Содержание к диссертации
Введение
Глава I. Теоретические аспекты служебного делового письма 12
1.1 . Философское понятие коммуникативности как методологическая основа служебной деловой переписки 12
1.2. Понятие, функции, классификация служебных деловых писем 27
Основные выводы первой главы 45
Глава II. Разновидности и структура служебных деловых писем 48
2.1. Разновидности служебных деловых писем 48
2.2. Структура служебного делового письма 62
Основные выводы второй главы 79
Глава III. Эволюция и перспективы развития служебного делового письма 82
3.1. Эволюция служебного делового письма 82
3.2. Трансформация служебного делового письма в эпоху компьютерных технологий 99
Основные выводы третьей главы 121
Заключение 125
Список использованной литературы и источников 130
- Философское понятие коммуникативности как методологическая основа служебной деловой переписки
- Понятие, функции, классификация служебных деловых писем
- Структура служебного делового письма
- Трансформация служебного делового письма в эпоху компьютерных технологий
Введение к работе
Актуальность темы исследования определена все возрастающей ролью служебного делового письма в современном мире. Сегодня служебное деловое письмо - один из самых распространенных видов служебных документов. Письма служат средством внешних коммуникативных связей со сторонними организациями и предприятиями, их применяют для передачи информации между двумя корреспондентами: адресатом и адресантом. Деловая коммуникация осуществляется в определенных социокультурных условиях, которые детерминируют положение коммуникантов в социуме и в бизнесе.
Исторический опыт подтверждает, что официальное (деловое) письмо это один из важнейших компонентов документационного обеспечения управления. Деловая корреспонденция, общение с ее помощью с внешним миром занимает в отдельных организациях до 90% всей управленческой переписки. Удачно составленное деловое письмо и строгое соблюдение существующих правил документирования открывают путь к успешному решению производственных и иных задач компании, организации. Переживаемый Россией процесс обновления в экономике внес свои существенные изменения в характер документационного обеспечения деятельности предприятий. Кардинальные изменения претерпели прежде всего содержание и форма деловых писем, которые в рыночных условиях призваны решать совершенно иные нежели при командно-административной системе задачи.
Управление невозможно без соответствующего механизма, которым выступает служебное деловое письмо. Но в документоведении, несмотря на обилие практических рекомендаций по составлению и использованию служебных деловых писем, отсутствует полноценная теория, рассматривающая эту разновидность документов комплексно, не определено ее место в сложившихся системах коммуникации, не выстроена классификация, нет четко разработанной терминосистемы – сам термин «служебное деловое письмо» не разграничен с рядом смежных или близких по смыслу терминов.
Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации служебного делового письма. Сегодня во многих странах активно идет этот процесс, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Сейчас, когда компьютеризация охватывает все новые и новые сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, трансформация служебного делового письма обретает важное значение.
В современных условиях информатизации общества служебное деловое письмо видоизменяется и может использоваться как в традиционном виде, так и в электронном. Однако электронная форма служебного делового письма также не получила глубокой теоретической разработки в специальной литературе.
Кроме того, начавшийся процесс информатизации и широкого использования сетевых компьютерных технологий оказали существенное влияние на форму, средства передачи служебной деловой переписки. Все это свидетельствует о том, что служебная деловая переписка переживает период трансформации и модернизации.
Степень научной разработанности проблемы. Термин «служебное деловое письмо» рассматривается многими авторами (М.И. Басаков, И.Н. Кузнецов, В.А. Кудряев, Р.Н. Мосеев, М.В. Васильев, В.Ф. Янковая) в различных интерпретациях. Каждый из них использует разные синонимы для обозначения данного вида документа: письмо, служебное письмо, деловое письмо, официальное письмо, деловая корреспонденция, переписка. Вопросы изучения структуры и функций служебных деловых писем отражаются в трудах Е.Н. Басовской, Р.Н. Мосеева, А.В. Пшенко, С.В. Кушнерука и др. Они рассматривают различные структурные элементы служебного делового письма, их специфику, реквизиты, виды функций и т.д. Важная роль в изучении служебных деловых писем отводится языковым и стилистическим особенностям их написания. В этой области наиболее существенными являются публикации А.Н. Зайцева, Н.Н. Дулиной, А.С. Голотика.
