Содержание к диссертации
Введение
ГЛАВА 1. Анализ концепций автоматизации управления инвестиционными проектами
1.1 Развитие средств автоматизации управления проектами 17
1.2 Использование программных средств для управления проектами .,28
1.3 Сопоставительные оценки функций программного обеспечения для управления проектами 44
ГЛАВА 2. Оценка современного состояния автоматизации управления проектами
2.1 Анализ мировой практики эффективности использования программного обеспечения для управления проектами 67
2.2 Анализ эффективности автоматизации управления проектами в российских компаниях 70
2.3 Анализ эффективности автоматизации управления проектами на предприятиях химической промышленности 85
ГЛАВА 3. Разработка автоматизированной информационной системы сопровождения инвестиционных проектов для предприятий химической промышленности
3.1 Экономическая постановка задачи автоматизации сопровождения инвестиционной деятельности 94
3.2 Разработка функциональных характеристик информационной системы 96
3.3 Разработка технологического обеспечения информационной системы 107
3.4 Использование разработанной информационной системы 117
3.5 Экономическая эффективность использования разработанной информационной системы 142
Заключение 147
Список использованных источников
- Использование программных средств для управления проектами
- Сопоставительные оценки функций программного обеспечения для управления проектами
- Анализ эффективности автоматизации управления проектами в российских компаниях
- Разработка функциональных характеристик информационной системы
Введение к работе
Химическая индустрия является крупной базовой отраслью экономики в структуре промышленности по объему товарной продукции ее удельный вес составляет около 6 %. В отрасли сосредоточено почти 7 % основных фондов промышленности страны. Предприятия обеспечивают около 5 % общероссийского объема валютной выручки. Являясь крупным поставщиком сырья, полупродуктов, различных материалов и изделий (пластмассы, химические волокна, шины, лаки и краски, красители, минеральные удобрения и т.д.) почти во все отрасли промышленности, сельского хозяйства, в сферу услуг, торговлю, науку, культуру и образование, оборонный комплекс, химическая и нефтехимическая промышленность оказывает существенное влияние на масштабы, направления и эффективность их развития. Несмотря на известные потери в период глубокого и затяжного кризиса, она располагает достаточно мощным производственным и научно-техническим потенциалом и обеспечена важнейшими видами сырья (прежде всего, минерального и углеводородного), химическая продукция имеет спрос на внутреннем и внешнем рынках.
Оценивая в целом ситуацию в отрасли, необходимо отметить, что проводимые с начала 90-х годов экономические реформы оказались исключительно трудными для всех сфер народного хозяйства, в том числе и для химической индустрии. О глубине кризиса дает представление, например, такая цифра - объем производства химической продукции снизился в середине 90-х годов до 44 % от уровня 1990 года.
Анализ функционирования химической индустрии свидетельствует, что при известных отраслевых особенностях в ней проявляются практически все проблемы и трудности переходного периода, с которыми сталкивается экономика страны.
Не преуменьшая роли и значения позитивных факторов в развитии отрасли в последние годы (это прежде всего определенная стабилизация работы основной массы предприятий, удержание ими в целом позиций на внут-
реннем рынке химикатов, положительная динамика производства), необходимо отметить, что ситуация остается сложной, а названные положительные моменты не являются достаточно устойчивой базой для сохранения приемлемых темпов производства и устойчивого экономического развития комплекса, преодоления всех последствий глубокого затяжного кризиса и, прежде всего, главных: значительного снижения объемов производства, негативных тенденций структурно-технологического характера.
За последние пятьдесят лет объем производства химической продукции увеличился к уровню 1998 года почти на 60%, это существенное превышение динамики производства в химическом комплексе в сравнении с общепромышленными показателями.
Это - несомненно, положительный момент. Однако, уже с конца 2000 года сформировалась тенденция замедления темпов роста производства продукции с такими показателями: 1999 год - 121,7%; 2000 год - 114,3%; 2001 год - 106,5%; 2002 год - 101, 6%; 2003 год - 104,4%.
С этих позиций важнейшей проблемой, требующей принятия необходимых мер, является поддержание положительной динамики производства (это задача - минимум), а задача максимум заключается в повышении темпов производства в ближайшие годы не менее 7-8% в среднегодовом исчислении.
Основным приоритетным направлением развития является повышение инвестиционной привлекательности этого сектора экономики за счет снижения инвестиционных рисков и эффективной защиты прав и интересов инвесторов.
Выполнения инвестиционных проектов необходимо для решения проблем являющихся причинами неблагоприятных тенденций в отрасли. Одной из главных причин называется проблема ресурсосбережения. Из анализа работы отрасли следует, что наиболее значимым фактором, определяющим жизнедеятельность отрасли и конкурентоспособность продукции, является уровень сырьевых и топливно-энергетических затрат в производстве продукции. Средняя энергоемкость и материалоемкость по основным химическим
продуктам в 1,5-2 раза выше, чем в ведущих странах, на 20-25% выше по
требление технологической и оборонной воды. Смена поколений многих
технологических процессов осуществляется через 20-25 лет, при 7-10 летних
Ф сроках смены в ведущих странах. Износ основных фондов превышает 60 %,а
оборудования - 75 %. По ряду производств этот показатель составляет 90 и более процентов. Транспортная удаленность предприятий от границ влияет на экономическую конкуренцию [4].
