Содержание к диссертации
Введение
Глава 1. Бэк-офис в инвестиционной компании: задачи, технологии функционирования и структура 11
1.1. Место бэк-офиса в инвестиционной компании 11
1.2. Технологии функционирования бэк-офиса 28
1.3. Структура и функции бэк-офиса в инвестиционной компании 35
1.4. Организация внутреннего учета, осуществляемого бэк-офисом 43
Глава 2. Автоматизированный рабочий комплекс (АРК) «бэк-офис» - ключевой инструмент совершенствования деятельности бэк-офиса 56
2.1. Основные принципы построения АРК «бэк-офис» 56
2.2. Структура и функции АРК «Бэк-офис» 58
2.3. Архитектурно-технологические компоненты АРК «Бэк-офис» и типовой АРМ специалиста 65
2.4. Технологии и логистики формирования и оценки результатов трейдинга и обслуживания клиентов... 69
2.5. Организация и актуализация информации 72
2.6. Выбор инструментальных средств к оценке и обоснованию. 83
2.6.1. Описание технического обеспечения 83
2.6.2. Описание программного обеспечения 84
Глава 3. Моделирование в проектировании структуры и оптимизации технологий функционирования бэк-офиса 90
3.1. Построение технологии функционирования бэк-офиса как системы массового обслуживания 90
3.1.1. Характеристика входного потока тикетов 93
3.1.2. Характеристика АРМ специалистов (каналов обслуживания) 95
3.1.3. Анализ статистических данных 96
3.2. Формирование оптимальной структуры бэк-офиса 102
3.2.1. Постановка задачи и описание математической модели 102
3.2.2. Методы решения задачи формирования оптимальной структуры бэк-офиса 106
3.2.3. Последовательность решения задачи формирования оптимальной структуры бэк-офиса с использованием метода имитационного моделирования. 108
3.3. Технология экспресс-оценки оптимальной структуры бэк-офиса 115
3.4. Модель распределения функций между специалистами бэк-офиса 119
3.5. Технология оперативного управления работой бэк-офиса 122
3.6. Методика выбора оптимальной структуры бэк-офиса 131
Глава 4. Оценки эффективности системы 135
4.1. Процесс создания и доводки системы 135
4.2. Эффекты организации функционирования системы 137
4.3. Эффекты функционирования 140
4.4. Общая оценка эффективности 147
4.5. Основные замечания по использованию и направлениям дальнейшего развития системы 150
Заключение 154
Список литературы 155
Приложения 161
- Структура и функции бэк-офиса в инвестиционной компании
- Архитектурно-технологические компоненты АРК «Бэк-офис» и типовой АРМ специалиста
- Формирование оптимальной структуры бэк-офиса
- Эффекты организации функционирования системы
Введение к работе
Актуальность темы
Одной из центральных задач развития экономики нашей страны является обеспечение роста инвестиций и подъема инвестиционной деятельности в целом. Как известно, в рыночной экономике аккумуляция и перераспределение денежных накоплений осуществляется, главным образом, через рынок ценных бумаг. Задача развития и совершенствования работы инвестиционных компаний в этом смысле представляется исключительно актуальной.
Совершенно понятно, что системное улучшение деятельности инвестиционных компаний может быть достигнуто благодаря их комплексному развитию на основе принципов системного подхода. В наше время ключевые, радикальные возможности проявления системного эффекта — не только в инвестиционных компаниях - заключаются в их автоматизации. Она предусматривает создание компьютерно-интегрированных производственных систем (КИПС), органически включающих новые технологии оптимизации управления и другие формы предопределения функционирования компаний. В таком предопределении деятельности ведущую роль сегодня играют службы управления финансовыми потоками и портфельного менеджмента в компании, включающие соответствующие аналитические подразделения.
С 1 Вместе с тем как снижению затрат, так и фиксации эффектов (желательно прибыли), предопределенных управляющими отделами компании, служит и рационализация функционирования обеспечивающих подразделений, и, не в последнюю очередь, бэк-офиса, часто являющегося узким местом компании.
