Содержание к диссертации
Введение
Глава I. Роль контроля исполнения управленческих решений в высшей моле
1.1. Общая характеристика объекта управления 13
1.2. Сущность и значение контроля исполнения в управлений вузом 25
1.3. Анализ современного состояния контроля исполнения управленческих решений в вузе 33
1.4. Принципы построения автоматизированной системы контроля исполнения 46
Выводы по главе I ,..-. 54
Глава II. Исследование вопросов организации базы данных автсматизированных систш контроля исполнения императивов
2.1. Построение концептуальной модели автоматизированной системы контроля исполнения императивов 58
2.2. Исследование информационного обеспечения и задач автоматизированной системы контроля исполнения 68
2.3. Исследование состава показателей базы данных автоматизированной системы контроля исполнения 81
2.4. Исследование процессов проектирования логической структуры БД АСКИ 99
Выводы по главе П 112
Глава III. Исследование вопросов реализации и применения базы данных автоматизированной системы контроля исполнения императивов в вузе
3.1. Исследование возможностей применения современных банков данных в автоматизированной системе контроля исполнения императивов 114
3.2. Исследование возможности применения экономико-математических методов и моделей в АСКИ императивов вуза 133
3.3 Методология и организация машинной обработки информации по контролю исполнения императивов в вузе 146
Выводы по главе Ш 160
Заключение 163
Список литературы
- Сущность и значение контроля исполнения в управлений вузом
- Анализ современного состояния контроля исполнения управленческих решений в вузе
- Исследование информационного обеспечения и задач автоматизированной системы контроля исполнения
- Исследование возможности применения экономико-математических методов и моделей в АСКИ императивов вуза
Введение к работе
Совершенствование методов руководства экономикой, как определил ХХУІ съезд Коммунистической партии Советского Союза, является одной из актуальных проблем 80-х годов и одиннадцатой пятилетки. В отчетном докладе ЦК КПСС отмечалось: "Решение проблем, которые перед нами стоят, использование возможностей, которыми мы располагаем, во многом зависит от уровня руководства народным хозяйством, уровня планирования и управления" /5, с.49/.
Самым важным, самым насущным вопросом одиннадцатой пятилетки ХХУІ съезд партии назвал ориентацию всех отраслей эконшики, работу министерств, ведомств, предприятий, организаций и вузов на решение проблемы повышения эффективности общественного производства, которое должно охватывать все стороны хозяйственной деятельности. Именно на это должен быть нацелен механизм планирования и управления.
Решение задачи совершенствования методов управления немыслимо без повышения творчества как главной предпосылки решения этой многогранной задачи. Творчество неразрывно связано с умением переосмыслить достигнутое, четко организовать работу, выявить нерешенные проблемы, преодолеть инерцию прошлого, неуклонно утверждать все ценное и передовое, стимулировать новаторство, достигнуть высокой требовательности и критичности. Одним из важнейших факторов высвобождения творческой активности коллектива исполнителей является усиление контроля, надежного инструмента повышения дисциплины и ответственности кадров. Правильная постановка контроля, как считал В.И.Ленин, является одним из коренных вопросов успешного преобразования социалистического общества. В контроле исполнения он видел то важное средство, которое должно эффективно использоваться для воспитания у широких масс трудящихся нового, социалистического отношения к труду, общественной собственности, государственной дисциплине. "В современных условиях многократно возрастает значение дисциплины, значение личной ответственности" /5, с.50/, - отмечалось на ХХУІ съезде КПСС.
Это положение нашло свое отражение и дальнейшее развитие в речи Генерального секретаря ЦК КПСС товарища Ю.В.Андропова на ноябрьском (1982 года) пленуме ЦК КПСС: "Следует решительно повести борьбу против любых нарушений партийной, государственной и трудовой дисциплины" /6/.
