Содержание к диссертации
Введение
Глава 1. Характеристика текста делового документа 15
1.1. Семиотический аспект делового документа 15
1.2. Этапы формирования понятия о деловом документе в сознании субъекта: чтение, понимание, интерпретация 24
1.3. Речевые средства делового документа 32
Основные заключения первой главы 46
Глава 2. Восприятие текста делового документа 49
2.1. Восприятие как психический рефлекторно-познавательный процесс 49
2.2. Основные свойства восприятия, их проявления в восприятии текста делового документа 55
Основные заключения второй главы 72
Глава 3. Культура оформления делового документа: теоретическое осмысление и практическое проявление 76
3.1. Формирование понятия «культура оформления делового документа» 76
3.2. Обеспечение нормативного и эстетического свойства делового документа при компьютерном вводе текста. Моделирование оптимальной формы делового документа 83
3.3. Практическое исследование характера присвоения смыслов терминологии документоведения и делопроизводства, зависимости восприятия текста делового документа от его оформления 89
Основные заключения третьей главы 103
Глава 4. Культура оформления делового документа как предмет преподавания 107
4.1. Актуальность изучения учебной дисциплины «Культуры оформления делового документа» 107
4.2. «Культура оформления делового документа» как междисциплинарная учебная дисциплина 113
4.3. Содержательная характеристика учебной дисциплины «Культура оформления делового документа» 117
4.4. Основные подходы к профессионально-личностному развитию студентов в рамках учебной дисциплины «Культура оформления делового документа» 124
Основные заключения четвертой главы 129
Заключение 133
Список использованной литературы и источников 136
- Этапы формирования понятия о деловом документе в сознании субъекта: чтение, понимание, интерпретация
- Основные свойства восприятия, их проявления в восприятии текста делового документа
- Практическое исследование характера присвоения смыслов терминологии документоведения и делопроизводства, зависимости восприятия текста делового документа от его оформления
- Содержательная характеристика учебной дисциплины «Культура оформления делового документа»
Введение к работе
Актуальность проблемы. Разработка проблемы оформления делового документа, формирования культуры фиксации документной информации в масштабах диссертации обусловлены объективными причинами
В современной социокультурной коммуникации практически каждый акт любой сферы деятельности подвержен документированию Для оформления документов в помощь служащим ежегодно издается множество разнообразных пособий, трактующих ГОСТ Р 6 30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации Требования к оформлению документов» Однако научного обоснования для таких рекомендаций не предлагается ни пользователю, ни профессионально заинтересованному лицу В настоящее время любой документ оформляется по заданной структуре, выбор средств оформления тради-ционен, опирается исключительно на обыденно-практическое знание Научное объяснение выбора цвета шрифта, его формы, размера, цвета бланка документа, на наш взгляд, предоставит возможность изменить традициям в пользу эффективности донесения документом информации человеку
В системе отношений «документ - человек» определяющую роль играет фактор живой системы «человек» Индивидуальные психические особенности людей не поддаются математическому просчету, поэтому в процессе считывания документной информации могут проявиться абсолютно полярные свойства нервной деятельности с получением полярного эффекта. Задача оформить документ таким образом, чтобы при перекодировании в привычные образы воспринимающей стороной его форма не создавала барьеров при восприятии и понимании, чтение происходило с минимальными потерями времени и информации, на наш взгляд, является основанием для проведения исследования
Проведенное теоретическое исследование зависимости восприятия текста делового документа от его оформления, а также его практическая проверка позволят предложить способы оформления документов с поэлементным объяснением воздействия на психику человека
Любая деятельность человека, в том числе профессиональная, в организованном сообществе представляет явление культуры Факторы, влияющие на восприятие делового документа, позволяют инициировать формирование такого подраздела профессиональной культуры, как культура оформления делового документа, сформировать понятие и разработать варианты его определения, лежащие в разных плоскостях знания потребительское и философское
Результаты исследования позволят пополнить информационную культуру личности знаниями в части работы с документами Однако существует проблема выбора способа донесения полученных выводов до аудитории На наш взгляд, теоретическое осознание вопроса возможно в учебной деятельности Поэтому нами предложена модель новой учебной дисциплины в системе профессиональной подготовки докумен-товедов
Любая новая учебная дисциплина является производной, поэтому встает вопрос о потребности в ней, ее месте, аналогах и опыте внедрения в систему профессионального образования В настоящее время 129 высших учебных заведений Российской Федерации и их филиалов выпускают специалистов-документоведов Попытки инициировать пробел в практической стороне работы по оформлению документов, вызванный стремительным развитием компьютерных технологий, некоторыми вузами предприняты следующим образом введены курсы по выбору студентов, предлагающие объединить документоведение и информатику, обучить студентов оформлению документа компьютерными средствами и т д Отличие предлагаемого нами подхода в том, что проблема оформления делового документа рассматривается под углом зрения психологии, что позволит смоделировать и научно обосновать форму официального документа с качественно измененными характеристиками Исследования свойств осуществляются не только в рамках психологии, но и наук об искусстве, культуре, семиотике, герменевтике и др В рамках документоведения такой подход не использовался, что дает нам основание считать данное исследование актуальным
Степень научной разработанности проблемы. Анализ специальной литературы показал, что целостного, многоаспектного исследования проблемы оформлешія делового документа как явления культуры, а также подготовки специалистов по этому вопросу в настоящее время не проводилось Тем не менее, отдельные аспекты данной проблематики разработаны в трудах по разным наукам и отраслям деятельности
Осмысление проблемы оформления делового документа как явления культуры, имеющего знаковую природу и зависимость от индивидуальных особенностей психического процесса восприятия каждого отдельного человека, предопределило необходимость разделения изученной литературы и источников по основным группам
