Содержание к диссертации
Введение
Глава 1. Место и роль информационных систем в управлении организацией 15
1.1. Анализ теоретических положений по управлению информационными ресурсами в организации 15
1.2.Информационная система как часть системы управления организацией 33
1.3. Необходимость использования информационных систем управления в автотранспортных предприятиях 52
Глава 2. Разработка рекомендаций по созданию экономической информационной системы управления организацией 63
2.1.Современное состояние и основные тенденции развития автотранспортных перевозок в России 68
2.2.Формирование экономической системы управления информационными потоками автотранспортного предприятия 86
2.3. Логическая модель информационных потоков системы управления автотранспортного предприятия 109
Глава 3 Оценка эффективности системы управления информационными процессами 121
3.1.Методические подходы к построению системы управления информационными потоками и оценке ее эффективности 121
3.2.Повышение эффективности деятельности организации за счет совершенствования системы документооборота 137
3.3. Применение инструментов имитационного моделирования для оценки факторов, влияющих на функционирование системы документооборота в организации 154
Заключение 164
Список использованной литературы 168
Приложения 179
- Анализ теоретических положений по управлению информационными ресурсами в организации
- Необходимость использования информационных систем управления в автотранспортных предприятиях
- Логическая модель информационных потоков системы управления автотранспортного предприятия
- Применение инструментов имитационного моделирования для оценки факторов, влияющих на функционирование системы документооборота в организации
Введение к работе
Актуальность темы исследования. Мировая экономика медленно, но неуклонно продвигается от индустриальной к информационной. Это означает, что возрастает роль информации как управленческого ресурса, происходит внедрение информационных технологий в процессы управления. Именно информация является в настоящее время наиболее ценным экономическим ресурсом, от эффективности ее обработки с использованием современных коммуникационных технологий, наличия методов накопления, обобщения и обмена знаниями зависит эффективность использования всех других ресурсов предприятия, уровень кооперации с клиентами и партнерами. В настоящее время уровень технологического развития предприятий, их конкурентоспособность в значительной степени определяется степенью информационной оснащенности. Внедрение информационных систем в процесс управления должно рассматриваться предприятием как способ достижения желаемого уровня ключевых показателей, характеризующих его деятельность.
В последние годы и в нашей стране также заметны большие преобразования в сфере экономики, однако, здесь существует один сдерживающий фактор - недостаточная эффективность системы менеджмента организаций. Основными путями развития российских предприятий сегодня являются: совершенствование механизмов управления в направлении улучшения условий труда и производительности, повышения конкурентоспособности и качества продукции, модернизация производства и существующего оборудования, повышение гибкости и уровня автоматизации производства и управления.
Преобразования в сфере экономики испытывает в т.ч. и автотранспортная инфраструктура - растет объем инвестиций, наблюдается обновление материальной базы, развитие дорожной сети. Состояние и динамика развития автомобильного транспорта в последние годы характеризуется возрастанием объемов циркулирующей в системе управления информации, расширением информационных потоков и постоянным ростом скорости их обработки. Следствием этого является быстроменяющийся характер внешней и внутренней среды деятельности автотранспортных предприятий (АТП), воздействие которого на экономику предприятия проявляется разнонаправлено.
Из множества причин указанного явления важнейшими являются следующие: недоступность для менеджеров и персонала АТП информации о состоянии и перспективах изменения среды, в которой предприятие функционирует, а также отсутствие системы управления информационными потоками. Анализ статистических публикаций1 позволяет сделать вывод, что большинство организаций рассматривает ЭВМ лишь как средство обработки больших массивов однородной информации, избавляющее человека от рутины. Лишь немногие видят преимущества информатизации более высокого уровня - ав-
1 Федеральная служба государственной статистики. Россия в цифрах - 2011 г., Российский статистический ежегодник - 2011г.
томатизацию управленческой деятельности, системы управления информационными потоками.
Рассматриваемая тематика построения эффективного информационного обеспечения системы управления транспортом представляется особенно актуальной в условиях олимпийского строительства в городе Сочи, где от автотранспортных предприятий требуется обеспечить максимально быструю доставку грузов к участкам строительства при этом минимизировав неудобства, доставляемые строительной техникой и транспортом для горожан (пробки, шум, разрушение дорожного полотна, загрязнение воздуха и т.п.). Решение подобной задачи требует от каждого перевозчика четкой организации работы своего подвижного состава, координации взаимодействия с поставщиками, подрядчиками, а также городскими службами, что невозможно без наличия достоверной информации о внутренней и внешней среде, в которой функционирует предприятие.
Таким образом, с одной стороны, для эффективного управления динамично развивающимися автотранспортными предприятиями необходимо широкое применение информационных ресурсов, а с другой - применение информационных ресурсов требует от менеджеров эффективной организации системы управления информационными потоками.
Это противоречие порождает необходимость обобщения существующих и развития новых подходов к процессу формирования информационной среды предприятия, выделению основных информационных потоков и управлению ими, накоплению и использованию информации для анализа и прогнозирования деятельности предприятия, в том числе и АТП, определению путей развития.
Степень научной разработанности проблемы. Проблематика информационного обеспечения предприятия, в том числе автотранспортного, в условиях рыночного хозяйствования достаточно обширна и включает как теоретические, так и практические вопросы.
