Введение к работе
Актуальность работы.
Президент России 15.02.2011 года предложил «законодательно закрепить возможность дистанционной работы, поскольку многие люди хотели бы работать именно так» При этом он отметил, что «сейчас для этого нет нормативной базы и поэтому необходимо внести соответствующие изменения в Трудовой кодекс».
Применительно к настоящему научному исследованию актуальность заявления Президента России трудно переоценить поскольку речь идет о дистанционной (удаленной) работе людей, результатом деятельности которых являются документы, которые м.б. переданы с помощью интернет.
Объективные законы эволюции в менеджменте и бизнесе, в частности, закон приближения техники и бизнеса к человеку, существенно изменяют сложившиеся принципы организации и управления коллективом. Бизнес приближается к человеку. В последние десятилетия в мире наблюдается тенденция увеличения работ, выполняемых вне организации (на дому). На западе это явление получило основное название telework. В России уже вошел в жизнь термин «телеработа» – это работа, выполняемая на расстоянии от основного месторасположения организации с помощью различных средств телекоммуникации. Появилась категория телеработников. В настоящее время по различным оценкам в мире насчитывается свыше 120 млн. телеработников и их количество с каждым годом увеличивается. В США количество телеработников составляет свыше 70 млн. человек, в Европе – более 30 млн., в России – более 5 млн. человек.
Предложения Президента России внести соответствующие изменения в Трудовой кодекс для создания нормативной базы для развития телеработы является лишь необходимым, но не достаточным условием реализации этого грандиозного инновационного проекта. Достаточным условием реализации этого проекта является системная перестройка менеджмента организации, связанная с постепенным переходом от управления по устным распоряжениям к управлению по документам. Это возможно только в случае, если в организации будут созданы адекватные модели управления, разработано и внедрено в практику управления соответствующее документационное обеспечение деятельности организации.
Роль документа в деятельности любой современной организации крайне высока. Документы выступают универсальным инструментом управления, обеспечивают взаимодействие между структурными подразделениями и отдельными сотрудниками, являются посредником между организацией и ее клиентами, партнерами и вышестоящими инстанциями. Именно документ в наши дни становится основным способом управления и представления информации. Руководители современных компаний постепенно отказываются от управления по устным распоряжениям, понимая преимущества управления по документам.
Однако, многие руководители организаций, придерживаясь наработанных схем и устоявшихся методов управления организацией, в качестве основного метода управления используют самые различные формы совещаний и устные распоряжения, что в современных условиях развития бизнеса является объективно сдерживающим фактором развития организации.
Переход к использованию инновационного метода управления, заключающегося в повышения степени документационного обеспечения деятельности организации и, как следствие, переход к управлению, преимущественно, по документам, способен существенно модернизировать управление организацией, повысить контроля процессов и результатов выполнения задач, а так же сократить финансовые издержки.
Значение информации в деятельности организации повышается с каждым днем. Развитие электронной формы представления документа предоставляет сотрудникам организации новые возможности, связанные с созданием, распространением и поиском знаний, содержащихся в разнообразных документах, создаваемых как в организации, так и вне ее.
Следует отметить, что активно внедряемые последнее время различные информационные системы являются лишь средством для создания единого информационного пространства организации и не могут заменить саму систему документации организации. Известно много случаев, когда деньги, затраченные на внедрение дорогостоящей информационной системы, не окупались.
Это находит своё отражение в значительном количестве внедрений метода, однако в современной российской действительности при проведении работы внедрения новых методов управления, часто не достигаются все поставленные цели. Встречаются случаи неуспеха проектов внедрения, в результате системы управления реализуются в неполном объеме, что не позволяет организациям получить преимущества от применения указанных систем. Одной из основных причин неуспеха подобных проектов является игнорирование взаимовлияния процесса внедрения новых информационных технологий и уровня менеджмента компании и ее корпоративной культуры, вообще, и документационной культуры, в частности.
Существует единственный способ решения данной проблемы: необходимо связанное рассмотрение формальных и неформальных процессов функционирования организации и процессов внедрения и последующего использования новой системы управления организацией.. Только при выполнении указанных условий возможен переход количества «успешных» внедрений новых методов управления в организациях в качество управляемости и эффективности функционирования организаций любых сфер деятельности.
