Содержание к диссертации
Введение
Глава 1. Теоретические предпосылки исследования 9
1.1. Деловое письмо в системе функциональных стилей 9
1.1.1. Понятие функционального стиля 9
1.1.2. Общие черты текстов функционального стиля официальных документов 13
1.1.3. Коммерческая корреспонденция как подстиль официальных документов 16
1.2. Деловое письмо в лингвистической теории текста. Понятие диктемы21
1.3. Теория фреймов. Фрейм и прагматическая модель делового письма.26
1.4. Деловое письмо в теории речевых (коммуникативных) актов 31
1.5. Принципы успешной коммуникации и категория вежливости в деловом письменном общении 36
Выводы 44
Глава 2. Структурная рамка английского делового письма 48
2. 1. Части английского делового письма: форма и содержание 49
2.1.1. Заглавие 49
2.1.2. Вступительная часть 52
2.1.3. Основная часть: текст сообщения письма 55
2.1.4. Заключительная часть 56
2.2. Основные форматы современных деловых писем на английском языке 59
Выводы 66
Глава 3. Диктемная организация текста делового письма на английском языке 68
3.1. Особенности стилизации диктемы современного английского делового письма 68
3.2. Функционально-тематическое разбиение современных английских деловых писем 77
3.2.1. Особенности строя текста делового письма - запроса 83
3.2.2. Особенности строя текста делового письма - ответа на запрос 91
3.2.3. Особенности строя текста делового письма - коммерческого предложения 96
3.2.4. Особенности строя текста рекомендательного письма 100
3.2.5. Особенности строя текста письма-рекламации 109
Выводы 114
Заключение 119
Библиография 126
Приложения 139
- Понятие функционального стиля
- Общие черты текстов функционального стиля официальных документов
- Вступительная часть
- Особенности стилизации диктемы современного английского делового письма
Введение к работе
Специфическое положение английского делового письма как инструмента международной деловой коммуникации делает его объектом исследования культурологии, социологии, психологии,лингвистики.
Данная диссертация посвящена изучению строя текстов английских деловых писем.
Предметом исследования является строй текста современного английского делового письма.
Актуальность исследования определяется необходимостью дальнейшей разработки проблемы предельного грамматически оформленного языкового элемента, которая является одной из центральных проблем лингвистической теории текста, а также стабильным интересом к механизмам порождения текстов деловой коммуникации.
Еще совсем недавно, не более полувека назад, предложение мыслилось высшим синтаксическим построением языка, конечной сферой функционального выхода в речь всей динамической системы языка, в которой парадигматика мыслилась не иначе, как жестко ограниченная рамками словообразования и словоизменения. Данная формула нашла окончательное утверждение в системе А.И.Смирницкого, провозгласившего предложение «минимальным речевым произведением» и исключавшего его из числа единиц языка (Смирницкий А.И., 1956).
Однако, практически одновременно с этим утверждением, порождающей грамматикой было провозглашено следующее: язык - множество предложений, а грамматика - механизм, порождающий это множество. Именно это послужило предпосылкой возникновения парадигматического понимания языка, с его парадигматической грамматикой, взятой в единстве морфологии и синтаксиса, в котором было заложено необходимое установление шестого сегментного уровня языка, получившего название диктемы, как уровня тех интегративных единиц языка, из которых непосредственно строится (и, следовательно, на которые раскладывается в восприятии)
языковая речь в виде устного или письменного текста (Блох, 2000).
Сегодня на роль текстообразующей единицы в большинстве исследований для устной речи выдвигается синтагма, или смысловой сегмент, выделяемый фонетическим расчленением речи (межсегментные паузы вместе со смысловым ударением), а для письменной речи - сверхфразовое единство (СФЕ) (И.Р. Гальперин и др.). Однако ни одна из единиц, предлагаемых на роль текстообразующей единицы и указываемых в качестве альтернатив предложению, не располагает собственными средствами предикации.
