Содержание к диссертации
Введение
Глава I. Становление и развитие гражданской авиации как отрасли народного хозяйства ссср за 1923-1980 годы
1.1. Развитие гражданской авиации и структуры управления отраслью 24
1.2. Историческая преемственность иерархической взаимосвязи управленческих документов и производственных показателей деятельности гражданской авиации 51
Глава 2. Состав факторов, влияющих на ценность информации документов отрасли, и их оценка
2.1. Характеристика ценности документной информации 73
2.2. Классификация факторов и методические подходы к определению их влияния на ценность документной информации 85
Глава 3. Основные направления регулирования факторов, влияющих на ценность документной информации
3.1. Характер влияния факторов на ценность документной информации 102
3.2. Пути регулирования влияния факторов в целях повышения ценности документной информации 139
Заключение 150
Библиография
- Историческая преемственность иерархической взаимосвязи управленческих документов и производственных показателей деятельности гражданской авиации
- Характеристика ценности документной информации
- Классификация факторов и методические подходы к определению их влияния на ценность документной информации
- Пути регулирования влияния факторов в целях повышения ценности документной информации
Введение к работе
В современных условиях научно-технической революции в нашей стране проводится большая работа по совершенствованию управления народным хозяйством. Коммунистическая партия Советского Союза и Советское правительство рассматривают совершенствование управления как одно из стратегических направлений повышения эффективности общественного производства.
Одной из основных задач экономического и социального развития страны на ХХУІ съезде КПСС была определена задача по совершенствованию управления, повышению уровня хозяйствования во всех звеньях экономики^'. Съезд вновь подтвердил актуальность проблемы по дальнейшему совершенствованию аппарата управления, сокращению расходов на его содержание, устранению излишних, дублирующих звеньев ', выдвинутой ХХШ, ХХІУ, ХХУ съездами партии как одной из важнейших.
Необходимость постоянного совершенствования государственного аппарата управления юридически закреплена Конституцией СССР как основное направление развития политической системы советского общества'.
Деятельность аппарата управления органически связана с подготовкой, прохождением, исполнением документов. Традиционный документ на бумажной основе является наиболее распространенным и массовым носителем информации в сфере управления и предметом управленческого труда. На основе получения, переработки информации документов работниками аппарата управления принимаются управлен-
Материалы ХШ съезда КПСС. - М.: Политиздат, 1981, с. 197.
Там же.
Конституция (Основной закон) Союза Советских Социалистических республик. Статья 9. - М., 1977.
ческие решения. В.И. Ленин рассматривал информацию как условие компетентности управления вообще1^.
Значительная роль, отводимая документам в работе аппарата управления, выдвигает требование их рационализации для того, чтобы повысить эффективность управленческого труда. В этой связи К.У. Черненко подчеркивал: "Совершенствование аппарата управления, форм и методов его влияния на решение экономических и социальных задач неразрывно связано с улучшением работы с документами. Чтобы не оказаться в плену бумаг, нужна четкая, научная система работы с документами"2'.
Наука об управлении все большее внимание уделяет теории и практике документоведения, вопросам документационного обеспечения управления. Это связано с тем, что в деятельности тысяч учреждений, организаций страны образуется огромное количество документов. По подсчетшл специалистов ежегодно создается 500 млрд. документов '. В подготовку и обработку такого объема документов вовлекается значительное количество работников аппарата управления, специалистов. Эффективность их деятельности во многом зависит от качества информации документов. Высокое качество документной информации позволяет принимать оптимальные управленческие решения, экономить время в управленческом труде. Экономия времени остается первым экономическим законом в коллективном производстве, ибо, как отмечал К. Маркс: "Всякая экономия в конечном счете сводится к экономии времени..." '.
*' Ленин В.И. Поли. собр. соч., т. 7, с. 22.
*' Черненко К.У. Избранные речи и статьи. - М.: Политиздат, I9BI, с. 220.
' Документационное обеспечение управления и архивы: Проспект. -М.: ВНЙИДАД, 1979, с. 3.
4) Маркс К., Энгельс Ф. Соч., т. 46, с. 117.
Экономия времени в управленческом труде может быть достигнута, прежде всего, за счет сокращения времени работниками аппарата управления на подготовку и обработку документов, работу с документной информацией. Одним из условий сокращения времени является исключение излишней, дублируемой документной информации, имеющей место в деятельности аппарата управления. В различных организациях страны объем излишней информации достигает 40-50% '. Такой значительный "информационный балласт" приводит к большим неоправданным трудозатратам работников аппарата управления.
На решение проблемы сокращения необоснованного количества документов, излишней, дублируемой документной информации направлены проводимые в стране мероприятия по стандартизации и унификации управленческих документов, которые рассматриваются как основное направление их совершенствования. С развитием сети автоматизированных систем управления возникла необходимость создания единого комплекса управленческой документации на основе разработки стандартов. К 1980 году в стране разработано и внедрено 28 общесоюзных, классификаторов технико-экономической информации, 16 унифицированных систем документации ', которые продолжают совершенствоваться. На совершенствование работы с документной информацией, упорядочение форм документов в министерствах и ведомствах направлена Типовая система документационного обеспечения (ТСДО), разрабатываемая в настоящее время'.
' Осипова Г.Ф. Работа руководителя с документами, - М.: Экономика, 1978, с. II.
2' Саков А.А. Совершенствование управления с применением классификаторов и унифицированных документов. - Классификаторы и документы в АСУ, 1980, $8, с. I.
' Документоведение, документационное обеспечение управления: Экспресс-информация. - М.: ВНИИДАД, 1983, гё 2 (12), с. 4, 10.
Существенное значение в практической деятельности аппарата управления, совершенствовании его документационного обеспечения имеет проблема повышения ценности документной информации. Данная проблема становится одной из главных в документоведении, ибо все в большей степени "центр тяжести научных исследований переносится на информационную сущность документа" '. Документо-ведение рассматривает в единстве форму и содержание документа. На протяжении длительного периода в исследованиях управленческой документации большее внимание уделялось форме и меньшее содержанию документов. Между тем, практика показывает, что значительных результатов в совершенствовании документирования управленческой деятельности можно достичь, прежде всего, за счет совершенствования содержания документов, повышения ценности их информации.
Особую роль играет при этом определение факторов, влияющих на ценность документной информации, и путей их регулирования. До настоящего времени в аппарате управления данные факторы изучены слабо. Должные теоретические разработки и научные публикации в комплексном решении этой проблемы отсутствуют. В этой связи необходимость исследования факторов становится очевидной как с точки зрения совершенствования деятельности аппарата управления, так и с позиций развития научной дисциплины документоведения.
