Содержание к диссертации
Введение
Глава I. Исследование функционирования экономических служб организации на современном этапе 11
1.1. Анализ экономических служб организации как объектов управления 11
1.2. Влияние организационного управления на функционирование экономических служб организации 27
1.3. Обоснование исследования процесса подготовки управленческих решений в экономических службах организации 40
Глава II. Основы процесса подготовки управленческих решений 47
II.1. Исследование управленческих решений в организации, классификации управленческих решений. Понятие процесса управления 47
II.2. Основы выбора уровня принятия управленческого решения 79
II.3. Процедурный подход в управлении экономическими службами организации 88
Глава III. Апробация процесса подготовки управленческих решений в экономических службах организации 98
III.1. Информационное обеспечение процесса подготовки управленческих решений 98
III.2. Построение процесса подготовки управленческих решений в экономических службах организации с применением ЭВМ 111
III.3. Практическая реализация формирования системы подготовки управленческих решений в экономических службах организации с применением ЭВМ 119
Заключение 132
Литература 135
Приложения
- Анализ экономических служб организации как объектов управления
- Исследование управленческих решений в организации, классификации управленческих решений. Понятие процесса управления
- Процедурный подход в управлении экономическими службами организации
- Информационное обеспечение процесса подготовки управленческих решений
Введение к работе
Экономический строй любого государства может основываться только на двух организационных началах: на субъективной воле руководящего органа или на объективных экономических законах. При административно-плановой системе хозяйствования все ключевые управленческие функции являлись прерогативой вышестоящих государственных учреждений, предписывающих подчиненным структурам что, сколько и к какому сроку произвести. Основой рыночной системы хозяйствования является ценообразование как результат сопоставления спроса и предложения на рынке товаров работ и услуг, как объект конкуренции. Именно ценообразование, а не команда "свыше", должно регулировать развитие Рынка с большой буквы - гибкой, непрерывно развивающейся системы, позволяющей всем ее участникам строить хозяйственные отношения друг с другом исходя из собственных интересов. Это, однако, не означает, что государство при такой экономической системе не выполняет регулирующей функции. Напротив, оно должно обеспечивать возможность конкуренции между субъектами рынка, принимая необходимые законы, правовые и нормативные акты, учитывающие интересы всех, кто принимает участие в рынке. Рыночная экономика нуждается в сильном государстве.
Интеграция России в мировую экономику, переход к принципиально
новым хозяйственным отношениям коренным образом изменили условия
функционирования экономических субъектов, ибо, получив право распоряжаться
всем имуществом, предприятия несут ответственность перед
заинтересованными в их деятельности лицами за эффективное использование этого имущества в процессе своей деятельности. Важнейшую роль при этом приобретает управление организацией, которое в экономике сводится к такому
распределению и потреблению ресурсов, при котором обеспечивается наилучший финансовый результат от хозяйственной деятельности.
Принимая управленческие решения и реализуя их, предприниматель нуждается в информации о текущем состоянии предприятия, поскольку вся предпринимательская деятельность базируется на такой информации. Какие процессы предшествуют принятию управленческих решений? Чтобы ответить на данный вопрос, можно рассмотреть ряд этапов, выполнение которых необходимо и достаточно для эффективного управления.
1. Бухгалтерская процедура - совокупность основных функций обработки
информации, обеспечивающих отражение данных о кругообороте капитала и
финансовых ресурсов в процессе производства. С точки зрения теории
управления бухгалтерская процедура играет роль "измерительного
инструмента", предоставляющего исходные данные для управленческой
деятельности. Основной задачей процедуры является учет наличия, движения и
использования имущества и обязательств организации в соответствии с
законодательством установленными нормативами и сметами и формирование
ряда сводных показателей, представляемых в бухгалтерской отчетности.
2. Аналитическая процедура - совокупность функций по
преобразованию данных бухгалтерского учета и отчетности в набор
показателей финансового состояния предприятия. Согласно теории
управления, данная процедура обрабатывает информацию измерителя и
представляет данные, по которым можно судить о положении и поведении
управляемого объекта (развитии, стабильном состоянии или стагнации в
некотором "пространстве финансовых состояний"). Основная задача
аналитической процедуры - изучение данных бухгалтерской процедуры и
прогноз развития предприятия.
