Содержание к диссертации
Введение
1. Организационно-информационное обеспечение процесса управления предприятием в условиях трансформации экономических отношений 12
1.1. Сущность и содержание организационных структур управления предприятием: информационная составляющая 12
1.2. Типологизация многоуровневых структур в контексте информатизации управления 28
1.3. Информационное обеспечение организации процесса управления многоуровневыми компаниями 46
2. Теоретико-модельные представления и формализация информационных систем, обеспечивающих процесс управления многоуровневыми компаниями 60
2.1. Корпоративная информационная система как инструмент внедрения информационных технологий 60
2.2. Формирование информационного обмена при управлении бизнес-процессами компании 74
2.3. Разработка организационно-информационной системы управления бизнес-процессами компании 83
3. Внедрение и адаптация программно-информационного обеспечения процесса принятия управленческих решений 99
3.1. Технология принятия управленческих решений с использованием программно-информационного обеспечения 99
3.2. Апробация комплекса мероприятий использования программно-информационных средств в процессе управления многоуровневой компанией «Лемакс» 115
Заключение 135
Библиографический список 140
Приложение 152
- Типологизация многоуровневых структур в контексте информатизации управления
- Информационное обеспечение организации процесса управления многоуровневыми компаниями
- Формирование информационного обмена при управлении бизнес-процессами компании
- Апробация комплекса мероприятий использования программно-информационных средств в процессе управления многоуровневой компанией «Лемакс»
Введение к работе
Актуальность темы исследования. На современном этапе трансформации экономических отношений развитие многоуровневых компаний сопровождается возрастанием роли информационных ресурсов в процессе управления, что, прежде всего, обусловлено повышением скорости информационного обмена, пространственной разноудаленностью структурных подразделений и наличием нескольких уровней управления в данных экономических системах. Организационно-информационное обеспечение процесса управления многоуровневыми компаниями в условиях динамично изменяющейся внешней и внутренней среды инициирует формирование информационного пространства, внутри которого разрозненная информация, обработанная соответствующими программно-аппаратными средствами, становится полной и достаточной для принятия управленческих решений.
Информационная обеспеченность процессов принятия решений, способность системы управления снижать отрицательные воздействия внешней среды, встроенность в организационную структуру становятся определяющими параметрами повышения эффективности управления компаниями, а внедрение систем разноуровневого доступа к информационным ресурсам в соответствии с распределением полномочий в компании, в свою очередь, способствует тому, что исключается перегрузка информацией верхних уровней управления.
Применяемые в настоящее время программно-технические средства не обеспечивают комплексности управления ресурсами и функциональными подразделениями компании. В этом контексте система программно-информационной поддержки принятия управленческих решений в многоуровневых компаниях, интегрируя положительные свойства информационных систем, комплекс информационно-технических решений, их встроенность в организационную структуру, будет способствовать
повышению эффективности управления, что определяет актуальность исследования, его теоретическую и практическую значимость.
Степень разработанности проблемы. Проблемы управления многоуровневыми структурами в условиях динамично изменяющейся внутренней и внешней среды исследуются в работах таких авторов как С. Авдашева, И. Ансофф, Е. Драчева, Б. Зайцев, В. Зарубин, Д. Земляков, М. Ильин, С. Крюков, Е. Ленский, А. Либман, Д. Львов, Л. Матвеева, Д. Новоженов, Л. Страхова, А. Тихонов, В. Цветков, Ю. Якутии и другие; в том числе исследованию роли информационных ресурсов в организации процесса управления многоуровневыми компаниями посвящены труды, С. Бараненко, А. Бухвалова, В. Волковой, Г. Гореловой, Б. Елепова, Д. Иванова, С. Колесникова, В. Сифорова, М. Соловьева.
Концептуальные описания процессов становления и развития организационных структур управления содержатся в работах В. Деменьтева, М. Дженсена, Т. Долгопятовой, И. Ивашковской, Н. Кониной, Л. Матвеева,
B. Самойлова, А. Яковлева и других авторов.
Применение технологий и механизмов разработки и внедрения систем информационного обеспечения в процессе управления многоуровневыми компаниями отражены в трудах И. Аглицкого, В. Алешина, П. Дракера, С. Дроздовского, Д. Дюбуа, Л. Евенко, И. Король, А. Прад, Б. Райзберга, Г. Чудесова.