Целью исследования данной работы является выявление факторов, влияющих на ценность информации документов организаций гражданской авиации, и определение основных направлений по их регулированию.
Сокова А.Н. Научно-техническая революция и задачи документоведения. - В сб.: Материалы республиканского семинара "Внедрение унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) в условиях АСУ и традиционных методов управления"(16-17 октября 1979). - Таллин, 1980.
Основные задачи работы:
Исследование исторической преемственности иерархической взаимосвязи управленческих документов.
Исследование существующих трактовок и понятий "ценность информации" вообще и документной в частности и обоснование рабочего понятия "ценность документной информации" для достижения цели исследования.
Классификация факторов, влияющих на ценность документной информации, и обоснование оценки их влияния.
Исследование характера влияния факторов на ценность документной информации.
Определение рациональных путей по регулированию влияния факторов для повышения ценности документной информации.
Исследование возможно на примере конкретной отрасли, как гражданская авиация. В отрасли особенно важное значение приобретает качество документной информации и её своевременность. Это связано со специфическими особенностями деятельности отрасли, как повышенные требования к регулярности и безопасности полетов, превалирующее внимание в производственных процессах фактору времени, выступающему "как средство увеличения объема перевозок и сокращения времени отвлечения людей из производственной деятельности народного хозяйства" ', а также средство оперативного исключения необратимых процессов в ходе эксплуатации авиационной техники, требующими обеспечения процессов управления отраслью высококачественной и оперативной документной информацией. Отрасль включает разветвленную сеть учреждений, организаций, предприятий, находящихся в различных уголках нашей страны. Скорост-
Исследование операций в гражданской авиации. - М.: 1980, с. 16.
ной, быстро прогрессирующий вид транспорта требует от них четкого взаимодействия между собой, принятия оперативных и качественных управленческих решений по регулированию производственных процессов. Значительную роль в этом играет информация и, прежде всего, документная, представляющая наибольший объем в общем объеме обрабатываемой и передаваемой аппаратом управления отраслью информации. Это, в свою очередь, приводит к выводу: для обеспечения аппарата управления отраслью требуемой по качеству документной информацией необходимо широкое исследование факторов, влияющих на её ценность. Исследование затрагивает в основном организационно-распорядительные документы отрасли.
История развития отрасли гражданская авиация и структуры управления ею полностью отражает главные события в политической, хозяйственной, военной жизни нашей страны. Стремительное развитие гражданской авиации осуществлялось благодаря быстрому развитию отечественной промышленности и науки. Гражданская авиация из отсталой, слаборазвитой превратилась во многоцелевую важную отрасль народного хозяйства.
"Питаясь корнями" от различных отраслей народного хозяйства, гражданская авиация, как отрасль, оказывает значительное влияние на их развитие. Без развития транспорта невозможно развитие экономики. В.И. Ленин назвал транспорт "...нашей главной, пожалуй, или одной из главных баз всей нашей экономики"-^. Это связано с тем, что транспорт является общим и необходимым условием производства любой продукции, так как перевозки необходимы как внутри предприятий, организаций, так и между ними. "Продукт только тогда готов к потреблению, когда он закончит ... передвижение ' .
Ленин В.И. Поли. собр. соч., т. 44, с. 302. Маркс К„, Энгельс Ф. Соч., т. 24, с. 170.
— с
Гражданская авиация является самым скоростным видом транспорта. Она образует с автомобильным, железнодорожным и водным транспортами Единую транспортную систему СССР. Развитие гражданской авиации находилось и находится в постоянном внимании Партии и Правительства. Практически на всех съездах КПСС ставились перед Аэрофлотом новые задачи по расширению его объемов и масштабов деятельности. Выполнение этих задач выдвинуло гражданскую авиацию в число передовых видов транспорта. Аэрофлот стал крупнейшей авиакомпанией мира. Об огромном значении гражданской авиации говорят следующие данные. Удельный вес Аэрофлота в общем пассажирообороте транспорта страны в 1,5 раза больше автомобильного, в 18 раз - речного, в 54 раза - морского ). Общая протяженность воздушных линий мира достигает 6 млн. км, из них 860 тыс. км приходится на долю Аэрофлота '. Самолеты Аэрофлота летают в аэропорты около 100 стран мира '.
В 1981 году в Аэрофлоте пассажирооборот составил 171,7 млрд. пасс.-км, что в 2 раза больше, чем в 1971 году ^. Общий объем перевозок в этом же году равнялся 18538,5 млн.ткм, перевозки составили: пассажиров - 108,9 млн. чел., почты - 430,4 тыс.тонн, грузов - 2639,5 тыс.тонн; были произведены авиахимические работы на 100,4 млн. гаК
Выдающиеся достижения Аэрофлота объясняются также стремительным техническим перевооружением отрасли. За послевоенный
"*' Лисовал В.П., Панченко В.И. Технический прогресс на воздушном транспорте. - Киев, 1977, с. 3.
*' Исследование операций в гражданской авиации. - М.: Транспорт, 1980, с. 23.
3' Бугаев Б.П. Аэрофлот от съезда к съезду. - М.: Транспорт, І98Г, с. 54.
4) История гражданской авиации СССР: Научно-популярный очерк
/Под общ. ред. Б.П. Бугаева. - М.: Воздушный транспорт,
1983, с. 311.
5) Там же.
— xu —
период парк самолетов в гражданской авиации был трижды обновлен: на смену самолетам I поколения с поршневыми двигателями, доминировавшими до 60-х годов, пришли самолеты П поколения с принципиально новыми турбинными двигателями, позволившими поднять скорость самолетов, вес (вместимость) и дальность полетов, а затем и самолеты Ш поколения - турбореактивные, значительно увеличившие объемы и масштабы деятельности Аэрофлота. Технический прогресс в Аэрофлоте продолжается.
Теоретической и методологической основой исследования, поставленной в работе проблемы, являются произведения В.И. Ленина, решения КПСС и Советского правительства по вопросам совершенствования аппарата управления и делопроизводства. Марксистская диалектика требует рассматривать проблемы управления в их взаимосвязи и во взаимодействии с учетом конкретных условий исторического развития, конкретного опыта достижений и перспектив развития. Это положено в основу исследования.
История становления и развития советского государственного аппарата неразрывно связана с именем В.И. Ленина, который теоретически разработал его организационные основы, сформулировал требования к нему. В фундаментальных трудах В.И. Ленина "Государство и революция", "Удержат ли большевики государственную власть?", "Очередные задачи советской власти" \ нашла отражение теория пролетарской революции и социалистического государства, а также принципы и формы организации управления народным хозяйством. В этих работах В.И. Ленина определены основные направления по совершенствованию государственных органов. В них акцентируется внимание на повышении дисциплины и производительности
Ленин В.И. Полн. собр. соч., т. 33, с. 5-II9; т. 34, с. 3I0-3II; т. 36, с. 167-208.
