Содержание к диссертации
Введение
Глава 1 Методологические аспекты внедрения АБИС 16
1.1 Влияние теории библиотечного менеджмента на характер организационных работ по внедрению АБИС 16
1.2 Теоретические аспекты внедрения АБИС в России 28
1.3 Методологии внедрения автоматизированных систем как основа организации процесса внедрения АБИС 36
Глава 2. Организация процесса внедрения автоматизированных библиотечных информационных систем 54
2.1Анализ внедрения автоматизированных систем и технологий в библиотеках Владимирской области 54
2.2 Необходимые условия и принципы успешного внедрения АБИС 82
2.3 Алгоритм внедрения АБИС: организационно-методический аспект
Заключение 133
Список сокращений 139
Список литературы 140
Список иллюстративного материала 171
Приложения 173
- Теоретические аспекты внедрения АБИС в России
- Методологии внедрения автоматизированных систем как основа организации процесса внедрения АБИС
- Необходимые условия и принципы успешного внедрения АБИС
- Алгоритм внедрения АБИС: организационно-методический аспект
Введение к работе
Диссертационного совета / Н.В. Лопатина
Актуальность темы исследования. В условиях мирового экономического кризиса последних лет и постоянно действующего остаточного принципа финансирования библиотечного дела, а также поставленных Правительством РФ задач по оптимизации отрасли крайне остро встаёт вопрос эффективности использования получаемых финансовых средств и иных ресурсов библиотек.
Важно отметить, что в рамках структурных реформ в сфере культуры предусмотрено обеспечение доступности культурного продукта населению путём информатизации отрасли. По данным ГИВЦ, за 2012 г. 59 % общедоступных библиотек России имеют компьютерную технику, 42 % – доступ в Интернет, 7,5% создают свой электронный каталог. К 2018 году планируется увеличение количества культурных заведений, подключённых к сети Интернет, в частности, публичных библиотек с 56 до 85 %.
В практику работы российских публичных библиотек автоматизация стала широко внедряться в 90-х годах XX века. Однако, большая часть библиотек
не может заявить о полном отражении своих фондов в электронном каталоге,
об автоматизации всех технологических процессов.
Следует отметить, что с 70-х годов публикуются сборники научных работ по автоматизации библиотечных и библиографических процессов. Выходят в свет терминологические словари по информационным технологиям в библиотечном деле, организуются профессиональные научные мероприятия. Тем не менее,
в профессиональной литературе и на научных конференциях речь обычно идёт
о предмете внедрения, а не о процессе. Редко поднимаются вопросы методологии и организации работ по внедрению, влияния управления данным процессом
на эффективность, обеспечения качества внедрения автоматизированных технологий и систем. В материалах и на мероприятиях, посвящённых автоматизированным библиотечным информационным системам (АБИС), основное внимание уделяется проектированию и описанию функционала систем.
Часто специалисты библиотечного дела утверждают, что для автоматизации им выделяется недостаточное количество финансовых средств. Но в действительности проблема состоит, во-первых, в отсутствии общей стратегии развития библиотеки и её части – ИТ-стратегии, во-вторых, в отсутствии методологии, чёткого алгоритма управленческих действий процесса внедрения АБИС и оценки эффективности результатов внедрения.
Ф.С. Воройский выделил следующие основные проблемы автоматизации библиотечных процессов: неудачный выбор АБИС; приобретение случайного комплекта технических средств, которые оказываются ненужными, некачественными или слишком дорогими; отрицательная реакция сотрудников на изменение характера труда; увеличение объёма работ и ответственности администрации.
О неэффективности автоматизации библиотечных процессов библиотекари задумываются редко, несмотря на частоту этого явления и предостережения коллег. Я.Л. Шрайберг отмечает, что «при неправильном подходе к автоматизации библиотека становится только складом большого количества источников информации, которые не могут эффективно использоваться развивающимся обществом».
Л.И. Алёшин фиксирует, что в библиотеках сформировался следующий подход к автоматизации: «первоначально приобретается некоторая компьютерная техника … Затем … приобретается программные средства… в дальнейшем ведётся обучение сотрудников основам компьютерной грамотности и приёмам работы с конкретными прикладными программами...».
Трудно не согласиться с выводом Л.И. Алёшина: «Совершенно очевидно, что хаотичный (несистемный) опыт внедрения автоматизированных систем
в библиотеки изобиловал множеством отрицательных воздействий, которые достаточно часто приводили к замедлению и отторжению процесса внедрения автоматизированных технологий, необоснованному переходу с одних АБИС
на другие, к разочарованию в полученных результатах и психологическому неприятию установленных АБИС».
Для достижения планируемого эффекта от внедрения требуется качественное переосмысление библиотечной технологии, циклов и процессов, подлежащих автоматизации. Я.Л. Шрайберг ещё в 1996 г. указал на главную проблему автоматизации библиотечных процессов, существующую и в настоящее время: «Типичная ошибка, приводящая к последующему неприятию и недоверию к автоматизации – перенос на компьютер традиционной технологии, который впоследствии ведёт не к снижению, а к увеличению трудоёмкости библиотечной технологии и к необходимости дублировать работу и привлекать дополнительные трудоресурсы». Эти проблемы не разрешены и до сих пор.
В результате в библиотечном сообществе сложилось устойчивое мнение, что автоматизация увеличивает затраты. Однако основной целью автоматизации в любой отрасли экономики является повышение эффективности работ
и качества услуг, снижение их себестоимости.