Бэк-офис обычно понимают как подразделение, регистрирующее и оформляющее сделки, заключаемые трейдерами. Однако это виды деятельности, лежащие на поверхности. Бэк-офис - это еще и основной поставщик данных для всего управленческого аппарата компании, это, по сути, служба аналитического учета в компании, главный источник сведений для статистического анализа, системного анализа деятельности компании и даже динамики рынка. Еще важнее то, что бэк-офис фактически осуществляет сопряжение инвестиционной компании с общей инфраструктурой рынка ценных бумаг, более того - с экономической и социальной инфраструктурами. Последнее значимо хотя бы тем, что в условиях либерализации экономики определяющие изменения отражаются в первую очередь в инфраструктуре. Тем самым, бэк-офис оказывается как бы «следящей системой», непрерывно регистрирующей изменения инфраструктурного характера, отрабатывающей соответственные изменения во внутренних технологиях. Понятно, что такие изменения требуют развития функции оперативной технологии, то есть проверки стандартной технологии на актуальность и ее модификации в случае необходимости.
Таким образом, сегодняшняя реальность требует автоматизации бэк-офиса, безусловно, в рамках автоматизации всей компании.
В последние годы проблемой автоматизации бэк-офиса много занимались и продолжают заниматься сегодня. Наиболее успешно работают в этом направлении такие фирмы, как Инфострой, Диасофт, АСК-ПО, Сервокомп — их предложения и результаты анализируются в работе. Однако в реинжиниринге управления подобных компаний еще недостаточное внимание уделяется инструментальной реализации такого высокоэффективного принципа как прототипирование, одного из наиболее продуктивных достижений при создании информационных систем.
Как показывает практика (на это также обращал внимание разработчиков академик Глушков В.М.)1, автоматизация достигает своих целей - реализации актуальных системных эффектов, когда она приводит к решению новых задач и тем самым к управлению по-новому.
1 В.М. Глушков «Введение в АСУ», Издательство «Техника», Киев, 1972, стр.1 На основании технологий его функционирования работу бэк-офиса можно интерпретировать как систему массового обслуживания (СМО), для которой актуальной является задача по определению структуры системы, а также дисциплин обслуживания в системе. Как показано в работе, бэк-офис представляет собой нестандартную систему обслуживания и отличается разнообразием и изменчивостью потоков (сделок, интерпретируемых как заявки) и стохастичностью параметров операций обслуживания. В связи с этим важной становится как сама постановка задачи, так и создание инструментария для ее решения.
Одним из основных элементов новизны в новой организации является система диспетчирования процессов обслуживания - дисциплина обслуживания. Необходимо отметить, что даже сам понятийный аппарат (концептология) бэк-офиса как предметной области требует уточнения в свете реализации системного подхода к функционированию данного подразделения и его автоматизации.
Все сказанное выше и определило выбор темы данного исследования.
Целью диссертационного исследования является исследование и разработка технологий, схем и моделей организации, обеспечивающих эффективную работу одного из ведущих подразделений инвестиционной компании, отвечающего за проведение всех операций фирмы с ценными бумагами и непосредственно взаимодействующего с рыночной инфраструктурой и с субъектами рынка - бэк-офиса.
Повысить эффективность деятельности бэк-офиса, в первую очередь, возможно путем автоматизации его деятельности. Такая автоматизация должна быть основана на современных системотехнических принципах формирования подразделений как системы автоматизированных рабочих мест, объединяемых в автоматизированный рабочий комплекс — компонент всей автоматизированной информационной системы инвестиционной компании.
В рамках общей проблемы автоматизации решаются задачи реинжиниринга информационных функций, их распределения по рабочим местам, решения новых задач построения и функционирования бэк-офиса как системы обслуживания в направлении достижения высоких показателей производительности и эффективности работы.
Одной их важнейших целей исследования является построение некоего проекта-прототипа автоматизированной информационной системы, осуществляющей функции бэк-офиса, и разработка методики, привязывающей этот проект-прототип к реальным условиям инвестиционной деятельности.