- XI -
труда во всех звеньях управления народным хозяйством, что является -одним из важных условий дальнейшего развития нашего общества и подъема материального благосостояния советских людей.
Глубокая теоретическая разработка принципиальных положений науки управления, основ научной организации управленческого труда, научных критериев работы с документами заключена в ряде таких работ В.И. Ленина, как "Набросок правил об управлении советскими учреждениями", "Великий почин", "Об едином хозяйственном плане", "О перестройке работы СНК, СТО и Малого СНК", "О "двойном" подчинении и законности", "Как нам реорганизовать Рабкрин", "Лучше меньше, да лучше", "Руководителям центральных советских учреждений '.
В этих работах В.И. Лениным подымаются вопросы о путях создания новой организации труда, о воспитании необходимых управленческих кадров, о совершенствовании делопроизводства. Большое место в них уделяется вопросам удешевления советского аппарата управления путем сокращения его за счет внедрения более совершенной организации управленческого труда и делопроизводства с учетом передового отечественного и заграничного опыта, повышения требований к подготовке служащих по освоению знаний в области управления и делопроизводства, постоянного контроля за деятельностью аппарата управления и борьбы с бюрократизмом, волокитой.
Важнейшее значение В.И. Ленин придавал составлению и оформлению документов. Он требовал от работников аппарата управления ясности, точности текста документа, четкости его оформления^. Показывая личный пример тщательной и аккуратной работы с доку-
*' Ленин В.И. Поли. соб. соч., т. 37, с. 365-368; т. 39,
с. 5-29; т. 44, с. 364-370; т. 45, с. 197-201, 383-406;
т. 54, с. І0І-І02.
2) Ленин В.И. Полн. собр. соч., т.51, с.87-88, т.54, с.256-257.
-ле-
ментами, В.И. Ленин не допускал и не прощал небрежности в этом другим. В переписке с руководителями государственных органов им сформулированы основные требования как к содержанию документов, так и их формам.
Указания В.И. Ленина были взяты за основу в документах КПСС и Советского правительства по совершенствованию аппарата управления. На протяжении всех периодов развития советского государства КПСС и Правительство осуществляли практические мероприятия по совершенствованию аппарата управления, управленческого труда, совершенствованию делопроизводства, повышению качества подготовки документов и культуры труда с ними. Направленные на это директивы и решения съездов, конференций, пленумов ЦК КПСС представляют группу основополагающих источников по всем вопросам деятельности аппарата управления.
Для осуществления исследований по научной организации труда и производства, разработки рекомендаций по их совершенствованию на УШ съезде РКП(б) было принято решение о создании в стране ряда научно-исследовательских институтов '. Важнейшее значение для изучения становления государственного аппарата управления, основных направлений его совершенствования имеют документы ХП, Ж, ХІУ съездов ВКП(б). В решениях ХП съезда партии была намечена программа конкретных мероприятий по упрощению аппарата управления на основе научной организации труда, совершенствованию отчетной документации,их форм К Решения о дальнейшем проведении работы по совершенствованию аппарата управления и усилению её за счет привлечения профсоюзных органов и руководителей партийных и советских организаций, в ведениии которых на-
' КПСС в резолюциях и решениях съездов, конференций, пленумов ЦК. 8 изд. - М.: Политиздат, 1970, т. 2, с. 53-54.
2) Там же, с. 420-422, с. 445-448.
- ±a -
ходится эта работа, нашли отражение в документах ХШ съезда ВКП(б) '. На ХІУ съезде партии была подчеркнута необходимость планомерной работы каждого учреждения по совершенствованию мето-дов руководства и техники управления ;.
Вопросы оптимизации управления, совершенствования аппарата управления, повышения его эффективности нашли свое дальнейшее развитие в материалах XXI, ХХП, ХХШ, ХХІУ, ХХУ, ХХЛ съездов КПСС. Материалы съездов позволяют проследить весь ход исторического развития проблем управления народным хозяйством, совершенствования аппарата управления.
Большое практическое значение для улучшения работы министерств и ведомств имели постановления ЦК КПСС и Совета Министров СССР от 14.04.54 "0 существенных недостатках в структуре министерств и ведомств и мерах по улучшению работы госаппарата" и от 13.10.69 "0 мероприятиях по совершенствованию стиля и методов работы в аппарате управления"'.
На коренную перестройку делопроизводства было направлено специальное постановление Совета Министров РСФСР от 30.09;61 "0 мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР" '. Значительным толчком в развитии и совершенствовании управленческого труда и его автоматизации сыграло постановление ЦК КПСС и Совета Министров СССР от 08.10.70 "О мерах по совершенствованию управления в народном хозяйстве на основе широкого использования средств электронно-вычислительной техники" '
*' КПСС в резолюциях и решениях съездов, конференций и пленумов ЦК. 8 изд. - М.: Политиздат, 1970, т.*3, с. 58-60.
2) Там же, т. 3, с. 58.
3) Там же, т. 6, с. 508-515; т. 10, с. 98-100.
4) СП РСФСР, 1961, J& 28, с. 125.
' КПСС в резолюциях и решениях съездов, конференций и пленумов ЦК. 8 изд. - М.: Политиздат, 1972, т. 10, с. 304.
- JL<± -
Принципиальное значение в совершенствовании организации деятельности министерств имело постановление ЦК КПСС и Совета Министров СССР от 02.03.73 "0 некоторых мероприятиях по дальнейшему совершенствованию управления промышленностью' '.
На усиление действенности экономических стимулов, совершенствование планирования деятельности министерств и ведомств, установление строгого контроля за эффективностью использования трудовых ресурсов направлены постановление ЦК КПСС от 12.07.79 "0 дальнейшем совершенствовании хозяйственного механизма и задачах партийных и государственных органов" и постановление ЦК КПСС и Совета Министров СССР от 12.07.79 "Об улучшении планирования и усилении воздействия хозяйственного механизма на повышение эффективности производства и качества работы"'. В осуществлении таких важных задач значительная роль в постановлениях отводится совершенствованию аппарата управления, в котором заложены большие резервы и, прежде всего, резервы, связанные с совершенствованием документационшх процессов, повышением ценности информации управленческих документов.