Многообразие подходов к совершенствованию процессов принятия решений с использованием информационных технологий представлены в работах А. Ерофеева, С. Ильдеменова, Н. Лябаха, А. Мовсесян, Н. Моисеева, Б. Советова, Е. Устюжаниной, В. Шеметова и других; применение концепций функционально-модульного и структурно-функционального подходов к формированию системы информационного обеспечения процессов и систем управления посвящены исследования Е. Елиферова, В. Ерофеева, М. Желены, О. Жиркова, Л. Зарубина, О. Ильиной, Г. Кальянова, А. Козырева,
C. Кочемасовой, В. Олифер, А. Поляковой.
Процедуры, методики и инструментарий реинжиниринга и внедрения программно-информационных средств в процессе принятия решений нашли отражение в работах Б. Андерсена, С. Блюменталь, Т.Х. Давенпорта, Дж. Б. Девиса, Е. Зиндера, Е. Ойхмана, Э. Попова, М. Хаммера, Д. Чампи.
Несмотря на многообразие подходов к процессу управления многоуровневыми структурами, разработке и внедрению его информационного обеспечения, остается ряд пробелов теоретического и прикладного характера, связанных с необходимостью формирования технологий, методов и систем программно-информационной поддержки принятия решений с позиций формализации информационного взаимодействия между субъектами управления в многоуровневых структурах, что инициирует важность самостоятельного научного поиска, определяет его актуальность, постановку целей и совокупность решаемых задач.
Цели и задачи диссертационного исследования. Цель диссертационного исследования заключается в том, чтобы на основе выявления определяющей роли информационного ресурса в организации процесса управления многоуровневыми компаниями, разработать систему программно-информационной комплексной поддержки принятия решений и адаптировать ее к структурно-функциональным и организационно-экономическим условиям развития компании.
Для достижения поставленной цели в работе были определены следующие задачи:
выявить и обосновать экономическую сущность информационного ресурса как ведущего фактора, обеспечивающего процесс принятия управленческих решений в многоуровневых компаниях;
обосновать необходимость применения функционально-модульного подхода как способа реализации информационного обмена функциональных подразделений в комплексной системе управления многоуровневыми компаниями;
на основе обобщения опыта применения корпоративных информационных систем, предложить комплексную организационно-информационную систему, формализующую процесс информационного обмена на всех этапах принятия управленческих решений;
внедрить и адаптировать организационно-информационную систему управления на примере многоуровневой компании, и предложить технологию внедрения данной системы с использованием инструментарных средств обеспечивающих поддержку принятия управленческих решений;
разработать систему дифференцированного разноуровневого доступа к информационным ресурсам с учетом выявленных критериев оптимальности в зависимости от целепологания и полномочий лиц, принимающих решения;
совершенствовать процесс управления информационным обменом посредством протоколирования информационных сообщений и разработать алгоритм создания таких протоколов.
Объект и предмет исследования. Объектом диссертационного исследования является информационное обеспечение процесса принятия управленческих решений в многоуровневых компаниях. Предметом является адаптация инструментов, технологий и методов информационного обеспечения процесса принятия управленческих решений.
Рабочая гипотеза диссертационного исследования состоит в обосновании научной позиции автора, согласно которой повышение эффективности процесса управления многоуровневыми компаниями обеспечивается структурным соответствием организационной и информационной подсистем, что находит свое отражение в формализации системы информационного взаимодействия бизнес-процессов на всех уровнях управления многоуровневой компанией. Реализация такого взаимодействия достигается посредством внедрения и адаптации программно-информационного обеспечения как совокупности программно-технических средств, коммуникативных протоколов информационного
обмена, регламентированного определенным уровнем доступа к информационным ресурсам, обеспечивающим процесс принятия управленческих решений.
Теоретико-методологическую основу исследования составили концепции и теории, в области информационной экономики, корпоративного управления, теории систем и системного анализа, фундаментальные положения теорий управления в экономических системах в целом, и многоуровневых компаниях - в частности, а так же законодательные и нормативные документы Российской Федерации.
Информационно-эмпирическая база исследования, обеспечивающая обоснованность и достоверность полученных результатов, сформирована на базе монографических исследований отечественных и зарубежных ученых, Интернет-ресурсов, справочных пособий, официальных статистических данных, данных по экономическим мониторингам, а так же фактических данных, собранных автором и введенных в научный оборот в ходе исследования и разработки системы программно-информационной поддержки процесса принятия управленческих решений в многоуровневых компаниях.