Выполнение инвестиционных проектов с целью модернизация произ
водственного потенциала обеспечит:
Ф 1) увеличение объемов производства продукции отрасли в 2005 и 2010
годах к уровню 2000 года соответственно в 1,3 и 1,7 раза;
увеличение к 2010 году на 25-30 % объема конкурентоспособной на рынках Ближнего и Дальнего зарубежья химической продукции;
сокращение экономически необоснованного импорта химикатов, для производства которых в стране имеются необходимые предпо-
|» сылки;
качественные изменения в отраслевой и видовой структуре производства химической продукции;
улучшение качества выпускаемых химикатов и создание новых материалов;
6) расширение ассортимента химической продукции (увеличение на
щ 20-25 % ассортимента композиционных материалов, смесей и спла
вов на основе базовых полимеров, сложных минеральных удобре
ний, химических волокон и нитей);
7) рост объема производства качественной и относительно недорогой,
по сравнению с импортной, социально-ориентированной продукции.
Необходимость использования программного обеспечения для управ-
~ ления инвестиционными проектами обосновано тем, что, согласно исследо-
ваниям, проведенным Standish Group, в странах западной Европы и США около 90% проектов не были успешно выполнены из-за перерасхода средств
или отклонения от сроков. Более того, 33% проектов были прекращены до
стадии завершения. Примерно одна треть из проектов, выполняемых мелки
ми, средними и крупными компаниями, превысили бюджет в среднем на 150-
# 200%. Более чем одна треть из обследуемых компаний сообщали о превыше-
нии сроков выполнения проектов на 200-300%. На неудачные, в том числе нереализованные, проекты в мире тратится около 145 миллиардов долларов в год.
В своде знаний по управлению проектами (Project Management Base of
Knowledge) проект определяется как ограниченное по времени целенаправ-
Ф, ленное изменение отдельной системы с установленными требованиями к ка-
честву результатов, возможными рамками расхода средств и ресурсов и спе
цифической организацией. Проекты инициируются внутри компаний, но мо
гут предполагать участие нескольких заинтересованных организаций. Для
выполнения работ проекта привлекаются исполнители, оборудование и мате
риальные ресурсы.
k Управление проектами - это приложение знаний, опыта, методов и
средств к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту, и ожиданий участников проекта. Чтобы удовлетворить эти требования и ожидания необходимо найти оптимальное сочетание между целями, сроками, затратами, качеством проекта.
К настоящему времени управление проектами стало признанной во
- всем мире профессиональной деятельностью. Методология и средства управ-
ления проектами широко используются во всех сферах целенаправленной и проектно-ориентированной деятельности.
Развитие профессионального управления проектами превратило его в
мощный инструмент как управления созданием новых продуктов и услуг, так
и осуществлением целенаправленных изменений в рамках отдельных органи-
~ заций, компаний, а также целых социально-экономических систем.
В основе методов планирования и управления проектами лежит предположение, получившее подтверждение на практике, что всю деятельность
можно разбить на небольшие, поддающиеся контролю задачи. И тогда всю формальную информацию, используемую менеджером, можно свести к информации о задачах, которые необходимо выполнить для достижения поставленных целей, и ресурсах, которые потребуются для выполнения этих задач. Система управления проектами содержит набор функциональных средств, которые помогают менеджеру спланировать работы, получив временные, ресурсные и стоимостные оценки для комплекса работ, а затем, в процессе выполнения, отслеживать ход работ и корректировать план. Рассматриваемые как группа связанных методов, они являются основой для информационных систем, которые моделируют комплекс работ и потребности в ресурсах. Эти методы используют оценки требуемых объемов работ, и позволяют менеджеру регулировать выполнение работ по времени, стоимости, составу работ, качеству и организационной структуре исполнения.
Система управления проектами представляет собой организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и управления проектом, в основе которого лежит программное обеспечение.
Программы управления проектами уже давно образуют отдельный рынок программного обеспечения, который только недавно начал привлекать внимание в России. Такие программы в мире установлены на миллионах компьютеров, обзоры этого рынка регулярно печатаются в зарубежных компьютерных изданиях, появились наконец и обзоры в наших журналах [1,2].
Появление программ управления проектами способствовало преобразованию искусства управления проектами в науку, в которой имеются четкие стандарты, методы и технологии. Так стандарт, разработанный Институтом управления проектами (Project Management Institute) принят в качестве национального стандарта в США (стандарт ANSI), появился и стандарт по качеству в управлении проектами ISO 10006. Применение этих технологий
способствует своевременной реализации проектов в рамках выделенных бюджетов и с требуемым качеством.
