Содержание к диссертации
Введение
Глава 1. Система менеджмента как фактор успеха деятельности организации 8
1.1. Система менеджмента как объект экономического исследования 8
1.2. Сущность и задачи диагностики систем менеджмента 18
1.3. Проблемы измерения уровня систем менеджмента в организациях 21
1.4. Методические принципы диагностики систем менеджмента 46
Глава 2. Исследование и разработка системы показателей оценки уровня систем менеджмента в организациях ... 49
2.1. Структуризация системы показателей оценки уровня систем менеджмента в организациях 49
2.2. Критерии и шкалы оценки состояния основных элементов систем менеджмента 56
2.3. Показатели оценки эффективности систем менеджмента 69
2.4. Статистическое моделирование взаимосвязи показателей диагностики систем менеджмента 75
2.5. Анализ лаговых характеристик взаимосвязи параметров диагностики систем менеджмента 87
Глава 3. Анализ функционирования систем менеджмента в организации .91
3.1. Задачи и направления анализа при диагностике систем менеджмента в организации 91
3.2. Анализ системы менеджмента по элементам 98
3.3. Анализ системы менеджмента по отдельным характеристикам 117
Заключение 130
Список литературы 133
- Система менеджмента как объект экономического исследования
- Критерии и шкалы оценки состояния основных элементов систем менеджмента
- Задачи и направления анализа при диагностике систем менеджмента в организации
- Анализ системы менеджмента по отдельным характеристикам
Введение к работе
Происходящие в стране экономические перемены, затянувшийся кризис, как экономический, так и политический предусматривают создание в организации новой целостной, эффективной и гибкой системы менеджмента.
Начавшийся процесс реструктуризации производства и внедрение новых экономических отношений по-новому ставят вопросы совершенствования системы менеджмента в организациях, улучшения организационных структур менеджмента, финансово-кредитного механизма, ценообразования и материально-технического обеспечения.
Социалистическая (командно-административная) система управления выработала свою, полностью адекватную ей идеологию и методологию управления предприятием. С тех пор, многие организации так и не сумели перестроиться в соответствии с изменившейся ситуацией.
Наиболее актуальной задачей сегодня для отдельно взятой организации является быстрая и адекватная оценка изменений внешней среды и приспособление к ним с наименьшими потерями за счет мобилизации всех внутренних резервов. Все это должно заставить организации по-новому отнестись к выработке экономической политики. В этих условиях встает вопрос о разработке методических принципов и методов управления, основанных на современных научных методах.
Одним из наиболее важных направлений роста эффективности работы организации является совершенствование системы менеджмента. Зарубежные организации уже давно уделяют этим вопросам значительное внимание, рассматривая качество управления как причину большинства своих успехов и неудач.
4 Эффективный менеджмент становится ключевой предпосылкой успешного
функционирования любой организации. Отсюда вытекает необходимость
объективной диагностики действующих систем менеджмента, анализа состояния,
выявления направлений их гибкой и динамичной адаптации к изменяющимся
условиям деятельности организаций. Эта задача является перманентной в
соответствии с быстрыми темпами прогресса в области современной теории и
практики менеджмента.
Проблемам оценки и анализа систем менеджмента (систем управления) посвящен целый ряд работ отечественных ученых и специалистов: Л.Д.Антосенковой, О.А. Дейнеко, В.А. Диневича, А.К. Казанцева, Н.Г.Калинина, Л.Н. Качалиной, О.В. Козловой, Е.С. Кузьмина, B.C. Кулибанова, Ю.А.Лаврикова, Д.С. Львова, Б.З. Мильнера, В.И. Олигина-Нестерова, В.Д. Пака, М.Н.Перфильева, Г.Х.Попова, Д.И.Правдина, В.С.Рапопорта, Ф.М.Русинова, А.Ф. Сильченкова, Г.Э. Слезингера, И.М. Сыроежина, А.В. Тихомировой, В.А.Трапезникова, В.И. Третьяка, Т.С. Хачатурова, В.Л. Худякова и др.
В зарубежной литературе и практике проблемы диагностики систем менеджмента отражены в трудах Д. Мартинделя, У. Леонарда, Д. Гринвуда, Т.Питерса, Р. Уотермана, К. Исикавы, А. Гора и др.
