Содержание к диссертации
Введение
Глава 1. Комплексное исследование информационной среды функционирования предприятия 9
1.1. Ресурсное обеспечение деятельности предприятия 9
1.2. Анализ информационной среды функционирования предприятия 20
1.3. Исследование информационных потребностей производственного предприятия 31
1.4. Исследование структуры взаимосвязей экономических подразделений предприятия 39
1.5. Формирование системы информационного обмена 48
1.6. Анализ информационных показателей для целей оперативного управления предприятием 54
Глава 2. Формирование информационного обеспечения деятельности экономических подразделений производственного предприятия 68
2.1. Исследование особенностей формирования информационного обеспечения экономических служб 68
2.2. Методические основы построения информационного обеспечения деятельности службы учета 80
2.3. Построение алгоритмов рабочих процедур в информационной системе учета 95
2.4. Оценка эффективности использования информационного обеспечения учетной службы 111
Заключение 127
Список литературы 138
Приложение 147
- Ресурсное обеспечение деятельности предприятия
- Анализ информационной среды функционирования предприятия
- Исследование особенностей формирования информационного обеспечения экономических служб
- Методические основы построения информационного обеспечения деятельности службы учета
Введение к работе
В процессе управления деятельностью предприятия постоянно приходится решать широкий спектр текущих и стратегических задач с использованием практически всех видов ресурсов: материальных, трудовых, финансовых, информационных и др.
Особую роль в обеспечении нормального функционирования системы управления предприятием играют информационные ресурсы. Достоверная и оперативная информация является необходимым условием сознательного экономического регулирования производства и повышения его эффективности, в то время как искажение или отсутствие информации практически лишает предприятие конкретных реальных ориентиров и приводит к негативным последствиям.
Информация является одним из важнейших видов производственных ресурсов, и в условиях рыночных отношений одной из насущных становится задача рационального использования каждой единицы информации с целью увеличения полезного эффекта от ее потребления. При этом предполагается наличие полного, достоверного и своевременно используемого комплекса информационных ресурсов непосредственно для управления предприятием, а также для внешних пользователей экономической информации и контролирующих органов.
Подобное информационное обеспечение, являясь неотъемлемой составляющей системы оперативного управления предприятием, позволит:
ускорить получение текущей информации руководством предприятия;
оперативно обеспечивать экономические службы требуемой информацией в заданные моменты времени;
минимизировать риск потери информации;
устранить дублирование функций отдельных работников и подразделений;
упростить задачу подстройки процесса формирования и обработки информационных потоков в соответствие с изменениями и рекомендациями законодательного характера.
Важнейшим источником информации, являющейся основой управленческих решений, являются такие экономические службы предприятия, как плановая, финансовая, бухгалтерия, что и делает актуальным изучение вопросов, связанных с их ролью в информационном обеспечении деятельности предприятия.
Целью диссертационного исследования является разработка и обоснование теоретических положений и методических основ организации информационного обеспечения как инструмента оперативного управления предприятием и выработка практических рекомендаций по их использованию.
Целью исследования предопределены постановка и решение следующих основных задач:
определение ресурсной базы предприятия и выделение информационных ресурсов как наиболее значимых для обеспечения устойчивой работы предприятия в нестабильной экономической среде;
анализ воздействия факторов внешней и внутренней среды на устойчивость и конкурентоспособность предприятия;
анализ требований к информационному обеспечению с позиций управленческой деятельности;
определение показателей информационного обеспечения деятельности экономических служб предприятия;
исследование проблемы формирования системы информационного обмена;
анализ информационных экономических показателей для целей управления;
исследование особенностей формирования экономической информационной системы;
разработка методических основ построения экономической информационной системы на примере учетной службы;
обоснование и разработка должностных инструкций и схемы взаимодействий работников учетной службы между собой и с представителями других подразделений и структур;
разработка принципов оценки эффективности использования информационного обеспечения деятельности учетной службы.
Предметом исследования являются вопросы информационного обеспечения оперативного управления предприятием.
Объектом исследования являются предприятия промышленности и строительной индустрии.