Значительную помощь в исследовании оказали труды Генерального секретаря ЦК КПСС, Председателя Президиума Верховного Совета СССР К.У. Черненко, в которых глубоко и творчески дано развитие ленинских принципов построения государственных органов, намечена широкая научно обоснованная программа дальнейшего совершенствования управления народным хозяйством страны, раскрыты конкретные пути повышения эффективности аппарата управления ^. В трудах
КПСС в резолюциях и решениях съездов, конференций и пленумов ЦК. 8 изд. - М.: Политиздат, 1972, т. 10, с. 305.
То же, т. 13, с. 404.
Черненко К.У. Некоторые вопросы творческого развития стиля партийной и государственной работы. - М.: Политиздат, 1978; Вопросы работы партийного и государственного аппарата. - М.:
К.У. Черненко большое место уделено также вопросам совершенствования работы с документами, рационализации делопроизводства как одному из важных направлений повышения эффективности управленческого труда.
В работах видных деятелей КПСС и Советского государства
М.В. Фрунзе, Б.П. Бугаева нашли широкое отражение достижения на-
I)
родного хозяйства страны, а вместе с ним гражданской авиации .
Эти работы позволяют проследить этапы развития отрасли гражданская авиация.
Основной источниковедческой базой в исследовании явились документальные материалы фондов ЦГАНХ СССР (фонды Российского общества добровольного воздушного флота - "Добролет", Главного управления гражданского воздушного флота), документы текущего архива Министерства гражданской авиации, а также опубликованные источники, такие, как собрания узаконений РСФСР, сборники законов и распоряжений рабоче-крестьянского правительства СССР, приказов, указаний, распоряжений по гражданской авиации, статисти-ко-экономические справочники и сборники по гражданскому флоту СССР, материалы авиационных съездов.
Важную группу среди источников представили: приказы и приказания по отрасли, протоколы совещаний при руководстве учреждений, организаций гражданской авиации, планы, отчеты, уставы, положения, организационные схемы. Они отражают этапы становления и развития отрасли, поиска эффективных организационных форм управления ею.
Политиздат, 1980; Избранные речи и статьи. - М.: Политиздат, 1981.
Фрунзе М.В. Избранные произведения. - М.: Воениздат, 1957; Бугаев Б.П. К новым высотам. - М.: Знание, 1976; Аэрофлот от съезда к съезду. - М.: Транспорт, 1981.
- ID -
Особенный интерес вызвали документы (стенограммы, справки, протоколы, доклады) совещаний по вопросам делопроизводства, проводившихся в гражданской авиации в разные годы. Они раскрывают историческую преемственность и развитие документов в отрасли. Широкий круг документов текущего архива Шнистерства гражданской авиации (приказы, указания, протоколы коллегии, наставления, донесения, информации, справки, отчеты и др.) явился базой изучения состава и характера влияния факторов на ценность документной информации.
В ходе настоящего исследования была изучена литература, затрагивающая, проблемы науки управления, вопросы совершенствования аппарата управления и документационного его обеспечения. Вся литература может быть условно подразделена на 5 групп:
по проблемам истории методологии и практики построения государственных учреждений;
по проблемам методологии и практики рационализации управленческого труда и делопроизводства;
по проблемам методологии и практики рационализации систем документации;
по проблемам методологии и практики повышения ценности информации вообще и документной в частности;
по совершенствованию аппарата управления и систем документации в отрасли гражданская авиация.
Среди литературы первой группы следует выделить ряд работ, глубоко раскрывающих историю создания в различных отраслях народного хозяйства страны центральных аппаратов управления ими и организаций их систем1'.
*' Нелидов А.А. История государственных учреждений СССР (1917-1937). - М.: МГИАЙ, 1962: щкулин В.А. История государственных учреждений СССР (1936-1965). - М.: МГИАЙ, 1966; Коржихи-на Т.П. История и современная организация государственных учреждений СССР (I9I7-I972). - М.: МГИАИ, 1974.
— X ( —
Вопросы методологии построения структур управления производственными процессами, специфические особенности формирования и механизма действия структуры управления включают работы "Организационные структуры управления производством" и "Организация управления общественным производством" '. Анализ структуры и функций министерства и его организаций представлен в работе "Организация управления в системе министерства" '. Основные понятия системного подхода к проблемам управления организационными системами приведены в книге "Системный анализ и структуры управления"'.
Литература первой группы позволяет проследить тенденции развития аппарата управления в стране и методологических подходов в его совершенствовании. Это предоставляет возможность более объективно строить концепции о влиянии оргструктуры на информационные потоки, глубже и качественнее проводить обоснование состава факторов, влияющих на ценность документной информации.
Литература второй группы по теме исследования включает довольно широкий круг работ. Среди этого круга следует выделить фундаментальный труд Л.Н. Качалиной "Научная организация управленческого труда - оргпроектирование" ', включающий основные направления и методику рационализации труда в аппарате управления. Рассмотрению причин, оказывающих влияние на снижение эффективности и качество управленческого труда, большое место отведено в
' Организационные структуры управления производством /Под общ-.-ред. проф. Б.З. Мильнера. - М.: Экономика, 1975; Организация управления общественным производством /Под ред. Г.л. Попова, ГД. Джавадова. - М.: МГУ, 1979.
^' Организация управления в системе министерства /Под ред. Н.Г. Калинина. - М.: МГУ, 1974.
' Системный анализ и структуры управления /Под ред. проф. В.Г. Шорина. - М.: Знание, 1975.
ня упра; , 1973.
*' Качалина Л.Н. Научная организация управленческого труда - орг-
проектирование. - М.: Экономика
J.O —
работе "Эффективность и качество управленческого труда" '.
Роль средств механизации и автоматизации в современных условиях аппарата управления обстоятельно раскрыта в книге А.Б.Алферова "Механизация и автоматизация управленческого труда" '.
Среди работ, затрагивающих вопросы организации делопроизводственных служб, подразделений, технологии составления, оформления управленческих документов, контроля за сроками их исполнения, информационно-справочной работы по документам, их формирования в дела, следует выделить работы:' "Административное делопроизводство под ред. Я.З. Лившица и В.А. Цикулина; "Руководство по делопроизводству" под ред. А.С. Малитикова и Д.И. Сольского; Лосева В.И., Кузнецовой Т.В. "Основы делопроизводства" '.
Одному из самых важных и трудоемких участков делопроизводства - контролю исполнения посвящена работа Мингалева B.C., Степанова Е.А. "Организация и технология контроля исполнения документов" ', а также ряд диссертационных исследований '. В них контроль исполнения рассматривается как один из путей совершенствования документирования, снижения объема документооборота. Литература данной группы помогает "подобрать" методологические
' Эффективность и качество управленческого труда: Тезисы докладов. - М.: НИИтруда, 1977.