Эволюция научных представлений и формирование направлений в области теории менеджмента и практики применения научных методов в процессе реализации функций управления, в частности системного подхода во многом определяется разработками ученых: В.Г. Афанасьева, В.В. Гончарова, В.И. Кнорринга, Л.А. Колесникова, Б.З. Мильнера, Ф.И. Перегудова, С.Э. Пи-воварова, А.И. Пригожина, Б.А. Райзберга, Б.С. Рапопорта, В.Л. Тамбовцева, Ф.И. Тарасенко и др. Значительный вклад в разработку системного подхода к функциям управления внесли зарубежные ученые, такие как Р. Акофф, Р. Берман, П. Друкер, Д. Клир, Г. Купи, Й. Кхол, М.С. Лещинин, У. Оучи, Н.К. Стефанов, В. Хойер, П.А. Шредер, Д.Р. Эванс, К. Эклунд, Л. Эрхард, С. Янг и других.
Вопросы, связанные с применением информационных технологий в управлении предприятием, были отражены в трудах таких специалистов, как А.С. Бондаренко, Ф. Гликман, Н.Н. Горбачев, Г. Грин, А.С. Гринберг, С.С. Катышев, А.В. Крылович, К. МакГоузи, К. Макхэм, Д. Мартин, Б. Пирсон, СВ.
Питеркин, Д. Питерсон, К.Г. Скрипкин, Д. Томас, СВ. Черемных А. Штраб и других. Проблеме управления информационной средой и потоками информации посвящены работы многих отечественных и зарубежных ученых, таких как И.В. Ананьев, Р. Браун, М. Ван-Дейх, Е.А. Волков, Ю.М. Горский, В.В. Дик, Г.В. Дружинин, Е.И. Зайцев, Б.П. Ивченко, М.Н. Костомаров, В.В. Куль-ба, B.C. Лукинский, В.М. Макаров, Н.С Мелюхин, Е.Г. Ойхман, С.С. Терещенко, В.А. Траинев и других.
Вместе с тем, и в отечественной, и в зарубежной литературе по данным проблемам слабо или односторонне представлены подходы и рекомендации по формированию и моделированию системы управления предприятием на основании информационных потоков как индикаторов состояния среды. До настоящего времени отсутствуют единые подходы к исследованию структуры, содержания и изменений информационных потоков среды, что затрудняет процесс управления предприятием и препятствует выбору правильных ориентиров его развития.
По состоянию на сегодняшний день дискуссия по всем перечисленным и многим другим вопросам далеко не завершена, а по ряду вопросов находится в начальной стадии. В частности, недостаточно разработаны проблемы взаимозависимости управления информационными потоками на транспортном предприятии и управления развитием предприятия, принципы организации обращения информационных потоков внутри предприятия и некоторые другие. Отсутствует единство мнений по вопросам определения основных понятий проблемы управления информационными потоками, формулирования отличительных свойств информации как управленческого ресурса и некоторым другим.
Таким образом, большинство вопросов, связанных с теорией и практикой управления информационными ресурсами системы управления предприятием, не разрешено. Необходимость решения перечисленных проблем определила выбор темы диссертационной работы, ее цель и задачи, объект и предмет исследования.
Объектом диссертационного исследования являются информационные системы в управлении автотранспортными предприятиями города Сочи.
Предметом исследования - управленческие отношения, возникающие в процессе развития информационных систем управления автотранспортными предприятиями.
Целью диссертационного исследования является разработка методического подхода по построению и внедрению информационной системы управления автотранспортного предприятия.
Задачи исследования. Цель исследования определила постановку и последовательное решение автором следующих исследовательских задач:
1. выявить тенденции и особенности развития современных автотранспортных предприятий и рынка транспортных услуг в России, южном федеральном округе и городе Сочи;
исследовать роль информационных ресурсов в управлении организациями и рассмотреть вопросы необходимости применения и оценки эффективности информационных систем управления в автотранспортных предприятиях;
на основе системного подхода построить логическую модель информационных потоков системы управления автотранспортным предприятием;
разработать методический подход по созданию информационной системы управления автотранспортным предприятием на основе модели информационных потоков;
сформировать методику оценки эффективности системы управления информационными потоками и предложить рекомендации по повышению эффективности деятельности организации на базе информационных систем;
произвести оценку факторов, влияющих на функционирование системы документооборота в организации, с применением инструментов компьютерного имитационного моделирования.
Гипотеза исследования. В условиях происходящей модернизации российской экономики, роста конкурентной борьбы, развития транспортной инфраструктуры от руководителей автотранспортных предприятий требуется построение максимально эффективной системы управления деятельностью и использованием ресурсов, что невозможно без применения эффективного информационного обеспечения процесса менеджмента. Таким образом, можно с высокой степенью достоверности утверждать, что существует объективная необходимость формирования соответствующей системы управления информационными потоками. Обеспечение эффективного функционирования системы управления АТП возможно при наличии методического подхода к выбору основных инструментов эффективной организации информационных потоков.