Методологической основой диссертации являются законодательные акты, нормативные и методические материалы, а также труды отечественных и зарубежных ученых по проблемам информационного обеспечения управления предприятием, финансового, бухгалтерского и налогового учета. Существенный вклад в разработку проблем внесли работы Х.Андерсона, М.И.Баканова, Н.П.Бондаря, В.В.Дика, Л.А.Ерофеевой, С.В.Земляченко, А.Е.Карлика, В.В.Ковалева, А.А.Кожарова, Е.П.Козловой, А.В.Кострова, Б.Нидлза, В.И.Подольского, М.Л.Пятова, Р.С.Сайфулина, И.В.Чепаченко, А.Д.Шеремета, А.И.Уринцова и др.
В процессе диссертационного исследования были использованы в качестве инструментов методы экономического и логического анализа; экономико-организационное, структурное моделирование.
В качестве исходной информации были использованы материалы Госкомстата РФ, а также материалы, полученные автором непосредственно на объектах исследования.
Методические положения, выводы и рекомендации, содержащиеся в диссертации, являются результатом самостоятельного исследования автора.
Участие автора в получении результатов диссертационного исследования состоит в следующем:
постановка целей и задач диссертационного исследования;
определение роли и места ресурсного обеспечения в повышении эффективности оперативного управления предприятием;
исследование проблем воздействия информационной среды на устойчивость и конкурентоспособность предприятия;
разработка направлений повышения эффективности оперативного управления предприятием на базе использования информационного обеспечения деятельности экономических служб;
разработка методических основ формирования информационного обеспечения на примере учетной службы производственного предприятия, которые могут быть использованы для организации информационного обеспечения на предприятиях различных организационно-правовых форм, всех размерных групп и видов деятельности;
разработка принципов оценки эффективности организации информационного обеспечения экономической службы на стадии принятия решения об ее использовании по критерию корреляции;
разработка основ системы мониторинга учетной службы производственного предприятия.
В совокупности результатов диссертационного исследования научной новизной обладают следующие:
1. Разработана классификация факторов информационной среды функционирования предприятия, что позволяет оценить степень их влияния на его устойчивость и конкурентоспособность.
2. Предложен подход к формированию системы информационного обмена, позволяющий регламентировать передачу информации между экономическими службами и внутри них, для повышения качества управленческих решений.
3. Обоснован перечень экономических информационных показателей для целей оперативного руководства предприятием, в частности: объем и структура продаж; величина запасов готовой продукции; объем незавершенного производства; объем товарной продукции; величина запасов материалов и комплектующих; объем и структура закупок; величина и структура дебиторской задолженности; величина и структура кредиторской задолженности; денежные потоки.
4. Разработаны методические основы формирования информационного обеспечения экономического подразделения на примере службы учета как инструмента оперативного управления предприятием адекватно меняющимся внешним условиям.
5. Разработаны методические основы анализа деятельности учетных служб на коммерческих предприятиях всех размерных групп, позволяющие реально оценить степень соответствия их деятельности сложившимся условиям и выработать пути повышения эффективности их работы, и принципы рационализации документооборота.
6. Разработаны методические основы организации и принципиальная схема информационного обеспечения учетной службы как инструмента оперативного управления, а также подход к формированию должностных инструкций, основанный на выделенных автором принципах рационализации документооборота.
Практическая значимость результатов исследования состоит в том, что предложенные методические основы, модели и алгоритмы формирования информационного обеспечения учетной службы производственного предприятия доведены до стадии разработки, позволяющей применять их на практике.
Результаты исследования апробированы предприятием строительной индустрии СП «ДАКСпол».
Основные положения работы опубликованы в статьях, материалах конференций, докладывались и получили одобрение на Второй Международной школе-семинаре БИКАМП 99, 1-й и 2-й научной сессии аспирантов Санкт- Петербургского государственного университета аэрокосмического приборостроения.
Основное содержание диссертации отражено в одиннадцати опубликованных работах.
Ресурсное обеспечение деятельности предприятия
Производство общественного продукта в рамках всего общества, равно как и производство продукции и услуг в рамках отдельных предприятий и их объединений, практически невозможно осуществить без взаимодействия трех основных видов ресурсов - материальных, трудовых и финансовых, причем материальные ресурсы в данном, простейшем случае включают в себя сырье, материалы, топливо, энергию и оборудование, здания, сооружения, транспортные средства и др. Это обусловлено тем, что всякий процесс производства продукции включает в себя три простых элемента: предметы труда, орудия труда и непосредственно живой труд. Вне зависимости от того, в условиях какой общественно-политической формации происходит воспроизводственный процесс, независимо от экономического механизма, действующего в рамках государства (рыночный или административно-командный), эти элементы (факторы) воспроизводственного процесса составляют обязательные его части.
