Содержание к диссертации
Введение
Глава I. Организация делопроизводства в горрайорганах внутренних дел 13
1.1. Историко-правовые особенности развития делопроизводства полиции и милиции России 13
1.2. Роль и значение делопроизводства в обеспечении деятельности горрайорганов внутренних дел 30
1.3. Система делопроизводства в горрайорганах внутренних дел 52
Глава II. Основные направления совершенствования делопроизводства в горрайорганах внутренних дел 78
2.1. Научные основы организации делопроизводства в горрайорганах внутренних дел в современных условиях 78
2.2. Пути совершенствования документирования и документооборота в горрайорганах внутренних дел 105
2.3. Совершенствование правого, кадрового и технического обеспечения делопроизводства в горрайорганах внутренних дел 120
Заключение 143
Библиографический список использованной литературы 148
Приложения
- Историко-правовые особенности развития делопроизводства полиции и милиции России
- Роль и значение делопроизводства в обеспечении деятельности горрайорганов внутренних дел
- Научные основы организации делопроизводства в горрайорганах внутренних дел в современных условиях
- Пути совершенствования документирования и документооборота в горрайорганах внутренних дел
Введение к работе
Актуальность темы. В настоящее время городские и районные органы внутренних дел (ГРОВД) осуществляют правоохранительную деятельность в условиях экономического, политического и социального кризиса, а современная преступность создает реальную угрозу государству. Сложившаяся ситуация выдвигает на первый план задачу совершенствования всех направлений оперативно-служебной деятельности ГРОВД, мобилизации внутренних ресурсов для успешного выполнения ими своего функционального назначения.
Особая роль и место горрайорганов в системе органов внутренних дел Российской Федерации придают им статус основного звена системы, что обусловлено следующими показателями: ГРОВД реализуют основной объем функций по охране общественного порядка и борьбе с преступностью, общее количество ГРОВД в системе МВД России составляет более трех тысяч, а численность людских ресурсов и техники, сосредоточенных в них - свыше семидесяти процентов.
Вопросы совершенствования деятельности правоохранительных органов являются постоянным предметом исследований, проводимых специалистами разных стран: общими для них выступают не только цели и задачи научно-практических разработок, но и наличие трудностей объективного порядка, непосредственно связанных с осуществлением этой деятельности. Так, в прогнозе «Правоохранительная система в 2001 году»1 отмечается: «не следует ожидать появления чуда в виде бюджетных источников фи-
1 Хэл Нис. Правоохранительная система в 2001 году// Low and order (USA). -1990. - № 1. - С. 257-264. - ГИЦ МВД СССР.
нансирования и проведения реформ в правоохранительной системе». Эта тенденция нашла отражение и в концепции развития органов внутренних дел и внутренних войск МВД России, где сказано, что в условиях ограниченных материальных ресурсов все преобразования системы МВД России будут осуществляться на основе поиска и использования ее внутренних ресурсов, и, прежде всего, в сфере управленческой деятельности1.
В настоящее время, когда совершенствование деятельности ГРОВД осуществляется за счет внутренних резервов, обеспечение оптимальной переработки документированной информации, повышение качества работы с документами приобретают решающее значение, а улучшение информационно-документационного обеспечения и делопроизводства выступает одним из главных направлений совершенствования управленческой деятельности в горрай-органах внутренних дел.
Рассматривая модель управленческого цикла, можно сделать вывод, что ни одна его стадия (сбор, обработка, обобщение, анализ информации; выработка и принятие управленческого решения; организация исполнения управленческого решения) не обходится без элементов документирования и работы с документами. Учитывая то, что работники управленческих аппаратов затрачивают до 80% своего рабочего времени на операции с документами, эффективная управленческая деятельность невозможна без рациональной системы делопроизводства.
Следовательно, совершенствование делопроизводства имеет непосредственное значение для повышения уровня эффективной деятельности всех служб и подразделений органов внутренних
1 Приказ МВД России от 20.03.96 № 145 «О концепции развития органов внутренних дел и внутренних войск МВД Российской Федерации».
дел. Умение сотрудников качественно и оперативно готовить служебные документы рассматривается руководством МВД России в качестве одного из профессиональных навыков1, что возможно отнести ко всем сотрудникам органов внутренних дел, работающим с документами.
