Содержание к диссертации
Введение
Глава 1. Теория организации как методологическая основа организационного развития системы управления библиотекой 13
1.1 Научные предпосылки формирования теории . организации в библиотековедении 13
1.2 Библиотека как организационная система 41
1.3 Закономерности организационного развития библиотеки 55
Глава 2. Организационное проектирование системы управления библиотекой 74
2.1 Формирование организационной структуры управления 74
2.2 Реорганизация деятельности библиотеки: этапы и методы 100
2.3 Факторы эффективности организационного развития библиотеки 119
Заключение 153
Использованная литература 158
- Библиотека как организационная система
- Закономерности организационного развития библиотеки
- Реорганизация деятельности библиотеки: этапы и методы
- Факторы эффективности организационного развития библиотеки
Введение к работе
Актуальность исследования. Социально-экономические и политические преобразования российской действительности привели к изменению функционирования библиотек, усилению их роли в процессах социализации современного общества Библиотека, соблюдающая принцип общедоступности своих библиотечно-информационных ресурсов, как высоко демократичный социальный институт в сложных экономических условиях выполняет важнейшую адаптационную функцию по отношению ко многим слоям населения, способствуя социальной стабильности, сохранению и преумножению духовного и научного потенциала общества
Уникальность и своеобразие роли библиотек в общественной жизни России предопределяют необходимость разработки новых подходов к управлению и организации библиотечно-информационной деятельности Особую актуальность данной проблематике придает принципиально изменившийся характер внешней среды библиотеки в условиях информационной эры от стабильной, определенной - к нестабильной, отличающейся беспрецедентными темпами и сложностью изменений Сегодня требуется намного большее разнообразие управленческих структур, их потенциальная гибкость, способность быстро приспосабливаться как к внешним, так и внутренним изменениям
Активные поиски инновационных типов управления, соответствующих современным задачам и функциям библиотечно-информационной деятельности, нашли наиболее полное и целостное отражение в концепции библиотечного менеджмента Устаревшие концептуальные подходы к менеджменту, связанные с понятием «рационального управления», сменяет новая парадигма, содержанием которой становятся адаптивные, гибкие системы
Главными задачами библиотечного менеджмента стали разработка моделей эффективного планирования, гибких организационных структур, обеспечивающих библиотеке стратегические позиции и высокий уровень адаптации к изменениям
В соответствии с этим ключевым звеном библиотечного менеджмента выступает организационная деятельность, испытывающая влияние нарастающих темпов и масштабов кардинальных изменений в социальной, экономической, технологической базе всей системы библиотечного обслуживания Переход к эффективной организации, построенной на научных принципах, становится определяющим фактором успешного осуществления реформирования библиотечного дела
Однако в этой области библиотечного менеджмента существует сложная проблемная ситуация С одной стороны, организации как одной из областей управленческой деятельности всегда уделялось пристальное внимание со стороны отечественных библиотековедов В то же время традиционное
понимание организации основывалось на централизованной типизации всех структурных построений, жесткой формализации внутренних и внешних отношений соподчиненности, несвободы всех нижестоящих звеньев, массовом распространении и многолетнем использовании организационных схем, не учитывающих специфику работы конкретной библиотеки Эти факторы породили стереотип консервативного мышления и организационной скованности, которые затрудняют восприятие научных принципов и их применение для успешного функционирования и развития библиотек в современных условиях
В связи с этим актуально необходимой научной задачей современного библиотечного менеджмента становится формирование целостной теории организации, построенной на научных принципах системного подхода Теория организации призвана качественно изменить управленческую деятельность библиотеки, понимание и регулирование протекающих процессов, и, в конечном счете, обеспечить адаптацию библиотеки к современным социально-экономическим условиям
