Содержание к диссертации
Введение
ГЛАВА 1. ТЕОРИЯ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА И УЧЕТНОЙ ИНФОРМАЦИИ 9
1.1. Первичная информация и первичный учет 9
1.2. Качество первичной учетной информации 29
ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА 42
2.1. Организация и стандартизация первичного учета 42
2.2. Организация первичного учета в современных условиях... 52
2.3. Трудоемкость первичного учета 92
2.4. Моделирование и анализ первичного учетного процесса ....97
ГЛАВА 3. МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ПРИНЦИПЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА НА ПРОМЫШЛЕННЫХ ПРЕДПРИЯТИЯХ 112
3.1. Совершенствование первичного учета на современном этапе 112
3.2. Пути повышения эффективности первичного учета на промышленном предприятии
3.3. Автоматизация первичного учета 143
3.4. Переход к безбумажной форме бухгалтерского учета как один из путей совершенствования первичного учета 153
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 163
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И
ЛИТЕРАТУРА 174
- Первичная информация и первичный учет
- Организация и стандартизация первичного учета
- Совершенствование первичного учета на современном этапе
Введение к работе
Совершенствование системы управления неразрывно связано с совершенствованием бухгалтерского учета, который позволяет контролировать и анализировать выполнение производственной программы предприятия, дает своевременную, достоверную и объективную информацию, необходимую для подготовки и принятия соответствующих управленческих решений. Следовательно, информация, исходящая из системы бухгалтерского учета, должна быть качественной, т.е. объективной, достоверной, своевременной, содержать минимальное количество показателей, но максимально удовлетворять запросы различных служб предприятия.
Системность и стройность бухгалтерского учета выделяют его среди других видов учета. Именно бухгалтерский учет, построенный на данных первичного учета, отражает и накапливает всестороннюю аналитическую и синтетическую информацию о состоянии и движении хозяйственных средств и источников их формирования, о финансовом положении предприятия, необходимую для непрерывного осуществления контрольных функций в управлении, для выработки оптимальных планов экономического развития, подготовки и принятия решений на всех участках и уровнях управления.
В связи с этим особое внимание должно быть уделено правильной организации и дальнейшему совершенствованию первичного учета, которое нашло свое отражение в Программе реформирования бухгалтерского учета в России и в частности в Постановлении Правительства Российской
Федерации " О первичных учетных документах" N 835 от 08 июля 1997 года. Совершенствование первичного учета не возможно без его правильной организации, поэтому необходимо в первую очередь определить понятие информации, первичной учетной информации, первичного учета с научной точки зрения. Этот вопрос неоднократно поднимался в экономической литературе и работах Ю.А.Ратмирова, С.И.Волкова, АДШеремета, А.Ш.Маргулиса, З.В.Кирьяновой, Н.А.Бортника и других авторов. Вместе с тем изучение литературы и практического опыта показывает, что к настоящему времени нет полного и однозначного определения этих понятий. Практически не исследуются пути повышения эффективности первичного учета на промышленных предприятиях, хотя многие теоретические и методические вопросы их выявления получили достаточное освещение в работах многих авторов.
С расширением сферы применения в последнее время электронно-вычислительных машин с целью автоматизации бухгалтерского учета и повышения производительности труда учетных работников также требуется разработка методологических основ организации первичного учета с дальнейшей возможностью перехода к новой модификации автоматизированной формы учета - безбумажной.
Недостаточная разработанность теоретических сторон вышеназванных и других проблем обусловили актуальность, цели и задачи диссертационного исследования.
На каждом предприятии ежедневно совершаются тысячи производственных и хозяйственных операций, и каждая из них находит свое первичное отражение в документе. Количество
бухгалтерских документов непрерывно возрастает. Это обусловлено увеличением масштабов производства, расширением номенклатуры производимой продукции, усложнением функций управления с развитием хозяйственных связей. Кроме того, документация часто создается стихийно, и это приводит к необоснованному разнообразию форм, приводящему к нерациональности труда работников учета.
