Содержание к диссертации
Введение
Глава 1. Методологические основы системного подхода в управлении предприятием 7
1.1 Основные принципы системного подхода в управлении предприятием 7
1.2 Характеристика объекта исследования 24
1.3 Необходимость совершенствования управления. 33
Глава 2. Построение функциональной модели системы управления 45
2.1 Процедуры. Функции и информационные потоки системы управления 45
2.2 Технологическая подсистема и делопроизводство. 61
2.3 Функции управления и информационные потоки маркетинга 78
2.4 Функции управления и информационные потоки логистической подсистемы 96
Глава 3. Механизм эффективного размещения информационных потоков . 113
3.1 Задача линейного программирования для размещения информационных потоков . 113
3.2 Оценка результатов повышения эффективности функций системы управления. 134
Заключение 147
Библиографический список использованной литературы 151
Приложения 156
- Основные принципы системного подхода в управлении предприятием
- Характеристика объекта исследования
- Процедуры. Функции и информационные потоки системы управления
- Задача линейного программирования для размещения информационных потоков
Введение к работе
Актуальность:
Информация на современном этапе развития стала играть решающую роль при организации управления. Это связано как с развитием новых информационных технологий, так и с изменениями в технологии управления (процессы обоснования и принятия решений, а также организация их выполнения).
Соответственно, информационная составляющая затрат на осуществление управление стала более значительной. В связи с этим, возникает необходимость повышения эффективности системы управления в целом, и информационной составляющей этой системы в частности.
Проблемы эффективности и оптимизации информационных потоков рассматривали в своих работах Бфстафьев В.В., Ямбаева Р., Колосов Д.В., Голиков Е.А., Гаджинский А.М., Чудаков А.Д. Однако методы оптимизации, предложенные в этих работах не в полной мере позволяют решать проблемы, имеющиеся на предприятиях машиностроительной отрасли, так как недостаточно формализованы, предполагают участие привлеченных специалистов высокой квалификации или консалтинговых фирм, что слишком дорого для предприятий среднего масштаба.Предложенная работа направлена на совершенствование системы управления, путем организации информационных потоков, которые обеспечивают горизонтальные и вертикальные связи системы, не нарушая основные принципы рационального управления, необходимые для эффективного функционирования предприятия.
В данном случае речь идет о снижении затрат на организацию информационных потоков. Предложенные автором методы позволяют силами собственных специалистов предприятия повысить эффективность системы управления.
Объект исследования: ряд промышленных предприятий машиностроительной отрасли Предмет исследования: система процедур и функций управления предприятия и обеспечивающие ее информационные потоки
Целью диссертационной работы является разработка механизма, позволяющего повысить эффективность системы управления на промышленном предприятии машиностроительной отрасли, не изменяя структуры управления, при помощи управления информационными потоками.
Для достижения поставленной цели в диссертационной работе были сформулированы и решены следующие задачи:
• Проведен анализ существующего подхода к управлению на предприятиях машиностроительной отрасли,
• Выделены основные функциональные подсистемы предприятия (технологическая, делопроизводство, маркетинговая, логистическая),
• Проведено описание информационных потоков при помощи информационных матриц,
• Предложен механизм повышения эффективности функций системы управления предприятием
Методологической основой исследования информационных потоков и функций системы управления машиностроительным предприятием и дальнейшего ее совершенствования стали труды отечественных и зарубежных специалистов в области логистического, маркетингового и традиционного подхода к управлению предприятием, прикладной математики и информатики: Ефстафьева В.В., Ямбаевой Р., Колосова Д.В., Голикова Е.А., Гаджинского А.М., Чудакова А.Д., Песоцкой Е.В., Томилова В.В., Елисеевой И.И. , Юзбанова М.М, Кремера Н.Ш. и др.
Научный анализ проведен на основе данных о деятельности предприятий машиностроительной отрасли, специализированной отечественной и зарубежной литературы, публикаций в периодических изданиях, отраслевых
стандартов, стандартов предприятий, планов информационных коммуникаций
предприятий. В процессе работы автором использованы методы экспертных оценок и статистической обработки данных, применяются пакеты прикладных программ для математической оптимизации.