Внедрение технологий управления проектами в России переживает период бурного роста, начавшегося примерно в 1996 году, и на время приостановленного кризисом 1998 года. В малых компаниях менеджеры были способны управлять, базируясь на собственной интуиции и ограниченном объеме информации, которую следует обработать, и интерес к системам управления умеренный. По мере укрупнения компаний внедрение единых методологий и программных средств управления становится острой необходимостью целью обеспечения качественной и оперативной обработки информации.
В 1993-1994 годах управление проектами применялось в отдельных проектах Газпрома и Стройтрансгаза, однако в качестве корпоративной методологии оно принято не было и попытки применения были больше связаны с энтузиазмом отдельных людей, чем с политикой корпорации.
В 1996-1997 годах удалось запустить управление проектами в строительстве благодаря примеру строительства Олимпийской деревни для Всемирных юношеских игр 1997 года. Проект был признан важнейшей Московской стройкой года, в нем принимало участие 17 крупных подрядчиков, а сама деревня была построена в рекордно короткие (для такой стройки) сроки. Управление строительством осуществлялось с помощью пакета управления проектами Spider Project, а преимущества применения методологии и программы управления проектами были столь наглядны, что начался бум внедрения управления проектами на Московских строительных предприятиях, остановленный лишь кризисом 1998 года. В прошлом году этот бум возобновился и теперь захватил и другие города России, вплоть до Владивостока.
В 2000 году системами управления проектами заинтересовались телекоммуникационные компании. Достаточно сказать, что в 2000-2001 годах на курсах Московского отделения PMI прошли обучение представители компа-
ний Билайн, Центрального Телеграфа, Combellga, Ericsson, Глобал один, Телесофт, Сеть-проект и целого ряда других.
К концу 2000 года стали автоматизировать управление проектами и производители программного обеспечения, системные интеграторы, Интернет-компании, у которых интерес к управлению проектами сейчас развивается особенно бурно. Так, например, в компании АйТи в корпоративной сети 35 рабочих мест, оснащенных программой Spider Project и использующихся для корпоративного управления проектами, включая мультипро-ектное управление.
В 2001 году к автоматизации управления проектами обратились банки - сначала подразделения АйТи, а теперь уже и другие подразделения крупных Московских банков осознали преимущества использования этой методологии и начали внедрять ее у себя. В качестве примеров следует привести Альфа банк и Московский Кредитный банк.
Следует отметить и наступивший тогда же подъем интереса к управлению проектами со стороны машиностроительных предприятий, который можно связать с подъемом отрасли и появлением инвестиций. С 1998 года управление проектами применяется и в Министерстве Обороны РФ [15].
Несмотря на достаточно развитые функции программных продуктов, позволяющие использовать их для составления расписания, анализа загрузки ресурсов и выполнения проекта, они решают не все проблемы, возникающие при управлении проектами. Это признают и сами разработчики программного обеспечения: в частности фирма Spider Technologies заявляет о наличии двухлетнего плана развития собственного пакета Spider Project.
В результате исследования эффективности использования российскими организациями существующих программных средств для управления проектами было установлено, что их существенным общим недостатком являются слабо развитые функции учета бюджета проектов, что играет важную роль в оценке состояния и хода выполнения инвестиционного проекта. Соответственно, отсутствие интегрированного автоматизированного учета и обработки
указанной информации при выполнении инвестиционного проекта негативно
влияет на обоснованность управленческих решений. Поэтому в целях обес
печения повышения эффективности управления инвестиционными проекта-
^ ми, приоритетным направлением совершенствования существующих про-
граммных средств должна быть системность функций учета бюджета с традиционным контролем хода выполнения проектов.
Объектом исследования являются процессы управления инвестиционными проектами предприятий химической промышленности.
Предметом исследования выступают методы управления проектами и
4i функциональные возможности автоматизированных информационных сис-
тем управления проектами.
Цель диссертационного исследования заключается в развитии теоре
тических основ анализа реализации инвестиционных проектов системой ко
личественных и качественных оценок, разработка на этой основе автомати
зированной информационной системы сопровождения инвестиционных про-
щ, ектов предприятий химической промышленности для сокращения сроков их
реализации.
Научная задача исследований состоит в разработке модели автомати
зированной информационной системы для обеспечения эффективного управ
ления инвестиционными проектами: автоматизация учета, мониторинга, кон
троля и анализа исполнения.
^1 Основные задачи исследования.
Аналитический обзор методологических подходов к анализу выполнения проектов.
Анализ и сравнительная оценка функциональных возможностей существующих программных средств применительно к управлению инвестиционными проектами.
т 3. Сопоставительный анализ и оценка эффективности мировой и отече-
ственной практики использования информационных систем управления проектами.
4. Исследование эффективности управления инвестиционными проек
тами на одном из предприятий химической промышленности.