Совершенствование процессов документирования хозяйственных операций и упорядочение документооборота -одна из основ рациональной организации труда не только бухгалтеров, но и значительной части инженерно-технических и управленческих работников. Выход из сложившегося несоответствия между продолжающими нарастать потоками управленческой информации и возможностями ее восприятия и переработки видится в автоматизированном восприятии трудоемких процессов управления.
Однако автоматизация не решит проблему документирования, если на предприятии не совершенствуются содержание и структура документов, не регулируются процессы их возникновения и не упорядочивается документооборот,
НАИБОЛЕЕ СУЩЕСТВЕННЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ, ПОЛУЧЕННЫЕ ЛИЧНО СОИСКАТЕЛЕМ
- рассмотрены и уточнены вопросы сущности первичной информации, объекта и места первичного учета в системе информационного обеспечения предприятия, необходимые для правильной организации первичного учета на предприятии и выбора технических средств преобразования учетных данных;
проведена классификация экономической информации предприятия;
определены пути, устранения недостатков в организации экономической и входящей в ее состав первичной информации;
внесены предложения по моделированию первичного учета;
даны рекомендации по рационализации первичного учета путем совершенствования форм первичной документации, их вариантности;
определены пути повышения эффективности первичного учета;
изучены особенности автоматизации первичного учета и ее широкого внедрения на промышленных предприятиях;
рассмотрены основные проблемы перехода к безбумажной форме организации первичного учета и пути их решения.
ОЦЕНКА ДОСТОВЕРНОСТИ И НОВИЗНЫ НАУЧНЫХ РЕЗУЛЬТАТОВ, ПОЛУЧЕННЫХ ЛИЧНО СОИСКАТЕЛЕМ
Полученные соискателем научные результаты являются достоверными и в значительной степени новыми.
Положительная оценка достоверности и новизны научных результатов подтверждается тем, что разработанные в диссертации предложения по:
раскрытию роли первичной информации в системе управления промышленным предприятием;
изучению особенностей правильной организации первичного учета - как основы достоверности бухгалтерского учета;
определению основных направлений совершенствования первичного учета на промышленном предприятии;
изучению возможных подходов к повышению эффективности первичного учета посредством применения вычислительной техники;
- автоматизации первичного учета и переходу к безбумажной форме его организации в целях совершенствования организации бухгалтерского учета в целом, прошли апробацию путем их опубликования в печати, обсуждения на ряде научно-практических конференций, внедрения в практику работы 4-х предприятий и применения в учебном процессе на курсах Теории бухгалтерского учета и Финансового учета Саратовской государственной экономической академии.
ЗНАЧЕНИЕ ПОЛУЧЕННЫХ РЕЗУЛЬТАТОВ ДЛЯ ТЕОРИИ И ПРАКТИКИ
В ходе проведенного диссертационного исследования обобщены и систематизированы достижения российских экономистов в области первичного учета, что позволяет более четко определить сущность первичного учета применительно к современному этапу развития экономики и вычислительной техники, и служит теоретической базой для решения задач по совершенствованию организации первичного учета на промышленном предприятии.
Практическая значимость работы определяется тем, что содержащиеся в ней теоретические выводы и рекомендации прикладного характера могут быть использованы в перспективной и текущей работе по повышению
эффективности, как первичного учета, так и всего бухгалтерского учета в целом при внедрении автоматизированной обработки учетных данных на промышленных предприятиях и, как следствие, перехода к безбумажной форме бухгалтерского учета.
Внедрение изложенных в работе выводов и предложений позволяет также повысить оперативность и аналитичность первичной учетной информации, степень ее достоверности, что в свою очередь позволит усилить контроль за объективностью данных учета и отчетности промышленного предприятия и повысить качественный уровень принимаемых руководством предприятия управленческих решений.
Основные положения диссертации докладывались на
научно-практических конференциях: "Проблемы
общественного развития в период становления рыночных отношений" (Саратов, 1996п); "Социально - экономическое развитие России: проблемы поиски решения" (Саратов, 1997 г.).