В документоведческой нормативной, научной, учебно-профессиональной литературе освещены общие свойства делового документа (Н Б Зиновьева, О М Зусьман, В А Кудряев, Т В Кузнецова, И Н Кушна-ренко, СП Кушнерук, Н С Ларьков, Л В Павлюк, Е А Плешкевич,
И А. Сидорова, А Н Сокова, Ю Н Столяров, Г Н Швецова-Водка), в государственных стандартах представлены требования к оформлению делового документа, перечень терминов и определений, используемых в документовсдеиии и архивоведении (ГОСТ Р 6 30-2003, ГОСТ Р 51141-98)
В трудах по психологии и искусствоведению широко представлены и проработаны вопросы психологии восприятия (В Аллахвердов, А.Л Алюшин, В А Барабанщиков, Н Н Данилова, ТА Доброхотова, А А Яковлев, А А Митькин, Р С Немов, Е Н Рогов, Н В Брызгав, А В Петровский, С Л Рубинштейн, Г Г Граник, В В Кандинский, М Бретенс-ки) Существуют разработки в части психологии чтения (Э Л Шапиро, Л А Гордон), однако эти исследования отражают преимущественно опыт чтения текстов художественной литературы Некоторыми авторами была предпринята попытка адаптировать описанный опыт применительно к чтению документа (Н Б Зиновьева)
Идея документа как семиотического объекта нашла свое подкрепление в трудах по семиотике (А Манегетти, В П. Гриценко, В А Григорьев, Н Б Мечковская, Ч У Моррис, И А Саяпина, ІО С Степанов), информатике и информационной культуре (Г Г Воробьев, Р.С Гиляревс-кий, ГА Голицын, АН Дулатова), а так как главной ценностью делового документа является его текст, источником анализа в нашем исследовании стала литература по герменевтике, раскрывающей проблему понимания и интерпретации текстов, (А А Яковлев, X Г Гадамер, М М Бахтин, В Аллахвердов, Э Нойман)
Поскольку особую роль в оформлении делового документа играет выбор речевых средств, нами для отражения данной составляющей делового документа использовались труды в области филологии, языкознания, риторики и культуры речи (Т Г Васильева, Л А Введенская, А И Дунев, М В Колтунова, Д Э Розенталь, М И Тимофеев)
Как выявлено в процессе изучения публикаций по теме диссертации, полноценные исследования по проблемам подготовки специалис-тов-документоведов в части оформления деловых документов, опирающиеся на психологию и научно обоснованные, отсутствуют Известны лишь материалы научно-практических конференций и методические указания, в которых весьма незначительно представлен опыт подготовки студентов к деятельности по оформлению деловых документов, смежной с документоведением и компьютерной подготовкой (И А Тюкави-на, В Е Леончиков, Н Н Надеева, Ю Г Кирюхин, Л Р. Фионова)
Недостаточная теоретическая разработанность вопросов культуры оформления делового документа, подготовки специалистов-документо-ведов в этой области определила выбор темы настоящего исследования, его объект, предмет, цель и задачи
Объект исследования - деловой (официальный) документ
Предмет исследования - формирование культуры оформления делового документа путем совершенствования формы его элементов под влиянием особенностей восприятия текста (психологические, документе ведческие и педагогические аспекты)
Цель исследования - выявление факторов, определяющих оптимальный способ оформления делового документа и формирующих понятие «культура оформления делового документа», трансформация полученных результатов в учебный курс
Задачи исследования:
рассмотреть деловой документ с позиции других наук (семиотики, герменевтики) для определения морфологической (материальной) структуры и смысловой (идеальной) наполняемости,
описать сущность текста делового документа - синтаксис, свойства, стиль, средства,
рассмотреть восприятие как психический процесс, его природу, свойства, связь с другими психическими процессами в контексте восприятия текста делового документа,
охарактеризовать процесс чтения, понимания, интерпретации субъектом текста делового документа,
определить факторы (графические, речевые), влияющие на комфортность восприятия текста делового документа,
создать на основе выявленных факторов теоретическую модель оптимальной формы делового документа,
исследовать зависимость восприятия текста делового документа от средств его оформления с помощью эксперимента, проверить теоретическую модель практически,
сформировать понятие культуры оформления делового документа, его структуру, специфические особенности, основываясь на результатах исследования,
преобразовать основные результаты исследования в учебный курс, описать основную содержательную наполняемость,
описать место нового учебного курса в системе профессиональной подготовки документоведов, обосновать актуальность курса, его задачи и методы
Методологическая база исследования. Поскольку документ может предстать объектом изучения одновременно нескольких наук и сфер деятельности, при разработке проблематики настоящего исследования мы опирались на фундаментальные науки и существующие исследования в области документоведения (В А Кудряев, Т В Кузнецова,
С П Кушнерук, Н Б Зиновьева, Е.А Плешкевич, Ю Н. Столяров, А Н Сокова, Н С Ларьков, М В Ларин, В И Андреева, М П Илюшенко, В И Кокорев, В М Магидов, К И Рудельсон, Е А Степанов, Л Р Фионова, В Ф Янкова), информатики и теории информации (ГГ Воробьев, PC Гиляревский, Б С Илизаров, В Д Банасюкевич, ГА Голицын, А Н Ду-латова), семиотики (Ч У Моррис, Ю С Степанов, В А Григорьев, Н Б Мечковская, В П Гриценко, И А Саяпина), герменевтики (М М Бахтин, X Г Гадамер, Э Л Шапиро, В. Аллахвердов, В П Кохановский), гносеологии (И Кант, Г Гегель, Р Декарт, НА Бердяев, М Хайдеггер, ГА Гадамер, Л А. Микешина, А И Солодин, М Н Руткевич, В М Спирин, В А Тишков, С В Соколовский), психологии (В Аллахвердов, А Л Алюшин, В А Барабанщиков, Н Н Данилова, ТА Доброхотова, А А Яковлев, А А Митькин, PC Немов, EH Рогов, Н В Брызгов, А В Петровский, С Л Рубинштейн, Г Г Гранин, В В Кандинский, М Бретенс-ки), теории культуры (Ю М Лотман, АС Кармин, В В Кандинский, И И Горлова, А А Радугин, А И Арнольдов, В А Бачинин, В П. Гриценко), лингвистики (Д Э Розенталь, Л А Введенская, М В Колтунова, ТГ Васильева), педагогики (П И Пидкасистый, И П. Подласый, В А Сласте-нин, СД Смирнов, 3 В Никонова, PC Пионова, М В Буланова-Топоркова)
Характер исследования обусловил применение различных методов Так, анализ специальной литературы позволил определить структуру и свойства делового документа, рассматриваемого в разных плоскостях физической, семиотической, герменевтической, провести аналогию и определить характер восприятия физических показателей делового документа, а также смоделировать его оптимальные показатели, глубже рассмотреть коммуникативные качества речи, выделить эффективные приемы речи при воздействии на оппонента
Был проведен системный анализ трудов, раскрывающих тему исследования с разных сторон Явления и понятия этих наук и сфер практической деятельности были применены к документоведению и позволили сформировать новое понятие «культура оформления делового документа»
