Содержание к диссертации
Введение
Глава 1 «Оперативный контроль и анализ как метод обеспечения оперативного управления на предприятии» 7
1.1. Оперативный учет и контроль как обособленная составляющая учетного процесса на предприятии 7
1.2.Функциональное назначение оперативного контроля и анализа 19
1.3. Место оперативного контроля и анализа в системе управления предприятием 24
1.4. Процессный подход к построению системы оперативного контроля и анализа 37
Глава 2 «Оперативный контроль и анализ в процессах производственной деятельности предприятия» 52
2.1. Первичная учетная информация в процессах производственной деятельности как основа построения системы оперативного контроля и анализа 52
2.2. Важнейшие требования к системе оперативного контроля и анализа 60
2.3. Схема построения системы оперативного контроля и анализа в производственных процессах 62
Глава 3 «Оперативный контроль и анализ в процессах коммерческой и финансовой деятельности предприятия» 97
3.1. Оперативный контроль и анализ в процессах распределения финансовых ресурсов 97
3.2. Оперативный контроль и анализ в процессах управления товарным ассортиментом 115
3.3. Оперативная оценка коммерческих сделок предприятия 125
Заключение 141
Список литературы 146
Приложения 158
- Оперативный учет и контроль как обособленная составляющая учетного процесса на предприятии
- Первичная учетная информация в процессах производственной деятельности как основа построения системы оперативного контроля и анализа
- Оперативный контроль и анализ в процессах распределения финансовых ресурсов
Введение к работе
Экономическая реформа в России идет уже 12 лет. В стране проведена приватизация, преодолен кризис неплатежей, дефолт и резкое обесценивание рубля. Сегодня в стране существует сформированная банковская система, федеральный бюджет. Существует Налоговый Кодекс и ряд других законов, которые заложены в фундамент новой рыночной экономики России. Существует Закон «О бухгалтерском учете», а также бухгалтерские стандарты, которые направлены на большую сопоставимость финансовых отчетов российских компаний с западными стандартами, а также призваны повысить их прозрачность.
Российская экономика и российский бухгалтерский учет все больше ориентируются на мировую экономику. Однако за время реформ в России в мире также произошли глобальные изменения, которые теперь ставят новые ориентиры для российского бизнеса, профессиональных бухгалтерских организаций, законодательных органов и, что немаловажно, для исследователей в области учета, анализа аудита. В первую очередь, развитие информационных технологий, Internet перекроили мировые рынки и вывели в лидеры те компании, которые могут оперативно обрабатывать огромные объемы различного рода информации, анализировать ее и, тем самым, повышать эффективность своей хозяйственной деятельности. Соответственно, изменились и задачи, стоящие перед учетом на предприятиях - необходимо знать больше и быстрее.
Ориентация учета и отчетности на внешних пользователей предполагает ряд условий, которые наделяют представляемую информацию рядом свойств. Во-первых, инвесторов и кредиторов интересует, прежде всего, детализация ключевых показателей (выручка, прибыль, остатки). Соответственно, эта информация направлена на проведение финансового анализа с целью выявления инвестиционной привлекательности предприятия. Во-вторых,
отчетность для внешних пользователей не является и не должна являться оперативной. Это связано с тем, что, как правило, инвесторов интересует не только состояние дел на предприятии на сегодняшний момент, но и ретроспектива его развития - за месяц, квартал, год, пять-десять лет. На первый план в этом случае выходит такое качество, как достоверность информации,
поэтому всегда предпочтительнее потратить несколько дней или недель на
подготовку достоверного отчета, анализ которого может привести к принятию
важных стратегических решений.
Совершенно иные характеристики должны быть у информации, которой оперирует учет для внутренних пользователей. В первую очередь, гораздо более обширен список контрольных показателей, многие из которых имеют не денежное измерение. Выделение таких показателей связано с тем, что в инфраструктуре предприятия много разнородных объектов управления, каждый из которых влияет на работу всего предприятия. А раз речь идет об объектах внутреннего управления, то есть о «приводящих механизмах» работы предприятия, то оперативность учета показателей объектов выходит на первый план. Конечно, разная оперативность и разный состав ключевых показателей управленческого учета существует для разных уровней управления.