Документ является конкретным отражением управленческой деятельности, выступая и как ее предмет, и как результат. В документе содержится информация о состоянии объектов управления и окружающей среды, фиксируются результаты управленческого воздействия субъекта управления на объект управления. В гор-райорганах внутренних дел документы являются также формой реализации их задач и функций, где именно документированная информация имеет решающее значение, так как документирование служит способом закрепления и удостоверения информации.
Актуальность данного научного исследования определяется также совокупностью ряда факторов, таких как: возрастание объема документооборота в ГРОВД; нарушение правил организации и ведения делопроизводства; недостаточная подготовленность руководителей и сотрудников основных служб ГРОВД, в том числе работников делопроизводственных подразделений (канцелярий, секретариатов), в вопросах делопроизводства; отставание форм рационализации и оптимизации работы с документами от достижений науки и техники, а также слабое внедрение средств механизации и автоматизации в процессы делопроизводственного обслуживания деятельности ГРОВД.
Таким образом, усложнение задач, решаемых горрайоргана-ми внутренних дел, возрастание значимости юридических послед-
1 См. докладную записку от 12.01.99 «О некоторых итогах деятельности Аппарата Министра в 1998 году».
6 ствий ошибок при работе с документами вызывают потребность в обновлении и дальнейшем совершенствовании нормативно-правовой, методической, а также технической базы делопроизводства в ГРОВД.
Все вышеизложенное позволяет прийти к заключению об актуальности темы данного исследования, как в теоретическом, так и в прикладном аспектах.
Объект и предмет исследования. Объектом данного диссер
тационного исследования являются организационные отношения в
сфере делопроизводства. Эти отношения возникают в процессе
реализации одной из основных функций управления - организации.
В качестве предмета диссертационного исследования выделяется
организация делопроизводства в горрайорганах внутренних дел с
учетом характерных черт и особенностей осуществления делопро
изводства в органах внутренних дел рассматриваемого звена. При
этом основное внимание уделено организационно-
распорядительной документации, которая имеет ведущее значение в управленческой деятельности.
Цель исследования заключается в том, чтобы на основе анализа и обобщения результатов проведенных исследований организации делопроизводства в ГРОВД, а также достижений в области социального управления, теории управления в сфере правоохранительной деятельности, истории организации делопроизводства, документоведения, документалистики, информатики, организационного проектирования и правовых дисциплин определить актуальные проблемы и недостатки в организации делопроизводства в горрайорганах внутренних дел и выработать предложения по их разрешению и устранению на научной основе.
Реализация поставленной цели потребовала решения следующих задач:
- анализ исторических особенностей и тенденций развития делопроизводства в полиции и милиции России, их влияние на современное состояние делопроизводства в органах внутренних дел;
- определение роли и, места делопроизводства в обеспечении
управленческой деятельности ГРОВД (внутриорганизационный ас
пект);
исследование системы делопроизводства, ее элементов в горрайорганах внутренних дел в условиях всеобщей информатизации общества1;
выявление особенностей и характеристик делопроизводства в городских, районных органах внутренних дел;
анализ существующих научных основ организации делопроизводства и практики осуществления делопроизводства в горрайорганах внутренних дел;
определение основных направлений и возможностей совершенствования делопроизводства в ГРОВД в современных условиях с учетом внедрения новых информационных технологий;
выработка предложений и рекомендаций по совершенствованию документирования и документооборота, а также правового, кадрового и технического обеспечения делопроизводства в ГРОВД.
Методологическая и эмпирическая основа исследования. Методологической основой настоящего исследования является диалектика как общенаучный метод познания. Кроме этого ис-
1 Под информатизацией общества в данном случае понимается распространение автоматизированных технологий от больших учреждений к малым, вплоть до каждого рабочего места и каждой семьи. См. Сокова А.Н. Совершенствование делопроизводства - шаг на пути информатизации России// Отечественные архивы. - 1993. - № 6. - С. 18.
пользованы разнообразные методы научного исследования: системный анализ, исторический, формально-логический, сравнительно-правовой, социологический анализ. При решении поставленных в диссертационной работе задач анализировались различные нормативные акты.