' Алферов А.В. Механизация и автоматизация управленческого труда /Под общ. ред. В.Г. Шорина. - М.: Знание, 1976.
' Административное делопроизводство /Под ред. Я.З. Лившица и В.А. Цикулина. - М.: Высшая школа, 1975; Руководство по делопроизводству: Пособие для служащих /Под ред. А.С. Малитикова и Д.И. Сольского. - М.: Экономика, 1972; Лосев В.И., Кузнецова Т.В. Основы делопроизводства. - М.: Экономика, 1975.
' Мингалев B.C., Степанов Е.А. Организация и технология контроля исполнения документов, - М.: МГИАИ, 1976.
' Смеляков М.А. История организации и совершенствования отраслевой системы контроля. Диссертация на соискание ученой степени кандидата исторических наук. - М., 1978; Предейн Е.В. Контроль исполнения документов в аппарате управления. История и современное состояние. Диссертация на соискание ученой степени кандидата исторических наук. - М., 1981.
- ±» -
"ключи" к исследованию проблемы факторов, влияющих на ценность документной информации.
Среди литературы третьей группы особого внимания для задач исследования заслуживают работы "Документационные системы в управлении", Лямина Б.Н., Маркова И.П., Сакова А.А. "Унифицированные системы документации для АСУ", Кокорева В.й. "Унификация документов управления", Кузина А.А., Филиппова Н.Г. "Техническое документирование", Архипова В.А., Маркова И.П., Соковой А.Н. "Организационно-распорядительная документация. Вопросы применения", в той или иной степени раскрывающие сущность определенных систем документации, их задачи и роль в условиях широкого использования АСУ в управлении, принципы унификации и стандартизации '. Исторические аспекты исследования предмета докутлентоведения отражены в работе "Развитие советского документоведения (1917-1981)^.
Современные проблемы документирования и их решение представлены в работах Илюшенко М.П., Кузнецовой Т.В., Лившица Я.З. "Документирование. Документ и системы документации", "Актуальные вопросы методики документоведения и архивоведения", Автократо-ва В.Н., Еанасюкевича В.Д., Соковой А.Н. "Основные направления развития документоведения '.
*' Документационные системы в управлении /Под ред. Г.Г. Воробьева. - М.: Экономика, 1973; Лямин Б.Н., Марков И.П., Саков А.А. Унифицированные системы документации для АСУ /Под ред.В.В.Тка-ченко. - М.: Стандарты, 1979; Кокорев В.И. Унификация документов управления. - М.: Экономика, 1979; Кузин А.А., Филиппов Н.Г. Техническое документирование: Учебное пособие. - М., 1973; Архипов В.А., Марков И.П., Сокова А.Н. Организационно-распорядительная документация. Вопросы применения. - М.: Стандарты, 1983.
' Развитие советского документоведения (І9І7-І98І). - Научные труды / ВНИИДАД, 1983.
' Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации: Учебное пособие. - М.: МГИАИ, 1977; Актуальные вопросы методики документоведения и архивоведения: Сборник статей /Под ред. М.С. Селезнева. - М.: МГИАИ, 1976; Автократов В.Н., Банасюкевич В.Д., Сокова А.Н. Основные направления развития документоведения. - В сб.: Тезисы докла-
— -си —
Литература третьей группы позволяет более четко представить границы систем документации, состав видов документов в каждой системе, определить тенденции их развития. Отмечаемая в литературе зависимость документов от функции управления ориентирует в задачах исследования на поиск эффективных путей регулирования факторов, влияющих на ценность документной информации.
Анализируя литературу четвертой группы, следует отметить, что публикации, затрагивающие вопросы ценности информации вообще, представляют довольно значительное количество. В то время, как вопросы ценности документной информации в литературе освещены слабо и количество публикаций по ним незначительное.
Литературу, затрагивающую проблему ценности документной информации, можно сгруппировать на два вида:
по вопросу определения ценности документной информации, используемой в управленческих решениях;
по вопросу экспертизы ценности информации (ретроспективной) документов в задачах комплектования государственных архивов.
Среди научных работ первого вида следует отметить монографию Воробьева Г.Г. "Документ: информационный анализ" и его книгу "Информационная теория документа"1', в которых представлены качественные критерии информации, приведены свойства документной информации и их характеристики. Проблема совершенствования свойств документной информации и её рационализации в целом затрагивается в публикациях Бритченко Г.И. "Совершенствование информационных потоков в управлении предприятием" и Крючкова Л.Н.,
дов и сообщений к теоретическому семинару "Теоретические проблемы документоведения (Март 1975). - М.: ВНИИДАД, 1975.
Воробьев Г.Г. Документ: информационный анализ. - М.: Наука, 1973; Воробьев Г.Г. Информационная теория документа. - М.,
Аванесова B.C. "Вопросы повышения эффективности использования документальной информации '.
Из широкого круга литературы, рассматривающей теоретические
и методологические вопросы экспертизы ценности информации (ретроспективной) документов, в первую очередь, следует отметить научные труды ВНИИДАД, а также работы Н.А. Орловой, М.Н.Черномор-ского, B.EL Автократова, А.В. Елпатьевского, Н.М. Шепуковой, Н.Н. Конновой2).
В данных работах подымаются вопросы системного подхода к экспертизе ценности управленческой документации на основе передовых методов, разработанных советскими архивистами. Приведенные работы рассматривают ценность информации документов, уже исключенных из зшравленческих процессов.
Литература четвертой группы позволяет проследить степень исследования проблемы факторов, влияющих на ценность документной информации. Кроме того, она раскрывает место и роль информации (в том числе и документной) в задачах управления и ориентирует на определенную взаимосвязь вопросов ценности информации документов для задач управления и комплектования государственных архивов.
I)
2)
Бритченко Г.И. Совершенствование информационных потоков в уп-
^
авлении.предприятием. - Киев-Донецк, 1978; Крючков Л.Н., ванесов B.C. Вопросы повышения эффективности использования документальной информации. - В сб.: Текст: восприятие и обработка. - М., 1978.