Инструментарно-методический аппарат работы. В процессе исследования в рамках системно-функционального подхода использовались общие и частные методы научного познания, такие как методы научной абстракции, структурно-функционального, историко-генетического, монографического, экономико-статистического анализа, экспертных оценок, проектирования, моделирования и т.д.
Основные положения диссертации, выносимые на защиту:
1. Особенности развития многоуровневых компаний, проявляющиеся в наличии нескольких иерархических уровней управления, принадлежности функциональных подразделений к разным территориям и отраслям, усложнении структуры и содержания бизнес-процессов, приводят к повышению значимости информационного ресурса в организации процесса
управления и необходимости применения программно-информационной поддержки принятия решений.
2. Функционально-модульный подход к формированию системы
информационного обеспечения процесса управления многоуровневыми
компаниями имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционными
подходами, и заключается в выделении независимых бизнес-модулей,
связанных посредством информационного обмена, реализующих свои
функции в общей системе целеполагания; учете взаимосвязей функций и
структуры; возможности быстрой адаптации такой системы к изменению
внутренней и внешней среды; сохранении целостности системы при
инвариантности организационной структуры управления,
3. Разработка и внедрение организационно-информационной системы
управления многоуровневой компанией обеспечивает функционирование
всех бизнес-процессов компании с учетом функциональных элементов
организационной структуры, направления движения информационных
потоков, а так же позволяет определить необходимый и достаточный набор
программных, технических и коммуникационных средств, образующих
подсистему информационного обеспечения принятия решений.
4. Повышение эффективности принятия решений на различных
уровнях иерархии управления обеспечивается наличием необходимой и
достаточной информации, определяемой компетенциями и целевыми
функциями лиц, принимающих решения, что реализуется в системе
разноуровневого доступа к исходным данным.
5. Формализация процесса информационного взаимодействия
позволяет повысить скорость информационного обмена на всех этапах
принятия управленческих решений, исключить несанкционированный доступ
и наличие избыточной информации, что достигается посредствам введения
коммуникативных протоколов обмена данными между субъектами и
объектами управления, обеспечивая также обратную связь.
Положения научной новизны.
1. Уточнено понятие информационного ресурса как детерминантного
фактора в организации процесса управления многоуровневыми компаниями,
способствующего повышению скорости информационного обмена и
регламентирующего порядок обмена информацией вертикальных уровней
управления с одной стороны, и горизонтальными связями между
функциональными подразделениями - с другой. Предложено ввести данное
понятие в типологию многоуровневых компаний с целью повышения их
управляемости.
Обоснованна необходимость использования функционально-модульного подхода к разработке и внедрению информационных систем, обеспечивающих процесс принятия решений посредством конвергенции функциональных модулей, способствующих быстрой адаптации структуры управления многоуровневыми компаниями к изменениям внутренней и внешней среды.
Разработана и адаптирована к структурно-организационным условиям функционирования многоуровневых компаний структура организационно-информационной системы формализации процесса информационного взаимодействия, которая представлена в виде совокупности организационной и информационной подсистем, с определенным набором комплекса технических средств, обеспечивающих работу функциональных подразделений.
4. Предложен подход к оптимизации принятия стратегических,
тактических и оперативных управленческих решений, заключающийся во
внедрении системы разноуровневого доступа к данным с учетом критериев
полноты, достаточности и достоверности информации, содержание которых
определяется компетенциями лиц, принимающих решения в рамках
достижения ими целевых функций.
5. Введен и адаптирован как способ формализации информационного
взаимодействия субъектов управления в системе програм мно-
информационной поддержки принятия решений коммуникативный протокол, посредством которого обеспечивается повышение скорости обмена данными, унифицированность их представления, возможность автоматического обновления, исключение несанкционированного доступа и избыточности информации; разработан алгоритм создания такого протокола для совершенствования информационного обеспечения процесса управления многоуровневыми компаниями.
Теоретическая и практическая значимость работы определяется необходимостью разработки и адаптации системы программно-информационной поддержки принятия управленческих решений в многоуровневой компании, которая позволяет определить необходимый перечень информационных, программных и технических средств обеспечивающий процессы получения, обработки и хранения информации, совокупность необходимых и достаточных данных для всех уровней управления, а так же позволяет эффективно осуществлять информационный обмен между структурными подразделениями многоуровневой компании. Практическая значимость работы состоит в следующем:
сформированная организационно-информационная система позволяющая повысить эффективность информационного обмена может быть использована в практике управления многоуровневыми компаниями, корпорациями, сетевыми компаниями для принятия управленческих решений с использованием протоколов информационного обмена и определения уровней доступа к информационным ресурсам в соответствии с иерархией управления
- научными коллективами при исследовании проблем корпоративного управления, решении задач, связанных с использованием информационного обеспечения для управления экономическими системами,
Теоретико-прикладные результаты диссертационного исследования могут быть использованы в учебном процессе в вузах при разработке и проведении лекционных и семинарских занятий по дисциплинам
«Информационные системы в экономике», «Теория принятия управленческих решений», «Корпоративный менеджмент».
