного лица - организатора системы электронного документооборота или участника, являющегося адресантом или адресатом электронного документа. Копии электронных документов на бумажном носителе должны содержать обязательную отметку «копия электронного документа».
3. Предложен критерий классификации субъектов электронного документооборота - наличие у них прав на владение электронной цифровой подписью или её проверку в системе электронного документооборота. Проведена классификация субъектов на непосредственных участников и лиц, обеспечивающих процессы обращения документов. В качестве непосредственных участников ЭДО предлагается выделить следующих субъектов: адресант, адресат, участник.
Участник – любое лицо, правомерно осуществляющее одну или несколько процедур электронного документооборота.
Адресант – физическое или юридическое лицо в системе электронного документооборота от имени которого направляется электронный документ.
Адресат - физическое или юридическое лицо в системе электронного документооборота, которому электронный документ направлен адресантом.
К субъектам, участвующим в обеспечении процедур электронного документооборота, следует отнести - организатора ЭДО, оператора, администратора безопасности информации, должностное лицо Уполномоченного удостоверяющего центра и др.
4. Для решения задачи совершенствования организационно-правового обеспечения ЭДО в работе предложен комплекс организационно-правовых регламентов электронного документооборота органов государственной власти субъектов РФ, определяющих формы и порядок информационного взаимодействия субъектов в системе ЭДО, их последовательность и взаимосвязанность.
Разработанные регламенты основаны на таких принципах осуществления государственной службы в РФ, как открытость и доступность информации о деятельности органов государственной власти, допустимость ограничения доступа к информации только на основании закона.
В работе предложена следующая последовательность взаимосвязанных организационно-правовых регламентов: 1) создание и обработка электронных документов; 2) защита документа средствами криптографической защиты информации; 3) передача и получение электронного документа; 4) проверка подлинности электронного документа; 5) подтверждение получения электронного документа; 6) отзыв электронного документа; 7) хранение электронного документа; 8) уничтожение электронного документа; 9) передача информации из корпоративной информационной системы органов государственной власти в информационную систему общего пользования. В рамках разработанных организационно-правовых регламентов комплексно определены права, обязанности и ответственность субъектов-участников системы электронного документооборота.
Разработка регламентов позволяет обеспечить следующие требования к системе электронного документооборота:
согласованность действий субъектов информационных отношений;
контролируемость выполнения операций;
унификация процедур для формирования межведомственного электронного документооборота.
Научная новизна результатов исследования состоит в разработанной модели электронного документооборота органов государственной власти субъектов РФ, предложенных критериях классификации его субъектно-объектного состава, характеристике правового статуса субъектов ЭДО и предложенном комплексе организационно-правовых регламентов электронного документооборота органов государственной власти субъектов РФ.
Теоретическая значимость результатов исследования заключается в том, что разработанные в диссертации теоретические положения вносят вклад в развитие института электронного документооборота информационного права, который состоит в разработанных критериях классификации субъектно-объектного состава электронного документооборота, уточнении определений основных объектов и субъектов, характеристике правового статуса субъектов ЭДО.
Практическая значимость результатов диссертационного исследования заключается в предложенном комплексе организационно-правовых регламентов электронного документооборота органов государственной власти субъектов РФ, возможности использования полученных выводов и предложений при разработке актов регулирования внутриведомственного и межведомственного электронного документооборота в органах государственной власти субъектов РФ, а также в учебном процессе при чтении лекций, проведении семинаров, практических занятий и научных круглых столов по дисциплине «Информационное право» по теме «Правовое регулирование электронного документооборота».
