Содержание к диссертации
Введение
Глава 1. Теоретические аспекты ресурсного обеспечения деятельности вуза 9
1.1. Сущность и структура ресурсного обеспечения деятельности вуза 9
1.2 Теоретические аспекты процессного управления в вузе 22
1.3 Законодательные условия моделирования процессов ресурсного обеспечения деятельности вуза 32
Глава 2. Разработка модели процесса ресурсного обеспечения деятельности вуза 40
2.1. Технология разработки совокупности целевых показателей 40
2.2. Методические основы формирования процессной модели вуза 52
2.3. Организационное моделирование ресурсного обеспечения деятельности вуза 66
2.4. Система моделей и ограничений для управления процессом ресурсного обеспечения деятельности вуза 75
Глава 3. Апробация механизма управления процессами ресурсного обеспечения деятельности вуза (на примере Владивостокского государственного университета экономики и сервиса) 86
3.1. Постановка задачи для автоматизации процесса ресурсного обеспечения деятельности вуза 86
3.2. Разработка структуры, схем взаимодействия и методических рекомендаций участников процесса ресурсного обеспечения деятельности вуза 92
3.3. Поддержка принятия управленческих решений в процессе ресурсного обеспечения деятельности вуза 105
Выводы и заключение 117
Список литературы 119
Приложения 134
- Теоретические аспекты процессного управления в вузе
- Организационное моделирование ресурсного обеспечения деятельности вуза
- Постановка задачи для автоматизации процесса ресурсного обеспечения деятельности вуза
- Поддержка принятия управленческих решений в процессе ресурсного обеспечения деятельности вуза
Введение к работе
Актуальность исследования и постановка проблемы. Изменения, происходящие в системе высшего профессионального образования: создание федеральных университетов, национальных инновационных вузов, исследовательских университетов, издание нового закона «Об образовании РФ» - требуют пересмотра стратегии развития вузов, с учётом постоянных изменений внешнего окружения и необходимости сохранения конкурентоспособности. Реализация стратегии, наряду с поддержанием регулярной деятельности, требуют качественного ресурсного обеспечения.
Одним из важных факторов изменения внешней среды является сокращение практически по всем видам ресурсов: снижение количества абитуриентов; старение профессорско-преподавательского состава; сокращение финансирования. Всё это приводит к конкуренции за ограниченные ресурсы и необходимости разработки более эффективных методов управления вузом. В основе устойчивых конкурентных преимуществ современного вуза лежат взаимоотношения с заинтересованными сторонами, обеспечивающие доступ к лучшим ресурсам.
Под ресурсным обеспечением вуза понимается процесс приобретения, пополнения, совершенствования, распределения ресурсов, а также процессы планирования, контроля и мониторинга, направленные на эффективное и рациональное использование имеющихся ресурсов. Приобретение, пополнение и совершенствование материальных, информационных и трудовых ресурсов происходит через закупочную деятельность вуза.
Система государственных закупок в России является достаточно новой, и в отечественной экономической науке и практике пока не решен целый ряд проблем организационного обеспечения закупок для нужд вуза, поэтому реализуемая сегодня система закупок в вузах носит процедурный и фрагментарный характер. Всё это препятствует её эффективному управлению, и как следствие, приводит к неэффективному ресурсному обеспечению деятельности и реализации стратегии вуза.
На основании вышеизложенного можно заключить, что разработка механизма управления процессами ресурсного обеспечения деятельности вуза является актуальной задачей.
Степень научной разработанности проблемы. Вопросам стратегического управления в вузах посвящены работы многих известных отечественных авторов: Б.Л. Агранович, А.Е Балабанов, В.А. Катькало, Е.А. Князев, А.К. Клюев, Г.И. Лазарев, Г.И. Мальцева, В.М. Филиппов. Для формирования эффективной стратегии вуза ряд авторов Л.Д. Маслова, Е.Б. Гаффорова, Т.А. Салимова, Н.Ш. Ватолкина, Е.Р. Борисова, К.С. Солодухин, М.С. Рахманова - предлагают использовать требования заинтересованных сторон. В то же время, взаимосвязь ресурсного обеспечения и стратегии в работах зачастую не прослеживается. Также недостаточно исследована необходимость согласования процессного и проектного подходов в части ресурсного обеспечения.
Ресурсным обеспечением вузов занимались Ю.С. Васильев, В.В. Глухов,
A.M. Гринь, M.A. Солдатова, M.A. Французова, М.П.Федоров, Э.Р.Гареева, Е.В. Кизиль, Д.М. Копылова, А.А. Харин, К.Ю. Карапетян. Все они уделяли внимание классификации, перечню ресурсов.