3. Решающая процедура - совокупность основных функций,
обеспечивающих выработку управленческого решения. Данная процедура
включает в себя как функции, относящиеся к сфере внешних отношений экономического субъекта, так и к сфере внутрихозяйственной деятельности предприятия. На решающую процедуру накладывается ряд требований и ограничений, формулирующихся в политике предприятия и отражающих основные положения его стратегии на рынке. Основная задача этой процедуры -принятие управленческого решения.
4. Исполняющая процедура - совокупность функций, реализующих внедрение управленческого решения в жизнь. Исполняющая процедура включает планирование исполнения решения и его внедрение. С точки зрения теории управления, данная процедура - "исполнительный механизм". Содержание и форма данной процедуры определяются принятым решением и различаются для внутрихозяйственной сферы и внешней сферы деятельности субъекта вследствие различной степени организации.
Даже при таком кратком и достаточно общем рассмотрении процесса управления можно сделать вывод о степени важности всех перечисленных этапов, ибо неверно организованное выполнение различных функций внутри каждого из них, неточности, недочеты влекут за собой неадекватную реакцию предприятия на изменение внешних факторов на рынке и, как следствие, потерю прибыли - основного показателя эффективности хозяйственной деятельности.
Нужно отметить, что при всей значимости рассмотренных этапов, решающая процедура является основной. Именно на данном этапе разрабатывается тактика и стратегия организации, и в соответствии с ними, подготавливаются и принимаются соответствующие управленческие решения. От того, насколько продуманными и обоснованными будут данные решения, зависит экономическое состояние организации, как в ближайшем, так и в отдаленном будущем. Не зря данный этап назван "решающей процедурой". Важность управленческих решений можно проиллюстрировать популярным народным высказыванием: "Как решите, так и будет!".
Можно полагать, что выполнение решающей процедуры является наиболее ответственным этапом управления, поскольку на основе сведений о совершенных хозяйственных операциях предприятия и данных их анализа формируются выводы о текущей деятельности организации и, в соответствии с данными выводами, намечаются пути дальнейшего развития, выраженные в управленческих решениях.
Отметим, что эффективность решающей процедуры зависит не только от квалификации руководящих органов, не только от глубокого знания той сферы рынка, в которой организация осуществляет свою деятельность и предвидения возникновения той или иной экономической ситуации. Важно также знать то, как организовать подготовку управленческих решений таким образом, чтобы решения формировались в кратчайший срок и были корректными, то есть не несли в себе просчетов и ошибок, возникших на стадии их подготовки.
Вышесказанное позволяет говорить о необходимости исследования процесса подготовки управленческих решений в экономических службах организации, так как именно в данных службах осуществляется процесс формирования документов, утверждение которых придает управленческому решению юридическую силу.
Процесс подготовки и принятия решений, четкое распределение полномочий руководителей и исполнителей занимают здесь одно из важнейших направлений.
На повестку дня все чаще выходит понятие "процесс управления". Долгое время это понятие по отношению к понятию "производственный процесс" находилось в тени, мало исследовалось на основе научных методов и использования компьютерной техники. Между тем, современному менеджеру любого уровня управления, от самого низшего до самого высшего, как никогда требуется четкие знания и понимание того, какую важную роль играет именно
процесс управления, поскольку именно он позволяет ответить на вопросы, без которых эффективное управление невозможно.
Кто принимает управленческое решение?
Кто ответственен за подготовку?
Какие этапы подготовки для него необходимы?
Какие документы при этом используются?
Чтобы ответить на эти вопросы необходимо исследовать и спроектировать комплекс управленческих процедур, выполнение которых обеспечивает эффективное управление.
Отсутствие теоретических основ и методических рекомендаций в решении указанных вопросов требует проведения специальных исследований, что и обусловило выбор темы диссертации.