В современных условиях контроль исполнительской дисциплины должен перейти к новому этапу функционирования: не только наблюдать, фиксировать, а исправлять положение дел по выполнению основных управленческих решений, активно воздействовать на всю систему контроля, способствовать охвату функцией контроля всех поручений, изыскания наилучших путей выполнения принятых управленческих решений и анализа исполнительской дисциплины сотрудников.
Внедрение в делопроизводство и систему контроля исполнения управленческих решений современных научных методов, в том числе экономико-математических, и средств вычислительной техники совершенствует сферу деятельности, в которой они используются. Поэтому ведущим направлением улучшения контроля исполнения, как функции управления, так и составного элемента делопроизводства, является совершенствование системы обработки информации по контролю исполнения управленческих решений.
Контроль исполнения, как функция управления, занимает осойое место во всей системе управления, обеспечивая фактической информацией о выполнении поручений все другие его функции. Поэтому организация информационного обеспечения контроля исполнения в АСУ должна быть осуществлена на основе единого программного обеспечения и содержательного единства информации для того, чтобы создать возможность использования ее для решения разнообразных экономических задач и задач управления аппарата управления, а также автоматизации получения производственных данных.
Особое значение это имеет при решении вопроса широты охвата управленческих решений, подлежащих контролю. При создании информационной базы контроля исполнения в значительной степени ориентируются на данные делопроизводства, по которым на предприятиях, в организациях и вузах вырабатывается от 10 до 30 процентов всех поручений. Значительная часть остальных поручений вырабатывается в подразделениях аппарата управления; технология их выработки, доведение до исполнителей и сам круг исполнителей гораздо шире, чем у поручений, вырабатываемых в канцелярии.
Операции контроля исполнения являются типовыми для всех поручений. Таким образом, совершенствование и автоматизация системы контроля исполнения тесно связаны с организацией контроля исполнения поручений во всех звеньях аппарата управления в АСУ предприятий, организаций и вузов, ориентируя построение его информационного обеспечения на основе концепции автоматизированного банка данных (АБД), как средства, позволяющего объединить различные подходы к выработке поручений и последующую работу с ними.
Несмотря на то, что проблемы организации управления, в частности, контроля исполнения, рассматривались многими авторами, -Афанасьевым В.Г., Козловой О.В., Поповым Г.Х., Петровым Г.И., Аксеновым В.В., Шульманом В.Б. и другими, - до сих пор остается нерешенным ряд вопросов, имеющих важное теоретическое и прикладное значение; среди них методологические и практические аспекты применения современных научных подходов и ЭВМ в организации контроля ис - 7 -полнения поручений.
Сейчас еще нет вузов, где бы контроль исполнения поручений был полностью автоматизирован, взаимосвязан со всеми сопряженными подсистемами и функциями управления. Во многих вузах, внедряющих автоматизированные системы управления, подсистема контроля исполнения отсутствует совсем или строится с ориентацией на обработку информации только канцелярии вуза, что приводит к сужению рамок использования подсистемы, дублированию процессов обработки информации, а, следовательно, к низкой эффективности системы.
Процесс контроля исполнения управленческих решений представляет собой три последовательных вида контроля: предварительный, текущий и последующий, каждый из которых выполняет определенные функции и задачи. Одними из важнейших видов контроля исполнения поручений являются предварительный и последующий виды контроля, так как они синтезируют и систематизируют, соответственно, всю информацию контроля и взаимосвязаны с текущим контролем. Однако из трех видов контроля, подлежащих автоматизированной обработке, меньше всего разработаны и освещены в литературе именно вопросы, связанные с автоматизацией предварительного и последующего контроля.
Причиной сложившегося положения является отсутствие в настоящее время общепринятой формы контроля, ориентированной на применение в управлении и делопроизводстве современных вычислительных средств и методов обработки информации. Создание такой формы, которую можно назвать "автоматизированная система контроля исполнения" (АСКИ), представляет собой сложную проблему.