Одновременно следует отметить, что производственный процесс независимо от его общественной формы всегда представляет собой взаимодействие между человеком и окружающей его природой, в ходе которого происходит преобразование продуктов природы в соответствии с насущными потребностями общества и отдельных его членов. Проблема тесной взаимосвязи цели производственной деятельности и средств ее достижения имеет, с нашей точки зрения, не только социально-экономический, но и общеэкономический аспект. Естественной целью производства в условиях любой социально-экономической формации должна являться максимизация результата, более полное удовлетворение потребностей общества путем удовлетворения потребностей каждого из его членов. Эта цель определяет функциональное назначение как каждого элемента производственного процесса, так и их оптимальное сочетание.
Здесь необходимо отметить, что в условиях государства с административно-командной системой управления и централизованного планирования приоритеты смещаются и считается, что удовлетворение потребностей населения происходит через удовлетворение потребностей государства. Так, безудержный рост производства в оборонной промышленности, непосредственно влияющий на рост показателей народного хозяйства, неизменный приоритет роста отраслей группы "А" над отраслями группы "Б" - все это подавалось как рост благосостояния народа. Действительно, в определенном смысле рост производства в оборонной промышленности дает свои положительные результаты, а именно: - увеличивает количество рабочих мест; - развивает наукоемкие отрасли промышленности; - увеличивается выручка от экспорта за счет поставок вооружений за границу.
В то же время уже давно доказано, что рост объемов производства оборонно-промышленного комплекса, сопровождающийся ростом массы заработной платы, не обеспеченной товарами и услугами - это прямой путь к инфляции, к дефицитной экономике.
Взаимосвязи между элементами производственного процесса, их оптимизация по критерию максимизации конечного результата позволяют рассматривать взаимодействие общества, человека с природой как непрерывно совершаемый процесс, требующий постоянного возобновления. Именно анализ производственного процесса и в частности процесса управления предприятием и производством позволяет полнее раскрыть содержание и экономическую роль в осуществлении процесса производства таких категорий, как интенсификация, экономия, эффективность.
Ресурсы в изначальном своем значении в переводе с французского -ценности, запасы, возможности для использования. В современном понятии наиболее часто употребляются такие сочетания как человеческие ресурсы, природные ресурсы - геологические запасы, лесные, водные, земля. В условиях протекания процесса воспроизводства можно говорить о ресурсах рабочей силы, оборотных фондов, основных фондов, финансовых ресурсах или, если говорить в широком смысле, о трудовых, материальных и финансовых ресурсах. В то же время существуют и другие мнения по поводу понятия "ресурсы". Так, в работе Г.А.Соколовской и Т.А.Сигаревой, ресурсы характеризуются как натурально-вещественная основа производственных факторов. Однако в противоречие с этим определением вступает понятие нового вида ресурсов - информационных ресурсов, не имеющих указанной выше натурально-вещественной основы. На наш взгляд, в ходе исследования этой проблемы следует придерживаться следующей классификации: природные ресурсы; материальные ресурсы; трудовые ресурсы; энергетические ресурсы; финансовые ресурсы; информационные ресурсы.
Под природными ресурсами мы подразумеваем часть естественной природы, в том числе ее объектов, процессов, условий, используемой или возможной для использования обществом в целях удовлетворения духовных и материальных потребностей людей. Важнейшими видами природных ресурсов являются минеральные, биологические (растительного и животного мира), водные, земельные, атмосферный воздух и солнечная энергия.