Процесс подготовки управленческих решений в организации находится в поле зрения российских и зарубежных ученых, авторов многих монографий, учебников и практических пособий, в частности в теоретических и методических работах В. И. Самофалова, Н. К. Моисеевой, А. П. Волгина, И. Ансоффа, 3. П. Румянцевой, С. А. Валуева, Г. Э. Слезингера, И. Н. Герчиковой. Важные стороны организационного управления как необходимого элемента успешной экономической деятельности хозяйствующих субъектов рассмотрены в исследованиях Э. А. Смирнова, А. В. Желтенкова, О. С. Виханского, А. И. Наумова, В. В. Глущенко, Л. Я. Дятченко, В. Н. Иванова, Р. Л. Кричевского, Б. 3. Мильнера и ряда других. Однако указанные авторы характеризуют процесс подготовки управленческих решений с охватом намного более широкого круга вопросов, связанных с организационным управлением, как правило, не выделяя ее роль в улучшении качества управления и, следовательно, повышении эффективности функционирования организации. Также многие из приведенных выше авторов рассматривают управленческое решение с точки зрения его
оптимальности, исходя из ряда внутренних и внешних факторов, влияющих на экономический субъект, то есть того, как конкретное решение отразится на состоянии организации и на ее дальнейшем развитии. Оптимальность же самого процесса подготовки того или иного управленческого решения остается без должного внимания, в то время как именно благодаря этому, можно построить эффективную систему управления организацией и, в частности, ее экономическими службами. Поэтому выбор данного направления диссертационного исследования достаточно является актуальным.
В связи с этим, целью диссертационного исследования является разработка методических и практических рекомендаций по формированию системы современного организационного управления экономическими службами организации и подготовки управленческих решений с использованием современных компьютерных технологий.
Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:
определить роль, место и значение процесса подготовки управленческих решений в экономических подразделениях промышленных организаций;
выделить основные группы организационных задач, возникающих при рассмотрении организации как системы принятия решений;
обосновать принципы классификации управленческих решений на основе системной методологии;
обосновать выбор и возможность использования информационной модели общего вида для построения системы подготовки управленческих решений;
определить необходимое информационное обеспечение для подготовки решений, включающее перечень и способ использования документов в организационной структуре подразделений;
- разработать методические рекомендации по моделированию процесса подготовки управленческих решений с использованием стандартной информационной модели.
Объектом исследования является система и сложившаяся на сегодняшний день практика управления экономическими подразделениями организации. Базой исследования являются научно-производственное объединение «НПО Гидропроект» и Государственный университет управления.
Предметом исследования является система принятия управленческих решений, в частности процесса их подготовки в условиях формирования новых экономических отношений.
Научная новизна исследования характеризуется получением следующих результатов:
установлено, что экономические службы организаций должны рассматриваться как управляемые объекты, иначе возникают сложности в достижении эффективного управления хозяйствующими субъектами;
выявлены и сформированы группы организационных задач, такие как отсутствие четко определенного информационного обеспечения, недостаточная оперативность подготовки управленческих решений, отсутствие методического инструмента распределения полномочий и ответственности между исполнителями в подразделении;
разработана принципиальная схема системной классификации управленческих решений в организации, учитывающая стадии жизненного цикла производства, общих функций управления, цикл принятия управленческих решений и характеристики организации как системы;
обоснована правомерность применения стандартной информационной модели общего вида для формирования процесса подготовки управленческих решений;
разработаны методические рекомендации по моделированию процесса подготовки управленческих решений и реализации на ЭВМ.
Практическая значимость исследования состоит в сформировании оптимальной системы подготовки управленческих решений, обеспечивающей повышение качества управления экономическими службами и организацией в целом, что будет позитивно влиять на ее дальнейшее экономическое развитие. Также, применение данных методических разработок и рекомендаций позволит повысить эффективность при создании системы управления экономическими службами.
Анализ экономических служб организации как объектов управления
Экономическая информация как таковая подразделяется на несколько видов, таких как: плановая, нормативная, учетная и прочая информация. Соответственно, практически в организации существуют подразделения, занятые сбором, обработкой и выдачей экономической информации. К таким подразделениям в частности относятся плановый отдел, бухгалтерская служба, отдел сбыта. Функционированию экономических служб в настоящее время уделяется огромное внимание, поскольку они предоставляют полную и достоверную информацию об управляемом объекте, являющуюся фундаментом для выработки тактических и стратегических целей и, соответственно, для принятия необходимых для их достижения управленческих решений.
