Содержание к диссертации
Введение
1. Оптимизация ведения бухгалтерского учета в современных условиях. 10
1.1. Роль и значение бухгалтерского учета как информационного источника в управлении хозяйствующим субъектом 13
1.2. Основные требования, предъявляемые пользователями к учету как информационной системе 30
1.3. Задачи учета, решаемые в рамках корпоративной информационной системы 41
1.4. Взаимосвязь развития бухгалтерского учета и эволюции автоматизированных систем 56
2. Организационно-техническое структурирование системы учета в процессе внедрения автоматизированных систем управления 71
2.1. Организация ведения бухгалтерского учета при использовании автоматизированной формы 77
2.2. Исследование существующих концепций и стандартов создания и внедрения систем автоматизации 86
2.3. Подходы к внедрению автоматизированных систем в мировой практике 110
3. Исследование построения автоматизированной формы ведения бухгалтерского учета 119
3.1. Основные принципы и этапы внедрения автоматизированных систем на отечественных предприятиях 119
3.2. Анализ структурирования системы учета на примере информационных систем, используемых на российских предприятиях 131
3.3. Оценка рисков и эффективности внедрения автоматизированных систем управления 148
3.4. Практическая апробация внедрения автоматизированной системы MBS Navision для учета движения материально-финансовых потоков на российском предприятии розничной торговли 174
Заключение 200
Приложения
- Роль и значение бухгалтерского учета как информационного источника в управлении хозяйствующим субъектом
- Организация ведения бухгалтерского учета при использовании автоматизированной формы
- Основные принципы и этапы внедрения автоматизированных систем на отечественных предприятиях
Введение к работе
Стремительное развитие отечественной экономики, ее интеграция в мировое сообщество обусловили многие изменения как на макро -(государственном), так и на микро-уровне (отдельный хозяйствующий субъект).
С одной стороны, государственное регулирование хозяйственной жизни и учета ее результатов отразилось в таких основных документах как Программа реформирования бухгалтерского учета в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности (Указ Президента и постановления Правительства Российской Федерации)1 и Федеральная Целевая Программа «Электронная Россия (2002 - 2010 годы)» . В соответствии с Программой разрабатываются национальные стандарты (подходы, принципы, правила и нормы) существенно расширяющие права самостоятельных хозяйствующих субъектов в принятии учетных решений, а также, вводящие в систему бухгалтерского учета и отчетности новые объекты, понятия, критерии, способы, методы и формы учетной работы. А основными задачами ФЦП «Электронная Россия» являются совершенствование законодательства и системы государственного регулирования в сфере информационных и коммуникационных технологий; совершенствование взаимодействия органов государственной власти и органов местного самоуправления с хозяйствующими субъектами и внедрение информационных и коммуникационных технологий в реальный сектор экономики.
С другой стороны, возможность сотрудничества с зарубежными компаниями, выход на международные рынки, а также усиление конкурентной борьбы за отечественного потребителя вынуждают предприятия активно искать пути повышения эффективности своей деятельности. Таким образом,
1 Постановление от 06.03.98 г. №283 «Об утверждении Программы реформирования бухгалтерского учета в соответствии с Международными Стандартами Финансовой Отчетности»
2 Распоряжение Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2001 г., № 207-р появилась насущная, острая потребность в реальном оперативном управлении бизнесом.
Термин «управление» подразумевает под собой активное воздействие на управляемую систему для достижения определенной цели или целей. Данное определение говорит о необходимости постоянного анализа всевозможной информации о деятельности хозяйствующего субъекта. Таким образом, возникает вопрос об эффективном и оперативном манипулировании разнородными и подчас глобальными потоками информации с тем, чтобы получать наиболее полный набор сведений для принятия правильных управленческих решений.
Ответом на выдвинутые требования менеджмента и государства стала система бухгалтерского учета. Во-первых, исторически сложилось, что именно она занимается сбором, обработкой, структурированием и хранением всевозможных данных о хозяйственной деятельности предприятия, его имуществе и обязательствах. А во-вторых, произошло расширение круга субъектов, принимающих инвестиционные, а также другие хозяйственные решения и опирающиеся при этом на данные бухгалтерского учета. Общие экономические интересы усиливают заинтересованность этих лиц во взаимодействии с предприятиями.