Процессному управлению организацией посвящены работы авторов М. Хаммера, Дж. Чапли, А. Бьёрн, В.Г. Елиферова, В.В. Репина, СВ. Рачек, Ю.Ф. Тельнова, Е.Н. Евдокимовой, В.В. Ефимова, О. В. Шамова, Л.А. Малышевой. Применение процессного управления в вузе рассмотрено в работах И.Г. Федорова, А.Г. Кириллова, Е.Ю. Левиной, Л.И. Сазоновой, С.Л. Бедриной.
Цель диссертационной работы заключается в разработке механизма управления процессами ресурсного обеспечения деятельности вуза
Для достижения поставленной цели в работе необходимо решить следующие задачи:
—изучить теоретические аспекты ресурсного обеспечения деятельности вуза;
—выявить проблемы управления процессами ресурсного обеспечения деятельности вуза;
—разработать технологию построения системы целевых показателей для процессов ресурсного обеспечения деятельности вуза;
—провести анализ и смоделировать (построить) процесс закупок товаров, работ и услуг для нужд вуза «как должно быть»;
—апробировать предложенные организационно-экономические подходы к управлению процессом закупок товаров, работ и услуг.
Объектом исследования является - система управления процессами ресурсного обеспечения деятельности вуза.
Предмет исследования - совокупность организационно-экономических отношений, возникающих в процессе управления ресурсным обеспечением деятельности вуза.
Теоретической и методологической базой исследования служат положения и выводы научных трудов российских и зарубежных ученых в области стратегического управления, процессного управления, теории заинтересованных сторон, ресурсного обеспечения деятельности вуза. Методологической основой исследования является применение научного анализа и синтеза, системного подхода, структурно-функционального анализа, графического моделирования, формализации.
Информационную базу исследования составили нормативно-правовые акты Российской Федерации в сферах государственных закупок и образования, данные с официального сайта государственных закупок России , Министерства экономического развития РФ, Минобрнауки РФ, материалы, опубликованные в научных журналах, в сборниках научно-практических конференций, информационные источники сети Интернет.
Научная новизна результатов исследования заключается в следующем:
—предложена классификация заинтересованных сторон и системный (IDEF0) подход к их ранжированию, задающий степень их влияния на процесс ресурсного обеспечения деятельности вуза, что позволяет учесть стратегические приоритеты деятельности вуза;
—предложен подход к проведению организационного моделирования,
учитывающий требования влиятельных заинтересованных сторон, что позволяет построить процесс ресурсного обеспечения с учетом стратегии развития вуза;
—разработана система моделей и ограничений для управления процессом ресурсного обеспечения деятельности вуза, учитывающая требования влиятельных ЗС, а также предложена структурная схема процесса организации и размещения заказа для проведения имитационного моделирования, что позволяет повысить обоснованность принимаемых управленческих решений;
—предложен методический подход к формированию совокупности показателей для мониторинга и оценки результативности процесса закупок для нужд вуза, отличающийся соотнесением с требованиями заинтересованных сторон, и обоснована необходимость его внедрения в корпоративную информационную систему вуза.
Теоретическая значимость диссертационного исследования заключается в развитии научно-методических подходов к совершенствованию управления обеспечивающими процессами, на примере процесса ресурсного обеспечения деятельности вуза.
Практическая значимость. Разработанный механизм управления процессом ресурсного обеспечения позволяет своевременно и качественно обеспечивать реализацию стратегической и оперативной деятельности вуза. Полученная совокупность показателей результативности процесса закупок для нужд вуза позволяет проводить мониторинг на каждом его этапе и оперативно принимать управленческие решения в зависимости от фактических значений. Предложенная система моделей и ограничений управления процессом ресурсного обеспечения деятельности вуза и создание информационной системы по управлению процессом позволяет своевременно принимать обоснованные управленческие решения.
Положения и выводы диссертационной работы могут быть использованы при анализе и совершенствовании других обеспечивающих процессов вуза.
Апробация и внедрение результатов исследования. Основные положения и результаты работы докладывались на XII - XIV международной научно-практической конференции «Интеллектуальный потенциал вузов на развитие дальневосточного региона России и стран АТР» (Владивосток, 2010, 2011, 2012), на I международной научно-практической конференции «Современные тенденции в экономике и управлении: новый взгляд (Новосибирск, 2010), Всероссийской научно-методической конференции «Повышение качества высшего образования» (Владивосток, 2010), на XIV научно-практической конференции «Реинжиниринг бизнес-процессов на основе современных информационных технологий. Системы управления знаниями» (Москва, 2011), на XX международной научно-практической конференции «Актуальные вопросы экономических наук» (Новосибирск, 2011), на международной научно-практической конференции «Инновационное развитие регионов России: потенциал высшей школы» посвященной 45-летию ВГУЭС (Владивосток, 2012), международной научно-практической конференции «Современные проблемы и пути их решения в науке, транспорте, производстве и образовании'2012» (Одесса, 2012).