Теоретической базой исследования послужили общие положения философии, теории государственного и социального управления, научные труды в области теории информации, доку-ментоведения, организационного проектирования, истории органов внутренних дел и организации делопроизводства, работы отечественных и зарубежных ученых: Р.Ф. Абдеева, В.Г. Афанасьева, В.Д. Банасюкевича, А.А. Богданова, Г.Г. Воробьева, В.М. Глуш-кова, Л.Н. Качалиной, Т.В. Кузнецовой, Дж. Милварда, А.Н. Соковой, Тейлора Клэра, И.Д. Тиновицкой, А.Д. Урсула, П. Франца, Дж. Харрисона, Г. Шпрингера и других, а также ученых, исследовавших в той или иной степени рассматриваемую нами тему в системе МВД России: Л.Ш. Берскашвили, И.В. Борисовой, Н.И. Буденко, В.З. Веселого, СЕ. Вицина, Г.М. Воскресенского, Г.П. Герта, Г.Г. Зуйкова, А.П. Ипакяна, В.Р. Кисина, А.П. Коренева, С.С. Маиляна, А.Ф. Майдыкова, В.А. Минаева, В.Д. Малкова, А.Н. Роши, Г.А. Туманова, Г.И. Черненко, B.C. Чернявского, Е.Ф. Яськова и ряда других.
В основу эмпирической базы исследования легли результаты изучения состояния делопроизводства более чем в тридцати подразделениях органов внутренних дел различных регионов Российской Федерации, в которых также был проведен социологический опрос работников делопроизводственных подразделений (секретариатов, канцелярий) с использованием методов анкетирования и интервьюирования, экспертных оценок. Процессы организации и
осуществления делопроизводства исследовались автором методом включенного наблюдения практической деятельности секретариатов и канцелярий ГУВД, УВД, ГРОВД г. Москвы и Московской области.
Новизна исследования обусловлена выбором темы исследования, а также комплексным, многоаспектным подходом к исследованию делопроизводства. Реализована потребность в научном анализе делопроизводства как одного из важнейших элементов управленческой деятельности и организации управления городскими и районными органами внутренних дел.
Изучение организации делопроизводства в органах внутренних дел долгое время оставалось без должного внимания, считалось, что это «канцелярская» проблема, не нуждающаяся в научном исследовании. Возможно, корни такого отношения к делопроизводству заложены еще И.В. Сталиным, который считал, что полагающиеся на бумажные документы это безнадежные бюрократы и архивные крысы1.
Исследование делопроизводства в горрайорганах внутренних дел России позволило выявить недостатки в его организации, а также обосновать выводы и предложения по совершенствованию системы делопроизводства, ее элементов: документирования и документооборота, правового, кадрового и технического обеспечения делопроизводства ГРОВД.
Новизна полученных результатов состоит также в том, что в диссертационном исследовании:
- проанализированы исторические этапы развития делопроизводства в полиции и милиции России, раскрыты исторические
1 См. Борисова Л.В. Делопроизводственные документы советской эпохи// Отечественные архивы. - 1994 . - № 2. - С. 24.
корни организации делопроизводства в органах внутренних дел России;
- определены особенности и характеристики делопроизвод
ства в горраиорганах внутренних дел, а также его значимость в
организации управленческой деятельности ГРОВД;
- осуществлен комплексный анализ состояния системы делопроизводства в горраиорганах внутренних дел;
выявлены особенности организации делопроизводства в ГРОВД в современных условиях и влияние делопроизводства на всю систему их функционирования;
разработаны научно-обоснованные предложения и практические рекомендации по совершенствованию организации делопроизводства в ГРОВД в современных условиях.
Практическое значение диссертационного исследования определяется рядом выработанных предложений и рекомендаций по совершенствованию организации делопроизводства в ГРОВД. Они могут быть использованы: при определении комплекса мер, направленных на повышение эффективности делопроизводства в ГРОВД; при разработке нормативно-правовой и методической базы делопроизводства в горраиорганах внутренних дел; в процессе подготовки и переподготовки кадров системы МВД Российской Федерации; для разработки и включения ряда вопросов по исследуемой теме в учебный курс «Основы управления в органах внутренних дел».
К положениям, вынесенным на защиту, относятся: 1. Определение делопроизводства как самостоятельного направления работы ГРОВД, оказывающего значительное влияние на качество функционирования всех служб и подразделений горрай-
и органов внутренних дел наряду с другими видами их деятельности.