5. Развитие теоретических основ оценки реализации инвестиционных
% проектов системным представлением их количественных и качественных по
казателей.
6. Разработка автоматизированной информационной системы сопрово
ждения инвестиционных проектов с автоматизацией учета бюджета проек
тов, мониторинга, контроля и анализа исполнения для повышения обосно
ванности управленческих решений и ускорения выполнения проектов.
Ф Информационная база исследования включает труды отечественных и
зарубежных ученых, а также теоретиков и практиков в области управления
проектами. В качестве исходных источников эмпирической информации ис
пользовались материалы государственных статистических органов, материа
лы личных обследований, анкетирования и наблюдений автора, опублико
ванные монографии, статьи, авторефераты.
Для достижения поставленных в диссертационной работе цели и задач
применялись апробированные отечественным и мировым опытом принципы, методологические подходы, связанные с использованием программных средств и информационных технологий для управления инвестиционными проектами.
Наиболее существенные результаты и научная новизна
щ 1. Формализованное представление выполнения инвестиционных проек-
тов, обеспечивающее ведение структурированного учета информации о расходе средств, контроля, мониторинга и анализа выполнения проектов.
2. Развитие теоретических основ методологии анализа реализации проектов на основе оценки качества выполнения посредством мониторинга индивидуальных значений отклонений количественных показателей.
щ 3. Интеграция количественных и качественных показателей как основы
для разработки автоматизированной информационной системы.
4. Алгоритм формирования отчетных и аналитических документов,
обеспечивающий независимый подход к структурному представлению ин
формации из базы данных на основе составления конфигураций отчетов.
ft 5. Модель автоматизированной информационной системы сопровожде-
ния инвестиционных проектов, в основу которой положено созданное формализованное представление предметной области, а также дополнение к методике анализа инвестиционных проектов, обеспечивающее качественную оценку их выполнения.
Практическая значимость исследования состоит в реализации авто
рі' матизированной информационной системы сопровождения инвестиционных
проектов применимой в процессе выполнения инвестиционных проектов для:
получения учетных данных о выполнении проектов на основе составления
расписания проектов и внесения отметок о ходе их выполнения; анализа
учетных данных; контроля и мониторинга состояния инвестиционных проек
тов, а также оценки качества его выполнения. Разработанная автоматизиро-
ф ванная информационная система внедрена на ОАО «Невинномысский Азот»,
а также в учебный процесс на экономическом факультете Ставропольского
государственного университета при обучении студентов специальности
«Прикладная информатика в экономике».
Структура диссертационной работы. Работа состоит из введения,
трех глав, заключения, списка используемых источников из 152 наименова-
^ ний и приложений. Работа изложена на 148 страницах машинописного тек-
ста, содержит 2 приложения.
Во ведении обосновывается актуальность темы диссертационной рабо
ты, дается характеристика ее общей изученности, сформулирована цель и за
дачи, определены объект и предмет исследования, научная новизна, практи
ческая значимость выполненной работы, сформулированы положения, выно-
ш симые на защиту.
В первой главе выполнен анализ теоретических основ управления проектами, рассмотрено развитие средств автоматизации управления проек-
тами, тенденции развития и существующее программное обеспечение для управления проектами.
Во втором параграфе первой главы проанализировано специализированное программное обеспечение для управления проектами с выделением основных отличительных признаков, рассматриваются программные продукты, представленные на рынке в настоящее время, использующиеся для автоматизации управления проектами.
Выполнен сопоставительный анализ основных функций программных пакетов по управлению проектами, реализованных к настоящему времени. Рассматриваемые функции оцениваются с точки зрения эффективности их применения при управлении проектами. Проводится сравнение возможности программных инструментов при решении задач построения графиков исполнения проектов, анализа исполнения и особенности группой работы.
Вторая глава посвящена анализу современного состояния автоматизации управления проектами в ходе их реализации. Рассматривается мировой опыт использования программного обеспечения для управления проектами и его эффективность. Анализируются данные об эффективности использования представленного программного обеспечения при управлении проектами в российских организациях. Дается оценка качества исполнения проекта в разрезе расписания, объема, бюджета, целей и ожиданий. Качество управления проектами оценивается по инициации, документированию и планированию. Также приведены данные об оценках качества управления и контроля состояния проекта. Рассмотрена автоматизация управления проектами на конкретном предприятии химической промышленности. Проанализированы процессы управления инвестиционными проектами и программное обеспечение, используемое для управления.
В третьей главе разработаны основные экономические и технологические требования к автоматизированной информационной системе, авторская концепция системности количественной и качественной оценки реализации инвестиционных проектов, структура информационного наполнения, мето-
дика хранения и обработки данных, особенности совместной работы пользователей на основе организационной структуры предприятия, законов, нормативов, регламентов управления инвестиционными проектами.