Анализ информационной среды функционирования предприятия
Производственное предприятие как субъект хозяйствования постоянно находится под воздействием внешней и внутренней среды. С позиций современного стратегического маркетинга, внешняя среда включает макро- и микросреду [85]. Макросреда для предприятия - это благоприятные возможности или опасности. В свою очередь, микросреда - это сильные и слабые стороны предприятия. Подобная характеристика внешней среды отражает воздействие внешних факторов на устойчивость и конкурентоспособность предприятия (табл.2). Главными элементами макросреды или макроэкономическими индикаторами с позиции маркетинга рассматриваются: 1. Демографическая среда (изменение в образовании и профессиональной занятости населения, изменение структуры населения, иные демографические изменения в обществе). 2. Экономическая среда (изменения темпов: производственных инвестиций, структурных сдвигов в экономике и отраслях, инфляции, платежеспособного спроса на продукцию предприятия). 3. Технологическая среда (изменения в технологии производства материалов, деталей, конструкций, работ). 4. Политическая среда (отношения в политике в сфере бизнеса, изменения условий экспорта и импорта материальных ресурсов, валютных курсов и пр.). 5. Юридическая среда (изменения условий государственного законодательства в области деятельности предприятия и в смежных отраслях, изменение законодательных основ, регулирующих конкуренцию, в частности, законов об экономической конкуренции, о ценообразовании, о лицензировании деятельности, о порядке заключения контрактов (договоров)). 6. Социальная среда (изменение спроса на рынке продукции (работ, услуг), на рынке труда и пр.). 7. Культурная среда (изменение жизненных ценностей в обществе, норм поведения, иных ценностей, заменяющий «стандарт поведения потребителей»). 8. Экологическая среда (загрязнение воздуха, почв, воды, что требует увеличения инвестиций в природоохранную политику; возрастание дефицита сырьевых ресурсов, что требует разработки альтернативных видов материалов, конструкций, методов производства, реконструкции и капитального ремонта зданий и сооружений). Обобщая отражение процесса воздействия макросреды на деятельность предприятия, следует выделить, что предприятие не в состоянии контролировать изменения в макросреде, так как ею нельзя управлять. Однако, предприятие может частично оказывать влияние на макросреду, например, лоббируя принятие определенных законодательно-правовых и нормативных актов, изменяя свою политику маркетинга, применяя иные меры. В отличие от макросреды микросреда - это среда, с которой предприятие взаимодействует непосредственно: другие предприятия-конкуренты; поставщики материалов, деталей, конструкций, оборудования; заказчики, иные субъекты деятельности предприятия. На уровне микросреды для предприятия характерна реализация сильных и слабых сторон, так как воздействие микросреды на предприятие взаимно (табл. 3). Предприятие имеет возможность контролировать изменения в микросреде и управлять ею. Изменение условий взаимоотношения предприятия с микросредой может изменить общую политику как предприятия (его стратегический план, политику маркетинга), так и политику участников деятельности. Обобщая условия взаимоотношений предприятия со средой, следует выделить ряд особенностей. Основные факторы внутренней среды, воздействующие на уровень устойчивости и конкурентоспособности предприятия, включают совокупные ресурсы предприятия с учетом их качества и эффективности использования, параметры организации производства и труда, конкурентную позицию предприятия, его принципы деятельности, применяемые маркетинговые стратегии, качество и уровень финансового менеджмента. Первопричиной устойчивости и конкурентоспособности предприятий является воздействие таких внешних факторов как политическая, экономическая и финансовая стабильность. Это проявляется, прежде всего, в дефиците финансирования, снижении темпов и масштабов инвестиционной деятельности, недостаточно эффективной налоговой политике, недостаточно эффективной амортизационной политике, несвоевременных платежах во взаиморасчетах с заказчиками и поставщиками и др.
Исследование особенностей формирования информационного обеспечения экономических служб
Система управления предприятием характеризуется наличием двух взаимосвязанных компонентов: субъекта управления - управленческого аппарата предприятия, осуществляющего формирование целей и принятие решений (которые затем формализуются в виде планов), а также обеспечивающего контроль за их выполнением; объекта управления - служб, осуществляющих выполнение поставленных задач.
В рамках системы управления циркулируют информационные потоки, характеризуемые наличием прямой и обратной связей. Прямая связь представляет собой директивную информацию от управленческого аппарата объекту управления, а обратная связь - поток отчетной информации, который формируется объектом управления и содержит сведения о выполнении принятых решений и степени влияния внешней среды на внутреннюю экономическую ситуацию на предприятии и наоборот.
Результативность управления предприятием в целом в значительной степени определяется уровнем его организации и качеством информационного обеспечения.
Уровень организации предприятия определяется организацией отдельных его структур и связей между ними. В настоящей работе внимание уделяется организации экономических служб предприятия.