Однако экономические подразделения не только аккумулируют информацию для управления организацией. Они также осуществляют процесс подготовки управленческих решений, обеспечивая таким образом процесс управления. Деятельность экономических служб с учетом подготовки управленческих решений представлена на рис. 12
Из рис. 1 видно, что экономические подразделения обеспечивают успешное «ориентирование» руководства в текущей финансовой ситуации, сложившейся на данный момент (этап 1 на рис. 1). Они помогают спланировать дальнейший путь развития организации, а также подготавливают и проводят в жизнь соответствующие управленческие решения (этапы 3 и 4 на рис. 1). Рассмотрим более детально схему функционирования экономических подразделений.
Этап 1. Экономические службы накапливают, регистрируют, обобщают и формируют отчеты о хозяйствующем субъекте, в которых содержатся данные о расходах и доходах, прибыли, рентабельности, эффективности использования всех ресурсов и целый ряд других его экономических показателей. Каковы же основные отчеты, которыми пользуется руководство при выработке целей управления? Прежде всего это бухгалтерская отчетность (баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств, отчет о движении капитала и другие формы), несущая в себе полную и достоверную информацию о финансово-хозяйственной деятельности организации. Не менее важны отчеты аналитического отдела, такие как отчет о текущем финансовом состоянии организации и данные об основных экономических показателях, например о коэффициенте покрытия, абсолютной ликвидности, фондо- и материало-вооруженности. Плановый отдел предоставляет информацию о поставленных планах и ходе их выполнения, представленную в различных сметах доходов и расходов. Отдел сбыта обеспечивает данными об объемах и интенсивности продаж выпускаемой продукции. Отдел маркетинга формирует информацию о текущем состоянии рынка сбыта производимой продукции и возможных путях повышения эффективности продвижения продукции на рынке.
Этап 2. На основе данных, полученных от экономических служб и, сопоставив их с данными, полученными ранее, руководство определяет путь дальнейшего развития организации, путем постановки соответствующих тактических и стратегических целей управления. На основе данных целей вырабатывается ряд управленческих решений, выполнение которых должно обеспечить достижение поставленных целей. Выработанные решения поступают в экономические службы для их подготовки и согласования.
Этап 3. Экономические подразделения формируют документы отражающие «волю руководителя» то есть управленческие решения. Затем, руководители этих отделов проводят согласование и визирование сформированных документов и передают их на утверждение руководству организации.
Этап 4. Руководители утверждают поступившие к ним документы и передают их в экономические подразделения для реализации.
Далее, утвержденные документы находят свое отражение учете и анализе финансово-хозяйственной деятельности организации и являются основой для формирования экономических отчетов подразделений. Таким образом цикл функционирования экономических служб повторяется.
Необходимо отметить, что в настоящее время функционированию экономических подразделений как методам управления отечественными экономистами уделяется огромное внимание. Однако как было отмечено, экономические службы не только формируют информацию о состоянии объекта управления, но и подготавливают управленческие решения, направленные на достижение различных целей. Необходимо также учитывать, что данные подразделения, как и организация в целом, подчиняются законам управления и нуждаются в нем.
В отечественных трудах по экономике рассматривается проблема выбора оптимального управленческого решения и его реализации, однако сам процесс подготовки управленческих решений практически не затрагивается.
Рассмотрим особенности экономических подразделений организации как способов управления и как объектов управления. Примерами таких подразделений будут бухгалтерская служба и аналитический отдел. Подобное сопоставление даст возможность глубже понять роль организационного управления экономическими подразделениями в организации.
Исходя из таблицы 1, можно сделать вывод о том, что при сформированной системе подготовки управленческих решений, система бухгалтерского учета, как метод управления, будет функционировать на качественно новом уровне, за счет повышения его оперативности при снижении вероятности учетных ошибок. В таблице 2 приведен анализ аналитического отдела организации как метода и объекта управления.
Несмотря на то, что в данном диссертационном исследовании рассмотрены только две из представленных на рис. 1 экономических служб организации, на основе таблиц 1 и 2 можно сделать определенные выводы относительно значимости организационного управления данными службами.