На основе исследования предметной области и развития теоретических основ представления реализации инвестиционных проектов системой количественных и качественных показателей создана автоматизированная информационная система сопровождения инвестиционных проектов для предприятий химической промышленности, отличающаяся реализованными функциями оценки качества выполнения проектов. В рамках разработанной информационной системы реализованы функции контроля, мониторинга, анализа выполнения инвестиционных проектов. Приведены характеристики использования разработанной информационной системы при выполнении проекта: составления расписания, контроля хода выполнения, мониторинга состояния и анализа.
В заключении обобщены итоги и результаты проведенных исследований.
В приложении проиллюстрированы технологические этапы, отображаемые программным обеспечением в процессе формирования расписаний проектов, функциональные возможности программного обеспечения по управлению проектами.
Публикации. Полученные автором результаты изложены в 6 научных статьях, опубликованных: в сборнике материалов региональной научно-практической конференции "Проблемы развития региональной финансовой системы". Ставрополь: СГУ, 2003; в сборнике материалов 49 научно-методической конференции «Университетская наука - региону». Ставрополь: СГУ, 2004; в сборнике материалов Международной научно-практической конференции «Экономические проблемы вступления России в ВТО». Белгород: Белгородский государственный университет, 2004; в сборнике материалов Всероссийской научной конференции «Новая экономика: реалии XXI века, проблемы и перспективы». - Ставрополь: СГУ, 2004; в сборнике тезисов
международной конференции студентов, аспирантов и молодых ученых «Ломоносов - 2005». Москва: МГУ, 2005; в журнале «Молочная промышленность», № 4, 2005.
Реализация результатов исследования. Теоретические и практические результаты диссертационной работы внедрены для практического использования на: ОАО «Невинномысский Азот» (справка о внедрении от 10 июня 2005 г.), кафедре «Информационные системы в экономике» Ставропольского государственного университета (справка о внедрении от 14 июня 2005 г.).
Автор выражает искреннюю благодарность научному руководителю -доктору технических наук, профессору В.Ф. Минакову за помощь, оказанную при написании диссертации, и критические замечания, высказанные при ее обсуждении.
Использование программных средств для управления проектами
По существу, значительный выигрыш во времени реализации проектов образовался от применения точных математических методов в управлении сложными комплексами работ, что стало возможным благодаря развитию вычислительной техники. Однако, первые ЭВМ были дороги и доступны только крупным организациям. Таким образом, исторически первые проекты представляли из себя грандиозные по масштабам работ, количеству исполнителей и капиталовложениям государственные программы.
Первоначально, крупные компании осуществляли разработку программного обеспечения для поддержки собственных проектов, но вскоре первые системы управления проектами появились и на рынке программного обеспечения. Системы, стоявшие у истоков планирования, разрабатывались для мощных больших компьютеров и сетей МИНИ-ЭВМ.
Основными показателями систем этого класса являлись их высокая мощность и, в то же время, способность достаточно детально описывать проекты, используя сложные методы сетевого планирования. Эти системы были ориентированы на высокопрофессиональных менеджеров, управляющих разработкой крупнейших проектов, хорошо знакомых с алгоритмами сетевого планирования и специфической терминологией. Как правило, разработка проекта и консультации по управлению проектом осуществлялись специальными консалтинговыми фирмами.
Этап наиболее бурного развития систем для управления проектами начался с появлением персональных компьютеров, когда компьютер стал рабочим инструментом для широкого круга руководителей. Значительное расширение круга пользователей управленческих систем породило потребность создания систем для управления проектами нового типа, одним из важнейших показателей таких систем являлась простота использования. Управленческие системы нового поколения разрабатывались как средство управления проектом, понятное любому менеджеру, не требующее специальной подготовки и обеспечивающее легкое и быстрое включение в работу. Time Line принадлежит именно к этому классу систем. Разработчики новых версий систем этого класса, стараясь сохранить внешнюю простоту систем, неизменно расширяли их функциональные возможности и мощность, и при этом сохраняли низкие цены, делавшие системы доступными фирмам практически любого уровня.
В настоящее время в США уже сложились глубокие традиции использования систем управления проектами во многих областях жизнедеятельности. Причем, основную долю среди планируемых проектов составляют небольшие по размерам проекты. Например, исследования, проведенные еженедельником Info World [151], показали, что пятидесяти процентам пользователей в США требуются системы, позволяющие поддерживать планы, состоящие из 500 - 1000 работ и только 28 процентов пользователей разрабатывают расписания, содержащие более 1000 работ. Что касается ресурсов, то 38 процентам пользователей приходится управлять 50 - 100 видами ресурсов в рамках проекта, и только 28 процентам пользователей требуется контролировать более чем 100 видов ресурсов. В результате исследований были определены также средние размеры расписаний проектов: для малых проектов - работа и 14 видов ресурсов, для средних - 417 работ и 47 видов ресурсов, для крупных проектов - 1198 работ и 165 видов ресурсов. Данные критерии могут служить отправной точкой для менеджера, обдумывающего полезность перехода на проектную форму управления деятельностью собственной организации. Как видно, применение системы управления проектами на практике может быть эффективным и для очень небольших проектов.