Методология исследования. В основе данного исследования лежат методологические принципы, заложенные в фундаментальных положениях ведущих отечественных и зарубежных экономистов и управленцев XX века. Теоретические исследования диссертации посвящены развитию положений системного подхода в управлении экономической деятельностью транспортных предприятий, влияния факторов внутренней и внешней сред на деятельность организации, экономико-математического моделирования. В исследовании применяются концепции современной науки управления, а также результаты социологических и маркетинговых исследований. Экономические расчеты проводились с использованием действующих норм и нормативов, инструкций и рекомендаций.
Эмпирическая база. Эмпирическую базу исследования составили данные, включающие фактический материал, полученный в процессе сбора информации о деятельности автотранспортных предприятий, который использовался в обобщенном виде: статистические данные с официальных сайтов Федеральной службы государственной статистики Российской Федерации () о текущем состоянии и перспективах развития экономики России
и транспортной системы; результаты опроса руководителей ведущих автотранспортных предприятий города Сочи.
Соответствие темы диссертации требованиям паспорта специальности ВАК. Диссертационное исследование соответствует п. 10.10 «Проектирование систем управления организациями. Новые формы функционирования и развития систем управления организациями. Информационные системы в управлении организациями», п. 10.11 «Процесс управления организацией, ее отдельными подсистемами и функциями» паспорта специальности 08.00.05 -экономика и управление народным хозяйством (менеджмент).
Научная новизна диссертационного исследования состоит в том, что на основе системного подхода проведено исследование теоретических и методических проблем управления информационными потоками системы менеджмента автотранспортных предприятий. Основными результатами диссертации, обладающими элементами научной новизны, являются следующие:
Определены основные социальные и экономические факторы, обуславливающие развитие транспортных предприятий и рынка транспортных услуг -демография, уровень доходов населения, показатель ВВП, динамика производства транспортных средств.
Выявлены основные свойства и роль информационных ресурсов в управлении организациями, основные факторы, оказывающие влияние на процесс управления, предложена авторская трактовка понятия «информация» в контексте изучаемых процессов. Составлена классификация информационных систем по уровням управления в организации в соответствии с охватываемыми функциями, и обоснована необходимость их применения на автотранспортных предприятиях для повышения эффективности деятельности.
Построена логическая модель системы управления автотранспортных предприятий, состоящая из трех основных блоков - потоки, связанные с фискальной системой (бухгалтерского и налогового учета), потоки, связанные с системой оперативного учета (учета в процессе работы автотранспорта у заказчика), и потоки системы документооборота предприятия. На основе анализа эмпирических данных, полученных в результате анкетирования руководителей АТП г.Сочи, установлены весовые коэффициенты значимости информационных потоков.
Разработан методический подход по созданию информационной системы управления предприятием на основе модели информационных потоков: -алгоритм, состоящий из двенадцати основных этапов, заключающийся в последовательной декомпозиции исходной цели на подзадачи и постепенное уточнение действий на каждом последующем этапе. Разработана система оценки величины информационных потоков на основе базовых и производных показателей.
На основе исследования динамики количества объектов учета (парка транспортных средств), количества и состава административно-управленческого персонала, объемов документооборота автотранспортного предприятия предложены рекомендации по повышению эффективности сис-
темы управления организации с применением информационных систем -обеспечение возможности автоматической обработки путевой документации и оперативной выдачи промежуточной и итоговой отчетности.
6. На основе анализа компьютерной имитационной модели Vensim системы документооборота автотранспортного предприятия установлена основная причина, негативно влияющая на функционирование системы - задержки при поступлении документов на обработку. Фактор производительности труда исполнителей является вторичным.
Положения, выносимые на защиту.
Рост рынка транспортных услуг обусловлен развитием экономики как в целом в Российской Федерации, так и в Южном федеральном округе. Город Сочи испытывает бурное развитие транспортной инфраструктуры в последние годы, связанное с подготовкой проведению Зимних олимпийских игр, требующее применение новых эффективных форм управления предприятиями транспорта (в первую очередь АТП) на основе информационных систем.
Эффективность применения информационных систем в автоматизации управленческой деятельности обуславливается действием ряда факторов организационного, информационного и экономического характера. Для совершенствования системы управления предприятием, автоматизации работ по сбору, хранению и обработке управленческой информации необходимо применять информационные системы и информационные технологии.
Анализ логической модели информационной системы управления автотранспортного предприятия показал, что наиболее значимыми информационными потоками предприятия являются потоки системы документооборота, второе место по значимости занимают потоки, относящиеся к системе оперативного учета, третье - система фискального учета. Для обеспечения системы менеджмента предприятия необходимой управленческой информацией возникает необходимость своевременной обработки поступающих оперативных данных и данных системы документооборота. Таким образом, важное значение приобретает формализация и оценка информационных потоков ключевых подразделений предприятия - службы автотранспорта, службы ГСМ, сервисно-ремонтной и финансовой служб.
Процесс внедрения информационной системы управления автотранспортным предприятием должен опираться на оценку влияния внутренней и внешней среды, количества требуемых и наличных ресурсов, а также величины информационных потоков с применением системы базовых и производных показателей, разработанной автором.
На крупных, стремительно развивающихся автотранспортных предприятиях традиционная система обработки документов не в состоянии справляться с растущими объемами документации, что влечет задержки перед выдачей результирующих финансовых и плановых документов. Для достижения требуемой эффективности работы управленческой системы необходим переход на систему электронного документооборота.