Финансовые вложения в АБИС при создании оптимальной инфраструктуры процессов и методичном внедрении – не затраты, а вложение в будущее библиотеки. Разумные решения в этой области позволят впоследствии получить заметные конкурентные преимущества на любом рынке. Оптимизация структуры библиотеки и её технологического цикла, чёткие контроль и управление всеми доступными ресурсами приведут к росту эффективности работы и, как следствие,
к повышению качества предлагаемых продуктов и услуг, снижению их себестоимости.
Внедрение автоматизированной библиотечной информационной системы (АБИС) – это процесс, определяемый проектом, в котором предполагается
за ограниченное время с использованием выделенных ресурсов обеспечить функционирование заданной информационной системы. Организацию работ по внедрению необходимо осуществлять на основе стандартов управления проектами и методологий внедрения.
Опираясь на сказанное и в условиях перехода библиотек на новые формы хозяйствования, представляется необходимым определить обязательные условия для успешной реализации процесса внедрения АБИС, разработать модель процесса внедрения, алгоритм, конкретизирующий действия специалистов библиотеки в процессе внедрения автоматизированных средств.
Степень разработанности темы. Стратегическое управление библиотекой, организационное развитие систем управления современной библиотекой рассматривает И.М. Суслова. Управленческая экономика российской библиотеки, менеджмент ресурсного потенциала библиотеки представлены в работах В.К. Клюева. Также И.М. Суслова и В.К. Клюев совместно описывают профессиональные
и личностные характеристики менеджера в библиотечно-информационной сфере Инновационному развитию библиотек посвящены работы Е.Н. Гусевой, Е.Ю. Качановой, С.Г. Матлиной, Н.Т. Чуприной.
Основной вклад в методологию автоматизации библиотечных процессов внесли Ф.С. Воройский и Я.Л. Шрайберг. Я.Л. Шрайберг рассматривает автоматизацию как научное направление в библиотечно-информационной области, раскрывает основные принципы автоматизации, исследует вопросы моделирования
в библиотеках. Часть работ Я.Л. Шрайберга посвящена теории автоматизированных библиотечно-информационных систем и сетей.
Важным источником для изучения теоретических вопросов внедрения автоматизированных библиотечно-информационных систем являются статьи и монографии Ф.С. Воройского.
Крайне важно для библиотечного дела и информационных технологий точное понимание терминологии процессов и явлений. Энциклопедический систематизированный словарь-справочник «Информатика» Ф.С. Воройского позволяет использовать его для систематизированного изучения основ информационной технологии, автоматизации информационных процессов, автоматизированных систем и многих других вопросов, связных с данной тематикой.
Первым учебным пособием для библиотечных специалистов стала «Информатика» под редакцией К.В. Тараканова. В нём особое внимание было уделено автоматизации обработки информации и информационного поиска, построению автоматизированных систем информационного обслуживания и методам оценки их эффективности. Изданию данного пособия предшествовали и другие публикации К.В. Тараканова. Вопросы, связанные с автоматизацией библиографического поиска, рассмотрены в работе А.В. Соколова. Работы И.М. Фрумина, И.С. Пилко, Е.Г. Астапович, В.Г. Дригайло посвящены технологии библиотеки, её структуре, методике и т.п. Вопросы организации информационного производства рассмотрены в учебном пособии Ю.Н. Дрешер.
Цикл работ Н.С. Редькиной посвящён развитию технологического менеджмента в российских библиотеках, в них представлены современные тенденции развития информационных технологий и ресурсов, предложена методология разработки ИТ-стратегии библиотеки, рассмотрены подходы к управлению ИТ-стратегией библиотеки.
Важно отметить, что Н.С. Редькина рассматривает технологический менеджмент как практическую деятельность, подструктуру в общем менеджменте библиотеки, которая представлена в виде технологической службы и научной дисциплины. В контексте настоящей работы необходимо отметить, что одними из важнейших задач технологического менеджмента Н.С. Редькина считает внедрение информационных технологий, регулярную оценку влияния инноваций на технологические процессы, реструктуризацию библиотеки с учётом изменения технологии, координацию связей между подразделениями.
На важный аспект эффективного внедрения новых технологий в библиотечную практику – реорганизацию структуры учреждения и её технологического цикла – обращает внимание Э.Р. Сукиасян.
Вопросы эффективности библиотечной деятельности, обзор актуальных норм и нормативов освещены в работах Е.А. Фенелонова. Оценка эффективности внедрения ИТ представлена в работах Н.С. Редькиной, Н.В. Сороколетовой. Практическую сторону вопроса внедрения ИТ освещает А.С. Карауш.
Теоретическим аспектам автоматизации библиотечных процессов посвящены также работы Л.З. Амлинского, Л.И. Алёшина, Н.Е. Калёнова. Методологии оценки качества интегрированных библиотечно-информационных систем посвящены научные исследования В.В. Ступкина.
Организационному проектированию, оптимизации процесса внедрения АБИС, влиянию кадровых вопросов на успешность внедрения АБИС посвящены работы автора.
Несмотря на то, что увеличивается число публикаций, освещающих отдельные проблемы автоматизации библиотечных процессов, до настоящего времени не разработана целостная методология внедрения автоматизированных библиотечных систем и технологий, узок круг работ, посвящённых непосредственно организации процесса внедрения АБИС. В связи с этим разработка научных и методических рекомендаций в этой сфере имеет важное как теоретическое, так и прикладное значение.
