Содержание к диссертации
Введение
ГЛАВА I. Влияние организационной структуры Академии наук на формирование ее библиотечных фондов ..21
1.1. Основные этапы зарождения и развития библиотечных сетей в Академии наук 21
1.2. Организация и развитие Библиотеки по естественным наукам РАН и системы ее фондов 34
1.3. Принципы организации академических библиотечных сетей БЕН РАН 50
1.4. Влияние структуры библиотечных объединений РАН на формирование подсистемы фондов 65
1.5. Основные виды взаимосвязей между фондами в ЦБО БЕН РАН . 72
Выводы 90
ГЛАВА П. Управление функционированием подсистемы "единый фонд" ЦБО БЕН РАН 92
2.1. Роль ЦБ в обеспечении целостности подсистемы "единый фонд" ЦБО БЕН РАН 92
2.2. Особенности формирования единого фонда в иерархическом централизованном объединении БЕН РАН 108
2.2.1. Принципы отбора документов в единый фонд и распределения их в системе 111
2.2.2. Организация комплектования единого фонда 123
2.3. Доступность документов как важнейший критерий качества единого фонда 133
Выводы 143
Заключение 145
Использованная литература 156
Список сокращений 171
- Организация и развитие Библиотеки по естественным наукам РАН и системы ее фондов
- Основные виды взаимосвязей между фондами в ЦБО БЕН РАН
- Роль ЦБ в обеспечении целостности подсистемы "единый фонд" ЦБО БЕН РАН
- Доступность документов как важнейший критерий качества единого фонда
Введение к работе
Библиотеки Российской Академии наук являются крупнейшими -держателями- библиотечных фондов страны... Совокупный фонд 377 библиотек РАН в настоящее время составляет более 60 млн. экземпляров [64]. Проблемы организации, комплектования, использования, сохранности, раскрытия содержания накопленного огромного информационного ресурса ставились, дискутировались и успешно решались в библиотеках ведомства, позволяя улавливать общие черты и закономерности этих процессов. В централизованных библиотечных сетях РАН имеется опыт решения фондовых проблем как для отдельно взятой библиотеки, так и для системы взаимосвязанных фондов. Особенно интересный опыт накоплен в наиболее сложной по структуре и территориально разветвленной сети ЦБС БЕН РАН.
Важность изучения работы академических библиотек заключается в том, что они в своем развитии и функционировании опережают другие библиотечные сети страны в организации многих процессов и могут служить опытной моделью в своей отрасли. Особенно это относится к ЦБС БЕН РАН, которая объединяет почти все известные виды научных библиотек и библиотечных интеграции в единую сеть.
В то же время опыт академических библиотек используется другими ведомствами и в высшей школе лишь фрагментарно: большая научно -исследовательская работа и методические документы не привлекают к себе глубокого внимания библиотековедов, хотя выполняются на серьезном уровне (центральные библиотеки РАН имеют статус НИИ) [74, 103], и могут широко использоваться.
В настоящее время учреждения Академии наук и ее ученых обслуживают шесть библиотечных сетей и 2 института научной информации - ИНИОН и ВИНИТИ (см. прил. № 1). Библиотечные сети:
Б АН (основана в 1714 г.) с сетью из 32 библиотек;
ГПНТБ СО РАН (1918 г.) с сетью из 61 библиотеки;
ФБОН (1918 г., с 1968 г. входит в состав ИНИОН) с сетью из 22 библиотек;
ЦНБ Уральского Отделения (УрО) РАН (1932- г.)-с сетью из 23-библиотек;
ЦНБ Дальневосточного Отделения (ДВО) РАН (1932 г.) с сетью из 18 библиотек;
БЕН РАН (1973 г.) с сетью из 215 библиотек [63, 64].
Поскольку ВИНИТИ библиотечной сети не имеет, он в этом ряду не рассматривается.
Фонд библиотеки — это тот элемент, в котором сосредоточен ее основной информационный ресурс, привлекающий читателей. Документ фонда - первоисточник - является основой библиотечной деятельности, поскольку именно за ним, главным образом, приходит в библиотеку ученый. Поэтому полнота и оперативность комплектования, рациональная организация и эффективность использования фондов традиционно находятся в центре внимания специалистов.
По сравнению с фондом отдельно взятой библиотеки единый фонд как системный объект более высокого порядка может иметь другую структуру, приобретать новые качества и иметь свои особенности, которые надо изучить и использовать в интересах читателей.
Рассмотрим, как понимался "единый фонд" в работах зарубежных и отечественных авторов. В публикациях зарубежных авторов [111-120], затрагивающих проблемы создания и функционирования библиотечных систем, основное внимание уделяется практическим аспектам, таким как экономическая эффективность кооперированного формирования библиотечных фондов, структура и функции системы управления
6 формированием фонда, особенности формирования фонда в условиях создания и применения новых прогрессивных библиотечных технологий.
В меньшей степени обсуждается содержание отдельных понятий,
причем обсуждение всегда вызывается необходимостью объяснить какие-
либо практические результаты конкретного исследования. - - _ _
В российской печати активно обсуждалось понятие "единый фонд библиотеки" (ЕФ). Этот термин использовался применительно к совокупности библиотечных фондов различных уровней: централизованных библиотечных систем, ведомства, территориальных библиотечных объединений, региона, общесоюзному фонду (ЕОБФ).
Поставил проблему Н.С.Карташов [55], раскрывая ряд особенностей функционирования библиотечной системы крупного региона и специфику формирования и использования его фондов. Автор выделил и рассмотрел библиотечно-территориальные комплексы как новый вид библиотечной интеграции. Он также рассмотрел библиотечные фонды с позиций системного подхода - как элемент системы более высокого ранга.
Это направление исследований было расширено ведущим библиотековедческим центром страны — Российской государственной библиотекой. В ней выделились три уровня исследования: библиотечная сеть страны, которую изучал Н.С.Карташов, единый общесоюзный библиотечный фонд (ЕОБФ) рассматривался в работах Ю.А.Гриханова [30, 31] и конкретные исследования территориальных библиотечных объединений городов, районов (ТБО) проводила ВХ.Гукова [33, 34, 54].