Результаты диссертационного исследования использованы при проектировании информационной системы управления закупками для нужд вуза во Владивостокском государственном университете экономики и сервиса, что подтверждено соответствующими документами, а также в подготовке специалистов экономического профиля при проведении лекционных и практических занятий по дисциплинам «Информационные технологии в экономике», «Имитационное моделирование экономических процессов».
Публикации. По материалам исследований опубликовано 16 научных работ общим объемом 8,325 п.л. (личный вклад автора 3,9 п.л.), в том числе результаты исследования представлены в 5 статьях в журналах, рекомендуемых ВАК РФ для опубликования результатов диссертационной работы.
Структура и объем диссертационного исследования. Диссертационное исследование изложено на 133 страницах текста, состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников из 165 наименований, приложений. Работа иллюстрирована 35 таблицами и 26 рисунками.
Во введении обоснована актуальность темы исследования, определена цель и основные задачи, объект и предмет исследования, степень разработанности проблемы, сформулирована научная новизна и практические результаты исследования.
В первой главе «Теоретические аспекты управления ресурсным обеспечением в вузе» проведён анализ определений «ресурс», «ресурсное обеспечение», рассмотрены различные варианты классификаций ресурсов, уточнено понятие ресурсного обеспечения деятельности вуза. Показана суть процессного подхода как перспективной методологии управления, выявлены его достоинства и недостатки. Показана роль и место закупок в деятельности вуза. Проанализированы законодательные условия моделирования процесса закупок для нужд вуза.
Во второй главе «Разработка модели процесса ресурсного обеспечения деятельности вуза» разработаны методические рекомендации для моделирования управления процессом ресурсного обеспечения деятельности вуза, в рамках которых предложен алгоритм построения совокупности показателей для оценки достижения целей процесса на основе требований заинтересованных сторон, систематизированы основные принципы и условия проведения организационного моделирования, предложена схема взаимодействия структурных подразделений и должностных лиц, описаны модели и ограничения, которые можно использовать при управлении ресурсным обеспечением деятельности вуза.
В третьей главе «Апробация механизма управления процессами ресурсного обеспечения деятельности вуза (на примере Владивостокского государственного университета экономики и сервиса)» сделана постановка задачи для автоматизации процесса управления закупками, разработаны схемы взаимодействия и методические рекомендации для участников процесса, предложена методика мониторинга и оценки результативности процесса, использующая систему показателей, построенных по алгоритму, описанному во второй главе, с апробацией на примере ВГУЭС.
В заключении обобщены основные результаты проведенного исследования, сформулированы выводы и рекомендации.
Теоретические аспекты процессного управления в вузе
Процессный подход является основой современных систем менеджмента: кайдзен [43], Lean (лин, бережливое производство) [18, 137, 146], «6 сигм» [123], TQM, СМК.
Однако, несмотря на то, что понятие «процессный подход» используется часто, пока чёткого определения его нет [38]. На основе анализа многочисленных публикаций по процессному подходу и собственной практики Елифёров Е.Г. и Репин В.В. разработали своё собственное видение концепции процессного подхода к управлению, в основе которого «лежит выделение в организации бизнес-процессов и управление этими бизнес-процессами» [38, С. 16]. В основу своей концепции авторы положили, в первую очередь, принципы построения систем менеджмента качества [24, 25].
Под «процессным подходом» согласно международным стандартам ИСО начиная со стандарта ИСО 9000:2000, понимается «применение в организации системы процессов наряду с их идентификацией и взаимодействием, а также менеджмент процессов, направленный на получение желаемого результата» [25, С. 6]
Существует много определений бизнес-процесса. В Таблице 9 приводятся определения данные авторами Хаммером М. и Чапли Дж. [153, С. 63], Шеер А.В. [158, С. 2], Бьёрн А. [14, С. 25 ] и определения из энциклопедических источников [99, 162], на основе которых можно выделить общее - это нацеленность на результат необходимый клиенту посредством выполнения последовательности шагов (задач, действий, видов деятельности).
При разработке процессов авторы [23, 39, 120, 155] рекомендуют руководствоваться правилами, согласно которым процессы должны быть:
— непрерывными, последовательными, документально оформленными;
— нацеленными на создание результата, имеющего ценность для потребителя;
— контролируемыми;
— рационально выстроенными, для исключения «возвратов» или лишних и неэффективных операций;
— снабжеными каналами передачи информации и пр.
Процессное управление (Process Management) ориентирует деятельность организации на получение результата, который может быть оценён внутренним или внешним потребителем [7, 140]. При процессном подходе к управлению вся деятельность организации рассматривается как связная сеть бизнес-процессов.
