Содержание к диссертации
Введение
Глава I. Теоретико-методологические основания исследования архивной деятельности в системе социального управления 15
1.1. Архивная деятельность как объект социального управления 15
1.2. Функции архивной деятельности: социологический анализ 29
Глава II. Становление системы управления архивной деятельностью 47
2.1. Основные этапы институционализации и современные типы организации архивной деятельности 47
2.2. Проблемы институционализации архивной деятельности РФ (по 76 материалам социологического исследования) .
Глава III. Социальные технологии управления архивной деятельностью в современной России 94
3.1. Перспективы разработки социальных технологий управления архивной деятельностью 94
3.2. Социальные технологии участия общественности в управлении архивной деятельностью 105
Заключение 128
Источники и литература
- Функции архивной деятельности: социологический анализ
- Основные этапы институционализации и современные типы организации архивной деятельности
- Проблемы институционализации архивной деятельности РФ (по 76 материалам социологического исследования)
- Социальные технологии участия общественности в управлении архивной деятельностью
Функции архивной деятельности: социологический анализ
Для выявления сущности и определения специфики архивной деятельности необходимо, прежде всего, уточнить понятие «деятельность». Толковый словарь русского языка С.И. Ожегова определяет деятельность как занятие, труд42. Философская мысль трактует деятельность как форму активного отношения человека к окружающему миру, содержание которой направлено на его целесообразное изменение. Социологическая наука, характеризуя деятельность, ставит акцент на системе взаимодействия субъектов, в таком случае управление рассматривается как организованное социальное действие. По мнению А.В. Тихонова, «управленческое действие, может рассматриваться как социальное действие … Оно … есть выработка общих взглядов на решение проблем, поиск уникальной, единственно правильной стратегии и тактики, следствием которых и является разработка деталей управленческого механизма.
Применительно к теме диссертационного исследования мы будем рассматривать архивную деятельность как разновидность управленческой деятельности, определяя ее через понятие «социальное действие»44 как совокупность социально значимых действий, осуществляемых субъектами в архивной сфере на различных уровнях социальной организации общества, направленных на достижение определенных целей. Такое понимание социального действия приводит к необходимости совмещения деятельностного и системного подходов в анализе социальных явлений, в частности, системы социального управления и архивной деятельности как объекта социального управления.
Сочетание двух подходов предопределяет системный характер архивной деятельности как совокупности взаимосвязанных упорядоченных элементов. Так, архивная деятельность обладает следующими системными свойствами:
По Парсонсу социальное действие замыкает друг на друга воздействия, исходящие от общества, от культуры и от личности, т.е. действие имеет объективные предпосылки и субъективно по своему содержанию, реальное существующее только в процессе взаимодействия субъектов. Иными словами система есть любой устойчивый комплекс повторяющихся взаимосвязанных социальных действий. См.: Парсонс Т., Шилз Э., Олдс Д. Ценности, мотивы, системы действия // Парсонс Т. О структуре социального действия. – М.: Академический проект, 2002. – С. 44-56. См.: Гелих О.Я., Князева Е.Н. Управление и синергетика: учебное пособие / 3 е изд. – СПб.: Книжный дом, 2012. – С. 34. 3. Открытость. Безусловно, архивная сфера обладает своей спецификой – ограничительными механизмами, определяющими порядок доступа граждан к архивным документам. Однако это не говорит о ее закрытости с точки зрения исследования системных свойств. Архивная система активно взаимодействует с внешней средой, обмениваясь с ней, прежде всего, информацией. Важно отметить, что архивной системе как объекту социального управления могут быть присущи некоторые свойства закрытых систем, связанные с наличием плотных внутренних связей, создаваемых людьми для удовлетворения интересов преимущественно персонала какой-либо организации. По сути, в каждом элементе архивной системы присутствует этот признак: в любом учреждении создаются архивные подразделения, уполномоченные, прежде всего, удовлетворять потребности своих сотрудников.