Апробация результатов исследования. Научные результаты проведённого исследования используются в учебном процессе по курсу «Правовая информатика» в филиале ГОУ ВПО «Московская государственная юридическая академия им. О.Е. Кутафина» в г. Вологде, на кафедре гражданского права по курсу «Информационное право» НОУ ВПО «Институт международного права и экономики им. Грибоедова» в г. Вологде, на межвузовском постоянно-действующем научно-практическом семинаре в ГОУ ВПО «Российская академия правосудия», на круглом столе «Правовые проблемы внедрения и использования электронного документооборота» на базе филиала Московской государственной юридической академии им. О.Е. Кутафина в г. Вологде, на научно-практических конференциях и круглых столах. Результаты исследования получили апробацию при внедрении Положения об электронном документообороте в органах государственной власти в деятельность отдела обеспечения судопроизводства по гражданским делам и отдела судебной статистики, правовой информатизации, кодификации и обобщения судебной практики Вологодского областного суда и в деятельности государственного учреждения Вологодской области «Многофункциональный центр предоставления государственных услуг на территории муниципального образования «Город Вологда».
Структура работы. Работа состоит из введения, двух глав, заключения и приложений.
Понятие и виды систем электронного документооборота
Документооборот в широком понимании характеризуется как комплекс действий, производимых с информацией в процессе управленческой, хозяйственной и иной деятельности, в результате которой происходит формирование информационного ресурса, его закрепление на материальный носитель, придание носителю и информации необходимых атрибутов и дальнейшая передача сформированного документа между субъектами информационного взаимодействия. Как можно заметить — документооборот, как регламентированный процесс, был более всего востребован в бюрократическом аппарате государственной власти, деятельность которой, в большинстве своём, основывалась на создании распорядительных документов и направление их по инстанциям. Становление регламентированного документооборота в государственных органах власти - это достаточно долгий и сложный процесс, в результате которого сформировались определённые процедуры, выполнением которых и занималось чиновничество.
В начале компьютеризации в СССР (1980 - начало 90-х годов) техническим развитием была определена возможность перехода от традиционного бумажного документооборота к электронному. Но развитие и глобальное распространение оргтехники, в первую очередь - множительных устройств, изменило положение в сфере электронного документооборота — материальный носитель стал ещё более распространим и оказался превалирующим видом носителя в документообороте организаций. Но, пожалуй, одним из основных причин сложности перехода к автоматизированным компьютерным системам электронного документооборота, явилась сама государственная машина - на период ирокого развития и распространения оргтехники - 1980-2000 гг. отсутствовала регламентация самостоятельности электронного документа, да и сам электронный документ не был нормативно определён. Даже при-наличии правовой возможности лицашредъявлять в госорганы информацию (точнее - документ, т.к. в госорганы, по определению, передавалась информация с реквизитами, способными идентифицировать информацию и её создателя), согласно ряду нормативных актов данная информация должна была дублироваться аналогом на материальном носителе.
Но развитие технических возможностей обработки документов, оснащение в западных странах коммерческих структур и органов власти технологиями, электронного документооборота, глобализация экономики и политической сферы определило необходимость перехода в России на т.н. «безбумажную технологию». Процессы информатизации привели к внедрению .информационных технологий в традиционный документооборот предприятий организаций.
Под -электронным документооборотом (в дальнейшем - ЭДО) в широком смысле принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. При этом под документооборотом понимается не их физическое перемещение (т. к. они чаще всего остаются на сервере), а передачу прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением".
Одно из предназначений ЭДО — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними, в частности, поиск (как по реквизитам, так и по содержанию). В системах электронного документооборота также реализованы технологии санкционированного доступа к документам (авторизация входа участника ЭДО и распределение прав на получение информации), отслеживаются произведенные в них изменения и контролируются все их версии и редакции.
Для эффективного менеджмента в деятельности любой организации.-информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемые процесс. Типовым- информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность внутри организации и потоки информации, извне, является документ. Деятельность по организации прохождения- документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена - документопоток.
Функции осуществления- документопотока состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри организации-, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д.