Несмотря на значительный вклад отечественных и зарубежных специалистов в исследовании систем менеджмента, проблематика их диагностирования остается актуальной. Это связано с динамичным характером самих систем менеджмента, постоянным развитием инструментов и методов управления, значительным прогрессом в области информационных технологий, коммуникационных систем, появлением и быстрым распространением новых управленческих концепций.
5 Необходима выработка целостного методологического подхода к
диагностике систем менеджмента в организации, единая система идей и взглядов
на содержание, методы, критерии и процедуру оценки.
Актуальность темы диссертационного исследования, практическая потребность в научном обосновании диагностики систем менеджмента в организациях определили цель и задачи настоящего исследования.
Целью диссертационного исследования является исследование и совершенствование методических основ и разработка практических методов диагностики систем менеджмента в организациях, функционирующих в реальной среде.
Задачи исследования:
исследование специфики систем менеджмента как объекта экономического исследования;
определение понятия «диагностика систем менеджмента»;
разработка методических принципов диагностики систем менеджмента;
разработка системы показателей и критериев оценки уровня систем менеджмента и методов их расчета;
статистическое исследование влияния показателей уровня систем менеджмента на параметры деятельности организаций;
- разработка методов и процедур анализа систем менеджмента.
Предметом исследования являются методы диагностики систем
менеджмента в промышленности, а также совокупность методических и практических вопросов оценки уровня систем менеджмента в организациях.
Объектом исследования являются организации различных отраслей промышленности, различных организационно-правовых форм и масштабов деятельности.
Теоретической основой явились труды отечественных и зарубежных экономистов, основные положения современной экономической теории, справочные и нормативные материалы по исследуемой проблеме. Работа выполнена на базе исходных данных, собранных в ряде организаций различных отраслей (промышленность, строительство и т.д.) ряда регионов страны.
Методологической основой проведенных исследований послужили методы экономического анализа, элементы системного подхода, экономико-математического моделирования, регрессионного анализа, интервьюирование, экспертиза.
Научная новизна исследования состоит в том, что в ней обоснованы принципы и пути диагностики систем менеджмента в организациях, предложена система объективной оценки уровня систем менеджмента, разработаны методы и модели развития систем менеджмента в организациях.
На защиту выносятся следующие основные результаты исследования:
метод структуризации систем менеджмента и выявление на его основе состава и взаимосвязей их элементов;
методические принципы и структурная схема диагностики систем менеджмента;
система показателей и критериев, структурная схема оценки уровня систем менеджмента в организациях и метода его расчета;
формы и направления анализа при диагностике систем менеджмента в организациях.
Практическая значимость диссертационной работы заключается в том, что в ней разработаны конкретные рекомендации по диагностике систем менеджмента в организациях, позволяющие создать более эффективный механизм их функционирования; предложены формы документов для информационного обеспечения и расчета показателей диагностики.
7 Результаты диссертационного исследования прошли апробацию в
организациях г. Санкт-Петербурга и других регионов России; основные
положения диссертационной работы докладывались на научно-практических
конференциях студентов и аспирантов Санкт-Петербургской государственной
инженерно-экономической академии в 1998-1999 г.г. и опубликованы в сборниках
научных трудов.
Система менеджмента как объект экономического исследования
Становится общим мнением, что кризис российской экономики - это, в очень большой степени, кризис менеджмента.
Несмотря на то, что организация людей для достижения общих целей имеет многовековую историю, наука управления развивается только с начала XX века. После окончания второй мировой войны стали во все большей степени осознавать, что качество управления важно для современной жизни, и это привело к углубленному анализу и изучению процесса управления, его окружения и методов.
В послевоенные годы много бригад английских специалистов посетило США для изучения американского опыта в области промышленности. Они скоро поняли, что Англия не очень сильно отстает от США в области техники и технологии. Чем же тогда объяснить сильный разрыв в уровне производительности Англии и США? Отчеты бригад этих специалистов убедительно доказали, что главная причина более низкой производительности английской промышленности в том, что уровень организации и управления в Англии намного ниже, чем в Америке. США выигрывали не столько за счет техники, сколько за счет уровня управления.