Детерминированность связей (предсказуемость системы). Управление архивной деятельностью происходит по заранее заданным правилам, параметрам, с заранее определенным результатом (например, определенный перечень документов, сдаваемых на хранение в архивы, правила работы читальных залов, регламенты предоставления той или иной государственной или муниципальной услуги). Детерминированность связей может быть свойством ригидности системы, ее негибкости в вопросах адаптации к меняющимся условиям, перестройки на новый порядок работы в соответствии с реалиями современного общества. Архивная деятельность, на наш взгляд, обладает относительной ригидностью, что во многом обусловлено профессиональными особенностями, теми качествами и навыками, которые присущи архивному сообществу и часто выступают социальными стереотипами: сосредоточенность, неторопливость, тщательность, низкая степень социальной мобильности, невысокая степень активности межличностных взаимодействий. 5. Активность / пассивность. Склонность к самоизоляции и социальной пассивности во многом присуща отдельным архивным работникам, однако не является общим свойством всей рассматриваемой системы. Принимая во внимание тот факт, что архивная деятельность сегодня успешно развивается, внедряя информационные технологии, можно с уверенностью утверждать, что в управлении современной архивной деятельностью наблюдаются тенденции в активизации социальных связей.
Структурированность. Структура архивной системы является функциональной (горизонтальной) и представляет собой устойчивые и упорядоченные взаимосвязи между подсистемами архивной системы. Социальная структурированность системы обуславливает ее устойчивость.
Устойчивость / упорядоченность. С точки зрения устойчивости управление архивной деятельностью характеризуется относительно высокой степенью устойчивости к внешним воздействиям. Вместе с тем, архивная деятельность может включать как мягкие, так и жесткие подсистемы, взаимодействие которых будет обеспечивать необходимый уровень социального равновесия, поддерживать и воспроизводить высокую интенсивность внутренних взаимосвязей. Управление в такой системе будет нацелено на установление социального контента причинно-следственных связей между участниками совместной деятельности, направленной на достижение целей и обеспечение устойчивости социальных связей46.
Основные этапы институционализации и современные типы организации архивной деятельности
Доинституциональный период. Это первый этап зарождения и формирования архива как института общества. Изучение истории многочисленных народов Древнего Востока (существовавших на территории Северо-Восточной Африки, Передней, Южной и Восточной Азии), создавших первые государства и своеобразную древневосточную культуру, дат возможность утверждать о том, что создание первых архивов обусловлено появлением самых ранних форм письменности и в большинстве случаев служило интересам правящего класса.
Уже в ранних государствах исследователи выделяют несколько типов архивов. Исходя из особенностей древней государственности, одним из основных типов архивов являются жреческие – архивы жрецов76 – хранителей тайн письма и толкователей «воли богов». Архивы жрецов включали в себя религиозные и литературные тексты, а также документы о разных отраслях знаний. Появление одного их первых видов архива – жреческого – было полностью обусловлено определенной социальной ролью жрецов в древнем обществе и было неразрывно связано с религиозной организацией – храмом как зарождавшимся и очень мощным (оказывающим большое влияние) социальным институтом. Следовательно, значительная часть таких архивных документов носило религиозный характер.
Создание ранних форм государственности и постепенное отделение власти от религии (насколько уместно говорить о разделении религиозной и светской власти в древнем обществе), выделение властной верхушки приводило к росту государств (их территорий). Этот процесс во многом обусловил появление новых многочисленных государственных функций, что привело к необходимости фиксации государственных дел, решений и пр., а, следовательно, к появлению дворцовых (или царских) архивов, либо архивов республик или общин (в тех местах, где царская власть уступала место иным формам). Важно особенно отметить многоплановый состав хранимых документов: от приказов и судебников до протоколов заседаний выборных органов (архивы республик или общин).
Исследователь Н.В. Бржостовская также выделяет частновладельческие архивы и архивы-библиотеки77. Безусловно, доля частновладельческих архивов в доинституциональном периоде была невелика, в связи с особенностями хранения документов, отсутствием необходимых условий. Архивы-библиотеки отличались смешанным составом хранимых объектов: в них хранились рукописи литературных произведений и одновременно с ними архивная документация.
В Античной Греции появляется новый тип архива – архив полиса, который, по сути, особенно не отличался от предыдущих выделенных видов и существовал наряду с архивами учреждений и должностных лиц. Например, Афинский архив – метроон – содержал смешанные документы от политических до документации частных лиц, а также мог включать библиотечные фонды.
Исследователи указывают на особую роль архивов в древнем обществе: выдача необходимых справок, использование в судебных делах, обращение к архивным документам как к источникам знаний (работы первых исследователей). Храня документы о деятельности должностных лиц, архивы могли быть мощным «оружием» политической борьбы. Так, например, Цицерон, указывал на «силу» архивных документов, которые могут буквально погубить должностных лиц78.