Также следует уточнить механизм формирования системных эффектов при автоматизации, их генезиса и их слагаемых. В этом аспекте формулируются цели и рассматриваются средства их достижения путем оптимизации структуры бэк-офиса за счет дифференциации штата исполнителей и построения адекватной управления (дисциплины диспетчирования).
Объект исследования диссертационного исследования - одно из ведущих подразделений инвестиционной компании - бэк-офис.
Предметом исследования являются технологии и организация работы — праксеотехника бэк-офиса в инвестиционной компании в целях совершенствования работы всей компании, повышения эффективности ее функционирования.
Методологической и теоретической основой исследования явились системология и инженерия (прикладная информатика) автоматизированных информационных систем, экономико-математические модели и методы (экономическая кибернетика и математическая экономика, исследование операций), экономика организаций и инвестиционной деятельности. Общие подходы корректировались с учетом постановлений ФКЦБ РФ и ЦБ РФ, нормативных документов НАУФОР по вопросам организации работы бэк-офиса. Проведен отбор полезных рекомендаций и из трудов российских и зарубежных ученых в области рынка ценных бумаг, в частности рыночной инфраструктуры, теории организаций и проектирования организационных структур, построения моделей сложных систем. В работе используется системный подход, теория массового обслуживания, методы математической статистики и теории вероятностей, имитационное моделирование, математическое программирование, ABC - анализ.
Научная новизна исследования определяется следующими результатами:
• проделана систематизация всего комплекса работ, выполняемых специалистами бэк-офиса, тем самым в значительной мере сформирована общая системология и концептология бэк-офиса как компонента инвестиционной компании {в Приложении №1 к диссертации приведен глоссарий основных терминов системологии бэк-офиса);
• реализована разработка автоматизированного рабочего комплекса бэк-офиса как современного праксеотехнического стандарта, включающего автоматизированные рабочие места как организационно-технологические элементы бэк-офиса. Проект АРК «Бэк-офис» представлен в форме прототипа, конкретизируемого при проектировании информационных систем в реальных условиях; очерчены направления и основные приемы конкретизации протопроекта в его привязке при реальном проектировании;
• разработана модель, позволяющая проектировать оптимальную структуру бэк-офиса путем распределения функций по АРМ, с учетом новых предложенных в диссертации форм дифференциации, подбора и расстановки специалистов, сформулированы требования к их подготовке;
• сформирован инструментарий решения оптимизационных задач, адекватных системам в целом и возникающим при их функционировании ситуациям; в основу инженерных технологий оптимизации положена методология имитационного моделирования с процедурами оптимизации настройки модели (адаптации) в процессе поиска оптимальных решений;
• выявлены и проанализированы аспекты сопряжения инвестиционной компании с рыночной инфраструктурой, значимость отдельных функций определена в зависимости от их роли в таком сопряжении;
о рассмотрены возможности применения концепции упреждающего управления в работе бэк-офиса, оценена возможность и эффективность создания группы специалистов-универсалов в бэк-офисе;
• разработана функция и модель оперативного (ситуационного) управления работой бэк-офиса, при этом определены технологии идентификации возникающих ситуаций (изменения потока заявок) и таблицы перехода на адекватные ситуациям дисциплины диспетчирования (обслуживания).
Практическая значимость работы заключается в корректировке общей методологии реинжиниринга подобного класса систем, базирующейся на системологии АРМ и АРК, использовании принципа прототипирования в системотехнике АРК бэк-офиса. Предложенный прототип АРК создает предпосылки для значительного сокращения затрат на автоматизацию и совершенствование систем — именно этот прототип положен в основу реальной компьютеризации реальной компании и позволил предметно и качественно осуществлять функции заказчика при разработке реальной информационной системы.