Попытки выстроить классификацию служебных деловых писем были предприняты в работах М.И. Басакова, М.Ю. Рогожина, М.В. Васильева, И.Н. Кузнецова, однако особым успехом они не увенчались.
В области изучения истории возникновения и развития служебного делового письма наиболее известными являются работы В.А. Кудряева, Р.М. Мосеева, С.В. Русаковой, Л. Есиной. В них авторами рассматриваются основные этапы эволюционирования и направления развития служебного делового письма, появление первых нормативные документов, устанавливающих и закрепляющих определенные нормы и правила оформления служебной деловой документации.
Активно ведутся исследования в области изучения электронных служебных деловых писем (С.Л. Кузнецов, Т.Н. Колокольцева, Ю.М. Кукарина, С.Л. Могилевский, О.И. Рысков, А.С. Ковальчук), особенностей их структурного наполнения и оформления.
Тем не менее, работ, в которых комплексно были бы охарактеризованы вопросы теории, истории, практики использования служебных деловых писем, их трансформации и модернизации в условиях информатизации, нами не обнаружены.
Объект исследования – служебное деловое письмо.
Предмет исследования – теория, история, современное состояние и перспективы развития служебного делового письма.
Цель исследования – рассмотреть основные этапы возникновения и развития служебного делового письма, осуществить комплексный анализ феномена «служебное деловое письмо», его структуры, функций, видового состава, изучить этапы возникновения и перспективы развития.
Задачи исследования:
- рассмотреть философское понятие «коммуникативность» в качестве методологической основы служебной деловой переписки;
- изучить объем понятия «служебное деловое письмо», его функции;
- охарактеризовать видовой состав служебных деловых писем и выстроить их классификацию;
- определить структуру служебного делового письма;
- рассмотреть историю возникновения и развития служебного делового письма;
- рассмотреть влияние современных компьютерных технологий на трансформацию служебного делового письма;
- провести локальное исследование электронных служебных деловых писем на основе электронной почты ФГБОУ ВПО «Краснодарский государственный университет культуры и искусств»
Методологическая база исследования. Поскольку служебное деловое письмо может предстать объектом изучения одновременно нескольких наук и сфер деятельности, при разработке проблематики настоящего исследования мы опирались на фундаментальные науки и существующие исследования следующих авторов: в области делопроизводства и документоведения (М.И. Басаков, М.В. Васильев, О.И. Замыцкова, Н.Б. Зиновьева, М.П. Илюшенко, В.А. Кудряев, Т.В. Кузнецова, И.Н. Кузнецов, Н.Н. Кушнаренко, П. Отле, Е.А. Плешкевич, М.Ю. Рогожин, Ю.Н. Столяров, Г.Н. Швецова-Водка, В.Ф. Янковская), документной лингвистики (Е.Н. Басовская, Л.А. Введенская, П.В. Веселов, М.В. Колтунова, А.Ю. Конькова, Л.В. Рахманин, А.Ю. Чуковенков, В.Ф. Янковая), менеджмента (В.Р. Веснин, М. Мескон, А.И. Орлов), теории коммуникации (О.В. Батраева, С.В. Бориснев, Н. Винер, О.Ю. Голуб, Г. Лассуэл, Ю. Лотман, , Г. Малецки, Т. Ньюкомбо, Т. Парсонс, А.В. Соколов, П.А. Сорокин, У. Уивер, К. Шеннон, И.П. Яковлев), педагогики (Я.А. Коменский, И.Г. Песталоцци, В.В. Радченко, Ж.-Ж. Руссо), языкознания (Я. Гримм, В. Гумбольдт, А. Шлегель), социологии (О. Кант, Г. Спенсер), социальной психологии (В. Вундт, Г. Лебон, Г. Тард, Х. Штейнталь).
Методы исследования. Характер исследования обусловил применение различных методов, прежде всего, общенаучных: системно-структурного, системно-функционального, которые позволили определить место «служебного делового письма» в метасистеме. Терминологический анализ позволил определить понятие «служебное деловое письмо» как целостное явление, этапы его становления, внутреннюю структуру и функции.
Анализ специальной литературы позволил рассмотреть существующие классификации служебных деловых писем, выявить реквизиты, обязательные для их грамотного оформления.