Понятие диктемы было выдвинуто профессором М.Я. Блохом в 1984 году, оно развивает и преобразует понятие сверхфразового единства. Принципиальное различие между диктемой и сверхфразовым единством состоит в том, что сверхфразовое единство в контексте выделивших его работ не имеет уровнеструктурного определения, а диктема, напротив, раскрывает свои свойства в качестве естественной составной части реверсивно-определенной уровневой структуры языка. Как составная часть этой структуры, она строго отвечает принципу построения из "одной или нескольких единиц непосредственно нижележащего уровня", т.е. из одного или нескольких предложений, она выделяется своей четкой функцией, не сводимой к функциям нижележащих единиц, но вбирающей в себя эти функции в рамках своего собственного, интегративно-текстового назначения выражать отдельную тему (Блох, 2000).
Понятие диктемы сегодня активно разрабатывается в лингвистической литературе. Тем не менее, поле исследования данной проблемы настолько обширно, что нам предоставляется возможность новых практических разработок в данной области, тем более что имеющиеся работы не охватывают пласт официальных документов на английском языке.
Целью настоящей работы является комплексное изучение строя текста современного английского делового письма.
В соответствии с целью исследования, в работе ставятся и решаются следующие задачи:
изучение стиля официальных документов на английском языке и определение места современного английского делового письма в системе функциональных (речевых) стилей английского языка;
выявление стилистических особенностей текста современного английского делового письма;
определение структурной рамки (архитектоники) современного английского делового письма и функционально-тематическое разбиение деловых писем на английском языке;
диктемный анализ текстов современных деловых писем на английском языке;
построение обобщенных моделей структурно-тематической организации текстов современных деловых писем на английском языке.
Теоретической основой исследования послужили положения, представленные в трудах профессора М.Я.Блоха: положение о диктеме, как об элементарной ситуативно-тематической единице текста; положение о четырех основных функционально-знаковых аспектах диктемы, а именно: о номинации, предикации, тематизации и стилизации; положение о рубриках информации, представленных в едином информационном комплексе, содержащемся в диктеме. При проведении анализа лингвистических особенностей текстов стиля официальных документов исследование опирается на положение о стилизации, выдвинутое профессором М.Я. Блохом, а также на теорию функциональных стилей языка, представленную в работах профессора И.Р. Гальперина. В рамках построения абстрактных моделей современных деловых писем на английском языке в работе затрагиваются некоторые положения теории дискурсивного анализа, представленные в работах Тойна ван Дейка, В. Дресслера и др.
На защиту выносятся следующие положения: 1. Деловое письмо на английском языке относится к функциональному стилю официальных документов, подстилю (жанру) коммерческой корреспонденции и имеет характерные признаки данного стиля, подстиля (жанра) (фиксированное расположение частей письма, унифицированные специфические
правила оформления, наличие присущих исключительно данному типу текста клише, устойчивых формул, грамматических конструкций и т.д.). Тем не менее, как показывает анализ материала, современное деловое письмо на английском языке становится более демократичным, спонтанным, имеет склонность к «разговорности», что отражается на выборе языковых средств (упрощение синтаксических конструкций, отказ от книжных слов и оборотов и т.д.)
Диктемы - элементарные ситуативно-тематические единицы текста - в тексте современного английского делового письма, в большинстве случаев, представлены блоками текста (абзацами, параграфами, пунктами списка и т.д.). Такая структурно-тематическая организация текста делового письма представляется оптимальной, учитывая основную коммуникативную цель делового письма и такие требования, предъявляемые к современному деловому письму, как точность, логичность, краткость изложения, соблюдение принципов вежливости и кооперации (экономия времени читателя и проч.).
Диктема делового письма имеет специфические черты, отличающие ее от классической диктемы монологической письменной речи (ретроспективная связь диктем в тексте письма, преобладание репрезентативной кумуляции и супракумуляции, некульминационный характер диктем-предложений и т.д.).
Основными параметрами для разбиения современных английских деловых писем на функционально-тематические группы и построения обобщенных моделей текстов деловых писем являются, соответственно, обобщенная тема и структурно-тематическая организация текста делового письма. Иными словами, классификация и моделирование текстов деловых писем возможно именно на уровне тематизации -диктемном уровне.
Теоретическое значение исследования заключается в том, что в работе проводится дальнейшая разработка проблемы предельного грамматически оформленного языкового элемента,
которая является одной из центральных проблем лингвистической теории текста.