Первый вывод заключается в том, что если экономические службы как системы сбора и обработки экономической информации обеспечивают процесс управления организацией, то сформированная система подготовки управленческих решений в каждой из них обеспечивает ЭФФЕКТИВНОЕ управление организацией, за счет оптимизации количества исполнителей, сокращения времени подготовки управленческих решений и уменьшения вероятности возникновения различного рода ошибок. Пояснить данный вывод можно на примере функционирования бухгалтерской службы, в которой работают профессиональные бухгалтеры. Однако само наличие квалифицированных специалистов еще не является гарантией того, что бухгалтерия будет осуществлять свою деятельность с высокой эффективностью. Действительно, при глубоком знании бухгалтерского законодательства, всех тонкостей учетного процесса, процесс подготовки управленческих решений, выраженный в формировании соответствующих документов, для каждого из этих бухгалтеров был различным в силу особенностей деятельности их организаций. Следовательно, отсутствие спроектированной системы подготовки управленческих решений будет скрадывать профессионализм исполнителей в подразделении.
Исследование управленческих решений в организации, классификации управленческих решений. Понятие процесса управления
В предыдущем параграфе акцент ставился с одной стороны на значение экономических служб организации как методов, позволяющих формировать необходимую информацию и представлять данную информацию внутренним и внешним заинтересованным лицам в виде набора отчетных документов для принятия ими соответствующих управленческих решений. С другой стороны была продемонстрирована необходимость и организационного реформирования экономических служб.
Ключевым звеном в приведенной в предыдущем абзаце цепи: организация - экономическая информация в форме отчетных документов - внутренние и внешние пользователи - управленческие решения, будут именно управленческие решения. Действительно, на основании данных бухгалтерской, аналитической, маркетинговой и другой отчетности, инвестор, кредитор или иной деловой партнер решает: работать ли с организацией далее, увеличивать ли инвестиции, давать ли кредиты и под какой процент, покупать ли продукцию и т.д. Руководитель со своей стороны решает аналогичные вопросы. Можно расширить сказанное высказыванием о том, что экономические отношения -это огромная совокупность различных по масштабу, целям и уровню управленческих решений. Каждый день, осуществляя управленческие функции, руководство принимает те или иные решения, обуславливающие деятельность предприятия в будущем. И от степени квалификации управленцев, их оперативности и умения предвидеть дальнейшие события зависит процветание их предприятия. Если учесть вышеизложенное, экономические службы организации, помогающие субъекту управления получать исчерпывающую экономическую информацию об объекте управления и, в соответствии с этой информацией, управлять процессом производства, закупок, сбыта и т.д., приобретают для управленца исключительное значение.
В последнее время написано колоссальное количество различных трудов, посвященных реформированию экономических служб, как способов управления. Яркими примерами данных трудов являются монографии профессоров Безруких, Соколова, Пизенгольца, Шнейдмана, Шеремета, Палия и др. Однако практически не было работ, в которых указывалось на необходимость и организационного реформирования экономических подразделений как структурных подразделений предприятия. При этом управление данными подразделениями играет, как уже было отмечено, очень важную роль в жизни организации.