Большой вклад в совершенствование методов управления организациями внесли такие отечественные и зарубежные учёные как К. Свейби, Т. ЛЛойд, П. Салливан, Д. Тис, Л. Прусак, П. Друкер, Й. Шумпетер, Э. Брукинг, Ю.П. Анискин, С.В. Валдайцев, С.М. Климова, С.А. Кузубова, Л.И. Лукичёва, Е.И. Марковская, Н.К. Моисеева, Н.О. Старкова, Н.В. Фёдорова и др.
В изучение, развитие и идентификацию понятий «информация» и «документ» большой вклад внесли такие известные ученые и философы, как Р. Хартли, К. Шеннон, Н. Винер, Н.Н. Моисеев, А.Д. Урсулом, В.Н. Волченко, Б.Н. Кудрин, В.К. Лозенко, Н.Т. Петровичем и др.
Основным недостатком многих работ, посвящённых совершенствованию методов управления организацией с помощью увеличения роли документационного обеспечения деятельности организации, в частности, за счёт внедрения методов управления организацией преимущественно по документам, является недооценка взаимосвязи процессов внедрения с корпоративной культурой организации. Осмысление такой категории, как корпоративной культуры организации связано с именами М. Кубра, Т. Петерса, Р. Ватермана, А. Петтигру, Г. Ховстеде, Э. Шейна, Л. Смирсич, Дж. Мартина. Данная проблематика нашла отражение и в работах отечественных учёных: В.А. Спивака, О.С. Виханского, А.И. Наумова, Э.А. Капитонова, О.С. Причиной, Т.Н. Персиковой и др. Однако большинство работ лишь частично рассматривает корпоративную культуру как особую сущность, оказывающую собственное влияние на процессы проведения организационных изменений, выступающую в качестве интеллектуального актива современной организации. Более того, из-за узкого понимания не учитывается значимость понятия «документационная культура», заключающего в себе отношение организации к информации, оно просто не рассматривается как составная часть корпоративной культуры организации.
Всё вышесказанное позволяет утверждать, что рассматриваемая в данной диссертационной работе проблема является практически малоизученной, что, в свою очередь, предоставляет обширное поле деятельности для её дальнейшего исследования.
Целью диссертационного исследования является разработка и внедрение инновационных методов в систему управления, за счет повышения степени документационного обеспечения деятельности организации.
Задачи исследования:
Определение современного значения понятия «документ», требований к системе и подходу управления документацией организации.
Рассмотрение роли документа в управлении деятельности организации.
Проведение морфологического анализа текстов международных стандартов по менеджменту качества ISO 9000:2005 и ISO 9001:2008 на предмет установления девятого (к восьми задекларированным) базового принципа управления организацией.
Выявление издержек управления по устным распоряжениям.
Рассмотрение условий для постепенного перехода к инновационным методам управления.
Внедрение инновационного подхода к оценке степени документационного обеспечения деятельности организации
Объектом исследования является организации любой формы собственности и любых видов деятельности.
Предметом исследования является приемы и методы управления основными параметрами инновационных процессов организационного обновления организаций различных форм собственности. Из паспорта специальности
Теоретической и методологической основой исследования стали классические и современные труды отечественных и зарубежных авторов в области инновационного менеджмента, теории управления организациями, теории проектного управления и управления качеством, информационных технологий. Также были использованы исследования, посвящённые современному значению корпоративной культуры компании.
В диссертационной работе использованы информация и теоретические положения управленческой и экономической литературы, требования международных и российских стандартов в области менеджмента, справочные материалы, тематические материалы периодических изданий, исследования консалтинговых компаний, маркетинговые и информационные материалы компаний, разрабатывающих и внедряющих системы управления документами, а также публикации в печатных и интернет-изданиях, освещающие отдельные аспекты затронутых в исследовании вопросов.
Методологической основой диссертационной работы служат положения, общенаучные и специальные приёмы, составляющие инструментарий экономической науки. В ходе исследования в качестве общенаучного метода используется системный подход, применялись методы, обусловленные конкретными задачами исследования: экономические, статистические, логические, графические и другие методы обработки, обобщения и анализа информации, в том числе, морфологический метод анализа текстов Зипфа (Ципфа).
Научная новизна исследования
Научная новизна проведенного исследования заключается в разработке приемов и методов управления основными параметрами инновационного процесса организационного обновления организации, в основе которого лежит постепенный переход от управления по устным распоряжениям к управлению по документам.