Для управления высшего звена важными являются финансовые показатели - данные о продажах, размер кредиторской и дебиторской задолженности, состояние рынка, наличие конкурентов, появление новых технологий. Эта информация, конечно, должна постоянно поступать топ-менеджменту, но не обязательно ежедневно и даже не обязательно еженедельно. С определенной оговоркой можно сказать, что принимаемые решения на этом уровне носят стратегический характер и принимаются не каждый день.
Совершенно иной подход должен применяться к оперативному учету и
анализу на нижнем и среднем уровне, где объектами управления являются
« проходящие каждый день и даже каждый час процессы. Как правило,
управленцы этого уровня сами определяют, какие методы оперативного учета им взять на вооружение для выполнения своих каждодневных задач.
Существующая практика, равно как и теория, не дает четкого представления, как на каждом конкретном участке управления осуществлять оперативный учет для повышения эффективности управления всего предприятия. На сегодняшний день наиболее передовыми теоретическими разработками в области оперативного учета можно назвать работы Хана Д. [128], Фольмута X. [126], разработавших особую концепцию, названную «контроллинг». Необходимо отметить также Шкарабана С. [140], Савицкую Г. [103], Шеремета А.[135], которые в своих работах заложили основу современных исследований в области оперативного учета, контроля и анализа.
Недостаточную разработанность систем оперативного учета и контроля на предприятиях обычно связывают с недостаточным уровнем автоматизации учетного процесса, что, в свою очередь, может быть объяснено банальным недостатком финансирования на установку мощных автоматизированных систем управленческого учета. Этот аргумент представляется совершенно слабым. При всей дороговизне программных продуктов и компьютерной техники, предприятия, для которых построение системы оперативного учета и анализа наиболее актуально, - это крупные предприятия, ведущую активную деятельность и имеющие солидные обороты. Поэтому отсутствие на них автоматизированных систем управленческого учета может быть объяснено только отсутствием понимания, как должна быть построена эта система, какие показатели она должна отслеживать и как они должны быть интерпретированы.
Классическая схема, по которой сегодня делаются попытки построить единую систему оперативного контроля и анализа, представляет собой набор отчетов руководителей нижнего и среднего звена, которые передаются в некий аналитический центр. Эта практика уже обнажила проблему оборванности информации, когда содержание отчета лишь констатирует факт, но не объясняет причину его возникновения. В результате система оперативного
контроля превращается в тяжелый балласт, не повышающий, а снижающий эффективность управления.
Теоретические исследования и практический опыт зачастую дают ограниченные рекомендации по построению системы оперативного контроля на отдельных предприятиях, имеющих свою специфику деятельности. Безусловно, исследуя затронутую тему, нельзя абстрагироваться от реальных примеров. Но использовать их нужно для того, чтобы выработать решения, универсальные для любого предприятия.
Надо также отметить, что теория и практика рассматривают проблему оперативного контроля и анализа в системе управления в целом. Задачи оперативного контроля и анализа не разделяются на задачи для обеспечения стратегического управления и задачи для обеспечения оперативного управления. Очень многие существующие рекомендации (в частности, уже упомянутая концепция контроллинга (Хан Д. [128]) или концепция системы сбалансированных показателей (Каплан Р., Нортон Д. [147]) направлены на стратегическое управление предприятием. Методики, применимые в ежедневном, даже ежечасном, управлении, пока не имеют такой степени разработанности.
Описанные проблемы позволяют сформулировать общую цель данной работы - исследовать и предложить набор принципиальных методик, по которым на предприятиях, не зависимо от вида его деятельности, должна строиться система оперативного контроля и анализа.
Учитывая это, можно сформулировать следующие задачи данного исследования:
определить объекты оперативного контроля и анализа на предприятии,
определить место системы оперативного контроля и анализа в системе управления предприятием и предложить модель ее построения.