Теория и практика экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов СССР. - Труды/ ВНИИДАД, 1974, т. УІ, ч. 1-Й; Орлова Н.А., Черноморский М.Н. Методологические вопросы экспертизы ценности документальных источников и их взаимосвязь с теорией источниковедения. - В кн.: Материалы научной конференции по проблемам комплектования документальными источниками государственных архивов СССР. - М.: ГАУ при СМ СССР, 1976, ч. I, с. 79-101; Автократов В.Н., Елпатьев-ский А.В. Проблемы комплектования государственных архивов современными документами (источниковедческий аспект). - В кн.: Источниковедение отечественной истории: Сборник статей. - М.: Наука, 1976, с. 5-40; Шепукова Н.М., Коннова Н.Н. О системном
Круг литературы пятой группы, рассматривающей вопросы развития гражданской авиации, обширен. Наибольший интерес для работы представили труды: "История гражданской авиации СССР: Научно-популярный очерк", Велижева А.А. "40 лет Советской авиации", Гольц-мана А.З. "Гражданская авиация", "Гражданская авиация СССР (1917-1967)", Зарзара В.А. "10 лет ГВФ СССР", Цехановича Л.А. "Воздушный транспорт СССР (1923-1973)", Чиркова В.К. "Организация управления предприятиями гражданской авиации" ^. В этих работах нашло отражение становление и развитие гражданской авиации как отрасли, показано развитие аппарата управления ею.
Среди незначительного количества работ, затрагивающих отдельные вопросы совершенствования информационных и документаци-онных процессов в отрасли, следует отметить работы: "Исследование операций в гражданской авиации", Кшочарева В.П. "Планирование и учет в ГВФ", "Инструкция по организации делопроизводства
» в центральном аппарате Министерства гражданской авиации", Пособие по составлению и оформлению организационно-распорядительных документов '. В данных работах рассматриваются некоторые вопросы организации документационного обеспечения аппарата управления, технологии составления и прохождения управленческих документов.
подходе при экспертизе ценности управленческой документации. -Советские архивы, 1974, В 3, с. 32-38.
*' История гражданской авиации СССР: Научно-популярный очерк /Под общ. ред. Б.П. Бугаева. - М.: Воздушный транспорт, 1983; Велижев АД. 40 лет Советской авиации. - М.: Знание, 1958; Гольцман А.З. Гражданская авиация. - М.: Воениздат, 1931; Гражданская авиация СССР (I9I7-I967). - М.: Транспорт, 1968; Зарзар В.А. 10 лет ГВФ СССР. - Авиаавтоиздат. 1933; Цехано-вич Л.А. Воздушный транспорт СССР (I923-1973). - М.: Знание, 1973; Чирков В.К. Организация управления предприятиями гражданской авиации. - М.: Транспорт, 1980.
2' Исследование операций в гражданской авиации. - М.: Транспорт, 1980; Ключарев В.П. Планирование и учет в ГВФ. - М.: РИ0 Аэрофлота, 1936; Инструкция по организации делопроизводства в центральном аппарате Министерства гражданской авиации. -М.: РИО Аэрофлота, 1976; Пособие по составлению и оформлению
TpaHCTODT^I978PaCn0PJ5№TeJIbIfflX Я0^^0*' ~ м-: Воздушный
— (JkJ —
Литература пятой группы раскрывает исторические закономерности формирования структуры управления отраслью, позволяет проследить иерархическую зависимость документов в отрасли.
Диссертация состоит из введения, трех глав, заключения, библиографии, приложений. Во введении обоснована научная и практическая актуальность темы диссертационного исследования, раскрыта степень разработанности проблемы, определены цели и задачи исследования, обоснован выбор объекта исследования, изложены методологические основы диссертационной работы, приведен анализ источников и литературы.
В первой главе "Становление и развитие гражданской авиации, как отрасли народного хозяйства СССР, за 1923-1980 годы", рассматриваются вопросы развития гражданской авиации и структуры управления отраслью, исторической преемственности иерархической взаимосвязи управленческих документов и производственных показателей деятельности гражданской авиации. В главе показано, как на основе развития отечественной промышленности стремительно осуществлялся технический прогресс в отрасли, росли объемы и масштабы деятельности Аэрофлота, совершенствовался аппарат управления.
Вторая глава "Состав факторов, влияющих на ценность информации документов отрасли, и их оценка" включает анализ существующих трактовок и подходов к ценности информации вообще и документной в частности. В главе приведена классификация факторов, влияющих на ценность документной информации, и раскрыты методические подходы к определению их влияния.
Третья глава "Основные направления регулирования факторов, влияющих на ценность документной информации" посвящена описанию характера влияния факторов и наиболее рациональных путей их регулирования в целях повышения ценности документной информации.
Заключение включает выводы по результатам работы.
- Й4 -
Историческая преемственность иерархической взаимосвязи управленческих документов и производственных показателей деятельности гражданской авиации
Все этапы развития гражданской авиации, её становление закреплялись в отраслевых управленческих документах и отражались в производственных показателях деятельности отрасли.
Постоянный рост масштабов и темпов развития гражданской авиации способствовал разработке и изданию широкого круга видов и разновидностей документов и, прежде всего, организационно-распорядительных, являющихся "проводниками" управленческих решений по организации и регулированию производственными процессами. Как отмечалось в первые годы становления отрасли, "порядок работы гражданской авиации должен определять не личный опыт отдельного работника, а общеобязательные требования, зафиксированные на ос -основе широкого опыта отечественного и заграничного" , т.е. ставился вопрос о правовой регламентации деятельности гражданской авиации с помощью организационно-распорядительных документов.
Создававшиеся в отрасли организационно-распорядительные документы различались по степени обобщенности нормативного их воздействия: от документов, затрагивающих деятельность нескольких организаций, подразделений, служб, до документов, регламентирующих деятельность отдельных служб, участков .
Зарождение гражданской авиации в рамках военного ведомства наложило отпечаток на её системы документации. Б отрасли сохранились характерные, как правило, для военного ведомства такие виды документов, как наставления, донесения, регламенты и др. Некоторые из них, как,например, предписания издавались длительный период, затем их издание было прекращено.
Большое значение в регламентации деятельности отрасли сыграло издание "главного" документа гражданской авиации - Воздушного кодекса СССР, утвержденного Правительством 27 апреля 1932 года . С введением Воздушного кодекса СССР, который в дальнейшем неоднократно усовершенствовался и переиздавался, в отрасли начинает складываться широкая иерархическая взаимосвязь комплексов документов и, прежде всего, организационно-распорядительных, служащих правовой основой для документов других систем документации.
Во все периоды развития гражданской авиации постоянно совершенствовались процессы документирования, системы документации, более четко классифицировались виды документов внутри систем К В результате на смену одним видам документов (приказания, обязательные постановления) приходили другие (указания), некоторые документы (регламенты) "трансформировались" - превратились из организационно-распорядительных документов в технологические (см. табл. І). В отрасли гражданская авиация сложилась строгая иерархическая информационная завис шлость комплексов документов, заключающаяся в том, что на основании и в развитие документов 1-го порядка (Воздушный кодекс СССР) создаются документы 2-го порядка (Наставление по производству полетов), на основании и в развитие которых издаются документы 3-го порядка (наставления по другим направлениям деятельности гражданской авиации, обеспечивающим производство полетов; руководства, правила и др.) и т.д.