К новым научным результатам можно отнести следующее:
Выявлена зависимость экономической эффективности управления
от организации информационных потоков. Разработан механизм повышения эффективности функций системы управления предприятием.
Построена модель информационных потоков предприятия, в которой:
- выделены информационные потоки основных подсистем предприятия;
- описано размещение информационных потоков при помощи информационных матриц;
- определена стоимость маршрутов прохождения информационных потоков.
Определены критерии и ограничения задачи оптимизации (минимизация затрат, сохранение качества, пропускная способность каналов, источников, приемников).
Сформулированы условия транспортной задачи линейного программирования.
Теоретическая значимость полученных результатов заключается в возможности применения методов, предложенных в данной работе для повышения эффективности системы процедур и функций управления на предприятиях машиностроительной отрасли, а также в использовании предложенных методов для исследования системы информационных потоков.
Практическая значимость работы заключается в том, что предприятие получает возможность снизить расходы на осуществление процедур и функций управления, и перераспределить ресурсы для осуществления наиболее значимых функций управления. Предприятие также получает возможность, выделить—информационную—составляющую—функций "управления при нормировании затрат.
Апробация работы и разработанных методов оптимизации системы информационных потоков процедур и функций управления была осуществлена на научно-практической конференции МГАПИ по проблемам экономики и права, а также в результате внедрения ее результатов на предприятиях ОАО «СеАЗ» и ОАО СОИЗ «ТВИНТОС».
По теме диссертационной работы было опубликовано 5 работ общим объемом 1,7п.л.
Объем и структура работы: диссертация состоит из введения, трех глав, заключения, общим объемом 150 листов, включая 83 рисунка и 24 таблицы; списка литературы, включающего 74 наименования; 11 приложений объемом 115 листов.
Основные принципы системного подхода в управлении предприятием
Основным методом, который используется в данной работе для изучения предприятия, является системный подход - направление методологии специально-научного познания и социальной практики, в основе которого лежит исследование объектов как систем, где система понимается как совокупность элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которая образует определенную целостность, единство.
Системный подход к управлению широко рассматривался в работах современных отечественных и зарубежных авторов: Акберина Р.З., Кибанова А.Я., Горбунова А.А., Томилова В.В., Сафьянова А.Н., Уотерман Р., Бир С, Песоцкой Е.В. и др.
При определении понятия система, необходимо учитывать теснейшую взаимосвязь его с понятиями целостности, структуры, связи, элемента, отношения, подсистемы др. Лишь в рамках такого семейства определений удается отразить основные системные принципы: целостности (принципиальная несводимость свойств системы к сумме свойств составляющих ее элементов и невыводимость из последних свойств целого; зависимость каждого элемента, свойства и отношения системы от его места, функций и т.д. внутри целого), структурности (возможности описания системы через установление ее структуры, т.е. сети связей и отношений системы; обусловленность поведения системы не столько поведением ее отдельных элементов, сколько свойствами ее структуры), взаимозависимости системы и среды (система формирует и проявляет свои свойства в процессе взаимодействия со средой, являясь при этом ведущим активным компонентом взаимодействия), иерархичности (каждый компонент системы в свою очередь может рассматриваться как система, а исследуемая в данном случае система представляет собой один из компонентов более широкой системы), множественности описания каждой системы (в силу принципиальной сложности каждой системы ее адекватное познание требует построения множества различных моделей, каждая из которых описывает лишь определенный аспект системы). Важной особенностью большинства систем является передача в них информации и наличие процессов управления.
Как часть системного подхода используется системный анализ -совокупность методологических средств, традиционно используемых для подготовки и обоснования решений по сложным проблемам, в том числе экономического характера. Привлечение методов системного анализа для решения указанных проблем необходимо, прежде всего, потому, что в процессе принятия решений приходится осуществлять выбор в условиях неопределенности, которая обусловлена наличием факторов, не поддающихся строгой количественной оценке. Процедуры и методы системного анализа направлены именно на выдвижение альтернативных вариантов решения проблемы, выявление масштабов неопределенности по каждому из вариантов и сопоставление вариантов по тем или иным критериям эффективности.