разработать принципиальную схему информационных потоков в предложенной модели системы оперативного контроля и анализа,
%
определить ключевые требования к системе оперативного контроля и анализа,
предложить аналитические методики для обработки оперативной информации о фактах хозяйственной деятельности предприятия (в процессах материально-технического снабжения, распределения финансов, управления дебиторской задолженностью и запасами).
В качестве объекта исследований были выбраны конкретные предприятия и конкретные примеры процессов хозяйственной деятельности. Исследование проводилось таким образом, чтобы охватить весь спектр основных хозяйственных процессов, существующих на российских предприятиях, и разработать универсальный подход к построению системы оперативного контроля и анализа в системе управления предприятием.
При этом данная работа оставляет поле для дальнейших детализированных исследований для внедрения разработанных принципов на практике.
Оперативный учет и контроль как обособленная составляющая учетного процесса на предприятии
В соответствии с Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. Существование такого законодательно сформулированного определения бухгалтерского учета, с одной стороны, четко очерчивает задачи, которые стоят перед учетом как таковым. С другой стороны, это определение раскрывает суть учетного процесса как процесса сбора, обработки и интерпретации данных. Более того, Закон указывает на то, что именно денежными показателями оперирует бухгалтерский учет. Однако на любом предприятии существуют показатели деятельности, выраженные в натуральных единицах. Поэтому если абстрагироваться от локальных задач именно бухгалтерского учета, то можно сделать вывод, что сам бухгалтерский учет является составной частью учетного процесса на предприятии. Это, в свою очередь, открывает огромное поле для исследований учетного процесса с точки зрения его большей ориентации на управление деятельностью предприятия. На российских предприятиях сегодня существуют проблемы, связанные с построением систем учета, контроля, анализа и управления в целом. Низкая оперативность информации. Как правило, промышленные предприятия при управлении и планировании своей деятельности опираются на данные бухгалтерского и налогового учета. Такой вариант заранее проигрышный, так как согласно законодательству предприятие производит расчеты по НДС к 20-му числу следующего месяца, что влечет за собой закрытие всех бухгалтерских счетов и подготовку финансовой отчетности. Реально на предприятиях, особенно крупных, бухгалтерская отчетность готова только к 30-му числу месяца. Эти сроки отражают крайнюю неэффективность данного подхода, потому что для успешного управления руководителю компании 20 февраля не нужна информация за январь, к этому времени уже должны быть подготовлены бюджеты на март. Для эффективного принятия управленческих решений руководство предприятия должно получать оперативную информацию каждый день.
Кроме этого, низкая оперативность информации вызвана слабой автоматизацией многих предприятий. В 80% промышленных компаний уровень автоматизации пока недостаточен для получения информации в режиме реального времени. В большинстве предприятий внутренняя управленческая информация каждого структурного подразделения локальна и не увязана в единую систему, т.е. базы данных многочисленны и не интегрированы.
Отсутствие разделения методик контроля и анализа для управления прибылью и управления денежными средствами. Данная проблема вызвана отсутствием понимания различий между управлением прибылью и денежными средствами и грамотной постановки системы учетно-аналитического обеспечения управления денежными средствами компании. Прибыль предприятия определяется в зависимости от принципов законодательства по бухгалтерскому и налоговому учету, внутренних нормативных документов, системы налогообложения и других факторов. Более того, многие банкротства компаний сегодня происходят не из за отсутствия прибыли, а из-за отсутствия у них высоколиквидных активов. Поэтому крайне важно для предприятия организовать систему контроля и щ анализа управления денежными средствами. В настоящее время на российских предприятиях планирование денежных средств происходит крайне неэффективно. Например, многие предприятия при планировании денежных потоков в бюджет движения денежных средств вклю чают суммы всех бартерных операций, дебиторской и кредиторской задолжен ностей, в том числе безнадежных. Лишь небольшое число предприятий знакомы с технологией перевода отгрузки готовой продукции в приток денежных средств через коэффициенты инкассирования. В большинстве компаний не налажена работа бюджетного комитета и отсутствует технология внесения корректировок в бюджет движения денежных средств.
