Содержание к диссертации
Введение
ГЛАВА I. Организационно-методологические вопросы прове дения ревизий II
1.1. Сущность и значение контроля и ревизии на промышленных предприятиях II
1.2. Организация проведения контрольно-ревизионных работ в условиях АСУ 22
1.3. Направления совершенствования контрольно-ревизионных работ при их автоматизации 30
Выводы ,... 42
ГЛАВА 2. Информационное обеспечение автоматизированной подсистемы "Контроль и ревизия" 43
2.1. Состав и классификация задач подсистемы "Контроль и ревизия" 43
2.2. Информационные связи задач подсистемы "Контроль и ревизия" 50
2.3. Связь подсистемы "Контроль и ревизия" с другими подсистемами АСУП 60
2.4. Информационно-методологические основы проведения КРР в условиях АСУП 66
Выводы 74
ГЛАВА 3. Методика и организация автоматизированной подготовки данных для проведения ревизий 76
3.1. Автоматизированная подготовка данных для ревизий использования основных средств 76
3.2. Автоматизированная подготовка данных для ревизии операций с материальными ценностями 90
3.3. Автоматизированная подготовка данных для ревизии использования труда и заработной платы 109
3.4. Предпосилки реализации задач подсистемы "Контроль и ревизия" 120
Выводы 126
Заключение 129
Литература 134
- Организация проведения контрольно-ревизионных работ в условиях АСУ
- Направления совершенствования контрольно-ревизионных работ при их автоматизации
- Информационные связи задач подсистемы "Контроль и ревизия"
- Автоматизированная подготовка данных для ревизии операций с материальными ценностями
Организация проведения контрольно-ревизионных работ в условиях АСУ
Одной из эффективных форм внутриведомственного контроля является оперативный контроль операций производственной и финансово-хозяйственной деятельности на стадии первичного учета, который обеспечивает возможность своевременного вмешательства в работу предприятия, способствует предупреждению нарушений, потерь и непроизводительных затрат. Текущая первичная информация является источником такого контроля. Проверяя законность и экономическую целесообразность производственных и финансово-хозяйственных операций, устанавливают достоверность, точность и полноту первичной учетной информации. Следовательно, оперативный контроль производственных, финансово-хозяйственных операций на стадии первичного учета является одним из действенных факторов повышения эффективности и качества деятельности предприятия, что обусловливает необходимость его совершенствования и внедрения в повседневную практику.
Работники контрольно-ревизионного аппарата, используя действующие постановления, приказы, инструкции, регламентирующие процессы производственной и финансово-хозяйственной деятельности, учетные сведения, описывающие реальное состояние объекта, устанавливают правомерность и экономическую обоснованность совершаемых хозяйственных операций. В этом случае документы подвергаются формальной проверке в процессе которой определяется последовательность, полнота и правильность записи реквизитов, наличие соответствующих подписей.
Оперативный контроль, осуществляемый работниками бухгалтерии, весьма трудоемок, требует выполнения многочисленных поисковых операций, сопоставления фактических и нормативных показателей. Такая проверка, которая осуществляется ручным способом, недостаточно надежна и объективна, невысокая надежность и большая трудоемкость оперативного контроля, необходимость многократного возврата документов в подразделения предприятия вызывают запаздывание первичной информации, делают ее малоэффективной в оперативном управлении. Своевременное оперативное регулирование финансово-хозяйственной деятельностью в этих условиях требует внедрения в практику проведения контрольно-ревизионных работ вычислительной техники. По мере создания и внедрения машинных систем контроля и ревизии возникает необходамость совершенствования организации оперативного контроля финансово-хозяйственных операций.
Методы контроля с применением технических средств позволяют оценить содержание информации по существу отражаемых процессов финансово-хозяйственной деятельности промышленного предприятия. На стадии форілирования и подготовки первичной информации наиболее распространены методы счетного и сравнительного контроля, основанные на сопоставлении контрольных сумм подсчитанных с документа и созданных на базе технических носителей.
В настоящее время промышленными предприятиями широко используются ЭВМ на различных участках учетных работ. Поэтому внутриведомственный контроль и ревизию приходится проводить в условиях автоматизации бухгалтерского учета, что существенно меняет характер его проведения. Существующие же методы контроля и ревизии опирающиеся на соответствующие постановления, приказы и инструкции (52І 53, 109), разработаны без учета применения для этих целей ЭВМ.