В работе рассматриваются современные тенденции в эволюции стилистической охарактеризованности и структурной рамки английского делового письма, а также делается попытка построения структурно-тематических моделей организации текстов современных деловых писем на английском языке, что является одной из наиболее интересных проблем современной текстотипологии.
Практическое значение работы заключается в том, что ее результаты имеют выход в практику преподавания английского языка. Они могут быть использованы в курсах английского языка, организованных для сотрудников компаний и организаций, имеющих иностранных деловых партнеров, а также для всех тех, кого, в силу их профессиональной принадлежности, и не только, могут заинтересовать правила и малоизвестные тонкости в составлении, написании и оформлении делового письма на английском языке.
Материал и методы исследования. Материалом исследования послужили деловые письма на английском языке, составленные сотрудниками российских и иностранных компаний в период с 1994 по 2005 годы (в использованных письмах может содержаться коммерческая информация, не подлежащая разглашению, в связи с чем названия компаний, адреса и некоторые количественные данные изменены). Основные тенденции в эволюции структурной рамки английского делового письма проиллюстрированы на примерах оригинальных британских и американских деловых писем XVIII и начала XX веков. В ходе исследования были проанализированы более 2000 английских деловых писем.
Для решения поставленных задач в диссертации
использована комплексная методика исследования,
включающая контекстуальный, компонентный и дескриптивный анализы.
Структура диссертации. Диссертация состоит из введения, трех глав, заключения, библиографии и приложений.
Во введении дается обоснование актуальности исследования, определяется цель работы, указываются методы и материал исследования, формулируются научная новизна и практическая значимость работы.
Первая глава развивает теоретическую базу исследования: раскрываются понятия функционального стиля, языкового регистра, речевого стиля, стилизации текста; поднимается проблема места делового письма в системе функциональных стилей языка, проводится дискриптивный анализ стиля официальных документов, подстиля (жанра) коммерческой корреспонденции, типа текста делового письма; затрагиваются основные проблемы лингвистики текста, дается определение понятия диктемы, раскрываются ее функции. В данной части работы проводится обзор современных лингвистических исследований в области прагмалингвистики, текстотипологии, социолингвистики, объектом которых является деловое письмо на английском языке, что позволяет сформулировать концептуально важные исходные посылки исследования.
Вторая глава исследования посвящена комплексному изучению структурной рамки (архитектоники) современного английского делового письма. В данной части работы подробно разобраны правила составления и общепринятые стандарты оформления деловых писем на английском языке, представлены современные тенденции в оформлении английского делового письма.
В третьей главе исследования проводится комплексный
лингвистический анализ текстов современных деловых писем
на английском языке. Выявляются стилистические особенности
текста современного английского делового письма. В
результате диктемного анализа различных видов английских
деловых писем, сгруппированных по функционально-
тематическому признаку, делается попытка выявления
типических моделей структурно-тематической организации
текстов деловых писем на английском языке.
Диссертация содержит ряд приложений, которые имеют справочное назначение и являются необходимыми для наиболее полного освещения темы исследования.
Понятие функционального стиля
Проблема изучения коммерческой корреспонденции непосредственно связана с функциональной стилистикой и ее базисной категорией «функциональный стиль» (functional style, FS). Вопросы функциональной стилистики английского языка детально разрабатывались такими отечественными лингвистами, как И.Р. Гальперин, М.Я. Блох, И.В. Арнольд, Ю.М. Скребнев, Н.М. Разинкина, И.С. Сорокин и другие.
В современной отечественной лингвистике отсутствует общепризнанное определение понятия «функциональный стиль». В работах различных исследователей, в той или иной степени затрагивающих проблемы функциональной стилистики, приводится множество определений этого понятия. Так, например, М.Я. Цвиллинг для обозначения массива текстов, ограниченных по профессиональному и коммуникативному признаку, вводит понятие «отраслевой язык».
В лингвистическом энциклопедическом словаре функциональный стиль определяется «как разновидность литературного языка, в которой язык выступает в той или иной социально значимой сфере общественно речевой практики людей и особенности которой обусловлены особенностями общения в данной сфере (ЛЭС, стр. 567), иными словами, акцентируется, прежде всего, сфера общения, которая и влияет на выбор функционального стиля.
