Содержание к диссертации
Введение
1. Подготовка предприятий к ведению автоматизированного учета 8
1.1 Методика проектирования, создания и внедрения комплексной информационной системы управления предприятием 8
и сравнение ее с существующей методикой создания комплексных информационных систем
1.2 Анализ международных стандартов бухгалтерского учета и возможность их использования в системах автоматизации при работе предприятий совместно с иностранными фирмами 57
1.3 Первичные документы, документооборот, предложения по совершенствованию стандартных пакетов автоматизации в условиях одновременной работы с российскими и международными стандартами 74
2. Описание структуры автоматизации предприятия 85
2.1 Общая структура автоматизации предприятия 85
2.2 Автоматизация основных разделов учета 87
3. Результаты обследования предприятия и предложения по оптимизации информационных потоков 115
3.1 Результаты обследования предприятия 116
3.2 Предложения по оптимизации информационных потоков 131
Заключение 135
Литература 139
Приложение 152
- Анализ международных стандартов бухгалтерского учета и возможность их использования в системах автоматизации при работе предприятий совместно с иностранными фирмами
- Первичные документы, документооборот, предложения по совершенствованию стандартных пакетов автоматизации в условиях одновременной работы с российскими и международными стандартами
- Автоматизация основных разделов учета
- Предложения по оптимизации информационных потоков
Введение к работе
На мировом рынке существует большое количество разнообразных информационных систем комплексной автоматизации предприятия. Однако, для большинства российских предприятий из-за высокой стоимости приобретения, ввода в эксплуатацию и дальнейшей поддержки подобных систем покупка таковых становится нерентабельной. Кроме того, популярные на западе MRP/ERP системы зачастую оказываются малоэффективными по причине сложности организации, в российских реалиях бесперебойных и своевременных поставок. Таким образом, перед руководством предприятий одновременно встает острая необходимость комплексной автоматизации учетных и экономических процессов, сокращение сроков создания этой системы систем и минимизация затрат на ее создание.
В такой ситуации кажется очевидным выходом из положения является
усиление собственного отдела АСУ и использование в качестве среды разра
ботки какой ни будь популярной СУБД, а в качестве постановщиков задач —
лиц, ведущих в данный момент бумажный учет. На практике подобная деятель
ность приводит к созданию систем "лоскутной автоматизации", когда каждый
раздел учета является автономной задачей, а между разделами отсутствуют го
ризонтальные связи. Работа в такой системе требует многократного дублирова
ния обработки первичной информации и практически лишает лиц,
принимающих решения достоверной и полной информации о деятельности
предприятия.
Очевидно, что выходом из сложившейся ситуации является создание комплексной информационной системы управления предприятием с одновременным реинженерингом учетных процессов и минимизацией трудозатрат на ее создание.
В данной диссертации рассматривается методика проектирования, программирования и запуска комплексных информационных систем бухгалтерско-
го и оперативного учета на малых и средних предприятиях с использованием специализированных программных средств разработки. Описанная методика позволяет получить в результате программный продукт, не уступающий по функциональности большим и дорогостоящим системам управления предприятием в разделах учета и анализа учетной информации.
Работа выполнена в соответствии с постановлением Госкомстата о подготовке кадров высшей квалификации программа №20 от 24 декабря 2000 г.
Цель и задачи исследования
Целью диссертационной работы развитие теории и методики быстрого проектирования систем комплексной автоматизации предприятий на основе массовых информационных систем, ориентированных на мелкий и средний бизнес и рассмотрение возможности адаптации подобных систем к использованию в работе предприятия с иностранными фирмами.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
Рассмотреть возможность и степень адаптации типовых программных пакетов к особенностям деятельности предприятия.
Проанализировать международные стандарты бухгалтерского учета и выявить ограничения, которые они накладывают на системы автоматизации предприятий, работающих с иностранными фирмами.