Документы, информационно зависимые между собой, для целей исследования можно выделить на основные их группы: I) документы обеспечивающие организацию построения и функционирования системы управления отраслью (положения о министерстве, социалистическом предприятии, структурных подразделениях; штатные расписания; приказы о распределении обязанностей, должностные инструкции и др.); 2) документы, обеспечивающие организацию производственных процессов по эксплуатации и обслуживанию авиационной техники (приказы, указания, наставления, руководства, правила, инструкции, регламен I)
ЦГАНХ СССР, ф.9527, оп.1, д.38, л.32; д.75, л.44; д.254, л.16; д.257, л.16; д.329, л.17-19; д.355. л.257, 279; д.357, л.19; д.358, л.93; д.496, т.2, л.75; д.639, л.362; д. 775, л. 54: д.НОО, л.1; д.1267, л.338; д.2329, л.26,30,31; д.2963, л.36: д.2964, л.279; д.3572. л.321; д.3718, л.85, 146-155, 170, 173, 194; д.3805, л.1; д.3983, л.54-58, 108; д.9574, л.171; Сборник законов и распоряжений по гражданской авиации. - М., 1924, вып.1, с.35-59: Сборник приказов ГУТВФ. - М.: Советское законодательство, I933-1935, вып.1, с.35-59; вып.2, с.11-12,21,28,32; вып. 3, с.,8; Алякринская К.В., Короленко А.С. Сборник законов, распоряжений и приказов по ІВФ. - Л., 1932, с.15,31,35,55,57, 72,79,80,84; Сборник действующих приказов по ГВФ и ГУГВФ. - М., 1933, вып.1, с.8; Гражданская авиация. - М., 1931, № 4, с.2; В 9, с.48; 1932, В 7, с.8; 1971, В І0, с.20; 1974, В 2, с.8.
Важнейшее значение в "формировании" документной информации имеют производственные показатели, являющиеся, с одной стороны, измерителями, прежде всего, качества и объемов работ (продукции) гражданской авиации, а также деятельности различных организаций служб, с другой стороны, измерителями количества информации. Соответственно в этом заключена экономическая и информационная сущность показателей. Однако, если на обеспечение экономической сущности (обеспечение выполнения объемов работ, деятельности организаций, служб) показателей направлены практически все документы приведенных выше групп, то информационная сущность связана с большинством документов лишь второй и третьей групп, так как показатели в документах первой группы практически не отражаются. Однако, одни и те же показатели могут входить в содержание ряда докутлентов различных систем документации.
Характеристика ценности документной информации
Развитие научного понятия "ценность документной информации" неразрывно связано с решением проблем управления. Несмотря на то, что "теория информации справедливо считается одной из наиболее разработанных и важных составных частей кибернетики"1% это понятие не получило должного своего развития. Большинство теорий видных ученых и специалистов посвящено рассмотрению ценности информации вообще и лишь отдельные теории затрагивают ценность документной информации.
Первые попытки измерения информации связаны с именами Р. Хартли, К. Шеннона, положившими начало классической (статистической) теории информации. В основе этой теории лежит понятие информационной энтропии (меры неопределенности) . Согласно данной теории количество информации, содержащейся в том или ином сообщении, определяется исходя из числа возможных сообщений и вероятности каждого из них. Сообщение содержит тем больше информации, чем менее вероятно оно при данных условиях. Эти сообщения абстрагированы от смысловой их стороны и измеряются исключительно лишь с точки зрения фактора вероятности.
Семантический (содержательный) подход к определению информации, ее измерению наибольшую известность получил в концепции И. Бар-Хиллела и Р. Карнапа. Согласно этой концепции семантической информацией обладают лишь гипотезы, подтверждаемые экспери ментами . С изменением степени подтверждения гипотезы данными опыта изменяется количество содержащейся в гипотезе семантической информации. Этим концепция ограничилась.
Дальнейшее свое развитие теория информации получила в работах А.Н. Колмогорова, А.А. Харкевича, М.М. Бонгарда, Р.Л. Страто-новича, М.К. Гавурина, Ю.А. трейдера и др. Их попытки измерения информации являлись "математической экспликацией интуитивного представления информации" и в ряде случаев не выходили за рамки классической теории. Так, А.Н. Колмогоровым предложено алгоритмическое понятие количества информации, которое определяется как минимальная длина программы, позволяющей преобразовать один объект в другой К При этом, чем больше различаются между собой объекты, тем сложнее программа.
Попытка А.А. Харкевича обосновать меру ценности информации опирается исключительно на классическую теорию информации. Им предложено выражать ценность информации через приращение вероятности достижения цели . Согласно теории А.А. Харкевича количество информации совпадает с мерой ценности, если из всех возможных исходов только один (или несколько) благоприятный, т.е. соответствует достижению цели.
К классической теории давлеет и подход М.М. Бонгарда. Он рассматривает такую систему, которая извлекает информацию для решения задачи (или цели) посредством ряда последовательных экспериментов.
"Трудность" задачи определяется как функция числа экспериментов, необходимых для нахождения решения К Важной особенностью выводов М.М. Бонгарда в определении ценности информации является связь статистических характеристик информации с алгоритмами проверок решения задачи (цели). С помощью решающего алгоритма им вводится понятие полезной информации, величина которой характеризует степень неопределенности, исчезающей при получении правильного ответа.
В предложенных Р.Л.Стратоновичем, М.К. Гавуриным вариантах определения ценности информации рекомендуется ввести функцию штрафов (или потерь), в результате чего оценка информации производится по результатам минимизации потерь, возникающих при решении задачи (цели) на основе некачественной информации К Согласно этой оценке наибольшей ценностью будет обладать то количество информации, которое уменьшает потери до нуля. В теориях М.М. Бонгарда, Р.Л. Стратоновича, М.К. Гавурина ценность информации рассматривается в тесном связи с её содержанием.
В определении французского социолога А. Моля, стоявшего на позициях семантической теории информации, содержанием обладает "такая информация, которая подчиняется универсальной логике, имеет структуру, допускает точное представление" . В связи с пространностью данной формулировки ценность информации определить довольно трудно.