По теме диссертационного исследования опубликовано 4 работы объемом 2,1 печатных листа.
Первичная информация и первичный учет
Научно-технический прогресс характеризуется бурным развитием науки об информации и управлении, широким внедрением автоматизации и электронно-вычислительной техники. Причины этого лежат в развитии общественного производства, в его потребностях. Чем интенсивнее развивается техника, тем больше вытесняется живой труд человека (физический и умственный), который выполняется все более сложными и совершенными машинами. Классики политической экономии отмечали, что прогресс в том и выражается, что человеческий труд все более и более отступает на задний план перед трудом машин.
Несмотря на то, что деятельность человеческого общества с начала его возникновения была неотделима от информационных процессов, необходимость их специального изучения стала осознаваться только в середине XX века. Именно к этому времени стало ясно, что дальнейшее развитие всех сторон жизни общества связанно с разработкой проблем информации; в самой деятельности общества роль информационных процессов стала резко увеличиваться, которая, по-видимому, будет возрастать и далее.
В современной литературе слово «информация» несет различную смысловую нагрузку, отличается многообразием своих значений. Первоначальное понимание информации как передачи сведений сохранялось на протяжении более двух тысячелетий вплоть до середины XX века. К этому времени в связи с прогрессом технических средств массовых коммуникаций, в особенности с ростом объема передаваемых сведений, появилась необходимость их измерений. В настоящее время наиболее развитые математические теории информации выступают как совокупность количественных методов исследования передачи, хранения, восприятия, преобразования и использования информации. Но если что-то измеряется, значит в той или иной степени известно, что измеряется. Проблема количества информации неразрывно связанна с ее качественно содержательным аспектом.
Современные философы указывают на существующую связь понятия информации и философской категории отражения. Притом понятие отражения является методологической основой исследования содержательного аспекта понятия информации. Проблема соотношения отражения и информации вызвана к жизни, стремлением выявить природу информации. Именно введенная философская категория отражения как всеобщего свойства материи оказалась методологически плодотворной для проникновения в сущность информации, именно категория диалектико-материалистической философии позволяют давать адекватную интерпретацию понятиям, рожденным современной научно-технической революцией.
Представление об информации как снимаемой неопределенности является наиболее распространенной трактовкой понятия информации. Однако чисто вероятностное понимание информации и количества, характерное для статистической теории информации, не отражает существа многих процессов. Например, при анализе процессов управления мы встречаемся с такими системами, когда поведение объекта управления не является случайным. Такая картина оказывается довольно обычной при управлении производственными процессами, где желательно строго последовательное, а не случайное выполнение технологических операций. Неслучайные информационные процессы характерны для некоторых систем связи, познания, переработки информации в ЭВМ и т.д. Таким образом, реальные информационные процессы выступают как единство случайного и необходимого.
Существует ряд подходов к измерению количества информации: динамический, комбинаторный, топологический, алгоритмический. Динамический подход применяется к таким системам, где отношение причины и следствия носит однозначный характер: данная причина вызывает одно и только одно следствие. Важной чертой комбинаторного подхода является то, что он абстрагируется от типа причинных связей и в этом смысле отличается от динамического подхода. Комбинаторное количество информации хорошо описывает динамические системы, ибо основное внимание здесь обращается на количество элементов (и на их отношения) в конечной совокупности, а не на специфику причинно-следственной связи. При топологическом подходе количество информации определяется в зависимости от различия вершин графов таких, как количество ребер, выходящих из них, ориентация этих ребер и т.п. Принципиально новое алгоритмическое определение понятия количества информации ввел академик А.Н.Колмогоров. Алгоритмом обычно называется некоторая система правил, предписаний, задающая вычислительный процесс, программу решения той или иной задачи. Идея заключается в том, что количество информации определяется как минимальная длина программы (сложность), позволяющая однозначно преобразовать один объект (множество) в другой объект (множество).
Таковы некоторые наиболее важные аспекты и варианты определения понятия количества информации, разработка которых привела к обогащению первоначального содержания понятия информации как сведений, сообщений.