Объект исследования – процесс внедрения автоматизированных библиотечных информационных систем.
Предмет исследования – организационно-методический аспект процесса внедрения АБИС.
Гипотеза исследования: Для успешного внедрения АБИС необходимо создание системы организационных мероприятий, в которую входят упорядоченный набор взаимосвязанных процедур (алгоритм внедрения) и формализованный план действий – проект внедрения.
Необходимость и значимость решаемых задач и недостаточная разработанность проблемы определили цели и методы исследования.
Целью исследования является создание практико-ориентированной концепции управления процессом внедрения АБИС.
Для реализации поставленной цели требовалось решить следующие задачи:
-
провести анализ методологий внедрения автоматизированных систем;
-
исследовать результаты внедрения АБИС на примере библиотек Владимирской области, проанализировать ошибки и риски, возникающие при реализации ИТ-проектов;
-
определить условия организации процесса внедрения АБИС;
-
разработать алгоритм внедрения автоматизированных библиотечных информационных систем в библиотечную практику.
Методологической основой исследования послужили теоретические основы автоматизации библиотечных процессов, разработанные Я.Л. Шрайбергом и Ф.С. Воройским; подходы к постановке работ по автоматизации библиотечных технологий Э.Р. Сукиасяна; разработки по организации эффективного внедрения автоматизированных систем, изложенные в работах специалистов в области информационных специалистов; концепция И.М. Сусловой организационного развития библиотеки.
В ходе работы над данной темой были проанализированы научные труды, посвящённые вопросам автоматизации библиотечных процессов, государственные стандарты, методологии внедрения автоматизированных систем в других отраслях экономики, работы по менеджменту, библиотечному и информационному, управлению изменениями и рисками, оценке эффективности в библиотечной практике и ИТ.
Методы исследования. Для решения поставленных задач применялись общетеоретические методы (анализ и синтез, сравнение, обобщение, прогнозирование, моделирование), эмпирические (изучение литературы, анкетирование, опрос, наблюдение, беседа, изучение опыта).
Эмпирической базой исследования являются результаты двух социологических исследований, проведённых автором в 2010 – 2013 годах методом анкетирования специалистов библиотек Владимирской области и отдельных регионов России.
Экспериментальной базой исследования стали общедоступные библиотеки Владимирской области, представляющие наиболее разветвлённую сеть библиотек региона, Владимирский областной колледж культуры и искусств.
Этапы исследования. Исследование проводилось 6 лет и включало:
Первый этап (2008 – 2009 гг.) – сбор экспериментальных данных, изучение и анализ литературы по проблеме исследования, разработка анкет.
Второй этап (2009 – 2011 гг.) – анкетирование и анализ полученных данных (проводилось, начиная со второго этапа на протяжении всего исследования); моделирование успешного процесса внедрения АБИС; апробация.
Третий этап (2012 – 2013 гг.) – апробация; анализ полученных данных
и формализация разработанных положений.
Научная новизна результатов исследования состоит в
определении перечня необходимых условий для успешной реализации процесса внедрения АБИС;
комплексной характеристике обязательных условий, теоретических
и методологических принципов успешной реализации ИТ-проекта в библиотеке;
алгоритмизацией внедренческой деятельности для повышения эффективности управления.
Теоретическая значимость исследования заключается в:
создании практико-ориентированной концепции организации работ
по введению в эксплуатацию АБИС как основы целостной методологии внедрения автоматизированных библиотечно-информационных систем и технологий;
разработке теоретического обоснования организационно-методических вопросов процесса внедрения АБИС;
алгоритмизации процесса внедрения АБИС, который является методической основой процесса её внедрения.
Практическая значимость исследования определяется возможностью использовать результаты исследования для решения конкретных задач внедрения автоматизированных библиотечных информационных систем в практику библиотечной деятельности.
Соответствие паспорту научной специальности. В соответствии
с формулой специальности 05.25.03 – «Библиотековедение, библиографоведение и книговедение» (педагогические науки), включающей исследования и разработки в области теории, методологии, организации, технологии, управления и технического обеспечения библиотечной, библиографической деятельности представленная диссертационная работа является исследованием процесса внедрения автоматизированных библиотечных систем.
Соответствие диссертации области исследования специальности. Полученные научные результаты, отражённые в диссертации, соответствуют
пункту 3 «Библиотечно-информационная деятельность, организация технологических процессов, использование современных информационно-коммуникационных технологий» паспорта специальности 05.25.03 – «Библиотековедение, библиографоведение и книговедение» (педагогические науки).
Положения, выносимые на защиту:
-
В состав концепции внедрения АБИС входят обязательные условия, требующие выполнения организационных мероприятий; упорядоченный набор взаимосвязанных процедур (алгоритм внедрения) и формализованный план действий – проект внедрения. Реализация разработанной концепции позволит достичь цели проекта в заданный срок, не превышая планируемый объем ресурсов, чем и обуславливается успешность процесса внедрения АБИС.
-
Для успешного внедрения АБИС обязательно выполнение следующей совокупности организационных условий: соблюдение теоретических положений автоматизации библиотечных процессов; наличие ИТ-стратегии библиотеки; понимание и принятие руководством целей внедрения; реорганизация структуры и оптимизация технологических процессов библиотеки; документированность технологических процессов; наличие специальной кадровой политики, сформированной на период внедрения АБИС; наличие чётко структурируемого проекта, выполнение определённой последовательности управленческих действий в заданном порядке.