Разработать и обосновать методику проектирования и описания системы автоматизации предприятия на основе массовых информационных систем.
Подтвердить жизнеспособность методики на практике.
Объект исследования
Объектом настоящего исследования является процесс проектирования системы комплексной автоматизации предприятия с использованием типовых программных пакетов.
5 Теоретическая и методологическая основа исследования
Теоретической и методологической базой диссертационного исследования явились труды российских и зарубежных ученых в области теории информации, экономики, бухгалтерского учета, материалы научно-практических конференций, семинаров, федеральное законодательство. Инструментами исследования являются системный, сравнительный, информационный, экономико-математический подход, метод декомпозиции и математическое моделирование.
Научная новизна
Научная новизна результатов работы состоит в:
построении информационной модели автоматизации малых и средних предприятий с доработкой существующих массовых информационных систем.
разработке методики проектирования систем комплексной автоматизации предприятий на основе массовых информационных систем.
обосновании того, что данные модель и методика являются прямыми "наследниками" методики создания крупных комплексных информационных систем при применении ряда ограничений, связанных с выбором разделов учета и программной платформы для малых и средних предприятий.
разработке информационной структуры типовых центров ответственности, пригодных для большинства предприятий.
В связи с рядом экономических факторов, применение традиционного подхода создания комплексных информационных систем для большинства отечественных малых и средних предприятий невозможно. Данная методика является адаптацией традиционного подхода создания комплексных информационных систем для малых и средних предприятий с наложением ограничений используемой программной платформы и основных положений и принципов бухгалтерского учета.
б Практическая значимость
Использование методики проектирования систем комплексной автоматизации предприятия позволяет значительно сократить сроки проектирования, создания и запуска информационных систем, снизить трудозатраты на этот процесс и повысить качество внедрения. Во внедренческой фирме ООО "Центр компьютерной бухгалтерии" данная методика использована для осуществления более 30 успешных внедрения различных систем автоматизации предприятий в городе Воронеже, Воронежской области и за ее пределами.
Апробация результатов диссертационного исследования
Основные положения диссертации докладывались автором на всероссийской научно-практической конференции «Новые контуры социально-экономического развития общества» (2001 г) в 3-х докладах.
Публикации
По теме диссертации опубликованы 7 научных работ из них 3 монографии, 3 в материалах всероссийской научно-праутической конференции и одна в соавторстве: Хацкевич Л. Д. Хацкевич В. Л. Скрипников О. А. Электронные рынки и их инфраструктура в малом бизнесе. // Издательство Центральночерноземное г.Воронеж 2001 г 90 с, Автором разработано информационное обеспечение электронных рынков и произведен обзор электронных бирж, существующих в России и за рубежом.
Структура и объем диссертации
Структура диссертации определена целью и задачами исследования. Диссертационная работа объемом 150 страниц основного текста состоит из введения, трех глав, списка литературы. В приложении приведен список использованных законодательных актов и документы иллюстрирующие и подтверждающие внедрение и использование результатов на практике.
В первой главе работы рассматривается принципиальная возможность автоматизации предприятий с использованием типовых программных пакетов, взаимосвязь теории информации и комплексной системы автоматизации, соот-
ветствие будущей системы задачам, целям и принципам бухгалтерского учета, проведен анализ международных стандартов и определено их влияние на структуру автоматизации предприятия, учтена текущая законодательная база и выбран способ описания хозяйственных операций, предложена методика «быстрого» проектирования, создания и внедрения комплексной информационной системы управления предприятием и сравнение ее с существующей методикой создания комплексных информационных систем.
Во второй главе «Описание структуры автоматизации предприятия» рассматривается итоговая общая структура информационной модели предприятия и итоговые документы, созданные с использованием методики "быстрого проектирования" для наиболее часто встречающихся разделов учета. Данные информационные модели можно использовать как готовые блоки для построения комплексной информационной модели предприятия.