функциональные возможности последних моделей ЭВМ знаменуют переход на качественно новую технологическую базу АСУ, позволяющую совершенствовать информационное обеспечение контроля исполнения на принципах системного подхода и концепциях автоматизированного банка данных. При этом организацию предварительного контроля исполне - 8 -ния следует осуществлять в виде одной из составляющих баз данных (БД) АБД АСКИ.
При построении БД предварительного контроля исполнения необходимо решить две основные задачи: совершенствование процедур формирования спорадических и хранения стереотипных шперативов с целью сокращения трудоемкости ввода информации и времени представления императивов соответствующим исполнителям и контролирующим работникам, а также расширение возможностей использования данных контроля в управлении вузом и исполнительской деятельности.
В условиях построения АСКИ на принципах интеграции, контроль исполнения должен стать еще более эффективным средством управления вузом, если его БД будет строиться в соответствии с требованиями и других подсистем управления, в частности, подсистем учебного процесса, научно-исследовательских работ и т.д.
В настоящее время испытывается явный недостаток теоретических исследований, разработок и практических рекомендаций по организации БД АСКИ, ориентированных на решение различных задач управления. Что же касается актуальности подобных разработок, то она очевидна из того факта, что при наличии необходимых технических средств такая БД в полной мере не функционирует в настоящее время ни на одном предприятии, ни в организации и вузе. Это является одной из причин того, что процесс автоматизации контроля исполнения управленческих решений в АСУ ВУЗ не систематизирован, индивидуален и практически находится на начальной стадии развития.
Важность указанных вопросов, их актуальность в условиях создания автоматизированных систем управления вузом определили выбор темы диссертационной работы и направление исследования.
Целью данной работы является выявление причин, снижающих эффективность и уровень организации контроля исполнения управленче - 9 -ских решений в вузах, изучение и обобщение имеющегося опыта разработки и эксплуатации автоматизированных систем контроля исполнения на дШ, разработка основных теоретических положений, методики организации и совершенствования процесса контроля исполнения управленческих решений, обеспечивающих успешную реализацию основных функций вуза. Для этого необходимо установить существенные признаки управленческих решений, осуществить выбор подмножества последней, подлежащей автоматизированному контролю, сгруппировать информацию по направлениям вида деятельности вуза и обеспечить сглаживание временных пиков при выполнении конкретных управленческих решений. В свою очередь это требует построить концептуальную модель АСКИ, разработать логическую структуру БД АСКИ, обосновать параметры и организацию БД и на ее основе исследовать и решить проблему автоматизированного контроля исполнения управленческих решений.
В рамках одной работы не представляется возможным всесторонне рассмотреть эту большую и сложную проблему, охватывающую вопросы организации делопроизводства и управления. Затронутые в настоящей работе вопросы позволяют охарактеризовать сущность и основные особенности БД АСКИ в условиях автоматизированной системы управления и использование в управлении вузом принципов интеграции информации различных подразделений, показать отличие современных АСКИ от существующих способов организации информационных массивов и обработки данных контроля исполнения, предложить методику их совершенствования, которая может быть применена в практических разработках для различных объектов автоматизации.
В основу исследования положены произведения классиков марксизма-ленинизма, материалы съездов партии по вопросам совершенствования управления народным хозяйством, постановления ЦК КПСС и Совета Министров СССР: о развитии высшей школы, об укреплении тру - 10 -довой дисциплины, о состоянии контроля и проверке исполнения,-принятые в завершающий период десятой пятилетки, материалы ноябрьского (1982 года) Пленума ЦК КПСС, материалы Всесоюзного совещания работников высших учебных заведений (1980 г.) и др. Изучение информации, подлежащей контролю, и решение вопросов организации делопроизводства в условиях АСУ базировались на положениях, нормативных и инструктивных материалах Государственного комитета стандартов СССР, Главного архивного управления СССР и других министерств и ведомств.