-
Алгоритм действий в процессе внедрения АБИС является точным предписанием последовательности шагов. Он дискретен, определён, результативен и применим в значительной части библиотек.
Комплекс работ по успешному внедрению автоматизированных технологий делится на следующие фазы: принятие решения о внедрении и выбор объекта внедрения; создание группы внедрения; разработка целей и задач внедрения; изучение теории и практики процесса внедрения; предпроектное обследование библиотеки; выбор программно-аппаратных средств; моделирование технологического цикла; выбор критериев эффективности; выбор стратегии внедрения; выбор тактик внедрения; определение «критических точек» внедрения; формирование кадровой политики на период внедрения; создание календарного плана;
разработка бюджета проекта; прогнозирование эффективности проекта; реализация внедрения; анализ хода процесса внедрения в «критических точках»; оценка эффективности внедрения в целом.
Апробация результатов исследования. Основные положения и результаты диссертационного исследования докладывались на международных конференциях «Крым – 2010», «Крым – 2011», «Крым – 2013», на XVIII ежегодной сессии Конференции Российской Библиотечной ассоциации (Пенза, 2013 г.), на межрегиональных научно-практических конференциях «Единая технология информационно-библиотечного обслуживания» (Астрахань, 2012), «Технологии в развитии библиотек» (Н. Новгород, 2009). По теме диссертации опубликовано 15 работ.
Предложенный автором взаимосвязанный комплекс работ по внедрению АБИС, осуществляемых в определённых условиях, является практико-ориентированным, на его основе сформирован ряд методических рекомендаций для библиотек Владимирской области. Разработанная автором концепция внедрена во Владимирской областной научной библиотеке, централизованных библиотечных системах поселений Владимирской области.
Результаты данного исследования используются в процессе внедрения автоматизированных технологий в деятельность библиотек области, а также нашли отражение в содержании учебных курсов «Автоматизированные библиотечно-информационные технологии», «Информационные технологии в библиотечном деле», читаемых во Владимирском государственном университете
им. А.Г. и Н.Г. Столетовых и во Владимирском областном колледже культуры
и искусств с 2010 г.
Личный вклад соискателя состоит в сборе исходных данных, их обработке, апробации результатов исследования, подготовке основных публикаций по теме работы.
Лично соискателем создана практико-ориентированная концепция внедрения автоматизированных библиотечных информационных систем, направленная на повышение эффективности работ и уменьшение расходов используемых ресурсов, в первую очередь финансовых и трудовых. Соискателем проведены два социологических исследования, разработаны структура проекта внедрения АБИС, примерная структура предпроектного обследования библиотеки, алгоритм внедрения АБИС, примерный план адаптации персонала в период внедрения АБИС, обобщены, скорректированы, адаптированы условия и принципы успешного внедрения АБИС.
Теоретические аспекты внедрения АБИС в России
А.В. Соколов в монографии «Автоматизация библиографического поиска» в 1981 г. выделил 3 этапа автоматизации и механизации библиотечно-библиогра-фических процессов: «ознакомление с проблемой (до середины 60-х гг.); осмысление проблемы (конец 60-х - начало 70-х гг.); освоение проблемы (наши дни)» [220, с. 52]. Я.Л. Шрайберг отмечает, что деятельность библиотек в области информатизации вплоть до 1970-х годов представляла собой скорее этап первичного накопления опыта, чем собственно автоматизацию технологических процессов указанных библиотек [266, с.349].
По мнению А.В. Соколова, «для успешного решения проблем технического и технологического перевооружения библиотечных учреждений должны существовать объективные предпосылки: - характерную для эпохи научно-технической революции тенденцию ав томатизации умственного труда, которая не может не затронуть библиотечное дело; - появление мощных и высокопроизводительных технических средств; накопленный в нашей стране и за рубежом разнообразный опыт авто матизации библиотечно-библиографических процессов; - теоретическое осмысление проблем автоматизации в современном (1981 г.) библиотековедении и информатике» [220, с. 4]. Федеральный закон от 20.02.1995 N 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» определял информатизацию как «организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов» [162]. Согласно мнению Я.Л. Шрайберга, «под автоматизацией библиотеки следует понимать все процессы, связанные с установкой компьютеров на рабочие столы сотрудников библиотеки и читательские места и позволяющие поэтапно освободить сотрудников библиотеки от рутинной работы, пишущих машинок, перфораторов, ручных картотек, счёт и т.д., а читателям - создать эффективный и комфортный сервис в поиске и получении изданий из фондов библиотеки», а «информатизация - понятие существенно шире и включает автоматизацию как его часть, появление других новых технологий, новых элементов, повышающих качество и эффективность работы библиотекарей и читателей» [268].