В процессе работы над диссертацией были получены следующие основные результаты, говорящие о научной новизне исследования:
-
Предложено авторское определение понятия «документ» для идентификации этого объекта среди других объектов технического мира. Документ в отличие от других объектов технического мира обладает свойством прямого и обратного преобразований в виртуальное состояние без изменения своей сущности. Уточнены понятия «информация» и «документ» применительно к задачам бизнеса: «информация» - значимые данные для ведения бизнеса, «документ» - носитель для хранения и передачи информации и средства для восприятия потребителем ее смысла.
-
Установлена объективная закономерность инновационного развития технического мира, которая заключается в том, что в процессе исторического времени количество людей, результатом деятельности которых является документ, обладающий свойством прямого и обратного преобразований в виртуальное состояние, будет возрастать за счет сокращения количества людей, результатом деятельности которых являются те искусственные продукты, которые не обладают указанным выше свойством.
-
С использованием предложенного Зипфом (Ципфом) морфологического анализа текста выполнен морфологический анализ текстов международных стандартов по менеджменту качества (ГОСТ Р ИСО 9000:2005 и ГОСТ Р ИСО 9001:2008) и выявлен объективно присутствующий, но официально не объявленный в этих стандартах девятый базовый принцип управления, названный автором «документационное обеспечение деятельности» организации. Установление этого факта создает основу для инновационных преобразований и организационного обновления организации в направлении постепенного перехода от устных распоряжений к управлению на основании документов.
-
Уточнено понятие «документационная культура», которое определено как постоянная деятельность руководства и персонала по созданию и совершенствованию такой документационной модели функционирования организации, которая с достаточной для практики степенью точности описывает формально-логическую часть деятельности и создает условия и предпосылки для решения инновационных эвро-формализованных и эвристических задач, возникающих в процессе развития организации.
-
Впервые введены научное понятие результативность и эффективность управления по устным распоряжениям. Результативность управления по устным распоряжениям определяется степенью восприятия подчиненным информации (значимых данных для ведения бизнеса), передаваемой ему руководителем при условии, что подчиненный правильно воспринял смысл указаний, а руководитель высказал именно то, о чем думал и что хотел сказать. Идеальный конечный результат для этого показателя равен 100% (вся информация воспринята всеми сотрудниками в полном объеме). Эффективность управления по устным распоряжениям - это отношение результативности управления по устным распоряжениям к затратам на передачу информации.
-
Сформулирован инновационный критерий целесообразности проведения совещания, который определяется содержанием повестки совещания. Совещание целесообразно, если на нем рассматриваются инновационные эвро-формализованные и (или) эвристические задачи. Если на совещании рассматриваются формально-логические вопросы текущей деятельности организации, при условии, что каждый сотрудник точно знает (и умеет) что, как, когда, в каком количестве и качестве он должен делать, то проведение такого совещания нецелесообразно.
-
На основании и с использование новых научных результатов, сформулированных в п.п.1-6, показано, что для постепенного перехода к управлению преимущественно «по документам» должны быть выполнены как необходимые условия (д.б. спроектировано корректное документационное обеспечение формально-логической деятельности сотрудников, обладающих необходимыми компетенциями), так и достаточные условия (для сотрудников организации д.б. созданы организационные, методические и ресурсные условия для изобретательской и рационализаторской работы, направленной на инновационное преобразование организации).
-
Разработан алгоритм аудита системы менеджмента организации, в соответствие с которым разрабатывают план аудита, получают свидетельства аудита и оценивают их с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита, отличающийся тем, что, с целью содействия инновационным преобразованиям в системе менеджмента, в качестве свидетельств аудита отбирают доказательства документационного обеспечения деятельности каждого менеджера, рассматривают деятельность менеджера исключительно как процесс, оценивают собранные доказательства с точки зрения документационного обеспечения реализации этого процесса деятельности, а в качестве критерия аудита выбирают такой уровень документационного обеспечения, при котором менеджер определенно знает что, как, когда, в каком количестве и качестве он должен делать.
Практическая значимость работы.
Положения проведенного исследования определяют стратегию повышения эффективности функционирования организации посредством внедрения инновационной системы управления за счет повышения степени документационного обеспечения предприятия. Получены аналитические выражения для оценки результативности и эффективности совещаний в зависимости от времени проведения совещания и количества его участников.
Основные положения диссертационной работы были успешно применены в организациях.
Кроме того, полученные результаты могут применяться в целях повышения уровня знаний сотрудников организаций различных сфер деятельности, а также в преподавании следующих учебных дисциплин: «Основы менеджмента», «Управление проектами», «Инновационный менеджмент» и др.