6. Анализ компьютерной имитационной модели показал, что внедрение информационной системы автотранспортного предприятия должно сопровождаться комплексом организационных мер для достижения ожидаемого эффекта: улучшение условий труда и повышение профессионального уровня сотрудников, дисциплинирование водительского состава, налаживание взаимодействия с заказчиками в части устранения причин несвоевременного подписания путевых документов.
Обоснованность и достоверность полученных результатов обеспечивается методологией исследования, основанной на системном подходе к предмету исследования и результатах научных исследований по проблемам повышения эффективности управления автотранспортными предприятиями. В диссертационном исследовании приведен анализ статистических данных, характеризующих состояние, тенденции и перспективы развития транспорта в России и подтверждающий обоснованность и достоверность выводов и предложений в области оценки эффективности управления АТП.
Теоретическая значимость работы состоит в том, что на основе системного подхода к управлению предприятиями проведено исследование проблем эффективного применения информационных систем в менеджменте, а также разработаны методические рекомендации по организации рационального управления информационными потоками.
Практическая значимость исследования заключается в том, что применение разработанных автором подходов, моделей и рекомендаций способствует построению эффективного информационного обеспечения процессов управления автотранспортным предприятием, что повысит качество управленческих решений и позволит качественно организовать деятельность предприятия. Основные результаты работы могут быть рекомендованы для использования в преподавании учебных курсов по дисциплинам «Менеджмент организации».
Апробация и внедрение результатов исследования. Основные результаты диссертационной работы обсуждались на кафедре менеджмента и кафедре экономической теории и мировой экономики Сочинского государственного университета, докладывались автором на российских и международных научно-практических конференциях: Международной научно-практической конференции «Актуальные проблемы экономики и финансов на современном этапе» (Сочи, 2010), VI Международной научно-практической конференции «Экономика, социология, право: новые вызовы и перспективы» (Москва, 2011), VI Международной научно-практической конференции «Проблемы современной экономики» (Новосибирск, 2011), VIII Международной научно-практической конференции «Современные проблемы гуманитарных и естественных наук» (Москва, 2011), XV Международной научно-практической конференции «Наука и современность - 2011» (Новосибирск, 2011), XXIV Международной научно-практической конференции «Актуальные вопросы экономических наук» (Новосибирск, 2011). Результаты исследования имели практи-
ческое применение в проектировании системы документооборота ЗАО «Сочи-стройтранс».
Публикации. По теме диссертационного исследования опубликовано 10 работ общим объемом 4,1 п.л., из них 3 работы в ведущих рецензируемых научных журналах, определенных ВАК, объемом 1,3 п.л.
Структура и объем диссертации. Диссертация на 166 страницах состоит из введения, трех глав, заключения, библиографии из 118 источников и включает 35 таблиц, 23 рисунка и 8 приложений.
Анализ теоретических положений по управлению информационными ресурсами в организации
Важнейшим направлением развития российских предприятий сегодня является увеличение эффективности использования ресурсов в производстве, а также повышение конкурентоспособности производимой продукции и услуг. Опыт мировой экономики доказывает нам, что в современных условиях дефицита природных ресурсов и сырья, постоянного роста стоимости энергоносителей экстенсивные пути развития производства практически неприемлемы, в конкурентной борьбе выходят победителями компании, идущие по инновационному пути развития. Сегодня информация рассматривается в качестве важнейшего экономического и стратегического ресурса, обуславливающего эффективность использования всех остальных ресурсов предприятия.
Таким образом, сегодня информационные технологии являются наиболее привлекательным направлением инвестиционной деятельности предприятий. Практика показывает, что рост темпа научно-технического прогресса, увеличение объема хозяйственных связей на предприятии ведет к информационному перенасьщению, невозможности обработки и анализа имеющейся накопленной информации. Однако до сих пор на российских предприятиях наблюдаются сложности с внедрением инновационных автоматизированных систем обработки информации.
Так, из приведенных в таблице 1.1 и приложении 1 данных видно, что в 2011 году оснащенность организаций ЭВМ составляла 93,7 %, доступом в сеть Интернет пользовалось 73,7%, а свой собственный сайт имели лишь 22,8 процента организаций. Соответственно, лишь пятая часть компаний рассматривали всемирную сеть как новый рынок для сбыта своих продуктов и услуг. В применяемом программном обеспечении преобладают антивирусное обеспечение, а ин так же программы для обработки первичной экономической и финансовой формации.
Анализ статистических публикаций [99,103] позволяет сделать вывод, что нынешняя информационная инфраструктура многих фирм, несмотря на наличие парка вычислительных машин, сетей, электронной почты и многочисленных иных технических средств страдает информационными перегрузками, когда в излишних объёмах есть информация, «которая может потребоваться», ненужная и несвоевременная, в большом объёме и плохо структурированная с низкой «плотностью», кроме того, она зачастую представляется в несовместимых форматах.