Н.С.Карташовым было обосновано важное теоретическое положение о том, что образование единой системы библиотек обусловлено их взаимодействием, которое предопределяет появление новых свойств и, в конечном счете, большую эффективность их работы [51, 53]. Ю.А.Гриханов, работая над концепцией ЕОБФ, основное внимание уделил функциональным подсистемам, которые обеспечат создание единого фонда. Однако из его
статей [30-32] не было ясно, что должно побудить библиотеки, территориально удаленные или принадлежащие к разным типам и видам, объединяться в работе с фондами. Не подкрепленная практикой, теория имела слабое звено: нигде не отмечалось, что общность системы фондов генетически основана на общности задач, которая может" проявляться в разных аспектах - например, в типологии библиотек, профиле комплектования, ведомственной принадлежности и др. Общность задач, особенно в сложных финансовых условиях, способствует кооперации в работе. Возможно, что это звено оказалось пропущенным из-за большой разницы в уровнях исследования: между ТБО городов и городских районов, которыми занималась В.Г.Гукова, и ЕОБФ, концепцию которого разрабатывал Ю.А.Гриханов, есть уровни, которые не моделировались и не изучались.
Следует отметить, что в более поздних публикациях РГБ все авторы были единодушны в мнении, что ТБО городов, сельских районов, автономных образований приведут к созданию крупных региональных БТК, а в дальнейшем, в итоге своего взаимодействия, к ЕОБФ [31, 33, 51], где вопросами управления должны были заниматься методические координационные советы различных уровней.
Эти работы были очень интересны с позиции развития теории, которая на том этапе значительно опередила практику деятельности библиотек. Если на нижнем уровне - формирования городских и районных подсистем, которыми занималась В.Г.Гукова - имелись реальные системы и конкретный практический опыт, то системы более высокого ранга еще не сложились. Поэтому важно отметить, что опыт последующего десятилетия во многом подтвердил правильность теоретических подходов НХ.Карташова и Ю.А.Гриханова.
Региональный аспект в формировании фондов также разрабатывался на Украине Е.Т.Селиверстовой [90, 91], которая еще в 70-х гг. дала определение
понятия "единый фонд": "Под единым фондом мы понимаем систему фондов
библиотек, взаимосвязанных координированным комплектованием, единым
справочным аппаратом, системой депозитарного хранения,
перераспределения и взаимоиспользования фондов". Это четкое и логичное определение называет основные подсистемы,- позволяющие'" сложиться и развиваться системному объекту "единый фонд". Оно не утратило своей актуальности до настоящего времени. Но в нем не отражен очень важный аспект - управление системой, без которого сложная социальная система просто не может быть организована. Не осознанное и не названное, управление присутствует в координации, перераспределении и других библиотечных процессах, связанных с формированием единого фонда, т.к. сложные по структуре системы острее нуждаются в укреплении взаимосвязей и защите от энтропии. Отсутствует в определении и аспект —^ доступности документов, т.е. целенаправленности системы.
Е.Т.Селиверстова рассматривала не только вопросы организации ТБО, но также изучала свойства объекта, анализировала его качества. Особое внимание она уделила полноте фонда в названиях и экземплярах документов, предложив инструмент для измерения этого качественного показателя.
К середине 80-х гг. эта проблема была еще очень слабо разработана: по существу, кроме основополагающих высказываний Н.С.Карташова и статей Е.Т.Селиверстовой, материалов было мало [80]. Это отразилось на содержании одного из основных справочников по библиотечному делу -терминологическом словаре, изданном Государственной библиотекой им. В.И.Ленина, в котором даны дефиниции регионального единого фонда и единого фонда ЦБС [13, с.50]. За основу определения обоих терминов, как и у Ю.А.Гриханова, берутся функциональные признаки. Для регионального ЕФ их пять и они соответствуют определению, данному Е.Т.Селиверстовой:
координированное и кооперированное комплектование;
раскрытие состава фонда в системе СБА;
территориальная система депозитарного хранения;
перераспределение неиспользуемой литературы между библиотеками;
5) активное взаимоиспользование фондов с помощью МБА.
Для ЕФ ЦБС указаны следующие четыре признака: ~ "
централизованное комплектование фондов всех подразделений на основе сводного ТТПК;
единое управление формированием фондов;
раскрытие полного состава фонда в справочном аппарате;
доступность всего фонда для читателей каждого подразделения ЦБС.
Оба эти определения не точны, т.к. в них нет соответствия и соподчиненности, хотя логически ЕФ ЦБС должен являться элементом регионального ЕФ, Перекликаются только два признака: координированное комлектование и раскрытие фонда в СБА. По приведенной дефиниции терминологического словаря ЕФ ЦБС не подпадает под определение единого фонда, данное Е.Т.Селиверстовой, поскольку отсутствуют три признака: система депозитарного хранения, перераспределения и взаимоиспользования фондов, А поскольку соотношения понятий нет, никак не оговаривается, что депозитарное хранение и перераспределение фондов могут появляться не у всех систем. Отсутствие в определении взаимоиспользования практически исключает понимание единого фонда как системы фондов, поскольку систему соединяют связи между элементами. Но в определении единого фонда ЦБС отмечены два принципиальных и очень важных момента, о которых мы уже говорили выше — единое управление и доступность фонда. Это является серьезным шагом вперед в понимании проблемы.
Во второй половине 80-х гг. началась активная разработка различных аспектов проблемы библиотековедами из институтов культуры. Среди появившихся в это время работ необходимо выделить статьи Ю.Н.Столярова
[97, 98], в которых всесторонне рассматривается история вопроса и делается вывод о том, что система ЕОБФ находится лишь в начале своего развития, и требуются длительные целенаправленные усилия для ее окончательного формирования. Эти работы интересны тем, что прослеживают историю вопроса вглубь до середины XIX в, и излагают идею целенаправленного поэтапного развития ЕФ, т.е. оптимальный и результативный путь. Они дополняли работы Ю.А.Гриханова и Н.С.Карташева, поскольку анализировали реально сложившуюся картину взаимодействия библиотек и отмечали слабость и недостаточность связей между библиотечными сетями различных ведомств и регионов как по горизонтали, так и по вертикали. Целенаправленное поэтапное развитие предусматривает моделирование процесса и управление им. Этот путь связывает воедино теорию с практикой.