В шестидесятые годы один из крупных американских управляющих (одно время он был министром обороны США) Роберт Макнамара пропагандировал (вместе с Питером Дракером и другими американскими учёными) так называемую теорию разрыва ("gap"). Они утверждали, что не только Англия, но и вообще вся Западная Европа отстает от США не столько технологически, сколько организационно. Известно, что за какие-нибудь пятнадцать лет Япония вышла на второе место по объему промышленного производства в мире. Среди факторов, обусловивших этот подъём, японские специалисты называют особую систему управления, которую им удалось создать, и которая помогла японским экономистам быстро увеличить производство. Обобщая эту роль управления, японские специалисты выдвинули теорию "четвертого фактора" производства -управления, роль которого столь же велика, как и роль труда, земли и капитала.
Изучение причин банкротств, проводившееся на протяжении многих лет фирмой по анализу кредитных операций "Дан энд Бред стрит", показывает, что очень высокий процент их был вызван низкой квалификацией или неопытностью руководства. Авторитетный журнал по вопросам капиталовложений "Forbs", изучавший длительное время американские коммерческие организации, пришел к выводу, что компании достигают успеха почти исключительно в зависимости от того, насколько хорошо ими руководят. В 1973 г. в издании "Bank of America" "Обзор малого бизнеса" писалось: " В конечном счете, более 90 % банкротств вызвано некомпетентностью и неопытностью".
Особенно возросла роль менеджмента, когда деятельность каждого организации и организации не только зависит от внутренних факторов, но и обуславливается разносторонними связями с многочисленными партнерами.
Как вид человеческой деятельности, менеджмент является сложным социально-экономическим явлением, включающим способы выбора целей, средства и методы их достижения, структуру и информационные связи, технологию и кадры менеджмента. Это является причиной большого количества подходов к определению сущности менеджмента и, как следствие, большого разнообразия самого понятия «менеджмент». В словаре иностранных слов менеджмент определяется как управление производством, система принципов, методов, средств и форм управления, разработанных и применяемых в развитых странах для повышения эффективности производства или иной общественной деятельности [132]. Поскольку слово «менеджмент» является словом иностранного происхождения, то было бы логичным обратиться за определением понятия менеджмента к зарубежному опыту. В фундаментальном Оксфордском словаре английского языка менеджмент определяется как способ, манера общения с людьми, власть и искусство управления, особого рода умение и административные навыки, орган управления, административная единица.
В американском учебнике для студентов по курсу менеджмента дается следующее определение: «Менеджмент - это процесс оптимизации человеческих, материальных и финансовых ресурсов для достижения организационных целей». Причем, под процессом здесь понимается система действий, предпринимаемых менеджерами, таким образом, совпадая с определением процесса управления, которое дается в некоторых российских учебниках [142, с. 292]: «Процесс управления - это совокупность и последовательность целенаправленных действий руководителя и всего аппарата управления по согласованию совместной деятельности людей». Оптимизация означает необходимость достижения наилучших долгосрочных результатов, а цели - это те результаты, которых добиваются основные акционеры компании.
В английском языке управление в неживой природе скорее назовут "control", управление государством - "government", а управление в хозяйстве -"management" и т.д. В английской литературе управление техническое никогда нельзя смешать с управлением хозяйственным уже потому, что это разные слова. В русском языке различные виды управления называются одним и тем же словом, и это сильно затрудняет анализ. Нам как минимум необходимо каждый раз добавлять какое управление имеется ввиду: политическое, хозяйственное и т.д. Термин "менеджмент" по сути, является аналогом термина "управление", это его синоним, однако не в полной мере», - считает И.Н.Герчикова [35, с. 6].