Обоснование содержания и особенностей системы делопроизводства в горрайорганах внутренних дел.
Определение наиболее существенных факторов и условий, оказывающих положительное или отрицательное влияние на организацию делопроизводства в горрайорганах внутренних дел.
Обоснование необходимости приведения оргструктурного построения делопроизводственных подразделений горрайорганов, имеющейся правовой базы, а также уровня профессиональной подготовки работников в соответствие с современными условиями и требованиями к их деятельности.
Обоснование необходимости применения в делопроизводстве горрайорганов внутренних дел современных информационных технологий.
Рекомендации по совершенствованию документирования, документооборота, а также правового, кадрового и технического обеспечения делопроизводства в ГРОВД.
Апробация результатов исследования. Основные результаты и положения диссертационного исследования изложены автором на научно-практических конференциях, проходивших в Московском юридическом институте МВД Российской Федерации в апреле 1997 года и апреле 1998 года. Положения проведенного исследования также отражены в публикациях по теме диссертации.
Некоторые разработки и предложения диссертанта успешно применяются в деятельности делопроизводственных подразделений УВД Восточного административного округа г. Москвы, что подтверждается актами о внедрении.
Результаты работы использовались диссертантом при проведении семинаров и практических занятий в рамках курса «Основы управления в органах внутренних дел» в МЮИ МВД России, а также при разработке частной методики преподавания указанного курса.
Структура работы. Диссертация состоит из введения, двух глав, включающих шесть параграфов, общим объемом 147 страниц, а также заключения, библиографического списка использованной литературы, насчитывающего 245 наименований, 3 приложений.
Историко-правовые особенности развития делопроизводства полиции и милиции России
Нынешнее состояние делопроизводства в органах внутренних дел Российской Федерации во многом обусловлено своим историческим развитием. Обращаясь к истории делопроизводства в полиции и милиции России1, мы видим весьма пеструю картину факторов, повлиявших на его организацию и традиции.
Используя исторический подход как метод исследования, мы попытались установить особенности делопроизводства на разных этапах его развития в системе правоохранительных органов нашего государства и выявить тенденции, которые имеют значение для понимания проблем современного состояния делопроизводства в органах внутренних дел. Исследуя историю развития полицейского и милицейского делопроизводства в России, мы можем условно разделить его на ряд этапов, которые и будут рассмотрены нами далее.
Вопросы упорядочения общественной жизни, создания необходимых условий для нормального функционирования общественного организма являются значимыми для государства на всех этапах его существования, но в нем имеются такие звенья, которые специально созданы для поддержания порядка в государстве. До времени правления Петра Первого на Руси не было специальных полицейских учреждений, а их функции осуществлялись наряду с другими функциями государственного управления (судебная, финансовая, военная) центральными и местными органами власти.
С конца XV века существенным звеном государственного аппарата становятся приказы, ведающие отдельными отраслями царского управления, пришедшие на смену органам дворцово-вотчинной системы. Управление на местах осуществляли приказные избы. Н.М. Карамзин, описывая их деятельность, указывал, что новые законы, учреждения, налоги объявлялись всегда через избы или приказы: Стрелецкий, Ямской, Дворцовый, Казенный, Разбойный и другие1.
Образование системы приказов позволило централизовать управление страной. В их деятельности и зародилась профессиональная работа с документами, получившая название - приказное делопроизводство. «Главными действователями» в приказах были дьяки-грамотеи, «употребляемые для письма и для совета, к зависти и неудовольствию Дворянства. Умея не только читать и писать лучше других, но зная твердо и законы, предания, обряды, Дьяки или Приказные люди составляли особенный род слуг государственных, степению (...) выше (...) купцов именитых»2. Таким образом, с конца XV века начал формироваться слой профессиональных чиновников, ведущих делопроизводство в приказах, некоторые из которых были созданы для исполнения судебно-полицейских функций (Разбойный, Сыскных дел, Московский и Владимирский судные, Земской двор и другие).
В Судебнике 1550 года упоминается о видах документации, имевшихся в приказах: книги вотчинные, книги крепостных и закладных. Приказ приказу писал «памяти», приказ в избы - «грамоты», из приказных избы выше - «отписки». В системе приказов велись различные формы документации, поименные списки населения по нескольким позициям, обширная переписка. Документооборот в этот период был уже настолько значителен, что при составлении документов стали использовать скоропись - вид письма, при котором буквы при написании соединяются, вместо принятого разъединенного написания. Приказы можно назвать колыбелью русского бюрократизма: документы проходили множество инстанций, подолгу задерживаясь у отдельных исполнителей, прежде чем попадали по назначению1.