С этой идеей согласился и Ю.А.Гриханов. В своем докладе [31] на шестом международном семинаре (Берлин, 1987 г.) он говорил о том, что на первом этапе складываются ЕФ ЦБС и ведомств, на втором -межведомственные и межотраслевые ЕФ в рамках административно -территориальных образований (город, область, республика), и лишь на третьем этапе из этих элементов развивается общенациональный ЕФ (суперфонд).
Учебник "Библиотечный фонд" [96] внес новые аспекты в изучаемый предмет, рассматривая характеристики, связи, место библиотечных фондов в системе документных коммуникаций (ГСНТИ, архивы и др.). Но сама специфика учебника практически не позволяла анализировать системы фондов и проблемы отраслевых библиотечных сетей.
С конца 80-х гг. термин "единый фонд" уже не обсуждается в печати -он стал привычным и начал широко использоваться в теории и практике. Нечеткость в определении группы родственных терминов, объединенных общим понятием, осталась и присутствует в более поздних изданиях. Так, изданный в 1997 г. в Российской государственной библиотеке словарь [14]
її включает три дефиниции, определяющие родственные термины. Приведем их полностью:
"Единый библиотечный фонд - совокупность библиотечных фондов, основанная на кооперированном и/или координированном комплектовании и взаимоиспользовании, их отражении в сводном каталоге, других" формах информирования абонентов о составе фондов и обеспечения доступа к пользованию ими".
"Единый территориальный фонд - единый библиотечный фонд, созданный библиотеками определенной административной единицы или эеономико-географического региона".
"Единый фонд централизованной библиотечной системы -совокупность согласованно формируемых и централизованно обрабатываемых фондов подразделений ЦБС (ее филиалов, отделений, отделов и т.д.). Е.Ф. и текущие поступления отражаются в центральном каталоге ЦБС, благодаря чему становятся доступными всем абонентам ЦБС".
В основном понятии "единый фонд" по сравнению с определением, данным Е.Т.Селиверстовой, допущен очень серьезный просчет: качественное понятие "система" заменено на количественное - "совокупность". Из-за одного слова мы имеем дело с другим объектом, в котором нет горизонтальных взаимосвязей между элементами, обеспечивающих и целостность, и развитие структуры. А поскольку каждая связь является отражением процесса, т.е. позволяет изменять и совершенствовать деятельность системы, возможности "совокупности" и "системы" принципиально разные. В определении появился "доступ к...", но нет управления объектом.
Определение единого фонда ЦБС, по сравнению с дефиницией 1986 г. утратило сразу два качественных аспекта - системность и управление.
Таким образом, более поздние определения термина не развили, а потеряли в качественном понимании объекта. Сохранен подход предыдущих
словарей к составлению дефиниции, где более или менее полно перечислялись подсистемы, из которых надо было сложить систему, но не определялось "что" - какой объект - нужно построить. Из вышесказанного следует, что:
проблема разрабатывалась, в основном, в теоретических аспектах, недостаточно опираясь на практический опыт и в значительной мере без учета реальных потребностей действующих библиотечных систем;
из всех направлений развития преимущество отдавалось региональному;
используемый термин до настоящего времени специалистами понимается по-разному и нет четкого определения понятия, отражающего современный уровень теории и практики.
За рамками этих публикаций и теоретических моделей осталась сеть академических библиотек, в которой впервые еще в середине XIX в. была поставлена эта проблема и зародился данный термин [16]. В XIX- начале ХХ-го вв. значительное внимание уделялось теоретическим и особенно практическим аспектам этой проблемы в БАН, а с середины 70-х гг. в БЕН РАН [43, 44,49, 70].
Рассредоточенные по всей территории страны библиотеки Академии наук можно использовать в качестве модели для изучения закономерностей и особенностей формирования ЕФ как в ведомственных отраслевых, так и межотраслевых региональных библиотечных сетях. Но библиотековеды не изучают глубоко опыт академических библиотек, не используют его для сравнительного анализа развития библиотечных сетей и систем. Специальные библиотеки не являются самостоятельным предметом их исследования, а используются как фрагмент, иллюстрация. Такой подход правомерен и позволяет осветить интересные аспекты и нюансы в типовых процессах, как это сделали С.П.Фунтикова в работах по начальному
комплектованию библиотечных фондов [24, 106] и О.Н.КокоЙкина в учебном пособии по формированию фондов литературы на иностранных языках [58], Но глубокого и всестороннего изучения фондов академических библиотек за пределами ведомства, таким образом, практически не проводилось.
Работа по анализу фондов на протяжении многих лет велась в сети академических библиотек. В 70-е годы под руководством Н.С. Карташова в Академии наук было проведено общее исследование "Закономерности формирования фондов академических библиотек" [87], в котором выявлялись тенденции, характерные для всех сетей АН. По итогам исследования было проведено совещание руководителей библиотек, на котором был принят целый ряд важнейших решений по упорядочению, координации и кооперации библиотечно-информационной деятельности Академии наук. Участвовали в этой работе и специалисты из ЦБС БЕН РАН.
В течение многих лет комплектуя сеть естественнонаучных библиотек и оказывая им методическую помощь, центральная библиотека сети - БЕН -накопила разносторонние материалы по всем аспектам формирования и использования фондов. Анализом и обобщением этих материалов занимались многие сотрудники библиотеки [81]: к.т.н. А.Г.Захаров [44], д.т.н. Н.Г.Алексеев[6, 43], Л.В.Ильина-Миткевич [44], В.В.Разуваева, к.б.н. Л.К.Розеншильд [88], М.Г.Степанова [94], к.х.н. Н.Д.Шелаева и др. В их статьях уже в 70-х гг. явно обозначилось понимание нового явления библиотечной действительности. Они назвали это явление термином "единый отраслевой фонд". Этот термин охватывает централизованно и координированно комплектуемые фонды, которые отражаются в справочном аппарате системы (сводный каталог ЦБ) как единое целое, имеющее свои особенности [6, 43, 44, 88]. Поэтому можно сказать, что теоретический анализ и практическая деятельность БЕН РАН в формировании взаимодополняющей межрегиональной профилированной системы фондов
предвосхитили более поздние работы, рассматривающие перспективы такой системы в рамках города или более крупного региона.