В различные периоды Римской империи организация архивов и роль архивных документов не менялась, однако на социальной арене с точки зрения значимости для государства и общества присутствовали то одни, то другие архивы в большей степени. С упадком Римской империи и культуры «письменное делопроизводство стало вс больше приобретать грубые и упрощенные формы»79. С падением империи большинство архивных учреждений было уничтожено, однако последующие крупные государства – такие, как Византия – вс же унаследовали некоторые 52
Таким образом, можно сделать вывод о том, что в Древнем мире существовали многочисленные формы древних хранилищ разнообразных документов: жреческие, дворцовые, имелись даже архивы различных учреждений, а также частные архивы магистратов, торговцев, ростовщиков, юристов, писателей и ученых. За пределами, в провинциях существовали архивы наместников провинций, государственных учреждений, городских муниципий, храмов разных религий и разного рода частновладельческие архивы и др.
Социальная значимость архива во многом определялась интересами государства и зависела от типа государственного устройства. Большинство архивов имело слабую систематизацию, включало смешанный состав документов. Важной особенностью начального этапа зарождения архива как социального института является его функциональное единство с библиотекой. Архивы как и библиотеки не только аккумулировали социальный опыт, но и являлись его трансляторами, то есть способствовали социализации общества.
Развитие архива неотделимо от развития письменности, которая претерпела не самые лучшие изменения во времена падения Римской империи. Более упрощенные формы организации государственного управления и делопроизводства привели к понижению роли письменных свидетельств и документов. Образованные на развалинах Римской империи варварские государства обладали упрощенными формами государственного управления, канцелярии в таких государствах сохранялись в основном за счет бывших государственных деятелей Римской империи, соглашавшихся взять на себя эти функции.
Проблемы институционализации архивной деятельности РФ (по 76 материалам социологического исследования)
Архивная деятельность РФ находится в стадии своей институционализации. Усиление общественного внимания к сохранению культурно-исторического наследия страны, а, следовательно, и к архивной сфере как его важной составляющей, вс возрастающая потребность в поиске документов для получения социальных выплат и пособий позволяет говорить о необходимости выявления путей совершенствованию управленческого процесса в области архивного дела. Разработка социальных технологий управления архивной деятельностью может строиться на функциональной основе по следующим группам функций.
Организационно-распорядительные функции. Современное социальное управление является комплексным явлением и предполагает организованное взаимодействие всех управляющих субъектов. Так, важно, чтобы управление архивной деятельностью базировалось на организации межведомственного взаимодействия в системе социального управления. Учитывая особенности централизованного типа организации архивной деятельности, прежде всего, необходимыми управляющими субъектами-партнерами субъектов архивной сферы должны выступать:
Государственный пенсионный фонд. Основные социально-правовые вопросы лежат в плоскости интересов граждан при начислении пенсий, пособий и пр. На сегодняшний день Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР)105 позиционирует себя в качестве одного из наиболее значимых социальных институтов страны. Это крупнейший управляющий субъект – федеральная система оказания государственных услуг в области социального обеспечения граждан. Проблема информационного взаимодействия актуальна не только для субъектов архивной деятельности, но и для Пенсионного фонда, т. к. его сотрудники регулярно обращаются в архивные учреждения, запрашивая большие объемы архивной информации. Учитывая необходимость удовлетворения социальных интересов граждан в максимально короткие сроки, Пенсионный фонд как никто другой должен быть заинтересован в организации эффективного межведомственного сотрудничества.
Так, например, в январе 2014 года Архивный комитет Санкт Петербурга (далее – Комитет) и Отделение Пенсионного фонда
Российской Федерации по Санкт-Петербургу и Ленинградской области (далее – ОПФР) подписали оглашение об информационном взаимодействии. Соглашение предполагает работу по организации социально-правового электронного документооборота между ОПФР, территориальными органами ПФР, Комитетом и архивными учреждениями в целях сокращения сроков исполнения запросов архивными органами, а также установления и выплаты пенсий и иных социальных выплат территориальными органами ПФР106. Таким образом, организационно-распорядительная функция в управлении архивной деятельностью реализуется в процессе взаимодействия Комитета и ОПФР по обмену социально значимой информацией (документами), необходимой для реализации гражданами своих пенсионных прав. При грамотно организованном управленческом взаимодействии потребности граждан могут быть удовлетворены в полном объеме.