Российский и зарубежный опыт правового регулирования в сфере электронного документооборота
Концепция безбумажной технологии применяется не одно десятилетие . В это же время, в России на данный момент можно говорить лишь о частичной реализации этой идеи - применение цифровых технологий основывается чаще всего в простом умении распечатывать документ на материальный носитель и каталогизировать его на внутренний диск-накопитель в структурированные папки. Наличие же принципа автоматизированного, согласно определённому стандарту создания документа, придание ему юридической силы при сохранении его в электронной форме, направление или перенаправление к адресату-исполнителю и получение электронного ответа об исполнении в большинстве органов государственной власти отсутствует.
Здесь существует ряд причин: 1 .Психологический аспект проблемы: получение информации в электронном виде требует привычки и определённый уровень способности субъектов традиционного документооборота к освоению современных информационных технологий ЭДО; 2.Нежелание пользователя работать в безбумажной технологии; 3.Наличие у большого количества пользователей устойчивого представления о вседоступности информации, проходящей по техническим каналам связи;
4. Мнение (в определённой степени верное) о широких возможностях администратора системы по своевременному контролю за деятельностью субъектов создания и передачи информации; нежелание быть под постоянным наблюдением (к примеру программной Remote Administrator, которая позволяет видеть, что делает пользователь в данный момент времени на компьютере)
5. Безбумажные технологии требуют серьёзной технической поддержки: соответствующей производительной вычислительной техники, высокой пропускной способности коммуникационных линий, технологичности алгоритмов и т.д.;
6. Внедрение технологий ЭДО требует определенного правового обеспечения. На исследуемый момент в России не сформирована достаточная юридическая база для электронного документооборота, не принят закон об электронном документообороте, не вошла в устойчивое правовое русло и общегосударственное применение электронной цифровой подписи (отсутствие единого государственного удостоверяющего центра, отсутствие единого стандарта в системах органов государственной власти, что определяет сложность построения единой системы ЭДО на государственном уровне).
Как уже указывалось, регламентация движения электронных документов определена в многочисленных локальных актах министерств, ведомств, организаций, которые используют технологии электронного документооборота внутренней разработки или купленных у сторонних организаций, но в подавляющем большинстве — для использования исключительно внутри организации, но не для обмена информацией между структурами. Смысл, который вкладывался в развитие системы ЭДО в ФЦП «Электронная Россия» и иных вышеуказанных федеральных программах, основывается на развитие системы электронного документооборота не только внутри организации, но, в первую очередь, между организациями, госструктурами и гражданами, т.е. вовлечение максимально большого количества лиц в единую систему документооборота для получения, как физическими, так и юридическими лицами максимально быстрого и удобного способа обмена информацией.
Как следствие потенциальной необходимости развития данных технологий, законодатели приняли ряд актов, которые в некоторой мере определяют регулирование документооборота, раскрывая права и обязанности участников документооборота.
А.А. Суворов37 указывает на дискуссионность мнения о достаточности существующей законодательной базы для организации обмена электронной документацией. Он показывает разницу точек зрения на вопрос: одни ученые полагают, что необходимая юридически нормативная база есть, но нет практики ее применения; вторые считают, что в сфере электронной коммерции применение электронного документооборота возможно, а в сфере электронного правительства нет, что существуют лишь «отдельные ссылки, которые можно трактовать расширительно... но мы ждем принятия соответствующей нормативной базы в рамках административного законодательства, чтобы можно было организовать юридически значимый документооборот между предприятиями и органами власти» . Третьи -придерживаются мнения, что проблемы внедрения электронного документооборота не существует, поскольку в законодательстве нигде не говорится, что документ должен быть бумажным. Подводя итог, А.А. Суворов в своей работе утверждает, что все основные предпосылки для внедрения электронного документооборота созданы, в частности - приняты нормативные правовые акты, регулирующие некоторые сферы современных информационных отношений.