В книге А.Н.Круглаковского [65] проблемы централизации библиотечных сетей рассматривались в значительной мере на материалах Сектора сети специальных библиотек Академии наук. Централизация сети позволила получить более высокое качество библиотечного обслуживания по сравнению с отдельной библиотекой, т.к. позволяла концентрировать материальные ресурсы и на их основе внедрять новые формы работы, что требовало значительных затрат.
По итогам уже упоминавшегося выше академического исследования была проведена научная конференция в г, Новосибирске [87], в резолюциях которой содержались прямые указания на необходимость улучшения информационного обеспечения ученых и предлагалось в каждой библиотечной системе работать с фондами на основе:
единого тематико-типологического профиля комплектования (ТТПК) системы;
централизации заказа, приобретения и распределения литературы;
централизации перераспределения и хранения малоиспользуемой литературы;
единых методических принципов организации фондов системы;
единого справочно-библиографического аппарата, раскрывающего фонды системы;
взаимоиспользования фондов системы.
Все перечисленные основные методические и технологические процессы, способствующие формированию единого фонда, уже присутствовали в сети библиотек БЕН РАН московского региона. Правда, некоторые подсистемы еще находились в процессе формирования, но единый фонд как управляемая система фондов уже сложился и развивался.
С 1988 г. в БЕН РАН начала проводиться научно-исследовательская
работа по теме "Единый библиотечный фонд централизованной
библиотечной системы БЕН РАН" (№ ГР 5801890015377) [37],
.- - _ _ исполнителем, а затем ответственным исполнителем которой являлся
соискатель. В результате НИР нужно было ответить на вопросы:
что такое "единый фонд" - дать определение объекта, его структуры и функций;
выявить закономерности и особенности его развития;
разработать основные организационно-методические документы, регламентирующие его функционирование.
Все поставленные задачи были выполнены, а научные результаты опубликованы в монографии "Информационно - библиотечное обеспечение фундаментальных научных исследований"[48]. Методические документы (ТТПК ЦБ [100], ТТПК ЦБС [89] и "Положение о едином фонде") используются в работе системы.
Помимо этого, в 90-х гг. в ЦБС БЕН РАН д.б.н. А.П.Дубровым, к.п.н. Е.И.Козловой, заведующей отделом комплектования иностранной литературой О.Л.Красиковой и другими специалистами проводились
исследования критериев отбора зарубежных журналов в фонд ЦБ, изучение
удовлетворения информационных потребностей ученых и другим
актуальным направлениям [36, 47, 57]. Эти материалы позволяют искать
критерии качества единого фонда и параметры его оптимизации в
современных сложных экономических условиях.
Закономерно, что именно в тяжелых экономических условиях при
минимальном финансировании комплектования особенно актуальными
становятся принципы взаимодополняемости фондов и их доступности, т.е.
щ системность организации библиотечных фондов. Социальным запросам
настоящего времени должна отвечать данная работа.
Библиотека по естественным наукам (ранее Сектор сети специальных библиотек АН СССР) уже являлась предметом научных исследований и диссертационных работ. Первой была диссертация Б.Н.Бачалдина "Проблемы организации библиотечной сети Академии наук СССР и оптимального использования ее книжных фондов", защищенная в 1969 г. [9]. В этой работе анализировался опыт начальных этапов функционирования библиотечной сети. Централизация сети заключалась в централизации комплектования, в т.ч. координации иностранного комплектования, ведении сводного каталога, наличии службы МБА и методической помощи библиотекам. Эти функциональные направления в разной степени присущи всем академическим сетям. Они являются фундаментом, на котором могут развиваться системные взаимосвязи между библиотеками.
Однако на том этапе развития библиотековедческой мысли такого понимания проблемы еще не было. На основе анализа работы Сектора сети Б.Н.Бачалдин решал вопрос о принципиальном пути развития для фондов естественнонаучной сети Академии наук: нужна ли центральная библиотека с универсальным фондом или достаточно сложившихся отраслевых фундаментальных библиотек ( по физике, математике, химии, биологии и др.). Б.Н.Бачалдин полагал, что центральная библиотека необходима, поскольку позволит разрешить ряд проблем совершенствования обслуживания.
Позже, уже после преобразования Сектора сети в Библиотеку по естественным наукам в 1973 г., А.Н.Круглаковский защитил диссертацию, материалы которой отражались в его монографии [65], В главе, посвященной деятельности Сектора сети, тоже используются материалы преимущественно 60-х гг., но автор не согласен с Б.НБачалдиным и приходит к прямо противоположному выводу (он даже отказывается правильно именовать библиотеку, пользуясь только старым названием - "Сектор сети"). А.Н.Круглаковский полагал, что в Москве достаточно много отраслевых
научных библиотек, а поэтому интегрировать академическую сеть в
обслуживании читателей уже не нужно. Важным в работе
А.Н.Круглаковского является вывод о повышении качества библиотечного ..- -.. _ обслуживания в системе по сравнению с отдельно взятой библиотекой. Он также впервые отметил важную особенность структуры этой библиотечной сети - ее полицентризм.
В 1973 г. Л.А.Орловой была защищена диссертация по проблемам использования литературы на иностранных языках [77]. В этой работе изучался опыт ряда московских библиотек Сектора сети в аспекте соответствия языкового состава их фондов запросам ученых и анализировались расхождения. Изучение языкового барьера лишь опосредованно затрагивало вопросы структуры иностранных подфондов и в исследованиях автора изучался небольшой фрагмент системы, поэтому данная работа полного и многоаспектного представления о структуре фондов системы не давала.