Рассмотрим существующие на сегодняшний день организационные задачи, с которыми сталкиваются руководители экономических подразделений. Все эти задачи можно объединить в следующие группы: Прежде всего, это отсутствие методического инструмента определения количества управленческих решений в подразделении, необходимых и достаточных для качественного организационного управления; Недостаточная оперативность процесса подготовки управленческих решений в подразделениях; отсутствие методического инструмента распределения полномочий и ответственности между исполнителями в подразделении; отсутствие четко определенного информационного обеспечения процесса подготовки управленческих решений. Задаче определения количества управленческих решений, должно уделяться серьезное внимание, так как это позволяет определить степень загруженности подразделения в целом. На основании полученных в ходе решения данной задачи результатов можно судить о том, насколько важную роль служба играет в финансово-хозяйственной деятельности экономического субъекта с учетом ее специфики. Недостаточная оперативность проявляется, прежде всего, в отсутствии подготовленного управленческого решения к установленному руководителем сроку. Современная отечественная практика показывает, что здесь имеют место две ситуации. Первая ситуация связана с тем, что руководитель назначает сроки, в которые какое-либо управленческое решение заведомо не может быть подготовлено. Вторая и намного более распространенная ситуация связана с непрофессионализмом или халатностью исполнителей с одной стороны и с отсутствием необходимых документов для подготовки - с другой. Очень серьезной на сегодняшний день является задача нечеткого разграничения полномочий и ответственности между исполнителями в подразделениях организации. Данная проблема характерна отсутствием строго определенного круга управленческих процедур, которые закрепляются за каждым из исполнителей. Это приводит к тому, что одни и те же управленческие решения в разное время подготавливаются разными исполнителями, утверждаются на разных уровнях управления и, следовательно, к невозможности применения мер наказания за некорректную подготовку данных решений в случае возникновения в них различных ошибок. Следствием нечеткого распределения полномочий и ответственности является также чрезмерная загруженность одних исполнителей и относительно небольшая - ук других. Такая ситуация негативно сказывается на личностных взаимоотношениях в коллективах подразделений. Под информационным обеспечением понимается набор исходных документов, на основании которых проводится подготовка управленческих решений. Причем нужно иметь в виду, что количество и объем информации, содержащейся в этих документах, должны быть необходимыми и достаточными для подготовки решений. Данная проблема заключается в использовании недостаточного объема исходной информации, приводящем к формированию заведомо некорректных управленческих документов и, следовательно, к снижению эффективности функционирования экономических служб и организации в целом. Необходимо отметить, что выявление необходимого и достаточного объема информации для подготовки управленческих решений приобретает особое значение для экономических служб, поскольку в силу специфики деятельности в данных службах происходит интенсивный документооборот. Рассмотрим описанные выше организационные задачи в экономических службах организации на примере бухгалтерской службы.
Процедурный подход в управлении экономическими службами организации
Проблемы управления на современном этапе - это, прежде всего финансово-экономические проблемы, проблемы учета и отчетности, проблемы взаимодействия экономических служб предприятия и руководства в процессе реализации рыночных отношений, производства и сбыта продукции.
Любая деятельность организации должна осуществляться с ведома и с участием экономических служб. Это означает, что она должна быть строго регламентирована как с правовой, так и с организационной точки зрения.
Именно экономические службы предприятия должны принимать участие в обосновании технической, организационной и экономической целесообразности выпуска продукции. Рассмотрим подробнее, как это происходит (либо должно происходить) в действительности.
В условиях рыночной экономики предприятия в ходе процесса производства неизбежно связаны со многими организациями, также являющимися элементами рыночной экономики. Каждая из этих организаций преследует свои цели: стремится поскорее продать свой товар и желательно подороже, укрепить прямые связи с организациями на длительный период, своевременно проводить маркетинг выпускаемых изделий с тем, чтобы не отставать от рынка и по возможности занять там свою нишу. Аналогичные цели преследует и предприятие-потребитель. Так что оба предприятия в условиях рыночной экономики находятся в свободном плавании. Они во многом зависимы не только друг от друга, но и от банковской, финансовой системы, от состояния экономики в целом.
Конкретное проявление экономических взаимоотношений предприятий определяется договорными отношениями, оформленными разного типа договорами. И эффективность управления в таком случае определяется степенью проработки этих договоров, а также многими объективными факторами, которые необходимо учитывать при заключении договоров. Что это за объективные факторы?
Прежде всего, это требования к изделиям, их качеству, к техническим и потребительским характеристикам, оговоренным в сертификатах качества. Для соблюдения этих требований необходимы качественные ресурсы. Можно сделать одно изделие из золота, и это будет целесообразно, но если их потребуются тысячи, то вряд ли целесообразно выполнять их из золота. Необходимо искать другие материалы. Как только мы определились с материалами, возникает проблема срока службы изделий, как правило, оговоренная в договорных отношениях и т.д., т.е. возникает проблема технической целесообразности изготовления изделий с заданным техническими характеристиками. Это важнейшая проблема для предприятия и должна она решаться техническими службами.