Апробация результатов исследования. Основные положения и выводы диссертационного исследования прошли апробацию в докладах и выступлениях на ряде научных и научно-практических конференциях. В том числе, на научно-практической конференции «Системный анализ в экономике и управлении» в 2004 и 2005 гг.в ТРТУ, на международной научно-практической конференции «Инвестиционный потенциал экономического роста в условиях глобализации» в г. Сочи в 2004г, на всероссийской научно-практической конференции «Потенциал развития России XXI века» в г. Пензе в 2004г. По результатам исследований опубликовано 8 научных работ, общим объемом 2 п. л., из них лично автора 1,6 п.л.
Структура и объем диссертационной работы. Диссертация последовательно раскрывает цель и задачи исследования, состоит из введения, трех глав, заключения, библиографического списка, (156 источников), включает 6 таблиц и 22 рисунка.
Типологизация многоуровневых структур в контексте информатизации управления
Современное состояние развития корпоративных форм ведения бизнеса характеризуется повышением информатизации процессов управления на всех уровнях организационной структуры. Осознание менеджерами преимуществ использования инструментов информационных технологий привело к активному внедрению информационных и технических средств в процесс управления компанией. Тем не менее, подобное внедрение не всегда является успешным вследствие того, что различные виды корпоративных объединений имею свои особенности, и требуют дифференцированных подходов к применению информационных средств для управления. С этой целью необходимо исследовать существующие формы корпоративных образований и выявить особенности их структур. Такое исследование отечественных организационных структур управления необходимо осуществлять по различным классификационным признакам, которые характеризуются элементами классификации. Существует многообразие форм объединений, таких как концерн, конгломерат, корпорация, и другие.
Такие крупные экономические объекты, имеющие сложную внутреннюю структуру, множественность направлений экономической деятельности являются многоуровневыми. Иерархическая структура таких компаний предполагает наличие нескольких уровней управления, требующих информационной обеспеченности процесса управления.
Принимая во внимание то, что в России наиболее распространенными на сегодняшний день из всех многоуровневых компаний являются ФПГ и холдинги, в работе представляется целесообразным протипологизировать именно эти виды корпоративных объединений.
Изучая проблему классификации корпоративных структур, следует отметить что в основном существующие классификации отвечают, каким либо, определенным целям. Так, например, для выделения корпораций из всех АО, отождествляемых с понятием корпорация в начале экономических реформ, используются признаки: крупные размеры, межотраслевой охват, транснациональная сфера деятельности. Подобное деление необходимо прежде всего для выделения корпоративных структур из множества существующих организационных форм с целью проследить эволюционное развитие корпораций, и дать определение понятию «корпорация» с институциональной и экономической точек зрения, В настоящее время происходит поиск новых организационных структур объединений, отвечающих требованиям времени, поэтому подобное деление очень узкое, и не охватывает всего многообразия функционирующих в настоящее время корпораций, а так же не позволяет проследить тенденции их развития.
Активно идущие процессы глобализации и интеграции, находят свое отражение в формировании новых форм объединения предприятий, что однако не вытесняет уже сложившиеся формы интеграции, С позиции новых методов решения проблем организационного управления, обусловленных усложнением структуры объединений, наиболее удачна классификация корпораций на холдинговые и нехолдинговые. , так как управление и контроль в холдинговой структуре основан на том, что центральная компания владеет контрольными пакетами акций дочерних предприятий.
Нехолдинговые формы управления и контроля основаны на соглашениях различной формы, что определяет степень контроля над финансами, ресурсами, и другими элементами. Указанное деление отражает централизацию властных полномочий и помогает выработать механизмы управления структурами подобных типов.