В 90-х гг. на материалах БЕН РАН была защищена диссертация Е.И.Козловой, посвященная критериям комплектования иностранной литературой. Е.И.Козлова рассматривала проблему отбора зарубежных книг в фонд центральной библиотеки и предлагала методику, основанную на экспертной оценке ученых [57]. Проблемы системной организации фондов не входили в задачу этой работы и поэтому не рассматривались.
Также были защищены диссертации в области технических наук: д.т.н. Н.Е.Каленов, к.т.н. М.В.Левнер, к.т.н. Ю.И.Новиков, к.т.н. С.В.Власова разрабатывали концепцию и программы для АС НАУКА в ЦБС БЕН РАН.
Таким образом, единый фонд ЦБС БЕН РАН рассматривался в
некоторых аспектах лишь на начальных этапах своего зарождения и
# организации только в диссертациях Б.Н.Бачалдина и А.Н.Круглаковского.
Однако за прошедшие тридцать лет принципиально изменилась
информационная среда, в которой действуют библиотеки, а также
социальные условия, в которых приходится работать. Изменения среды
влияли на развитие библиотек: на базе централизованных сетей появились
системы, действующие как единое учреждение; фонды библиотек
л _ пополняются не существовавшими ранее видами документов; возникли
новые виды и формы услуг; принципиально изменилась ситуация" с комплектованием литературы; обостряется проблема качества библиотечных фондов. Поэтому не только правомерно, но и насущно необходимо изучать опыт функционирования академических сетей, в частности ЦБС БЕН РАН, целенаправленно управляющей своим единым фондом, адаптируясь к условиям внешней среды.
В 1996 г. в БЕН РАН была опубликована книга "Информационно-библиотечное обеспечение фундаментальных научных исследований", подготовленная научными сотрудниками под руководством директора Библиотеки А.Г.Захарова [48]. Книга была отмечена почетным дипломом на 18-м Всероссийском конкурсе лучших научных работ по библиотековедению, библиографии и книговедению 1997-1998 гг. (см. журнал "Библиотека", 1999, № 1, с.43).
В этой работе обобщались результаты многолетних исследований по
трем важнейшим направлениям:
1) изучение информационных потребностей ученых, образующих контингент
абонентов библиотечной системы БЕН РАН [38, 40];
совершенствование управления центральной библиотекой и ЦБС в административном, методическом, технологическом й экономическом аспектах [82, 83];
анализ системы фондов ЦБС БЕН РАН по различным параметрам и принятие научно-методических, организационных и технологических
0 решений для совершенствования системы; разработки основополагающих
документов по комплектованию и функционированию ЦБС БЕН РАН [37].
В монографии рассматривались вопросы структурно-функционального развития централизованной сети в систему, роль управления библиотечными процессами, структурное соответствие подсистемы "единый фонд11 системе библиотек московского региона. На основе подробного анализа критериев качества фонда предлагался новый критерий, позволяющий ввести стоимость журнала в оценку его использования (показатель "стоимости книговыдачи") для формирования репертуара подписки и др.
Но теоретические вопросы зарождения и эволюции научных библиотек как подсистемы РАН, ряд структурно-функциональных особенностей ЦБС БЕН РАН, заложенных в истории ее развития, некоторые терминологические аспекты, связанные с особенностями этой библиотечной системы, были освещены очень кратко, т.к. выходили за рамки темы.
Являясь на протяжении ряда лет исполнителем НИР по темам "Единый библиотечный фонд централизованной системы БЕН РАН" [37] и "Разработка системы оптимального управления ЦБ и ЦБС" [82], а также работая над упомянутой выше монографией, автор данной работы пришел к выводу, что в библиотековедении не уделяется достаточного внимания вопросам гибкой адаптации библиотечных сетей к внешней среде. Известно, что условия развития социальной системы определяются системой более высокого порядка, но, как и в биологических системах, способность к адаптации у социальной системы зависит от ее "поведения", т.е. принятых управленческих решений. "Поведение" академических библиотечных сетей было более правильным, чем у других структур, т.к. даже в экстремальных условиях они сохранились и продолжают развиваться [63, 64].
Однако в 6 библиотечных сетях РАН (377 библиотек, включая центральные) картина не однородная. Поэтому важно выявить какие факторы и специфические особенности библиотечной системы способствуют ее прогрессу и придают ей устойчивость, проанализировать с этой точки зрения различные подсистемы (локальную территориальную подсистему - ЦБС,
региональную сеть, центральную библиотеку, функциональные подсистемы, единый фонд). Частично перечисленные задачи решаются в данной работе.
В диссертации ставится задача исследовать влияние системы более высокого ранга — Российской Академии наук на генезис, структуру и эволюцию ведомственных библиотечных сетей, типологию библиотек и формирование их фондов. На примере самой большой и сложноорганизованной сети - ЦБС БЕН РАН - методом структурно-функционального анализа выявляется целостная подсистема "единый фонд" и рассматриваются ее особенности. Анализируются условия существования системы — единый центр управления, общность задач и функций, развитые взаимосвязи между элементами системы, согласованная кооперированная деятельность. Наличие и качество подсистемы "единый фонд" определяется доступностью документов абонентам. Доказывается более высокое качество подсистемы по сравнению с фондом отдельно взятой библиотеки.
Организация и развитие Библиотеки по естественным наукам РАН и системы ее фондов
22 апреля 1973 года Президиум Академии наук принял решение создать на базе Сектора сети новую библиотеку [73]. С Постановления №226 "Об организации Центральной библиотеки АН СССР по естественным наукам" начался новый этап истории БЕН РАН [21].
В Постановлении новая библиотека называлась "центральной", но не оговаривались ее задачи и функции в Академии наук. Это вызвало большие волнения в БАН, которая не имела прилагательного "главная" или "центральная" в своем названии, но являлась таковой в действительности, выполняя для всех академических библиотек функции методического центра и единого центра МКО. Между двумя библиотеками не было согласия в определении их функций, и вопрос о статусе БАН и московской библиотеки был вынесен на Президиум (1975 г.). Библиотечный совет поддержал ходатайство старейшей библиотеки о сохранении ее в роли "главной" для Академии наук. Новая библиотека еще находилась в стадии реорганизации и не получила весомой поддержки - из ее названия новым Постановлением Президиума АН убрали определение "центральная". После этого она стала называться Библиотекой по естественным наукам (БЕН).