Естественно, что с расширением круга пользователей систем проектного менеджмента происходит расширение методов и приемов их использования. Зарубежные компьютерные журналы регулярно публикуют статьи, посвященные системам для управления проектами, включающие советы пользователям таких систем и анализ использования методики сетевого планирования для решения задач в различных сферах управления.
Внедрение управленческих информационных систем в организации сегодня перестало быть лишь средством повышения эффективности существующей системы управления. Постоянное совершенствование методов управления организацией, подкрепляемое использованием современного программного обеспечения (ПО) является условием успешного функционирования компании на рынке. Одной из задач руководителя стало использование прогресса в информационных технологиях, чтобы не отстать от конкурентов.
Эффективное ПО планирования и управления проектами стало доступно для российских организаций, однако на передний план выходят задачи выбора, эффективного внедрения и использования подобных систем.
Программное обеспечение для управления проектами характеризуется несколькими признаками, которые, по сути, являются требованиями, определяющими его эффективное применение в организации.
Сопоставительные оценки функций программного обеспечения для управления проектами
Сначала необходимо рассмотреть создание детерминированной компьютерной модели проекта, составлению расписания исполнения работ и бюджетированию проектов. Затем будут рассмотрены анализ рисков и неопределенности, организация учета и анализа исполнения.
На данный момент создание компьютерной модели проекта в современных пакетах управления предусматривает выполнение следующих операций: 1) укрупненное описание проекта - создание иерархической структуры работ; 2) указание, какие составляющие стоимости используются для финансового анализа и управления проектом; 3) составление перечня операций (работ, задач) проекта и задание их характеристик; 4) составление перечня ресурсов проекта и задание их характеристик; 5) задание взаимосвязи (ограничений на порядок исполнения) операций проекта; 6) назначение ресурсов на исполнение операций проекта; 7) назначение стоимости на операции, ресурсы и назначения проекта; 8) задание ограничения на финансирование, поставки, сроки исполнения операций; 9) составление расписания исполнения работ проекта с учетом всех ограничений; 10) оптимизация состава используемых ресурсов; 11) определение бюджета и распределение во времени плановых затрат проекта; 12) определение и моделирование рисков и неопределенности; 13) определение необходимых резервов на сроки, стоимости и потребности в материалах для исполнения запланированных показателей с заданной надежностью; 14) при задании директивных сроков, стоимости, ограничения по поставкам, необходимо определение вероятности их успешного соблюдения; 15) представление плановой информации руководству и исполнителям.
В процессе исполнения осуществляется: 1) ведение учета; 2) анализ отклонения исполнения от запланированного; 3) прогноз будущих параметров проекта; 4) моделирование управленческих воздействий; 5) ведение архивов проекта.
Далее рассмотрим перечисленные шаги и проанализируем возможности различных пакетов управления проектами.
Создание компьютерной модели проекта всегда начинается с разработки иерархической структуры работ (Work Breakdown Structure). Реальные проекты состоят из тысяч операций, описать их все и ничего не пропустить без структуризации (разбиения проекта на подпроекты, фазы, подфазы, пакеты работ) практически невозможно. Процесс разработки ИСР называется декомпозицией целей [3].
Наиболее распространенный подход к структуризации — разбиение проекта на подпроекты, фазы, и т.д. исходя из объектов проекта. Подразделив проект на объекты с максимальной разумной детализацией необходимо описать процессы, связанные с реализацией каждого объекта. Однако, возможны и другие подходы к созданию иерархической структуры работ. Так, например, можно начать с процессов, а затем описывать, к каким объектам эти процессы следует приложить в данном проекте. Еще одна полезная структура - структура ответственности, в которой операции проекта соотносятся с лицам, отвечающим за их исполнение.
Иерархические структуры работ позволяют получать отчетность по любым своим элементам. Таким образом, структура объектов позволяет подводить «Итого» по объектам проекта, структура процессов - по процессам проекта, а структура ответственности - контролировать, как участники проекта справляются с работами в своих зонах ответственности.
Одну иерархическую структуру работ можно завести в любом пакете управления проектами. Как указано выше, без иерархии работ не удастся полностью описать операции проекта и без этой функции компьютерное моделирование проектов просто теряет смысл.
Наложение на один проект одновременно нескольких иерархических структур поддерживается пакетами Spider Project Professional и Desktop. Б других профессиональных пакетах и в MS Project начиная с 2000 версии, можно заводить дополнительные иерархические коды для последующей группировки операций проекта. Это позволяет контролировать исполнение проекта с разных углов зрения, получать «итого» в произвольных разрезах.