Преобладание логических операций обработки данных, а также необходимость обязательного участия должностных лиц в процессе оперативного контроля производственно-хозяйственных операций свидетельствует о целесообразности организации проверок правомерности и эффективности отдельных событий процесса воспроизводства на базе современных технических средств, обладающих высоким быстродействием, развитой логикой произвольного доступа, программными и аппаратными средствами связи с управляемыми объектами и службами управления.
Появление новой методологии общения человека и ЭВМ, резкое уменьшение времени доступа к машине сделало возможным и экономичным выполнение с применением технических средств срочных заданий, поиска информации и выдачи ответов на запросы пользователей, решение управленческих задач, в которых технические операции обработки данных перемежаются с аналитическими и творческими, осуществление несложных расчетов, с которыми ранее обращаться в вычислительный центр было не целесообразно (129, 130).
Из оценки тенденций развития функциональной структуры систем обработки данных следует, что организация человекомашинной технологии преобразования данных оперативного контроля хозяйственных операций позволяет автоматизировать выполнение процедур поиска, идентификации, сопоставления информации.
При неавтоматизированном контроле и ревизии труда и заработной платы ревизору приходится вручную проверять итоги многочисленных платежных и расчетных ведомостей, сопоставлять первичные документы с расчетными ведомостями и лицевыми счетами. Эта работа является обязательной. Для установления допущенных нарушений ревизор составляет различные группировочные табжцы.
Направления совершенствования контрольно-ревизионных работ при их автоматизации
Благоприятные предпосылки для решения этих задач возникают благодаря ускорению научно-технического пргресса и быстрому развитию и совершенствованию вычислительной техники.
Следует отметить, что в литературе вопросы методики осуществления контроля в условиях машинной обработки экономической информации в АСЗД пока не получили должной теоретической разработки. Авторы ряда работ, посвященных различным аспектам контроля и ревизий, ограничиваются лишь вопросами использования отдельных машин, не освещая в комплексе вопросы методики и организации КРР. Здесь, по нашему мнению, следует рассматривать два принципиальных положения: контроль с применением вычислительной техники и особенности ревизии деятельности предприятий, объединений, осуществляющих машинную обработку информации.
Важная задача - выделить и изучить наиболее трудоемкие работы по каждому разделу комплексной ревизии, определить, какие из них пригодны для автоматизации, разработать рациональные методические приемы контроля машинной обработки экономической информации в условиях АСУП.
Особую остроту приобретают эти вопросы в связи с выходом постановления ЦК КПСС и Совета Министров СССР от 30 июня 1981 г. "Об усилении работы по экономии и рациональному использованию сырьевых, топливно-энергетических и других материальных ресурсов".
Нужно остановиться на вопросах обеспечения ежегодного проведения ревизий производственных предприятий, своевременности и полноты принятия мер по результатам ревизий. Отчетные данные и материалы проверок показывают, что некоторыми министерствами, объединениями и другими органами хозяйственного управления, не обеспечивается ежегодное проведение ревизий на подведомственных предприятиях.
В настоящее время для контрольно-ревизионной работы характерны такие условия, когда часть информации обрабатывается с помощью ЭВМ, а другая - с применением средств малой механизации.
В процессе ревизии проводимой комплексно с участием специалистов, устанавливают объем и стоимость выполненных работ, использованы ли типовые проектные решения (алгоритмы, программы, формы машинограмм), соблюдены ли сроки разработки и внедрения систем, определены ли конкретные обязательства сторон - разработчика системы и заказчика (от того во многом зависит эффективность разработки), проведены ли необходимые подготовительные работы, в том числе, в области технологической документации и упорядочения документооборота, норлативного хозяйства, обучения кадров и т.д.
Основным документом, регулирующим взаимоотношения между разработчиком АСУ и объектом управления, является заключаемый ими договор. При ревизии следует обратить внимание на содержание и полноту такого договора предусмотрены ли в нем обязательства сторон и как они выполняются, предъявляются ли претензии разработчику по договору за некачественное и несвоевременное выполнение работ. Если внедрена АСУ, обратить внимание: какие задачи она решает, ее эффективность, полноту обработки экономической информации, насколько комплексно выполняются возложенные на АСУ функции, степень загрузки ЭВМ. Важно обеспечить реализацию важнейшего принципа - возможности многократного использования введенной в ЭВМ информации для решения задач, стоящих перед различными подсистемами (последнее влияет на уровень затрат, связанных с машинной обработкой).