Предлагаем остановиться на определении, сформулированном Ф.С. Ворой-ским, объединяющим понятия автоматизация библиотеки, автоматизация информационных и библиотечных процессов, компьютеризация библиотеки, в «комплекс научных, проектных, технических работ и организационных мероприятий по внедрению во все виды библиотечной деятельности современных информационных технологий, основанных на использовании средств вычислительной техники и связи» [35, с. 104-105]. Цели автоматизации библиотечных процессов не вызывают споров у библиотечного сообщества. Автоматизация любых процессов в любой сфере призвана способствовать [82, с.49]: - совершенствованию структуры информационных потоков; - уменьшению затрат на производство продуктов и услуг; - предоставлению потребителям новых продуктов и услуг, освобождению работников от рутинной работы; обеспечению достоверности информации. ЯЛ. Шрайберг и Ф.С. Воройский к общим целям автоматизации библиотек также отнесли уменьшение трудозатрат на выполнение технологических операций; расширение номенклатуры оказываемых пользователям услуг, в т.ч. обеспечение доступа к фондам других библиотек и удалённого доступа к своим информационным ресурсам; повышение оперативности, полноты, точности и достоверности справочно-информационного обслуживания пользователей; улучшение условий работы пользователей и персонала [269, с. 55-56]. В более поздней работе Ф.С. Во-ройский добавляет цель «повышение доступности и сохранности фондов» [35, с. 104]. С этими формулировками целей согласен Л.И. Алёшин [5, с.23, с.87]. Благодаря автоматизации в библиотеке становится возможным: - одноразовый ввод данных и многократное их использование; - многоаспектный поиск данных по различным признакам и их сочетаниям; - выполнение внутренних технологических операций с применением удалённых ресурсов внешних организаций, например, комплектование фонда с использованием баз данных издающих и книготорговых организаций с автоматическим формированием заказов и автоматизированным учётом их выполнения; - автоматизированный учёт и ведение статистики по всем процессам, включая обслуживание читателей; надёжное хранение библиографической информации в нескольких копиях и др. [35, с. 104-105]. Важно, что авторы дают данные формулировки с оговоркой, что цели представлены в обобщённом плане, для принятия ответственных решений необходима их детализация и конкретизация для каждой библиотеки.
В одной из своих публикаций Л.И Алёшин приводит тот факт, что в 1970 г. Х. Х. Бернштейн сформулировал 12 принципов организации работ по автоматизации библиотечных процессов. В 2008 г. Л.И. Алёшин пытается адаптировать эти принципы к современным отечественным реалиям, определив семь принципов автоматизации библиотечных процессов [5, с. 112-120]. Описание этих положений по формулировке более напоминает рекомендации, методически более чётко определил 10 принципов эффективного построения АБИС и сетей ЯЛ. Шрайберг [265, с. 11]. Это принципы идентичности, аппаратной совместимости, интегрированности и модульности программного обеспечения, технологичности, однократности, корпоративности, сетевой интеграции, мониторинга для управления, международной кооперации, унификации и типизации разработок программно-аппаратного, технологического и информационно-лингвистического обеспечения АБИС.
Методологии внедрения автоматизированных систем как основа организации процесса внедрения АБИС
Нормативно-правовые акты регламентируют деятельность организаций и предприятий, уточняют её содержание, терминологию, регулируют основы функционирования, предъявляют требования к ассортименту и качеству товаров и услуг.
Согласно И.С. Пилко: «Стандарты в области информационных технологий – это утверждённые в соответствии с действующим законодательством единые нормы и требования к понятийному аппарату, а также к основным компонентам информационных технологий, ресурсам, средствам, методам, регламентам, процессам и продуктам информационного производства и информационным системам» [173]. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД) определяет систему профессиональной терминологии, регламентирует основные технологические процессы. Более половины стандартов СИБИД регулируют информационную продукцию, например, ГОСТ 7.61-96 «Издания. Государственные (национальные) библиографические указатели. Общие требования» и т.п. Количество стандартов, упорядочивающих технологические процессы, в СИБИД [169; 225] невелико: ГОСТ 7.59-2003 «Индексирование документов. Общие требования к систематизации и предметизации», ГОСТ 7.66-92 (ИСО 5963-85) «Индексирование документов. Общие требования к координатному индексированию», ГОСТ 7.24-2007 «Тезаурус информационно-поисковый многоязычный. Состав, структура и основные требования к построению» и т.п. Государственные стандарты и руководящие документы на АС представлены в комплексе межотраслевых документов «Информационная технология» (регистрационный номер – 34). В стандартах раздела 34 представлены понятийный аппарат, состав, требования к моделям, функциям, структуре, средствам реализации АС и т.п. Цель данного комплекса документов - обеспечение совместимости и взаимодействия АС, созданными разными производителями. ГОСТ 34.601-90 «Стадии и этапы создания АС» [84] регламентирует состав работ фирм-разработчиков АС. Ввод в действие АС в нём представлен 8 этапами: - подготовка объекта автоматизации к вводу АС в действие; - подготовка персонала; - комплектация АС поставляемыми изделиями (программными и техническими средствами, программно-техническими комплексами, информационными изделиями); - строительно-монтажные работы; - пусконаладочные работы; - проведение предварительных испытаний; - проведение опытной эксплуатации; проведение приёмочных испытаний. На этапе «Подготовка объекта автоматизации к вводу АС в действие» проводят работы по реализации проектных решений по организационной структуре АС; обеспечение подразделений объекта управления инструктивно-методическими материалами; внедрение классификаторов информации. Этап «Строительно-монтажные работы» необходим для выполнения работ по строительству специализированных зданий (помещений) для размещения технических средств и персонала АС; сооружение кабельных каналов; выполнение работ по монтажу технических средств и линий связи; испытание смонтированных технических средств; сдачу технических средств для проведения пусконаладочных работ. Так, например, для внедрения автоматизированной системы транспортной доставки документов в здании библиотеки необходимо организовать технологические проёмы. На следующем этапе проводят автономную наладку технических и программных средств, загрузку информации в базу данных и проверку системы её ведения, комплексную наладку всех средств системы. В состав работ при проведении предварительных испытаний входят: - испытания АС на работоспособность и соответствие техническому заданию в соответствии с программой и методикой предварительных испытаний; устранение неисправностей и внесение изменений в документацию на АС, в т. ч. эксплуатационную в соответствии с протоколом испытаний; оформление акта о приёмке АС в опытную эксплуатацию.