Типологический метод позволил упорядочить их совокупность, а метод классификации – выстроить классификационную схему.
Применительно к проведенному исследованию электронных служебных деловых писем на примере электронной почты ФГБОУ ВПО «Краснодарский государственный университет культуры и искусств» был использован статистический метод, использовавшийся для определения количественной характеристики электронных служебных деловых писем и построения модели их распределения. Метод моделирования позволил разработать эталонную модель формуляра-образца электронного служебного делового письма.
Научная новизна. В диссертации впервые:
- служебное деловое письмо стало предметом комплексного изучения. Было определено место служебного делового письма в системе справочно-информационной документации. В отличие от входящих в состав системы информационно-справочной документации докладной, объяснительной записки, предложения, заявления, акта, справки, протокола, сводки и других, служебное деловое письмо имеет яркие отличия (отсутствие единого обобщенного наименования, вспомогательный характер, активно проявляющееся свойство коммуникативности, четкая адресность), позволяющие ему занять особое место внутри этой группы;
- были проанализированы существующие определения служебного делового письма, выявлены логические нестыковки и ошибки. Был предложен собственный вариант определения;
- системно охарактеризованы многочисленные разновидности служебных деловых писем и предложена собственная классификационная схема;
- прослежена эволюция служебного делового письма и выделены этапы, характеризующие поступательное развитие этого феномена;
- выявлены современные тенденции развития служебного делового письма, заключающиеся в его трансформации в электронную форму; разработано определение этой разновидности;
- проведено исследование электронных служебных деловых писем;
- в структуре электроного служебного делового письма выделены переменная и постоянная части, на основе последней нами предложен специальный реквизит электронного служебного делового письма;
- проведено исследование электронных служебных деловых писем, позволившее представить их разнообразие в процентном соотношении;
- проанализировано качество подготовки электронных служебных деловых писем, выявлены типичные недостатки в их подготовке, а также предложен формуляр-образец электронного служебного делового письма.
Теоретическая значимость исследования заключается в том, что служебное деловое письмо представлено как один из основных методов управления, опирающийся на принцип коммуникативности и содержащий в своей основе кибернетическую схему передачи информацию с обратной связью. Внесены новые теоретические положения в Документоведение, касающиеся разработки определения служебных деловых писем, классифицирования их разновидностей. Показано направление трансформации служебного делового письма в эпоху информатизации, позволяющей приравнивать электронные сообщениия, выставляемые на сайтах и пересылаемые по электронной почте, к традиционным служебным деловым письмам. Предлагается введение нового реквизита для электронных служебных деловых писем.
Практическая значимость. Результаты диссертационного исследования могут служить основой для разработки нормативно-инструктивных актов, регламентирующих служебную деловую переписку, в том числе, и ведущуюся в электронной форме. Исследование может быть использовано в педагогическом процессе при подготовке бакалавров и магистров по направлению «Документоведение и архивоведение».
Результаты исследования используются в учебных курсах «Деловая переписка», «Деловое общение», «Организация и технологии документационного обеспечения управления», читаемых в ФГБОУ ВПО «Краснодарский государственный университет культуры и искусств».
Положения, выносимые на защиту:
1. Служебное деловое письмо - это разновидность информационно-справочных документов, отличающаяся особой устоявшейся формой, композиционной структурой, функциями, стилем изложения, характерными лексическими средствами, четкой адресностью, предназначенная для оперативного информационного обмена как между организациями так и должностными лицами.
2. Все многообразие служебных деловых писем делится на три группы, в зависимости от сферы их функционирования – официальные письма, частные письма и письменные сообщения внутренней переписки. Официальные письма служат средством связи между сторонними организациями – юридическими лицами. Частные письма являются средством связи между физическими и юридическими лицами, а также могут касаться должностных лиц, осуществляющих коммуникацию в частном порядке. С помощью письменных сообщений внутренней переписки осуществляется коммуникация внутри организации между ее структурными подразделениями и должностными лицами.
3. На рубеже XX и XXI веков произошла трансформация служебного делового письма, которое стало функционировать не только в традиционном бумажном виде, но и в электронном. Электронное служебное деловое письмо – это разновидность служебного делового письма, передаваемое посредством e-mail, предназначенное для оперативного информационного обмена как между организациями, так и отдельными должностными лицами.
