Содержание к диссертации
Введение
ГЛАВА 1. Теоретические аспекты инновационного развития управленческой деятельности компании 14
1.1. Организационно-управленческие инновации и их роль в совершенствовании бизнес-процессов компании 14
1.2. Информационно-документационное обеспечение как среда осуществления эффективных инноваций в системе управления компании 27
1.3. Факторы, оказывающие влияние на внедрение системы электронного документооборота 39
ГЛАВА 2. Методические основы формирования и реализации организационно-управленческих инноваций в компании 53
2.1. Характеристика и оценка информационно-документационных ресурсов компании 53
2.2. Анализ инструментария создания системы электронного документооборота 66
2.3. Критерии выбора релевантной системы электронного документооборота для создания условий реализации организационно управленческих инноваций 78
2.4. Алгоритм и модель внедрения организационно-управленческих инноваций посредством системы электронного документооборота 86
ГЛАВА 3. Адаптация подходов к построению организационно-управленческих инноваций (на примере горнорудной компании) 107
3.1. Выбор эффективного инструмента создания и реализации инноваций в информационно-документационном слое 107
3.2. Формирование системы взаимодействий в документационном обеспечении компании 118
3.3. Обоснование системы показателей оценки экономической эффективности от реализации организационно-управленческих
инноваций 128
Заключение 145
- Информационно-документационное обеспечение как среда осуществления эффективных инноваций в системе управления компании
- Факторы, оказывающие влияние на внедрение системы электронного документооборота
- Критерии выбора релевантной системы электронного документооборота для создания условий реализации организационно управленческих инноваций
- Формирование системы взаимодействий в документационном обеспечении компании
Информационно-документационное обеспечение как среда осуществления эффективных инноваций в системе управления компании
Необходимо отметить, что термин «инновация» был введен в экономическую науку Йозефом А.Шумпетером3, в основе взглядов которого лежит инновация как средство преодоления экономических кризисов. На основе теории «длинных» конъюнктурных волн деловой активности он выявил новую возможность вывода производственной системы из кризиса, связанную не с ростом масштабов деятельности, сокращением издержек или ростом цены на прежнюю продукцию, а с изменением в хозяйственном процессе за счет создания и внедрения инноваций. Согласно Й.Шумпетеру, с помощью инноваций предприятие может использовать новые конкурентные приемы, отличные от прежних ценовых форм конкуренции. Данные конкурентные приемы ученый назвал эффективной конкуренцией4. Также им было введено понятие «Новых комбинаций» в работе «Теория экономического развития», которое послужило прообразом новых определений инноваций. Под новыми комбинациями Шумпетер понимал 5 типов изменений: внедрение новой техники, новых технологий; внедрение новой продукции; применение новых типов сырья; организационные изменения; выход на новые рынки сбыта.5 Другие ученые определяют инновации – как процесс реализации новшества в конкретных условиях среды6.
В широком смысле под инновациями понимают введенный в употребление новый или значительно улучшенный продукт (товар, услуга) или процесс, новый метод продаж или новый организационный метод в деловой практике, организации рабочих мест или во внешних связях7. К этому следует добавить, что, по мнению ряда ученых, инновации представимы в динамическом либо статическом аспектах, исходя из чего, можно выделить три ос 16 новных подхода — инновация как процесс8, инновация как изменение9 и инновация как результат
Терминология в области инноваций широко освещена в законодательных актах, руководящих международных документах, монографиях, ученых пособиях и других источниках. В законах регионов при использовании термина «Инновация» соблюдено соответствие Федеральному закону №127, однако имеются примеры как дополнений данному определению, так и значительного сокращения. Согласно различным трактовкам понятия инновация (Приложение 1), термин инновация наделен такими признаками, как: новизна (новые качества, свойства и иные отличительные от существующих аналогов признаки, в т.ч. новизна для конкретного предприятия), практическая применимость с точки зрения потребительской полезности и безопасности, экономическая эффективность (конкурентоспособность, прибыльность от использования инноваций).
Согласно существующим определениям, под инновацией понимают нововведение в различных областях деятельности, включая производственно-техническую, организационно-управленческую и другие. Согласно руководству ОСЛО11, минимальным признаком инновации является требование того, чтобы продукт, процесс, метод маркетинга или организации был новым (или значительно улучшенным) для практики данного предприятия. Это включает в категорию инноваций продукты, процессы и методы, которые предприятия создали первыми, и/или продукты, процессы и методы, заимствованные от других предприятий или организаций. Таким образом, в руководстве выделяется три вида новизны в инновациях: новое для предприятия, новое для рынка и новое для всего мира.