Функционирование данной системы в рамках автоматизации деятельности всей компании позволяет автоматизировать процесс реализации технологий, регистрации и учета сделок с ценными бумагами, повысить производительность, оперативность и надежность работы отдела. Создание системы даст также возможность построить интерфейс между основными подразделениями компании, а именно бэк-офис, фронт-офис, информационно-аналитический отдел и бухгалтерия.
Автоматизация бэк-офиса неизбежно сопровождается совершенствованием технологии его функционирования. Основными элементами такого совершенствования являются сокращение потоков бумажных носителей, снижение трудоемкости выполняемых работ, повышение точности функционирования и профессионального уровня работников, создание комфортных условий для их работы и оптимальное использование ресурсов в исполнении функций компании.
Апробация работы
Основные результаты исследования, изложенные в диссертации, доложены и прошли апробацию на научно-практических конференциях: «Реформы в России и проблемы управления — 97», «Реформы в России и проблемы управления — 98», «Реформы в России и проблемы управления — 99»; на Всероссийском студенческом семинаре «Проблемы управления - 98».
По теме опубликовано пять работ [1 - 5]. Еще две работы [6 - 7] на момент написания реферата находятся в печати (их текст можно найти на сайте кафедры www.isu.imis.ru).
Результаты исследований использованы в реинжиниринге и реализации работ в бэк-офисе инвестиционной компании ООО «ЛУКОЙЛ-резерв-инвест», что подтверждает официальный Акт внедрения (Приложение №16 к диссертации).
Структура и объем работы
Диссертация состоит из введения, четырех глав, заключения и списка литературы, включает 28 таблиц, 16 рисунков, 4 графика и 16 приложений. Текст диссертации содержит 160 машинописных страниц (без приложений). Список литературы включает 85 наименований, из них 8 на иностранных языках.
Структура и функции бэк-офиса в инвестиционной компании
В настоящее время информационные технологии, глобальная конкуренция и заинтересованность в комплексном управлении качеством оказывают огромное воздействие на организационную структуру. К серьезным задачам, стоящими перед современными организациями, относятся системные изменения, необходимость сохранять гибкость, адаптация к переменам, творческий і подход, готовность к инновациям и умение преодолевать неопределенность внешней среды. Системные изменения предполагают «одновременное преобразование основных компонентов организации - стратегии, технологии, человеческих ресурсов и внутренних структур».[84] Современный подход к теории и строению организации отличается большей гибкостью и признает необходимость взаимодействия между людьми и техникой. Французский ученый D.M. Rousseau делает следующий вывод -«структура организации отражает технологию в способах выполнения работ (разделение работ) и их группировку (администрирование)».[83] В этом смысле современное состояние знания, относящиеся к технологиям, накладывает ограничения на менеджмент. В последние годы технологические знания увеличиваются экспоненциально после введения компьютеризации и роботизации. Одним из эффектов этого нового знания является возникновение интересов менеджеров к взаимоотношению между структурой организации и технологией. Таким образом, проектирование структуры бэк-офиса с позиции теории организации — это процесс принятия управленческих решений, определяющих структуру и процессы координации и контроля выполняемых работ. Результатом организационного проектирования является система работ (технологий) и рабочих групп, включая объединяющие их процессы — отношения по вопросам полномочий и коммуникационные сети. Структура бэк-офиса, как и любой организационной системы, определяется посредством задания ее структурных элементов и их связей между собой. Каждый структурный элемент в ней соответствует какому-либо сектору (участку) работы, выделяемых на принятом уровне детализации и декомпозиции в описании структуры; линии, соединяющие элементы, служат для обозначения их функционального подчинения и связей элементов.