4. Электронные служебные деловые письма дополняют разработанную схему классификации служебных деловых писем по признаку их передачи по электронной сети коммуникации. Внутри этой подгруппы они подразделяются на адресные, мультиадресные, безадресные (эмиссионные).
5. Формуляр-образец электронного служебного делового письма включает в себя следующие обязательные реквизиты: адресант, адресат, дата и время, текст письма (вступительная формула обращения, основной текст, заключительная формула вежливости), личная подпись с указанием контактов, количество вложений.
6. В структуре электроного служебного делового письма выделены переменная и постоянная части. Данные, которые содержит постоянная часть рассматриваются как особый реквизит электронного служебного делового письма.
Апробация результатов исследования. Основные положения и выводы диссертации опубликованы в 11 публикациях автора и представлены на научно-практических, научно-теоретических конференциях и семинарах различного уровня:
- Научной конференции студентов и молодых ученых вузов Южного федерального округа (Краснодар, 2009-2010);
- «Многоуровневая система художественного образования: история, проблемы, перспективы» (Краснодар, 2010);
- «Молодежь – 65-летию Великой Победы» (Краснодар, 2010);
- «Образование, наука, культура в эпоху глобализации» (Краснодар, 2010);
- «Формирование специалистов сферы культуры и искусства в условиях региона: новые подходы» (Орел, 2010);
- «Философия и методология современной социогуманитарной науки»(Краснодар, 2010);
- «Кайгородовские чтения» (Краснодар, 2010);
- «Социокультурное пространство России: проблемы и перспективы развития» (Белгород, 2011);
- «Пути модернизации научно-исследовательской и образовательной деятельности в сфере культуры и искусства» (Краснодар, 2011).
Структура диссертации. Диссертация состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы и источников.
Философское понятие коммуникативности как методологическая основа служебной деловой переписки
Процесс передачи информации происходит через информационные связи, которые реализуются в виде различных форм коммуникации. Коммуникация осуществляется посредством обмена информацией между индивидами и социальными структурами с" помощью общей для них знаковой системы. И далее коммуникационный процесс реализуется путем перемещения источника (носителя) информации в пространстве и дальнейшей трансляции информации.
Термин «коммуникация» полисемантичен и включает несколько толкований. Одним из них выступает его толкование как сообщение, связь одного места с другим [143].
Г.Н. Швецова-Водка уточняет, что под коммуникацией понимается связь между коммуникантом и реципиентом, в которой осуществляется передача некоторого объекта (коммуниката) по каналам коммуникации [159; С. 56]; что она присуща как биологической, так и социальной формам движения информации. Ее основу составляет отчуждение сигнала, несущего информацию, от источника, перемещение во времени и пространстве, получение ее приемником, с последующим декодированием сигнала. Это -так называемая элементарная коммуникация, первоначальный взгляд на понятие коммуникации. Более глубокое представление об этом научном направлении можно получить лишь рассматривая его в эволюционном развитии.
История научного познания коммуникации начинается с античности. Античные мыслители наряду с разумом-логосом почитали речь-логос. Стимулом для этого послужило то, что в политической жизни греков широко использовались риторика, красноречие, и особым доверием народного собрания пользовались ораторы, владеющие силой устного слова. В эллинистический период, когда началось культурное освоение обширных территорий Египта, Ближнего и Среднего Востока, забота о сохранении речи-логоса сделалась особенно насущной, ибо язык гарантировал выживание греческой культуры в иноземном окружении. Появились ученые «грамматики», предписывающие правила «истинного» и «чистого» греческого языка [137; С. 10].
Таким образом, коммуникация стала еще до нашей эры предметом изучения двух древнейших научных дисциплин - логики и риторики. В Средние века христианская церковь не забыла уроков античного красноречия. В программу подготовки священнослужителей были включены риторика, грамматика и диалектика, которые образовали «тривиум» - три первых и основных предмета изучения. Средневековые схоласты возродили древнегреческую герменевтику - науку о понимании и толковании поэтических и священных текстов.