Как пишет А.Г. Захаров, директор БЕН РАН, стоявший у истоков ее создания: "Организация новой Библиотеки — это инициатива Президента Академии наук СССР М.В. Келдыша. Были предложения об организации библиотечного обслуживания ученых на базе существовавших крупных информационно-библиотечных учреждений г.Москвы: ГПНТБ СССР, ВИНИТИ и др. Но Президент Академии наук считал необходимым в ее составе иметь мощную систему информационно-библиотечного обеспечения ученых, состоящую из институтов научной информации и научных библиотек. Большую помощь при организации новой библиотеки оказали вице-президент АН СССР академик М.Д. Миллионщиков и академик В.В. Меннер, в то время заместитель председателя Библиотечного совета АН СССР" [39]. - - - - . _ Итак, было решено, что новая библиотека нужна Академии наук, хотя она открывалась в Москве, где уже имелись миллионные фонды крупныех универсальных и отраслевых библиотек: Государственной библиотеки СССР им. В.И.Ленина, ГПНТБ, ЦНСХБ, ГЦНМБ, библиотеки МГУ и др. Поскольку традиционная Фундаментальная библиотека не внесла бы нового качества в обслуживание ученых, не позволила бы сделать шаг вперед в развитии информационного обеспечения науки, в первые годы деятельности БЕН начала разрабатываться концепция библиотеки, активно развивающей информационные функции [21, 41]. Позднее появилась идея преобразования в качественно новое учреждение - информационно-библиотечный центр [48]. В статье "Краткая история Библиотеки по естественным наукам АН СССР (1973 - 1987 гг.)" [21] З.Г. Высоцкая выделяет три этапа развития БЕН:
1. Организация и становление БЕН АН СССР (1973-1975 гг.);
2. Становление БЕН АН СССР как центральной библиотеки системы (1976-1980 гг.);
3. Период развития и совершенствования системы (1981 - 1987 гг.).
На первом этапе своего существования новая библиотека должна была обеспечить себя помещениями для хранения фонда и обслуживания читателей, скомплектовать некоторый начальный фонд и приступить к обслуживанию читателей. Если использовать схему Ю.Н. Столярова [95, 96] о четырех образующих библиотеку элементах ("БФ"- библиотечный фонд,
"КП"- контингент пользователей, "БП"- библиотечный персонал и "МТБ" материально-техническая база), станет понятно, что в бывшем Секторе сети происходили следующие процессы:
1) менялся элемент "МТБ", который перестал соответствовать изменившимся задачам учреждения (не было помещений для фондов и читательской зоны, не хватало площадей и оборудования для размещения библиотечного персонала и организации необходимых рабочих процессов);
2) расширялся и перегруппировывался элемент "БП", поскольку шла структурная реорганизация, создавались новые отделы и набирался дополнительный персонал;
3) создавался заново элемент "БФ" на базе небольшого резервного фонда, который начали комплектовать несколько ранее, чем было принято решение о создании новой библиотеки (книги хранились в подсобных помещениях — "были складированы11- и не использовались, хотя имелся рабочий справочный аппарат);
4) велась подготовка к появлению элемента "КП", т.е. читателей-ученых, для чего проводилась информационная работа в библиотеках НИУ РАН, создавались читательские каталоги, разрабатывались планы по видам и формам обслуживания читателей и т.п.
22 апреля 1975 г. открылась Библиотека по естественным наукам, т.к. именно в этот день (105-я годовщина со дня рождения В.И.Ленина) в ней появились первые читатели. В первый год работы Библиотеки их было всего 622 человека (в здании все еще шел ремонт).
На этом этапе становления Библиотека создавала свою организационно-функциональную структуру, способную обеспечить расширившуюся сферу деятельности, выполнение новых задач, разработку новой технологии, стабильность и развитие новой системы. На первом этапе не только перестраиваются основные элементы системы, но и зарождаются и активизируются связи между ними. В БЕН разрабатывается организационно-методическая документация, налаживаются сквозные (межотдельские) процессы, начинается анализ отчетности в управленческих целях.
Создание центральной библиотеки в сети московских библиотек позволило объединить их структурно и функционально в общую систему, позволяющую действовать множеству элементов-филиалов как одной супербиблиотеке с отделами и секторами в 80 НИУ РАН г. Москвы и области. Это организационное решение вывело библиотеки НИУ (не все) из прямого подчинения директорам институтов под руководство дирекции БЕН РАН, Связь с НИУ сохранилась в содержательных аспектах (проблемы комплектования, систематизации и др.) через Библиотечные советы. Этот уникальный эксперимент имеет как свои положительные стороны, так и недостатки, но их рассмотрение выходит за рамки данной работы.
Основные виды взаимосвязей между фондами в ЦБО БЕН РАН
Библиотечная система является для элемента "фонд" системой более высокого порядка. На ее структуре основана структура фондов ЦБО БЕН РАН. Однако, как уже отмечалось ранее, значительные размеры, территориальная удаленность различных подсистем друг от друга и от ЦБ, наличие в библиотечном объединении как локальных ЦБС, так и сетей, позволяют сделать вывод, что фонды различных библиотек в ЦБО БЕН РАН по-разному связаны с фондом ЦБ и между собой. В ряде подсистем взаимосвязи между библиотеками сети могут быть очень слабыми или отсутствовать вовсе.
Поэтому целесообразно рассмотреть внутрисистемные связи в библиотечном объединении БЕН РАН и выявить наиболее целостную его часть: именно в этой части объединения, с нашей точки зрения, наиболее заметны предпосылки или уже сформировавшиеся признаки целостности фонда. Для такого анализа из всех существующих внутри любой системы видов связи наибольшую роль играют связи управления и связи функционирования. Каждый из этих видов связей имеет несколько разновидностей, которые могут проявляться в различных формах. Связи управления контролируют деятельность системы в целом, ее функциональных подсистем и элементов. Связи функционирования непосредственно помогают деятельности библиотек, связывают ЦБ с сетью производственными процессами или их обеспечением.