Таким образом, система бухгалтерского учета представляет собой важнейший элемент инфраструктуры экономики, призванный связывать воедино как частные, так и государственные интересы и организации. Именно поэтому его реформированию и модернизации, которые направлены на формирование эффективной системы учета, отвечающей требованиям заинтересованных пользователей бухгалтерской информации, уделяется большое внимание, как со стороны руководства компаний, так и со стороны государства.
Учет часто называют языком бизнеса. Он является связующим информационным звеном разнообразных видов деятельности предприятий. Результатом учетного процесса являются финансовые отчеты и сметы, калькуляция себестоимости производимой продукции, оценка бюджетного дефицита, расчет налогов, оценка инвестиционной политики и др.
В настоящее время одной из основных задач системы учета является обеспечение достоверной информацией как внутренних, так и внешних пользователей, заинтересованных в деятельности хозяйствующего субъекта. Формы и объемы бухгалтерских данных должны быть таковыми, чтобы эти лица могли принимать решения в отношении рассматриваемого предприятия.
Необходимость оперативного реагирования на складывающуюся конъюнктуру рынка и быстро меняющуюся экономическую ситуацию требует перестройки внутренней микроэкономики предприятия, постановки управленческого учета и приближения финансового учета к международным стандартам, оптимизации процессов управления, которые следует автоматизировать.
Автоматизация учетной деятельности предприятия таит в себе безграничные возможности не только в оперативном контроле финансов, товаров и других активов с пассивами, но и в области их аналитики. На основе получаемых данных у руководства предприятия появляется инструмент имитационного моделирования, который позволяет ему прогнозировать последствия тех или иных управленческих шагов. В свою очередь это приводит к снижению степени неопределенности в процессе анализа, а также оперативного и стратегического планирования деятельности предприятия.
Таким образом, трудно преувеличить значимость внедрения новых информационных технологий, базирующихся на современных программных продуктах.
В соответствии с этим автоматизированная форма ведения учета в настоящее время становится наиболее эффективной и оптимальной по сравнению с остальными, так как не только отвечает требованиям бухгалтерского учета, но и позволяет решать задачи, стоящие как перед руководством компании и подразделений, так и сотрудников. С одной стороны, для эффективного использования информационных технологий систему учета необходимо структурировать с тем, чтобы данные заносили в программу единожды с указанием всей необходимой аналитики для дальнейшей обработки. Исследование и оптимизация существующих бизнес-процессов, т.е. организационного устройства процесса возникновения и учета информации о деятельности предприятия, позволяют эффективно использовать технико-технологические достижения.
С другой стороны, процесс внедрения автоматизированных систем сложный комплекс мероприятий, который может затрагивать как отдельные области учета, так и работу организации в целом. В связи с этим только грамотное внедрение информационных технологий будет способствовать не только ускорению производственных и управленческих процессов, но и увеличению прибыли, уменьшению затрат, а также служить одним из факторов дальнейшего стабильного развития предприятия.
Цель работы - разработать основные принципы структурирования системы учета в процессе внедрения программного обеспечения, а также определить критерии отнесения формы ведения бухгалтерского учета к автоматизированной.
Задачи, которые необходимо рассмотреть для достижения поставленной цели:
- Рассмотреть современные требования к бухгалтерскому учету как информационной системе
- Охарактеризовать автоматизированную форму ведения бухгалтерского учета
- Сформулировать и обосновать основные требования к организационной структуре системы учета, которые необходимы для получения наибольшего эффекта от автоматизации
Проанализировать существующие концепции построения и внедрения автоматизированных систем - Обосновать необходимость проведения организационно-технических мероприятий для успешного внедрения автоматизированных систем учета и управления на современных российских предприятиях
- Рассмотреть основные риски, связанные с процессом внедрения автоматизированных систем
- Доказать эффективность использования автоматизированной формы ведения учета
Объект исследования - система учета юридических лиц, занимающихся коммерческой деятельностью, которая представляет собой разнородные потоки информации, подлежащие структурированию и автоматизации.
Предмет исследования - автоматизированная форма ведения бухучета и процедура внедрения современного учетно-управленческого программного обеспечения.