Информация всегда связана с отражением, но с разными видами отражения связаны различные виды информации. С отражением в неживой природе существенно связана "некибернетическая" информация, тогда как "кибернетическая" информация немыслима без высокоактивного отражения, характеризующегося управленческими процессами.
Организация и стандартизация первичного учета
Главной особенностью бухгалтерского учета является сплошное документирование совершаемых хозяйственных операций и одним из элементов метода бухгалтерского учета. Каждая бухгалтерская запись должна быть подтверждена первичным документом. При помощи документов производится не только регистрация учетной информации, но и придание юридической (доказательной) силы информации, формируемой в системе бухгалтерского учета. Первичная документация - основной источник для предварительного и^ последующего контроля - используется для регулирования взаимоотношений как внутри предприятий, так и со стронними организациями.
В теории бухгалтерского учета под документом понимается письменное распоряжение или подтверждение на совершение хозяйственной операции.
Документы в бухгалтерском учете имеют огромное значение, так как позволяют осуществлять один из основных принципов бухгалтерского учета - сплошное и непрерывное наблюдение хозяйственного процесса. К первичным документам бухгалтерского учета предъявляются достаточно жесткие требования. Требования к оформлению первичных документов и организации документооборота изложены в
Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном министерством финансов СССР, N5 от 29 июля 1983 года.
Так в первичных документах в обязательном порядке должны содержаться следующие сведения: наименование документа, код формы документа, дата его составления, содержание хозяйственной операции в количественно-стоимостном выражении, наименование должностей лиц, ответственных за совершение и оформление хозяйственных операций, фамилии должностных лиц и их подписи.
В необходимых случаях в первичном документе могут быть приведены дополнительные реквизиты: номер документа, название и адрес предприятия, основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом, другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.
Руководителем предприятия по согласованию с главным бухгалтером утверждается перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено.
Дополнительные требования к порядку создания первичных документов, фиксирующих факты совершения кассовых операций, операций с товарно-материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств, определяются положениями о главных бухгалтерах, о централизованных бухгалтериях, о ведении кассовых операций и другими нормативными документами.
Осуществление документирования является наиболее трудоемкой операцией в ведении бухгалтерского учета на промышленном предприятии, трудоемкость этой операции колеблется от 40 до 60% всех работ по ведению бухгалтерского учета.
Стадия документирования хозяйственных операций не однородна и состоит из этапов сбора первичных учетных данных, их регистрации и передачи на обработку. Сбор первичных учетных данных заключается в измерении, подсчете и выявлении фактов хозяйственной деятельности. В процессе сбора учетных данных происходит непосредственное восприятие количественных и качественных характеристик учитываемых фактов хозяйственной деятельности. Трудоемкость осуществления этой операции составляет 30-35% затрат на первичный учет.
Организация бухгалтерского учета требует достоверной информации, отражающей характеристики учитываемого объекта или процесса. В этой связи сбор учетных данных должен удовлетворять ряду требований, обусловленных методологией бухгалтерского учета: должен быть оговорен порядок и метод (способ) сбора учетных данных, определены лица, ответственные за объективность и достоверность собираемой информации.
Методы (способы) сбора учетной информации в значительной степени зависят от состава характеристик объектов учета. Процедура регистрации учетных данных занимает еще больше времени, чем сбор данных. Так, ее трудоемкость оценивается в 65-70% затрат на первичный учет.
Особенностью регистрации первичных учетных данных по бухгалтерскому учету является то, что при совершении этой операции необходимо устанавливать персональную ответственность работников за достоверность регистрируемой информации, а также за правомочность совершенных хозяйственных операций, отраженных в этом же документе. Это требование осуществляется путем авторизации документов, состоящим в однозначном указании лица, совершившего, разрешившего или зарегистрировавшего учитываемую хозяйственную операцию. При традиционном документировании это требование реализуется путем введения в документ подписи указанных лиц.