Информационные компьютерные технологии позволяют во многом обеспечить менеджеров информацией «по запросу» из многих источников, но при этом имеются проблемы: сложные процедуры доступа, различные пользовательские интерфейсы и т.п. Решению этой проблемы способствовало создание в фирмах единых централизованных информационных систем, при которых пользователь получал единую процедуру доступа и единый интерфейс. Вместе с тем жёсткая централизация представления информации «по заказу» потребовала создания больших и сложных информационных систем, применения в них не менее сложных технологий. Следует заметить, что нарастание объемов обрабатываемых данных усложняло управление информационными потоками, затрудняло модификацию технических средств и создавало неудобства в работе пользователям. Всё это, в конечном счете, привело к тому, что централизованные системы стали отставать от потребностей организаций и, следовательно, информационные технологии «тормозили» их развитие.
Решение данной проблемы заключается в развитии систем управления информационными ресурсами в экономической деятельности. Анализ этапов развития систем управления, приведенный в [62] показывает, что с ростом зрелости и усложнением связей системы управления растет необходимость в получении информации из внешней и внутренней среды. Существует несколько главных этапов развития экономических систем, отличающихся основной движущей силой: природные ресурсы и сырье (вплоть до XV в.), энергетические ресурсы (конец XV в. - 80-е года XX в.), информация (с конца XX в.).
Информационные системы ведут свою историю с середины XX века. Первоначально они представляли собой, как правило, механические счетные машины, применявшиеся для обработки счетов и зарплатных ведомостей. Применение подобных устройств позволяло сократить временные затраты на подготовку итоговых документов [27]. в 60-е годы знаменуются новым витком в развитии информационных систем. Информация, обрабатываемая в ИС, стала использоваться при создании разнообразных аналитических отчетов. Потребовалось новое вычислительное оборудование широкого назначения, способное решать широкий круг задач, а не только осуществлять подготовку счетов и ведомостей заработной платы [27].
Следующие двадцать лет характеризуются качественным изменением подхода к применению информационных систем - информационные системы применяются в управленческой деятельности, осуществляя функции поддержки принятия решений [27].
С конца 80-х годов информационные системы рассматриваются как важ-ный стратегический ресурс управленческой деятельности и применяются на всех уровнях менеджмента организаций, начиная от исполнителей и заканчивая высшими руководителями [27].
В настоящее время уровень технологического развития предприятий, их конкурентоспособность в значительной степени определяется степенью информационной оснащенности. Применение инновационных систем обработки информации в управлении предприятиями должно рассматриваться как спо-соб совершенствования механизмов управления и повышения конкурентоспособности.
Четкое и однозначное определение основных понятий, используемых в работе, является неотъемлемой частью любого научного исследования. В контексте рассматриваемой тематики, данный вопрос представляется особо актуальным, так как в специальной литературе наблюдается существование плюрализма мнений по толкованию основных понятий, имеющих непосредственное отношение к данной работе. Анализ специальной литературы по проблемам прикладного применения информационных систем, развития рынка информационных услуг, управления информационными ресурсами показывает что даже в вопросе определения понятия «информация» существует множество разнообразных толкований. В ряде источников [73,106,117,118] сделана попытка трак товки термина «информация» при помощи понятий «знания» и «данные», однако, в подобных случаях можно заметить присутствие тавтологии определений: информация представляет собой сведения (или данные), а данные - сведения, а сведения - это информация. Таким образом, авторы фактически приравнивают различные меж собой понятия. В других случаях, имеет место как указание различий между понятиями, так и расхождения в указании взаимосвязей между ними. В этой связи, необходимо дать однозначные определения изучаемых объектов для исключения неправильного толкования результатов исследования.
Одно из определений, данное в Толковом словаре по информатике, трактует информацию следующим образом: «...совокупность знаний о фактических данных и зависимостях между ними. Является одним из видов ресурсов, используемых человеком...»[73]. Здесь понятие информации выражено через «совокупность знаний», которым обладают все субъекты информационного обмена. Данная дефиниция не охватывает возможность существования косвенной информации об объекте - речь идет только о фактографических данных, а также не достаточно ясно определяется носитель знаний о факте или событии, поэтому данное определение может претендовать на роль применяемого при решении ограниченного круга прикладных задач в области теории информации.
Большой экономический словарь [14] трактует информацию как «...данные, просеянные для конкретных людей, проблем, целей и ситуаций». Здесь информация понимается как данные. При этом в определении делается акцент только на ту часть данных об объекте, которая имеет определенное целевое назначение для конкретного потребителя, либо для решения определенной задачи, проблемы. Таким образом, даже при изменении ситуации или разрешении проблемы, информация останется неизменной. Из определения не совсем ясно, кем осуществляется «просеивание» данных «для конкретных людей». Главным недостатком приведенного определения «информация» является то, что оно не охватывает не имеющие отношения к делу данные и не опреде ляет обязательные субъекты информационного обмена - источник данных, получатель данных.
Необходимость использования информационных систем управления в автотранспортных предприятиях
В специальной литературе много говорится о потенциальном положительном эффекте от использования информационных систем менеджмента, однако на практике не всегда удается оценить и измерить полученные выгоды от внедрения ИС [69].
В источниках[46,106], посвященных изучению влияния информационных систем на деятельность организации, говорится о том, что применение ИС в любом случае дает положительный эффект, однако результаты практических исследований [69,88,2,40] говорят нам об обратном. В целом, анализ результатов опросов об оправданности ожиданий от внедрения информационных систем позволяет сделать вывод об общей положительной тенденции увеличения доли внедренных информационных систем, оправдавших ожидания. На рисунке 1.4 представлена сводная диаграмма, составленная по результатам опросов за 2003 и 2011 г.г.