Далее, согласно ГОСТу 34.601-90, проводят опытную эксплуатацию АС, анализ результатов опытной эксплуатации АС, доработку (при необходимости) программного обеспечения АС, дополнительную наладку (при необходимости) технических средств АС, оформление акта о завершении опытной эксплуатации.
Заканчивают ввод в действие АС проведением приёмочных испытаний. Последней стадией создания АС согласно ГОСТу 34.601-90 является сопровождение АС, которое подразделяется на: выполнение работ в соответствии с гарантийными обязательствами; послегарантийное обслуживание. На этой стадии осуществляют работы по устранению недостатков, выявленных при эксплуатации АС в течение установленных гарантийных сроков, внесению необходимых изменений в документацию на АС. В послегарантийный период проводят анализ функционирования системы, выявляют отклонения фактических эксплуатационных характеристик АС от проектных значений, устанавливают причины отклонений, устраняют выявленные недостатки и обеспечивают стабильность эксплуатационных характеристик АС, вносят необходимые изменения в документацию на АС [84]. Состав документации АС, её содержание чётко регламентированы ГОСТом 34.201-89 «Виды, комплектность и обозначения документов при создании автоматизированных систем». И.С. Пилко считает, что «российские стандарты на информационные технологические процессы, как правило, слабо «прописаны»: ограничиваются общими положениями, требованиями и правилами и понятийной характеристикой технологических процедур. Этой информации явно недостаточно для того, чтобы сделать описываемые действия технологически воспроизводимыми. Очевидна необходимость дополнения системы государственных стандартов отраслевыми и стандартами предприятия. Их назначение - конкретизировать качественные и количественные требования к ресурсам, процессам и результатам библиотечного производства, рационализировать технологию, обеспечить снижение себестоимости и повышения качества предоставляемых потребителям информационных продуктов и услуг» [173, c. 190].
Эти и другие требования данного комплекса стандартов предъявляются организациям-разработчикам АС. Для организаций-пользователей, приобретающих готовую систему, требуется другой подход к её внедрению.
Процесс внедрения обладает специализированным набором методов, операций, условий и правил. Методы, являясь результатом интеллектуальной деятельности человека, представляют собой упорядоченное множество действий, которые необходимо предпринять для реализации поставленной задачи.
Методология - совокупность принципов, приёмов, правил практической деятельности. По мнению И.С. Пилко, методическое знание в силу своей прикладной направленности погранично между теорией и практикой.
Методология внедрения - это программа действий, алгоритм, набор методов, структур, приёмов логической организации процесса внедрения, алгоритм действий в процессе преобразования. Традиционно методологии разрабатываются ведущими мировыми разработчиками автоматизированных информационных систем. В них учитываются особенности создаваемых программных пакетов, области их применения. Данные методологии практико-ориентированы, разрабатываются в результате анализа множества успешных и неуспешных проектов внедрения АС, представляют собой глубоко проработанные рабочие инструкции, шаблоны проектных документов [51, с.11; 113, с. 51] и включают в том числе описание: этапов проекта внедрения, чёткий и детальный перечень (по каждой фазе): - задач этапа, - промежуточных контрольных точек, - ожидаемых результатов; - организационных структур проекта с точным разделением ответственности между участниками; шаблонов наиболее важных документов; - процедур управления проектом (планирование, контроль работ и каче ства, процедуры управления рисками и т.д.); шаблонов для описания изменений; - и т.п. В XXI веке на мировом рынке распространяется более 500 АИС [113, с.26]. Однако только ведущие разработчики, такие как SAP AG, Oracle, J.D. Edwards, PeopleSoft, Baan, Microsoft, создают свои методологии внедрения разрабатываемых ими систем (Приложение А). С нашей точки зрения, положительная сторона этих методологий - конкретность, использование лучшего опыта. Отрицательные - ориентир на одну АИС, отсутствие взаимозаменяемости. «Например, методология внедрения системы Microsoft Axapta направлена во многом на управление настройками модулей и доработками; а при внедрении функционально подобных модулей SAP или ORACLE EBS превалирует идеология бизнес-реинжиниринга, при котором организации предлагается изменять свои бизнес-процессы, адаптируя их под «лучший опыт», зафиксированный в системе» [51, с.11]. Причина - данные методологии являются коммерческим продуктом компании и доступ к их содержанию ограничен.
Необходимые условия и принципы успешного внедрения АБИС
Для исследования результативности разработанной методики использовались данные официальной статистики (6-НК, Своды) и ежегодные текстовые отчёты библиотек-участниц БИСС, ежеквартальные отчёты участников корпорации БИСС, а также материалы дипломных работ выпускников Владимирского областного колледжа культуры и искусства. В 2011 г. в рамках выпускной квалификационной работы во Владимирском областном колледже культуры и искусств специа лист Владимирской областной специальной библиотеки для слепых под руководством автора подробно исследовала эффективность деятельности своего учреждения в результате перехода на технологии корпоративного взаимодействия библио тек Владимирской области. Сотрудник ЦБС г. Коврова, являясь выпускником бакалавриата Владимирского государственного университета им. А.Г. и Н.Г. Столетовых, в 2013 г. изучила вопросы адаптации персонала библиотек в период инновационных изменений в своей дипломной работе при кон сультативной помощи автора.