Апробация работы. Основные результаты диссертационной работы докладывались и обсуждались на XVI Международной научно-технической конференции студентов и аспирантов «Радиотехника, электротехника и энергетика (2010 г., Москва), на XVII Международной научно-технической конференции студентов и аспирантов «Радиотехника, электротехника и энергетика (2011 г., Москва), а также на научных заседаниях кафедры Инженерного Менеджмента Московского энергетического института (технического университета).
Публикации.
По теме диссертации опубликовано 9 статьей объёмом 3,55 п.л.
Структура и объём диссертационной работы обусловлены поставленной целью и задачами исследования. Диссертация состоит из введения, 3 глав, объединяющих 12 параграфов, заключения, библиографического списка использованной литературы из 124 наименований и 7 приложений. Работа изложена на 206 страницах, содержит 10 рисунков, 14 таблиц.
Во введении обоснованы актуальность решаемой научной проблемы, цели и задачи диссертации, определены предмет и объект исследования, сформулирована научная новизна, изложена практическая значимость, приведены данные об апробации работы и публикациях по теме диссертации.
В первой главе «эволюция понятий «информация» и «документ», девятый базовый принцип управления организацией» формируется информационный базис исследования.
Прослеживается эволюция развития технических систем во времени, приводятся основные стадии развития технических систем:
1. Первая стадия развития связана с эпохой становления и развития ручных орудий, когда технические средства выполняли только технологическую функцию и состояли только из рабочего органа.
2. Вторая стадия соответствует эпохе возникновения и развития машин, которые выполняют наиболее трудоемкие технологические и энергетические функции. Переход ко второй стадии на основе тепловых и электрических двигателей связывают с наступлением эпохи механизации производства, освободившей человека от утомительного физического труда.
3. Третья стадия развития связана с возникновением и использованием машин - автоматов, которые, наряду с технологической и энергетической функциями, взяли на себя функцию управления технологическим процессом. Третья стадия связана с наступлением эпохи автоматизации отдельных производственных процессов.
4. Четвертая стадия развития связана с передачей техническим средствам функции планирования работы машин - автоматов и автоматизированных производств.
Главная причина перехода к очередной стадии развития чаще всего заключается в том, что в процессе развития техники наступают моменты, когда природные физические и умственные возможности человека при выполнении какой-либо фундаментальной функции начинают ограничивать дальнейшее повышение производительности труда или улучшение другого актуального критерия эффективности.
В процессе развития технических систем исследуются распределение функций между человеком и технической системой, документационное обеспечение для производства технической системы, примерное количество людей для разработки документации (конструкторско-технологическая и управленческая).
По результатам анализа на примерах показана прямая зависимость, между этапами развития технической системы и количеством необходимой документационной обеспеченности, а так же количеством людей для ее реализации. В результате перехода от стадии к стадии видно, что количество людей, занятых проектированием документов и количество документов все время увеличивается по мере усложнения технической системы и по мере передачи фундаментальных функций от человека к системе.
В процессе исследования изучены многочисленные трактовки понятий «информация» и «документ» предложенных различными учеными и философами. В результате проведенного анализа применительно к задачам бизнеса уточняются понятия «информация» - как значимые данные для ведения бизнеса и «документ» - это носитель для хранения и передачи информации и средства для восприятия потребителем ее смысла.
Международная организация по стандартизации ISO за все время своей деятельности выпустила свыше 19 тыс. стандартов, регламентов, инструкций и разъяснений, к которым каждый год добавляются свыше тысячи новых.
Идеология этих стандартов покоится на известных восьми базовых принципах СМК, изложенных в ГОСТ Р ИСО 9000:2005 :
-
Ориентация на потребителя.
-
Лидерство руководителя.
-
Вовлеченность персонала.
-
Системный подход к менеджменту.
-
Процессный подход.
-
Постоянное улучшение.
-
Принятие решений, основанное на фактах.
-
Взаимовыгодные отношения с поставщиками.
Естественно, что список вышеперечисленных принципов управления не является исчерпывающим. Вместе с тем, именно эти принципы управления не только в России, но и во всем мире стали теми базовыми постулатами управления, которые вошли в повседневную практику всех организаций, которые приступили к совершенствованию своих систем менеджмента в соответствие с требованиями МС ISO серии 9000 .