При работе над диссертацией автор руководствовался трудами ведущих советских специалистов, использовал опыт теоретических и практических разработок и материалы ряда отечественных организаций (НИИ ПВШ, ВЦ СО АН СССР, МИФИ, ЖИ и др.), а также литературу по построению автоматизированных систем управления.
Основные положения диссертации нашли отражение в опубликованных работах автора.
Согласно общей цели исследования в первой главе диссертации дана общая характеристика сферы, в которой функционируют вузы, значение высшей школы для развития страны, общие черты деятельности всех вузов.
Определена общая структура управления высшей школой и вузами, выявлены основные звенья управления объектов. На основании структуры управления вузом определены направления движения информации, рассмотрена ее характеристика.
В этой же главе изложена сущность и значение контроля исполнения, для чего уточнено определение понятия управления, место контроля исполнения в системе управления. В основе управления лежит управленческое решение. Это понятие было уточнено, принят к употреблению термин императив. Из содержания императива вытекает весь последующий процесс контроля его исполнения.
В главе рассмотрены существующие виды немашинных систем кият-роля исполнения и варианты автоматизации контроля исполнения. В результате анализа этих систем определены достоинства и недостатки их построения. Сформулированы принципы построения автоматизированных систем контроля исполнения императивов, исходя из тенденции развития современных АСУ, особенностей системы контроля исполнения в вузе, в частности, достоинств существующих систем контроля исполнения.
Во второй главе рассматривается концептуальная модель АСКИ и место в ней предварительного, текущего и последующего контроля, последний из которых является завершающей стадией контроля исполнения и источником фактических данных для решения очередных задач управления. Полученные результаты свидетельствуют о том, что предварительный контроль исполнения является важнейшим информационным блоком, с которого целесообразно осуществлять решение проблемы автоматизации контроля исполнения, ориентируясь на концепции построения баз данных для решения различных задач управления.
Исследованы вопросы информационного обеспечения АСКИ, в частности, особенности документов, на основе которых вырабатываются императивы; предложены промежуточные документы и файлы, которые должны быть использованы в АСКИ, а также рассмотрена трансформация информации от ввода ее в систему до записи в архив. Здесь рассмотрены принципы построения модели определения состава показателей БД АСКИ, разработанной с учетом особенностей анализа императивов и направлений совершенствования состава показателей БД с целью повышения оперативности, широкого использования данных контроля исполнения для повышения исполнительской дисциплины. Подробно рассмотрены сущность и значение каждого элемента модели определения -состава показателей базы данных. Ввиду того, что эффективность применения БД зависит как от состава показателей, так и от логической структуры данных, в этой же главе рассмотрены основные вопросы проектирования логической структуры, исследованы взаимосвязи между показателями и их влияние на формирование логической структуры БД АСКИ. На основе взаимосвязи показателей разработаны алгоритмы построения логической структуры БД АСКИ.
Третья глава посвящена решению вопросов автоматизации контроля исполнения императивов в условиях БД АСКИ. Показано воздействие АСКИ на состав и структуру программного обеспечения АБД АСКИ, описаны требования к автоматизированным банкам данных и информационно-поисковым системам, то есть к тем объектам, которые должны служить основой автоматизации контроля исполнения императивов и получения выходных документов системы. Разработана и описана модель формирования оптимальных планов исполнительской деятельности и оптимальной нагрузки исполнителей, описаны принципы корректировки индивидуальных планов и нагрузок исполнителей. Наконец, приведена структурно-функциональная модель АСКИ, отражающая методологию и организацию машинной обработки информации по контролю исполнения в вузе.
В заключении кратко сформулированы наиболее важные результаты проведенного исследования.
Сущность и значение контроля исполнения в управлений вузом
В условиях действия хозяйственного расчета и режима экономии в социалистическом народном хозяйстве большое значение имеет рациональное управление объектом и его структурными подразделениями.
В экономической литературе широко дискутируется понятие "управление". Различные мнения высказывались в многочисленных монографиях и статьях /17, 19, 55, 56, 65, 76, 77, 92 и др./, однако общепринятой трактовки этого исключительно многогранного понятия нет.