Автором исследования поддерживается точка зрения В.В.Ковалева [50], который отмечает, что "в системе информационного обеспечения предприятия особое значение имеют экономические данные, а отчетность становится основным средством коммуникации, обеспечивающим достоверное представление информации о финансовом состоянии предприятия".
В данном случае любая экономическая служба предприятия рассматривается как объект регулирования с присущей ему информационной системой, в которую поступает информация, разделяемая на внешнюю и внутреннюю. Первую служба получает извне (от руководства, прочих отделов и служб предприятия, поставщиков, покупателей, из банка и пр.), а вторая образуется в ней самой, в основном как первичная - в результате регистрации тех или иных явлений и фактов хозяйственной деятельности.
Исходящая информация также подразделяется на внешнюю и внутреннюю. Первая уходит из службы, ее показатели могут составлять общеустановленные формы первичных и сводных документов, вторая используется в самой службе.
Кроме подразделения на внешнюю и внутреннюю, исходящую и входящую, информация в экономической службе, может быть классифицирована с точки зрения процесса ее обработки как первичная, промежуточная и результатная.
С позиции объективного отражения действительности информация разделяется на достоверную и недостоверную (некачественную). Недостоверной она бывает как с момента возникновения, так и с любой стадии передачи.
По признаку насыщенности информация разделяется на недостаточную, достаточную и избыточную, а также на полезную и бесполезную. Критерий полезности зависит от цели получения сведений.
Важное значение имеет разделение информации по применяемости - на постоянную и переменную. Постоянная характеризует различные сущности объекта: признанную часть, нормативно-расценочные данные, последовательность выполнения процессов и др. Обработку информации с применением персональных компьютеров можно эффективно организовать при выводе всей постоянной информации из первичных и других документов и хранении ее на жестком магнитном диске в виде справочников, которые в дальнейшем будут использоваться многократно. В этих случаях значительно уменьшаются работы по регистрации информации и ее объем.
С точки зрения влияния на источник выделяется активная и пассивная информация. Преобладающая роль принадлежит первой, активность которой выражается в том, что она имеет непосредственное отношение к процессу управления предприятием, а ее количественный объем определяется взаимодействием предприятия с внешним миром. Появление активной информации подразумевает необходимость ответных действий на получение этой информации.
Экономическую информацию можно классифицировать также по видам расчетов и так далее.
В.В.Ковалевым были выделены три основных требования, которым должна удовлетворять экономическая информация "с позиции обеспечения управленческой деятельности. Она должна содержать данные, необходимые для: принятия обоснованных управленческих решений в области инвестиционной политики; оценки динамики и перспектив изменения прибыли предприятия; оценки имеющихся у предприятия ресурсов, происходящих в них изменений и эффективности их использования".
Изучив разработанную В.И.Подольским [71] схему преобразования исходной (первичной) экономической информации в результатную, автор исследования предлагает ее более универсальный вариант (рис.4). Первый и третий этапы подразумевают также хранение информации в бумажном или электронном виде.
Эта схема иллюстрирует правила передачи, хранения и преобразования информации в общем виде.
Первичный (оперативный) учет условно подразделяется на две стадии -подсчет и измерение, а также регистрацию исходных данных. Регистрация первичных данных осуществляется преимущественно вручную и является весьма трудоемким процессом. Поскольку документы являются наиболее распространенными носителями экономической информации, необходимо улучшение их формы, использование типовых и унифицированных форм, снижение их количества и приспособление к автоматизированной обработке.
В случае компьютеризации предприятия или отдельных его служб существует и другой, более перспективный путь - бездокументное оформление операций, когда исходная информация по каналам связи поступает в компьютер.
В процессе поиска данных отбираются нужные сведения, которые затем поступают на обработку (логическую и арифметическую) для получения результатной информации. К операциям логической обработки относятся сортировка, выборка из базы данных по различным условиям, определение знака числа и прочее. Наиболее массовой в экономических расчетах является операция сортировки (подбор и упорядочение). Операции арифметической обработки включают действия алгебраического сложения, умножения, деления, возведения в степень и другие.