Наряду с трактовкой самого понятия «Инновация» существует множество группировок и классификаций инноваций по различным признакам (Приложение 2, 3). Предлагаемая в науке классификация достаточно неоднородна, все же можно выделить общее у таких авторов, как И.Т.Балабанов, С.Д.Ильенкова12, Э.А.Уткин13, Г.И.Морозова14, Н.И.Морозова и др., которые выделяют управленческие инновации или инновации в области управления. Отличия подходов разных авторов к классификации инноваций заключаются в выделении различных классификационных признаков, на основе которых происходит деление инноваций на виды. Так, например, инновации делят на материальные (например, продуктовые и технологические) и нематериальные (не имеют вещественной формы, например, правовые). По сфере функционального применения выделяют технические, экономические, социальные, организационно-управленческие, образовательные и прочие нововведения. Согласно степени новизны, в литературе выделяют такие типы инноваций, как базовые и совершенствующие (радикальные и улучшающие). Базовые инновации представляют собой принципиально новые практические средства, удовлетворяющие новым потребностям. Совершенствующие инновации основаны на модифицирующей функции и призваны изменять существующие практические средства с целью наиболее эффективного удовлетворения имеющихся потребностей15. С точки зрения циклического развития выделяют крупнейшие, крупные, средние и мелкие инновации.
Факторы, оказывающие влияние на внедрение системы электронного документооборота
Информатизация общества и переход на путь инновационного развития характеризуется распространением информационных технологий и их внедрение практически во все сферы деятельности компаний и, в частности, в управленческую деятельность. В ближайшей перспективе уровень использования средств информационных технологий в деятельности компаний станет решающим фактором для стран, экономика которых будет отмечена как передовая, где инновационная деятельность выступает ключевым звеном модернизации отечественной экономики57. Инновации оказывают влияние на экономику и общество, меняя поведение потребителей и людей в целом, кроме того они ведут к изменениям в тех или иных процессах58.
Растущая сложность технологических решений, необходимость обеспечения взаимодействия различных информационных систем, необходимость интеграции большого количества технологий с целью построения единого информационного корпоративного пространства и обеспечения растущих потребностей бизнеса, а также экспоненциальный рост объема разнообразной информации, подлежащей обработке, требует структурированного подхода к процессам выработки и принятия решений относительно текущего управления и развития информационно-технологического обеспечения деятельности компании в современных условиях.
Компании делятся на малые (до 100 сотрудников), средние (верхняя граница которых может варьироваться от 1000 до 5000 сотрудников) и круп 57Ягудин С.Ю. Инновации и венчурное инвестирование: тенденции и практика / С.Ю.Ягудин, Г.С.Сагиева,
Автор рассматривает крупную компанию как многофункциональную структуру, географически глобально-распределенную на территории России и за ее пределами. Территориально-распределенная компания представляет собой многофункциональную структуру, с численностью персонала более 5000 сотрудников, которая объединяет в себе, наряду с основным производством, такие структурные подразделения как сбыт, снабжение, капитальное строительство, логистика (перевозка и доставка тех или иных объектов), социальное обеспечение (входящие в состав компании оздоровительные комплексы, пансионаты и другие объекты). Входящие в состав компании структурные подразделения и представительства часто территори-ально-распределены в пространстве и разница во времени между объектами компании может варьироваться от 6 до 12 часов.
Систематизация информации, представленной в общем доступе и на корпоративных порталах наиболее крупных компаний Российской Федерации, а также анализ структурных особенностей территориально-распределенных компаний, позволил определить общие характерные для них черты, позволяющие объединить их в группу однородных, специфичных объектов.
Одной из крупнейших, территориально-распределенных, интегрированных российских компаний является акционерная компания «АЛРОСА» (далее АК «АЛРОСА» (ОАО)). Автор рассматривает в качестве примера указанную компанию как наиболее полно удовлетворяющую характеристикам, определенным для крупных, интегрированных, территориально распределенных компаний.