Так определение Новикова И.Б., согласно которому управление рассматривается "как упорядочение системы, т.е. приведение ее в соответствие с объективной закономерностью, действий в данной среде" /68, с.25/»является неполным. К.Маркс писал: "Отдельный скрипач сам управляет собой, оркестр нуждается в дирижере" /I, с.342/. Дирижер не только упорядочивает оркестрантов и распределяет роли в оркестре, но дирижирует (управляет) в процессе исполнения музыкального произведения потому, что "всякий непосредственно общественный или совместный труд ... нуждается в большей или меньшей степени управления, которое устанавливает согласованность между индивидуальными работами и выполняет общие функции, возникающие из движения всего производственного организма в отличие от движения его самостоятельных органов" /I, с.342/. То есть упорядочение системы является лишь одной из задач управления.
По мнению Колмогорова А.Н., управление есть переработка информации в сигналы, направляющие деятельность машин и организмов /45/. Под сигналами понимается в данном случае физический процесс, несущий в себе информацию. Данное определение раскрывает кибернетический сигнальный характер информации, используемой в управлении системами.
В работе Петрова Г.И. дано следующее определение понятия управления: "...Это сознательная, волевая деятельность" /77, с."/. Слишком общий характер этого определения очевиден. Здесь не раскрыты многие составные части понятия управления и не установлено, что является результатом выполнения решения.
Перечисленные недостатки можно отнести и к определению управления, которое дала профессор Козлова О.В.: "Целенаправленное воздействие на коллективы людей для организации и координации деятельности..." /65, с.З/. Однако, в этом определении четко говорится, что управляемыми объектами являются люди (коллективы людей).
По мнению академика Берга А.И., "управление-это процесс перевода сложной динамической системы из одного состояния в другое" /46, с.29/.
В словаре-справочнике под общей редакцией академика Федорен-ко Н.П. под управлением понимается "Функция системы, ориентированная либо на сохранение ее основного качества (т.е. совокупности свойства, утеря которых влечет разрушение системы) в условиях изменения среды, либо на выполнение некоторой программы, долженствующей обеспечить устойчивость функционирования, гомеостаз, достижение определенной цели" /58, с.592/.
Определения Берга А.И. и Федоренко Н.П. взаимоисключаемы: первое утверждает, что управление связано с изменением состояния системы, второе - что управление направлено на сохранение состояния системы при достижении цели.
Один из ведущих советских ученых в области управления, член корреспондент АН СССР, Афанасьев В.Г. в ряде монографий дает следующие определения управления. В работе /17, с.34/ научное управление обществом определяется "как целесообразное воздействие на общест -венную систему, приведение системы в соответствие с присущими ей закономерностями". С данным определением трудно согласиться, так как,во-первых, оно не отражает специфики управления потому, что воздействие на общественную систему оказывает не только управление, но и наука, литература и другие виды искусства; во-вторых, не сказано, что же ле ит в основе осуществления целесообразного воздействия.
В другой работе /15/ Афанасьев В.Г. повторяет, что управление - это "воздействие", но уточняет "...на общество в целом или на его отдельные звенья". Таким образом, воздействию может поддаваться не только система, но и ее отдельные элементы (звенья). Более точно сформулированы и задачи управления, основное содержание которых состоит в обеспечении сохранения качественной специфики, возможности нормального функционирования звеньев системы, ее успешного движения к заданной цели /15, с.13/.
В более ранней работе /16/ Афанасьев В.Г. упоминает еще две задачи управления:"совершенствование и развитие" /16, с.36/. На наш взгляд, эти две задачи в управлении не менее важны, чем перечисленные в работе /15/. Они могут рассматриваться как двуединая задача, т.е. управляемая система должна расти и совершенствоваться одновременно. Рост системы управления без совершенствования приводит к увеличению масштабов системы, а совершенствование системы без развития означает устранение существующих недостатков, то есть качественное развитие системы управления.