И.В. Арнольд описывает функциональный стиль как подсистему языка, каждая из которых обладает своими специфическими особенностями в лексикологии, фразеологии, в синтаксических конструкциях, а иногда и в фонетике (Арнольд И.В., 1990).
Профессор М.Я. Блох развивает понятие речевого стиля языка и «стилизации» текста (отличное от литературоведческого понятия стилизации), так, стилизация регулирует выбор языковых средств, снабжающих текст коннотациями, необходимыми для адекватной передачи содержания в конкретных условиях общения (Блох, 2000, стр. 122).
Н.М. Разинкина под функциональным стилем понимает «некую совокупность текстов, письменных и устных, характеризующихся более или менее определенной целевой направленностью и наличием языковых средств (на различных уровнях), для которых типичны специальный отбор и специфичная обработка» (Разинкина, 1989, стр. 174).
В.Л. Наер считает, что именно цель коммуникации обусловливает наличие функциональных стилей, присущих определенной, четко очерченной сфере деятельности.
По мнению В.В. Виноградова: «Стиль - это общественно осознанная и функционально обусловленная, внутренне объединенная совокупность приемов употребления, отбора и сочетания средств речевого общения в сфере того или иного общенародного, общенационального языка, соотносительная с другими такими же способами выражения, которые служат для иных целей, выполняют иные функции в речевой общественной практике данного народа» (Виноградов, 1955, стр. 73).
Профессор И.Р. Гальперин приводит следующее определение: «Функциональный стиль языка есть система взаимосвязанных языковых элементов, служащая для определенной коммуникационной цели. Следовательно, функциональный стиль языка следует считать продуктом определенной, привязанной к действительности цели, поставленной создателем сообщения» (Galperin, 1977).
С позиций функциональной стилистики сравнительный анализ типов текста заключается в определении их языковых компонентов, которые, выступая в тесной взаимосвязи и взаимозависимости, создают характерную для определенного стиля конструкцию текста.
В англоязычной научной традиции синонимом понятия «функциональный стиль» выступает понятие «языкового регистра» (a register of discourse), дословно «регистр дискурса» (Т. ван Дейк, В. Дресслер, Я. Петофи, П. Грайс и др.). Переход от понятия «речь» к понятию «дискурс» был связан со стремлением ввести в классическое противопоставление языка и речи, принадлежавшее Ф. де Соссюру, некоторый третий член - нечто «более речевое», нежели сама речь, и, одновременно, в большей степени поддающееся изучению с помощью традиционных лингвистических методов, более формальное и «более языковое». К середине 1970-х годов в западной научной традиции текст был переосмыслен как коммуникативный процесс, вслед за чем лингвистика текста «переродилась» в дискурсивный анализ.
Если для функциональной стилистики фундаментальным является представление о наличии жанровой дифференциации в рамках функционально-стилевого образования, «возможность возведения жанровых признаков в ранг функционально-стилевых» (Разинкина Н.М., 1989), то целью дискурсивного анализа является выявление доминантной модели, по которой строится дискурс, «выявление структур, предпочтительных для дискурсов данного вида» (Дейк ван Т. А., 1989).
Практика современного (с середины 1970-х) дискурсивного анализа сопряжена с исследованием закономерностей движения информации в рамках коммуникативной ситуации, осуществляемого, прежде всего, через обмен репликами. При этом подчеркивается динамический характер дискурса, что делается для различения понятия дискурса и традиционного представления о тексте как статичной структуре (Т. ван Дейк и др.).
Не смотря на терминологические разногласия, по мнению большинства исследователей, как любой другой развитый язык, английский язык неоднороден по своему составу. В процессе развития, стандартный литературный английский язык разделился на несколько подсистем, каждая из которых имеет черты и особенности определенного функционального стиля. Члены языковой общности, в особенности те из них, которые достаточно образованы и чувствительны к языковым вариациям, выделяют функциональные стили, как независимые формации в языке. Выбор специфических языковых элементов предопределен целью коммуникации, в результате чего создается более или менее закрытая система. Таким образом, один набор языковых средств находится в оппозиции другим подобным наборам, имеющим иные коммуникативные цели, иную систему выбора и организации языковых средств.