Внутрисистемные связи в ЦБО БЕН РАН и формы их проявления в благоприятных для библиотек условиях уже рассматривались [24, 48]. Перейдем к описанию особенностей функциональных связей библиотечного объединения, являющихся основой для взаимодействия элементов системы (фонда ЦБ и фондов библиотек НИУ). Таковыми являются связи преобразования, развития, функционирования и взаимодействия [15], наиболее характерные для библиотечных систем. Они имеют специфику в ЦБО БЕН РАН. Рассмотрим их.
Преобразования в этой системе происходили часто, но обычно носили количественный характер: добавлялось (или исключалось) некоторое количество структурных элементов (библиотек НИУ), что мало отражалось на системе фондов. Интересным преобразованием явилась реорганизация Уральского отделения РАН (УРО), где изменился статус, затем задачи, функции и, как следствие, фонд системы, тематика комплектования которого расширилась до универсальной и изменились некоторые внутренние потоки.
В последние пять лет появился еще один интересный опыт (негативный), когда система почти лишилась целого слоя самых территориально удаленных и зачастую находящихся в состоянии "зародыша" библиотек сейсмических станций, и экспедиций РАН. В связи с финансовыми трудностями Академия наук не смогла сохранить в нужном объеме исследовательские базы на сейсмических объектах, а также сократила другие геофизические программы (метеорология, физика моря и др.). В 1992 г. в централизованную сеть входили 32 библиотеки ССТ, а на 01.01.1997 г. их осталось 13 и процесс сокращения продолжался. Этот опыт показал, что в экстремальных условиях бывает целесообразно отказаться от наиболее слабых элементов для большей устойчивости всей системы в целом. Вхождение их в централизованную сеть позволило сохранить научные фонды, передав их профильным НИУ. При расширении финансирования и развитии геофизических исследований библиотечное обслуживание можно будет наладить в сжатые сроки (как это было с экспедицией на "Витязе 1).
Ряд негативных процессов и решений, принятых на государственном уровне, могут преодолеваться в рамках социальных систем. Так, при распаде СССР ЦБО БЕН РАН утратила часть библиотек на территориях союзных республик, где находились исследовательские объекты АН СССР. Однако сохранились некоторые элементы, также территориально удаленные, но за много лет крепко "вросшие" в систему и развившиеся в ней (например, библиотека Крымской астрофизической обсерватории). Полагаем, что этот процесс зависит как от профиля НИУ, так и от сложившейся в регионе инфраструктуры (возможности комплектования, транспорта и связи).
Связи развития проявляются при росте системы и усложнении ее деятельности (например, при создании ЦБ в регионе, где ее не было, или при "зеркальном" процессе создания низовых филиалов в ЦБ, где их не было). Эти процессы в фондах научных библиотек особенно ярко проявляются при зарождении новых научных дисциплин или технических, методических, информационных направлении (то есть нового способа "обеспечения" научных работ). В последние годы - это появление в фондах почти всех библиотек НИУ новых структурных разделов:
учебники, справочники, путеводители по Интернету, персональным компьютерам, языкам, средам;
прикладные вопросы экономики;
Роль ЦБ в обеспечении целостности подсистемы "единый фонд" ЦБО БЕН РАН
Библиотечные системы создаются ради появления нового интегрального качества, повышающего их эффективность. Так, единый фонд системы формируется для повышения его совокупной информационной полноты и сокращения количества отказов. В достижении большего эффекта меньшими затратами проявляется интегральное качество системы. Одним из основных резервов повышения эффективности является разумное уменьшение дублетности изданий в ЕФ.
Система не разрушается от накапливающейся энтропии при условии умелого целенаправленного управления. Оно играет важную роль в социальных системах, к которым относятся и библиотечные сети. Они входят в качестве элемента в различные системы более высокого ранга, например, научной деятельности, культуры, образования, научно-технической информации и др. Управление сложной иерархической системой требует четкого представления о дереве целей и порядке решаемых задач, адекватного реагирования на изменения внешней среды, регулирования деятельности различных подсистем.
Поэтому управление библиотечной сетью, особенно имеющей сложную структуру, требует серьезной аналитико-синтетической работы. Нужны постоянный анализ ее деятельности, научные исследования, направленные на разработку концепций и моделей развития, поиск критериев, отражающих качество работы основных библиотечных подсистем. На протяжении ряда лет в БЕН РАН ведутся различные научно исследовательские работы по этим направлениям и на их основе оптимизируется библиотечное объединение и его подсистемы [5, 37, 47, 82].
При рассмотрении структуры системы "единый фонд" в ЦБО БЕН РАН и видов взаимосвязей между ее элементами - подфондами единого фонда, -уже говорилось о том, что связи управления необходимы для целенаправленной деятельности системы и получения положительного качественного эффекта от интеграции. Из трех видов управления (административное, методическое и технологическое), которые мы еще будем рассматривать, особо хочется выделить аспект создания программ развития содержательной деятельности.
Работа над программой развития требует аналитико-синтетического рассмотрения особенностей: а) системы, для которой она разрабатывается;
б) системы более высокого порядка, в которой "наша" является подсистемой;
в) возможного социального заказа. Так, для единого фонда московского региона требуется знать особенности и направление развития системы НИУ
РАН в Москве и научных центрах, других библиотек своего профиля, возможные изменения в информационно-библиотечных потребностях абонентов — ученых РАН. Знание этих особенностей закладывается в программу развития системы и в планы реализации программы (краткосрочные и среднесрочные) для управления процессом.
Связи управления строятся на основе определенной программы и представляют собой способ ее реализации, достижения цели. В библиотеках, как и в других социальных системах, это двусторонние связи, позволяющие распространять управленческую информацию и контролировать результаты.