Важнейшие принципы системного анализа сводятся к следующему: процесс принятия решений должен начинаться с выявления и четкого формулирования конечных целей; необходимо рассматривать всю проблему как целое, как единую систему и выявлять все последствия и взаимосвязи каждого частного решения; необходимы выявление и анализ возможных альтернативных путей достижения цели.
Изучение любой системы, обусловленной эффективным существованием целостных комплексов элементов в материальном мире, предполагает наличие объекта исследования, исследователя и цели. Наличие двух последних приводит к тому, что один и тот же реально существующий объект становится источником выявления целого ряда систем.
Как известно, системы классифицируются по степени сложности. Промышленное предприятие, как и многие другие объекты социально- экономического класса, относятся к сверхсложным (большим) системам, которые не поддаются полному, исчерпывающему описанию, являются вероятностными и проявляют свойства, не вытекающие непосредственно из свойств, составляющих систему элементов. Кроме того, промышленное предприятие как объект изучения относится к классу целенаправленных систем, стремящихся к целесообразному поведению, к достижению наиболее предпочтительных состояний.
Неограниченная сложность предприятия как системы предопределяет и методологию его исследования. Ее важнейшей особенностью является неразрывное единство двух подходов: функционального (поведенческого) и структурного. [37]
В соответствии с поставленной целью исследования предприятия как системы, его «выделение» из окружающего мира образует две составляющих: собственно система (предприятие) и внешняя среда. Система связана с внешним миром двояким образом: внешняя среда воздействует на систему через ее входы, а система воздействует на внешнюю среду через свои выходы.
Характеристика объекта исследования
Объектом исследования являются предприятия машиностроительной отрасли г. Серпухова Московской области: ОАО «СеАЗ» и ОАО «СОИЗ ТВИНТОС»
Предметом исследования является система управления на данных предприятиях. Серпухов крупный промышленный город, в 100 км от Москвы, на территории которого расположены крупные предприятия машиностроения, пищевой и легкой промышленности. В радиусе 50-100 км находятся крупные промышленные центры РФ: г.Подольск, г.Тула, г.Калуга, г.Обнинск.
«СеАЗ» основан в 1939 году. С 1940 по 1951 год основной продукцией завода были малолитражные мотоциклы и запасные части к мототехнике. В 1951 году завод был переориентирован на производство транспортных средств для инвалидов в объеме до 20000 единиц в год.
В 1993 году на базе завода создано Акционерное Общество открытого типа (АО «СеАЗ»), учредителем является Акционерное Общество "АВТОВАЗ" Основной деятельностью АО «СеАЗ» являются: производственная, комерческая, внешнеэкономическая, подрядная, строительная, бытовое обслуживание, связь.
В распоряжении «СеАЗ» находится территория общей площадью 26,1 га, в том числе: 11,38 га заняты производством, производственная площадь крытых зданий составляет 59500 квадратных метров. «СеАЗ» располагает комплектом оборудования, позволяющим производить операции по следующим видам технологических производств: - прессовое производство, в том числе: мелкая, средняя и крупная штамповка; - сварочное производство, в том числе сварочно-кузовное, - гальваническое производство - механообрабатывающее производство - окрасочное производство, - сборочное производство, - арматурное производство, - станко-инструментальное производство, - деревообрабатывающее производство, для технологических нужд, - заготовительное производство, - ремонтное производство, - строительно-монтажное производство.
Другим исследуемым предприятием является Открытое Акционерное Общество «Серпуховский опытный инструментальный завод твердосплавного инструмента и технологической оснастки» ОАО «СОИЗ ТВИНТОС».
Предприятие имеет в своем распоряжении напилочное производство, производство твердосплавного инструмента, механо-инструментальное производство.
Это предприятие выпускает: борофрезы концевые твердосплавные для труднообрабатываемых сталей и сплавов, резцы токарные, напильники слесарные. А также продукцию конечного потребления: отопительные печи для бань «Тонус», отопительные печи «Вологда 2М», комплектующие к этим печам, гвоздодер, лом, молоток, фрезы пазовые твердосплавные, стамески, сверла по бетону.