В качестве основных индикаторов функциональной эффективности перехода 96 % общедоступных библиотек Владимирской области на корпоративные технологии были использованы следующие показатели: - расходы на обработку одного документа; - оперативность обработки носителей информации; доля карточных каталогов библиотечных фондов, переведённых в цифровой формат и доступных через сайт библиотеки; - производительность труда персонала при обработке носителей информации; - профессионализм персонала, вовлечённого в процесс обработки. Индикатор «расходы на обработку одного документа» рассматривался за 2007 г. и 2010 г. Не смотря на существенное увеличение в 2010 году заработной платы, затраты на каталогизацию снизились по сравнению с 2007 годом в 4,1 раза во Владимирской областной специальной библиотеке для слепых [62, с. 27]. По более поздним отчётам других участников наблюдается аналогичная картина, самый низкий показатель - это снижение расходов на 30%.
Индикатор «оперативность обработки книг» вырос в 7,7 раза во Владимирской областной специальной библиотеке для слепых [62, с. 28] и на 70% по отчётам новых участников корпорации. Показатель «производительность труда персонала при обработке носителей информации» рассматривался только во Владимирской областной специальной библиотеке для слепых. Критериями качества обработки носителей информации является скорость и точность. Метод: количество обработанных носителей информации (исключая ретроконверсию) делится на количество сотрудников, занятых в данном процессе. Производительность труда в процессе каталогизации выросла в 7,7 раза [62, С. 29]. Адаптация Владимирской областной специальной библиотеки для слепых к работе в корпорации согласно авторской методике позволила принципиально изменить организацию процесса каталогизации документов. Индикатор «доля карточных каталогов библиотечных фондов, переведённых в цифровой формат и доступных через сайт библиотеки» иллюстрирует итоги всей работы. Из 40 каталогизирующих организаций БИСС, 25 впервые начали вести электронный каталог при вступлении в корпорацию БИСС. При выполнении одного из обязательных условий процесса внедрения АБИС – достижению понимания руководством и персоналом конкретных, собственных целей внедрения – значительно увеличивается показатели использования ресурсов корпорации и ускоряются темпы перевода традиционных каталогов в машиночитаемую форму. Так, сотрудниками ЦБС гг. Владимира и Мурома первыми было начато ведение ЭК ещё в 90-е годы XX века, шло оно медленно. Однако, после введения в рамках корпорации серии информирующих и обучающих мероприятий, ретроконверсия каталогов была проведена за 3-4 года. В настоящее время 3 ЦБС на 100% отражают свой фонд в электронном каталоге, 30% участников – на 47-53% описывают свой фонд, децентрализованные библиотеки, впервые приступившие к каталогизации за 1 – 2 года достигли показателя 18-20%. Владимирские областные научная библиотека и специальная библиотека для слепых завершают ретроконверсию и рекаталогизацию в 2014 г., на 01.01.2014 их показатели составляют 96% и 87% соответственно.
Индикатор «доля карточных каталогов библиотечных фондов, переведённых в цифровой формат и доступных через сайт библиотеки» для региона в целом равен 49%. Благодаря внедрению методики автора он был увеличен за 2 года в 2 раза. Показатель «производительность труда персонала при обработке носителей информации» был введён в практику немецким проектом контроля деятельности научных библиотек BIX. Показатель был также использован в проекте бенчмаркинга университетских библиотек Нидерландов [179, с. 239]. Интересно сравнить показатели Владимирской областной специальной библиотеки для слепых с этими данными. В 2007 году показатель сотрудников Владимирской областной специальной библиотеки для слепых был значительно ниже минимального показателя немецких научных библиотек (345 экз. при минимуме – 1219), а после успешного вступления в БИСС показатель производительности труда превышает среднее значение немецкого проекта контроля (2667 экз. при среднем значении немецких научных библиотек – 2497 экз.).
Индикатор «Профессионализм персонала, вовлечённого в процесс обработки» лучше всего иллюстрирует итоги кадровой политики в период внедрения. В корпорации в строгом следовании методике автора была налажена и система информирования персонала библиотек участниц (сайт корпорации, семинары, рабочие совещания и т.п.) и система обучения (ежегодные 2-х недельные курсы повышения квалификации для разных групп специалистов (технологи, каталогизаторы, библиографы). В результате – отсутствие конфликтов в период внедрения новой АБИС и повышение производительности в 7,7 раза. Социальная эффективность методики внедрения АБИС состоит в поддержании благоприятного климата в коллективе, в отсутствии конфликтов в период внедрения инновационных изменений. При рассмотрении социальной эффективности данной работы необходимо оценить её результаты с позиции пользователей библиотеки.