В сложной иерархической системе существуют различные уровни управления:
а) управление системой осуществляемое ее дирекцией;
б) управление элементом осуществляемое его дирекцией;
в) управление элементом осуществляемое дирекцией системы; г) управление системой как элементом системы более высокого ранга. В ЦБО БЕН РАН в системный блок управления объединением входят руководящие службы библиотек НИУ и ЦБ со всей совокупностью регламентирующей документации. На основе этой документации принимаются решения:
о финансировании комплектования фонда (стоимость изданий), обеспечения его сохранности (переплетные работы, реставрация), транспортных расходах (рассылка, доставка) и т.п.;
по планированию видов и объемов работы, по которым затем составляются отчеты;
Доступность документов как важнейший критерий качества единого фонда
В работе по информационно-библиотечному обеспечению
фундаментальных научных исследований [48] достаточно подробно разбирались различные показатели, отражающие прямо или косвенно качество фонда или какой-либо его части (например, показатель книгообеспеченности и показатель книгообеспеченности новыми поступлениями). Но рассмотренные показатели, характеризуя полноту, профильность, использование фонда, не могут отразить важнейшую сторону системы — наличие взаимосвязей между ее элементами. Они не отражают: действительно ли имеется взаимоиспользование фондов, насколько оно активно и может ли реальный абонент получить конкретные документы, сохраняющиеся в различных подсистемах ЕФ.
Безусловно, имея систему отраслевых подфондов и дополнительно многоотраслевой фонд ЦБ, перекрывающий межотраслевые запросы, система может дать высокое качество обеспечения информационных потребностей ученых московского региона. Но как определить это качество?
Для отдельно взятой библиотеки качество фонда должно определяться согласно закону соответствия, сформулированному Ю.В.Григорьевым [29]. В фонде должны быть сбалансированы две противоположности: задачи библиотеки и интересы читателей. Инструментом для определения качества фонда служат различные показатели, а для получения более точного результата используются различные способы структурирования фонда, отражающие особенности разделов, не интересующих читателей, но необходимых для выполнения задач библиотеки (например, подсобные фонды отделов библиотеки). Однако в системе с множеством элементов для определения ее качества нужен инструмент, улавливающий положительный эффект от интегрирования в единое целое.
Одним из наиболее удачных (прижившихся в практике библиотек) является показатель полноты обслуживания читателей, предложенный Ю.Н.Столяровым [99], который может использоваться и в библиотечной системе, и в отдельной библиотеке. Но для такой системы как единый фонд его тоже надо трансформировать. В данном случае важна совокупная полнота системы и ее соответствие запросам ученых, а не работа службы МБА. Поэтому надо анализировать полноту удовлетворения запросов документами из единого фонда. Но у критерия полноты обслуживания есть еще один важный качественный аспект, который мало замечается библиотековедами [50, 52, 99], хотя его практическое значение очень велико. Это уровень сервиса, недостаток которого может фактически аннулировать оказанную библиотечную услугу.
Почти исчерпывающая полнота комплектования отечественной литературы и стремление к полноте "ядерной зоны" иностранного подфонда позволяют поддерживать высокий процент выполнения запросов ученых (до 95%). Уровень качества единого фонда и обслуживания будет зависеть от доступности документов, которую мы трактуем как получение информации:
- в удобное время;
- в удобной форме;
- в удобном месте.
Три последних условия показывают желаемые направления библиотечного сервиса, без которых "условная доступность" (т.е. теоретическая возможность пользоваться документом) не превращается в "реальную доступность", когда эта возможность реализована в конкретную услугу, достигшую цели. Полагаем необходимым разделить понятие доступности на возможное и достигнутое, т.к. еще в 1990 г. [23] стало ясно, что нарушение одного из условий сервисного обслуживания (например, в службе МБА) приводит к нарушениям в работе системы, когда оказанная услуга не достигает цели. Причем система учета библиотечной работы не нацелена на выявление конечного результата и регистрацию "скрытых" отказов, поэтому не всегда библиотечная статистика может помочь выявить проблему и избавиться от помех и "шума" в системе. Так про службу МБА мы писали в 1990 г.:
"Традиционно качество фонда оценивалось по ряду показателей, таким как обращаемость, читаемость, книгообеспеченность, количество отказов и др. Однако в настоящее время все более актуальным становится такой важный показатель качества библиотечного обслуживания, как его сервисность, которая применительно к библиотечному фонду трактуется как доступность документов абоненту без ограничений и в минимальное сроки
Теоретически абоненту доступны по МБА фонды любой библиотеки, однако реальная доступность документов осуществляется при получении ученым информации в удобное время, в удобной форме, в удобном месте. В настоящее время МБА как форма обслуживания не может обеспечить своим абонентам такого уровня сервиса, поскольку:
- не все виды документов выдаются по МБА (например, не выдаются диссертации, научные отчеты и другие виды рукописей, антикварные книги);
- недостаточна оперативность обслуживания (3);
- нередкая "замена услуги", когда вместо документа (первоисточника или копии) присылается так называемый "ответ" (о постановке на очередь, наличие в другой библиотеке города и т.п.);
- не всегда абонента устраивает носитель информации (например, на микроносителе, если необходимо работать дома, в лаборатории, поездке).
Поэтому оказанные библиотечные услуги не всегда достигают цели, и если информация запоздала, получена в неудобной форме (в библиотеке отсутствует оборудование для воспроизведения), она не используется в работе ученого. Таким образом, реальная доступность документов для ученого и качество обслуживания зависят от полноты комплектования фонда, информации о документах, оперативности библиотечных служб и технической оснащенности библиотеки" [23, с.8].
Все позиции, изложенные в этой статье, актуальны до настоящего времени. Рассмотрим, в каких формах библиотечных и информационных услуг доступен документ из ЕФ абоненту системы. I. Документ из фонда библиотеки "своего" НИУ РАН:
- а) абонент может получить информацию о наличии документа:
- на ВНП в библиотеке
- из бюллетеня новых поступлений в библиотеку
- по каталогам и картотекам библиотеки
- по неформальным каналам
- б) абонент может получить документ:
- в длительное пользование на абонемент
- в краткосрочное пользование в читальный зал