В современной лингвистической науке нет единого мнения относительно номенклатуры функциональных стилей. Однако, не смотря на частные разногласия, большинство исследователей выделяют следующие функциональные стили языка: - обиходно-бытовой, - публицистический (стиль массовой коммуникации), - художественный стиль (Амосова, 1963; Арнольд, 1983; Виноградов, 1955; Васильева, 1974; Вейхман, 1958; Будагов, 1952; Гальперин, 1954; Разинкина, 1989 и др.).
Общие черты текстов функционального стиля официальных документов
Стиль официальных документов выделяется всеми исследователями, хотя в трудах разных лингвистов он называется по-разному: Е.М. Иссерлина это официально-деловой стиль, у И.Р. Гальперина - стиль официальных документов, у И.В. Арнольд - деловой стиль.
В данном исследовании принимается термин «стиль официальных документов», поскольку мы рассматриваем пласт письменно зафиксированных текстов, используемых в официальных ситуациях общения и в ряде случаев имеющих юридическую силу.
Целью коммуникации данного функционального стиля является установление связи и условий взаимодействия двух сторон. В качестве таких сторон могут выступать: государство и гражданин или гражданин и гражданин (законодательные акты, указы); общество и его члены (уставы); два или более предприятия или учреждения (контракты, бизнес корреспонденция); два или более правительства (пакты и соглашения); начальник и подчиненный (приказы, инструкции, предписания, директивы) и т.д. (И.Р. Гальперин, 1977). Данная основная функция стиля официальных документов предопределяет его особенности.
При всей неоднородности текстов стиля официальных документов в научной лингвистической литературе выделяются некоторые черты общие для всех деловых текстов. Так, в аспекте лексики называются приверженность к нейтральной и книжно-документальной лексике, широкое использование профессиональной отраслевой терминологии, а в аспекте синтаксиса - выбор специфических средств выражения модальности, клиширование актуальных формулировок и некоторое усложнение синтаксических структур.
Исторически сложились определенные правила составления деловой документации, одним из которых является стремление передать в рамках одного предложения разнообразные смыслы и вариативные условия. В результате, в текстах официальных документов преобладают сложноподчиненные конструкции, сложные распространенные предложения со множеством придаточных. Так, профессор И.Р. Гальперин отмечает большое количество сложных предложений с преобладанием сложноподчиненных конструкций над сложносочиненными. В.В. Калюжная также отмечает малое количество простых предложений, причем используемые простые предложения, в основном, осложнены причастными, инфинитивными, герундиальными оборотами, вводными словами, что увеличивает длину предложений. «Основными синтаксическими характеристиками стиля официальны документов можно считать средние размеры предложения, превышающие соответствующие показатели всех остальных стилей в три-четыре раза: соотношение сложных и простых предложений, среднее количество подчинений, многоступенчатость, среднее количество придаточных предложений» (В.В. Калюжная, 1977).
По мнению большинства исследователей, к первостепенным, постоянным признакам стиля официальных документов относятся следующие:
1. Официальность. Официальность продчеркивает деловую основу отношений между коммуникантами, связывает свободу и непосредственность общения, ограничивая речь рамками традиционных форм. Так, одной из наиболее ярких лексических черт функционального стиля официальных документов заключается в присущем ему наборе клише и устойчивых выражений.
2. Точность. Стилистические приёмы, базирующиеся на многозначности слов, часто употребляемые в поэзии и в художественной прозе, не допустимы в языке официальных документов, так как могут привести к двоякому пониманию написанного.
3. Краткость. Краткость является основным признаком языка деловой коммуникации. Это объясняется необходимостью быстрого восприятия информации. В деловом письме важно найти баланс между краткостью изложения и полнотой предоставления информации. Еще в 1916 году Р.