В целом в описываемый период сложились основные приемы, методы создания, оформления и обработки документов. Делопроизводство в приказах можно считать первым этапом развития делопроизводства в правоохранительных органах России.
Часть полицейских функций осуществлялась Разбойным приказом и его подразделениями, о чем свидетельствует Соборное Уложение 1649 года. В XVII веке Разбойный приказ стал назваться разбойным Сыскным приказом, а далее - просто Сыскным.
Одновременно с приказами после основания Санкт-Петербурга в 1703 г. образуется городская петербургская полиция по европейскому образцу. Организация и выполнение полицейских функций входило в обязанность Главного Начальника города, а в 1715 г. была образована Главная Полицейская Канцелярия, как орган управления полицией, Сыскной же приказ существовал параллельно с Канцелярией.
Взамен системы приказов в 1717-1718 гг. было создано двенадцать коллегий. Петр I, сознавая несостоятельность старых форм организации управления государством и нерациональность внесения частных поправок, решил провести полную реформу государственного устройства. Окончательные задачи и структуру коллегий определил Генеральный регламент государственных коллегий, подписанный Петром Первым 27 февраля 1720 года. В регламенте были отдельные главы о структуре и функциях канцелярии. О секретарском чине было сказано: «должность чина секретарского в том состоит, что ему на всех приходящих письмах и доношениях нумеры подписывать, и на них числа, когда подано приписывать и об оных без всякого подлога или пристрастия по вышеописанному порядку докладывать, а не выбором, дабы оных долго не волочить, но како скоро возможно отправить»1. Таким образом, по европейскому образцу была создана канцелярия и утверждена должность секретаря. Этот день можно считать датой правового рождения секретарской должности.
В 1718 году учреждается Генерал-Полицмейстерское управление Санкт-Петербурга. С 1722 г. столичный Генерал-Полицмейстер назначается главою и московской полиции, а с 1732 г. - главою полиции всей России. Именно в этот период полицейское делопроизводство впитало характерные для канцелярий государственных учреждений Петра I тенденции к тотальной регламентации и жесткой структурной подчиненности. Эти принципы сказались на всем протяжении существования полиции.
Роль и значение делопроизводства в обеспечении деятельности горрайорганов внутренних дел
Министерство внутренних дел Российской Федерации придает большое значение совершенствованию деятельности городских и районных органов внутренних дел, считая их основным звеном системы органов внутренних дел1, в которых реализуются административные, процессуальные и иные функции, возложенные на них действующим законодательством. Горрайорганы внутренних дел реализуют важные для общества задачи по борьбе с преступностью и охране общественного порядка в городах и районах Российской Федерации, отличающиеся от задач и функций других органов внутренних дел, прежде всего непосредственной реализацией основных функций системы Министерства внутренних дел.
В настоящее время горрайорганы внутренних дел представляют собой, в основном, многоотраслевые аппараты, способные эффективно решать задачи по обеспечению личной безопасности граждан, охране общественного порядка и обеспечению общественной безопасности, раскрытию преступлений и др.
Функционирование ГРОВД протекает в постоянном общении с населением, их контакты многообразны, их деятельность выходит далеко за рамки вопросов борьбы с преступностью и затрагивает интересы множества людей, имеет большой социальный резонанс.
Интенсификация социальных процессов, качественные изменения в социальной структуре общества, в структуре преступности и характере совершения преступлений выдвигают на первый план потребность в разработке проблем управления деятельностью горрай-органов внутренних дел, так как они находятся в непосредственном контакте со средой функционирования, в самом центре социальной жизни общества, ощущая на себе влияние внешних факторов.
В условиях развития кризисных явлений в социальной, экономической и других сферах российского общества ставится задача дальнейшего улучшения всех направлений работы горрайорганов внутренних дел. Вновь обращаясь к Концепции развития органов внутренних дел и внутренних войск МВД России, где указывается на необходимость совершенствования управленческой деятельности в системе МВД России, рассмотрим роль и значение делопроизводства, как одного из направлений совершенствования управленческой деятельности. Под управленческой деятельностью понимается деятельность руководителя и работников аппарата управления по выполнению функций управления (прогнозирование, планирование, организация, контроль, регулирование)1.