Процессное управление означает наличие следующих факторов [84, С. 207]:
— «идентифицирована система (сеть) бизнес-процессов организации;
— выполнена регламентация бизнес-процессов (и увязка процессов по входам/выходам по принципу «клиент-поставщик» на приемлемом уровне детализации);
— разработана и внедрена система показателей для управления бизнес-процессами;
— обеспечена работа владельцев процессов по циклу PDCA (регламентация управленческой деятельности руководителей, планирование улучшений, отчетность по показателям процессов и др.);
— разработана и внедрена система мотивации персонала, стимулирующая сотрудников к непрерывному улучшению бизнес-процессов и предупреждению несоответствий».
Процессная организация управления предприятием имеет свои преимущества [7, 118]:
— концентрированность на результате и оптимальном способе его достижения (мотивация персонала связана с результатами);
— система единоначалия - определены владельцы процессов и их полномочия;
— разгрузка руководителей - руководитель занимается разработкой стратегии развития и организацией эффективного управления, в оперативное управление вмешивается при значительных отклонениях;
— увеличение операционной эффективности по сравнению с другими схемами управления (аморфной, функциональной);
— наличие механизма передачи знаний новым сотрудникам (регламенты бизнес-процессов).
— более чёткое восприятие организацией изменений требований потребителей (основные процессы ориентированы на потребителя, они начинаются с запросов потребителей и заканчиваются ими) [7].
— наличие возможности постоянного и прорывного совершенствования на основе измеримости процесса (по показателям).
При процессном подходе управление подразделениями происходит по «входу» и «выходу». Стиль управления - делегирование полномочий и наделение ответственностью.
Базовые концепции управления бизнес-процессами представлены в Таблице 10 [84].
Малышева Л.А. в работе [84, С.206-230], рассматривает перечисленные выше концепции, сопоставляя их и указывая границы их применимости. Для определения границ применимости автор использует свой традиционный подход - жизненный цикл продукта и фазы рынка (Таблица 11).
Автор делает вывод, что «не существует устаревших и современных концепций управления, каждая концепция имеет границы применимости и условия, в которых она работает лучше всего» [84, С. 229].
В работе [9, С. 45-46] автор приводит сравнительную характеристику эффективных методов управления вузом. Бедрина С.Л. указывает, что «наиболее результативными для вузов являются процессное управление, внедрение системы менеджмента качества и стратегического управления, с применением методики оценки результативности и эффективности выстроенных бизнес-процессов и их реинжиниринг» [121, С. 157]. Проведённый автором анализ выявил целый ряд общих черт у рассматриваемых методов управления [9, С. 45-46]. Общее, что объединяет все эти методы - ориентация на процессное управление [9, С. 46]. Также все эти методы преследуют единую цель — повышение эффективности деятельности организации. [9, С. 45]
Процессному подходу в управлении вузом посвящены работы [51, 79, 115, 135]. Авторы этих работ описывают свой опыт внедрения процессного управления в вузах. Все разработки опираются на требования, прописанные в стандарте [25] и на внедрении системы менеджмента качества (СМК) вуза.
Необходимость применения процессного управления в вузах, обусловлена ещё и тем, что в России создана система государственного контроля качества высшего профессионального образования, основанная на комплексной оценке деятельности вузов. Министерством образования и науки РФ при проведении комплексной оценки, совмещающей процедуры государственной аккредитации, лицензирования и аттестации, стали учитываться достижения в создании СМК вуза. Описание всех внутривузовских процессов является одним из этапов создания СМК.
В процесс разработки информационно-методического сопровождения внедрения типовой модели системы качества образовательного учреждения на базе СПбГЭТУ ЛЭТИ в 2006 году были вовлечены 15 вузов и 1 ссуз, в числе которых был Владивостокский государственный университет экономики и сервиса. Участниками проекта разработан типовой реестр процессов и видов деятельности, осуществляемых в рамках системы качества образовательного учреждения. Выделены процессы, образующие инвариантное ядро. Согласно типовому реестру все процессы делятся на: основные; обеспечивающие; измерение, анализ и улучшение; и деятельность руководства в системе качества.
Данный типовой реестр используется вузами России для составления собственных реестров процессов. Часть вузов при создании реестра придерживаются указанной выше классификации процессов [129, 130, 131].
Составление реестра процессов является одним из первых этапов построения процессной организации. Для составления реестра нужно определиться с классификацией процессов. Как правило, основу для классификации бизнес-процессов составляют четыре базовые категории [97]:
- основные бизнес-процессы;
- вспомогательные бизнес-процессы;
- бизнес-процессы развития;
- бизнес-процессы управления.