Термин «организация» используется в предметно-субъективном, атрибутивном и процессуальном смыслах, несущих различную семантическую нагрузку В качестве определенного вида профессиональной деятельности организация выступает как функция менеджмента, направленная на упорядочение всех элементов определенного объекта во времени и пространстве Во множестве других случаев «организация» рассматривается как объект, обладающий упорядоченной внутренней структурой В своем исследовании мы будем использовать различные определения организации, подчеркивающие многоаспектность этого понятия
Общим принципом социально-экономических систем, которые
функционируют в двух временных периодах настоящем и будущем, является
развитие, рассматриваемое как необратимое направленное изменение
организации В организационном развитии, так же как и в менеджменте,
происходит смена парадигмы Если старая парадигма звучала как «сначала
сохранение, затем - развитие», то новая утверждает «сохранение через
развитие» Формирование долгосрочных программ по совершенствованию
процессов организационного обновления, что составляет сущность этой новой
парадигмы, представляет собой стратегическую цель информационно-
библиотечной деятельности и предопределяет эффективность
функционирования библиотеки в современных социально-экономических
условиях
Таким образом, актуальность диссертационного исследования определяется необходимостью теоретико-методологического обоснования организационного развития системы управления современной библиотекой
Разработанность темы. В трудах отечественных библиотековедов проблемам организационной деятельности библиотек уделялось значительное внимание Признанным классиком в этой области по праву считается
И М Фрумин, перу которого принадлежат учебники «Организация работы советской библиотеки» (М Книга, 1976 г) и «Библиотечное дело организация и управление» (М Книга, 1980) Здесь освещаются вопросы планирования работы библиотеки, методического руководства библиотеками, организации и нормирования труда в библиотеках, классификации организационных структур библиотек и др
В начале 90-х гг прошлого столетия российские библиотековеды активно исследовали и анализировали организационные проблемы библиотек в связи с изменившейся политической, экономической и культурной ситуацией в России Значительный вклад в разработку данной проблематики внесли такие ученые как Б Н Бачалдин, Н С Карташов, Е А Фенелонов
Работы Б Н Бачалдина посвящены анализу современной практики управления, вопросам координации, планирования, организации деятельности библиотек в условиях рынка, прогнозированию развития библиотечного дела при множественности и нестабильности источников финансирования
Важное значение организационному механизму управления библиотекой в условиях кризисных изменений придает в своих исследованиях Н С Карташов
Е А Фенелонов в своих трудах отмечает многозначность термина «организация» как в качестве функции управления, так и для обозначения структур, учреждений, а также процессов упорядочения, согласования деятельности частей целого
Исследованию отдельных аспектов организации управления библиотеками в современных условиях посвящены работы И П Бургер, Е И Кузьмина, Т Л Маниловой, А И Пашина, С П Петрикиной, И М Сусловой
Кандидатская диссертация ИП Бургер посвящена проблемам организационной структуры вузовской библиотеки в условиях формирования информационного общества
Е И Кузьмин в монографии «Библиотечное дело на рубеже тысячелетий» анализирует приоритеты государственной библиотечной политики России, рассматривает вопросы организации управления библиотечным делом на основе новой парадигмы
Работы ТЛ Маниловой посвящены организационным проблемам деятельности муниципальных библиотек, исследованию нормативного подхода в условиях местного самоуправления
Функция организации в совокупности других управленческих функций исследована в работах А И Пашина
В исследованиях С П Петрикиной анализируются основные виды организационных структур библиотеки, формирование которых автор рассматривает, как одну из основных задач управленческой деятельности
И М Суслова в рамках концепции библиотечного менеджмента анализирует характеристики библиотеки как организации и организации как функции управления
Таким образом, все вышеперечисленные исследования затрагивают только отдельные аспекты организации библиотечно-информационной деятельности Следовательно, данная диссертация является первой попыткой комплексного изучения концептуальных проблем организационного развития библиотечно-информационной деятельности в новых социально-экономических условиях
Цель и задачи исследования
Целью исследования является теоретико-методологическое обоснование организационного развития системы управления современной библиотекой Реализация цели предполагает последовательное решение следующих задач
изучение научных предпосылок формирования теории организации в библиотечном деле,
обоснование параметров организационной системы управления библиотекой,