Классификация факторов и методические подходы к определению их влияния на ценность документной информации
На ценность документной информации, используемой в управленческих решениях, оказывает влияние значительное количество факторов, различных по происхождению, формшл проявления, значению, характеру действия, степени влияния. Под "фактором" вообще понимается причина, движущая сила какого-либо процесса, определяющая его характер или одну из характерных его черт . В поставленных задачах исследования, взяв за основу это определение, под факторами подразумеваются причины, которые в зависимости от условий деятельности аппарата управления могут приводить либо к повышению ценности документной информации, либо к её снижению.
Для раскрытия механизма влияния факторов необходима их классификация на. основе группировки обобщающих признаков каждого из факторов. Каждый такой признак выступает как реальный факт.
На необходимость обобщения фактов в процессе познания указывали К. Марксе и В.И. Ленин2). В этой связи В.И. Ленин подчеркивал, что "дух марксизма, вся система требует, чтобы каждое положение рассматривалось... исторически, лишь в связи с другими... .
Эта ленинская мысль направляет рассмотрение факторов в единстве, взаимосвязи, на основе системного подхода. "Использование... системного подхода позволяет учесть множество факторов самого различного характера, выделить из них те, которые оказывают на объект наибольшее влияние..."4 , что, в свою очередь, позволяет провести более качественную ранжировку факторов, более достоверно определить признаки классификации. От выбора признаков зависит уровень классификации. "Классификация... всегда путь к изучению классификационных объектов..." ), следовательно, от качества классификации факторов зависит глубина познания влияния всех факторов на ценность документной информации.
В основу классификации факторов, влияющих на ценность информации документов отрасли, положены элементы системы управления, сгруппированные по принадлежности к природе организованных систем. Исходя из этого, факторы соответственно классифицируются на группы: организационные, юридические, технологические, технические, экономические, социальные.
Действие организационных факторов обусловлено структурой аппарата управления (система делегирования полномочий; нормы управляемости; количество звеньев, подразделений), нормами и нормативами управленческого труда, системой подбора, расстановки, перемещения, подготовки кадров, включающей уровень стабильности кадров, кважфикацшо, опыт работников, уровень маневренности кадров, профессиональную адаптацию работников.
Действие юридических факторов связано с системой правового регулирования процессов управления и правовым статусом организаций отрасли (объем и характер компетенции подразделений, должностных лиц; уровень нормативных актов, закрепляющих регламентацию деятельности организаций, подразделений; система взаимосвязи нормативных актов иерархических уровней управления; система юридического обоснования издания нормативных актов).
Технологические факторы связаны с обеспечением технологии управленческих процессов (виды разделения и кооперации управленческого труда; методы и приемы управленческого труда; уровень организации рабочих мест; уровень организации документооборота; термины и определения).
Технические факторы порождены использованием в управленческом труде средств автоматизации и механизации (уровень автоматизации и механизации, технические требования к документам, способы изготовления документов).
Действие экономических факторов проявляется через материальные затраты на содержание аппарата управления и себестоимость информации .
Пути регулирования влияния факторов в целях повышения ценности документной информации
Для деятельности организаций системы ЖА характерно сочетание четырех видов разделения и кооперации управленческого труда, включая и процессы подготовки документов: I) технологическое, 2) по иерархии значимости функций, 3) интегрированное, 4) по специализированным участкам .
Первый вид предполагает участие в едином технологическом процессе работников различных категорий, специальностей на тех участках общей технологии, которые соответствуют их квалификации, должностному уровню. Данный вид, прежде всего, наблюдается в подготовке сложных документов, как наставлений, инструкций, положений и др., отражающих в своем содержании какие-либо технологические процессы. Так, в частности, в разработке наставлении по производству полетов принимают, как правило, участие специалисты организаций различных уровней управления: подразделений МГА (руководители, ведущие инженеры, инспекторы, юристы и др.), эксплуатационных подразделений (летно-подъемный состав, руководители служб, диспетчеры и др.), научно-исследовательских организаций и др. При таком виде разделения практически все свойства ценности информации документа зависят как от квалификации, опыта каждого соисполнителя, так и от качества руководства и координации ответственного исполнителя за работой соисполнителей по подготовке документа в целом.
При втором виде разделения кооперации подготовка документов осуществляется исходя из соответствия видов, разновидностей до кументов характеру функций и уровню управления (должности). Каждая организация отрасли (должностное лицо) подготавливает и издает строго определенный для ее (его) уровня документ. Например, указания в отрасли издает только МГА, при этом исполнителями их подготовки назначаются лица не ниже начальника отдела . Ценность информации документов при данном виде во многом зависит от лрав-вильности ранжирования функций по степени важности и, соответственно, документов, сопровождающих их выполнение.
Третий вид характеризуется распределением работников по общим и частшш целям и задачам. Характер информации, подготавливаемой при этом каждым работником, отличается степенью агрегирования. Например, сводный годовой отчет о работе служб бортпитания подготавливается в МГА на основе более детальной информации отчетов эксплуатационных предприятий. При таком разделении в подготовке документов участвуют работники как одного, так и различных иерархических уровней управления.
При подготовке документов в МГА интегрированное разделение характерно в наибольшем объеме при составлении таких видов документов, как планы, справки, анализы, отчеты. Ценность документной информации при данном виде разделения зависит от уровня делегирования полномочий, взаимоувязки общих задач, целей с частными, качества агрегирования информации на каждом уровне.
Четвертый вид объединяет работников по решению отдельных вопросов в рамках специализированных участков. Например, в отделе организации почтово-грузовых перевозок Управления организации перевозок МГА сотрудники распределены по участкам: технология коммерческих складов; средства механизации и оборудования грузо вых комплексов аэропортов; розыск грузов и др.. Ценность документной информации при этом виде разделения во многом зависит от четкого распределения функций между участками и равномерности загрузки работников каждого участка. В противном случае (при равном количестве работников на каждом участке) на отдельных участках могут образовываться значительные объемы документов. Так, в частности, на участке розыска грузов по указанной причине в определенный период он достигал 84% от годового (20 тыс, документов) 2) документооборота отдела . Количество времени, затрачиваемое на розыск груза на этом участке составляло 1/3 ежегодного рабочего времени отдела (в отличие от рационального - 1/5 фонда рабочего 3) времени) . . Недостаточность рабочего времени на подготовку и обработку существующего объема документной информации приводит к снижению ее ценности, в частности, отсутствию в ряде документов необходимой информации. Так в некоторых отчетах, анализах, подготовленных работниками приведенного участка, отсутствуют сведения о производительности труда работников почтово-грузовых служб, передовом опыте их работы и др.
Между видами разделения и кооперации труда в подготовке управленческих документов отрасли существует тесная взаимосвязь и взаимообусловленность. В управленческих процессах эти виды, как правило, в большинстве своем присутствуют одновременно и оказывают влияние на различные свойства ценности документной информации