В процессе внедрения в практику управления требований МС ISO серии 9000 сотрудники всех, без исключения организаций неукоснительно руководствовались еще одним, необъявленным в МС ISO серии 9000, но очень важным принципом – «Документационное обеспечение деятельности».
Для доказательства этого нового выдвинутого научного положения оценивается как часто термин «документ», а также другие аналогичные по смыслу термины (слова, однозначно понимаемые как документ или предполагающие наличие или создание документа), встречаются в стандартах ГОСТ Р ИСО 9000:2005 (ИСО 9000) и ГОСТ Р ИСО 9001:2008 (ИСО 9001).
Для этого проводится морфологический анализ текстов указанных стандартов с использованием теории морфологического анализа Зипфа. В качестве таких слов были приняты: документ, информация, запись, данные, проект, стандарт и требование, использованное в текстах стандартов в смысле документа.
В соответствие с теорией морфологического анализа Зипфа любой осмысленный текст содержит две группы часто (предлоги, союзы и т.д.) и редко встречающихся слов и группу слов, передающих основной смысл текста. Первые две группы слов смысл текста не передают, а служат для обеспечения связности текста. Для выявления соответствующих групп слов необходимо выполнить следующие действия:
1. Выбрать любое слово и посчитать, сколько раз оно встречается в тексте.
2. Расположить слова по мере убывания их количества в тексте и пронумеровать. Порядковый номер слова называется рангом. Так, наиболее часто встречающиеся слова будут иметь ранг 1, следующие за ними - 2 и т.д.
3. Измерить частоту каждого слова текста. Для этого необходимо количество слова в тексте поделить на ранг.
4. Некоторые слова будут входить в текст равное количество раз. Такие слова необходимо сгруппировать, взяв только одно значение из каждой группы.
График зависимости частоты и ранга для определения значимых слов представлен на рисунке 1.
Рис. 1. Иллюстрация к закону Зипфа
В стандарте ИСО 9000:2005 всего 5895слов, а с учетом однокоренных – 259 слов. Общее количество рангов – 70.
Принимаем, что центр зоны смысловых слов находится в ранге, равном половине общего числа рангов, т.е. это ранг №35. Примем также, что зона смысловых слов симметрична, а ее размер равен половине числа рангов. Это означает, что слова, представленные рангами с номерами с 17 по 53 являются смысловыми словами текста. Это означает, что все слова, однозначно понимаемые как документ, входят в зону значимых слов стандарта ИСО 9000.
Таблица 1. Анализ слов, однозначно понимаемых как документ, в стандарте ИСО 9000-2005
В стандарте ИСО 9001:2008 всего 6113 слов, а с учетом однокоренных – 276 слов. Общее количество рангов – 71. Примем, что центр зоны смысловых слов находится в ранге, равном половине общего числа рангов, т.е. это ранги №35 и №36. Примем также, что зона смысловых слов симметрична, а ее размер равен половине числа рангов. Это означает, что слова, представленные рангами с номерами с 18 по 53, являются смысловыми словами текста. Это означает, что все слова, однозначно понимаемые как документ, являются словами, определяющими смысл стандарта ИСО 9001.
Таблица 2. Анализ слов, однозначно понимаемых как документ, в стандарте ИСО 9001-2008
В таблице №3 сведены результаты морфологического анализа текстов стандартов ИСО 9001 и ИСО 9000.
Таблица 3. Результаты морфологического анализа текстов стандартов ИСО 9001 и ИСО 9000
Вероятность встретить в тексте любое из этих слов будет равна отношению частоты вхождения этого слова к общему числу слов в тексте.
Вероятность = Частота вхождения слова / Число слов
Зипф обнаружил интересную закономерность: если умножить вероятность обнаружения слова в тексте на ранг частоты, то получившаяся величина (С) приблизительно постоянна.
С = (Частота вхождения слова х Ранг частоты) / Число слов
Если преобразовать формулу, то обнаружится, что это функция типа y=k/x и ее график – равносторонняя гипербола. Следовательно, по первому закону Зипфа, если самое распространенное слово встречается в тексте, например, 100 раз, то следующее по частоте слово вряд ли встретится 99 раз. Частота вхождения второго по популярности слова, с высокой долей вероятности, окажется на уровне 50.