Исследование деятельности функционирующих АСУ предприятий машиностроения Узбекистана показывает, что мнотае из них осуществляют лишь частичную механизацию и автоматизацию процессов управления, поэтому большой объем пригодных к машинной обработке операций по-прежнему выполняется вручную. При комплексной ревизии целесообразно сопоставить уровень затрат на содержание административно-управленческого персонала на день проверки с их уровнем до внедрения АСУ, т.е. установить как выполняется задача по сокращению расходов на управление. При этом целесообразно показать изменение в объеме производства за этот же период. Однако не следует забывать, что рост объема производства не дает оснований для пропорционального увеличения аппарата управления.
Нельзя не отметить, что на ряде предприятий, которые внедрили АСУ, вместо снижения численности управленческого персонала можно наблюдать его рост.
В условиях АСУП эффективность автоматизации процессов управления следует определять в целом по системе, а также по каждой из отлаженных подсистем (но не по отдельным задачам). По результатам ревизии данного участка долины быть подготовлены предложения по улучшению функционирования АСУ, ускорению разработки и внедрения очередных задач.
Информационные связи задач подсистемы "Контроль и ревизия"
Прежде чем установить существующие информационные связи задач подсистемы "Контроль и ревизия", следует отметить, что начальной стадией проведения КРР является сбор и регистрация первичной информации Эти эатпы оказывают значительное влияние на общую трудоемкость контрольно-ревизионных работ, а также на достоверность исходных и сводных показателей.
Интеграция различных видов контрольных работ предусматривает использование единой первичной информации, как для целей контроля, таки для управленческой деятельности. В этой связи необходимо предусмотреть возможность автоматизации всех фаз КРР, начиная со сбора и регистрации информации и кончая ее обработкой и использованием полученной результативной информации Следует отметить,; что основная масса ревизионных-показателей выявляется в результате изучения экономических документов -. входящих в подсистему контроля и ревизии, выходящих из нее и циркулирующих в ней.
Проведенные исследования позволяют сформулировать требова ния к информации, необходимой для решения контрольно-ревизионных задач. Эти требования вытекают из понимания сущности решаемых задач и в определенной мере обусловливаются методами их решения. Получение и обработка различных группировочных таблиц, их формальный и содержательный анализ, формулирование результирующих выводов будут тем эффективнее, чем более данные, составляющие информационную базу, соответствуют требованиям полноты, достоверности, возобнов-ляемости и юридической обоснованности»
Полнота данных понимается как соответствие состава инфоршпионной базы (ИБ), поддерживаемой в подсистеме "Контроль и ревизия", составу необходимых ревизорам данных. Степень полноты данных определяется, исходя из потребности в данных для решения конкретных задач. Изменения содержания задач или методов их решения . может привести к тому, что изменится степень полноты данных, составляющих ИБ.
Достоверность данных означает соответствие значений данных, образующих ИБ, текущему состоянию предметной области, т.е. соответствие данным оправдательных документов отражающих законно совершенные и правильно оформленные хозяйственные операции. Проблема обеспечения достоверности данных включает три достаточно самостоятельные задачи Во-первых, необходимо обеспечить достоверность исходной инфохшпии, т.е. обеспечить истинность значений данных "на входе" подсистемы. Во-вторых, необходимо обеспечить истинность значений данных, введенных во внутримашинную информационную базу и хранимых в ней. И, наконец, необходимо обеспечить достоверность данных, автоматически выдаваемых пользователям. В последнем случае требование достоверности распространяется как на первичные данные, физически хранимые во внутримашинной информационной базе, так и на производные данные, вычисляемые на основе хранимых. Перечисленные три проблемы возникают и решаются на разных этапах проектирования ИБ соответствующими специфическими методами и средствами.
Оценка достоверности исходной информации производится на этапах определения предметной области, выбора и анализа источников данных, определения состава и структуры ИБ На этих этапах принимаются решения, направленные на обеспечение достоверности информации "на входе подсистемы. Значение этих решений очевидно: монно обеспечить достоверность хранимой и выдаваемой информации лишь постольку, поскольку достоверны данные, вводимые во внутримашинную информационную базу.