Прежде всего, структура бэк-офиса должна отражать цели и задачи, стоящие перед ним, а, значит, быть подчиненной технологии ведения внутреннего учета в компании и меняться вместе с происходящими в ней изменениями. При этом Б. И. Алехин выделяет следующий критерий эффективности функционального разделения труда и объема полномочий специалистов бэк-офиса -«обеспечение высокой скорости обработки сделок с ценными бумагами в сочетании с минимумом ошибок и злоупотреблений» 1] В настоящее время концептуальные вопросы формирования структуры бэк-офиса, выделения в ее рамках функциональных блоков и систематизации всех функций, выполняемых специалистами, освещены достаточно узко в научной литературе. Работы Б.И. Алехина, Я.М. Миркина, Н.Т. Клещева содер жат описание структуры и функций бэк-офиса для западной инвестиционной компании. Начальная работа в этом направлении проделана компанией Arthur Anderson, предложившей возможный вариант структурирования бэк-офиса, ориентированный на работу с акциями, который представлен ниже на рис.6. Положительным моментом данной структуры бэк-офиса является то, что в ней нашли свое отражение все базовые функции, реализуемые данным подразделением. Современная теория организации развивается в нескольких направлениях. Первым важнейшим шагом в развитии теории организации было рассмот рение организации как системы, состоящей из взаимодействующих частей.
Особое воздействие на современную теорию организаций оказала концепция открытой системы, которая подчеркивает значение внешней среды. В дальнейшем последовал анализ организаций с точки зрения их способности обрабатывать информацию с целью уменьшения неопределенности при принятии управленческих решений. Следующим направлением в развитии теории организаций является ситуационный подход, исходным положением которого является признание того, что в организационной деятельности не существует единственно правильного пути, и строение организации должно приспосабливаться к условиям окружающей среды. Дальнейший подход к разработке структуры бэк-офиса в настоящей работе базируется на положениях каждой из трех теорий, однако наибольшее влияние оказали теория рассмотрения организации как системы обработки информации и ситуационный подход. u Информационный подход к организации включает в себя следующие три основных постулата: [85] 1. Организации представляют собой открытые системы, которые функ ционируют в условиях неопределенности внешней среды, а также в условиях внутренней неопределенности, связанной с рабочими заданиями. Неопреде ленность заданий заключается в различии между объемом информации, кото рый необходим для выполнения задания, и объемом информации, уже имею $і щимся в распоряжении организации.
Организация должна располагать опреде ленными механизмами и структурой для того, чтобы диагностировать внешнюю и внутреннюю неопределенность, а также справляться с обеими. 2. Организации представляют собой системы обработки информации. Принимая во внимание различные источники неопределенности, основной функцией структуры является создание наиболее адекватной конфигурации ра бочих единиц (а также взаимосвязи между этими единицами) для облегчения VT сбора, обработки и распределения информации. ») 3. Определение того, какие структуры для различных подразделений ор ганизации будут оптимальными. М. Tushman D. и Nadler на основе проведенных исследований сформулировали следующие положения информационной теории организаций: 1. Задания организационных подразделений различаются по степени неопределенности. 2. Неопределенность, связанная с выполнением работы, возрастает, а вместе с ней растет потребность в увеличении объема информации, а также наращивании мощностей для ее обработки. 3. Разные организационные структуры характеризуются различной способностью эффективно перерабатывать информацию. 4. Организация будет функционировать более эффективно, если в ней соблюдено соответствие между требованиями к обработке информации и возможностями обработки, предоставляемыми организационной структурой. 5. Если организации (ее подразделения) с течением времени сталкиваются с изменившимися условиями, то наиболее эффективные будут видоизменять свою структуру, чтобы удовлетворить этим изменившимся требованиям к обработке информации.