К сожалению, нельзя ограничиться изучением и обоснованием только технической целесообразности выпуска изделий. Как только мы определили, что выпускаем, возникает проблема, связанная с рынком: где купить то, что нужно, с какими предприятиям, акционерными обществами и т.д. сотрудничать. Может оказаться, к примеру, что необходимые ресурсы возможно приобрести только за рубежом, а у предприятия нет валюты, т.е. предприятие не может закупить то, что нужно и в те сроки, в которые нужно. Следовательно, возникает новая проблема - организационной целесообразности выпуска изделий.
Повсеместно распространена дилерская сеть товаропроизводителей, при заключении договоров с которыми не всегда гарантируется необходимое качество товаров. Дилер действует как перекупщик (купил товар, оговорил сроки поставки и перепродал товар). Но для стабильной работы предприятия этого мало. Возникает проблема выбора фирмы, иногда конкурс фирм и т.д. Все это и определяется на стадии обоснования организационной целесообразности выпуска изделий.
Наконец, как показала практика, этого тоже недостаточно для стабильной и эффективной работы предприятия. Необходимо не только правильно выбрать поставщиков, выпускать изделия определенного качества, необходимо выпускать их по такой цене, чтобы можно было успешно продать и получить при этом определенную прибыль от своей деятельности. Эта проблема должна быть решена в рамках проработки экономической целесообразности выпуска изделий. Таким образом, для эффективного управления предприятию необходимо учитывать техническую, организационную и экономическую целесообразность выпуска изделий. Для этого должны эффективно работать все службы промышленного предприятия. Без четкого распределения обязанностей и персональной ответственности за все те управленческие действия, которые осуществляются аппаратом управления, добиться эффективной работы невозможно. Рыночные отношения усугубляют эту проблему, в результате чего можно пока только говорить о выживании тех или иных предприятий со слабой надеждой на экономический подъем.
Принципы программно-целевого управления экономикой предприятия требует создания конкретных организационных механизмов, в том числе и в системе бухгалтерского учета, позволяющих реализовать конкретные бухгалтерские операции. Четкий организационный механизм необходим всегда, т.к. именно он позволяет внедрять экономические методы управления, сокращать затраты на управление и, в конечном итоге, облегчать работу экономических служб.
Практически, управление экономическими службами - это совокупность управленческих решений, являющаяся фундаментом, на котором путем проектирования оптимального процесса подготовки и принятия этих решений можно сформировать более совершенную организационную структуру данных служб, и как следствие повысить качество их функционирования.
Проектирование процесса подготовки и принятия управленческих решений, особенно в экономических службах, целесообразно проводить в начале работы На рис. 8 представлена общая схема проектирования процесса подготовки управленческих решений в подразделениях организации, содержащая 6 этапов.
Информационное обеспечение процесса подготовки управленческих решений
Одной из важных проблем, которые возникают в процессе исследования управленческих решений является разработка процесса управления. Можно с уверенностью утверждать, что четкая регламентация деятельности подразделений и отдельных сотрудников, распределение полномочий и ответственность между ними являются сегодня необходимым условием стабильности организаций, залогом успешного достижения поставленных целей. Вопросы эти должны решаться с начального этапа образования любой системы управления. Долгое время этому понятию в экономической и управленческой литературе не уделяли должного внимания, не исследовали на основе научных методов и не рассматривали процесс управления как ключевую проблему в совершенствовании организаций.
В современных условиях наблюдается иная картина. Это бурное развитие организаций различных форм собственности, различных сфер деятельности и разного класса сложности. Такое развитие вызвано объективными причинами, главной из которых является изменение условий производства и способов реализации продукции. Кроме того, как показывают исследования, многие организации, компании, фирмы, работая в рыночных отношениях, являются многоцелевыми. Необходимость в достижении поставленных целей диктует новые подходы и методы совершенствования систем управления. В этой связи без исследования и проектирования процесса управления невозможно обеспечить успех и устойчивую конкурентоспособность этих организаций.
Одним из основных этапов разработки процесса управления является определение документов, необходимых для подготовки конкретного управленческого решения.