Практическое исследование зависимости восприятия текста делового документа от способа его оформления предопределило выбор социологических методов - анкетирование, эксперимент
В процессе исследования был применен метод моделирования для описания обобщенной модели новой учебной дисциплины в профессиональной подготовке документоведов
Научная новизна:
впервые вопросы психологии и делопроизводства рассматриваются в прямой зависимости, в результате чего процесс оформления делового документа предстает как субкультура в макросистеме социокультурной коммуникации, имеющая систему знаний, норм, регулятивов,
свойства восприятия соотнесены с физическими характеристиками делового документа, в результате чего смоделирована теоретическая модель оптимальной формы делового документа,
проведено практическое исследование зависимости восприятия текста делового документа от его оформления, призванное доказать теоретическую модель оптимальной формы делового документа,
впервые использование цвета при оформлении делового документа рассмотрено как равноценный фактор восприятия текста делового документа,
акцентуализированы особенности процесса зрительного восприятия, изложен характер их проявления при чтении делового документа;
описаны процессы чтения, понимания, интерпретации субъектом текста делового документа,
разработано понятие «культура оформления делового документа», основанное на свойствах делового документа, имеющее два значения нормативно-эстетическое и материально-идеальное,
проведенные теоретические и практические исследования позволили разработать новую учебную дисциплину в профессиональной подготовке документоведов «Культура оформления делового документа»
Теоретическая значимость исследования заключается в аналитическом изучении делового документа сквозь призму наук семиотики, герменевтики, психологии, лингвистики, которое дает основание для осмысления комплексной системы факторов, влияющих на восприятие текста делового документа
Определены факторы (графические, речевые), влияющие на комфортность восприятия текста делового документа На основе выявленных факторов создана теоретическая модель оптимальной формы делового документа, которая была проверена практически
Теоретически разработано понятие «культура оформления делового документа», пополняющее терминологический глоссарий документо-ведения
Обоснована актуальность новой учебной дисциплины «Культура оформления делового документа» в системе профессиональной подготовки документоведов, показаны интеграционные связи данной дисцип-
лины с другими науками и сферами практической деятельности, предложена содержательная наполняемость предмета, средства и методы
Практическая значимость исследования заключается в том, что результаты практического исследования зависимости восприятия текста делового документа от его оформления являются основанием для проецирования оптимальной формы делового документа, которая может успешно использоваться в практической работе с документами специалистами любой сферы деятельности
Описанные способы оформления элементов с поэлементным объяснением воздействия на психику человека позволяют их использовать в деловой коммуникации в качестве дополнительных приемов воздействия на оппонента
Содержательная характеристика и основные подходы к профессионально-личностному развитию студентов, разработанные в диссертации, формируют учебную дисциплину «Культура оформления делового документа», которая может быть включена в учебный план по специальности «Документоведение и архивоведение»
Положения, выносимые па защиту:
Положения семиотики и герменевтики, применяемые к докумен-товедению, расширяют границы познания его основного объекта документа Документ предстает дискретной субстанцией с многоуровневой знаковой и смысловой структурой, с новым осознанием положения в системе коммуникаций
Комфортность восприятия текста делового документа находится в прямой зависимости от проявлений свойств зрительного восприятия субъекта Существует возможность теоретическим путем и практическим подтверждением приблизиться к созданию эстетической формы делового документа, оптимальной для восприятия большинства людей Характер зрительного восприятия является условием понимания и интерпретации текста документа
Теоретически оптимальная модель делового документа представляет собой фиксацию информации на белом бланке формата А4 знаками черного цвета нормальной насыщенности, кегль 14 пунктов, выбор шрифта - пропорциональный с засечками типа Times New Roman, начертание литер в ключевых словах - полужирный черного цвета, особый акцент придается с помощью красного цвета
Практически сформированная оптимальная модель делового документа имеет отличие от теоретической в одной позиции призванный активировать работу нервных рецепторов красный сигнальный цвет ключевых слов текста остался за чертой факторов, названных участниками
эксперимента как факторы, повышающие комфортность восприятия, а, значит, скорость чтения
4 В терминологию документоведения может быть введен термин
«культура оформления делового документа», имеющий следующие оп
ределения
нормативно-эстетическое, культура оформления делового документа - это совокупность эстетических, нормативных, речевых свойств официального документа, придающих ему гармоничность, целостность, делающих его адекватным участником коммуникативного процесса,
материально-идеальное культура оформления делового документа - это достижение единства материальной формы и идеального содержания делового документа
5 В профессиональную подготовку документоведов в рамках кур
сов по выбору студентов может быть введена новая учебная дисциплина
«Культура оформления делового документа», синтезирующая знания
психологии, документоведения, информатики, обучающая максимально
эффективно использовать знания о проявлении свойств зрительного вос
приятия в делопроизводстве
Апробация результатов исследования. Основные положения и выводы диссертации были опубликованы в статьях и представлены на научно-практических, научно-теоретических, научно-технических конференциях и семинарах различного уровня
«Терминология документоведения и смежных отраслей знаний» (Киев, 2008),
«Коммуникация в социально-гуманитарном знании, экономике и образовании» (Минск, 2008),
«Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении» (Пенза, 2008),
«Информационная культура и креативный потенциал общества и личности» (Краснодар, 2008),
«Наука, культура, образование глазами молодых ученых» (Краснодар, 2008),
«Современные проблемы исследования социокультурной сферы» (Орел, 2007),
«Информационные и коммуникационные науки в изменяющейся России» (Краснодар, 2007),
«Информационная культура общества и личности в XXI веке» (Краснодар, 2006».