Компания имеет территориально-распределенную структуру и включает в свой состав 30 структурных подразделений, 5 представительств, 7 филиалов и торговых обществ за рубежом. Компания также объединяет деятельность 45 дочерних и зависимых обществ в 23 отраслях. Базовыми предприятиями компании являются 5 горно-обогатительных комбинатов (ГОК), 4 геологоразведочных экспедиции и комплекс научно-исследовательских организаций. Группа АЛРОСА действует на территории 9 субъектов РФ и 7 зарубежных стран. В составе компании крупные проектные и геологические институты. АК «АЛРОСА» владеет одной из крупнейших в Сибири авиакомпаний, речным флотом, мощным автотранспортным предприятием, строительными организациями и другими службами, обеспечивающими основную деятельность. Компания уверенно расширяет географию своей деятельности в мире, формирует эффективную сбытовую сеть, исходя из новых реалий рынка, активно проводит устойчивую сбытовую политику, последовательно создавая систему долгосрочных взаимовыгодных отношений с крупнейшими мировыми потребителями алмазов. Сегодня компания продает 60 % сырья по долгосрочным соглашениям с партнерами59.
В целях диссертационного исследования автором был проведен анализ внутрикорпоративной документации АК «АЛРОСА», связанной с информационными и организационными инфраструктурными особенностями. На базе проведенного анализа автором выявлены основные направления деятельности компании и бизнес-процессы, обеспечивающие реализацию целевого назначения деятельности компании.
Критерии выбора релевантной системы электронного документооборота для создания условий реализации организационно управленческих инноваций
В современных корпоративных информационных системах, предусмотрена возможность решения задач, которые связаны с многочисленными итерациями по обработке структурированной информации различного характера (например, финансового и складского учета). Говоря иначе, в основе таких систем лежит функционально или учетно-ориентированная проекция. Необходимость и важность такого рода систем не вызывает сомнений, однако в них отсутствуют механизмы работы со слабоструктурированной и неструктурированной информацией, которая составляет порядка 80% информационно-документационного массива компаний. Как правило, носителями информации слабоструктурированного типа выступают графические, табличные и текстовые документы.
Существующие методики менеджмента (процессное управление, управление качеством и другие) сосредоточены на выделении в качестве объектов управления взаимосвязанных бизнес-процессов компании. Вследствие данного подхода, обеспечение единого информационного корпоративного пространства реализуется посредством участия документационных потоков в бизнес-процессах, характерных для компании. Процессы документа-ционного обеспечения обеспечивают функционирование всех бизнес-процессов компании.
Внедрение организационно-управленческих инноваций в компании посредством системы электронного документооборота DocsVision способствует росту эффективности деятельности компании. В процессе анализа технологических характеристик системы DocsVision особое значение имеют возможности интеграции системы с программными продуктами Microsoft, которые широко распространены и используются в компаниях.
На примере компании «АЛРОСА» можно отметить такие интегратив-ные характеристики системы, как использование в качестве серверной платформы Microsoft Windows Server и IIS; интегрируемость организационной структуры компании, заложенной в СЭД со службой каталога Microsoft Active Directory; интегрируемость системы назначения прав доступа, заложенной в СЭД с системой безопасности Microsoft Windows Server; использование в качестве системы управления базами данных Microsoft SQL Server (с разделением на оперативную и архивную базу данных, а также возможностью вытеснения файлов из базы данных на файловую систему); использование в подсистеме управления процессами DocsVision утилиту Windows Workflow Foundation; "Официальный сайт компании «ДоксВижн»URL: http://www.docsvision.com/ интегрируемость с Microsoft Office Share Point Server и Windows Share Point Services (доступ к СЭД DocsVision через интерфейс портала); использование для отправки ссылок на задания и обработки off-line заданий в СЭД технологий Microsoft Exchange Server; интегрируемость с приложениями Microsoft Office (синхронизация свойств файлов с атрибутами электронных корточек документов и панель инструментов DocsVision для офисных приложений).
Для распознавания текста в процессе ввода бумажных документов в систему электронного документооборота DocsVision реализована интеграция с системой ABBY Fine Reader Scripting Edition. Таким образом, как проиллюстрировано на рисунке 14, СЭД DocsVision выступает в качестве центрального элемента единого информационного корпоративного пространства, обеспечивая взаимосвязь между информационными системами других предметных областей. Внедрение системы позволит построить полнофункциональное, эффективное информационно-документационное пространство для крупной, интегрированной, территориально-распределенной компании.