Рассел в учебнике делового общения «English Business Correspondence taught by an Englishman» отмечал следующее: "In business a great consideration is time, and therefore, in correspondence, express yourself briefly, but in so doing, guard against ambiguity, which, instead of saving your correspondent s time and your own, might necessitate an exchange of telegrams or even a repeat letter." (Russell R.J.) Краткость изложения обуславливает употребление большого количества аббревиатур и различного рода сокращений.
4. Стереотипность (стандартность). Шаблоны и стандарты являются характерными чертами стиля официальных документов, поскольку тематический круг деловой речи строго определен, ситуации ее применения сравнительно немногочисленны и однотипны. Шаблонные фразы необходимы для оформления документа, создания его архитектоники. Каждый официальный документ имеет определенную композиционную структуру: меморандумы, контракты, деловые письма, и т.д. - во всех этих случаях композиция текста несет смысловую нагрузку соизмеримую с непосредственным содержанием текста (Гальперин, 1971).
5. Логичность. Отсутствие развернутой формы рассуждения, абстрагированность от субъективной подачи информации, связанная со стремлением к максимальной точности и сжатости информации, обусловливает логическое членение текста на композиционные блоки (абзацы, параграфы). Тематические единицы текста - диктемы - в равномерно разворачивающемся монологическом тексте официальных документов, как правило, представлены абзацами (Блох М.Я., 2000).
Одной из наиболее ярких лексических черт текстов деловой коммуникации является употребление специальной терминологии.
В качестве факультативных признаков стиля официальных документов ряд исследователей выделяют неэмоциональность (исключение составляют фразы приветствия и прощания, употребляемые в коммерческой переписке, которые являются шаблонными и составляют архитектонику делового письма), персонифицированность, ясность.
Ясность, в данном контексте - это детальная точность описания, деловая конкретность и обстоятельность. Этому способствует членение текста на абзацы, нумерация параграфов, разделов, использование различных шрифтов для выделения особенно важной информации. «Обособление посредством параграфирования», как отмечают некоторые исследователи, является специфическим техническим приемом стиля официальных документов (Лященко Т.К., 1982; Матвеева Т.В., 1990 и др.).
Вступительная часть
Функция вступительной части английского делового письма - адресовать послание конкретному человеку, группе людей, целой компании, отделу и т.п., а также поприветствовать читателя. Более того, правильно выбранное вступление выполняет не только информативную функцию, но и настраивает читателя на тон последующего сообщения.
В результате проведенного исследования мы пришли к выводу, что строка с указанием, чьему вниманию подлежит письмо (attention line), является факультативной, в то время как адрес получателя (inside adress) и приветствие (salutation) обязательны для всех форматов современных деловых писем на английском языке. Исключение составляют английские рекомендательные письма, в которых адрес получателя может отсутствовать и заменяться на типовую фразу «То whom it may concern».
Имя адресата, которому всегда предшествует вежливое обращение (за исключением тех случаев, когда за именем следует M.D. или какая-либо другая аббревиатура) пишется в первой строке адреса получателя. Должность получателя - если она известна - обычно указывается в первой строке адреса получателя либо отдельной строкой ниже. Название компании получателя, название улицы, города, штата, региона, района, области или провинции, а также почтовый адрес указываются здесь же. Например: Mr. Leiand Grossman, President Grossman Home Appliances Inc. 1740 Fullerton Avenue Grand Rapids, Michigan 49506 Richard P. Rodriguez, M.D. (or Dr. Richard P. Rodriguez) 2850 West End Avenue Chicago, Illinois 60624 Ms. Edna L. Fisher, Head Home Economics Department Riverside High School 3200 North Cicero Street Des Momes, IA 50317
В случаях, когда письмо адресовано какому-либо из подразделений или сотруднику компании, иногда используется строка с указанием, чьему вниманию подлежит письмо (attention line). В рассмотренных в ходе данного исследования деловых письмах она располагалась непосредственно под адресом получателя над приветствием.
Анализ образцов современных деловых писем на английском языке позволил выделить два формата такого указания. Например: ATTENTION MR. ROBERT J. TULLER ATT. SALES DEPARTMENT Attention Personnel Manager Att. Mr. R. J. Tuller
Изучение текстов современных деловых писем позволяет предположить, что выбор приветствия зависит от конкретной ситуации общения (степени знакомства коммуникантов, степени формализованности общения и т.д.).