Содержание правовой категории «электронный документ» и виды электронного документа
В последнее десятилетие электронные документы стали активно внедряться в нашей стране: сначала в банковско-финансовой, а затем и в иных сферах деятельности (в т.ч. и в государственном управлении). Так, Федеральная служба по финансовым рынкам принимает отчетность профессиональных участников рынка ценных бумаг в виде электронных документов, подписанных электронной цифровой подписью108; Центробанк России принимает отчетность кредитных организаций в виде электронных документов, заверенных ЭЦП109; при осуществлении безналичных расчетов производится оформление, прием и обработка электронных платежных документов, а также собственно расчетные операции с их использованием ; Инспекция негосударственных пенсионных фондов РФ обеспечивает отчетность данных фондов в электронном виде, но только в дополнение к обязательной отчетности на бумажном носителе111; таможенные органы допускают декларирование товаров в электронном виде; кредитные организации предоставляют широкий спектр услуг посредством электронного обмена данными (по переводу денежных средств, сделкам с ценными бумагами и валютой, по проведению расчетов с использованием пластиковых карт и др.). С использованием средств удаленного доступа-проводятся торги (к примеру, на ММВБ), по всей территории РФ создаются удостоверяющие центры (как правило — негосударственные - ЗАО "Удостоверяющий.Центр"112, E-Deal Technologies113 и др.) предлагают свои услуги в сфере защиты документооборота; появилась возможность направления налоговых деклараций в электронной форме, поручения о переводе денег могут передаваться в банк в» виде компьютерных данных за считанные секунды114. С 2005 года начала работать автоматизированная судебная система, благодаря чему стало возможным получить информацию о том или ином судебном деле посредством сети Интернет115. Например, сайт 14 арбитражного апелляционного суда в г.Вологде предоставляет возможность производить поиск информации по конкретному делуs, получив исходные данные- документов по нему, в некоторых случаях - и- сами документы в электронной форме.116 Указанные процедуры формируют реализацию- конституционного права граждан на поиск и получение информации, в том числе - о деятельности государственных органов.
Важнейшей частью информатизации госуправления и взаимодействия государствами бизнеса является формирование и использование электронных реестров117. Первым в области электронного ведения регистров является Австрия, где в 80-е гг. была осуществлена реформа поземельной книги на базе автоматизированной обработки информации с соответствующими изменениями законодательства118. В России применение электронных реестров определяется Федеральным законом от 21 июля 2006 № 94-ФЗ, а также Постановлением № 533 Правительства РФ 15 июля 2008 г., определяющим требования к технологическим, программным, лингвистическим, правовым и организационным средствам обеспечения пользования официальным сайтом в сети Интернет, на котором размещаются указанные реестры. В связи с введением в действие, сведения, содержащиеся в реестрах государственных или муниципальных контрактов, должны быть доступны для ознакомления на официальном сайте без взимания платы. Информационные технологии электронных реестров позволяют размещать и публиковать информацию о контрактах и заказчиках, обеспечивать открытый доступ к реестру контрактов всех участвующих сторон, проводить торги, а так же позволяет размещать в отдельный реестр контрактов сведения, касающиеся размещения заказов и заключения контрактов и составляющие государственную тайну. Примером использования технологий электронных реестров является единый «Сайт для размещения информации о размещении заказов»119, а также сайты комитетов государственного заказа субъектов
Все это показывает, что электронный документ все активнее внедряется в нашу действительность. Это объясняется рядом преимуществ электронного документа перед бумажным: высокая скорость обмена данными, неограниченный круг возможных клиентов, устранение ненужных посредников, возможность совершения юридических действий между субъектами, находящимися в разных регионах или даже государствах, а также по поводу объектов, находящихся на большом расстоянии, упрощается поиск и хранение информации (архив, который в бумажном виде занял бы несколько стеллажей, в электронном виде умещается на оптическом или магнитном диске, который при желании можно убрать в несгораемый сейф, поместить в депозитарий банка, скопировать для надежности, зашифровать и провести с ним еще множество операций), возможность обработки огромных
массивов документов (просканировать электронный архив и найти в нем любой нужный документ — дело нескольких секунд), экономия материальных и людских ресурсов. Для России, с ее географическим расположением и масштабом, это крайне важно. С другой стороны, развитие ЭДО, вовлечение в него все большего числа участников неизбежно влечет рост числа спорных ситуаций, которые так или иначе возникают в правоотношениях. Кроме того, в законодательстве имеются случаи, когда наряду с ЭД требуются дополнительно бумажные документы - так согласно п.7 ст.9 ФЗ «О бухгалтерском учете» «первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях...».