Архитектурно-технологические компоненты АРК «Бэк-офис» и типовой АРМ специалиста
При разработке системы автоматизации после определения ее структуры необходимо сформулировать требования к архитектуре и технологиям, используемым при реализации системы, описать основные программные компоненты системы, их базовое назначение и взаимодействие между собой. Требования к архитектурно-технологическому составу системы определяются необходимостью комплексной автоматизации функций подразделения, а именно на достижение следующих целей: 1. Автоматизация бизнес процессов бэк-офиса и компании в целом. 2. Интеграция бумажного документооборота в единый электронный документооборот. 3. Обеспечение учета операций компании с ценными бумагами и денежными средствами и их отражение в учетных регистрах и счетах. 4. Ведение всей справочной информации. 5. Подготовка системы оперативного анализа и отчетности по результатам деятельности компании. Следовательно, АРК «Бэк-офис» должен включать следующие интегрированные функциональные компоненты: систему электронного документооборота, реализующую автоматизацию бизнес процессов компании и связанного с ним документооборота (далее — компонент «Документооборот и Workflow»); учетное ядро, реализованное на основе промышленной реляционной СУБД с открытой архитектурой, обеспечивающее хранение, обработку и предоставление учетной информации, целостность данных и контроль бизнес логики учетных операций (далее — компонент «Учетное ядро»); развитые средства анализа учетных данных и формирования отчетности по результатам операций с ценными бумагами (далее -компонент «Отчетность и аналитика»; справочники и классификаторы учетных данных; современные средства моделирования и анализа для управления работой бэк-офиса. Кроме того, все функции вышеперечисленных компонент аккумулирует в себе компонента «АРМ специалиста бэк-офиса».
В рамках этой компоненты разрабатываются графические интерфейсы Workflow, Docflow, справочников и классификаторов. Взаимодействие компонент должно быть прозрачным для пользователя и не требовать от него дополнительных действий, т.е. компоненты должны быть полностью интегрированы между собой. Обмен данными между компонентами должен осуществляться автоматически. События в системе электронного документооборота (создание, обработка документов и изменение их статусов) должны инициировать соответствующие автоматические учетные операции (проводки) в учетных регистрах базы данных, а при формировании документов (отчетов) должны автоматически использоваться соответствующие данные, хранящиеся в базе данных. Система должна обеспечивать настройку схемы взаимосвязи документов компоненты «Документооборот и Workflow» и операций компоненты «Учетное ядро», возможность определения новых типов документов и операций. Описание архитектурно-технологических компонент АРК «Бэк-офис» и их взаимодействие представлено ниже нарис. 10. Описание архитектурно-технологических компонент содержит три основных блока: назначение - включает краткое описание назначения компоненты; задачи - включает список задач, выполняемых компонентой; взаимодействие - включает перечень компонент, с которыми взаимодействует компонент.
Описание основных архитектурно-технологических компонент АРК «Бэк-офис» представлено в Приложении №6 к диссертации. Ключевой компонентой архитектурно-технологического комплекса АРК «Бэк-офис» является АРМ специалиста бэк-офиса. В настоящее время термин «автоматизированное рабочее место» (далее АРМ) находит все большее распространение в специальной научной литературе и на практике. Однако единого однозначного определения АРМ не существует. Среди специалистов по информационным технологиям и системам автоматизированной обработки экономической информации наиболее устоявшимся является определение АРМ как некоторой «совокупности информационно-программно-технических ресурсов, обеспечивающую конечному пользователю обработку данных и автоматизацию управленческих функций в конкретной предметной области.» Особенности и содержание АРМ являются также предметом обсуждения в зарубежной литературе, хотя западные специалисты используют в этом случае иные названия данной формы эксплуатации вычислительных средств, например компьютеризованные рабочие места или рабочие станции. АРМ специалиста бэк-офиса - это диалоговая человеко-машинная система обработки информации, представляющая собой пространственно организованную рабочую среду, скомплектованную на базе методических, организационно-правовых, лингвистических, программно-технических, эргономических средств и обеспечивающую реализацию профессиональных функций специалиста. Технология АРМ обеспечивает выполнение вычислительной техникой основных операций по накоплению, хранению и обработке информации. При этом за специалистом остается определенная часть ручных операций, требующих творческого подхода, и принятие решений. Вычислительная техника работает в тесном взаимодействии со специалистом, который контролирует ее действия, меняет значения параметров процесса и исходные данные в ходе обработки информации для реализации поставленных перед ними задач и функций. АРМ предоставляет специалисту бэк-офиса удобный инструментарий для обеспечения профессиональной деятельности в конкретной предметной области, что определяется применяемыми в данной сфере предметными технологиями и разделением обязанностей между специалистами.