Задача определения состава документов, необходимых для принятия решений может быть решена с использованием теории экспертных оценок. Практика показывает, что с помощью экспертов для любого конкретного управленческого решения может быть определен список документов, необходимых для подготовки управленческих решений. Разумеется, квалификация менеджеров имеет немаловажное значение. Наиболее квалифицированные менеджеры могут подготавливать решения при минимальном количестве документов, при этом оставшиеся документы они имеют в силу опыта работы и накопленных значений. Этого нельзя сказать о рядовых менеджерах. Поэтому в общем случае необходимо полное или коллективное мнение относительно состава документов, что и определяется экспертами. Определение состава документов с помощью экспертов осуществляется в следующем порядке: I. Выбор управленческого решения и его изучение. II. Формирование состава экспертной группы. III. Выбор метода экспертного анализа. IV. Расчет показателей экспертного анализа. V. Обобщение результатов экспертного анализа по каждому из документов. VI. Выбор документов, необходимых для принятия управленческого решения. Раскроем подробнее содержание указанных этапов. I. Выбор управленческого решения и его изучение. Выбор управленческого решения осуществляется из списка решений (процедур), согласованных на предварительной стадии. Порядок выбора в принципе не имеет значения, однако, в первую очередь необходимо исследовать и выбрать наиболее важные процедуры в системе бухгалтерского учета. II. Формирование состава экспертной, группы. Формирование состава экспертной группы осуществляется из числа работников, занятых в данном подразделении либо в нескольких подразделениях того же профиля. Слово «эксперт» латинского происхождения и означает «опытный», «сведущий». Однако, несмотря на древность профессии эксперта, научные методы анализа суждений специалистов получили свое развитие лишь во второй половине XX века.
Факторы, на которых основана способность индивидуальной личности давать полезную информацию в условиях неопределенности можно разделить на индивидуальные и коллективные.
Индивидуальные качества эксперта зависят от его знаний, опыта, интеллекта, способности предвидеть будущее и ряда других факторов, измерение которых сложно или вообще невозможно. Индивидуальные факторы могут оказать влияние на информацию, получаемую от эксперта, и привести к отклонениям как к ненамеренным, то есть к отклонениям, связанным с излишне оптимистическим или пессимистическим отношением к проблеме, так и к намеренным, зависящим от индивидуальной установки специалиста.
В свою очередь коллективные факторы включают те влияния на информацию, полученную от эксперта, которые в определенной степени зависят не от личности специалиста, а прежде всего от ее взаимодействия с окружающей средой, т.е. с коллективом, обществом. Эти влияния могут быть вызваны, например, целями организации, в которой работает специалист, его положением в структуре этой организации, степенью ответственности за результаты экспертизы и т.п.
Отметим, что, несмотря на наличие индивидуальных коллективных факторов, влияющих на точность и надежность информации, получаемой от экспертов, применение формальных процедур сбора информации позволяет в определенной степени уточнить структуру решаемой проблемы и снизить уровень неопределенности, существовавший до начала экспертизы
Таким образом предполагается, что между информацией, получаемой от экспертов и уровнем неопределенности существует взаимосвязь. При использовании метода экспертных оценок важно оценить компетентность эксперта. Существует несколько подходов к оценке компетентности экспертов.
Во-первых, организаторы экспертизы могут на основе прошлого опыта участия эксперта в различных экспертизах давать оценку его компетентности.
Во-вторых, можно провести тестирование экспертов. Для этого разрабатывается специальная тест-анкета. Отвечая на вопросы теста, эксперт должен показать свои знания объекта исследования, аналитические способности. Следует отметить, что разработка анкеты теста является сложной трудоемкой процедурой, поэтому этот метод оценки компетентности оправдывает себя только в тех случаях, когда для экспертизы привлекается большое число экспертов (больше 30). В некоторых случаях можно предложить экспертам произвести самооценку компетентности по некоторой шкале, например от 2 до 5.
Поскольку в данной работе эксперты используются для решения конкретной управленческой ситуации, будем считать, что выбранные эксперты соответствуют всем требованиям и могут производить оценку данной ситуации. В любом случае эксперты должны удовлетворять следующим требованиям, согласно теории экспертных оценок: компетентности, креативности, отношению к экспертизе, конформизмом, аналитичности, широты мышления, самокритичности.
Похожие диссертации на Организационно-методическое обеспечение процесса подготовки управленческих решений в экономических подразделениях организации