Критерии и шкалы оценки состояния основных элементов систем менеджмента
На основе работ отечественных и зарубежных специалистов в области управления были сформированы требования, соответствие которым обеспечивает четкую и эффективную работу системы менеджмента и, как следствие, организации в целом. Эти требования послужили основой при формировании основных характеристик состояния элементов системы менеджмента. К ним относятся:
полнота охвата функцией предметных областей менеджмента;
уровень развития функции;
степень регламентации функции;
научная обоснованность применяемых методов;
полнота охвата функцией структурных единиц организации;
использование прикладных компьютерных программ. Любой процесс может быть описан через состав и последовательность отдельных операций, входящих в него. При измерении характеристик процесса управления, по-видимому, представили бы интерес отдельные управленческие операции как учетные единицы. Однако, достаточно сильная специфика деятельности различных организаций, в значительной мере определяет объем, характер и содержание управленческих процедур в них. В связи с этим попытка детализировать механизм измерения уровня системы менеджмента до отдельных управленческих операций приведет к значительному снижению степени универсальности самого метода измерения, сделав невозможным использование его для измерения уровня системы менеджмента в различных организациях. Поэтому представляется целесообразным учесть характеристики состава и последовательности управленческих операций с помощью измерения прогрессивности применяемых по данной функции методов менеджмента. Такой, более укрупненный подход, позволит сохранить универсальность метода измерения, не исключая из него важнейшей характеристики процесса управления - состава и последовательности управленческих операций. Вместе с тем, следует учесть, что измерения могут быть проведены лишь по тем функциям менеджмента, которые имеют более или менее сложившийся набор методов выполнения. Эта еще одна причина, по которой используются именно общие функции менеджмента.
В сложившейся в большинстве организаций обстановке нестабильности особую роль в составе функций приобретают характеристики степени их упорядоченности. Они должны ответить на вопрос о том, в какой степени регламентированы нормативными документами процедуры менеджмента по оцениваемой функции.
Характер процедур менеджмента определяет состав применяемых в системе менеджмента пакетов прикладных компьютерных программ. Существует и обратное влияние характеристик компьютерных программ на содержание процессов менеджмента. В связи с этим при измерении уровня системы менеджмента необходимо учитывать применение современных компьютерных программ.
Таким образом, разработанная схема оценки основных элементов системы менеджмента: система менеджмента - элемент СМ - функция -характеристика — показатель, будет иметь вид представленный на рис. 4.
Разработанные характеристики рекомендуется использовать в качестве критериев при оценке основных элементов системы менеджмента. Критерии могут быть представлены в виде шкал. Для этого необходимо использовать специальные расчетные формы, так называемые «матрицы оценки». Приведенные в них количественные значения показателей были получены экспертным путем и находятся в диапазоне от нуля до единицы.
Матрицы оценки могут быть общими, т.е. одна форма может использоваться для оценки одного элемента по всем функциям.
А также может использоваться специальная матрица, т.е. одна форма используются для оценки одного элемента по одной функции.
Таким образом, для оценки элемента СМ «Функции менеджмента» по критерию «Полнота охвата функцией менеджмента предметных областей» будем использовать форму, приведенную в табл. 1. Эта форма является общей для всех функций и имеет два крайних количественных значения - единица и ноль.
При оценке того же элемента - «Функции менеджмента», но по критерию «Уровень развития функции» используется специальная форма по каждой отдельной функции. По функции «Формирование целей» предлагается использовать форму, приведенную в табл. 2. Эта форма имеет несколько количественных значений, установленных, как уже говорилось ранее, экспертным методом. Поскольку большинство специалистов придает особое весомое значение формированию в организации именно стратегических целей, то представляется логичным, что именно этому значению критерия было дано значение 0,2. Общая оценка по этому критерию определяется суммированием полученных частных значений. Например, на ЗАО «ВАЗинтерсервис» эта оценка составила 1. Такое значение было получено, так как в этой организации были сформулированы все виды целей, представленные в табл. 2. И, что немаловажно, этот факт имел документальное подтверждение.
Задачи и направления анализа при диагностике систем менеджмента в организации
Анализ функционирования системы менеджмента является завершающей стадией диагностики. Методология, методы и приемы анализа системы менеджмента имеют много общего с теоретическими и методологическими основами анализа хозяйственной деятельности. Однако специфика объекта в значительной мере определяет особенности в соотношении различных видов и методик анализа.
Задача анализа любого явления, в том числе и системы менеджмента, состоит в том, чтобы из массы информации выбрать ту, которая необходима для понимания данного явления или процесса, обработать ее соответствующими способами с целью выявить объективное состояние изучаемого явления или процесса, тенденции их развития, факторы, влияющие на данную величину, форму и степень влияния этих факторов на исследуемый результат. При этом выявляется передовой опыт, заслуживающий распространения, дефекты, которые могут быть устранены, и резервы, подлежащие использованию.