Назначение основных бизнес-процессов - создание продукции или услуги, необходимой клиенту. Вспомогательные (обеспечивающие) бизнес-процессы обеспечивают необходимыми ресурсами все бизнес-процессы организации. Процессы управлений необходимы для осуществления функций управления организацией. Процессы развития - это процессы по совершенствованию производимого продукта или услуги, а также инновационные процессы. [97]
Как указано в работе [135, С. 120] при процессном подходе «любая образовательная организация рассматривается как бизнес-система, которая представляет собой связанное множество процессов, конечными целями которых является выпуск основной продукции - образовательной услуги».
Организационное моделирование ресурсного обеспечения деятельности вуза
В научной литературе по организационному моделированию [40, 52, 72, 100] нет единого определения этому понятию (Таблица 38).
Под организационным моделированием ресурсного обеспечения деятельности вуза будем понимать исследование и построение модели процесса «как должно быть», схем взаимодействия структурных подразделений и должностных лиц, корректировку организационной структуры с целью совершенствования результатов деятельности вуза [111].
Организационное моделирование можно представить как процесс преобразований с помощью методики IDEF0 (Рисунок 2.10). Исходной информацией для моделирования являются требования влиятельных заинтересованных сторон и существующая организационная структура с формализованными и неформализованными отношениями. Результатами организационного моделирования будут: модель процесса закупок для нужд вуза «как должно быть», схема взаимодействия структурных подразделений и должностных лиц, стандарты организации, регламентирующие взаимодействие подразделений в данном процессе и техническое задание на автоматизацию. Под управляющими воздействиями в методологии IDEF0 понимают предписывающие документы [87]. Контролируют проведение организационного моделирования Устав организации, стандарты ИСО, финансовая политика (организации или вышестоящей организации — министерства). Организационное моделирование проводится проектной группой с использованием соответствующего программного и технического обеспечения - ресурсов процесса.
Данные требования предлагаем использовать при анализе модели «как есть» для определения критерия оптимизации процессов. Таким образом, для проведения организационного моделирования нами предложена следующая последовательность этапов:
1) определение влиятельных заинтересованных сторон, их требований к процессу и перевод этих требований в цели процесса;
2) построение модели процесса «как есть»;
3) анализ модели «как есть» с точки зрения достижения целей (требований влиятельных ЗС), выявление «узких мест» и разработка мероприятий;
4) построение модели «как должно быть»;
5) корректировка организационной структуры;
6) построение схемы взаимодействия структурных подразделений и должностных лиц;
7) написание регламентов по процессам с алгоритмами действий;
8) разработка методических рекомендаций для лиц, участвующих в процессе;
9) корректировка системы мотивации участников;
10) разработка технического задания на автоматизацию.
Для построения процесса закупок для нужд вуза «как есть» использовалась методика формирования процессной модели вуза. Для построения верхнего уровня использовалась нотация IDEF0, а для определения участников каждого подпроцесса нотация Swim Lane. В процессе анализа модели «как есть» процесса закупок для нужд вуза (ВГУЭС) с использованием требований влиятельных заинтересованных сторон к данному процессу были выявлены проблемы и предложены мероприятия для их устранения (Таблица 39).
По результатам работы группы экспертов нами была построена модель «как должно быть» (Рисунки 2.11, 2.12). Закупки для нужд вуза декомпозированы на четыре подпроцесса: планирование закупок на финансовый год; организация и проведение размещения заказа; исполнение и контроль обязательств; мониторинг и улучшение процесса. При построении модели «как есть» было выявлено, что «узким местом» является процесс планирования на этапе сбора заявок и формирования плана закупок, т.к. в состав современного вуза входят филиалы, объекты производственной, социальной, образовательной инфраструктуры и учреждения, расположенные в разных городах и районах города.
Для улучшения процесса планирования мы предложили ввести новую роль -«ответственный исполнитель по закупкам товаров, работ и услуг», который собирает заявки от структурных подразделений вуза и формирует сводную заявку на закупку по группе товаров закреплённых за ним.
В результате построения процессной модели закупок для нужд вуза нами были чётко определены границы процесса, владелец процесса, все его участники и их функционал.
Исследования организационных структур университетов России и их документации по управлению закупкам показали, что организация закупочной деятельности для нужд университета везде решена по-своему. Мы предположили, что организация закупок зависит от приоритета по ним выставленного университетом. Приоритет процесса закупок для нужд вуза определяется его миссией и стратегией. При этом такие факторы как: оргструктура, организационная культура, размер вуза, региональная специфика и прочие — являются второстепенными, т.к. часть из них регулируется результатами организационного моделирования, а другие определяются политикой государства в области образования. Подразделения, занимающиеся закупками, могут находиться в подчинении у первого проректора, проректора по административно-хозяйственной части или проректора по экономике (Таблица 26).