Анализ современного состояния контроля исполнения управленческих решений в вузе
Для решения задач, поставленных перед аппаратом контроля, используются многочисленные технические варианты. Анализ вузовской практики показывает, что в основном действует безмашинная система контроля в виде журнального, карточного и журнально-карточного вариантов. Последние различаются по способам регистрации документов и способам организации контроля исполнения. При журнальном варианте регистрации документов производится в журнале по мере их поступ ления. В течение года накапливается несколько громоздких журналов, что и затрудняет контроль исполнения императивов. В журнально-кар-точном варианте регистрация производится в журнале, а на императивы, подлежащие контролю, заполняются регистрационно-контрольные карточки (РКК)о
Наиболее эффективным является карточный вариант контроля исполнения. Один экземпляр карточек подшивается в папку регистрации императивов, второй предназначен для контроля исполнения. Карточки после их заполнения помещаются в специальную картотеку, организованную по различным признакам: структурным подразделениям и исполнителям, содержанию, срокам исполнения и т.д. Начальный этап контроля исполнения завершается расстановкой карточек в картотеке. На втором этапе производится запись в карточку текущего состояния дел по исполнению императивов, а также фиксируются предложения и замечания, сделанные исполнителям. При передаче императива от одного исполнителя к следующему в карточке делается отметка с указанием даты передачи.
Завершающим этапом процедуры контроля является снятие императива с контроля после его исполнения, В обозначение этого в специальной графе карточки, проставляется дата окончательного исполнения.
Карточки исполненных императивов группируются по исполнителям или по содержанию. Это позволяет анализировать ход фактического исполнения императивов, определять повторяющиеся трудности исполнения, загруженность и исполнительность сотрудников, устанавливать средние сроки продолжительности выполнения однотипных императивов.
При карточном варианте аппарат контроля в составе 3-4 человек в течение года способен осуществлять контроль, в среднем, 3000 документов /9/. Естественно, увеличение числа документов, подлежащих контролю исполнения, увеличивает число работников контрольного аппарата, что противоречит требованию постоянного снижения расходов на содержание аппарата управления.
Низкая пропускная способность аппарата контроля объясняется высокой трудоемкостью ведения карточек. Обычно применяются картотеки из 33 отделений, в которых РКК размещены по срокам исполнения. Первое отделение для РКК с просроченными сроками, со второго по тридцать второе отделения разбиты по числу дней в месяце. В последнем отделении-карточки императивов, сроки которых выходят за рамки месяца.
Сотрудники аппарата ежедневно просматривают карточки ячейки текущего дня и по телефону или через курьера сообщают исполнителям об истечении срока. То же самое делается и с карточками, расположенными в первой ячейке. Аппарат также напоминает исполнителям о приближении сроков исполнения.
Наиболее важной и трудоемкой обязанностью контрольного аппарата является составление статистических справок о ходе исполнения. Формирование таких справок требует большого расхода времени (несколько дней на одну справку), поэтому, как правило, они не составляются. Трудоемкость безмашинного варианта приводит к тему, что в вузовскую систему контроля исполнения поступают только особо важные документы (приказы, распоряжения, инструкции вышестоящих органов управления, письма граждан и др.). Такое положение дел неизбежно приводит к задержкам исполнения документов, не стоящих на контроле, влечет за собой выработку повторных управленческих решений, а также письменных запросов внешних корреспондентов и соответственно - увеличение потока деловой переписки и управленческих решений, "авральных" работ.
Исследование информационного обеспечения и задач автоматизированной системы контроля исполнения
Эффективность функционирования концептуальной модели автоматизации обработки информации по контролю исполнения может быть достигнута только путем рациональной организации информационного обеспечения (ИО), то есть на основе единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации, унификации системы документов и файлов информации. Отсюда вытекает, что ИО АСКИ должно состоять из элементной базы и призвано выполнять функции, основными из которых являются обеспечение процесса решения регламентных задач и информационное обслуживание различных пользователей в режиме запросов согласно ключу доступа к информации.