XVIII и XIX века - это время рождения в Европе общественных и гуманитарных наук, но среди них не числились дисциплины, изучающие закономерности коммуникации как таковой. Теоретики педагогики (Я.А. Коменский, И.Г. Песталоцци, Ж.-Ж. Руссо) предпочитали развивать естественные способности детей, а не обременять их память культурным наследием предков. Языкознание, обретшее научный статус в начале XIX века благодаря трудам В. Гумбольдта, А. Шлегеля, Я. Гримма, сосредоточилось на описании, грамматическом анализе и типологизации различных языков, вовсе не осознавая себя, как и педагогика, социально-коммуникационной наукой [137; С. 10-13].
По мнению А.В. Соколова, в середине XIX века основатели социологии О. Кант и Г. Спенсер в своих капитальных трудах как-то потеряли из виду социальную коммуникацию, хотя, казалось бы, достаточно очевидно, что без коммуникационных взаимосвязей между людьми никакое общество существовать не может. Психология, появившаяся в конце XIX века, интересовалась больше интроспекцией, «духом народа», чем обменом смыслами.между людьми. В европейских странах книжная культура была в расцвете; стремительно развивалось газетно-журнальное и библиотечно-библиографическое дело, появились телеграф и телефон, в конце века - кино и радио, но, как ни странно, ученые-обществоведы проигнорировали эти коммуникационные явления, не замечая их возрастающей социальной роли.
Лишь в социальной психологии, зародившейся на стыке веков в Германии (В. Вундт, X. Штейнталь) и во Франции (Г. Тард, Г. Лебон) и получившей развитие в США в 20-30-е годы, коммуникационная проблематика заняла центральное место.
Г. Тард был первым классиком социологии, громко и отчетливо заявившим о возможности научного изучения коммуникационных процессов и посвятившим себя этому изучению. Тард объяснял происхождение общества развитием социально-коммуникационной деятельности в форме подражания. Язык, религия, ремесло, государство - это продукты творчества индивидов-новаторов; другие люди стали подражать этим новаторам и таким образом утвердились названные социальные институты [137; С. 12].
Основоположниками американской социальной психологии считаются Д. Мид и Г. Блумер, которые основали в Чикаго научную школу так называемого символьного интеракционализма. Символами считались вербальные (словесные) и невербальные действия, обладающие определенным смыслом. Благодаря взаимодействию посредством символов (символьной интеракции) люди передают друг другу знания, духовные ценности, образцы поведения, а также управляют действиями друг друга. Мышление также понималось как оперирование символами. Таким образом, предлагалась коммуникационная модель общественной жизни, где коммуникация (символьная интеракция) становилась главным действующим фактором [137; С. 13-14].
Понятие, функции, классификация служебных деловых писем
На сегодняшний день понятие «служебное деловое письмо» имеет множество различных толкований. Данный термин имеет ряд синонимов, которые используются разными авторами. Рассмотрим и сравним, как трактуют служебное деловое письмо различные авторы.
По мнению М.И. Басакова, письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо, деловая корреспонденция, переписка) - общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения как перспективных, так и текущих задач в управлении [3; С. 121]. По нашему мнению, это определение нельзя признать удачным, так как не определено место этой разновидности документа в метасистеме, то есть отсутствует родовое понятие, а также нет четко прописанных отличий данной разновидности документов от других, исходящих из этого же родового основания.
В.А. Кудряев дает следующее определение: служебное письмо -обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте [108; С. 101]. Это определение также не выдерживает критики, так как автором акцентируется внимание на одном признаке выделения - пересылке по почте. Этот признак не может служить критерием отграничения служебной деловой переписки от других видов документов в силу того, что по почте могут быть посланы практически все документы. Также не выделено родовое основание, то есть не определено место документа.
К сожалению, практически такое же определение повторяется в совместном издании М.И. Басакова и О.И. Замыцковой, в котором служебное письмо (синонимы: официальное письмо, деловое письмо) определяется как название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте [4; С. 123].
В определении И.Н. Кузнецова служебное деловое письмо фигурирует как «краткий (как правило, не более 1-2 страниц) документ, касающийся одного вопроса (или нескольких тесно взаимосвязанных между собой вопросов) и предназначенный для осуществления оперативного информационного обмена между предприятиями (организациями, учреждениями), их структурными подразделениями (должностными лицами)» [72].