анализ законов организационного развития систем управления библиотекой,
разработка методики проектирования организационных структур современной библиотеки,
исследование факторов эффективности организационного развития библиотеки - формирования горизонтальных связей, делегирования полномочий, коллегиального управления, организационной культуры
Объект исследования - библиотека как организационная система
Предмет исследования - организационное развитие библиотеки в условиях множественности структур и организационных моделей
Методологической основой исследования являются концептуальные идеи,
изложенные в работах отечественных и зарубежных исследователей в области
менеджмента, теории организации, системного подхода, управления и
организации библиотечно-информационной деятельности ,
В исследовании проблем руководства библиотекой методологическую базу составил системный анализ процессов, происходящих в современном библиотечном деле России, позволивший сформулировать проблемную ситуацию в области управления библиотеками
В определении методов разрешения проблемной ситуации диссертант опирался на концепции менеджмента отечественных и зарубежных исследователей, выявивших общие закономерности развития управления и смену парадигмы управления в информационную эру Это работы М Мескона, М Альберта, Ф Хедоури, ОС Виханского, ЭМ Короткова, БЗ Мильнера, Л Ф Никулина, Ф М Русинова, Л В Фаткина, Р А Фатхутдинова и др Обоснованию специфики применения принципов менеджмента в библиотечной сфере послужили исследования зарубежных библиотековедов (Б Ашервуд,
К Кумар, М О'Коннор, Р Стюарт), логика доказательств которых органично вписалась в отечественную концепцию библиотечного менеджмента
Теория организации как самостоятельное направление менеджмента представлена в работах зарубежных (П Дракера, Г Минцберга и др) и отечественных (Т А Акимовой, Б 3 Мильнера, Э А Смирнова, А М Смолкина и др) ученых
Особую роль для разработки проблем организационной деятельности библиотеки сыграла концепция библиотечного менеджмента, разработанная отечественными учеными И М Сусловой, В К Клюевым, И К Джерелиевской, ЕМ Ястребовой и др
Основой для разработки методологии организации управления
библиотечной деятельностью послужили положения, изложенные в трудах
отечественных ученых А Н Ванеева, Н С Карташова, В К Клюева,
Е И Кузьмина, Л К Куликовой, Т Л Маниловой, Н В Могилевер,
А И Пашина, С П Петрикиной, И М Сусловой, Н И Тюлиной, Е А Фенелонова, И М Фрумина и др
Проведенное исследование базировалось на опыте организации управления российских библиотек различных типов национальных, муниципальных публичных, библиотек высших учебных заведений, областных научных библиотек
Методы исследования. В процессе исследования применялся комплекс взаимосвязанных, дополняющих друг друга методов общенаучных (исторический, системный, моделирования и сравнительного анализа) и специальных библиотековедческих (анализ библиотечной документации) Системный метод использовался при изучении явлений и процессов в области организации библиотечной деятельности, факторный анализ - при определении факторов организационного развития систем управления библиотекой, моделирование - при формировании организационных моделей библиотеки, сравнительный анализ - при изучении различных систем управления библиотечной деятельностью
Научная новизна исследования состоит в обосновании законов развития, синергии, самосохранения как основы организационной деятельности библиотеки, в создании концептуальной модели библиотеки как организационной системы, в определении факторов эффективности организационного развития библиотеки
Теоретическая значимость исследования заключается: в возможности использовать факторы организационного развития (проектирование организационной структуры, определение организационных характеристик библиотеки, следование законам организационного развития) при осуществлении анализа системы управления современной библиотеки в целях модернизации ее деятельности и соответствия информационным потребностям потенциальных и реальных пользователей Применение методологических
основ теории организации в библиотечном деле позволяет моделировать развитие библиотечной системы, разрабатывать формы и методы будущей деятельности библиотек и других информационных учреждений
Практическая значимость диссертационного исследования состоит в создании научной основы для осуществления целенаправленной организационной деятельности библиотеки, в разработке рекомендаций по оптимизации организационной структуры библиотеки, оценке факторов эффективности организационного развития библиотеки, в разработке методики реорганизации управленческой деятельности библиотеки