В 2011 году только по 65% проектов удалось достичь и грамотно измерить выгоды от использования ИС. Такая ситуация объясняется факторами существенно затрудняющими получение выгод от внедрения подобных систем, попытка выявить которые также была осуществлена в упомянутых исследованиях. Эта факторы приведены в таблице 1.8 в порядке убывания частоты их упоминания участниками опроса [40,94].
Помимо вышеперечисленных, существуют также другие трудности, выделенные в литературных источниках [69,74,93]:
- не проведена оценка экономической целесообразности внедрения информационной системы;
- не сформулированы задачи, стоящие перед будущей информационной системой;
- нет заинтересованности топ-менеджеров в реализации информационной системы;
- не привлечены специалисты области исследования для формализации задач автоматизации;
- сопротивление необходимости реорганизации штатной структуры предприятия в целях увеличения эффективности деятельности сотрудников при использовании информационной системы;
- отсутствие опытных менеджеров, либо сильное ограничение зон их ответственности;
- недостаточное количество сотрудников рабочей группы по внедрению информационной системы;
- отсутствие регулярного доклада о ходе разработке системы, и, как следствие, потеря заинтересованности руководителей и потенциальных пользователей системы;
- тестирование системы перед вводом в эксплуатацию проведено не в полной мере.
Кроме того, в зарубежных источниках также отмечаются другие факторы, осуществляющие влияние на процесс реализации информационной системы, а также извлечения положительного эффекта от ее применения[2]:
- половина опрошенных подчеркивает необходимость согласования потребности в использовании ИС и общего курса развития организации;
- две трети респондентов отметили необходимость сопоставления выгод, полученных от реализации ИС и первоначальных целей реализации;
- три четверти опрошенных сказали о необходимости мониторинга изменения финансового состояния после начала внедрения информационной системы;
- около 80% респондентов заметили, что зачастую нехватка знаний в области оценки инвестиций препятствует грамотной оценке выгод от применения информационной системы.
Наличие статистических данных, отражающих процент неудачно завершенных проектов по внедрению информационной системы, привело к появлению различных публикаций, содержащих рекомендации по разработке проекта внедрения информационной системы в организации. Данные рекомендации сильно отличаются от источника к источнику, и направлены на различные аспекты процесса внедрения информационной системы - от постановки задач до технических решений.
Из существующего многообразия перечисленных в специальной литературе рекомендаций по внедрению информационных систем управления особо подчеркивается необходимость следующих действий:
- расчет эффективности применения ИС, разработка системы показателей для оценки степени решения поставленных задач;
- реализация системы в соответствии с разработанным планом и временным графиком без отклонений от них;
- составление детального описания бизнес-процессов предприятия до начала процедуры по разработке ИС;
- поэтапное внедрение информационной системы;
- рассмотрение возможности интеграции разрабатываемой информационной системы с имеющимся программным обеспечением.
Несмотря на вышеперечисленные сложности, сопровождающие внедрение ИС, условия, в которых работают современные предприятия, фактически вынуждают идти на применение систем подобного рода. Работа в условиях постоянного соперничества и рыночных механизмов экономики порождают принципиально новые для системы менеджмента задачи, несвойственные предприятиям плановой экономики. Основным направлением деятельности становится постоянное совершенствование производственного процесса и захват новых позиций на рынке.
В данный момент на рынке программного обеспечения систем управления существует множество готовых систем, как адаптируемых под любое предприятие, независимо от рода его деятельности, так и специализированных отраслевых решений. Однако, в контексте направленноети данного исследования, по мнению автора, необходимо выделить особенности ИС автотранспортных предприятий. в соответствии с функциональным назначением информационную систему автотранспортного предприятия можно разделить на два основных блока: подсистему управления перевозками и подсистему расчетов [7]. Схематическое изображение функциональных блоков ИС АТП приведено на рисунке 1.5.
Логическая модель информационных потоков системы управления автотранспортного предприятия
В предыдущем параграфе была обоснована необходимость внедрения экономической информационной системы на предприятии сферы транспорта, а так же выделены основные информационные потоки в системе управления АТП выработаны требования, предъявляемые к управленческой информации и основные условия, которые должна обеспечивать проектируемая ЭИС.
Для проведения дальнейшего исследования необходимо рассмотреть деятельность структурных подразделений более подробно. Модель деятельности подразделений будет построена с применением методики IDEF0[66], широко применяемой при исследовании и формализации бизнес-процессов.
При построении модели основная установка ее последующего применения была следующей; выявить основные информационные потоки автотранспортного предприятия и определить взаимосвязь между отдельными функциональными блоками в целях разработки информационной системы управления предприятием.
Так как основной целью диссертационной работы являлось совершенствование информационного обеспечения системы управления автотранспортного предприятия, основным фактором, учитывающимся при построении модели, была точка зрения генерального директора, и, соответственно, границы моде-были определены первыми двумя уровнями декомпозиции контекстной диаграммы.
В ходе проведенного структурного IDEFO-анализа деятельности предприятия, а так же информационных, материальных, финансовых и сервисных потоков были выявлены следующие ключевые процессы в деятельности предприятия:
1 Заключение договора - к основным функциям данной подсистемы относятся рассмотрение заказа, определение необходимых объемов техники, установление цен на услуги, подписание договора.