Характеристика правовой категории «электронный документооборот»
Как уже было указано выше, самостоятельное понятие «электронный документооборот» в современном российском законодательстве отсутствует. Сложившаяся ситуация с отсутствием рамочного понятийного аппарата создаёт сложности с доказываем включения или отсутствия той- или иной процедуры, которую обязан осуществлять участник для формирования полного комплекса процессов ЭДО. Включение полного и обоснованного понятия «электронный документооборот» в законодательство позволит определить полный комплекс процедур ЭДО, конкретизировать их участников, точнее определить их права и обязанности.
Критерии и основания признания вида движения информации представлены» в модели методики определения правовой категории «электронный документооборот» (См. Приложение 8) Исходя из анализа рассмотренных выше нормативных актов, технических регламентов и модели определения правовой категории «электронный документооборот», можно предложить собственное определение ЭДО: под электронным документооборотом следует понимать процессы, формирования, обмена, хранения и уничтожения электронных документов в информационной системе посредством согласованных каналов связи.
Ключевыми категориями в определении являются: - процессы оборота электронных документов, - согласование каналов связи
Формирование информации. Формирование включает в себя создание электронного документа по определённым шаблонам, предлагаемым программным комплексом. Шаблоны предназначены для обеспечения однозначного восприятия созданной информации аналогичным или адаптированным программным комплексом адресата. В том числе, исходя из категории «документ», как объекта, одним из важнейших правовых свойств является свойство доказательственности, т.е. возможности однозначного определения субъекта, его подписавшего, к процессу формирования электронного документа относится и процедура его подписания уполномоченным лицом, с применением определённой законом или договором, цифровой подписи.
Под процессом обмена, согласно Приказу ФНС140 об эксплуатации системы оборота электронных документов, под обменом (информационным обменом) понимается передача документированной информации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.
При анализе информационных процессов, осуществляемых в корпоративной информационной системе электронного документооборота под процедурой обмена документированной информацией должно пониматься: ? отправка составителем документированной информации адресату или посреднику ? отправка полученной документированной информации посредником после проведения регламентированных действий к конечному адресату ? отправка отзыва после получения первичной документированной информации. Применительно к системам электронного документооборота я предлагаю в понятие обработки включить только процедуры придания необходимых реквизитов (перед отправкой адресату) при наличии которых электронное сообщение признаётся электронным документом141 и проверку на достоверность аналога собственноручной подписи (после получения документа адресатом), т.к. все иные процессы обработки входят в процедуры создания, хранения или уничтожения документа.
Хранение документированной информации в электронном виде производится согласно ФЗ Об архивном деле в РФ142 а также локальными актами, которые принимаются организациями, органами исполнительной власти и управления. В нём содержится только указание на электронные документы, как единицы формирования архивного фонда. Требования к форматам и специфике хранения и использования информации в электронном виде не указываются.
Конкретизация действий участников формирования и использования электронного архива определяется подзаконными актами заинтересованных организаций.
В частности, заинтересованная организация определяет обязанность руководители органов государственной власти Российской Федерации, федеральных государственных учреждений обеспечить сохранность в электронном виде учетной информации в первичных документах, в регистрах бюджетного учета, в бюджетной отчетности до сдачи их в архивное производство в установленном законодательством Российской Федерации порядке.