Формирование оптимальной структуры бэк-офиса
К задачам оценки вариантов структуры сложной системы примыкают задачи, связанные с выбором тех параметров системы, которые обеспечивают согласование элементов системы между собой в процессе функционирования. Оценка вариантов структуры сложной системы простейшими методами без достаточно глубокого количественного анализа влияния случайных факторов на динамику ее функционирования, может привести к грубым просчетам. Задача формирования оптимальной структуры стоит перед каждой ор ганизацией и является важным критерием эффективности ее функционирования. Проблематика организационного проектирования, а именно, общие вопро сы с точки зрения управления, находят широкое отражение в работах запад ных авторов, таких как Ackoff R.L., Gellerman A.W., Keidel R.W., Nosek J.T., Parnaby J., Bartlett C.A. и других. Дальнейшее диссертационное исследование в области проектирования структуры бэк-офиса, рассмотрения его как активной системы, анализа и синтеза механизмов организационного управления опирается на труды российских ученых Буркова В.Н., Кондратьева В.В., Цыганова В.В., Черкашина A.M., Мильнера Б.З. В связи с расширением функции формирования оперативных технологий функционирования бэк-офиса, задача правильной организации структуры подразделения и четкого распределения функций между рабочими местами становится не такой простой, более того требующей постоянного анализа на адекватность управленческих решений сложившейся ситуации. Постановка задачи Ежедневно из торговых подразделений компании в бэк-офис на обра-ботку поступают тикеты на сделки с ценными бумагами.
Входной поток тикетов не является однородным и классифицируется по типам ценных бумаг, далее - по типам заключенных сделок. Входной поток тикетов не представляет собой простейший поток. Поступающие в бэк-офис тикеты обрабатываются соответствующими АРМ специалистов отдела, время обработки тикетов каждым АРМ является случайной величиной. В системе отсутствует ограничение на длину очереди поступающих тикетов. Из этого следует, что все приходящие тикеты должны быть обработаны. Однако необходимо отметить, что каждый поступающий в бэк-офис на обработку тикет на сделку с ценными бумагами имеет определенный «плановый» срок исполнения, в течение которого он должен быть обработан. В случае если тикет по каким-либо причинам будет обработан с задержкой во времени, то компания будет нести вынужденные убытки в виде выставленных штрафов от контрагентов или нереализованной (упущенной) прибыли. Целью формирования оптимальной структуры отдела является выбор такого количества АРМ (каналов обслуживания) с распределением между ними выполняемых функций, позволяющей эффективно обрабатывать все тикеты на сделки с ценными бумагами, поступающие из торговых подразделений компании. Традиционная модель распределения функций по специалистам АРМ может быть подправлена, исходя из применения широко используемой в поточном производстве двухуровневой (двухкластерной) организации исполнительского персонала бэк-офиса, в которой нижний уровень составляют специалисты, закрепленные (потому специализированные) за конкретными функциями (АРМ), а верхний уровень - специалисты — универсалы, способные как подменить по каким-либо причинам отсутствующих специалистов нижнего уровня, так и более надежно исполнять особо ответственные сделки, обрабатывать новые варианты технологий без какой-либо приостановки общего процесса функционирования подразделения.
Наличие в структуре бэк-офиса специалистов-универсалов характеризует переход от чисто механической системы управления к более органической, в которой «достижение конечных результатов считается главным критерием эффективности деятельности подразделения организации и управления им».[69] Системы органического типа ориентированы на человека, прежде всего на подбор кадров, обладающих высокой профессиональной квалификацией, большим творческим потенциалом, и на создание условий для максимального раскрытия этого потенциала и конкретного использования для решения принципиально новых задач.