Первичная учетная информация в процессах производственной деятельности как основа построения системы оперативного контроля и анализа
Как уже упоминалось, процессы производственной деятельности имеют свою специфику с точки зрения организации системы оперативного контроля и анализа. Прежде всего, это связано с тем, что оперативный контроль и анализ в производственных процессах в большей степени направлен на технико-технологические параметры и показатели, так как именно технологические процессы производства являются в них непосредственным объектом управления. Кроме этого, для производственных процессов немаловажными являются параметры соблюдения правил промышленной безопасности, охраны труда и окружающей среды. Однако, при этом производственные процессы -это наиболее затратные и ресурсоемкие процессы хозяйственной деятельности предприятия. Поэтому система оперативного контроля и анализа для производства, с одной стороны, должна базироваться на немонетарных показателях, позволяющих контролировать сложные технологические процессы, но, с другой стороны, должна обеспечивать оптимальность и эффективность производственных затрат.
Для исследования производственных процессов было выбрано Саратовское районное нефтепроводное управление ОАО
«Приволжскнефтепровод», занимающееся обеспечением реализации такой услуги, как транспортировка нефти по магистральным нефтепроводам и входящее в систему ОАО «АК Транснефть».
Организационно система компании «АК Транснефть» разделена по территориальному принципу на районные нефтепроводные управления, которые отвечают за эксплуатацию магистральных нефтепроводов. Районные управления (РНУ) существуют в статусе обособленных подразделений в структуре дочерних обществ компании «АК Транснефть» - без образования юридического лица. Финансирование их деятельности происходит путем внутрихозяйственных перечислений в соответствии с бюджетными статьями. Доходов, формирующихся в рамках РНУ, практически нет, за исключением доходов от аренды техники и помещений. В соответствии с этим, все районные управления, в том числе Саратовское РНУ, являются центрами затрат компании в чистом виде. К тому же, формирование бюджета РНУ происходит в строгом соответствии со структурой тарифа на перекачку нефти, ежегодно утверждаемого Федеральной энергетической комиссией.
Говоря об основных показателях, с помощью которых можно оценивать эффективность деятельности Саратовского РНУ, то основным из них можно выделить объем прокаченной нефти через всю систему магистральных нефтепроводов (МН). Любой ремонт, реконструкция инфраструктуры МН сопряжен с временным выключением части и всех производственных мощностей, что отражается на снижении объема перекачки. Поэтому своевременный оперативный контроль и планирование всех работ, которые сопряжены с остановкой или снижением мощности системы МН, необходим для минимизации убытков компании из-за подобных остановок.
Транспортировка нефти по магистральным нефтепроводам, как и любая другая деятельность по оказанию транспортных услуг, связана со значительной ответственностью перед клиентами - собственниками нефти, транспортируемой по магистральным нефтепроводам. Существует также не меньшая ответственность за выполнение экологических обязательств - объекты «Транснефти» обладают повышенной взрыво- и пожароопасностью. Любая авария может повлечь за собой колоссальный ущерб окружающей среде, возмещение которого не только сопряжено с огромными штрафными санкциями, но и с необходимостью рекультивации загрязненных земель, водоемов, компенсации вреда, нанесенного населению и т.д. Поэтому для поддержания репутации и финансовой стабильности компании аварий вообще не должно быть. В связи с этим обеспечение безаварийности можно выделить в особое направление в управлении компанией.
Таким образом, для филиала ОАО «Приволжскнефтепровод» Саратовское РНУ основными задачами оперативного контроля и анализа, являются
а) оптимизация издержек на эксплуатацию, реконструкцию и строительство объектов МН;
б) мониторинг технического состояния узлов и агрегатов МН, оптимальное планирование их ремонтов с целью минимизации простоя трубопроводов;
в) выполнение технических нормативов при эксплуатации объектов МН с целью полного исключения аварий и внештатных ситуаций, выполнения экологических условий.