Результаты исследования нашли применение в организационной деятельности ЦБС «Кунцево» при построении проектных и матричных структур управления В Псковской областной универсальной научной библиотеке результаты исследования использованы при разработке рекомендаций по организации сети муниципальных библиотек
Материалы диссертации положены в основу учебного курса «Организационное проектирование» для студентов вечернего отделения IV курса библиотечно-информационного факультета МГУКИ и в системе дополнительного профессионального образования
Апробация результатов работы осуществлялась в форме докладов и сообщений на ежегодных международных конференциях «Библиотечное дело» (г Москва, 2002, 2003, 2004), Скворцовские чтения - 2006» (г Москва), на научной конференции (14-15 мая 2003 г) «Библиотеки и информационные ресурсы»
В ЦБС «Кунцево» (Москва) прошла апробация изложенной в диссертации методики анализа системы управления современной библиотекой и проектирования структуры библиотеки как инновационной организации
Основные положения диссертации отражены в 6 публикациях, в том числе в учебном пособии «Организационное развитие систем управления библиотекой»
Достоверность исследования обусловлена широкой многоаспектной источниковедческой базой, применением совокупности методов, адекватных цели и задачам исследования, апробацией идей диссертационного исследования на научных конференциях, в профессиональной печати и учебном процессе
Научную достоверность диссертационной работы подтверждает акт о внедрении результатов исследования в организацию библиотечно-информационной деятельности ЦБС «Кунцево» (Москва)
На защиту выносятся следующие положения:
1 Библиотека представляет собой организационную систему, в которой интегрированная целостность взаимодействующих элементов обеспечивает стабильность и динамику организационного развития
2 Концепция организационного развития библиотеки основывается на
основополагающих законах теории организации Закон развития указывает
ориентиры эффективного функционирования библиотеки в долгосрочной
перспективе Реализация закона синергии увеличивает ресурсный потенциал
библиотеки Применение закона самосохранения обеспечивает стабильность
библиотечной деятельности и позволяет разработать надежную стратегию
выхода во внешнюю среду
Организационное проектирование, которое находится под влиянием различных факторов (внешняя среда, стратегический выбор, технология, поведение работников), проявляется в статическом виде как организационная структура библиотеки, и в динамическом виде как информационно-библиотечные процессы
Главная тенденция в развитии новых организационных структур заключается в достижении большей гибкости и адаптивности управления, ориентации на установление тесного взаимодействия с внешней средой Принципы проектирования организационной структуры библиотеки - от простых, базовых (проектирование индивидуальных позиций) до сложных (проектирование системы принятия решений) формируют взаимосвязанную интегрированную систему
5 Определение организационных характеристик библиотеки, отвечающих
требованиям внешней среды (централизация стратегических функций и общего
управления, децентрализация основных и обслуживающих функций,
делегирование полномочий, межфункциональные команды), способствует
гибкости управления библиотекой и создает потенциал для организационного
развития современной библиотеки
Библиотека как организационная система
Эффективное функционирование библиотек в современных условиях России, когда происходят трудные и многообразные процессы радикальной смены социально-экономических систем, требуют научного обоснования библиотечной деятельности с точки зрения управления и организации. Для современной библиотеки становится принципиально важным понимание закономерностей развития, сущности организации, без чего невозможен ни переход на современные технологии, ни использование библиотек во благо каждого человека. Решение этих проблем призвана дать теория организации, опирающаяся на обобщение новейшего мирового опыта.
Теоретические основы построения и функционирования организаций как часть общей науки об управлении разрабатывались на стыке разных отраслей знаний - менеджмента, социологии, антропологии, психологии, социальной психологии, экономической науки, юриспруденции и других.
Изменения объективных условий функционирования организаций, характерные для прошлого столетия, внесли немало нового в развитие взглядов, научных концепций и управленческой практики. Рост крупных организаций, отделение управления от собственности, развитие точных наук и наук о человеке послужили основой для разработки научного подхода к организациям, принципов и методов управления ими.