Эффекты организации функционирования системы
Экономический эффект от внедрения системы автоматизации значительно усиливается, если она сопровождается улучшением методов организации и управления. Необходимо отметить, что главенствующая роль в автоматизированном управлении принадлежит организационной структуре, которая должна обеспечить работу АРК «Бэк-офис» при неудовлетворительном функционировании комплекса технических средств. Переход к организации работы бэк-офиса как современного организационно-технологического звена инвестиционной компании посредством создания АРК «Бэк-офис», ставит функционирование данного подразделения на совершенно новый качественный уровень. Разработка и внедрение АРК «Бэк-офис» определяют интенсивные процессы упорядочения технологий, процессов и методов управления, структуры, потоков информации, обязанностей специалистов, что было детально рассмотрено во второй и третьих главах диссертации. Общее упорядочение влечет за собой формализацию организационной системы, документальное оформление всех множеств, процессов, методов, обязанностей и т.д.
Основные эффекты организации функционирования АРК «Бэк-офис» заключаются: в своевременной обработке всех входных документов (тикетов, поручений), обеспечивающей получение максимальной прибыли при минимальных затратах; в оперативной подготовке учетных данных по операциям с ценными бумагами для принятия наиболее лучших инвестиционных решений; в своевременной реализации принятых решений. Разработанная организационная структура подразделения обеспечивает: надежность автоматизированного рабочего комплекса, состоящего из ненадежных элементов (машин, персонала и т.д.); безопасность работы в условиях автоматизированного рабочего комплекса; стимулирование труда специалистов; ограничение уровня затрат на управление; возможность развития и совершенствования автоматизированного рабочего комплекса при изменении внешних условий и самого автоматизируемого объекта. Устранение возможности потерь эффекта организации системы требует не только уточнения всех технологий работы бэк-офиса, но и обязательной, жесткой регламентации функций специалистов и предъявления требований к их профессиональной подготовке. Как было рассмотрено в третьей главе, наибольший эффект функционирования бэк-офиса достигается при двухуровневой организации работы специалистов: работа «узких» специалистов в рамках одного АРМ; работа специалистов-«универсалов» в разных АРМ, несмотря на более высокую стоимость таких специалистов. Полученные результаты диссертационного исследования, представленные в табл.22., доказывают, что внедрение двухуровневой организации специалистов бэк-офиса значительно снижает затраты компании на персонал. Известно, что деятельность человека в условиях АСУ определяется организационной системой управления и правовым обеспечением. Организационная система управления - более гибкий элемент, чем правовое обеспечение. Поэтому она должна учитывать действующее законодательство, а также психологию персонала и приспосабливаться к ним.
Человеческий фактор должен тщательно учитываться в автоматизированном рабочем комплексе. Необходимо определять требования, предъявляемые к персоналу в условиях автоматизированного рабочего комплекса, обеспечивать подбор кадров, обучение персонала, распределение функций и приемов работы. Внедрение автоматизированного рабочего места - АРМ позволяет реализовать качественно новую информационную технологию, при которой потребитель информации получает и анализирует интересующие его данные непосредственно в процессе общения с ПЭВМ, что обеспечивает комплексную автоматизацию конкретных задач. В результате экономическая эффективность АРМ формируется не только за счет сокращения затрат на вычислительные работы, но и в результате реального улучшения деятельности бэк-офиса. Экономическая эффективность АРК «Бэк-офис», главным образом, складывается из двух основных компонент: совершенствование функционирования не только бэк-офиса, но и всей инвестиционной компании в результате повышения оперативности и качества принимаемых инвестиционных решений; уменьшение затрат на проведение рутинных расчетных операций и подготовку отчетности по результатам операций с ценными бумагами. Основной целью создания автоматизированной системы независимо от ее вида является повышение эффективности и качества функционирования объекта управления. Степень достижения этой цели определяется величиной экономической эффективности системы, которая базируется на выявлении факторов экономической эффективности и изучении ее источников по каждой задаче. Под источниками экономической эффективности понимаются потенциально существующие резервы улучшения деятельности объекта, которые могут быть приведены в действие соответствующими факторами в результате внедрения конкретных задач системы на как на самом объекте управления, так и в соответствующем управляющем органе рассматриваемого объекта автоматизации. Факторы экономической эффективности системы отражают реальные причины изменения показателей деятельности организации за счет внедрения системы автоматизации.