Совершенствование основных направлений деятельности ГРОВД, в том числе и управленческой, представляет масштабную проблему, от успешной разработки которой будет зависеть качество деятельности органов внутренних дел в целом. Ее решение не может быть осуществлено только за счет практических мер, но требует использования и теоретических исследований. Органы внутренних дел рассматриваемого уровня смогут функционировать более эффективно только тогда, когда на практике будут реально использоваться достижения и рекомендации науки управления, административного и уголовного права, криминологии, психологии, социологии, других отраслей знаний.
Управление горрайорганами внутренних дел представляет собой научно-обоснованное, целенаправленное воздействие субъектов управления на службы, подразделения, работников, непосредственно осуществляющих борьбу с правонарушениями и охрану общественного порядка, с целью эффективного решения поставленных задач .
Необходимость совершенствования управления ГРОВД становится особенно очевидной, если обратиться к ряду показателей, например, таких: объем и сложность задач, решаемых горрайорганами; значимость отрицательных последствий от непринятия, несвоевременного или некачественного принятия решений; объем информации, которую необходимо собрать и переработать для эффективного осуществления деятельности ГРОВД. Проанализировав каждую из составляющих можно убедиться, что их развитие идет по возрастающей линии. Взяв для более подробного изучения последний из показателей, рассмотрим зависимость между эффективностью управления горрайорганами внутренних дел и информацией, которая циркулирует в ГРОВД по каналам прямой и обратной связи.
Осуществление всех без исключения функций управления неразрывно связано с информационными процессами и представляет собой непрерывный процесс сбора, обработки и передачи информации.
Информационное обеспечение горрайорганов внутренних дел - это специфический вид деятельности, осуществляемый штабными аппаратами, информационными центрами, канцеляриями (секретариатами)1 и другими службами по созданию, организации функционирования и совершенствованию конкретных информационных систем, обслуживающих управленческую, профилактическую, оперативно-розыскную и другие виды деятельности органов внутренних дел. При этом под названными системами понимается комплекс форм и методов сбора, обработки и выдачи информации в видах и объемах, необходимых для решения четко обозначенных опера-тивно-служебных задач . Важность исследования вопросов информационного обеспечения горрайорганов внутренних дел определяется количеством перерабатываемых ими объемов и видов всевозможной информации (по оценкам специалистов в ГРОВД концентрируется до 70 % всей информации, циркулирующей в органах внутренних дел), а также тем, что объемы информации постоянно увеличиваются3. Количество и качество информации, доставляемой на различные уровни управления системы органов внутренних дел, оказывают значительное (как положительное, так и отрицательное) влияние на функционирование всей системы, причем основным носителем информации в ходе осуществления деятельности ГРОВД на современном этапе остается документ на бумажной основе.
Оперативность, полнота и точность информации являются необходимым условием для эффективного осуществления управления ГРОВД.
Научные основы организации делопроизводства в горрайорганах внутренних дел в современных условиях
Повышение эффективности деятельности городских и районных органов внутренних дел непосредственно зависит от того, насколько широко используются в нем достижения науки. Научные основы организации делопроизводства являются неотъемлемой частью научной организации труда в системе органов внутренних дел.
Под научной организацией труда (НОТ) в органах внутренних дел подразумевается их рационально организованный труд, направленный на максимальное повышение эффективности деятельности при минимальных затратах труда и при строгом соблюдении материального и процессуального законодательства, осуществляемый с учетом рекомендаций науки и обобщения передового опыта. Из этого определения следует, что НОТ в органах внутренних дел - это динамичный и непрерывный процесс, призванный решать три основные группы задач: экономические, психофизиологические и социальные. К основным направлениям НОТ относятся, в частности, рационализация трудового процесса, внедрение прогрессивных методов и приемов труда; укрепление дисциплины труда, что предполагает и совершенствование делопроизводства (форм документов, процесса документооборота, стандартизации и унификации документов и др.), так как совершенствование делопроизводства является одним из средств повышения эффективности и производительности труда, осуществляемого в процессе деятельности органа внутренних дел1.