Процесс автоматизации контроля исполнения с использованием ЭВМ с информационной точки зрения представлен в виде обобщенной информационной модели (рис. 2.2), отражающей основные связи между задачами, а также состав исходных, выходных документов и информационных файлов.
Цикл управления начинается с выработки общего управленческого решения, которое, как правило, оформляется документально. По отношению к вузу все документы подразделяются на входные, внутренние и выходные. Независимо от места возникновения и назначения организационно-распорядительных документов их общая форма построения может быть представлена следующей схемой (рис. 2.3).
Как видно из схемы, документ состоит из трех составных частей. Однако, части документа не равноценны и несут определенный смысл. Реквизиты заголовка документа являются справочными и груп-пировочными; далее следует содержательная часть; наконец, основание документа несет юридический смысл. Иногда реквизиты основания входят в состав заголовка под рубрикой "Утверждаю" или "Согласовано" .
Документы, используемые в системе управления объектом, как правило, не являются машинно-ориентированными. Для совокупности реквизитов документов выделены определенные зоны на бланке, внутри зон реквизиты размещаются произвольно. Большинство реквизитов в документах имеют текстовые выражения, представленные словом или несколькими словами.
Общей особенностью документов, циркулирующих в системе управления объектом, является их организационно-распорядительный характер; другой - направление их движения по отношению к объекту управления.
Особенностью документов, поступающих в организацию, является наличие в них исходящего номера, кроме документов (писем), полученных от граждан. При регистрации документов им присваиваются входящие номера и дата регистрации. На этапе предварительного рассмотрения на документах руководящие работники ставят резолюции, на оснований которых можно определить исполнителей, установленную дату исполнения императива и лиц-контролеров. Классификация входных документов приведена в приложении .
Характерной чертой документов, отправляемых внешним корреспондентам, является наличие исходящего номера. Исходящий номер позволяет после получения ответа отыскать подразделение и корреспондента. Документы, отправляемые внешним корреспондентам, печатаются на бланке организации или же к пачке отправляемых документов прикладывается письмо, напечатанное на бланке организации.
В приложении 2 дан классификатор исходящих документов предприятий, учреждений и организаций.
К особенностям внутренних документов, подлежащих контролю исполнения, относится отсутствие входящего и исходящего номеров. Если входные и выходные документы отпечатаны на специальных бланках, разработанных в соответствии с требованиями ЕГСД, то большинство внутренних документов составляется по произвольной форме. Документы разрабатываются, утверждаются и выполняются в соответствующих
подразделениях и общественных организациях объекта. Контроль за выполнением внутренних документов не менее важен, чем своевременное выполнение входящих и исходящих документов. Классификатор внутренних документов приведен в приложении 3.
Классификаторы документов АСКИ составляются на основании положений об объекте управления и его структурных подразделений, должностных инструкций. При разработке классификаторов могут быть использованы существующие на объекте номенклатуры дел и перечень документов. Б таблице 2.1 содержатся материалы обследования системы делопроизводства вузов. Таблица представляет собой матрицу "документ на реквизит", в которой по строкам расположены документы, а по столбцам их реквизиты. Элементы матрицы заполняются нулями и единицами: Ч Н I , если } реквизит входит в состав реквизитов L документа і О в противном случае.
Документы в таблице разбиты на три раздела: поступающие от внешних корреспондентов, внутренние и отправляемые внешним корреспондентам для исполнения. Внутри разделов выделены группы и классы документов.
В первом разделе "документы, поступающие от внешних корреспондентов" , содержится три группы: вышестоящие управляющие организации, внешние организации, граждане.