Структура диссертации. Диссертация состоит из четырех глав, введения, заключения, списка использованной литературы и источников
Этапы формирования понятия о деловом документе в сознании субъекта: чтение, понимание, интерпретация
Зафиксированная информация не имеет ценности сама по себе, отдельно от ее адресата, субъекта восприятия текста. Взаимодействие текста и адресата происходит в процессе декодирования информации, иначе говоря, в процессе чтения, который является связующим звеном, способом донесения мыслей, намерений автора текста читателю.
Умение читать воспитывается социально-культурной средой человека. Умение читать - не просто умение распознать графические знаки и их толкование. Это сложный процесс, в результате которого воспринимаемая информация воздействует на психо-эмоциональное состояние человека, достигает его понимания, осознания и, как следствие, собственной критической оценки, интерпретации.
Исследование процесса чтения, его эффективности в личностно-психологическом и в социально-психологическом отношении занимается такая наука, как психология чтения. В рамках этой науки исследуется восприятие читателем цвета, размера, гарнитуры шрифта, размещения текста на странице и т.д. Эти графические особенности оказывают влияние на скорость чтения и на понимание смысла текста. При чтении текста делового документа задействовано зрительное восприятие человека, которое доминирует над другими видами восприятия только у части людей. Поэтому промежуток времени между началом чтения текста и достижением его понимания, то есть скорость чтения, у всех будет персональной.
В результате многолетних исследований были обнаружены некоторые факторы, влияющие на восприятие текста. Например:
- начальные буквы слова имеют большее значение для понимания его смысла, чем буквы, стоящие в конце слова и в его середине;
- длина слова — важнейший показатель его грамматической формы, и, следовательно, значения;
- учет контекста значительно облегчает интерпретацию смысла многозначных слов;
- на характер восприятия слов по-разному влияет правый и левый контекст.
Слова слева практически не влияют на характер восприятия неоднозначного термина (понятия). Напротив, слова справа захватываются периферическим зрением и имеют большее значение для его смысловой интерпретации; текст состоит из разрозненных кусков. Его элементы следуют один за другим в вариативной последовательности. На восприятие текста воздействует не столько само содержание частей, сколько их монтажная взаимосвязь.
В процессе чтения человек не просто устанавливает смысловые связи между воспринятыми положениями. Он неосознанно объединяет их в смысловые куски. В результате мелкие детали отсеиваются, забываются, а в сознании сохраняются лишь сделанные обобщения.
Восприятию способствуют и предиспозиционные факторы знакомства с текстом. Предиспозиционными факторами являются некоторые характеристики текстов, например, фамилия исполнителя документа, заголовок, тематика, оформление, объем документа и т.д. Эти факторы читатель воспринимает, оценивает еще до начала восприятия текста и они начинают действовать субъективно, настраивать человека на определенную готовность к дальнейшему восприятию, т.е. формируют соответствующую установку. Установка - это своего рода предвидение, предвосхищение, прогнозирование текста до его непосредственного прочтения. Она управляет восприятием текста, заставляя выделять в тексте те элементы, детали, факты, которые заранее читатель планирует встретить [118].
Культура чтения деловых документов предполагает наличие у читателя единой установки (предвидения смысла текста), когда возможно прогнозирование одного-единствеиного варианта прочтения. Гибкая установка, с возможностью различного толкования текста, характерна читателям в большей мере в момент чтения художественных, научных и подобных текстов. В этом случае чтение становится творческим процессом и формирует новое осознание материала.
Один и тот же документ обладает набором различных качеств, проявляющихся в зависимости от социальной позиции, интереса, эрудиции, культуры читателя. В читателе «сосуществуют» различные информационные потребности и интересы, в зависимости от доминирующих в данный момент установок он обладает способностью по-разному воспринимать текст. Восприятие текста, понимание его и интерпретация в процессе чтения делового документа осуществляется на разных уровнях:
- лексико-грамматический уровень — выбор адекватных выразительных средств отображения фрагмента реальности;
- информационный уровень - характеристика текста с точки зрения важности, новизны, срочности и т.д., сообразуясь со своим уровнем понимания и компетентности;
- логический уровень - проверка текста на последовательность, непротиворечивость, доказательность, наличие органической связи всех частей и законченность каждой, а также текста в целом;
- прагматический уровень - достижение соответствия с потребностями читателя, получение сведений, имеющих прикладное значение для него [118].
В процессе чтения текста происходит понимание предлагаемой информации. Понятие «понимание» толкуется словарем русского языка СИ. Ожегова [86, С. 561] как «способность осмыслять, постигать содержание, смысл, значение чего-либо».
Психологами предполагается существование двух этапов понимания: один - формирование понятия, а другой — моментальное усмотрение структуры [103].
На этапе формирования понятие в сознании человека приобретает узнаваемую форму и общекультурный обобщенный смысл, пробуждающий у разных людей разные образы.
Слова или группы слов многозначны и воспринимаются в заложенном автором текста смысле только в момент озарения, так называемого «инсай-та». Инсайт - внезапное и тесно связанное с прошлым опытом понимание существенных отношений и структуры ситуации в целом, посредством которого достигается осмысленное решение проблемы.
