Содержание к диссертации
Введение
Глава 1. Конгрессная деятельность как индустрия и объект управления 11
1.1. Формирование конгрессной индустрии как самостоятельной отрасли 12
1.2. Становление и развитие конгрессной индустрии в России 21
1.3. Теоретические основы управления конгрессной деятельностью 28
Глава 2. Организация управления конгрессной деятельностью в регионе 35
2.1. Конгрессная индустрия - катализатор инновационного развития региона 35
2.2. Организация управления конгрессной деятельностью 43
2.3. Особенности государственной поддержки конгрессной деятельности 53
Глава 3. Пути повышения эффективности управления конгрессной деятельностью как фактором инновационного развития региона 73
3.1. Подходы к оценке эффективности конгрессной деятельности 74
3.2. Новые формы управления конгрессной деятельностью в регионе 78
3.3. Формы организации управления региональным Конгресс-центром 86
3.4. Управление конгрессным проектом 101
Заключение 126
Терминологический словарь 130
Библиографический список литературы
- Становление и развитие конгрессной индустрии в России
- Теоретические основы управления конгрессной деятельностью
- Организация управления конгрессной деятельностью
- Новые формы управления конгрессной деятельностью в регионе
Введение к работе
Актуальность темы исследования. Последние годы в России отмечены провозглашением курса на модернизацию и переход к инновационной экономике. В ближайшее десятилетие стратегия развития России должна основываться на инновациях - так обозначен курс Стратегии-2020. Инновации мы понимаем как прибыльное использование новшеств в виде новых технологий, видов продукции и услуг, организационно-технических и социально-экономических решений.
В рыночной экономике важным фактором инновационного процесса является маркетинг. Одним из эффективных инструментов маркетинга в сфере инноваций становится активно развивающаяся во всем мире конгрессная деятельность, представляющая собой весьма сложный процесс, в котором осуществляется взаимодействие государственных органов, общественных организаций, учреждений и предприятий различных форм собственности. Это важная часть общего механизма создания и распространения инноваций. По своей природе конгрессная индустрия относится к инновационной инфраструктуре и в этом качестве является важнейшим инструментом развития экономики.
Конгрессная деятельность относится к рынку услуг, который активно развивается в постиндустриальном обществе. Она сформировалась как самостоятельная, динамично развивающаяся индустрия, имеющая собственные механизмы реализации, инфраструктуру, материально-техническую базу и специализированные кадры. В конгрессную индустрию вовлечены тысячи организаций промышленности, телекоммуникаций, сферы услуг.
Конгрессная деятельность является эффективным инструментом реализации приоритетных национальных проектов, механизмом развития инфраструктуры крупных городов и регионов, повышения их инвестиционной привлекательности.
Конгрессная деятельность создает и реализует конкурентный потенциал территорий и формирующихся инновационных кластеров, расширяя доступ к инновациям. Проведение конгрессных мероприятий престижно, это стимулирует научный и деловой обмен, экономический рост, способствует распространению инноваций, приносит существенные экономические выгоды региону.
Конгрессная деятельность развивается в ряде крупных городов Российской Федерации (Екатеринбург, Сочи, Иркутск, Нижний Новгород, Красноярск), но пока в основном сосредоточена в Москве и Санкт-Петербурге. При этом в иерархии мировой конгрессной инфраструктуры Москва находится всего лишь на 42-м месте из 53-х в рейтинге Всемирной ассоциации выставочной индустрии UFI.
Конгрессная деятельность в совокупности с выставочной индустрией является приоритетной для развития города и региона, способствует тому, чтобы Москва стала одним из ведущих финансовых и политических центров мира.
Конгрессная деятельность становится существенным фактором, стимулирующим развитие экономики, является эффективным инструментом повышения конкурентоспособности отечественной промышленности, содействует ускорению процесса интеграции России в мировое экономическое сообщество. В конгрессной деятельности в России имеется ряд нерешенных проблем:
недостаточный уровень развития материально-технической базы;
малое число конгресс-центров международного уровня;
недостаточное развитие профессиональных ассоциаций;
несовершенная законодательная и нормативно-правовая база;
отсутствие комплексного подхода к развитию конгрессной инфраструктуры;
отсутствие статистики, информационно-аналитического обеспечения;
отсутствие концептуального подхода к планированию приоритетных мероприятий, неопределенность в формах государственной поддержки. Оценивая сегодняшнее состояние конгрессной деятельности в России по
сравнению с более продвинутыми в этом отношении странами, сделан вывод, что она носит во многом фрагментарный характер, отсутствует системный подход в ее развитии. Перечисленные факторы определяют актуальность темы исследования.