Таким образом, целевой функцией анализа деятельности производственно-хозяйственных организаций, включая анализ систем менеджмента, можно считать целенаправленное формирование информации, ее обработку и использование, направленные на выявление и распространение передового опыта, дефектов и потерь в исследуемом процессе или явлении, определение тенденций его развития с целью повышения эффективности производства. Так как менеджмент включает систему мер, направленных на перевод
управляемого объекта из одного состояния в другое, соответствующее поставленным перед объектом целям, анализ должен быть связан со всеми стадиями процесса принятия решения. Он предшествует управленческому решению (выявляя проблемы, подлежащие решению), сопутствует ему (исследуя процесс реализации решения) и завершает управленческий цикл (исследуя оправданность самого решения по результатам его выполнения и выявляя новые проблемы, возникающие на базе реализации ранее принятых решений).
Этим определяется использование различных видов анализа: глобального, охватывающего весь исследуемый объект (в нашем случае всю систему менеджмента); локального, сконцентрированного на определенных участках управления (например, один из элементов системы менеджмента); тематического, охватывающего определенную проблему или программу (изменение структуры системы менеджмента в связи с освоением нового вида продукции).
Кроме того, по периоду времени, за который проводят анализ, различают: текущий, оперативный и перспективный анализ. Первый из них посвящается обычно исследованию результатов текущей (годовой) деятельности системы менеджмента или ее части; второй — осуществляется в ходе работы и, как правило, бывает локальным или тематическим. При его проведении в большинстве случаев более детально исследуется анализируемый объект. В процессе перспективного анализа выявляются тенденции развития исследуемого явления или процесса. При этом отдельные частности могут игнорироваться, как не влияющие непосредственно на развитие исследуемой проблемы.
Наиболее распространен анализ достигнутых результатов работы (фактического состояния системы менеджмента). Однако, не менее актуален анализ системы менеджмента, связанный с проведением тех или иных мер, направленных на совершенствование системы менеджмента или производства в процессе подготовки этих мер. Этот вид анализа носит профилактический характер и непосредственно связан обычно с оценкой эффективности намеченных для проведения мероприятий.
Поскольку, это анализ в составе диагностики системы менеджмента, то проводится он более укрупнено. Его задачей является выявление звеньев или проблем, изменения которых, в наибольшей, мере могут повлиять на общие результаты функционирования системы менеджмента в связи с их положительными чертами, подлежащими распространению, или дефектами, которые следует устранить. Выявленные в ходе диагностического анализа объекты или проблемы подвергаются, обычно, детальному анализу, в процессе которого, выявляется их зависимость, определяются факторы или участки, воздействие на которые может дать положительный эффект.
Анализ должен выявить насколько эффективно (результативно) функционируют те элементы СМ, которые предусмотрены в системе; в чем причина высокого или низкого уровня оценки состояния отдельных элементов см.
Основными задачами, которые решает анализ функционирования системы менеджмента являются:
анализ результатов оценки уровня менеджмента в организации;
изучение тенденций развития системы менеджмента;
вскрытие причин и факторов, влияющих на оценку уровня менеджмента в организации;
разработка мероприятий по совершенствованию системы менеджмента.
Цель анализа состоит в содействии планомерному повышению эффективности систем менеджмента и общественного производства в целом. Он должен, во-первых, определить возможности улучшения использования наличного аппарата СМ, сложившихся организационных форм и методов менеджмента и, во-вторых, исходя из реальных возможностей обосновать рациональные пути развития хозяйственных субъектов и пути управления ими.
Анализ системы менеджмента по отдельным характеристикам
Коэффициент затрат на менеджмент, приходящихся на 1 управленческого работника рассчитывается как отношение суммы затрат на менеджмент и численности управленческого персонала.
Годовой объем выпуска продукции (работ, услуг), приходящийся на 1 руб. затрат на менеджмент определяется как отношение выпуска продукции (работ, услуг) к сумме затрат на менеджмент, рубУруб.
Удельный вес затрат на совершенствование СМ определяется отношением суммы затрат на совершенствование СМ к общей сумме затрат на менеджмент, %.
В нашем примере в отчетном году сумма затрат на совершенствование СМ равна нулю. Но в данном случае, это означает, что планом технико-экономического развития ЗАО «ВАЗинтерсервис» меры по совершенствованию СМ были предусмотрены ранее. Возможно, что снижение затрат на менеджмент в отчетном году явилось следствием этих мер.