Являясь наиболее распространенной формой, отечественные ФПГ имеют несколько видов классификаций. В правительственной Программе содействия формированию ФПГ в числе классификационных признаков выбраны следующие23: форм а производственной интеграции, отраслевая принадлежность, масштаб деятельности, степень диверсификации, характер деятельности головной организации. Необходимо применение и других классификационных признаков для оценки эффективности корпоративных структур с учетом их особенностей. Наиболее удачной на наш взгляд является классификация предложенная одним из исследователей российских корпораций Ю.В. Якутиным, В предложенной им классификации выделены следующие признаки ; 1, Классифицирующиеся по степени глубины обоснований целесообразности их создания и ожидаемой эффективности: а) не имеющие предварительных концептуальных, маркетинговых и технико-экономических проработок; б) имеющие (наряду с учредительными документами) проработки ожидаемой эффективности, однако преимущественно формального характера; в) имеющие достаточно полные и качественные технико-экономические обоснования. 2. Группирующиеся по роли государства в их образовании: а) сформированные путем директивной передачи части госсобственности в уставной капитал вновь созданного юридического лица; б) созданные на основе передачи госсобственности в доверительное управление конкретного юридического лица; в) санкционированные определенными решениями исполнительной власти (федерального или регионального уровня), гарантирующими государственную ресурсную поддержку; г) аналогичные, но без подобных гарантий. д) организованные без участия государства, 3. Имеющие различные целевые установки и ориентированные на конечный результат в виде: а) наращивания объемов производства и реализации в рамках сложившейся номенклатуры изделий; б) реализации диверсифицированной номенклатуры продукции на расширяющихся рынках; в) увеличения экспорта отечественных товаров или выпуска импортозамещающей продукции; г) экономии финансовых затрат (в производстве, управлении); д) реализации заданий федеральных целевых и государственных научно-технических программ, выполнения поставок для госнужд, 4. С неодинаковой мотивацией своего ресурсного обеспечения и ориентированные преимущественно на: а) использование собственных (консолидированных) финансовых ресурсов; б) привлечение (путем выпуска ценных бумаг, увеличения залоговой стоимости корпорации, реализации механизмов солидарной ответственности) дополнительных (внешних) финансовых ресурсов;
Информационное обеспечение организации процесса управления многоуровневыми компаниями
Управление сложными организационными структурами предполагает принятие эффективных решений и требует переработки больших объемов информации. Качественная неоднородность информации, ее большие объемы, делают невозможными управление всеми элементами структуры из одного цента. В этом случае следует представить процесс управления в виде взаимодействия внешней среды, управляющей и управляемой подсистем. Эта система функционирует путем взаимодействия информационных потоков различного характера. Управляющая система осуществляет свои функции через получение, хранение и обработку потока данных, или информационного потока. Процесс управления происходит в результате взаимодействия управляющей, управляемой подсистем и внешней среды через каналы прямой и обратной связи4 . Схема взаимодействия представлена на рисунке 4. Через эти каналы управляющая подсистема получает данные из внешней среды, от управляемой подсистемы, анализирует ее, выраоатывает управляющее воздействие и направляет его результат к управляемой подсистеме, в результате чего управляемый элемент либо изменяет свое состояние, либо остается прежним, что фиксируется управляющей подсистемой, которая анализирует это состояние ,
Таким образом, можно заключить, что управление в данном контексте есть процесс целенаправленного обмена информационными потоками между различными подсистемами в многоуровневых компаниях.
Определяя подсистему как совокупность тесно связанных между собой элементов, которые реализуют отдельные наборы функций всей системы в целом, применительно к компании можно выделить маркетинговую, производственную, финансовую, административную и другие . Управление в представленном информационном контуре предполагает реакцию управляемой подсистемы на управляющее воздействие. Эта реакция есть закономерный отклик на вход в систему, другими словами это процессы, происходящие во внешней среде и вызвавшие это управляющее воздействие. Выходом системы является ее реакция, и зависит эта реакция от составляющих элементов и структурных связей между ними. После того, как на вход системы поступил сигнал, который преобразуется в соответствии с внутренним форматом представления данных, затем обрабатывается соответствующими процедурами расчета управляющего воздействия, после чего при помощи исполнительных механизмов происходит формирование исполнительного решения. В результате выполнения управляемой подсистемой своих конструктивных функций происходит задержка прохождения данных и искажение сигнала. Причиной этих явлений служит свойственная элементам, при изменении режима функционирования, инерция, а так же переходные процессы в подсистемах в результате изменения их состояния. Результатом подобных погрешностей при функционировании организации являются снижение ответственности за неисполнение поручений, нарушению сроков исполнения, снижению качества принимаемых решений. Возможными путями решения этих проблем является сокращение цепочки обработки данных (разработки проекта решения), повышение качества элементов и совершенствование структурных связей. Для решения указанных проблем в структуре организационного управления должны быть предусмотрена возможность определения целей управления, информационная составляющая, которая обеспечит управление точной и актуальной информацией о состоянии объектов управления и внешней среды, а так же способна учитывать тенденции возможных изменений. Необходимо разработать инструменты и методы, с помощью которых на основании анализа поступающей информации можно предлагать управляющие воздействия, и быстро и точно реализовывать это воздействие. Для оценки результата управляющего воздействия и внесения корректив предлагается использовать подсистему обратной связи с разработанной системой интервала допустимых отклонений.