Исследование возможности применения экономико-математических методов и моделей в АСКИ императивов вуза
Совершенствование АСКИ императивов во многом зависит не только от уровня организации и функционирования информационного фонда, но и от применения ППП экономико-математических методов и моделей (ЭММ и М). Применение ППП ЭММ и М позволяет в целом повысить уровень руководства вузом, в частности - планирование занятости, исполнительность сотрудников и преподавателей.
Задачи планирования занятости исполнителей императивов следующие: определение приоритетов императивов, последовательность их выполнения, распределение императивов между исполнителями. Решение этих задач требует комплексного подхода к вопросам совершенствования управления и функционирования системы контроля с учетом существующей специфики управляемых объектов.
Основой решения перечисленных задач является программно-целевые принципы управления, системный анализ, применение EMM. Программно-целевые принципы управления определяют подход к построению системы планирования занятости исполнителей. Системный анализ позволяет охватить всю информацию системы контроля исполнения и построить оптимальные планы выполнения императивов. Экономико-математические модели в совокупности с эвристическими человеко-машинными процедурами представляют рабочий инструмент подготовки планов выполнения и контроля исполнения императивов.
В основу программно-целевого подхода положен принцип ориентации на достижение конечного эффекта - цели. Промежуточные результаты контроля оцениваются по мере их соответствия конечной цели. Цель в системе контроля исполнения императивов определяет ся как выполнение императива в указанный срок с должным качеств см.
Такой подход к планированию с АСКИ императивов позволяет сформировать план выполнения императивов, расположенных в последовательности их исполнения.
Формирование индивидуальных планов выполнения императивов сотрудниками осуществляется на основе стереотипных и спорадических императивов вуза и представляет собой довольно сложный процесс, при котором необходимо учитывать потребность в результатах исполнения императивов, компетентность, загруженность и авторитетность исполнителей в данном вопросе, наличие материально-технических возможностей для выполнения императивов и др. Данный подход к составлению планов исполнителям позволяет обеспечить при реализации на ЭВМ оперативность решения задачи распределения императивов между исполнителями и повысить эффективность контроля исполнения императивов за счет четкого и объективного определения загруженности и равнсмерного распределения императивов между исполнителями.
Формирование планов выполнения императивов связано с обработкой значительных по объему информационных потоков. Следует учитывать постоянно возрастающий объем императивов, подлежащих выполнению и контролю исполнения. Необходима организация итерационных процедур обработки планов исполнителей по мере появления новой информации, так как "План, безусловно, должен быть реальным, сбалансированным" /5, с.68/. Если выполнение одних императивов зависит от выполнения других, то следует указать эту связь, поскольку она влияет как на общую продолжительность реализации плана, так и на объем требуемых ресурсов времени и трудоемкость.
Предположим, что определен состав императивов, к выполнению которого необходимо приступить в текущем периоде; он образует множество U : U {uttut,ut,...,ut...urj? (3.1) где Ui - l императив; I - общее количество императивов. Каждый I императив множества U характеризуется определенным количеством параметров, которые могут быть представлены в виде множества KL : К1-{к1,МЛ,.: Ц,...,Ц}. (3.2) где jet - параметр і императива; J - общее количество параметров, характеризующих императивы, подлежащие контролю исполнения.
Следует включить множество императивов U в индивидуальные планы исполнителей. Включение императивов в индивидуальные планы необходшо производить по критерию минимизации общей трудоемкости и времени, отведенного на выполнение императивов, равномерной загруженности всех исполнителей.
Корректировку индивидуальных планов исполнителей следует начать с решения задачи определения относительного приоритета CL каждого императива множества U . Рассмотрим один из варшнтов решения данной задачи. АСКИ располагает информацией о множестве императивов, исполнение которых в рассматриваемый момент времени tc продолжается. Эти императивы образуют множество Z : Z-{zflz2,z„...,zj,...,3}, (з.з) где 2-і - і императив, исполнение которого не завершено; L - общее количество незавершенных императивов, а их параметры образуют множество К :