На основе процессной модели закупок для нужд университета «как должно быть», построена схема взаимодействия структурных подразделений и должностных лиц (Рисунок 2.13), написаны регламенты по процессам с алгоритмами действий (Рисунок 2.14), положения о структурных подразделениях и о должностных лицах, участвующих в закупках. Основным документом является Положение о порядке проведения закупок для нужд университета.
Для нахождения оптимальной структуры отдела, занимающегося организацией и проведением размещения заказа, можно воспользоваться методами имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа (ФСА) процессов этого отдела. ФСА позволяет выбрать такой вариант структуры отдела, который требует наименьших затрат и является наиболее эффективным с точки зрения конечных результатов [63]. В качестве критериев оптимизации структуры отдела используются: загрузка сотрудников, стоимость процесса, время выполнения заявки. Целью имитационного моделирования деятельности отдела закупок являлось нахождение оптимального количества штатных сотрудников (Таблица 40).
Внедрение результатов организационного моделирования обеспечивает выполнение в организационной структуре следующих общих правил [5]:
— полное обеспечение потребности управления бизнес-процессами за счет перераспределения и закрепления функций структурных подразделений;
— исключение противоречий в оценке результатов (как общих, так и отдельных подразделений) при выполнении каждым подразделением своих функций;
— сведение к минимуму дублирования функций различных структурных подразделений;
— полное ресурсное обеспечение функций каждого подразделения;
— полная информационная поддержка функционирования каждого структурного подразделения;
— обеспечение работы процедуры контроля на базе созданных и существующих норм, правил и положений.
В результате на основе требований заинтересованных сторон, переведённых в цели процесса, был перестроен процесс закупок для нужд вуза и однозначно определены сферы компетенций и зоны ответственности.
Постановка задачи для автоматизации процесса ресурсного обеспечения деятельности вуза
В условиях постоянных изменений внешнего окружения вузам для сохранения конкурентоспособности необходимо пересматривать свои стратегии развития.
Владивостокский государственный университет (ВГУЭС) стал одним из победителей конкурса проводимого Министерством образования и науки РФ на поддержку программ стратегического развития. Программа стратегического развития содержит не только цели, задачи, мероприятия, но и набор конкретных проектов для решения поставленных в программе задач [124].
Под существующую во ВГУЭС миссию выстроены ИТ-миссия и ИТ-стратегия, на основе которых формируется концепция информатизации университета. В работе [65, С. 105] указаны стратегические цели информатизации ВГУЭС, среди них — повышение эффективности управления университетом и улучшение качества информационных сервисов, а также обеспечение их доступности для пользователей на основе модели электронного кампуса. Развитию информационной инфраструктуры вуза (ВГУЭС) посвящены работы [2, 64-70,76, 157]
Во ВГУЭС в настоящее время реализована модель электронного кампуса, «жителями» которого являются — преподаватели, студенты и сотрудники, а «гостями» — абитуриенты, родители, партнёры, работодатели. Ядром электронного кампуса является корпоративная информационная среда (КИС) университета [71].
Одной из составляющих эффективного управления университетом является закупочная деятельность, которая напрямую связана с финансовой деятельностью и обеспечивает выполнение плана финансово-хозяйственной деятельности (ФХД) [19]. Также через процедуры закупок для нужд вуза происходит ресурсное обеспечение деятельности и реализации стратегии университета [47].
Для своевременного и полного информационного обеспечения всех участников процесса «Закупки для нужд вуза» (процесса ресурсного обеспечения), а также для сокращения рутинного труда и времени прохождения документов необходимо создать информационную систему по управлению этим процессом. Информационная система процесса «Закупки для нужд вуза» предназначена для сбора, хранения и обработки информации:
— о поданных заявках на приобретение товаров, выполнения работ, оказания услуг от структурных подразделений университета;
— о сводных заявках от ответственных исполнителей;
— о плане закупок на финансовый год;
— о плане-графике размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ и оказания услуг;
— об исполнении гражданско-правовых договоров.
Процесс «Закупки для нужд вуза» начинается с планирования закупок. Планирование включает в себя формирование сводной заявки по группе товаров, выполнения работ, оказания услуг (далее - закупок) и формирование плана закупок. Входной информацией для формирования сводной заявки по группе закупок является потребность университета в закупках.
Для принятия решения о включении заявки в план закупок на следующий год мы предлагаем использовать алгоритм (Рисунок 2.16 п. 2.4) и метод ранжирования заявок на приобретение товаров, проведения работ и оказания услуг на основе степени влияния предполагаемой закупки (определенного ресурса) на требования заинтересованных сторон (Таблица 27 п. 2.4) [47].
Результатом процесса планирования является утверждённый план закупок на год и план-график размещения заказов.