В третьей главе «Результаты обследования предприятия и предложения по оптимизации информационных потоков» Для подтверждения правильности выводов, изложенных в первой и второй главе, проводится обследование реально действующего перерабатывающего предприятия ОАО Геркулес, и формируется структурная блок-схема, отражающая текущее положение дел на предприятии с точки зрения преобразования информации.
На основании анализа существующей схемы учета на предприятии были выявлены основные недостатки структурной схемы учета предприятия и выработан список параметров системы автоматизации, позволяющий минимизировать объем входящей информации и наладить корректное преобразование информации, необходимое для связи различных разделов учета.
Анализ международных стандартов бухгалтерского учета и возможность их использования в системах автоматизации при работе предприятий совместно с иностранными фирмами
В структуре создаваемой системы автоматизации предприятия необходимо учитывать возможность ее использования на предприятии, работающим с иностранными инвесторами. Для того, чтобы определить ограничения и дополнительные блоки такой системы автоматизации необходимо проанализировать международные стандарты бухгалтерского учета.
Когда предприятие решает обратиться к иностранному финансированию, оно часто сталкивается с препятствиями по причине большого объема финансовой информации, требуемой иностранным кредитором. Эти препятствия возникают в результате того, что финансовая информация предприятия подготавливается и используется в формате, применяемом в бывшем СССР. Предприятие может преодолеть эти препятствия только если оно способно предоставлять финансовую информацию и составлять финансовую отчетность в соответствии с международными требованиями. По этой причине многие российские компании начали создавать и внедрять соответствующие процедуры составления отчетности.
Другие случаи, в которых российская компания может считать необходимым подготовку финансовой отчетности в соответствии с в этом стандарте: Иностранные клиенты рассматривают возможность установления долгосрочных торговых отношений Предложения субконтрактов для международных институтов Стратегические инвесторы проявляют интерес к созданию совместных предприятий Западные компании начинают создание предприятия совместно с рассматриваемой компанией ав Предполагаемый выпуск ценных бумаг на международный рынок
Ознакомимся с принципами бухгалтерского учета, которые применяются в финансовом учете и отчетности, разработанными в рамках Международных стандартов бухгалтерского учета.
Так как бухгалтерский учет является системой записи и оценки результатов деятельности предприятия, эти результаты должны быть сообщены заинтересованным пользователям. Рассмотрим вопросы, касающиеся пользователей финансовой отчетности, а также концепций и положений, которые составляют основу Международных стандартов бухгалтерского учета. [5] Цели и задачи финансовой информации
Важнейшей задачей финансовой информации является отражение текущего финансового положения компании и предшествующей деятельности, что позволяет пользователю финансовой отчетности принимать экономические решения. Несмотря на то, что руководство компании - это один из основных пользователей финансовой отчетности, существует много других потенциальных пользователей. Следовательно, руководство должно отвечать за финансовую информацию, предоставляемую компанией.
Для целей руководства предприятием бухгалтерская информация имеет некоторые ограничения. Финансовая отчетность на момент ее подготовки отражает финансовые результаты прошедших событий, и ее польза для прогнозирования полезна, но ограничена. Также финансовая отчетность не обязательно отражает всю информацию, необходимую для принятия правильных управленческих решений. Принимая во внимание эти два фактора, пользователь финансовой отчетности должен понимать основные принципы и положения, которые лежат в основе ее составления.
Финансовая отчетность составляется и представляется внешним пользователям на многих предприятиях по всему миру. Хотя финансовая отчетность может быть похожа в разных странах, существуют различия, определяемые разными социальными, экономическими и законодательными причинами. Национальные требования по составлению финансовой отчетности варьируются в зависимости от пользователей финансовой отчетности. [13] Внешние пользователи финансовой информации
Финансовая информация обычно подготавливается для определенных целей и для использования определенными группами. Если финансовая информация, подготовленная компанией, не отвечает этим двум требованиям, то эта информация является всего лишь сводкой данных и ее нельзя использовать.