Представители научного и научно-педагогического сообщества. К данной категории можно отнести организации, учреждения, отдельных граждан, работающих в научных структурах, либо связанных с ними опосредованно (сотрудники научно-исследовательских институтов исторического профиля, кафедр археографии и архивоведения, а также преподаватели исторических дисциплин высших учебных заведений, научно-педагогические работники, проводящие исследования в области архивного дела и смежных областях и др.). Взаимодействие с субъектами этой категории представляется также социально важным, ввиду необходимости активного вовлечения архивных документов в научный оборот, т.е. управления процессом использования документов. Эта задача может реализоваться посредствам организации заказа и подготовки государственных заданий на проведение научных исследований. Так, субъекты управления архивной деятельностью могут давать перечень фондов, поступивших, например, за последние пять лет, предлагая руководству высших и средних учебных заведений задания для написания курсовых, дипломных и других видов работ.
Вовлечение архивных документов в научный оборот повлечет за собой их активное использование в обществе – т.н. «общественный оборот». Через вовлечение в научный и общественный оборот общество станет больше ценить архивную деятельность, ее ценность и особенности. Здесь даже уместно будет говорить о формировании в будущем архивной культуры у представителей гражданского общества. Если забота об обществе – это социальный императив государства, а забота о ближнем – неотъемлемая часть существования человека как социального существа, то познание ценности архивного документа и забота - т.е. его сохранение и бережное отношение – должны культивироваться как часть духовной культуры общества, ведь вс новое – это хорошо забытое старое.
Кроме того, важно подчеркнуть, что работа в читальных залах архивов должна быть обязательна для большинства начинающих ученых в области истории и смежных общественных наук. Архивная деятельность нуждается в активном привлечении молодого поколения. С учетом повсеместного распространения новых информационных технологий молодые кадры способны дать новый толчком к развитию отрасли.
Коммерческие организации, предоставляющие услуги в области архивного дела. Современные рыночные отношения не обошли стороной и архивное дело, особенно с точки зрения организации комплектования архивных документов учреждений и организаций, а также их хранения (поставка оборудования и пр.). Эффективное управление архивной деятельностью возможно только в системе взаимодействия со всеми участниками этой деятельности. Кроме того, рынок архивных услуг сегодня активно набирает обороты и достаточно охотно идет на контакт. Например, Комитет проводит встречи с представителями коммерческих архивов для обсуждения тенденций развития отрасли, обмена опытом и мнениями. Представители бизнеса также могут донести до своих коллег значимость социальной ответственности не только в плане финансирования социальных проектов и др., но и с точки зрения будущего социального обеспечения своих сотрудников, заботясь о сохранности документов по личному составу.
Социальные технологии участия общественности в управлении архивной деятельностью
Переход к новому качественному уровню взаимоотношений всех участников архивной деятельности, по нашему мнению, будет способствовать многостороннему многоплановому и эффективному диалогу, направленному на максимально комфортные условия работы в данной сфере для всех субъектов управления. Однако важно подчеркнуть, что такой диалог будет требовать максимально активного поведения со стороны групп общественности.
Публичные слушания могут быть встроены в более широкий процесс – кампанию общественного участия. Кампания общественного участия - комплексное и многократное использование информационно-коммуникационных технологий в рамках единой концепции и общего плана воздействия на итоговое решение по тому или иному проекту. Кампания общественного участия является социально коммуникативной практикой и представляет собой комплекс мероприятий, направленных на установление контакта с людьми и побуждение их к действию путем использования определенной информации. В таких кампаниях всегда применяются многообразные каналы информации, которые зависят от особенностей каждой из групп заинтересованной общественности.
В организационном плане кампания общественного участия – это совокупность организованных действий, реализуемых параллельно и последовательно по единому плану.