Значение константы в разных языках различно, но внутри одной языковой группы остается неизменно, какой бы текст мы ни взяли. Так, например, для английских текстов константа Зипфа равна приблизительно 0,1, для русского языка – 0,06-0,07. Хотя эти исследования не претендуют на полноту, универсальность законов Зипфа позволяет предположить, что полученные данные вполне достоверны.
Теперь с помощью полученных значений можно извлечь слова, отражающие смысл текста. Для этого нужно построить график зависимости частоты от ранга. Исследования показывают, что наиболее значимые слова лежат в средней части диаграммы (рис. 1), так как слова, которые попадаются слишком часто, в основном оказываются предлогами, местоимениями, в английском – артиклями и т.п., а редко встречающиеся слова тоже, в большинстве случаев, не имеют решающего смыслового значения.
По результатам исследования видно, что закон Зипфа подтверждается и слова, которые однозначно понимаются как документ, находятся в зоне значимых слов в рамках текстов данного стандарта, что подтверждает объективное существование формально не объявленного базового принципа «Документационное обеспечение деятельности».
Во второй главе «документационное обеспечение деятельности – основа для инновационных изменений менеджмента организации изучаются современные методы управления организацией, приводится расчет и анализ издержек по устным распоряжениям, вводятся новые понятия «Руст» - результативность по устным распоряжениям.
Приводится расчет финансовых потерь при работе по устным распоряжениям. Обосновывается, что при наличии современных средств передачи информации из одного места в другое практически мгновенно, рассмотренные методы управления «по устным распоряжениям» для решения задач, касающихся формально-логической части деятельности организации, могут быть, с полным основанием, отнесены к разряду анахронизмов.
Уточняется понятие «документационная культура», которое определено как постоянная деятельность руководства и персонала по созданию и совершенствованию такой документационной модели функционирования организации, которая с достаточной для практики степенью точности описывает формально-логическую часть деятельности и создает условия и предпосылки для решения инновационных эвро-формализованных и эвристических задач, возникающих в процессе функционирования организации.
Проведена разработка инновационного подхода к проектированию должностных позиций (ДП) и должностных инструкций (ДИ) сотрудникам организации и коррекция требований к их компетенциям.
В современном мире никто, никогда и нигде не видел организаций, в которых бы управление осуществлялось исключительно «по документам» без использования весьма распространенного метода управления «по устным распоряжениям». Заметим, что устно произнесенные тексты, но не зафиксированные на том или ином носителе, к документам не относятся.
На рисунке 2 приводится классификация методов управления в рассматриваемом контексте.
По документам, в том числе:
По документам внешнего происхождения
По документам внутреннего происхождения
По устным распоряжениям, в том числе:
На официальных совещаниях
Методы управления
В ходе передачи информации на невербальном уровне
Совещания, переговоры и невербальное общение в командировках
В ходе официальных и неофициальных очных переговоров на работе и вне ее
В ходе заочных переговоров по телефону. В ходе виртуального общения (телеконференции)
Рис. 2. Классификация методов управления.
Методы и приемы документационного обеспечения деятельности, разрабатываемые в организациях, часто имеют статус конфиденциальной информации, в связи с чем, обмен накопленным опытом по данному направлению развит крайне слабо, что и обуславливает то, что принципы и способы построения систем документационного обеспечения являются малоизученными.
Наряду с этим, ограниченность ресурсов заставляет современные организации искать пути повышения эффективности своего бизнеса именно в улучшении систем управления. Одним из путей такого улучшения является оптимизация документационного обеспечения таких систем управления.
Для повышения эффективности работы организации вводится новый алгоритм разработки должностной инструкции, содержащей требования к компетенциям сотрудника, на основе системного и процессного подходов к управлению. Он состоит из следующих последовательных шагов:
разработка системы моделей бизнес-процессов;
разработка системы паспортов бизнес-процессов;
разработка/формализация организационной структуры организации;
формализация должностной позиции в организационной структуре компании;
определение на основании системы бизнес-процессов и организационной структуры обязанностей должностной позиции;
определение на основании системы бизнес-процессов и организационной структуры компании прав должностной позиции;
определение на основании системы бизнес-процессов и организационной структуры компании зон ответственности должностной позиции;
определение на основании системы бизнес-процессов и организационной структуры компании взаимодействий должностной позиции;
определение на основании системы бизнес-процессов и организационной структуры компании показателей эффективности;
формирование на основании определенных обязанностей, предоставляемых прав, возлагаемой ответственности и предъявляемых требований к компетенции сотрудника, занимающему ДП.