Научная новизна проведенного исследования состоит в следующем:
- Приведены основные критерии отнесения формы бухгалтерского учета к автоматизированной
- Доказана доминирующая роль автоматизированной формы ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями, предъявляемыми к современной системе учета со стороны внешних и внутренних пользователей
- Установлена необходимость организационного структурирования системы учета, заключающегося, прежде всего, в выявлении бизнес-процессов предприятия, их регламентации и оптимизации с целью успешного проведения процесса автоматизации;
- Предложена последовательность типовых, по мнению диссертанта, этапов внедрения автоматизированных систем, позволяющая получить хозяйствующему субъекту максимальный эффект от инвестиций в информационные технологии, направленные на автоматизацию системы учета - Доказана эффективность использования комплексной автоматизации для средних и крупных предприятий
Роль и значение бухгалтерского учета как информационного источника в управлении хозяйствующим субъектом
В российской экономической литературе вопросы теории и методологии развития учета в связи с использованием его в системе управления в той или иной степени затрагиваются в целом ряде работ: П. С. Безруких, В. Б. Иваликевича, А. С. Маргулиса, Б. И. Майданчика, М. И. Баканова, А. Ф. Мухина, В. Ф. Палия, А.Д. Шеремета, СИ Поляковой, Е.В. Старовойтовой, Н.П. Кондракова, О.Е. Николаевой, Т.В. Шишковой, А. С. Наринского, В. И. Петровой, Я. В. Соколова и др.
Изучение литературных источников и основных направлений развития отечественной экономики показывают, что российская бухгалтерская наука уверенно развивается по пути интеграции с мировой экономикой и международными учетными системами.
На решение методологических проблем организации финансового учета и формирования финансовой отчетности (удобной, достоверной и аналитичной) нацелена программа мер по приближению российского учета к международным бухгалтерским стандартам, по совершенствованию нормативной базы бухгалтерского учета, по разделению вопросов организации учета и налогообложения [5].
В соответствие с международными стандартами систему учета принято подразделять на две составные части:
- финансовый учет (financial accounting);
- управленческий учет (management accounting).
Деление учета на финансовый и управленческий не является абсолютным, и четкой границы между этими частями не существует [6]. Эти подсистемы бухгалтерского учета объективно существуют на российских предприятиях, дополняют друг друга.
Системы финансового и управленческого учета имеют общий предмет учета - имущество, обязательства и хозяйственные операции экономического субъекта, а также общую базу первичной информации. Как правило, показатели финансового учета получают дальнейшую детализацию в системе управленческого учета, который решает иные задачи своими методами.
Проблемы финансового учета рассматриваются в работах многих отечественных (В.Ф. Палий, В.В. Ковалев, Я.В. Соколов, С.Н. Николаева и др.) и зарубежных (Р.Н. Антони, Р. Вандер Вил, Б. Нидлз, Дж. К. Ван Хорн, С. Майерс и др.) авторов. Анализ имеющихся источников показывает, что в них. под финансовым учетом понимается, как правило, бухгалтерский учет в целом
Существует ряд работ, посвященных отдельным проблемам организации финансового учета в России. Однако методологически финансовый учет не отделен от управленческого учета, хотя цели и задачи у каждого из них свои [7].
Финансовый учет - отрасль бухгалтерского дела, которая связана с предоставлением финансовой информации за пределы организации. Такого рода информацию можно разделить на три категории [8].
Финансовый учет обладает существенными особенностями. Он является только частью единого бухгалтерского учета и представляет собой систему измерения и обобщения фактов хозяйственной деятельности. В основе
финансового учета лежат общепринятые категории и принципы бухгалтерского учета. Его можно охарактеризовать как базисную модель [9].
Финансовый учет жестко регламентируется законодательством с целью составления форм публичной финансовой отчетности. В системе финансового учета подготавливается информация для внешних пользователей. В России они подразделяются на две основные группы [10].
1. Внешние (сторонние) пользователи учетной информации с прямым финансовым интересом:
- кредиторы, которые временно предоставили предприятию ссуду в обмен на некий доход, выраженный в процентах или в фиксированной сумме. Они заинтересованы в информации, позволяющей им определить, будут ли своевременно осуществляться выплаты по кредиту;
- инвесторы, вкладывающие в предприятие свой капитал с определенной долей риска в целях получения дохода на него. Инвесторы также нуждаются в информации, на основе которой они будут решать, целесообразно ли покупать, держать на руках или продавать акции данного предприятия, анализировать способности предприятия увеличить стоимость акций и выплачивать дивиденды на них.