Существует несколько видов приветствий, употребляющихся в английских деловых письмах, каждое из которых отражает определённый общий тон письма, более или менее официальный или неофициальный. Результаты проведенного нами исследования можно представить в виде следующей таблицы.
Обращение Ladies & Gentlemen более употребительно в США, в то время как Sirs, Mesdames - в Европе.
В настоящее время существует тенденция по возможности употреблять вместо «сэксистских» письменных формул типа Dear Sir или Gentlemen более нейтральные обращения, например, Dear Customer, Dear Subscriber, Dear Sales Representative, Dear Investment Manager, Dear Recipient, Dear Reader, Greetings, и т.д.
Анализ материала показывает, что в том случае, когда автору письма известно имя получателя, оно всегда указывается в приветствии. Данный подход эффективен, прежде всего, для того, чтобы расположить к себе адресата, т.к. любому человеку приятно видеть своё имя в печатном виде. Если же имя получателя не известно, авторы часто называют его\ее должность в строке с указанием, кому предназначается письмо (ATTENTION PERSONNEL MANAGER), а затем используют безличное приветствие типа «Ladies and Gentlemen». Например: ATT. HR DEPARTMENT Dear Sirs: My name is Robert Jefferson, I am an SAU graduate and would like to apply for a job with your company... После приветствия всегда ставится двоеточие или запятая (см. Приложение 3).
Несомненно, информация, заключенная в тексте сообщения, является самой важной частью делового письма, как с точки зрения автора, так и с точки зрения получателя. Сообщение письма является наиболее информативной и наименее унифицированной частью делового письма. Именно в тексте сообщения делового письма автор старается наиболее эффективно довести необходимую информацию до адресата, побудить его\ее к определенным действиям.
Текст сообщения современного английского делового письма можно условно разделить на две части: послание (message) и заглавие (subject line). В заглавии указывается общая тема письма, сводимая к совокупности тем составляющих текст письма диктем.
Во всех рассмотренных нами деловых письмах на английском языке текст сообщения состоял, как минимум, из двух абзацев, даже в тех случаях, когда второй абзац являлся этикетной фразой типа «Thanks and best wishes to you».
Анализ материала показывает, что заглавие обычно оформляется таким же образом, как и строка с указанием, чьему вниманию подлежит письмо (attention line) - все слова пишутся заглавными буквами или подчёркиваются одинарной линией снизу. Слово SUBJECT может опускаться, но в тех случаях, когда оно используется, за ним обычно следует двоеточие. Например: SUBJECT: SALES REPRESENTATIVES EXPENSE REPORTS Subject: Sales Representatives Expense Reports В банковской переписке встречается термин «Re»; в юридической переписке может использоваться термин «In re». Например: Re.: Opening of А/С for "Tekhnopromexport". Re: Your letter of 24 May 2004.
Особенности стилизации диктемы современного английского делового письма
В результате современного «глобального потепления» в сфере международного общения мы можем отметить две тенденции в развитии современного английского делового письма: часть писем сохраняют свои традиционные характеристики, часть же писем представляют собой несколько «упрощенный» вариант делового письма, становятся более персонифицированными и «разговорными», что отражается на выборе формата и используемых языковых средств. Анализ материала показывает, что вторая тенденция относится, прежде всего, к аутентичным английским деловым письмам, поскольку их авторы свободнее в выборе языковых средств, чувствительнее к общей тональности и стилистической охарактеризованности письма, чем их зарубежные коллеги. По этой же причине иностранные авторы деловых писем на английском языке придерживаются типовых образцов английских деловых писем с их стандартными клишированными формулировками и типовыми синтаксическими конструкциями, а также привносят в английские деловые письма свои культурологические и лингвистические компоненты, в результате чего деловые письма неанглоязычных стран оказываются весьма неоднородными (Ийабоде, 2000). В функциональной стилистике деловое письмо традиционно относят к стилю официальных документов (официально-деловому стилю), подстилю (жанру) коммерческой корреспонденции (И.Р. Гальперин, И.В. Арнольд, Н.М. Разинкина, В.Л. Наер, Е. М. Иссерлин, и др.). В рамках дискурсивного анализа язык деловой коммуникации выделяют в отдельный регистр (Т. ван Дейк, В. Дресслер, Я. Петофи и др.). Несмотря на терминологические разногласия, большинство исследователей отмечают, что тексту делового письма присущи такие черты, как официальность, точность, краткость, стереотипность (шаблонность архитектоники), логичность, однозначность, неэмоциональность. В аспекте лексики называются такие особенности, как приверженность к нейтральной и книжно-документальной лексике, широкое использование профессиональной отраслевой терминологии и аббревиатур; в аспекте синтаксиса - выбор специфических средств выражения модальности, клиширование актуальных формулировок, некоторое усложнение синтаксических конструкций: отмечается преобладание сложноподчиненных конструкций, сложных распространенных предложений с множеством придаточных (И.Р. Гальперин, В.В. Калюжная, Н.Н. Разговорнова, И.Д. Суханова и др.).