Мы не согласны с мнениями вышеуказанных авторов и считаем необходимым уточнить, что служебное деловое письмо входит составной частью в систему справочно-информационной документации. В состав информационно-справочных документов входят также докладная записка, объяснительная записка, предложение, заявление, письма, акт, справка, протокол, сводка и другие. Это довольно разнородная группа документов, каждый из которых выполняет свою задачу в управленческой сфере. Служебное деловое письмо имеет яркие отличительные особенности, позволяющие ему занять особое место внутри этой группы.
Нами выделены следующие характерные особенности служебных деловых писем, отличающие их от других документов, входящих в вышеупомянутую систему: устоявшаяся форма, эволюционно сложившаяся структура, функции, стиль, лексические средства, отсутствие единого обобщенного наименования, вспомогательный характер, ярко проявляющееся свойство коммуникативности, четкая адресность.
Устоявшаяся форма в данном случае - это листовой (реже - на нескольких листах) документ в традиционном бумажном варианте. Эволюционно сложившаяся структура - пространственное расположение реквизитов, набор и место которых определялось исторически в течение веков; его основная функция - это передача информации на расстоянии. А этой функции подчинены и выработанный стиль, и используемые лексические средства.
Под отсутствием единого обобщенного наименования мы имеем ввиду то, что служебное деловое письмо - единственный документ среди множества других видов систем документации, на котором не ставится его название (в отличие от других документов: «Приказ», «Распоряжение», «Положение», «Устав» и т.д.).
Документы справочно-информационной системы документации носят вспомогательный характер по отношению к другим видам документов, не являются обязательными к исполнению в отличие от них. Информация, содержащаяся в документах этой системы, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.
Под коммуникативностью служебного делового письма мы понимаем его способность выступать средством связи, общения между людьми. Письма служат средством внешних коммуникативных связей со сторонними организациями и предприятиями. Их применяют для передачи информации между двумя корреспондентами: адресантом (отправителем письма) и адресатом (получателем письма), которыми могут быть и юридические, и физические лица.
Под четкой адресностью мы подразумеваем наличие конкретных участников управленческой деятельности - отправителей (адресантов) и получателей (адресатов) служебных деловых писем.
Служебным деловым письмам также характерен официально-деловой стиль изложения. Среди разнообразных стилей языка официально-деловой стиль выделяется своей относительной устойчивостью и замкнутостью. Его главной характерной особенностью является наличие многочисленных речевых стандартов - клише.
Официально-деловой стиль - это стиль документов: международных договоров, государственных актов, юридических законов, деловых бумаг и т.д. Несмотря на различия в содержании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в целом характеризуется рядом общих черт. К ним относятся: 1) сжатость, компактность изложения, экономное использование языковых средств; 2) стандартное расположение материала, нередкая обязательность формы (удостоверение личности, различного рода дипломы, свидетельства, денежные документы и т. д.), употребление присущих этому стилю клише; 3) широкое использование терминологии, номенклатуры наименований (юридических, дипломатических, военных и др.), наличие особого запаса лексики и фразеологии (официальной, канцелярской), включение в текст сложносокращенных слов, аббревиатур.
Структура служебного делового письма
В настоящее время важную роль играет правильное оформление документов. При этом особое внимание уделяется составу документа, а именно, находящихся в нем реквизитов. Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. А число реквизитов, в свою очередь, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. В терминологическом стандарте понятие «реквизит» определяется как «обязательный элемент оформления официального документа» [29; С. 2]. То есть, реквизиты присущи определенным видам документов, а именно, официальным. С точки зрения информационного подхода под реквизитами документа подразумеваются информационные элементы, позволяющие его идентифицировать.
Реквизит - эволюционно выработанная форма информации о документе. Как система она имеет внутреннюю организацию - структуру, составные части которой представляют собой набор признаков, соединенных некоторой связью и соответственно пространственно расположенных. Относительно конкретного документа совокупность реквизитов предстает как формуляр документа, т.е. набор реквизитов, расположенных в определенной последовательности: модель построения будущего документа, он устанавливает не только основные реквизиты, но и область его применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки [46; С. 95-96].