В соответствии с мировой практикой инвесторы, кредиторы, а также некоторые другие группы организаций и частных лиц рассматриваются как основные пользователи, в чьих интересах предприятия должны предоставлять финансовую информацию [11].
Организация ведения бухгалтерского учета при использовании автоматизированной формы
Инновации в среде программного обеспечения могут относиться как к технике и технологии, так и к формам организации производства и управления. Все они тесно взаимосвязаны и являются качественными ступенями в развитии производительных сил, повышения эффективности управления и производства [51].
Исторически сложилось, что внедрение программного обеспечения на предприятии начинается с автоматизации бухгалтерского учета. Это объясняется тем, что учетная деятельность весьма трудоемкий процесс, требующий огромных затрат человеческого труда по обработке первичной документации, ведению бухгалтерских регистров и формированию отчетности. Таким образом, с одной стороны, экономически целесообразным стало приобретение и внедрение программного обеспечения, позволяющего сократить затраты ручного труда, уменьшить количество ошибок в подсчетах и время генерации отчетности. А с другой, перевод процесса управления деятельностью компании на качественно новый технический уровень, предполагающий возможность прогнозирования и моделирования развития бизнес-процессов [52].
Однако для того, чтобы получить максимальное количество плюсов и выгод от выбранной системы автоматизации предприятию необходимо пройти стадию формализации и структуризации своих бизнес-процессов. Таким образом, перед внедрением технических нововведений необходимо провести организационные преобразования, продиктованные бизнес-логикой выбранной системы.
В первую очередь, это позволит удовлетворить информационные потребности различных подразделений организации, а так же избежать двойного ввода информации в систему. Следовательно, комплексная автоматизация учета хозяйственной деятельности предприятия является более приоритетной по сравнению с лоскутной автоматизацией отдельных участков учета. Примером указанных преимуществ является следующие таблица и схема, отражающие бизнес-процесс поступления заказанного товара на склад. Таблица 2.1. Отражение информации о поступлении товаров при
неавтоматизированном учете или лоскутной автоматизации
При данной схеме информация отражается трижды в нужном разрезе в каждом подразделении для дальнейшего анализа и формирования отчетов.
В данной модели организационного процесса учета поступления товара информация в систему вводится единожды, а настроенные аналитики позволяют отражать информацию в нужных разрезах для соответствующих подразделений и пользователей.
Таким образом, на основе организационных требований система учета приобретает структуру и содержание, характерные для данной компании.
Следовательно, организационно-техническое структурирование системы учета - это процесс выделения бизнес-процессов, порождающих изменения в системе учета, с целью их дальнейшей автоматизации в рамках современного программного обеспечения. Несмотря на индивидуальные особенности каждого предприятия и, следовательно, системы учета, можно выделить следующие основные требования к ее структуре в целях получения наибольшей отдачи от автоматизации:
Выделение бизнес-процессов, составляющих основные блоки хозяйственной деятельности предприятия с целью их единообразного учета и возможности использования в дальнейших операциях, а также при составлении отчетности;
Учет выделенных бизнес-процессов в соответствии с выбранной учетной политикой;
Учет и хранение различных видов аналитик, которые сопровождают выделенные бизнес-процессы и необходимы для управленческого анализа;
Регистрация учетной информации по месту ее возникновения с отражением в виде, удобном для других групп пользователей.
Благодаря этому бухучет, с одной стороны, соответствует нормам и стандартам, определенными законодательством, а, с другой стороны, представляет собой информационную базу для управленческого учета. Сама же система автоматизации представляется эффективным и удобным инструментом для обработки учетных данных и представления ее в нужном виде разным группам пользователей [53].