Ввод данных обеспечивается формированием информационных массивов с первичных учетных документов переданных на обработку должностными лицами структурных подразделений предприятия, осуществляющими совершение и офордление соответствующих хозяйственных операций. Эти лица несут полную ответственность за достоверность и правильность отражения совершенных хозяйственных операций в первичных учетных документах, правильное оформление и своевременную передачу на обработку указанных документов. Правильное функционирование используемых технических средств регистрации инфо] -мации и соответствующих программных средств должно обеспечиваться персоналом отдела АСУП.
Автоматизированная подготовка данных для ревизии операций с материальными ценностями
На промышленных предприятиях и в различных организациях ежедневно совершаются многочисленные и разнообразные операции с материальными ценностями. В процессе ревизии необходимо установить законность и правильность этих операций, выявить причины допущенных нарушений.
Разработанная нами принципиальная блок-схема автоматизированной подготовки данных для ревизии операций с материальными ценностями приведена на рис. 8» Такая блок-схема наглядно показывает входные массивы и процесс получения выходных машинограмм при автоматизированном решении комплекса задач данного участка ревизии Рассмотрим теперь задачи, с которыми сталкивается ревизор при проверке рассматриваемого участка учета.
Первоочередной задачей является проверка правильности расходования материальных ценностей, использования их строго по целевому назначению, соблюдения экономии в их расходовании.
Для проверки используется машинограмма ф. В 201 "Ведомость учета расхода материалов по учетной и фактической стоимости" (см. приложение 12), которая печатается на основании оперативного массива MOM0I. Выходные показатели могут быть использованы для выявления отклонений от норм расхода материалов по корреспондирующим счетам, кодам аналитического учета и группам материалом»
При составлении машинограмм снимаются итоговые данные расхода по фактической стоимости материалов по единому макету сводного аналитического и синтетического учета, которые используются для учета производства и составления ведомостей аналитического учета»
В части сохранности материальных ценностей, помимо проверки правильности приемки поступающих материалов, порядка хранения их на складах (включая меры по предохранению от порчи и по охране помещений складов), отпуска их со складов на производственные и другие цели, следует определить общую сумму недостач и потерь от порчи сырья и материалов и сопоставить ее с суммой за соответствующий предыдущий отчетный период. Для этого предназначается машинограмма ф. В 213 "Оборотная ведомость по кодам аналитического учета" (см. приложение 23) по счету J6 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей". По первичным документам надо проверить, все ли суммы недостач и хищений материальных ценностей нашли отражение в машинограмме ф. В 213.
В качестве исходной информации используются оперативные массивы МОМ02 и МОМ03 и рабочий массив МГМ0І. Массив МТМ0І с исходящим сальдо используется в следующем месяце как массив с входящим сальдо.
Ревизору следует особенно тщательно проверить, соответствуют ли фактические остатки материалов на складах установленным нормам их запасов и выявить материалы, остатки которых превышают нормы. Для этого надо рассмотреть машинограммы ф. В 203 "Ведомость остатков материалов на складах в сопоставлении с нормами запаса" (см. приложение 13). Предварительно сверить остатки на складе (по количеству) с остатками машинограммы ф. В 204 "Оборотная ведомость по складам" (приложение 14) или с остатками машинограммы ф. В 205 "Оборотно-сличительная ведомость" (приложение 15).
Одновременно проверяется, действует ли на предприятии сие тема документальной сигнализации о нахождении на складах излишних запасов (сверх норм) отдельных материалов или о снижении их остатков против норм, какой это дает результат, т.е. уменьшаются ли сверхнормативные запасы материалов.
Указанную выше выходную форму В 203 можно получить преобразованием входной информации, содержащейся в массивах: нормативно-справочной МВМ0І, оперативных МШ04 и МОМ05, а также рабочем МРМ02. Алгоритмы расчета остатка на складе и нормы запаса в количественном и стоимостном выражении отражены в следующих формулах: где: L - номенклатурный номер, L/ - количество номенклатурных номеров, @ - остаток на складе расчетный, (J - остаток на складе по данным инвентаризации, / / - норма запаса (количество), /Д - норма запаса по данным инвентаризации, (остальные условные обозначения даны в табл. 5).