Лингвисты различают речь письменную и разговорную, выделяя ряд отличительных признаков этих двух типов реализации речевой деятельности. Устная речь представляется более эмоциональной, спонтанной, ситуативной. Письменная речь характеризуется подготовленностью, точностью, полнотой вербального представления информации. Выделяют совокупность специфических приемов, а также лексических единиц, маркирующих речь как принадлежащую к письменной или устной, либо придающих ей стилистическую окраску. Тем не менее, в современном мире такое четкое разграничение в ряде случаев теряет свою актуальность. Например, с развитием разных видов массового общения (радио, ТВ и т.д.) получает все большее распространение особая разновидность устной речи - устная подготовленная речь. Характеристики такого вида речи отличны от традиционно приписываемых устной речи. По степени подготовленности, лексическому составу, полноте представленной информации, синтаксической организации устная подготовленная речь приближается к речи письменной.
Подобные процессы происходят и в современном английском деловом письме, с той разницей, что тексты писем становятся менее «книжными», приближаясь к спонтанной нормативной разговорной речи. Анализ материала показывает, что, прежде всего, это касается аспектов лексики и синтаксиса. При этом существует тенденция к упрощению синтаксических
структур (например, частотное употребление простых предложений) и использованию неоднородных лексических единиц (технические термины, специфические формулы коммерческой корреспонденции, устно-разговорные выражения и обороты).
Например, в следующем отрывке делового письма мы видим две диктемы, представленные двумя абзацами, каждый из которых является кумулемой (союзом предложений), состоящей из двух простых двусоставных распространенных предложений. Как было сказано выше, употребление простых предложений не характерно для традиционного английского делового письма. Dear Mr. Sousloff,
I refer to your phone call with Mr. Magne Sandbukt at Krasnodar. Hereby I would like to give you some information about Crown Maritime and MS Finnmarken.
Crown Maritime is a maritime group corporation. It consists of the yards Crown Verf AS, Myklebust Mekaniske Verksted AS, and the companies Crown Flor consult and Crown Industries.
Выбор блочного формата письма, а также употребление местоимения «І» в данном контексте вместо «we», «company » или «our company», традиционно используемых в официальной переписке, подчеркивают личный характер общения. Для сравнения приведем отрывок более формального письма:
Dear Mr. Sartar, In reply to your letter dated December 7, 2001, we would inform you that we find it impossible to close account of " " № with our Bank, as the funds belonging to your organization are kept on that account.
In order to use the balance of those funds you will have to sign "The Contract of the Package of Customer Account Services" and, besides, to send this and some other documents at the address of our Bank. Две диктемы данного делового письма представлены, соответственно, сложноподчиненным предложением с двумя придаточными и осложненным предложением с однородными сказуемыми; мы также видим клишированные формулировки официальной деловой корреспонденции «in reply to your letter», «to find it impossible to», «in order to use», «your letter, dated ...». Добавим, что письмо было написано в российском государственном банке, где практикуется следование определенным образцам писем. О русском происхождении письма говорит и лексико-грамматическое наполнение второй диктемы, особенно сочетание «and, besides,», которое является калькой с русского и нетипично для английской речи.