Для достижения положительного результата организационного управления структура системы должна быть организована таким образом, чтобы все элементы максимально выполняли свои функции в условиях постоянно меняющихся внешних юздеиствии, а вносимые при этом помехи не значительно влияли на реакцию системы 5. Это достигается методом совершенствования или реорганизации структуры компании. Ключевыми параметрами для этих процессов будут являться информационная обеспеченность управленческих процессов, способность системы выполнять свои функции при изменении внешних условий, возможность погашения отрицательных воздействий для исключения явлений отрицательной синергии.
По мнению Мухина В.И46. создание системы эффективного управления подразумевает решение задач синтеза. Это установление порядка элементов - задача синтеза структуры, соответствие функций системы предъявляемым требованием - задача функционального синтеза, выбор средств для обработки, хранения, ввода и вывода информации - информационный синтез, а так же параметрический синтез, заключающийся в выборе необходимых параметров для оценки эффективности системы.
В данном исследовании необходимо рассмотреть информационную составляющую процесса организационного управления, так как эффективность принятия управленческих решений зависит от точности и оперативности получения и обработки информации. Кроме перечисленных функций, информационные подсистемы призваны обеспечить процессы внутренней коммуникации, обеспечивая документооборот в структуре, обеспечивать полный, а иногда и ограниченный доступ к информационному ресурсу определенных пользователей, своевременно принимать информацию из внешней среды и если требуется информировать внешнюю среду о произошедших в системе изменениях.
Функционирование компании в динамической внешней среде связанно с уровнем соответствия информации ее реальному состоянию в момент принятия управленческого решения и с эффектом старения информации. Принятие управленческих решений возможно при соблюдении соответствия между точностью и полнотой информации об объекте управления и ее актуальностью для устранения проблемы задержки и искажения информации.
Получаемая информация может быть разделена на несколько категорий. К первой из них можно отнести статистическую (носящая стабильный характер) информацию о состоянии однородных объектов, к которым относятся, например, потребители продукции или услуг. Вторую категорию представляет собой информация изменяющаяся, например взаимодействия с конкурентами или партнерами. Еще одна категория представлена информацией, характеризующей экономическую и правовую среду, в которой действует организация. Эта категория является наиболее значимой, поскольку изменение макроэкономических условий и недостаточно корректное правовое поле значительно увеличивает рискованность проектов.
Формирование информационного обмена при управлении бизнес-процессами компании
Поиск наиболее эффективного механизма функционирования хозяйствующего субъекта приводит к структурным изменениям в системе управления ресурсами предприятия. Изменения внешней среды вызывают необходимость по новому оценить сложившиеся хозяйственные связи между субъектами управления. В этом случае на первый план выходит информационное поле, в рамках которого осуществляется обмен информацией между подразделениями организационной структуры.
Эффективность корпоративной компании, которая осуществляет финансово-хозяйственную или производственную деятельность и является территориально раздробленной, напрямую зависит от качества информационного обеспечения. Как объект управления корпорация может быть сложной вертикально-интегрированной компанией, иметь специфические особенности производства, когда особое значение имеет своевременная информация об изменениях внешней среды, текущей деятельности и инфраструктуре компании. Наличие в составе корпорации финансовой структуры требует обработки больших объемов данных. Поэтому построение эффективной информационной системы корпорации является необходимым условием ее успешного функционирования и развития.