Финансовая информация существует во многих формах. Отчеты для внутреннего пользователя по месячной заработной плате, затратам, дебиторской и кредиторской задолженности являются примерами финансовой информации, подготовленной для внутреннего использования компанией. Финансовая информация для внешних пользователей включает финансовую отчетность, состоящую из баланса, отчета о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств, а также пояснительную записку. Прогнозирование прибыли является примером других отчетов, которые дают информацию для определенных пользователей. Далее следуют примеры конкретных пользователей финансовой отчетности, помимо внутреннего руководства
Первичные документы, документооборот, предложения по совершенствованию стандартных пакетов автоматизации в условиях одновременной работы с российскими и международными стандартами
Автоматизация документооборота является одной из важнейших частей комплексной автоматизации предприятия. Рассмотрим вкратце виды первичных документов: 1. По назначению документы разделяются:[156] на распорядительные, т.е. предписывающие совершить какое-либо действие или ряд действий (например, приказ на выплату премии и т. д.); оправдательные, т.е. подтверждающие факт совершения определенных действий и обоснованность их совершения (например, авансовый отчет и т. кШбинированные, т.е. заключающие в себе функции как распорядительного, так и оправдательного документа (например, платежная ведомость или расходный кассовый ордер); документы бухгалтерского оформления, т.е. предназначенные исключительно для целей бухгалтерского учета, конкретизирующие или поясняющие отражение в бухгалтерском учете тех или иных фактов хозяйственной деятельности либо их последствий (например, отчет кассира и т. д.). Для отражения расширенных функций бухгалтерского учета необходимо ввести еще документы, отражающие планирование, сбыт и связанные с проведением маркетинга. Так же документы могут быть первичными (непосредственно отражают каждый факт совершения хозяйственной операции) и сводными (содержат обобщенные сведения о ряде операций). По количеству отраженных в них операций документы подразделяются на разовые (составляются отдельно по каждой операции, например накладная на отпуск материалов) и накопительные (отражают несколько операций за определенный период). По месту составления документы могут быть внутренними (т.е. составленными внутри предприятия, например кассовые ордера, акты ввода в эксплуатацию основных средств и т. д.) и внешними (т.е. составленными вне предприятия, например накладные на получение товарно-материальных ценностей от поставщиков, железнодорожные накладные и т. д.).
В отдельную группу документов следует выделить учетные регистры, т.е. документы аналитического и синтетического учета (ведомости, бухгалтерские книги и т. д.). Кроме того, система документирования хозяйственных операций должна обеспечивать: [156] полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности. (Каждый факт хозяйственной деятельности должен быть зафиксирован в первичном бухгалтерском документе, поскольку, как было указано выше, на основании первичных учетных документов, с одной стороны, подтверждается сам факт совершения хозяйственной операции, а с другой -формируется бухгалтерская отчетность предприятия и данные о его финансовом положении, осуществляются планирование и прогнозирование деятельности предприятия); предупреждение возникновения на предприятии скрытых резервов. (Целесообразно построить систему документирования хозяйственных операций на предприятии таким образом, чтобы уже в процессе оформления первичных учетных документов и тем более при составлении синтетических учетных регистров производился анализ эффективности использования ресурсов на предприятии); отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не только из их правовой формы, но и из экономического содержания фактов и условий хозяйствования.