Реквизиты выполняют разные задачи. Выделяются, прежде всего, адресные реквизиты, позволяющие определить отправителя, получателя, исполнителя, их местонахождение. Адресные реквизиты могут содержать почтовый адрес, телефон, факс, электронный адрес. Адресные реквизиты позволяют гарантировано обеспечить передачу документа, в случае необходимости дают возможность связаться с исполнителем для уточнения каких-либо деталей. Выделяются реквизиты, подтверждающие статус документа. Эти опознавательные метки свидетельствуют о статусе учреждения, в котором был произведен документ, соответственно, о его месте в иерархии документов. Идентификационные реквизиты - наименование документа, дата, номер, коды, присваиваемые при регистрации. Эти реквизиты позволяют переносить информацию о документе в регистрационные формы и пользоваться ими без самого документа (например, при установлении факта его получения или отправления) [46; С. 96-98]. Реквизиты также позволяют идентифицировать сам документ, поскольку служат опознавательными метками, которые можно использовать в отрыве от самого документа в разных целях (систематизации, регистрации, контроля, поиска и т.д.).
Благодаря реквизитам такой документ попадает в сложную сетку взаимоотношений не только в момент его производства, но и последующих процессов - исполнения, хранения и т.п., тоже выдвигающих свои требования, которые должны учитываться изначально.
Среди всех реквизитов выделяются реквизиты, повышающие информативность сообщения (текста). Это заголовок к тексту, отметка о наличии приложения. К ним примыкают реквизиты, фиксирующие движение документа в информационно-документационной системе. Они применяются, как правило, в виде отметок. Есть реквизиты, определяющие место документа в системе документации, и реквизиты, необходимые для машинной обработки информации в виде различных кодов. Таким образом, суть отражения документа в реквизитах заключается не столько в самих отражаемых фрагментах, а в их соотношении между собой в комбинаторной последовательности и пространственном расположении формуляре. Формуляр содержит. неявное, скрытое, латентное знание, заключающееся в совокупности реквизитов, их месте расположения, связи между собой, он представляет собой метаинформацию или метаданные. Такие простейшие структуры, как форма документа, лексические структуры (язык сообщения), текст документа, явны, они как бы лежат на поверхности, семантическая же структура реквизитов неявна, скрыта, должна «домысливаться» субъектом, что и попадает под определение метаданных. Таким образом, в результате прочтения реквизитов складывается некоторое личностное знание субъекта о документе, отражающее определенную глубину его постижения. Язык реквизитов сложен, субъект должен знать и уметь читать его. Расшифровка информации, заложенной в реквизитах, позволяет сформировать некоторое ценностное отношение к документу: определить степень его важности, срочности исполнения, достоверности изложенных фактов, необходимости осуществления каких-либо действий с ним и т.д. Кроме того, реквизиты связывают документы взаимосвязями, явными и неявными, поскольку могут содержать ссылки друг на друга. Такие взаимосвязи создают целостный смысловой контекст, который понятен только охватывая все документы, связанные между собой [46; С. 96-97].
Трансформация служебного делового письма в эпоху компьютерных технологий
Разработка компьютерной техники началась в условиях Второй мировой войны в промышленно и технологически развитых странах, в первую очередь в Советском Союзе и США. Но первоначально перед этими устройствами, представляющими собой большие счетные машины, не ставилось таких глобальных задач, какие они способны решать сегодня. Тем не менее компьютерная техника быстро совершенствовалась, поколения ЭВМ сменяли друг друга, усложняя свои функции.
Наибольший скачок компьютерная техника сделала в результате совмещения двух и более устройств, что позволило передавать информацию от одного устройства к другому, что в конечном итоге привело к появлению Интернет. В 1960-е годы в США фирма RAND Corporation впервые предложила создать децентрализованную компьютерную сеть, покрывающую всю страну. Проект включал в себя объединение компьютеров военных, научных и образовательных учреждений в сеть, которая могла бы сохранить работоспособность в условиях ядерной атаки. Основной идеей проекта была децентрализация управления и подчинения, чтобы выход из строя одного или нескольких сегментов сети не привел бы к коллапсу. Сеть должна состоять из отдельных сегментов и не быть централизованной, а любое сообщение должно разделяться на пакеты и передаваться по разным ветвям сети, собираясь в единое целое на системе-получателе. Первый вариант предложения увидел свет в 1964 году благодаря усилиям Пола Бэрана (Paul Baran) [51].