Возрастающее значение использования информационных ресурсов, развитие технических средств вычислительной техники привело к появлению и развитию информационных технологий, которые способствуют решению социально-экономических проблем. Целью внедрения новых информационных технологий является совершенствование процессов сбора, обработки, хранения, использования, накопления и представления информации. Таким образом, формируется новый информационный ресурс, который используется в качестве инструмента повышения эффективности какого либо вида деятельности. Особенностью информационного ресурса является его двойственность, С одной стороны он является самостоятельным ресурсом, наравне с персоналом, материалами, а с другой является инструментом управления. На первое место выходит потребность в системах поддержки принятия решений, обеспечивающих компании качественное функционирование в любых экономических условиях, когда приоритет отдается оперативности и качеству обработки информации, наглядности представляемой информации и анализу этой информации. Это является основанием использования информационных процессов для формализации знаний через связи между информацией, знанием, данными определив базовые понятия информационных технологий. Информационные технологии как инструмент использования информационного ресурса должны развиваться таким образом, чтобы обеспечить каждому пользователю возможность постановки и решения задач именно в его предметной области. Подобная задача может быть решена путем совмещения модели предметной области с моделью решаемой задачи, через автоматизированное формирование этих моделей из различных частей, которые получает пользователь при решении различных задач65, В большей степени применение информационных технологий нашло отражение в области организационного управления. Предметом труда является информация, средством труда выступает ЭВМ, таким образом, информационная технология представляется в виде системы, в рамках которой происходит автоматизация информационных процессов для решения задач управления. Возможность высокой структуризации данных позволяет выделить информацию в качестве инструментов для построения информационной модели объекта, с помощью которой можно получить эффективные механизмы для управления сложными системами, которыми являются корпорации различных типов.
Выделение информации в качестве самостоятельного ресурса потребовалось для применения программно-целевого подхода при создании различных информационных служб. Понятие ресурсы включает в себя такую совокупность различных частей научного потенциала, которые накоплены обществом, и которые можно использовать для различной хозяйственной и социальной деятельности . Таким образом, информация должна рассматриваться как один из ресурсов для обеспечения эффективного функционирования всех областей деятельности человека.
Концентрация знаний по различным областям развития науки позволяет оптимально использовать информационные ресурсы через современные программно-технические средства. Это осуществляется путем изучения свойств информационных ресурсов, разработки методов и средств их преобразования и обработки. Все это служит основой для построения эффективных автоматизированных систем управления.
В настоящее время при наличии на отдельных предприятиях локальных вычислительных систем и других современных технических средств необходимо комплексно использовать информационные ресурсы для управления корпорацией, в состав которой эти предприятия входят. Отличие информации от других ресурсов заключается в потенциальной эффективности информации, так как информацию можно продуктивно использовать неоднократно, пока не наступит ее моральное устаревание. Другими особенностями информации как ресурса являются такие ее свойства как отсутствие коммутативности, ассоциативности , Это означает, что данные, из которых составлена информация нельзя располагать в произвольном порядке без искажения смысла сообщения.
Для того чтобы осуществлять процесс управления в соответствие с целями необходимо наличие определенной информации. Эффективность процессов управления зависит от количества и качества информации, где критериями могут выступать источники информации. Для достижения целей управления необходимо представить схему на рисунке 6? взаимодействия
Возникает проблема представления отдельных составляющих информационной базы в конкретном структурном подразделении в соответствии с выполняемыми функциями, а также определение различных уровней доступа для пользователей, в соответствии с иерархией полномочий структуры управления.
Необходимая для принятия управленческих решений информация, находящаяся во всех подразделениях организационной структуры компании требует своевременной обработки, которой занимаются все подсистемы менеджмента компании. Возникает множество контуров управления, от количества которых зависит число информационных подсистем компании, при этом в каждом контуре информация носит специфический характер, и возникает необходимость работы с различными типами информации.
В компаниях со сложной организационной структурой формируется множество информационно-однородных объектов в зависимости от применения информации. Например, это могут быть бизнес-процессы, центры финансового учета, системы учета ресурсов, и другие. Включение этих объектов в единую информационную систему должно происходить путем учета количественных данных о поставках и сбыте в систему данных, отражающих бизнес-процессы основной деятельности, и учета этой информации в системах учета финансов, при этом инструментом осуществления будут специализированные программные продукты.
Апробация комплекса мероприятий использования программно-информационных средств в процессе управления многоуровневой компанией «Лемакс»
Информационные системы внедряемые на предприятии призваны обеспечить поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях управления тем самым достигается комплексность управления бизнес-процессами предприятия. Организация информационной системы на предприятии «Лемакс» обеспечивается отделом информационных технологий. Функции этого отдела заключаются в установлении средств внутренней и внешней коммуникации, обеспечении качественного информационного наполнения процессов предприятия, обеспечения периодичности и достаточности сбора, использования и хранения информации- Для реализации этих функций на предприятии используется информационная система «1-С производство» в измененной конфигурации. Для эксплуатации этой системы согласно требованиям и особенностям организации были изменены форматы отчетов.