Основными потребителями продукции ОАО «ТВИНТОС» являются такие крупные предприятия, как АВТОВАЗ, Балашихинский механический завод, ОАО «Воронежстальмост», «Завод турбинных лопаток» г. Санкт-Петербург, и.т.д. Структура управления ОАО «СОИЗ ТВИНТОС» выглядит следующим образом (см. приложение 1)
Также в данной работе используются показатели, полученные из ОАО «Серпуховский электромеханический завод» (ОАО «СЭМЗ»). Предприятие специализируется на выпуске электродвигателей малой мощности, предназначенных для создания приводов приборных систем, средств промышленной автоматики, медицинской техники.
По ряду модификаций завод является единственным предприятием, выпускающим такие электродвигатели. Среди них: Коллекторные электродвигатели предназначены для привода кофемолки и других бытовых приборов; Электродвигатели тихоходные синхронные многополюсные применяются в приборах и средствах промышленной автоматики, бытовых приборах, электрогрилях, реле времени; Клапаны противопожарные комбинированные для автоматического блокирования распространения пожара в системе жилых зданий и сооружений различного назначения; Клапаны дымоудаления, воздушные и гравитационные для сстем вентиляции и кондиционирования воздуха; Противопожарные двери, вентиляционные решетки, гаражные ворота; Макулостимулятор «Иллюзион» для лечения амблиопии и косоглазия у детей. Многие приборы запатентованы. Партнерами предприятия являются Правительство Москвы, ведущие строительные фирмы г. Москвы и области.
Процедуры. Функции и информационные потоки системы управления
Для построения эффективной системы управления необходимо провести подробное исследование предприятия как системы потоков: материальных, финансовых, управляющих и информационных.
Если сопоставить систему потоков с организационной структурой предприятия, то можно выделить следующие подсистемы: документооборот (управляющие и информационные потоки), логистическая система (материальные потоки и отражающие их финансовые и информационные потоки), технологическая (материальные и финансовые), маркетинговая (материальные, финансовые, информационные и управляющие).
Такое выделение функциональных подсистем отличается от общепринятого: «маркетинг», «персонал», «производство»; но не противоречит ему. Различия возникают из особенностей обеспечивающих информационных потоков. Так подсистема «производство» разделяется на технологическую подсистему и логистическую; управленческие функции подсистемы «персонал» распределяются между другими подсистемами; выделяется новая подсистема -делопроизводство, так как в этой подсистеме происходит наиболее интенсивный обмен информацией.
Информационные потоки являются отражением всех прочих, поэтому, отследив информационные потоки, мы можем составить представление о системе в целом.
Для исследования организации информации на предприятии имеется целый набор методов и инструментов. Эти методы подробно описаны Евдокимовым В.В., Ильиной О.П., Плетневым В.А. [41] Наиболее распространенные среди них:
Обследование документов и документооборота системы управления В процессе обследования необходимо создать единый альбом форм документов и установить важнейшие характеристики каждого документа: система документации, к которой относится документ (конструкторская, технологическая, плановая, отчетно-статистическая, первичная учетная, организационно-распорядительная, расчетно-денежная и т. П.); форма документа (для документов ручного заполнения — форма бланка, для машинного документа — экранная форма, машинограмма); реквизитный состав документа или структура записи массива информации на машинном носителе; характеристики объема информации документа (количество экземпляров документа, документострок или символов за фиксированный интервал времени — год, месяц). Устанавливается схема документооборота, которая отражает состав и последовательность выполнения управленческих процедур. Данные о маршруте движения документа и характере обработки заносятся в оперограммы (рис. 2.1.1). Изучение структурных единиц информации
Изучение основных единиц информации — реквизитов входных, выходных документов, полей записей файлов информационной базы и их групп — позволяет установить форматные характеристики данных и выявить структуру данных, что очень важно для построения информационно логической модели предметной области. Основными синтаксическими характеристиками реквизита являются: общепринятое наименование реквизита; условное обозначение (код); тип или формат значений реквизита (символьный, числовой, формат типа даты или времени, логический тип); диапазон допустимых значений реквизита.
Целесообразно вести единый справочник (словарь) реквизитов по всем формам документов, что позволит унифицировать характеристики реквизитов.