Понятие «смысл» является ключевым в решении проблемы понимания. Смысл - это не только синоним значения языковых выражений (слов, предложений и т.п.). Это сложное, многогранное явление. Так, М. Хайдеггер считает, что, во-первых, под смыслом необходимо иметь в виду «к чему» и «ради чего» всякий поступок, свершение. Во-вторых, у смысла есть направленность, точнее, он сам есть направленность к какому-то концу, - т.е. предназначение, конечная цель чего-либо (смысл проекта, смысл программы и т.д.) [17]. Главная задача в создании текста - наиболее точное отражение в понятиях авторского смысла. Отражение в документе должно быть таким, чтобы читающий так же полно смог отразить в своём сознании зафиксированную информацию. Для этого не должно происходить искажения смысла в реализации схемы субъект - документ - субъект. Таким образом, изначально при создании документа подразумевается двойное отражение информации. М.М. Бахтин считал, что, когда текст становится объектом нашего познания, мы можем говорить об отражении отражения. Понимание текста и есть правильное отражение отражения: «через чужое отражение к отражённому объекту» [6; С. 384]. Именно этот процесс, по нашему мнению, является важным и одним из самых ценных в документоведении.
Представитель современной французской герменевтики Поль Рикер считает, что понимание никогда не отрывается от познания, а просто представляет собой «этап в работе по присвоению смысла», это выявление мышлением смысла, скрытого в знаке [17].
Основные свойства восприятия, их проявления в восприятии текста делового документа
Из всех познавательных процессов именно восприятие наиболее тесно связано с преобразованием информации, поступающей прямо из внешней среды. При этом формируются образы, которыми в дальнейшем оперируют внимание, память, мышление, эмоции. К основным свойствам восприятия следует отнести следующие: предметность, целостность, структурность, константность, осмысленность, апперцепция, которые напрямую задействованы в восприятии текста делового документа [ 103].
Предметность - это способность отражать объекты и явления реального мира не в виде набора не связанных друг с другом ощущений, а в форме отдельных предметов. Предметность не является врожденным свойством восприятия. Возникновение и совершенствование этого свойства происходит в процессе онтогенеза, начиная с первого года ребенка. Предметность проявляется в том, что объект предстает перед нами именно как обособленное в пространстве и времени отдельное физическое тело. Наиболее ярко данное свойство проявляется в феномене выделения фигуры (предмета или объекта восприятия) из фона. Предмет - это то, на чем сосредоточено в данный момент восприятие и фон - все, что образуют другие предметы, действующие на нас в то же время, но отступающие, по сравнению с объектом восприятия, "на задний план".
Первоначально различие между фигурой (предметом) и фоном возникло в изобразительном искусстве. Фигурой принято называть замкнутую, выступающую вперед, привлекающую внимание часть феноменологического поля, а все, что окружает фигуру, представляет собой фон. Таким образом, воспринимаемая реальность всегда разделяется как бы на два слоя: на фигуру - образ предмета, и фон - образ окружающего предмет пространства. Вследствие такого расчленения предметность сохраняет некоторую независимость восприятия от фона, на котором выступает объект.
В психологии данная проблема впервые стала рассматриваться как самостоятельная датским психологом Э. Рубином. Он обнаружил, что при прочих равных условиях поверхность с четкими границами, обладающая меньшей площадью, стремится приобрести статус фигуры, и тогда все, окружающее ее, воспринимается как фон. Здесь возможность разделения на фигуру и фон определяется ограниченностью в пространстве. Большое значение имеет степень контрастности: если она мала, то фигура сливается с фоном и остается невоспринятой. Различием фигуры и фона гештальтисты пытались объяснить наше восприятие реальных предметов - то, почему мы обычно видим вещи, а не промежутки между ними, окаймленные вещами, и т.п., совершенно не учитывая более существенной значимости реальных вещей [103].
Следует отметить, что соотношение предмета и фона - это соотношение динамическое. То, что в данный момент относится к фону, может через некоторое время стать предметом, и наоборот, то, что было предметом, может стать фоном. Выделение предмета из фона связано с особенностями нашего восприятия, а именно с предметностью восприятия. Легче выделяется то, что в действительности является отдельным предметом и хорошо знакомо из прошлого опыта. Гораздо хуже выделяются отдельные части предмета. В этом случае часто требуется усилие для того, чтобы воспринять часть как особый объект. Выделение предмета затруднено также в том случае, если предмет находится в окружении схожих предметов. Следовательно, для того чтобы облегчить выделение объекта из фона, необходимо усилить его отличие. И наоборот, там, где надо затруднить выделение предмета из фона, необходимо уменьшить их различие.
Выделение предмета из фона облегчает, во-первых, знание того, что надо найти, в особенности, если это конкретный образ предмета. Во-вторых, выделение предмета их фона облегчает возможность обвести контуры предмета или перебрать предметы руками, т.е. возможность манипуляции предметами. В-третьих, выделение предмета из фона облегчает опыт подобной деятельности. Поэтому в практике делопроизводства принято использование контрастных цветов для наилучшего выделения предмета (знаков) из фона и облегчения восприятия информации. К тому же, цветная печать или цветной фон, снижающие контрастность фигуры (знака) и фона создают дополнительную трудность в практической работе с документом. Так, например, иногда требуется сделать с документа ксерокопию. С документа с низкой контрастностью цветов фона и фигур (к примеру, желтые буквы на голубом фоне) сделать копию хорошего качества нельзя [74; С. 67].
Под этим понимается внутренняя органическая взаимосвязь частей и целого в образе. В отличие от ощущения, отражающего отдельные свойства предмета, восприятие дает целостный образ предмета.