Методические основы построения информационного обеспечения деятельности службы учета
Формирование информационного обеспечения деятельности службы учета на действующем предприятии является весьма ответственным мероприятием, требующим от руководства и исполнителей четкого понимания целей, задач и открывающихся перспектив его использования в общей системе управления. Построение этого обеспечения является актуальной проблемой как в случае автоматизации процессов информационного обмена, так и при ее отсутствии, поскольку, как это зачастую отмечается в литературе -автоматизация беспорядочной организации рабочих процессов может привести лишь к получению автоматизированного хаоса [95].
Как уже отмечалось ранее, основой формирования эффективного информационного обеспечения учетной службы является ее хорошая организационная структура. Эффективность организационной структуры определяется соответствием каждого исполнителя своему рабочему месту.
Предпосылками построения такой структуры является комплексное решение взаимосвязанных организационных, кадровых и финансовых аспектов, а также разработка технологии и методологии организации профессиональной деятельности в конкретной предметной области.
Организационный аспект предполагает реструктуризацию подразделения. Вводится новая форма организации ведения бухгалтерского учета, оговоренная в учетной политике. Происходит изменение условий труда, поэтому необходим пересмотр штатного расписания.
При разработке штатного расписания особое внимание необходимо уделять должностным инструкциям, четко выделяя перечень обязательных функций и определяя требования к каждой должности.
Кадровый аспект характеризуется тем, что в связи с организационными изменениями, качественно изменяются требования к персоналу. Требуется утвердить кадровую политику, включающую решение задачи подготовки кадров, повышения профессионализма, расширения специализации.
Принимая во внимание, что процессы реструктуризации являются болезненными для любого коллектива, автором исследования предлагается максимально использовать сформированный в смысле количества и квалификации коллектив путем перераспределения по зонам работы и ответственности в зависимости от требуемой и имеющейся квалификации.
Решение кадровой задачи проводится с использованием аттестации каждого сотрудника, для проведения которой разрабатывается положение, где определяется, кто и как часто должен проводить аттестацию, по каким критериям оцениваются результаты труда, личностные и деловые качества, их количественная оценка и связь оплаты труда с результатами проведенной оценки. Разрабатывается система оценки заслуг работника, позволяющая анализировать результативность труда.
Разработка технологии и методологии организации финансово-учетной деятельности, требующая единой системы обработки экономической информации, непосредственно связана с формированием учетной политики предприятия.
Принятие учетной политики определяет самостоятельность выбора предприятия в организации учета. Конкретизация учетной политики осуществляется в соответствие с формой собственности предприятия, условиями деятельности, технической базой и отраслевыми особенностями, наличием налоговых льгот, свободы в решении вопросов ценообразования, квалификации персонала и его материальной заинтересованности. Выбор варианта учетной политики определяет проводимая на предприятии экономическая политика, которая может быть постоянно ориентирована на сохранение финансового равновесия, получение стабильной прибыли и долговременное существование, а в отдельные периоды направлена на расширение предприятия, увеличение ассортимента, освоение новых видов продукции, завоевание новых рынков сбыта и характеризуется дополнительными инвестициями, увеличением затрат, финансовыми затруднениями. В современных условиях экономическая политика ряда предприятий России направлена на оптимизацию затрат и минимизацию налогов.
Таким образом, на данном этапе анализируется выбранная учетная политика, отраженная в приказе об учетной политике предприятия на финансовый год, вносятся необходимые коррективы в зависимости от принятой экономической политики и с учетом изменений законодательного характера.
На основе анализа всех ранее изданных на предприятии организационно-распорядительных документов, оформляющих решения по вопросам ведения учета, анализа, планирования, регулирования на предприятии; пролонгации их или корректировки; рассмотрения изменений в системе экономических, налоговых, бухгалтерских стандартов и законодательства, анализируются новые способы ведения учета с целью подготовки и издания соответствующих документов (приказов, распоряжений и прочего) по вопросам, не оформленным согласно ранее действующим правилам.
На основе приведенной ранее схемы обработки финансово-экономической информации разрабатывается модель системы и технология функционирования учетной службы в виде комплексов рабочих мест пользователей-специалистов различных уровней.
Для реализации поставленной задачи формирования структуры информационного обеспечения, автором исследования была взята за основу и дополнена предложенная В.И. По дольским схема организации учета на основе использования рабочих мест по отдельным учетным работам. В соответствие с методологией сбора и передачи данных выделены уровни, на которых возникает и обрабатывается информация (рис. 6).