Внедрение программного обеспечения по управлению предприятием способно вызвать следующие изменения:
технико-технологические, которые проявляются в форме новых продуктов и технологий. Они являются основой технологического прогресса и технического перевооружения предприятия;
организационные - это процессы освоения новых форм и методов организации, а также регламентации производства и труда; инновации, предполагающие изменения соотношения сфер влияния (как по вертикали, так и по горизонтали) структурных подразделений, социальных групп или отдельных лиц; управленческие - заключаются в целенаправленном изменении состава функций, организационных структур, технологии и организации процесса управления, методов работы аппарата управления, ориентированное на замену элементов системы управления (или всей системы в целом) с целью ускорения, облегчения или улучшения решения поставленных перед предприятием задач;
экономические программные инновации на предприятии, которые можно определить как положительные изменения в его финансовой, платежной, бухгалтерской сферах деятельности, а также в области планирования, ценообразования, мотивации и оплаты труда и оценки результатов деятельности;
социальные нововведения, проявляющиеся в форме активизации человеческого фактора путем разработки и внедрения системы условий безопасности и гигиены труда;
экологические нововведения - изменения в технике, организационной структуре и управлении предприятием, которые улучшают или предотвращают его негативное воздействие на окружающую среду [54].
Основные принципы и этапы внедрения автоматизированных систем на отечественных предприятиях
Решение о необходимости автоматизации учетной деятельности предприятия может возникнуть благодаря следующим условиям:
Обработка текущего объема информации вручную требует огромных затрат времени и труда
Информация, содержащаяся в локальных программах не сопоставима, т.к. заноситься разными подразделениями исключительно в соответствии с их потребностями
Организация «выросла» из текущего программного обеспечения (оперативность и эффективность обработки данных не соответствуют потребностям компании)
Модель бизнеса компании фундаментально изменилась, др.
Таким образом, осознав необходимость автоматизации, перед предприятием встает задача выбора наиболее эффективной программы, которая будет оптимальной для выражения «затраты-результаты»[72].
Для автоматизации процесса принятия управленческих решений на верхнем уровне необходимо учитывать очень большое число трудно формализуемых факторов. Далеко не все из них могут быть выражены количественно. Поэтому автоматизация управления сегодня - это, в основном, автоматизация различных областей учета, документооборота и др. с целью оперативной подготовки информации для принятия руководителями различных уровней обоснованных управленческих решений.
Руководству необходимо организовать и руководить работами, по крайней мере, в следующих направлениях:
выбор подхода к построению автоматизированной системы управления на рассматриваемом предприятии;
выбор конкретной базовой программной системы управления из имеющихся на рынке;
построение модели системы управления вида «как есть» и, возможно, ее реорганизация на базе модели «как должно быть»;
внедрение системы автоматизации управления;
анализ эксплуатации системы и определение направлений ее развития в соответствии с направлениями развития рассматриваемого предприятия.
Вследствие этого, одними из основных результатов внедрения автоматизированной системы управления для предприятия будет являться возможность ведения оперативного учета, обработки данных и получения необходимой отчетности с любой выбранной периодичностью [73].
Процесс управления практически любым объектом можно представить следующим циклом.
Целеполагание — это принятие решения автоматизировать
Планирование — это решение о том, что и как надо автоматизировать
Исполнение — это, собственно, сам процесс автоматизации
Контроль — это необходимость соотносить конечный результат с промежуточными, чтобы не отклониться от намеченного курса
Анализ — соотнесение желаемого результата с действительным
Формирование управленческого воздействия — оргвыводы и приказы изменить те или иные процессы, функции и т.д.
Корректировка — изменение планов или целей в зависимости от величины промаха.
Автоматизированная система управления в общем случае должна автоматизировать именно этот цикл, так как именно он является определением термина «управление». При автоматизации системы управления предприятием автоматизировать нужно фазы планирования, исполнения, контроля и анализа [74].
Исследовательская компания MGI выявила, что для получения ощутимого положительного результата от инвестирования средств в информационные технологии (ИТ) необходимо выполнение ряда условий.
Во-первых, внедрять технологические инновации необходимо параллельно с управленческими. С помощью ИТ можно разработать оптимизационные модели бизнес-процессов, которые позволят добиться устойчивых конкурентных преимуществ.
Во-вторых, необходимо выявить в каких именно сферах внедрение ИТ приведет к наиболее значимому повышению эффективности деятельности организации и сфокусироваться в первую очередь на них.