Основным бизнес-процессом СРНУ является перекачка нефти по магистральным нефтепроводам. Однако существуют также дополнительные процессы, не связанные с перекачкой нефти. В Приложении 2 приведена структура Саратовского РНУ по состоянию на 01.06.03. Исходя из анализа структуры видно, что помимо перекачки нефти, обособленными бизнес-процессами предприятия являются
Оперативный контроль и анализ в процессах распределения финансовых ресурсов
Рассмотренные ранее процессы производственной деятельности предприятия имеют свою специфику с точки зрения построения системы оперативного контроля и анализа.
В первую очередь, это связано с тем, что ресурсы предприятия, находясь в сфере производства, преобразуются и проходят различного рода технологические этапы обработки, смешения, разъединения и т. д.
Именно поэтому наиболее актуальным для производственных процессов является оперативный контроль технических и технологических показателей на уровне элементарных операций и процедур, которые могут быть описаны только немонетарными единицами измерения. В связи с этим, при рассмотрении проблемы построения системы оперативного контроля и анализа, во главу угла становится вопрос выявления таких элементарных уровней контроля, поиска методики контроля и выстраивания эффективной схемы информационных потоков.
Совершенно иную специфику имеет построение системы оперативного контроля и анализа в процессах коммерческой и финансовой деятельности предприятия (сбыт, управление денежными потоками, управление товарным ассортиментом). В этой сфере показатели контроля, в основном, могут быть измерены в денежном выражении, что позволяет для целей оперативного контроля применять уже наработанные методики учета, равно как и существующие инструменты автоматизированного учета - программное обеспечение. Именно поэтому на первый план выходит проблема оперативного анализа, то есть разработки методов оперативной интерпретации получаемых данных для принятия срочных решений.
Необходимо отметить, что рассмотренные процессы коммерческой деятельности, не смотря на то, что в качестве примера взята организация, осуществляющая чисто торговую деятельность, в равной степени могут быть присущи и производственным предприятиям, самостоятельно производящим и реализующим свою (возможно, не только) продукцию. Для рассмотрения процессов коммерческой деятельности объектом исследования была взята фармацевтическая компания «Автобан-Центр», которая занимается реализацией медикаментов. Это торговая компания, в которой существуют параллельно оптовое и розничное звено. По размеру это структура, относящаяся к категории средних предприятий, - общее число работающих составляет около 400 чел.
Структура ООО «Автобан-Центр» представляет собой сеть финансово и организационно независимых подразделений. Каждое из этих подразделений работает на своем рынке (по региональному или функциональному признаку). Всего в компании 4 подразделения - 3 розничных и 1 оптовое. Розничное звено представлено более, чем 20 аптеками и аптечными пунктами. Самая крупная аптека выделена в отдельное подразделение.
В настоящее время компания переживает период бурного развития, вследствие чего возникают проблемы эффективного финансового управления и контроля инвестированных в компанию средств. Ситуация осложняется раздробленностью структуры и необходимостью внедрения системы финансового управления в каждом подразделении.
В современных условиях рыночной экономики в России для предприятий всех отраслей и форм собственности особую актуальность приобретает проблема управления распределением финансовыми ресурсами. И в первую очередь это связано с вопросами эффективного управления кредиторской и дебиторской задолженностью.
С одной стороны, это связано с развитием фондового рынка, на котором с каждым годом котируются ценные бумаги все большего числа российских предприятий. Фондовый рынок реагирует на финансовое состояние предприятий через изменения котировок акций и облигаций, тем самым повышая или понижая инвестиционную привлекательность того или иного предприятия. Таким образом, стремление поддерживать высокий уровень доходности своих ценных бумаг на рынке делает для предприятия необходимым поддержание финансовой устойчивости.
С другой стороны, сегодня практически во всех отраслях экономики наблюдается повышение уровня конкуренции. Это заставляет предприятия максимально снижать издержки, в том числе на обслуживание своих долгов: процентов по банковскому кредиту, дополнительной стоимости закупки сырья, материалов, товаров из-за использования коммерческого кредита и т. д. В связи с этим, управление распределением финансовых ресурсов не только призвано повышать рентабельность деятельности предприятия. По сути, от качества управления заемным капиталом и дебиторской задолженностью зависит выживание и развитие предприятия в жесткой конкурентной борьбе.