В конце 1960-х годов корпорация RAND, Массачусетский технологический институт и Калифорнийский университет Лос-Анджелеса начали экспериментировать с концепцией децентрализованной сети. В 1968 году подразделение Пентагона ARPA (Advanced Research Projects Agency, Агентство по работе с исследовательскими проектами в области перспективных исследований) открыло финансирование этого проекта в США. В 1969 году появилась сеть ARPANET, состоящая к тому моменту из четырех узлов. Первые испытания ARPANET оказались крайне успешными. Ученые исследовательских учреждений, послуживших испытательными полигонами, получили возможность передавать данные и совместно пользоваться удаленным доступом к компьютерам. К 1971 году ARPANET разрослась до 15 узлов. К 1972 году она насчитывала уже 37 узлов, а в 1973 к сети впервые были подключены зарубежные узлы.
Примерно в это же время появляется прообраз электронной почты. История развития электронной почты берет начало с 1965 года. Именно тогда появилась программа под названием MAIL, которая работала в операционной системе CTSS. Авторами программы стали Том Ван Влек и Ноэль Моррис. Локальное взаимодействие пользователей, которое развивалось на многопользовательских системах, и обусловило дальнейшее развитие электронной почты. А пока пользователи получили возможность обмена сообщениями в рамках одного мейнфрейма (компьютера). Затем была разработана возможность отправки сообщений на другие компьютеры. В качестве реквизитов адресата применялись имя пользователя и имя компьютера [51].
Наконец, следующий переломный момент в развитии электронной почты связан с реализацией возможности отправки сообщений посредством использования третьего компьютера. В данном случае путь для сообщения также указывался с использованием имен компьютеров, через которые это сообщение должно было пройти. Хотя, отправитель в этом случае должен был знать названия всех перевалочных пунктов на пути сообщения.
Распределенная глобальная система имен DNS, разработанная позднее, решила эту проблему. Для получения и отправки сообщений стали использоваться почтовые сервера. Корреспонденция приходила на такой сервер, а распределение между пользователями осуществлялось посредством внутренних сетей. В это же время была создана система резервирования почтовых маршрутов. Среди координат адресата уже не указывался конкретный компьютер, ему на смену пришли почтовые домены. На самом деле, за обслуживание такого домена могут отвечать даже физически далеко удаленные друг от друга сервера [51].
В конце 1974 года была документирована первая весия протокола TCP. В 1978 году протокол TCP был разделен на 2 подуровня - TCP и IP. Первое время ученые действительно использовали сеть только для координации своих исследований и обмена сообщениями со своими коллегами. Однако весьма быстро сеть превратилась в высокоскоростную компьютеризированную «веревочку», которую многие стали использовать для передачи личных сообщений, сплетен и просто разговоров.
Децентрализованная структура ARPANET, существенно отличающаяся от структур существовавших в то время корпоративных сетей, позволяла подключать к сети компьютеры практически любого типа. К 1983 году она получила общепринятое имя Интернет. Хотя в 1991 году сеть ARPANET прекратила свое существование, название Интернет осталось, т.к. Сеть вышла на международный уровень. Схема соединения компьютеров в децентрализованную сеть распространялась по миру, и организаторы многих зарубежных сетей пожелали подключиться к американской сети [51].
В конце 1980-х годов наиболее влиятельные учреждения США на средства, выделенные NSF (National Science Foundation, Государственный фонд научных исследований), основали NSFNET — пять суперкомпьютерных центров в Принстоне, Питтсбурге, Калифорнийском университете Санта-Барбары и университете Корнели. Сеть из этих пяти центров обычно называется «магистральным хребтом Интернет США» (Internet Backbone).
Сеть подверглась крупной модернизации в 1988 году. Этот процесс остался незаметным для пользователей — Интернет не утратил своей работоспособности. К слову, процесс совершенствования Сети идет непрерывно. Вся деятельность Интернет-сообщества того времени приводила к постоянному росту числа пользователей Глобальной сети. Это, в свою очередь, приводило к возникновению и решению проблем, связанных с постоянным развитием и экспансией Интернет, развитию технологий и систем безопасности.