В связи с этим развитие методологии современной науки в целом связано с активным исследованием организационных теорий. Первой мощной попыткой овладеть эффективностью деятельности организации на основе рациональных, научных средств стал классический менеджмент. Классическим менеджментом принято называть совокупность концепций, созданных в конце XIX - начале XX в. и объединяемых общностью исходных философско-методологических принципов. Прежде всего, имеются в виду концепции Ф. Тейлора, А. Файоля, М. Вебера.
Особое место в этом ряду занимает концепция А.А. Богданова. С одной стороны, Богданов фактически первым выдвигает и обстоятельно развивает идею о необходимости решения организационных вопросов на подлинно научной основе. И во временном плане его концепция соответствует классическому менеджменту. Однако с другой стороны, в содержательном плане, можно сказать, что А.А. Богданов опережает свое время. Понимание науки и организационных принципов Богдановым выходит далеко за пределы классических определений и закладывает основу для подходов, развитых позднее.
А.А. Богданов исходит из того, что всякая задача и всякая человеческая деятельность может и должна рассматриваться как организационная. А это значит, что всякую человеческую деятельность - техническую, общественную, познавательную, художественную - можно рассматривать как материал организационного опыта и можно исследовать с организационной точки зрения.
Однако, по мнению Богданова, было бы мало пользы для практики и теории, если бы дело свелось к философскому положению: «все есть организация». Для практики и теории нужны и важны методы. Вывод по отношению к ним аналогичен: «все методы суть организационные». Отсюда вытекает задача: понять и изучить все и всякие методы как организационные. Это может быть большим шагом вперед, но при одном условии: чтобы организационные методы поддавались научному обобщению.
Для этой цели А.А.Богдановым была создана тектология - «Всеобщая организационная наука», которая, по определению ученого, должна научно систематизировать в целом организационный опыт человечества. Ее основными понятиями являются понятия об элементах и их сочетаниях. Элементами являются активности-сопротивления всех возможных родов. Категории «активность-сопротивление» не только соотносительны, но и обратимы: всякая активность есть сопротивление для других активностей, которым она противостоит, а также и наоборот. Сочетания сводятся к трем типам: - Комплексы организованные, целостность которых практически больше составляющих частей. - Комплексы дезорганизованные, где целое практически меньше своих частей. - Комплексы нейтральные, где целое равно сумме частей [23]. Разработка методов в тектологии базируется на математике (тектологии нейтральных сочетаний) и обобщении методов экспериментальных наук. А.А. Богданов также заложил основы для системного подхода, очень значимого при дальнейшем развитии теории организации. К сожалению, так сложились обстоятельства, что работам Богданова не суждено было стать непосредственным источником дальнейшего формирования теории организации и системного подхода.
Также как и А.А. Богданов, американский инженер, менеджер Ф.Тейлор считал, что основные принципы научной организации являются равно приложимыми ко всем видам человеческой деятельности, начиная от простейших индивидуальных действий и вплоть до работы крупных общественных организаций.
Выход в 1911 г. книги Ф. Тейлора «Принципы научного менеджмента» принято считать началом формирования и развития теории организации. В своей работе Тейлор сосредоточил внимание на изучении трудовых процессов.
Закономерности организационного развития библиотеки
Давая определение библиотеке, как организационной системе, и выявляя ее характеристики, мы будем опираться на работы И.М. Сусловой, где впервые в библиотековедении библиотека рассматривается в системе понятий менеджмента.
«Для того, чтобы считаться организацией, библиотека должна соответствовать трем обязательным требованиям: наличие, по крайней мере, двух людей, признающих себя членами коллектива; наличие, по крайней мере, одной цели, которую принимают как общую все члены коллектива; наличие членов коллектива, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели. Различаются простые и сложные организации. За исключением совсем небольших филиалов, библиотека, как правило, имеет целый комплекс взаимосвязанных целей, поэтому относится к сложным организациям» [165].
Основными характеристиками библиотеки как организации являются наличие ресурсов, зависимость от внешней среды, горизонтальное разделение труда, структурные подразделения, вертикальное разделение труда.