Он складывается на основе обобщения получаемой в виде различных ощущений информации об отдельных свойствах и качествах предмета. Компоненты ощущения настолько прочно связаны между собой, что единый сложный образ предмета возникает даже тогда, когда на человека непосредственно действуют только отдельные свойства или отдельные части объекта. Этот образ возникает условно-рефлекторно вследствие связи между различными ощущениями (т.е. целостность восприятия выражается в том, что даже при неполном отражении отдельных свойств воспринимаемого объекта происходит мысленное достраивание полученной информации до целостного образа конкретного предмета).
Важность роли восприятия части в восприятии целого не означает, что для узнавания предмета необходимо воспринимать все его части. Многое из того, что имеется в объекте, совсем не воспринимается, или воспринимается неясно, или не может быть воспринято в данный момент, но тем не менее мы узнаем предмет. Это происходит потому, что каждый предмет имеет характерные, только ему присущие опознавательные признаки. Отсутствие именно этих признаков в восприятии мешает нам опознать предмет, в то же время отсутствие других, менее существенных признаков при наличии в восприятии существенных не мешает узнать то, что мы воспринимаем. Так, специалист, «пробежав» глазами специфический текст, понимает его смысл по первым слогам слов, их привычным очертаниям.
Взаимоотношение восприятия целого и части неодинаково на разных этапах ознакомления с предметом. Причем существенную роль здесь играют индивидуальные различия людей. Начальный период восприятия у большинства людей характеризуется тем, что на первый план выступает восприятие целого, без выделения отдельных частей. У некоторых людей наблюдается обратное явление: в первую очередь различаются отдельные части предмета.
В соответствии с индивидуальными различиями по-разному протекает и второй этап восприятия. Если сначала воспринимается общая форма предмета без ясного различения его отдельных частей, то в дальнейшем части объекта воспринимаются все более отчетливо. И наоборот, если первоначально выделялись только части предмета, то совершается его переход к целому. В конечном итоге, как в том, так и в другом случае, достигается восприятие в целом при достаточно ясном различении его отдельных частей.
Важно отметить, что восприятие целого и его частей зависит не только от индивидуальных особенностей, но и от целого ряда других факторов - например, предшествующий опыт и установка.
Образы, которыми оперирует зрительная система взрослого человека, -результат длительного обучения, а сам акт восприятия обязательно включает в себя узнавание и воспроизведение (то есть процессы памяти).
Современные нейрофизиологические исследования говорят о наличии двух относительно сепаратных, но тесно взаимодействующих подсистем зрения (возникших на ранних этапах филогенеза позвоночных), одна из которых реализует интегративную оценку зрительной ситуации, общую пространственную ориентировку и локализацию стимулов, а другая - тонкий детальный анализ [78, С. 108]. В новой ситуации первой включается система интегра-тивной оценки, в привычной обстановке она может быть адаптирована и потому пассивна. Следовательно, необходимы специальные средства активации мышления, как то: смысловые акценты, выделение слов шрифтом, размером, цветом и др.
Алан Пиз, известный американский эксперт по методикам и технологиям человеческого общения, называет использование средств активации мышления «тактикой вовлечения»: приемы оформления и составления, облегчающие чтение писем [95; С. 112].
Один из приемов вовлечения, по Алану Пизу, - абзац с увеличенным отступом. Выделяя ключевые абзацы с помощью увеличенного отступа, можно привлечь внимание к этим абзацам и разбить документ таким образом, что он становится более удобочитаемым.
Практическое исследование характера присвоения смыслов терминологии документоведения и делопроизводства, зависимости восприятия текста делового документа от его оформления
Проблема адекватного восприятия и понимания текста делового документа является одной из актуальных проблем, от решения которой во многом зависит эффективность деятельности предприятий и организаций.
В сознании каждого человека существуют знаковые модели понятий с присвоенным однажды значением. В течение жизни значения знаковых моделей пересматриваются крайне редко, предпосылки к их изменению возникают, в основном, в процессах познания и обучения. Существует выражение «говорить на разных языках», которое прямо указывает на разные понятийные системы разных людей, образующие межличностные противоречия. Аналогичные противоречия возникают в профессиональной деятельности людей, в которой часто речь партнёра выражается невербально и фиксируется в документе. Само понятие «документ», используемое много и часто, нередко употребляется интуитивно, предполагая смысл, как будто известный всем. В действительности, чётко обозначить границы понятия «документ» удаётся не каждому, а значит, и смысл этому понятию присваивается разный. Речь документа имеет гораздо меньше возможностей выражения мысли, по сравнению с устной вербальной, сокращена в объёме, дистанционна, заочна, а поэтому зависима от условий: кто, когда, при каких обстоятельствах, в каком психофизическом состоянии воспримет её. Так как деловой документ, отражающий функционирование учреждения, направляется деловому партнеру - не учреждению в целом, а конкретному человеку или группе лиц, осуществляющих деловую деятельность, от личностных особенностей конкретного реципиента во многом зависит интерпретация делового документа всем учреждением.
Преимуществом речи невербальной является её возможность более интенсивного воздействия на зрительное восприятие субъекта с помощью графических приёмов оформления документа. Существуют стандарты и рекомендации оформления текстов деловых документов. Однако единых физических признаков для делового документа не предусматривается. ГОСТом 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» лишь рекомендуется использовать бланки документов светлых тонов и формат бумаги А-4, А-5.
Этот факт способствует многообразию представлений о физической форме делового документа. Необходимо заметить, что не только общая форма документа, но и содержание его формуляра имеет расхождения в организациях. Так, например, служащие администрации муниципального образования город Краснодар используют в своей работе «Инструкцию по делопроизводству в администрации муниципального образования город Краснодар» 2005 года. Инструкция имеет расхождения с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», которые, к сожалению, носят только рекомендательный характер. В связи с этим возникает диссонанс в оформлении документов разных предприятий, учреждений, организаций. Различия в форме и содержании одних и тех же документов разных деловых партнеров вызывают затруднения в их толковании, возникающие от несоответствия установки читающего документ его реальной форме. Конечно, можно пренебречь этим фактом в силу его незначительности, однако, практика показывает, что неграмотно оформленный документ иногда искажает или утрачивает истинный смысл отраженной информации, а также отнимает время на поиск информации, стандартно располагавшейся в определенном инструкцией месте (например, отсутствие заголовка к тексту документа, номера и даты; часто непонятно, кто исполнитель документа, куда обращаться с уточнением запроса, с ответом; грифы утверждения и согласования оформляются и располагаются произвольно; реквизит «печать» ставится на каждую подпись руководителя организации и т.д.).