Рационализация затрат на менеджмент, т. е. сокращение их величины, приходящейся на единицу производимой продукции или другого вида эффекта, предполагает глубокое исследование объема, структуры, тенденций изменения этих затрат и степени влияния процессов управления на эффективность производства. Это исследование осуществляется в процессе анализа затрат на менеджмент, основным назначением которого является глубокое понимание их существа и происходящих в них изменений.
Оперативный анализ затрат на менеджмент следует, на наш взгляд, применять только в случаях резких изменений в динамике тех или иных видов расходов или существенных отклонений от плана. Это определяется тем, что обычно объем и структура этих затрат довольно устойчивы и нет надобности в частом их исследовании. Этим же определяется и то положение, что анализ долгосрочных изменений затрат на менеджмент является основной формой исследований и часто непосредственно смыкается с прогностическим анализом. Опыт работы в области анализа затрат на менеджмент определяет целесообразность проведения его по элементам затрат, подсистемам менеджмента, месту затрат и затратам, связанным с обоснованием, принятием и руководством выполнением наиболее крупных и регулярно повторяющихся управленческих решений.
Существующая система учета и отчетности не дает возможности осуществлять все названные направления анализа. Даже не все элементы затрат отражены в этой системе. В ней не предусмотрена локализация затрат по подсистемам и месту их производства. Предложение о введении такого учета было бы неоправданно, так как его выполнение привело бы к явному повышению управленческих затрат, не предвещая большой экономии, так как, как правило, объем и структура этих затрат малодинамичны. Поэтому следует рекомендовать проведение в каждой организации ежегодного анализа затрат на менеджмент по элементам затрат, стремясь полностью охватить все виды расходов на менеджмент.
Анализ затрат на менеджмент по подсистемам (технической, производственной, экономической, внешних хозяйственных связей, труда и социального развития) обычно приходится проводить только по части затрат, непосредственно связанной с работой данной подсистемы. Распределение затрат, связанных с деятельностью всей системы менеджмента в целом (заработная плата руководителя, расходы на содержание помещений и т. д.) целесообразно рассматривать вне связи с отдельными подсистемами, так как применение условных методов распределения этих затрат по подсистемам не дает должного эффекта.
Проведение остальных направлений анализа следует осуществлять эпизодически по мере существенных изменений в них, используя с этой целью материалы, полученные при помощи специально поставленных разовых наблюдений.
Наиболее существенным является анализ затрат, меняющихся под влиянием различных инноваций в процессе управления или производства.
Наиболее распространенными видами таких изменений являются: изменение производственной структуры управляемого объекта - формирование производственного или других видов объединений из ранее самостоятельных организаций, осуществление мер по концентрации и специализации, освоению новых видов продукции, изменению технологического процесса. Эти инновации могут сопровождаться изменениями в системе менеджмента и связанных с этим затрат. Структура способствует сохранению устойчивого состояния системы и является показателем ее организации. Структура организации представляет собой, прежде всего синтез структуры производства и структуры менеджмента.
Анализ производственной структуры организации направлен на изыскание резервов ее совершенствования в соответствии с изменяющимся ассортиментом продукции, на стимулирование совершенствования организационной структуры, на создание условий для эффективной концентрации научно-технического потенциала, специализации и кооперирования в процессе выполнения производственных программ.
Производственная структура организации характеризуется составом, специализацией и формами взаимосвязи ее подразделений в процессе создания, освоения и производства новой продукции.
В производственную структуру организации в зависимости от роли в процессе производства включаются основные и функциональные подразделения. Основные подразделения непосредственно принимают участие в создании продукта, оказывая определяющее влияние на качество и объем выпускаемой продукции и эффективность конечных результатов. Функциональные подразделения не принимают непосредственного участия в комплексе работ по непосредственному созданию продукции, но создают условия для эффективной работы основных подразделений организации. Анализ фактических структур организаций промышленности свидетельствует об идентичности по номенклатуре и количеству входящих подразделений, что является отражением сходства выполняемых функций.
Производственная структура должна строится с учетом наиболее полного разделения труда между участниками производства, что приводит к повышению производительности труда и улучшению использования техники и материальных ценностей. Изучая структуру организации, выявляют удельный вес промышленно-производственного и непромышленного персонала, динамику численности этих категорий работников, анализируют структуру организации промышленно-производственной и непромышленной деятельности.