Изучение структурных (составных) единиц информации (СЕЙ) — групп взаимосвязанных реквизитов и вложенных СЕИ — позволит выделить ассоциативно взаимосвязанные реквизиты, объединенные процессами обработки и использования, установить количественные характеристики вхождения (одиночные, множественные значения реквизитов, массивы значений СЕЙ), правильно рассчитать объемы информации.
СЕЙ характеризуется: наименованием и условным обозначением; структурой СЕЙ; количеством экземпляров СЕЙ.
Под экземпляром СЕЙ (значением СЕЙ) понимается некоторая конструкция, в которой каждому входящему в СЕЙ реквизиту присвоено отдельное или множественное значение. Для описания структуры данных СЕЙ используются графический и аналитический способы записи. Рассмотрим пример СЕЙ (рис. 18.3).
СЕЙ S имеет вложенные СЕЙ: СЯ, С72, С13. В свою очередь, СЕЙ СП содержит вложенные СЕЙ: С21, С22, С23.
СЕЙ принимает отдельное (экземпляр) или множественное (массив) значение. S — массив из т значений (экземпляров) СЕЙ, СП — одиночное значение СЕЙ внутри S, С 12 — массив из 6 значений для каждого экземпляра S.
Задача линейного программирования для размещения информационных потоков
Размещение информационных потоков рассматривается в этой работе с точки зрения наибольшей экономической эффективности их прохождения. Для этой цели удобно использовать модель транспортной задачи линейного программирования. Этот тип задач подробно описан во многих учебниках по построению экономико-математических моделей.[17,36]
Однако, при применении этой задачи для оптимизации информационных потоков, следует учесть ряд особенностей.
Задача решается для каждого вида информационного потока. Для построения условия задачи используем информационные матрицы, которые описывались в предыдущих главах, где потребители одного вида информации размещаются по столбцам, а поставщики по строкам. В последнем столбце матрицы проставляют количество имеющихся обращений к каждому источнику информации, а в последней строке - потребность в данной информации приемников. На пересечении строк со столбцами записываются затраты на прохождение информации по маршруту. Затраты складываются из стоимости коммуникаций, которые зависят от удаленности источника от приемника информации и затрат на отвлечение ресурсов (см. приложение 7), которые зависят от загруженности подразделения. Математически транспортная задача по критерию стоимости формируется следующим образом. Имеется п приемников и m источников информации. Мощность і-го источника (i=ljn) обозначим aj, потребность j-того приемника (j=l,w) bj. Затраты на прохождение единицы информации от і-того источника до j-того приемника обозначим Сц. Количество информации проходящей от і-того источника до j-того приемника обозначим XIJ; общую сумму затрат на прохождение данного вида информации обозначим через G.
Запишем математическую модель задачи: 1) объем исходящей информации от і-того источника не должен превышать его мощность (пропускную способность): Поставленная в задаче цель может быть достигнута методом потенциалов (или распределительным методом).
Поскольку эту задачу необходимо решать многократно для каждого вида информации, ее удобно решить с помощью программы , созданной в среде Matcad .
После того как задачи решены, и построены оптимальные матрицы распределения информационных потоков, их можно сравнить с имеющимися матрицами, и оценить полученный экономический эффект.
Матрицы системы информационных потоков удобно строить по имеющимся основным подсистемам предприятий.
Для каждой подсистемы составляем информационную матрицу и оцениваем каждый возможный путь прохождения информации.
Определяем стоимость каждого маршрута информационной системы. Затем полученные данные подставляем в условие оптимизационной задачи. Оптимальное размещение информационных потоков позволит снизить затраты на осуществление процедур управления.
В данном случае речь идет не об изменении структуры, а об усовершенствовании функционирования системы управления.
При постановке оптимизационной задачи для каждой подсистемы необходимо грамотно и детально описать ограничения, для того, чтобы сохранить основную направляющую тенденцию (вектор) информационного потока от источника к приемнику. Поэтому данное ограничение ставится отдельно в каждом конкретном случае.
Результатом решения задачи будет не только информационная матрица, но и затраты на осуществление движения информационного потока до и после оптимизации.