При организации документирования хозяйственных операций большое значение имеет соблюдение принципа приоритета содержания перед формой. На каждом предприятии периодически возникают нестандартные хозяйственные ситуации, которые очень часто связаны с фактом поступления на предприятие ненадлежащим образом оформленных документов, изменить которые предприятие уже не имеет возможности. Например, предприятием получен товар по накладной, в которой поставщиком допущены не оговоренные исправления. В соответствии с п.9 Положения о бухгалтерском учете и отчетности... не оговоренные исправления в документах не допускаются и такая накладная не может служить подтверждением факта получения товара. Поставщик отказывается дооформить накладную надлежащим образом. В этом случае предприятию необходимо создать комиссию по приемке товара и оформить получение товара отдельным актом приемки, составленным с соблюдением требований нормативных актов к первичным учетным документам); тождество данных аналитического и синтетического учета. (При организации системы документирования хозяйственных операций необходимо предусмотреть систему взаимного контроля работников бухгалтерии.); рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины предприятия. Документооборот - это движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание, получение их от других предприятий и учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив).
Автоматизация основных разделов учета
При поступлении основных средств бухгалтером, ответственным за ведение основных средств, производилась подшивка накладной и запись проводок с информацией о поступлении в соответствующую ведомость. Кроме того, для учета НДС, на основании полученного вместе с накладной счета-фактуры формировалась часть книги покупок, относящаяся к основным средствам, которая затем используется для формирования общей книги покупок. Такой вид документооборота приводит к многократной обработке одной и той же информации: проводки по приходной накладной, формирование части книги покупок, формирование общей книги покупок, сбор общей информации о взаиморасчетах, и увеличивает вероятность возникновения ошибок оператора.
При передаче основных средств в эксплуатацию бухгалтером, ответственным за ведение основных средств, производилась запись проводок и заполнение бланка приема-передачи основного средства, который визировался материально ответственными лицами, и оставался у бухгалтера для ведения карточки основного средства. Фактически большая часть информации, попадающей в бланк приема-пердачи основного средства, дубли ровала информацию, имеющуюся в приходной накладной. Затем информация об основном средстве вносилась в компьютер для начисления амортизации.
При списании основных средств бухгалтером, ответственным за ведение основных средств, производилась запись проводок и заполнение бланка списания основного средства, который визировался материально ответственными лицами и комиссией. Информация об износе основного средства и балансовой стоимости бралась из карточки учета ОС, которая велась вручную.
При продаже основных средств бухгалтером, ответственным за ведение основных средств, производилась выписка накладной и запись проводок с информацией о выбытии основного средства в соответствующую ведомость. Кроме того, для учета НДС, выписывался счет-фактура и формировалась часть книги продаж, относящаяся к основным средствам, которая затем используется для формирования общей книги продаж. Информация об износе основного средства и балансовой стоимости бралась из карточки учета ОС, которая велась вручную.
Начисление износа основных средств производилось автоматически в программе, предназначенной для начисления износа. Затем информация об износе разносилась вручную в проводки и в карточку основного средства. Алгоритм начисления амортизации - линейный для всех основных средств, кроме грузового автотранспорта. Для грузового автотранспорта износ начислялся от пробега. Информация о пробеге предоставлялась начальником автотранспортного участка ежемесячно.
Кроме того, бухгалтер по учету основных средств из программы начисления износа ежемесячно формировал отчет по начислению износа с информацией о балансовой стоимости основного средства и начисленном износе. Учет МБП.
Учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов бьш реализован на предприятии следующим образом:
При поступлении малоценных и быстроизнашивающихся предметов бухгал тером, ответственным за учет МБП, производилась подшивка накладной и запись проводок с информацией о поступлении в соответствующую ведомость. Кроме того, для учета НДС, на основании полученного вместе с накладной счета-фактуры формировалась часть книги покупок, относящаяся к МБП, которая затем используется для формирования общей книги покупок.
При вводе малоценных и быстроизнашивающихся предметов в эксплуата цию бухгалтером, ответственным за учет МБП, производилась выписка акта ввода МБП в эксплуатацию с закреплением МБП за конкретным ма-терниальноответственным лицом и заполнение карточки МБП. Также производилась запись проводок с информацией о вводе в эксплуатацию МБП и начисление износа 50% или 100%. При списании МБП бухгалтером, ответственным за ведение МБП, производилась запись проводок и заполнение бланка списания МБП, который визировался материально ответственными лицами и комиссией. Также производилась запись проводок с информацией о выбытии МБП и, при необходимости, доначисление износа.