Подсистема «выпуск техники» включает в себя процессы составления разнарядки в соответствии с заявками клиентов, выдачи путевых листов, предрейсовым контролем и выдачей ГСМ для техники, допущенной на линию.
3 В подсистеме «сервис и ремонт» происходит обслуживание техники, прошедшей предрейсовый контроль в предыдущей подсистеме, а так же направленной на прохождение технического обслуживания в соответствии с графиками. Основные процессы в этой подсистеме - составление обслуживание, отпуск запасных частей, проведение ремонта, составление графиков ТО и списание расходных материалов. 4 В подсистеме «расчеты» происходит таксация путевых листов (первичная обработка документации), обработка товарно-транспортных документов (окончательная обработка документов, содержащих информацию о ре-зультатах работы техники за смену) и списание горюче-смазочных материалов по результатам обработки первичных документов. Как правило, диаграмма IDEF0 содержит только два обозначения: блоки -действия и стрелки - связи. Действие, обычно в IDEF0 называемое функцией, обрабатывает или переводит входные параметры (сырье, информацию и т.п.) в RbTXO ПНЬІЄ В IDEF0 также моделируются управление и механизмы исполнения. Под управлением понимаются объекты, воздействующие на способ, которым блок преобразует вход в выход. Механизм исполнения — объекты, которые не посредственно выполняют преобразование входа в выход, но не потребляются при этом сами по себе.
Таким, образом, выявленные на первом этапе анализа действия и связи в деятельности предприятия представлены в таблице 2.11. По результатам анализа была построена модель информационных процессов деятельности предприятия (рисунок 2.10). Подробная схема информационных потоков приведена в Приложении 2.
Далее, в ходе проработки модели деятельности предприятия, были построены схемы следующего уровня детализации, подробно раскрывающие суть информационного обмена четырех ключевых процессов деятельности. Согласно построенных моделей, на предприятии существует несколько информационных контуров, связывающих процессы деятельности между собой.
Первый контур образован подсистемами заключения договора выпуска техники, сервиса и расчетов. Под воздействием бизнес-стратегии предприятия действий конкурентов, а так же распоряжений руководства заказы от клиентов (на входе) рассматриваются в данном модуле, и после рассмотрения преобразуются в подписанные договора и информацию о клиентах на выходе из модуля, Информация о клиентах поступает на вход в процесс «Выпуск техники» в результате на выходе из модуля мы получаем услуги и ведомость заправки ГСМ, которая идет в модуль «Расчеты». На вход в модуль «Расчеты» помимо ведомости заправки подаются товарно-транспортные документы, а так же тарифы на услуги из модуля «Заключение договора». Обратная связь в данном случае - это информация по показателям работы транспорта из модуля «Расчеты», которая позволяет корректировать тарифы на услуги, согласно фактических условий работы.
Второй контур образован подсистемами выпуска техники, расчетов и сервиса и ремонта. На вход в модуль «Выпуск техники» подаются заявки клиентов. Результатом процесса «Выпуск техники» помимо выхода техники на линию и оказания ей услуг заказчикам, является так же заявки на ремонт для техники, которые поступают на вход в модуль «Сервис и ремонт». Выходом модуля «Сервис и ремонт» являются акты списания расходных материалов, запасных частей, а так же заказы на пополнение запасов запасных частей. Обратная связь представлена информационным процессом графиков ТО, который из выхода процесса «Сервис и ремонт» поступает на вход процесса «Выпуск техники», таким образом, при составлении разнарядки на выпуск часть техники направляют на прохождение планового технического обслуживания. В свою очередь, информационный процесс графиков ТО образуется в результате обратной связи из модуля «Расчеты» в модуль «Сервис и ремонт»: в результате обработки документов данные пробегам поступают из модуля «Расчеты» в модуль «Сервис и ремонт», где в соответствии с поступившими данными составляются графики ТО и производится списание расходных материалов (шин, аккумуляторов, тормозных колодок и т.п.). Подробные схемы каждого подпроцесса приведены в Приложении 3.
Практическая значимость модели информационных потоков предприятия имеет очень большое значение, как в рамках данного исследования, так и в целом для деятельности предприятия при создании эффективной системы управления. В общем случае, модель может применяться и при разработке локальных проектов автоматизации.
При использовании данной модели для автоматизации процесса принятия решений, необходимо провести следующие работы:
1 Исследовать и раскрыть информационные потоки целевого подразделения. В рамках построенной модели потоки могут быть внешними (т.е. выходить за пределы соответствующей подсистемы) и внутренними.
2 Выявить отсутствие обратных связей в рамках предложенной модели и обосновать необходимость их наличия.
3 Обозначить уровень формализации информационных потоков подразделения, которые могут быть как закреплены документально, так и обозначенными формально.
Применение инструментов имитационного моделирования для оценки факторов, влияющих на функционирование системы документооборота в организации
Имитационное моделирование — это метод исследования, при котором изучаемая система заменяется моделью, с достаточной точностью описывающей реальную систему и с ней проводятся эксперименты с целью получения информации об этой системе. Экспериментирование с моделью называют имитацией (имитация — это «постижение сути явления, не прибегая там на реальном объекте» [14]).