Структуризация стоимости проекта позволяет проводить финансовый анализ проекта в необходимых разрезах. Однако задать не только стоимости работ и ресурсов, но и составляющие стоимости проекта, причем в разных валютах, можно только в пакетах линейки Spider Project. В качестве примера составляющих затрат можно привести зарплату, накладные расходы, стоимость материалов, оборудования, механизмов, непредвиденные расходы и т.д. Обычно в качестве отдельных составляющих стоимости вводятся те, которые относятся к финансированию проекта.
Кроме отдельных составляющих стоимости, в профессиональных версиях Spider Project можно вводить центры стоимостей, объединив в них группы составляющих стоимости. При этом можно учитывать затраты только по выбранной части ресурсов и материалов. Это позволяет вести параллельный подсчет затрат в разных единицах измерения (например, вести планирование и учет затрат параллельно в разных валютах, в текущих ценах и ценах 1984 года и т.п.).
Анализ эффективности автоматизации управления проектами в российских компаниях
В целом для России в настоящее время наблюдается несомненный рост интереса как к совершенствованию процессов управления проектами, так и к построению современных эффективных систем управления проектами предприятия.
В мире давно осознана необходимость объективного измерения состояния управления проектами. Многие организации, профессионально за нимающиеся управлением проектами, в течение нескольких лет проводят исследования в этой области. Ниже представлены результаты двухгодичного исследования эффективности использования программных пакетов для управления проектами в российских организациях.
Организационная структура компаний в основном иерархическая с ресурсами, доступными для проектов на матричной основе, т.е. по мере необходимости (рисунок 2.5). Следует отметить довольно большую долю проект-но-ориентированных организаций (около 30%). Тем не менее, большинство российских организаций имеют функциональную организацию с выделением ресурсов для проектов на матричной основе.
Основными респондентами были руководители оганизаций - от руководителей высшего уровня до руководителей подразделений. Именно они призваны обеспечивать исполнение проектов и их соответствие стратегическим целям организации. Распределение должностей респондентов в организациях представлено на рисунке 2.6.
Типы проектов, исполняемых в организациях-респондентах, представлены на рисунке 2.7. Следует отметить преобладание (более 50%) стратегических проектов в российских компаниях по сравнению с проектами модернизации существующих процессов.
Соотношение между постоянной и проектной деятельностью предприятий-респондентов представлено на рисунок 2.9. Судя по ответам участников анкетирования, доля проектной и постоянной деятельности на предприятиях России в настоящее время примерно одинакова.
Не менее важным является выяснение того, насколько значима проектная деятельность для предприятий. Оказалось, что большинство респондентов характеризуют значимость проектов для своих организаций как высокую или очень высокую (рисунок 2.10).
Рисунки 2.11-2.15 показывает оценку респондентами качества исполнения проектов с точки зрения сроков, бюджетов. От 50 до 60 процентов респондентов отмечают высокое качество исполнения проектов в диапазоне ±10% от соответствующих плановых показателей. Это не относится к срокам - около 40 % проектов исполняются с задержкой до 25%.
Гораздо меньше единодушия в оценке качества управления проектами. Респондентов просили оценить качество планирования, документирования, управления, контроля исполнения проектов. Результаты представлены на рисунках 2.16-2.19. При достаточно высокой оценке качества инициации (пред-проектные работы) обращает на себя внимание падение оценки качества документирования и планирования.
Отмечу характерную не только для России, но и для всего мира особенность подобных результатов. Респонденты оценивают качество исполнения проектов и управления проектами по-разному, в зависимости от своей роли в проектной деятельности. Если условно определить такие две роли, как исполнение проекта и стратегическое управление портфелем проектов, то исполнители проектов обычно более высоко, чем "стратеги", характеризуют существующее на предприятии качество управления проектами. Аналитики объясняют это тем, что любое улучшение системы управления приводит к появлению новых регламентации и обязанностей для исполнителей, поэтому исполнители проектов не заинтересованы в подобных улучшениях и оценивают существующее состояние управления как вполне достаточное. В то же время "стратеги" как лица, ответственные за обеспечение соответствие всей деятельности стратегическим целям организации, постоянно испытывают недостаток в объективной и достоверной информации для обеспечения своей роли в процессе управления. Единственным способом получения такой информации является система управления с соответствующими регламентами исполнения и отчетности. "Стратеги" обычно отмечают недостаточность существующей системы управления для обеспечения своих функций. Все это проявилось и в описываемом исследовании результатов анкетирования. Высшие руководители организаций практически единогласно характеризует качество управления проектами как низкое. Руководители и исполнители проектов характеризуют его как высокое. Руководители среднего звена (начальники департаментов, подразделений) дают характеристики в зависимости от своей реальной, роли в процессе управления проектами - как исполнители, если у них больше ответственности за исполнение, или как стратеги, если их роль более относится к стратегическому управлению портфелем проектов.