Ресурсы (человеческие, финансы, фонды, технология, информация) преобразуются в процессе функционирования библиотеки для достижения целей и получения результатов. Основным ресурсом в любой организации является персонал. Им надо грамотно управлять, создавать условия для его развития, вкладывать в него средства. Основополагающим ресурсом для библиотеки являются фонды. Определение библиотечного фонда содержится в Инструкции об учете библиотечного фонда, утвержденной приказом Минкультуры России от 02.12.1998 № 590 - это упорядоченная совокупность документов, формируемых библиотекой для хранения и предоставления во временное пользование читателям и абонентам. Фонды нуждаются в хранении, обновлении, обработке и систематизации. От хорошего состава и правильной организации библиотечных фондов во многом зависит эффективность функционирования библиотеки в целом, ее востребованность пользователями. Немаловажное значение имеет для библиотек и технология как сочетание квалифицированных навыков, оборудования, инфраструктуры, соответствующих знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в организации, т.е. технология является инструментом таких преобразований. Ресурсы информации используются непрерывно для связи и координирования каждой фазы процесса преобразования. Они предопределяют целый ряд управленческих действий, способствующих созданию системы обратной связи, регулированию информационных потоков, применению информационных технологий.
Взаимосвязь с внешней средой играет важную роль в современных нестабильных условиях существования организации. Факторами внешней среды библиотеки являются как элементы прямого воздействия (пользователи, источники книгоснабжения, учреждения государственного регулирования), так и элементы косвенного воздействия (экономические условия, социокультурные и политические изменения, события в стране и мире).
Горизонтальное разделение труда является наиболее очевидной характеристикой любой организации. Даже в небольшом филиале ЦБС со штатом три сотрудника библиотечная работа делится между ними для достижения грамотного обслуживания читателей. Разделение большого объема работы на многочисленные специализированные участки позволяет выполнить ее быстро и качественно. Классическим образцом горизонтального разделения труда в библиотеке, например, является комплектование и хранение фонда, обслуживание читателей, справочно-библиографическая работа.
Структурные подразделения (отделы, сектора и др.) выполняют в организации специфические конкретные задания и добиваются конкретных специфических целей. Как сложная организация, библиотека осуществляет горизонтальное разделение труда за счет образования подразделений. Вертикальное разделение труда необходимо для координации библиотечной деятельности. Деятельность по координации составляет сущность управления, которое является важнейшей характеристикой библиотеки как организации. В небольших библиотеках координация управления встроена в повседневное обслуживание читателей, поэтому не столь заметна. В крупных библиотеках координация деятельности приобретает принципиальное значение, поэтому работа по управлению должна быть четко разграничена с неуправленческой, т.е. каждый руководитель обязан иметь четко очерченный круг обязанностей и ответственности [165].
Включение библиотеки в систему понятий менеджмента, подчеркнутое общностью характеристик, расширяет возможности эффективного управления, так как позволяет использовать широкий арсенал методологии менеджмента в целях организации информационно-библиотечной деятельности. Это относится к выявлению законов и закономерностей, по которым развиваются организации, к применению современных организационных структур адаптивного типа, к определению факторов эффективности организации, разработанных и апробированных в менеджменте.
С точки зрения системного подхода, библиотека является не просто сложной организацией, но и организационной системой, состоящей из взаимосвязанных элементов. Существуют разные теории по определению параметров данной системы.
Реорганизация деятельности библиотеки: этапы и методы
Поскольку сложная система является по своей природе многоцелевой и многокритериальной, для таких систем не существует единого критерия оптимальности. Поэтому, как отмечает Л.В. Фаткин, «какой бы смысл ни вкладывался в понимание целевой функции или показателя эффективности поведения социальной системы, невозможно задать единую непротиворечивую систему оценок работы организации и каждого отдельного звена» [141].
Согласно принципу Ле Шателье, если на сложную, находящуюся в стабильном положении систему накладывается какое-либо ограничение или с помощью нововведений пытаться вывести систему из состояния равновесия, то система переходит в новое состояние равновесия, позволяющее ей поглотить изменения или противодействовать им, или минимизировать их воздействие [140].