Предложения по оптимизации информационных потоков
В соответствии с основными положениями теории информации, информация должна попадать в систему только один раз, а затем только преобразовываться и видоизменяться.
На основании анализа существующей схемы учета на предприятии были выявлены основные недостатки структурной схемы учета предприятия и выработан список параметров системы автоматизации, позволяющий минимизировать объем входящей информации и наладить корректное преобразование информации, необходимое для связи различных разделов учета:
Ведение максимально возможного объема постоянной и условно-постоянной информации об объектах учета в справочниках системы с сохранением истории изменений.
Получение информации для системы, по возможности, от сотрудников не посредственно находящихся у источников информации.
Исключение полного или частичного повторного ввода информации за счет более полного отражения входящей информации в первичных документах. И, как следствие, "размывание" граней между различными разделами учета. Рассмотрим примерный объем нормативно-справочной информации, список первичных документов, необходимых для ведения учета на предприятии, их характеристики, воздействие на систему и способы получения: Условно-постоянная информация:
На современном этапе формирования Российского общества, когда реформируются и строятся заново большинство общественных, государственных, политических, хозяйственных и многих других институтов остро встает проблема адаптации бухгалтерского учета к быстро изменяющимся политическим и экономическим условиям. За менее чем десять лет кардинально изменилась ориентация производственной деятельности. Если раньше основной задачей руководства предприятий было обеспечить материально-техническое снабжение, то теперь закупки сырья и оборудования уже не составляют проблемы. Основной проблемой стало обеспечение сбыта готовой продукции а, следовательно, подробные маркетинговые исследования и принятие управленческих решений на основе их результатов. В этом деле руководителю предприятия может и должна помогать бухгалтерия.
Это связано с тем, что в переходный период значительно выросло количество малых и средних предприятий, которые не могут себе позволить создавать органы по обслуживанию маркетинга, планирования и т.д. Все эти функции сосредотачиваются в бухгалтерии. Такое расширение круга обязанностей является вынужденным шагом, но оно приводит к повышению эффективности управления предприятием, так что в дальнейшем, скорее всего, эти функции перейдут в бухгалтерию и на крупных предприятиях, как это происходит на западе.
Сейчас бухгалтерам уже приходится осваивать новые, не свойственные им ранее функции: планирование, контроль, разработка и подготовка различных экономических решений по улучшению деятельности предприятия. Это становится возможным, так как в бухгалтерию стекается информация, отражающая практически все аспекты хозяйственной деятельности предприятия.
В связи с увеличением функций, возлагаемых на бухгалтерию и увеличением информационных потоков единственным способом своевременного получения необходимой информации, является компьютеризация бухгалтерского учета. Практически бухгалтерия становится частью системы управления предприятием. Для малых предприятий бухгалтер одновременно становится и финансовым менеджером, который способствует оптимизации финансовых потоков и помогает руководству принимать тактические и стратегические решения. Это становится возможным потому, что автоматизированная бухгалтерия становится средоточием практически всей формализованной информации о деятельности предприятия, так как только комплексные информационные системы, включающие в себя информацию не только о финансах, но и о качественном и оперативном учете, позволяют вести полноценный бухгалтерский учет. Основные результаты работы
Проведено исследование существующей системы учета на предприятиях и определены направления ее совершенствования в целях использования в стандартных разработках по автоматизации бухгалтерского учета.
Рассмотрены возможности адаптации типовых программных пакетов к особенностям деятельности предприятия. Проанализированы международные стандарты бухгалтерского учета и определено их влияние на системы автоматизации предприятий, работающих с иностранными фирмами. Разработана и обоснована методика проектирования и описания системы автоматизации предприятия. Подтверждена жизнеспособность методики на практике.