На данный момент распространение использования программного обеспечения для управления проектами в России находится на начальном этапе. Происходит оформление рынка предложений программных средств, распространение информации о наличии и самой возможности использования специализированных информационных технологий в этой области. Развитие данного сегмента информационных технологий протекает параллельно с самим развитием в организациях представлений об управлении проектами. Причем непосредственно изучение возможностей и опыт использования информационных технологий не столько напрямую влияют на эффективность управления, сколько заставляет задуматься о том, насколько налаженным и правильным является сама культура управления инновационными проектами в конкретной организации. Зачастую исследование самих моделей управления, заложенных в логику программных пакетов, служит причиной пересмотра сложившихся внутриорганизационных отношений.
О таком положении говорят результаты опроса пользователей информационных систем управления проектами, проведенного в рамках диссертационного исследования в сети Интернет. Респондентами выступали представители различных организаций, которым так или иначе приходится использовать ИСУП в своей работе.
По результатам опроса можно сказать, что большинство пользователей систем управления проектами составляют организации, располагающиеся в крупных городах (Москва, Санкт-Петербург и т.д.). Полученная информация позволяет оценить особенности использования различных программных решений для управления проектами. Рассмотрим наиболее типичные суждения об используемых системах.
Разработка функциональных характеристик информационной системы
Для решения поставленной задачи — автоматизации сопровождения инвестиционных проектов, необходимо определить какая информация, используемая в процессе управления, составляет перечень данных, являющихся ос новой для обеспечения требуемых функций информационной системы. Прежде всего, это: 1) инвестиции, поступающие для финансирования выполнения инвестиционных проектов; 2) инвестиционные проекты; 3) работы, осуществляющиеся при выполнении инвестиционных проектов; 4) материалы, закупаемые для выполнения проектов; Указанные позиции, помимо наименования, характеризуются сроками и объемами денежных средств. Таким образом, при управлении выполнением инвестиционных проектов особое значение играет следующая информация: 1) сроки поступления и объемы инвестиций; 2) сроки выполнения и стоимость инвестиционных проектов; 3) сроки выполнения и стоимость работ, осуществляемых при выполнении инвестиционных проектов; 4) сроки приобретения и стоимость материалов, закупаемых для выполнения проектов.
Для обеспечения возможности реализации требующихся функций указанную информацию необходимо структурировать в соответствии с логикой выполнения инвестиционных проектов, а также детализировать с целью получения дополнительной информации.
Поскольку учет выполнения каждого инвестиционного проекта осуществляется индивидуально, сам проект (1) был выделен в качестве базового, структурообразующего элемента, объединяющего всю информацию о ходе его выполнения. В рамках данного элемента ведется учет плановых значений сроков и стоимости выполнения проекта.
Для отражения содержания и поэтапного выполнения инвестиционного проекта учет работ (2) сгруппирован в проекте, в рамках которого происходит их выполнение. Для определения принадлежности материалов (3), закупаемых для выполнения проекта, учет их приобретения ведется в проекте, для выполнения которого они закупаются. В рамках указанных элементов ведется учет плановых и фактических значений сроков, плановых значений стоимости выполнения работ и закупки материалов соответственно.
В силу того, что выполнение работ обычно связано с реконструкцией или постройкой какого-либо сооружения, в рамках каждой работы ведется учет объектов (11), на которых они выполняются. Поскольку работы выполняются не сами по себе, а конкретными исполнителями, в рамках каждой работы ведется учет исполнителей (17, 18, 19), занимающихся выполнением данной работы, а также лиц, ответственных за выполнение. Так как исполнители при выполнении работ используют материалы, учет использования материалов осуществляется в рамках каждого исполнителя в рамках каждой работы, выполняемой им (23). В рамках данного элемента ведется учет сроков и фактов выдачи материалов исполнителю.
Для отражения целевого характера инвестиционных средств, учет финансирования (сроков, сумм и фактов поступления) организован в рамках каждой работы (13) и каждого материала (6), на которые они выделяются.
Для детального отражения использования инвестиционных средств, учет оплаты за выполненные работы ведется в рамках каждого исполнителя за каждую выполненную работу (22), а также за закупленные материалы в рамках каждого материала (5). Указанные элементы содержат фактические данные о стоимости выполненных работ и закупленных материалов.
Также, принимая во внимание большое количество документов правого, экономического, технического содержания (договора, акты, приказы, счета, технические паспорта), на основании которых происходит выполнение проектов, предусмотрено ведение документального учета в рамках следующих элементов: 1) самих инвестиционных проектов (4); 2) работ (15); 3) финансирования (9, 20); 4) закупки (7) и использования (25) материалов; 5) выполнения работ исполнителями (21); 6) оплаты (8,24).
При этом созданная структура базы данных обеспечивает возможность сравнения плановых и фактических показателей и построения аналитических и отчетных документов о выполнении инвестиционного проекта. Кроме того, для обеспечения представления данных в отчетах в агрегированном виде в соответствии их принадлежности к тому или иному типу в рамках своей совокупности, в системе была введена типизация для всех элементов структуры.