На основании имеющейся организационной структуры компании осуществляется формальное закрепление в ДИ позиции должности в компании с привязкой ее к конкретному бизнес-процессу. При этом, в обязательном порядке должен соблюдаться принцип определения функционала (что должен делать) и компетентности (может ли это делать), который предполагает четкую формулировку функций для этой должностной позиции и оценку выраженной способности сотрудника применять свои знания и умения для выполнения этих функций, необходимых для выполнения бизнес-процесса компании.
Исходя из изложенного, подход к определению компетентности должен включать, по крайней мере, 5 этапов:
-
Установление функционала должностной позиции.
-
Установление измеримых требований к компетенции применительно к конкретной ДП.
-
Оценка знаний сотрудника.
-
Оценка умений и навыков сотрудника.
-
Оценка выраженной способности сотрудника применять свои знания и умения для выполнения требований, необходимых для выполнения бизнес-процесса Компании и зафиксированных в ДП.
-
Сравнение фактической (измеренной) компетентности сотрудника с заданной, и принятие решения о степени соответствия (несоответствия) сотрудника данной ДП.
Приводится пример реализации алгоритма определения компетентности менеджера отдела энергоэффективности крупной компании, основные технологические процессы которой характеризуются высокими энергозатратами.
Для проверки знаний, умений и навыков специалиста для каждой из указанных выше компетенций были разработаны закрытые вопросы и задачи, а также открытые вопросы и задачи. Построение документационной модели функционирования организации, описывающей формально-логическую часть деятельности организации и содержащую документацию, в полном объеме и корректно регламентирующую каждому сотруднику что, как, когда, в каком количестве и качестве нужно делать, позволит существенно сократить издержки, связанные с реализацией управленческих функций «по устным распоряжениям»
В третьей главе «инновационный переход к оценке степени документационного обеспечения деятельности организации» исследуются необходимые условия для постепенного перехода к инновационным методам управления. Рассматривается возможность частичного отказа от проведения совещаний и поездок в командировки в пользу управления по документам.
Уточняется понятие «документационная культура».
Применяется инновационный подход к оценке степени документационного обеспечения деятельности организации.
Многих проблем в деятельности организации можно избежать за счет организации грамотной работы с документами на предприятии. Такова лишь небольшая часть тех преимуществ, которые получит организация при переходе к управлению по документам:
Повышение надежности принятия решений за счет полноты предоставляемой информации.
Улучшение системы администрирования, контроля и повышение управляемости организации.
Повышение ответственности исполнения служебных обязанностей.
Повышение надежности и эффективности выполняемых операций.
Создание единого информационного пространства, связывающего сотрудников на уровне общих деловых процессов организации.
Оценим повестки совещания на предмет возможности использования документа вместо проведения совещания (таблица 3).
Таблица 3. Оценка возможности использования документа вместо проведения совещания
Перед нами встает следующий закономерный вопрос – когда современная организация может отказаться от совещаний или сократить их количество? Для решения поставленной задачи введется ряд понятий и формул:
Степень документированности управления организации:
СДУ = Рд / (Рд + Ру) (1)
где: Рд и Ру – интегральное количество распоряжений в единицу времени в организации, отданных документально и в устной форме, соответственно.
Интегральная степень управляемости организации:
СУ = Рв / (Рв + Рнв) (2)
где: Рв и Рвн – интегральное количество распоряжений в единицу времени в организации, выполненных и не выполненных, соответственно.
Степень управляемости организации по документально отданным распоряжениям:
СУд = Рдв / (Рдв + Рднв) (3)
где: Рдв и Рдвн – интегральное количество распоряжений, отданных документально в единицу времени в организации, выполненных и не выполненных, соответственно.
Степень управляемости организации по распоряжениям, отданным в устной форме:
СУу = Рув / (Рув + Рунв) (4)
где: Рув и Рувн – интегральное количество распоряжений, отданных в устной форме в единицу времени в организации, выполненных и не выполненных, соответственно.
Для учета выполнения отдаваемых руководством организации распоряжений предлагается использовать следующую форму (таблица 4), где фиксируется наименование распоряжения, дата распоряжения, устная или письменная (документ) форма распоряжения, выполнено распоряжение или нет и (если выполнено) дата его выполнения.