Особенностью регистрации данных бухгалтерского учета является также обеспечение ее длительной сохранности. В связи с тем, что бухгалтерская информация имеет оправдательную (доказательную) силу, то зарегистрированные в документе данные наряду с самими документами должны сохраняться в течение сроков, установленных соответствующими органами (большинство бухгалтерских документов хранится три года). Методы регистрации учетной информации в значительной степени зависят от наличия на предприятии технических средств регистрации учетной информации.
Совершенствование первичного учета на современном этапе
Документирование хозяйственных операций - начальная стадия учетной работы, основа построения всех видов учета на предприятии и является одним из основных элементов метода бухгалтерского учета. Документы служат гарантией достоверности бухгалтерских данных. Каждая операция, составляющая элемент кругооборота средств, находит свое отражение в регистрах бухгалтерского учета только на основе ее восприятия в момент совершения, измерения и регистрации в соответствующем документе.
В настоящее время в распоряжении промышленных предприятий имеется около 150 альбомов типовых, в том числе межведомственных и специализированных форм первичной учетной документации, утвержденной Госкомстатом СССР. На многих предприятиях эти документы, так или иначе, применяются, но нельзя считать, что они не имеют недостатков. Кроме того, в любой другой области человеческой деятельности, так и в деле разработки учетной документации, предела совершенствованию нет. Вопросу совершенствования первичного учета уделяется еще недостаточно внимания, как на уровне предприятий, так и на уровне страны, а результаты проводимых исследований зачастую завершаются общими теоретическими выводами и рекомендациями-пожеланиями. Но в деле совершенствования первичной учетной документации этого недостаточно, необходима разработка и совершенствование таких мер, которые способствовали сокращению количества документов, уменьшению работ по их оформлению, ликвидации дублирования данных, обработке при помощи современной организационной и вычислительной техники; содержали оптимально необходимую информацию и в то же время были понятны всем потребителям. Эта государственная проблема нашла отражение в Постановлении Правительства Российской Федерации «О первичных учетных документах» № 835 от 08 июля 1997 года.
На многих исследуемых предприятиях различных отраслей промышленности накоплен значительный опыт рационализации первичной документации. В ходе проведенного исследования были определены следующие: это в основном - устранение лишних и ненужных реквизитов, а порой и целых документов (разных листков, реестров и т.п.), расположение реквизитов в удобном для заполнения порядке, изменение формата документа и т.д.
Совершенствование форм первичной учетной документации имеет важное значение для улучшения постановки бухгалтерского учета. Вместе с тем в этом направлении еще многое предстоит сделать.
Практика увеличения вариантов одних и тех же форм первичной учетной документации является неправильной. Так по нашему мнению, для учета движения товарно-материальных ценностей введены требования, накладные на внутреннее перемещение материалов, приказ-накладные и накладные на отпуск материалов на сторону. Эти формы почти ничем не отличаются и имеют аналогичные реквизиты. Более целесообразно создать единую систему документации, при этом все формы первичной учетной документации должны быть ориентированы одновременно на обработку вручную и с помощью ЭВМ, т.е. необходимо максимально сокращать и упрощать количество вариантов одних и тех же форм при одновременном повышении степени их универсальности и экономичности (расход бумаги на их изготовление должен быть минимальным).
Следует обратить внимание и на тот факт, что по отдельным участкам учета также предусмотрено несколько вариантов и соответствующее количество комплектов форм первичных документов. Например, в аналитическом учете основных средств предусмотрено два варианта учета: на карточках (ОС-6, ОС-7, ОС-8, ОС-9) и в инвентарной книге (ОС-11). Обосновывается это тем, что учет на карточках должен вестись на предприятиях, где много основных средств, а в инвентарной книге - где их число незначительно. Однако такой довод нельзя признать обоснованным. Учет основных средств на карточках имеет больше преимуществ, чем с использованием книги. Этот вариант учета очень широко используется на большинстве исследуемых предприятий. В ходе исследования мы пришли к выводу, что преимущество этого варианта учета усиливается с применением средств вычислительной техники, т.е. когда учет основных средств ведется на ЭВМ.