Данный принцип объясняет, почему в сложных системах радикальные преобразования осуществляются с таким трудом и часто не доводятся до конца.
Таким образом, иерархия, предназначенная для структурирования деятельности, на самом деле представляет собой плохо упорядоченную структуру, постепенно разрушая все организационные компоненты. Поэтому реальные ситуации оказываются неконгруэнтными линейно-функциональной структуре управления. Руководители в многоуровневых иерархических структурах вынуждены тратить значительные усилия на преодоление межведомственных барьеров и на бюрократические процедуры согласования и утверждения управленческих решений. В свою очередь, многие люди ощущают себя частью иерархии, и это становится неотъемлемым качеством их личности. По наблюдению виднейшего исследователя философских вопросов современной науки, Ф. Капры, в подобных случаях переход к другим формам организации «воспринимается со страхом и недоверием» [73].
В связи с этим, эффективной формой организационных структур являются по терминологии Ф. Капры гетерорархии - гибкие функциональные иерархические формы, которые быстро создаются и преобразуются в соответствии с меняющимися потребностями. Большее распространение для обозначения таких структур получили термины «адаптивные», «органические».
До недавнего времени вопросы формирования гибких организационных структур в библиотеках оставались малоизученными. Структура управления библиотечной деятельностью всегда воспринималась, как нечто незыблемое, и существовала в рамках типовых структур, часто не соответствовавших социально-культурной среде, в которой существовала библиотека.
Адаптивные структуры строятся на целях и допущениях, радикально отличающихся от тех, которые лежат в основе бюрократии. Взаимодействие различных звеньев системы происходит чаще по горизонтали, чем по вертикали. Вследствие этого отпадает значительная часть формальных процедур и определений должностных обязанностей в категориях полномочий и ответственности. Выделим две разновидности адаптивных структур, которые уже применяются в библиотеках: проектная (программно-целевая) и матричная.
Под проектной структурой понимается временная организация, создаваемая для решения конкретной комплексной задачи (разработки проекта и его реализации). В одну команду собираются квалифицированные работники разных профессий, специалисты, исследователи для осуществления определенного проекта с заданным уровнем качества и в рамках выделенных для этой цели материальных, финансовых и трудовых ресурсов. Таким образом, проектная структура основывается на целевом управлении, горизонтальных взаимосвязях членов команды, развитии творческой инициативы каждого участника проекта.
Решение крупномасштабных задач, касающихся целых направлений библиотечной деятельности, может осуществляться только в рамках проектной организации. Однако, масштаб решаемой задачи не является основным моментом, вызывающим необходимость формирования проектной структуры. По нашему мнению, ключевым признаком проблемы, требующей для своего решения создания проектной структуры, служит комплексность, когда возможность добиться эффектной реализации цели открывается в горизонтальном взаимодействии различных структурных элементов.
Матричную структуру мы, вслед за крупнейшим отечественным специалистом в области теории организаций Б.З. Мильнером, считаем разновидностью проектной структуры. В рамках матрицы, построенной на принципе двойного подчинения исполнителей (руководителю функциональной службы и руководителю проекта), управление развивается одновременно по вертикали и по горизонтали. Поскольку линейно-функциональная структура продолжает существовать наряду с матричным управлением, создается конструктивный элемент, способствующий повышению эффективности действующей системы управления.
Матричную структуру следует рассматривать как механизм дополнения рычагов имеющейся структуры для инновационных разработок. Любое новшество может быть апробировано путем создания творческой или рабочей группы, будь то новая библиотечная услуга, автоматизированное рабочее место, бригадная форма организации труда или маркетинговая управленческая методика. Если средние и небольшие библиотеки слишком малы для создания самостоятельной проектной организации, то матричная структура открывает им широкие возможности для освоения новшеств без нарушения функциональной деятельности.