Использование единой инструкции и стандарта, несомненно, облегчит процесс оформления документа и последующего восприятия его. Но выявленные психологические свойства человека, проявление свойств его зрительного восприятия позволяют предположить, что эффективность чтения делового документа возможно повысить. Как было показано выше, форма, цвет, размер - это признаки, влияющие на восприятие, в том числе и на восприятие текста документа. И каков бы ни был закладываемый автором смысл текста, толкование его реципиентом будет зависеть и от физических характеристик документа, его оформления. Сочетание тех или иных признаков делового документа способно затруднить восприятие текста или же обратить внимание реципиента на ключевые слова, тем самым ускоряя понимание.
Как правило, оценка документа по физическим характеристикам и ориентация его на потребителя осуществляется на интуитивной основе, без выяснения того, насколько действительно воздействуют на сознание реципиента те или иные признаки.
Эта проблема стала предпосылкой проведения опроса среди служащих, задействованных в документопроизводетве. В предварительном порядке были сформулированы вопросы:
1) с целью узнать точку зрения отдельного реципиента, его смысловую окраску понятий:
деловой документ,
культура оформления делового документа (в чём она выражается);
2) с целью узнать важность для отдельного реципиента нормативных до кументов по делопроизводству:
нужны ли инструкции по делопроизводству, ГОСТы, правила оформления делового документа? (а) да, б) да, это важно только с эстетической точки зрения, в) нет, так как они только добавляют сложности в работе, г) нет, не имеет значения, как оформлен документ, главное, чтобы вся необходимая информация была отражена, д) другое);
руководствуетесь ли Вы нормативными документами при оформлении Ваших документов, если да, то какими?
Также было определено положение, нуждающееся в проверке: на комфортность восприятия текста делового документа влияет его оформление.
Опрос проводился очно, частично в форме интервью с фиксацией ответов опрашиваемых в бланке ответов. На три вопроса опрашиваемым предлагалось самостоятельно сформулировать ответ. Один вопрос был закрытым -набор вариантов ответа был предложен. Так же был применён метод проективного эксперимента, направленный на подтверждение определенного ранее положения: опрашиваемым демонстрировались документы, оформленные по-разному, и предлагалось оценить элементы оформления документа как фактор комфортности восприятия по трём позициям - элементы, повышающие комфортность восприятия, снижающие и не влияющие на неё. Для этого испытуемым предлагались следующие варианты оформления документа:
Текст № 1 - стандартный вариант оформления, является базисным для изменения других вариантов. Используются: пропорциональный шрифт с засечками Times New Roman черного цвета, кегль 14 пунктов; величина табуляции - 1,27 см; межстрочный интервал - 1; бланк белый, формат бланка А4; смысловые части разделены абзацами.
Текст № 2 - цвет шрифта - синий (приглушает раздражение, подчёркивающий дистанцию).
Текст № 3 - происходит выделение полужирным шрифтом ключевых слов текста.
Текст № 4 - происходит выделение полужирным шрифтом красного
цвета (стимулирующий, активный) ключевых слов текста.
Текст № 5 — смысловые части текста не разделены абзацами.
Текст № 6 - кегль шрифта 14 заменен на более мелкий -12.
Текст № 7 - шрифт Times New Roman заменен на моноширинный шрифт без засечек a_CopperGothCaps, не типичный для использования в деловых документах; используется выделение полужирным шрифтом красного цвета (стимулирующий, активный) ключевых слов текста.
Текст № 8 - бланк документа зелёного цвета (статичный, уравновешивающий).
Текст № 9 — бланк документа содержит рисунок, расположенный за текстом.
Текст № 10 — выделение ключевых слов текста осуществляется с помощью подчеркивания.
Текст № 11 - используется межстрочный интервал 1,5 вместо общепринятого одинарного.
Опрос проводился в 2007 году, в нем приняли участие 36 человек разного пола, возраста, имеющие опыт работы с деловыми документами из числа руководителей общеобразовательных учреждений и специалистов отдела образования Прикубанского внутригородского округа города Краснодара. Время, необходимое для ответа, не учитывалось.
Так как исследование проводилось очно, ситуация интервьюирования, по форме близкая к обычному разговору, способствовала возникновению непринуждённой обстановки, общения и возможности вести наблюдение за психологическими реакциями респондента, а также своевременно устранять проблему незапланированного неверного восприятия вопросов.
Содержательная характеристика учебной дисциплины «Культура оформления делового документа»
Междисциплинарность учебной дисциплины КОДД обуславливает многоаспектный характер её содержания, и каждый рассматриваемый аспект представляет собой логически завершённую часть, так называемый модуль учебного материала. В основу модульной интерпретации учебной дисциплины, согласно М.В. Булановой-Топорковой [92, С. 165], должен быть положен принцип системности, предполагающий:
системность содержания, то есть то необходимое и достаточное знание (тезаурус), без наличия которого ни дисциплина в целом, ни любой из её модулей не могут существовать;
чередование познавательной и учебно-профессиональной частей модуля, обеспечивающее алгоритм формирования познавательно-профессиональных умений и навыков;
системность контроля, логически завершающего каждый модуль, приводящая к формированию способностей обучаемых трансформировать приобретённые навыки систематизации в профессиональные умения анализировать, систематизировать и прогнозировать инженерные решения.