К имитационному моделированию прибегают в тех случаях когда:
дорого или невозможно экспериментировать на реальном объекте;
невозможно построить аналитическую модель: в системе есть время, причинные связи, последствие, нелинейности, стохастические (случайные) переменные;
необходимо сымитировать поведение системы во времени
Цель имитационного моделирования состоит в воспроизведении поведения исследуемой системы на основе результатов анализа наиболее взаимосвязей между ее элементами или другими словами разработке симулятора (англ, simulation modeling) исследуемой предметной области для проведения различных экспериментов.
В данном случае применение подобного метода будет полезно при изучении процессов документооборота, а именно - обработки первичных ДОКУМЄН-тов, поступающих в систему. Ведь от оперативности, своевременности и полноты обработки именно этих данных зависит получение руководством необхо-димых финансово-управленческих отчетов по основной деятельности. Для по 1 строения модели процесса обработки первичной документации автором предлагается использование пакета имитационного моделирования Vensim. Схематичное изображение построенной модели отображено на рисунке 3.4.
Построенная модель позволяет проследить процессы обмена товарно-транспортными документами между субъектами данного процесса. Изменяя значения факторных переменных, мы можем моделировать поведение системы в различных условиях, и наблюдать изменение результирующих переменных Для максимального приближения к реальным условиям, значения факторных переменных каждую итерацию выбираются случайным образом из некоторого диапазона значений. Данный подход позволяет внести элемент случайности в протекание процесса, который всегда присутствует в реальной жизни
Функционирование модели начинается с получения значения в перемен-ной «Приход ТТД сутки», которое зависит от случайно выбранного значения коэффициента выпуска техники (из некоторого диапазона, согласно статистическим данным, полученным в результате анализа работы предприятия). Из этого суточного массива документов вычитается некоторое количество неоформленных путевок, которые попадают в контейнер «ТТД на руках», а остальные документы (которые считаются оформленными) оказываются в кон тейнере «ТТД в диспетчерской». Некоторое количество документов попавших на обработку к диспетчерам, возвращается в контейнер «ТТД неправильно оформленные документы, выявленные диспетчерами). Каждую итерацию модели вычисляется определенное значение переменной «Обработано ТТД», которая напрямую зависит от значений переменных производительности труда диспетчеров, получаемых случайным образом. Вычисленное значение количества обработанных документов вычитается из контейнера «ТТД в диспетчерской» и добавляется в контейнер «ТТД в контрольно-расчетной группе», однако, часть из этих документов возвращается обратно к диспетчерам как недооформленные (соответствующее значение вычисляется при помощи факторной переменной «% возврат ТТД»).
Кроме того, каждые N дней некоторое количество документов из контейнера «ТТД на руках» возвращается в диспетчерскую как дооформленные. Это количество вычисляется в переменной «Количество исправлено», зависящей от некоторой случайно заданной величины «% исправлено». Период между возвратами документов определяется с помощью переменной «№ итераттии»
Документы, попавшие в контрольно-расчетную группу, обрабатываются, согласно значениям, вычисляемым в переменной «Введено в систему» которой зависит от производительности труда операторов представленной соответствующей группой факторных переменных.
Все введенные товарно-транспортные документы попадают в контейнер «ТТД в системе».
Рассмотрим несколько вариантов поведения системы при изменении зна-чений факторных переменных.
Вариант 1. Первоначальный вариант, описанный в параграфе 3.2. Возврат ТТД заканчивается через 30 дней после окончания месяца. На конец месяца на руках остается около 170 ТТД (рисунок 3.5).
Проведенные исследования показали, что увеличение производительности труда диспетчеров не даст требуемого эффекта закрытия месячной отчетности в более ранние сроки, т.к. большое количество документов будет приходить с опозданием. В то же время по результатам моделирования было сделано замечание об избыточной производительности труда сотрудников контрольно-расчетной группы.
Основная причина задержки выдачи итоговых документов состоит большом количестве недооформленных путевых листов. Требуется прилагать особые усилия ускорения возврата документации в диспетчерскую службу.
Оценка системы обработки документов показала, что основная причина задержек в функционировании процесса документооборота - это несвоевременная сдача документов по выполненным работам в диспетчерскую службу на первичную обработку.
Подводя итоги проделанной работы, можно сделать следующие выводы
1 Предложена методика по совершенствованию системы управления предприятия.
2 На основе имитационного моделирования и проведенного анализа сделан вывод об эффективности предложенной модели для установления влия-ния различных факторов на эффективность управления деятельностью предприятием.
3 Применение разработанной концепции системы электронного документооборота на предприятиях позволит увеличить эффективность функционирования системы управления, повысит качество оказываемых услуг, позволит более рационально использовать труд работников за счет автоматизации процессов обработки первичной документации.
4 Предлагаемая автоматизированная система позволит получать все необходимые руководителям подразделений и организации в целом формы отчетности в оперативном режиме, подготовка которых в текущем режиме функционирования организации не представляется возможной из-за большой трудоемкости процесса.
5 Анализ и оценка процессов, происходящих в системе управления организацией, позволяют сделать вывод о том, что система электронного документооборота не дает возможности в полной мере реализовать все намеченные цели.