Разработка научных основ не имела бы большого значения, если бы не являлась базой для совершенствования практической деятельности горрайорганов, а с учетом значимости последних в системе органов внутренних дел и правоохранительных органов в целом -для повышения результативности правоохранительной деятельности.
Проблемы, связанные с организацией документирования и работы с документами на научной основе исследовались в трудах В.Н. Автократова, В.Д. Банасюкевича, Т.Н. Бондыревой, Г.Г. Воробьева, Л.Н. Качалиной, С.Л. Кузнецова, Т.В. Кузнецовой, М.Т. Лихачева, К.Г. Митяева, Е.К. Митяевой, А.Л. Райхцаума, А.Н. Соковой, И.Д. Тиновицкой и других.
Научные основы организации делопроизводства в органах внутренних дел активно начали разрабатываться в 70-х годах после образования в Высшей школе МВД СССР кафедры научной организации управленческого труда под руководством профессора Г.Г. Зуйкова.
Вопросам организации делопроизводства в органах внутренних дел посвящены работы И.В. Борисовой, Н.И. Буденко, Г.П. Гер-та, М.П. Дубинина, Г.Г. Зуйкова, В.Р. Кисина, С.С. Маиляна, А.Н. Роши, Г.А. Туманова, Г.И. Черненко, Е.Ф. Яськова и других авторов. Ими были сформулированы основные направления совершенствования информационно-документационного обеспечения и делопроизводства в органах внутренних дел, понятия, принципы, формы и методы работы с документами.
Организация делопроизводства в городских и районных органах внутренних дел на научной основе служит одним из действенных средств совершенствования всех направлений их деятельности, оптимизации движения документов и сроков их исполнения. Внимание к организации и осуществлению делопроизводства в горрайорганах внутренних дел определяется также и тем, что делопроизводство является непременной частью юридической процедуры, частью системы приемов и методов решения вопросов организации всех направлений их деятельности, и оно не сводится только к применению совокупности технических приемов по обеспечению работы управленческого аппарата.
Разработка проблем делопроизводства, как направления научной организации труда в органах внутренних дел, строится по принципу - от общего к частному, это позволяет более полно раскрыть сущность делопроизводства в горрайорганах, показать его природу. Без исследования общих вопросов невозможно изучение частных проблем делопроизводства. Рассмотрим его цели, задачи и принципы.
Как известно, проблема повышения эффективности функционирования любой социальной системы связана с проблемой определения научно-обоснованных критериев оценки результатов и показателей ее деятельности, которые, в свою очередь, связаны с четким определением целей системы1. На наш взгляд, основной целью делопроизводства в горрайорганах внутренних дел является обеспечение быстрой, бесперебойной и эффективной работы по документацион-ному обслуживанию всех их служб и подразделений.
Исходя из цели, выделяется ряд следующих задач делопроизводства в горрайорганах внутренних дел: правильное и быстрое отражение в документах работы органа, его структурных подразделений и сотрудников; обеспечение быстрого и релевантного поиска необходимой для реализаций функций ГРОВД информации в текущих делах и архивах; обеспечение точной регистрации документов, их приема, учета и отправки; обеспечение контроля за своевременным рассмотрением, исполнением и правильным оформлением документов; обеспечение сохранности государственной и служебной тайн, содержащихся в документах; экономия затрат времени и сил работникам ГРОВД на составление, изготовление и поиск документов1. Задачи делопроизводства в горрайорганах внутренних дел должны осуществляться в соответствии с научно разработанными принципами делопроизводства. Принципы делопроизводства - это основополагающие, исходные правила в постановке документаци-онного обслуживания, которыми руководствуются, на основе которых строится и функционирует система делопроизводства.
Существует ряд классификаций принципов делопроизводства. В соответствии с самой распространенной их разделяют на общие, организационные и специальные".
Пути совершенствования документирования и документооборота в горрайорганах внутренних дел
Совершенствование делопроизводства в органах внутренних дел, а в частности, в звене городских и районных органов внутренних дел, является одним из направлений рационализации управленческой деятельности. Эффективность управленческой деятельности органов внутренних дел в настоящее время оценивается по ряду разработанных наукой и практикой критериев, среди них: уровень информационного и аналитического обеспечения управленческой деятельности; регламентирование деятельности органов, подразделений и сотрудников; деятельность коллегий и оперативных совещаний и другие критерии, а одним из основных среди названных критериев является состояние делопроизводства1. В рассматриваемой области существуют две основные проблемы: повышение качества создаваемых документов, то есть документирования и рационализация документооборота.