В коммуникативном плане кампания общественного участия предполагает последовательность сообщений, передаваемых различными способами. В технологическом плане кампания общественного участия – это опирающаяся на программу или план совокупность процедур, обеспечивающих решение конкретной проблемы организации или человека посредством управления ее или его публичными коммуникациями. Кампания общественного участия в архивной деятельности должна быть организована так, чтобы: - общественность была полностью информирована о стадии разработки проекта и о возможностях участия; - осуществлялся активный сбор мнений граждан, оценивалось их восприятие проекта, их предпочтения в отношении любых альтернатив, касающихся проекта; - общественность понимала механизмы исследования проблем и принятия решений132. Основные характеристики кампаний общественного участия: - проблемная ориентированность. Кампания всегда направлена на решение конкретных проблем или последствий того или иного проекта; - целенаправленность. Кампания всегда направлена достижение конкретной цели; - системность. Кампания должна представлять собой согласованную систему операций и обеспечивающих их мероприятий. Создание Общественных советов и иных коллегиальных совещательных органов при органах государственной власти, регулирующих архивную сферу.
Третья рассматриваемая нами социальная технология управления архивной деятельностью – создание консультативных совещательных коллегиальных органов. Работа таких структур имеет те же цели, что и проведение публичных слушаний, однако включает определенный нормативно-закрепленный состав и чаще всего вбирает в свои ряди специалистов-экспертов, так или иначе, связанных с архивным делом. Общественный совет является публичным органом представительства общественности, главная задача которого – оказание влияния на государственную политику в ее (общественности) интересах.
Общественный совет может быть сформирован путем избрания членов или их назначения государственными органами. Общественный совет при Комитете создан на основе назначения (по рекомендациям общественных структур и организаций) и включает в себя помимо представителей смежных сфер бывших работников архивной сферы, опытных специалистов, которые, будучи в пенсионном возрасте, не обрывают связей с профессиональной деятельностью.
Создание подобных органов также продиктовано «сверху», и не исключены случаи простого формального подхода к таким технологиям. Однако если в действительности ставить перед собой цели повышения качества архивной деятельности и ее социальной значимости, работа подобных органов должна быть тесно связана с деятельностью Комитета и с проведением вышеописанных публичных слушаний.
Поскольку деятельность общественных советов носит рекомендательный характер, такие структуры должны быть сосредоточенными на стратегических проблемах архивной деятельности, требующих общественного внимания. Так, одной из проблематик может выступать поиск и создание социальных технологий в образовательной сфере, связанных с подготовкой архивных специалистов. Любое предприятие, учреждение имеет свой архив. Сам факт существования архива говорит о престиже, устойчивости и стабильности предприятия. Поэтому историки-архивисты востребованы всегда и везде. Архивист XXI века должен знать не только историю и смежные дисциплины, историю государственных учреждений, литературы и искусства, полиграфию, но и хорошо знаком с основами делопроизводства, информационно-телекоммуникационными технологиями. На сегодняшний день получить готового специалиста, удовлетворяющего всем перечисленным требованиям практически невозможно. Специальность архивиста должна быть заложена в образовательных стандартах нового поколения. Эти стандарты должны учитывать и техническую, и гуманитарную направленность будущей специальности, и представлять собой современные образовательные технологии, соотнесенные с последними достижениями в информатизации, криптографии, математике и пр. точных и специальных науках, а также в области социологии, психологии, менеджмента.
В настоящее время архивная система адаптируется к реалиям постиндустриального общества, что проявляется в информатизации архивной отрасли, создании и использовании электронных ресурсов.
В связи с этим остро стоит проблема подбора и привлечения кадров архивной отрасли, способных работать в современных условиях. Решая эту задачу, Архивный комитет Санкт-Петербурга планирует организовать систему профориентации будущих специалистов, включая старшеклассников и студентов младших курсов преимущественно гуманитарных факультетов. Архив – это закрытое учреждение, поэтому представление о нем, как правило, искаженное. Для школьников можно предложить элективный курс по архивному делу, знакомящий с архивами, правилами сбора, обработки и хранения документов. Элективный курс будет включать теоретический курс, экскурсии в архивы Санкт-Петербурга, мастер-классы и конкурсы исследовательских работ. Для студентов можно предложить практики и стажировки в ведущих архивах города, по результатам которых они могут войти в кадровый резерв Архивного комитета. Также Архивный комитет может содействовать в проведении самостоятельного исследования, осуществлять научное консультирование.
На примере данной проблематики можно констатировать, что образование является одной из главных смежных сфер архивной отрасли и, следовательно, представители образовательной среды и научного сообщества обязательно должны входить в число членов общественных советов.