Сферы деятельности предприятия «Лемакс» включают торговлю, котельное производство и производство кирпича. Имеющаяся на предприятии организационная структура является горизонтальной, но информационная система не соответствует структурной организации. Схема организационной структуры предприятия «Лемакс» приведена в приложении 1. На данном предприятии имеется общая база данных по торговым предприятиям и база данных обеспечивающая производственный процесс. Информационный обмен без ограничений присутствует внутри торговой сети, но доступ к общей базе главного офиса для торговых точек закрыт. Информационные потоки распределяются преимущественно по горизонтали и частично по вертикали от торговых точек к главной БД без обратной связи, для торговой сети было сделано ограничение функциональности информационной системы. Отсутствие вертикальных связей препятствует сокращению сроков принятия решений и наиболее полному использованию информации. Внутренние пользователи объединены в локальную сеть с ограниченным доступом. Ограничение доступа было организованно в соответствии с распределением полномочий по иерархическому принципу. По такому же принципу ограничений предусмотрено использование сети Интернет. Единая система документооборота на предприятии отсутствует. По мнению руководителей предприятия это связанно с тем, что затраты на перевод бумажного документооборота в электронный вид не сопоставимы с полезным эффектом от использования электронной системы документооборота. Схематичное изображение действующей информационной системы представлено на рисунке 19. Элементами Ml - М4 являются самостоятельные подразделения компании. Аналитический обзор использующихся на предприятии информационных средств был проведен по следующим направлениям: - для каких задач используются средства информационного обеспечения, - средства внутренней коммуникации внедрены на предприятии, - виды информационных систем использующихся на предприятии, - функции реализуемые внедренными информационными системами (системы управления, учета, документооборота и т.д.), - влияние средств информационных технологий на процесс принятия решений.
Для получения необходимой информации использовалась специально разработанная анкета, заполнить которую предлагалось менеджерам разного уровня.
В результате анализа были выявлены положительные и отрицательные стороны использования информационных и коммуникационных систем на предприятии, К положительным сторонам можно отнести ограничения доступа для разных категорий пользователей, наличие локальной и внешней сетей. Организация информационной системы преимущественно горизонтальной конфигурации препятствует сосредоточению избыточного количества информации на верхнем уровне управления.
К недостаткам можно отнести: - Отсутствие регламентов, по которым определяется ответственность уровней управления по направлениям приема и передачи информации. На фирме не определены форматы документов внутреннего управленческого учета, способствующие упорядочению информационного обмена по вертикальным связям и отсутствует четкость каналов передачи данных от верхнего уровня управления к нижестоящим подразделениям. - Отсутствие системы электронного документооборота. В настоящее время на предприятии документооборот осуществляется на бумажных носителях. Вся база данных формируется в архиве соответствующих подразделений, и поиск информации осуществляется соответствующими служащими при необходимости вручную, что занимает значительные временные ресурсы. - Информационная система имеет низкий уровень соответствия организационной структуре управления фирмой. Организационная структура представленная на рисунке 19 имеет множество вертикальных подуровней в основной горизонтальной плоскости. При этом информационная система включает одну вертикальную и четыре горизонтальных связи, что полностью не соответствует требованиям структуры компании и не способствует эффективному информационному обмену между подразделениями предприятия. Информационный обмен осуществляется между отдельными составляющими предприятия по видам деятельности» а не по иерархии построения, что полностью не соответствует требованиям необходимым для принятия управленческих решений. - Отсутствие единой системы сбора информации. Сбор данных, осуществляемый отдельными подразделениями происходит по разным показателям, что затрудняет анализ этой информации, таким образом происходит нарушение процессов обратной связи по уровням управления. Низкий уровень формализации информационных потоков увеличивает долю субъективизма при принятии управленческих решений. Отсутствие четких критериев оценки эффективности информационной системы. На предприятии отсутствует эффективный информационный обмен и поэтому не представляется возможным оценить его достоинства и эффективность, С целью устранения вышеизложенных недостатков, в настоящее время на предприятии планируется замена технических средств, что связанно с устареванием оборудования и увеличением количества пользователей вследствие роста организации. Предполагается создание на предприятии собственной АТС, что позволит улучшить коммуникационные связи между отделами и территориально удаленными подразделениями. Данные мероприятия будут способствовать повышению уровня коммуникативного обмена и улучшению технического состояния информационного обеспечения, что не предполагает построение информационной системы соответствующей целям деятельности предприятия.