Факторы эффективности организационного развития библиотеки
Для повышения ответственности персонала за улучшение качества услуг, предоставляемых пользователям, все необходимые полномочия передаются персоналу, имеющему непосредственные связи с пользователями. Намечаются необходимые изменения в распределении обязанностей, полномочий, знаний, квалификаций и используемого инструментария для того, чтобы дать возможность персоналу улучшить свою работу. Затем, приняв по внимание, что персонал, непосредственно связанный с читателями, сам является потребителем услуг другого подразделения и т. д., эта задача уточняет все изменения состава персонала библиотеки. При этом разрабатывается набор характеристик навыков, знаний и ориентации персонала, относящихся к текущему и реорганизуемому процессам. Составляются матрицы текущих и измененных видов работ по квалификации, опыту и набору ориентации. Каждая ячейка матрицы соответствует уровню (нулевой, низкий, средний, высокий) квалификации, опыта и ориентации, необходимому для работы. Используя эти матрицы, можно определять характеристики работ по их разновидностям.
На данном этапе рассматривается вопрос согласованности характеристик текущих видов работ и тех, которые необходимо будет выполнять, выявляются новые виды работ и новые группы исполнителей. Если отдельные виды работ не отвечают требованиям нового процесса, должны формироваться другие группы исполнителей. В проектных документах этого этапа предлагается уровень квалификации, необходимый для каждого вида новых работ, схема взаимоотношений между группами работников, выясняется количественный состав персонала для текущих и проектируемых объемов работ.
В рамках данного этапа необходимо ответить на вопрос, как основные компоненты управления (управление библиотечными процессами, руководящее звено и развитие персонала) будут согласовываться в период реорганизации. Важно определить объемы ответственности по управлению библиотечной работой и развитию персонала, выявить руководителей групп первого и второго уровня. В связи с этим решается вопрос о создании полной организационной структуры, и анализируются возможные варианты.
Проводится подготовка новой матрицы требований к квалификации, опыту и ориентации при переходе от старых к новым видам работ в каждом из подразделений (оставшихся от прежней структуры и новых). Формулируются требования к каждой квалификационной группе. Выявляются трудности при переходе от старого типа работ к новым типам, которые учитываются при планировании обучения персонала. В процессе реорганизации различные профессиональные надбавки к заработной плате, в основе которых лежит иерархический подход и отношения подотчетности, заменяются надбавками, основанными на знаниях и профессиональной квалификации. Решение этой задачи и доведение результатов до всех участников является наиболее важным компонентом программы управления изменениями. Многие проекты реорганизации проваливались из-за отсутствия эффективных изменений в управлении. Применительно к каждому работнику необходимо определять ожидаемое участие в процессе или точки сопротивления переменам, составлять программы коммуникаций. При необходимости намечаются меры воздействия на общественное мнение и обучения всего персонала. Существенное значение имеют стимулы, мотивирующие работников к переходу к новым формам организации, а также механизмы обратной связи. Стимулы наиболее эффективны, когда работники постоянно находятся в курсе происходящего.
С целью наиболее эффективной реализации программы разрабатываются предварительные планы по осуществлению социальных мер, включая комплектование персонала, обучение и кадровые перестановки. Эти планы подразделяются на временные периоды параллельно с планами по техническому оснащению. Кроме того, определяется структура высшего уровня управления, т. е. роль и ответственность руководителя библиотеки и руководителя проекта реорганизации.
Методы управления на этапе социального проектирования: предоставление полномочий персоналу, квалификационная матрица, создание бригад самоуправления, организационная перестройка, составление структурной схемы библиотеки, изменение в системе управления, вознаграждение персонала и стимулы, управление проектом.
Проведенный на данном этапе анализ кадрового состава РГБ показал, что в Библиотеке сконцентрирован критический кадровый потенциал, способный реализовывать принятые руководством решения несмотря на непростую финансовую ситуацию, сложившуюся в Библиотеке. В то же время, учитывая специфику штата библиотечных сотрудников с точки зрения среднего возраста и мотивации ее работников, создается ситуация, при которой Библиотека в недалеком будущем может оказаться на гране кадрового кризиса.