В соответствии с Государственной системой документацион-ного обеспечения управления документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам2. Основанием для создания документов считается необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передачи информации, хранения и использования ее в течение определенного времени.
Создание документов имеет ряд организационно-правовых и экономических аспектов. На процесс документирования оказывает влияние построение организационной структуры горрайорганов внутренних дел, точное разграничение функций между их сотрудниками. При составлении и оформлении документов в горрайорга-нах внутренних дел должны выполняться определенные требования, соблюдение которых обеспечивает высокое качество документов. К числу общих требований можно отнести следующие: издание документов полномочным лицом в строгом соответствии с его компетенцией; полное и точное соблюдение всех реквизитов; объективность и достоверность приводимых сведений, фактов, дат, фамилий, цифровых данных; сочетание краткости и информационной емкости документа; ясность и лаконичность изложения, юридическая точность используемых формулировок; аккуратность оформления документов.
Повышение качества документов - процесс непрерывный, поэтому совершенствование документирования является одной из составляющих совершенствования делопроизводства в горрайорганах внутренних дел. Основными направлениями совершенствования документирования управленческой деятельности в ГРОВД являются: унификация и стандартизация документов и процессов их создания; внедрение технических средств; повышение квалификации работников делопроизводственных служб, сотрудников ГРОВД, работников аппаратов управления по делопроизводству.
Как показывает практика, одной из основных причин существенных недостатков в управлении силами и средствами органов внутренних дел, особенно в нестандартных ситуациях и условиях жестокого дефицита времени, является отсутствие типовых управленческих документов, а также формализованных заготовок текстов для их составления, что не позволяет юридически безупречно оформлять решения соответствующих начальников1.
Несмотря на широкое внедрение в сферу управления новейшей электронно-вычислительной техники, основным носителем информации в настоящее время остается документ на бумажной основе. И хотя автоматизация делопроизводственных процессов позволяет повысить скорость обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, необходимо учитывать имеющийся опыт других ведомств, показывающий, что на данном этапе количество информации все возрастает. В частности, это объясняется наличием как традиционных, так и автоматизированных делопроизводственных систем, которые в большинстве случаев существуют параллельно, потому что сейчас нет проработанного критерия использования только автоматизированных систем. Унификация документов, введение единообразного порядка обращения с ними смогут в значительной степени упорядочить процесс создания документов, поэтому одним из ведущих направлений совершенствования документирования можно считать унификацию.
Результатом унификации документов должно стать сокращение числа видов и разновидностей документов, имеющих одинаковое целевое назначение, четкое определение круга документации, необходимой и достаточной для осуществления той или иной функции управления, регламентация формы и характера документной информации.
Унификация предполагает не только упорядочение на единой основе элементов оформления документов, но и разработку бланков документов, на которых закрепляются части текста, которые постоянно имеют одинаковое смысловое значение или идентичные по смыслу, фразы, повторяющиеся части текста, текст документа в целом (извещения, повестки, пригласительные письма и т.п.) Образцы бланков включаются в инструкцию по делопроизводству в качестве приложения, при этом достигается единообразие в составлении документов.
Унификацию документов необходимо проводить централизованно в рамках всей системы органов внутренних дел ч&нутр-енних-- д-ел- России, только такой порядок обеспечит единообразие документных форм, их совместимость и возможность эффективно использовать средства автоматизации делопроизводства. Необходимость унификации наглядно видна на следующем примере: если в каждом подразделении системы МВД России создаются свои формы документов, то при машинном обмене будет необходима их дополнительная обработка для приведения «к общему знаменателю». Известны случаи, когда информация, записанная на машинный носитель, перепечатывается на бумагу, пересылается адресату, а затем вновь, по иным формам, записывается на машинный носитель. Централизованный порядок упорядочения процесса документирования позволит избежать многократной подготовки и применения, близких по целям, но различным по содержанию инструкций и методик, других документов. Метод унификации делает документ более удобным, оперативным, достоверным, юридически обоснованным, что способствует более эффективному использованию его в управленческом процессе1.