Алгоритм внедрения АБИС: организационно-методический аспект
Эксперты по управлению проектами внедрения по-разному определяют количество этапов в этом процессе, их содержание, часто объединяя его с процедурой создания АБИС (Приложение Е). В сущности «проект внедрения состоит из определённой последовательности действий, целесообразность которых неоднократно проверена на практике. Поэтому различия в количестве и содержании этапов чаще всего бывают не из-за принципиальных разногласий, а лишь из-за разной степени детализации работ и их группировки» [113, с. 75] На наш взгляд, процесс внедрения состоит из этапов и должно иметь чётко прописанный проект. На основе проведённого нами анализа мнений экспертов по управлению проектами мы считаем, что в структуру проекта автоматизации библиотечных процессов должны входить следующие элементы первого уровня иерархии: - цели и задачи автоматизации библиотеки; - анализ результатов предпроектного обследования библиотеки: организационно-технологический и экономический анализ учреждения; - описание критериев эффективности; - перечень стратегий внедрения автоматизированных технологий; - набор тактик внедрения автоматизированных технологий; - обоснование выбора программно-аппаратных средств для реализации проекта; - обоснование выбора АБИС; - модели технологического цикла библиотеки при работе в автоматизированном режиме; - определение критических точек внедрения; - описание кадровой политики на период внедрения; - бюджет проекта; - прогнозируемая эффективность системы и методы оценки эффективности.
Структура проекта внедрения АБИС основывается на выбранной методологии внедрения информационных систем и носит иерархический характер. Циклы работ по созданию проекта и по его реализации являются итерационными.
Позволим себе согласиться с мнением Н.В. Жадько, что в характеристике итерационного подхода, при котором «жизненный цикл проекта организован так, что выполнение работ происходит параллельно с непрерывным анализом полученных результатов и корректировкой предыдущих этапов работы. Проект при этом подходе разбивается на итерации и в каждой итерации проходит повторяющийся цикл: планирование – реализация – проверка – оценка» [71]. Таким образом, снижается риск полного провала проекта, т.к. итерационный подход позволяет построить наиболее надёжную и устойчивую информационную систему организации, поскольку ошибки обнаруживаются и корректируются на каждом этапе проекта. Последовательность действий при проектировании и реализации проекта зависит от целей внедрения, специфических свойств предметной области, в нашем случае – библиотечного дела, организационной структуры объекта автоматизации. Структура проекта и распределение работ по этапам зависит от выбранных методики, стратегии и тактики внедрения. Несмотря на это, можно выделить типовой состав этапов и работ, формализовать их в виде алгоритма. Алгоритм — порядок действий для достижения результата решения задачи за конечное число действий. Мы предлагаем свой алгоритм действий в процессе внедрения АБИС (см. рисунок 2.12). Нами разработано точное предписание последовательности шагов данного процесса. Оно дискретно, определённо, результативно и применимо в массе библиотек. В нашем понимании алгоритм внедрения АБИС в укрупнённом варианте заключается в выполнении следующих действий: диагностика существующей технологии; логическое проектирование; верификация проекта и детальная проработка нового проекта; тестирование и запуск, контроль хода проекта и оценка эффективности в контрольных точках и в целом. Предлагаем весь комплекс работ по успешному внедрению автоматизированных технологий разделить на фазы и рассмотреть каждую в отдельности в хронологическом порядке по следующей схеме: - цели и задачи этапа, - методический подход к проведению работ, - выходные документы фазы. Цель первой фазы принятия решения о внедрении и выбор объекта внедрения - инициирование проекта, первая умозрительная оценка возможности успешной его реализации, выбор объекта внедрения. Разделяя мнение Е.Ю. Качановой, утверждающей, что при разработке технологической инновации (на этапе концептуального проектирования - формирования образа желаемого новшества) важнейшим вопросом является определение преимуществ нового объекта перед существующими аналогами [102, с.131]. Методический подход к проведению работ: в основе выбора метода реализации проекта внедрения лежит принцип целесообразности. Выбирается система/технология, способная решить задачи, стоящие перед организацией, при этом система не должна быть избыточно функциональна. Большая часть публикаций, освещающих вопросы информационных технологий в библиотечном деле, описывает имеющиеся на отечественном рынке системы, технологии, их достоинства и недостатки с точки зрения пользователей (не всегда опытных), практику их использования в библиотеках. Наиболее эффективным автору представляется следующая последовательность действий при изучении объектов ИТ, перспективных для внедрения: первое ознакомление на специализированной выставке на профессиональных конференциях; - домашнее изучение теории вопроса при помощи специалистов-технологов библиотечных процессов и ИТ-службы; - сопоставление функциональных характеристик объекта с целями и задачами, стоящими перед библиотекой; разыскание коллег, работающих с этим объектом, и беседы с ними по вашим заранее подготовленным вопросам.
Это минимум операций, необходимых на данном этапе. К сожалению, часто решение принимает руководитель просто по совету хорошего знакомого, или приобретает тот же набор средств, что был у него при работе в другой библиотеке, не взирая на потребности данного учреждения.
В.Б. Иванова [77], на наш взгляд, справедливо утверждает, что «алгоритм принятия решения о внедрении инновационного проекта включает пять основных этапов: классификация инновационного проекта, проведение маркетинговых исследований, финансовый анализ проекта, обобщающий анализ всех проведённых исследований, принятие решения о внедрении или отклонении инновационного проекта. Соблюдение последовательности этапов предложенного алгоритма позволит предприятию более объективно и достоверно оценить эффективность реализации инновационного проекта, что повысит эффективность принятия инвестиционных решений».
Из этого следует, что данный этап - это проект в проекте. И при итерационном подходе ко всему циклу проектирования процесса внедрения к этому этапу возможны возвращения и принятие новых, может быть, кардинально отличающихся решений вплоть до отказа от внедрения данного конкретного объекта или средств автоматизации в принципе. Самая вероятная точка возврата - это анализ результатов предпроектного обследования библиотеки.