Практическое применение представленных в настоящем исследовании авторских подходов к совершенствованию процессов документационного обеспечения управления было реализовано в одной из крупнейших, террито-риально-распределенных компаний России, в горнорудной компании «АЛРОСА». Компания «АЛРОСА» занимает лидирующие позиции в горнорудной отрасли промышленного сектора экономики. Главной целью функционирования компании является комплексное решение приоритетных задач национальной экономики по освоению природных ресурсов100.
АК «АЛРОСА» имеет территориально распределенную структуру, но при этом является одним юридическим лицом. В Компании существует один распределенный аппарат управления — в г. Москва и г. Мирный Республика Саха (Якутия). Основной поток документов сосредоточен:
Формирование системы взаимодействий в документационном обеспечении компании
В первую очередь от внедрения организационно-управленческих инноваций в сферу документационного обеспечения ожидается сокращение времени выполнения процессов ДОУ, экономия ресурсов, повышение качества результатов отдельных операций и сквозных бизнес-процессов, прозрачность деятельности и, соответственно, снижение затрат на управление. Все перечисленные факторы приводят к необходимости оценивать влияние внедряемой системы на бизнес-процессы компании и, как следствие, на ее экономику.
Улучшение процессов документационного обеспечения необходимо как с точки зрения экономии, так и с учетом таких факторов, как выход на новые рынки, повышение гибкости компании при обслуживании клиентов, достижение заданного уровня качества обслуживания.
Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем, основными объектами в которых являются процессы документаци-онного обеспечения управления. Автор убежден, что подход к внедрению организационно-управленческих инноваций в компаниях является одновременно и конструктивным, и универсальным, обеспечивая качественное развитие документооборота и управленческой деятельности компании в рамках единой концепции и единого программного инструментария.
В рамках третьей главы настоящего диссертационного исследования автором описана практическая реализация предложенных новых механизмов внедрения организационно-управленческих инноваций посредством системы электронного документооборота DocsVision, а также дано обоснование системы показателей оценки экономической эффективности от реализации организационно-управленческих инноваций на примере компании «АЛРОСА».
В диссертации дана общая и функциональная характеристика программного инструментария реализации организационно-управленческих инноваций в компании на базе СЭД, определена роль и место СЭД DocsVision в информационной системе компании. Система электронного документооборота DocsVision, на базе которой происходит решение стоящих перед компанией задач создания единого информационного корпоративного пространства, полностью удовлетворяет критериям выбора релевантной СЭД для внедрения организационно-управленческих инноваций в территориально-распределенной компании и в полной степени позволяет реализовать предложенные автором подходы к внедрению (алгоритм и модель построения организационно-управленческих инноваций).
В настоящей главе, в рамках обоснования системы показателей оценки экономической эффективности от внедрения организационно управленческих инноваций, определены виды эффекта и возможности их оценки. По мнению автора, эффект может быть явный или неявный, а также прямой или косвенный. Для оценочных процедур имеют значения прямые и косвенные эффекты, которые связаны соответственно с прямым и косвенным влиянием на доходы и расходы. Что касается явных и неявных эффектов, то они идентифицируются в данном контексте в зависимости от возможности их непосредственно наблюдать и оценивать. Кроме того, автором определены виды эффективности и определена возможность их оценки. Экономическая эффективность складывается посредством получения стратегических и тактических выгод в зависимости от временного горизонта действия управленческих решений.
Проведенный автором анализ информационной и организационной инфраструктуры крупной, территориально-распределенной компании, выбран 144 ной в качестве примера, позволяет оценить масштабность объекта и ком плексно обосновать необходимость внедрения организационно управленческих инноваций на базе средств информационных технологий в деятельность компании.
Совершенствование процессов документационного обеспечения посредством внедрения в практику компаний организационно-управленческих инноваций обеспечивает получение экономической выгоды за счет экономии временных, человеческих, финансовых и пространственных ресурсов компании. Инновации на базе системы электронного документооборота способствуют улучшению деловых коммуникаций, качественным изменениям в корпоративной культуре, а также уменьшению рисков получения убытков и повышению уровня конкурентоспособности компании на основе повышения их управляемости в условиях информатизации общества. Качественно новый уровень управления компанией обеспечивается посредством экономии временных ресурсов (ускорение типовых процессов обработки документированной информации), а также сокращении числа ошибок, связанных с информационным вакуумом при принятии управленческих решений.