Каждый модуль учебной дисциплины КОДД содержит познавательную и учебно-профессиональную часть. Познавательная часть предполагает знания, основанные на теории, исследованиях, выводах других наук и сфер практической деятельности. Задача познавательной части модуля учебной дисциплины КОДД заключается в формировании базисных знаний - усиление фундаментальной подготовки, дающей обучаемому умение выделить в конкретном предмете (например, семиотике, психологии) базисную инвариантную часть его содержания, которую после самостоятельного осмысления и реконструирования он сможет использовать на новом уровне при изучении другого объекта (документа).
Учебно-профессиональная часть модуля дисциплины является адаптацией полученных базовых знаний других наук и сфер практической деятельности к объекту изучения дисциплины. Прикладные аспекты разрабатываются с учетом специальности, то есть курс профилируется, кроме того, выполняющий учебные задачи курс соответствующим образом структурируется.
Учебная дисциплина КОДД содержит три модуля, два из которых базируются на научных дисциплинах: семиотике, психологии, лингвистике, до-кументоведении. Третий модуль представляет собой интеграцию знаний, полученных в предыдущих модулях применительно к объекту дисциплины. Также третий модуль содержит большую практическую работу, включающую студента в активный познавательный процесс, побуждающий его к самостоятельному формированию системы знаний.
Рассмотрим основное содержание модулей учебной дисциплины кодц.
Модуль 1 «Характеристика текста делового документа».
Одномерная форма делового документа как форма подачи информации. Дискретный анализ делового документа с позиции семиотики: анализ семиотических единиц документа (знак, язык, текст, контекст). Знаковая природа отражения информации (взаимосвязь формы и смысла). Язык как система знаков. Особенности языка (влияние времени и общества, язык -продукт и достояние людей, зависимость от области использования). Приобретение знаками новых смыслов при комбинировании - образовании текста. Понятие и функции контекста в культурном и языковом круге человека и сообщества людей. Официально-деловой стиль как культурная и языковая норма в документоведении и деловых отношениях: принципы, выразительные средства, характерные особенности и степень их воздействия на оппонента.
Процесс декодирования информации - чтение. Составляющие процесса чтения: восприятие (первичное отражение и осознание человеком объекта), понимание (формирование понятия в сознании субъекта), осознание (мгновенное усмотрение структуры), интерпретация (формирование личного знания субъекта о документе). Процесс двойного отражения информации при создании текста, реализуемого по схеме субъект - документ - субъект.
Специфические особенности делового общения, письменной дистанционной речи. Предпосылки к формированию унифицированных и стандартизированных текстов деловых документов, предполагаемый результат и причины отклонения. Свойство психо-эмоционального воздействия на субъекта речевых средств делового документа, обеспечивающее управленческую функцию делового документа. Применение приёмов устной речи - паузирования и интонирования — в письменной речи делового документа
Требования к знаниям и умениям студента по модулю 1:
Студент должен:
иметь представление о семиотической картине мира;
понимать сущность составляющих семиотики: семантики, синтактики, прагматики, а также их взаимосвязь;
уметь проецировать семиотическую модель картины мира на более узкую сферу документоведения;
объяснить документ с точки зрения семиотики и герменевтики;
понимать знаковую природу документа;
владеть понятийным аппаратом семиотики документа с точки зрения градации составляющих: знак, язык, речь, текст, контекст;
понимать свойства составляющих документа;
знать алгоритм чтения документа;
понимать психологических процесс чтения документа, его понимания и интерпретации;
уметь анализировать процесс чтения, понимания и интерпретации документа, делать выводы о факторах, влияющих на этот процесс;
знать особенности стиля написания текста документа и уметь их применить в практической работе;
иметь представление о коммуникативных качествах речи делового документа;
уметь различать речевые средства по силе и результату воздействия;
уметь адаптировать приёмы устной вербальной речи к речи вербальной письменной.
Модуль 2 «Восприятие текста делового документа».
Информационное поведение личности: понятие, свойства. Условия направленности и динамики информационного поведения личности: психические, социальные, экономико-политические. Рефлекторная деятельность мозга как первооснова зависимости индивида от информации. Формирование психических процессов, обеспечивающих первичное отражение и осознание человеком воздействий окружающей действительности. Познавательные психические процессы (ощущение, восприятие, внимание, представление, память, воображение, мышление, речь): понятие, виды, функции, свойства.
Процесс передачи сенсорных ощущений в нервные центры, кору головного мозга, проекция информационного сигнала, формирование сенсорной информации. Зависимость способа мышления человека (цифровой или аналоговый) от доминирования развития левого или правого полушария коры головного мозга.
Текстовые средства в деловом документе как предмет восприятия, проводника мышления и понимания.
Формирование модели окружающего мира в сознании человека через призму восприятия. Основные свойства восприятия (предметность, целостность, восприятие формы, структурность, константность, цветовосприятие, зависимость от психики человека, цикличность): особенности, проявления. Обусловленность оформления делового документа проявлениями свойств восприятия, характерными для большинства людей.
Создание теоретически оптимальной эстетической и морфологической формы делового документа на основе выявленных особенностей свойств восприятия.
Требования к знаниям и умениям студента по модулю 2:
Студент должен:
знать основы психологии восприятия;
владеть понятийным аппаратом психологической науки в части психологии восприятия;
понимать основу информационного поведения человека;
понимать и уметь объяснить взаимосвязь ориентировочного рефлекса, ощущений, восприятия и мышления;
понимать и уметь объяснить зависимость восприятия от функциональной асимметрии коры головного мозга;
знать основные свойства восприятия;
уметь сопоставить проявления восприятия человека и образ делового документа;
уметь определять на основе свойств восприятия факторы, способные повысить или снизить качество понимания и интерпретации текста делового документа;
уметь анализировать элементы оформления делового документа как факторы, влияющие на качество понимания и интерпретации текста.