Следующим этапом процесса закупок является организация и проведение размещения заказа. Процесс «Закупки для нужд вуза» регламентируется 94-ФЗ, согласно которому закупки для нужд бюджетных образовательных учреждений могут проводиться в виде:
— проведения торгов:
аукционов:
- открытый аукцион;
- закрытый аукцион;
- в электронной форме;
конкурсов:
- открытый конкурс;
- закрытый конкурс;
— без проведения торгов:
запрос котировок;
у единственного поставщика;
на товарных биржах.
Для принятия решения о способе размещения заказа предлагается использовать разработанную нами систему ограничений (2.1 п. 2.4). Решение принимается на основе поданных заявок от подразделений университета, сгруппированных в сводные заявки ответственными исполнителями.
Способ размещения заказа зависит от предмета закупки, даты поставки, общей стоимости закупаемых товаров, работ и услуг, номенклатурного кода группы, номенклатурного кода предмета закупки и источника финансового обеспечения.
Результатом размещения заказа является подписанный обеими сторонами гражданско-правовой договор (далее договор).
После заключения договора начинается этап — исполнение. Ответственные исполнители ведут работу с поставщиками на основе заключённого гражданско-правового договора. При получении товара, выполнения работ, оказания услуги ответственные исполнители проверяют его на соответствие техническому заданию (ТЗ). Если нет претензий, то подписываются документы о принятии товара, выполнения работ, оказания услуг. В противном случае ведётся претензионная работа с поставщиками. После исполнения обязательств по договору обеими сторонами, на официальном сайте Российской Федерации для размещения информации о размещении заказа (далее - сайт государственных закупок) делается пометка о выполнении договора. Договор считается исполненным.
Для управления процессом закупок предусмотрен подпроцесс «Мониторинг и улучшение процесса». Управление предлагается вести по сформированной совокупности целевых показателей (Таблица 41).
В результате проведённого нами организационного моделирования получена схема взаимодействия структурных подразделений и должностных лиц ВГУЭС в процессе «Закупки для нужд вуза» и выделены функции исполнителей процесса (Рисунок 2.13). Эта схема положена в основу формирования постановки задачи на автоматизацию процесса закупок.
Из схемы взаимодействия структурных подразделений и должностных лиц (Рисунок 2.13) нами были выделены сотрудники, для которых необходимо создать автоматизированные рабочие места (АРМ):
— составителя заявки (структурное подразделение);
— ответственного исполнителя;
— курирующего проректора;
— владельца процесса (во ВГУЭС - это проректор по экономике и финансам (ЭиФ));
— руководителя планово-экономического отдела (во ВГУЭС — это начальник управления экономики и планирования (УЭП));
— руководителя отдела, в функции которого входит организация и проведение размещения заказа (во ВГУЭС - это начальника отдела закупок (ОЗ));
— руководителя подразделения, в функции которого входит обеспечение университета товарно-материальными ценностями (во ВГУЭС — это служба снабжения);
— руководителя финансового отдела (ФО).
Поддержка принятия управленческих решений в процессе ресурсного обеспечения деятельности вуза
Для ускоренной адаптации вузов к изменяющимся социально-экономическим условиям требуются соответствующие механизмы. Управление на основе теории заинтересованных сторон создаёт конкурентные преимущества вуза и позволяет максимально удовлетворить потребности всех его заинтересованных сторон (как внутренних, так и внешних). В ходе проведения организационного моделирования были выявлены и классифицированы заинтересованные стороны процесса закупок для нужд вуза, как одного из процессов ресурсного обеспечения деятельности вуза, а также определены их требования к закупкам. Предложена методика перевода требований заинтересованных сторон в цели процесса закупок (Таблица 31).
Для эффективного и рационального обеспечения материальными, информационными, трудовыми ресурсами и своевременного, обоснованного принятия решений на этапах: планирования закупок на финансовый год, организации и проведения размещения заказа, исполнения и контроля обязательств была разработана система моделей и ограничений с учётом законодательства Российской Федерации в области государственных закупок товаров, работ и услуг. Данные модели позволяют учесть требования заинтересованных сторон (п.2.4).
На этапе планирования, при принятии решения о включении заявки на приобретение того или иного ресурса в план закупок, мы предлагаем воспользоваться методом ранжирования этих заявок на основе степени влияния предполагаемой закупки (определенного ресурса) на требования заинтересованных сторон (Таблица 32) и алгоритмом включения заявок в план закупок (Рисунок 2.16).
При образовании экономии в процессе проведения закупок те заявки, которые изначально при планировании не вошли в план закупок и были оставлены в резерве, будут в него включаться, т. к. одним из требований Министерства образования и науки РФ является выполнение плана ФХД.