Таблица 4. Мониторинг выполнения распоряжений
В конце определенного периода (месяц) предлагается подвести итоги: сколько распоряжений было всего, сколько из них было отдано в письменной форме и сколько в устной форме, сколько распоряжений выполнено/не выполнено из отданных в письменной форме и устной форме. Имея такие данные можно рассчитать СДУ, СУ, СУд и СУу.
С учетом изложенного, можно констатировать, что превышение СУд над СУу является необходимым условием перехода от управления по устным распоряжениям к управлению по документам.
Аналогично приводится расчет о необходимых условиях перехода от принятия управленческих решений в результате командировок к управлению по документам.
Несомненно, что командировки являются одним из необходимых способов принятия управленческих решений в организациях. И не смотря на все положительные и отрицательные моменты командировок, они будут иметь свое место в современном менеджменте. Но, несомненно, их количество и время проведения будут неуклонно сокращаться, а руководители и менеджеры организаций научатся более эффективно использовать финансовые ресурсы компании и свое рабочее время в будущем.
В процессе написания работы уточнено понятие «документационная культура», оно позиционировано автором, как составляющая корпоративной культуры и определено как отношение организации к информации, при этом выделена взаимосвязь между корпоративной культурой и системой управления документацией организации и подчёркнута необходимость учёта данной взаимосвязи.
Понятие «документационная культура» может быть определено, как постоянная деятельность руководства и персонала по созданию и совершенствованию такой документационной модели функционирования организации, которая с достаточной для практики степенью точности описывает формально-логическую часть деятельности и создает условия и предпосылки для решения инновационных эвро-формализованных и эвристических задач, возникающих в процессе функционирования организации.
Можно констатировать, что в России интерес руководства предприятий к внедрению систем менеджмента качества (СМК) возрос. Более того, консалтинговые компании в большей степени уже ориентированы не на проекты по внедрению СМК, а на проекты по повышению ее эффективности.
Обязательным элементом такой системы, полностью соответствующей требованиям международного стандарта (МС) ISO 9001:2000 [113], является процедура внутреннего аудита деятельности организации.
Результатом деятельности любого современного менеджера (и специалиста) является документ. Именно поэтому, основной целью внутреннего аудита но мнению автора является оценка степени документационного обеспечения деятельности каждого сотрудника.
Установление соответствия или несоответствия тому или иному требованию стандарта может быть принято только на основе свидетельств аудита. Таким свидетельством может быть только подтверждающий документ.
Для проведения аудита автор придерживается принципа «процессный подход». В нем следует рассматривать деятельность сотрудника исключительно как процесс. И подходить к проведению проверок исключительно с этой позиции.
При таком подходе все вопросы, которые предварительно готовятся для проведения внутреннего аудита, делятся на 5 групп:
1) Установление степени документационного описания функций, выполняемых сотрудником, и степени выполнения этих функций;
2) Установление уровня документационного описания входных перерабатываемых ресурсов (далее входов) и характера таких входов;
3) Установление уровня документационного описания результатов деятельности (далее выходов), методов контроля результатов, а также оценке удовлетворенности потребителя;
4) Установление уровня документационного описания ресурсов для выполнения порученных функций, а так же степени достаточности таких ресурсов;
5) Установление уровня документационного описания управляющих воздействий, а так же достаточности таких воздействий.
Для проведение аудита по предложенным группам вопросов создан специальный вопросник. Количество вопросов в каждом разделе вопросника варьируется в широких пределах.
Алгоритм аудита системы менеджмента организации, в соответствие с которым разрабатывают план аудита, получают свидетельства аудита и оценивают их с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита, отличающийся тем, что, с целью содействия инновационным преобразованиям в системе менеджмента, в качестве свидетельств аудита отбирают доказательства документационного обеспечения деятельности каждого менеджера, рассматривают деятельность менеджера исключительно как процесс, оценивают собранные доказательства с точки зрения документационного обеспечения реализации этого процесса деятельности, а в качестве критерия аудита выбирают такой уровень документационного обеспечения, при котором менеджер определенно знает что, как, когда, в каком количестве и качестве он должен делать. Результаты проверки однозначно должны быть использованы для оценки степени вовлеченности персонала, поскольку выполнение сотрудником предъявляемых к его работе требований, а также его личный вклад в улучшение деятельности (что будет установлено в ходе проверки), несомненно, является показателем того, насколько он вовлечен в деятельность компании, насколько привержен ей.
Похожие диссертации на Управление основными параметрами инновационных процессов организационного обновления на основе развития документационного обеспечения деятельности организации