При использовании данного метода ранжирования заявок, в план закупок попадают заявки на приобретение ресурсов, необходимых для реализации стратегии вуза. Данные ресурсы обладают потенциалом, который постепенно, в отличие от ресурсов необходимых для текущей деятельности, переносится на основные процессы. Так, например, защита аспирантов является стратегически важной для реализации стратегии вуза и выполнения аккредитационных требований.
Для принятия решения о способе размещения заказа мы разработали систему ограничений (2.1 п.2.4) и алгоритмы (Рисунки 2.18, 2.19). Результатом является план-график на приобретение товаров, проведение работ, оказания услуг.
Для мониторинга исполнения плана закупок владельцем процесса -проректором по ЭиФ и начальником отдела планирования необходимы данные из плана ФХД вуза в части расходов на закупки, план-график размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг, кассовое исполнение плана ФХД, фактическое исполнение плана ФХД (3 п.2.4). Все необходимые для этого мониторинга данные должны быть доступны соответствующим руководителям, т.е. необходимо внедрение информационной системы по закупкам (п.3.1).
Для мониторинга и оценки результативности процесса закупок мы предлагаем использовать систему показателей, построенную на основе анализа требований заинтересованных сторон (п. 2.1). Каждый показатель полученной системы был отнесён к одному из этапов системы закупок (Таблица 33):
1 этап - планирование на текущий финансовый год;
2 этап - организация и проведение размещения заказа;
3 этап - контроль и исполнение обязательств.
Отдельно выделили группу показателей для принятия решений о целесообразности закупки. При обосновании закупки рекомендуем использовать данные показатели - их фактическое значение и предполагаемое при совершении закупки. При проведении закупок необходимо стремиться к достижению плановых значений показателей, являющихся стратегически важными для вуза. Некоторые показатели были отнесены ко всему процессу.
Рассмотрим показатели для оценки результативности этапа планирования закупок (приобретения ресурсов, необходимых для осуществления текущей и стратегической деятельности).
PI - соответствие плана-графика плану закупок. Данный показатель показывает, что все закупки, вошедшие в план-график, обеспечены деньгами.
Р2 - доля заявок поданных в установленный внутренним регламентом вуза срок для включения в план закупок. Для эффективного планирования необходимо при составлении плана закупок на следующий календарный год учесть все потребности университета в товарах, работах и услугах (необходимых ресурсах).
РЗ - наличие утверждённого плана-графика. В соответствии с Федеральным законом N 218-ФЗ от 24.07.2007 [102] заказчики обязаны разрабатывать и размещать планы-графики на официальном сайте Российской Федерации -zakupki.gov.ru.
Для оценки результативности процесса организации и размещения заказа используются показатели:
1 - объём использования субсидий (%). На ведение уставной деятельности вуз получает субсидии, которые необходимо полностью использовать в течение года.
2 - доля заявок, включённых в план закупок и выполненных в срок. В заявках от структурных подразделений (инициаторов закупки) указываются сроки поставки товара, выполнения работ, оказания услуг.
3 - количество запросов на разъяснение. Данный показатель говорит о качестве подготовки документации для размещения заказа.
4 - количество запросов на разъяснение, приведших к изменению извещения, документации о размещении заказа
5 - обжалование процедур размещения заказа. Данный показатель говорит о качестве подготовки документации для размещения заказа.
6 - количество жалоб. Данный показатель говорит о качестве подготовки документации для размещения заказа.
7 - количество размещения заказа, отменных по решению Заказчика.
Для оценки результативности контроля и исполнения обязательств используются показатели:
СІ - количество судебных актов о признании договоров, соглашений недействительными.
С2 - доля исполненных договоров в срок, установленный извещением, документацией о размещении заказа.
СЗ - доля неисполненных Поставщиком договоров в срок, установленный извещением, документацией о размещении заказа.
С 4 - доля договоров по которым был поставлен товар, выполнена работа, оказана услуга - не соответствующие извещению, документации о размещении заказа.
Документы, регламентирующие процесс закупок для нужд вуза разрабатываются и вводятся каждым университетом самостоятельно:
— положение о порядке создания, оформления и утверждения заявки;
— положение о проведении закупок;
— положение о единой комиссии.
Так же могут быть разработаны методические инструкции по заполнению заявок на закупку товаров, работ и услуг.
В Таблице 39 приведены формулы для расчёта перечисленных выше показателей.
Для каждого показателя устанавливается периодичность измерения. Задаётся плановое значение показателя и допустимые отклонения. Для мониторинга процесса планирования закупок на финансовый год предлагаем воспользоваться системой «светофора» на индикаторной линейке [125]. При помощи «ползунка» показывается фактическое значение показателя в текущий момент. Так как мы предлагаем использовать индикаторную линейку, то необходимо задать для каждого показателя ещё и границы критических значений.
Диапазоны значений на индикаторной линейке и соответствующие им цвета приведены в таблице 34.