В работе проведено системное исследование рынка конгрессных мероприятий, разработан комплекс организационных и методических рекомендаций по формированию эффективной системы управления конгрессным рынком, особенно применительно к развитию инновационной экономики, что объективно отвечает стратегическим задачам развития России.
Степень разработанности проблемы. Развитию конгрессной индустрии в последнее время уделяется большое внимание в зарубежной научной литературе.
Эффективному управлению конгрессными мероприятиями посвящены работы таких исследователей, как У. Хальцбаур, Э. Йеттингер, Б. Кнаус, Р. Мозер, А. Джуди, М. Целлер, Р. Гандапас, Р. Ньютон, П. Санджив и других.
Проблемы отечественного конгрессного бизнеса исследованы в значительно меньшей степени и недостаточно системно. Так, вопросы развития выставочного бизнеса исследованы в диссертационных работах С.Н.Трофимова, А.Г.Салащенко, И.К. Филоненко, Л.П. Усмановой, И.Г. Бычкова. Известны всего две кандидатские диссертации В. А. Жукова и В.В.Серегиной, посвященные решению узких задач по развитию рынка конгрессного туризма. В последние годы появились интересные и полезные работы практиков российской конгрессной индустрии А.Я. Пасмурова, Л.В. Говорова, А.В. Шумовича и других. Однако они носят преимущественно практический характер и затрагивают главным образом методику подготовки конгрессных мероприятий. Поэтому системные исследования отечественной конгрессной индустрии как важного фактора перехода к инновационному развитию должны быть активизированы и углублены.
Цель и задачи исследования. Целью данной диссертации является разработка методических и практических рекомендаций по развитию конгрессной деятельности в России и эффективному управлению конгрессным бизнесом в интересах развития инновационной экономики на примере организации конгрессной индустрии Москвы и Санкт-Петербурга.
Для достижения данной цели поставлены следующие основные задачи:
-
-
На основе проведенного анализа основных сегментов конгрессной индустрии и форм их реализации в регионах выявить среди них наиболее перспективные и систематизировать теоретические, практические материалы по теме исследования.
-
Оценить состояние отечественного конгрессного рынка, выявить проблемные зоны и определить тенденции его дальнейшего развития в мировом контексте.
-
Разработать основные принципы системной организации конгрессной деятельности в регионах, в т. ч. на основе создания координационного органа.
-
Обосновать методические подходы к формированию эффективных организационных форм реализации конгрессных мероприятий в интересах развития региональных инновационных кластеров.
-
Разработать принципы создания регионального Конгресс-центра международного уровня как основной площадки для координации, подготовки и проведения конгрессных мероприятий инновационной направленности, сформулировать рекомендации по управлению подобным Конгресс-центром.
Объектом исследования является конгрессная деятельность как форма предпринимательской деятельности и объект управления, многофункциональный сегмент сферы услуг. Объектом рассмотрения являются международные и межрегиональные деловые мероприятия Москвы и Санкт-Петербурга.
Предметом исследования являются экономические отношения в сфере конгрессного бизнеса, формы и методы организации конгрессной деятельности в регионах, процессы управления конгрессной деятельностью, проблемы разработки эффективной стратегии развития конгрессной индустрии в регионах.
Методологическую и теоретическую базу исследования составляют методы системного, логического и комплексного анализа, теории принятия решений, стратегического управления, экспертных оценок и другие методы.
На разных этапах использовались: комплексный экономический анализ, сравнительный, маркетинговый анализ, SWOT-анализ. Вопросы конгрессного менеджмента рассматриваются в контексте инновационной экономики и стратегического управления (финансовые, правовые, организационные аспекты).
В работе использованы теоретические и методические разработки в области конгрессного менеджмента и управления проектами. В качестве теоретической базы использовались труды в области стратегического менеджмента И. Ансоффа, экономической конкуренции М. Портера, в области менеджмента и маркетинга П.Друкера, Ф.Котлера, Ли Якокки, теории организации Б.Мильнера, Р.Дафта и др.
Базой для аналитической работы послужили статистические данные ICCA (International Congress and Convention Association), материалы федеральных целевых программ, конференций, публикации периодической печати, личные опросы и наблюдения автора. Наряду с теоретическими трудами в исследовании использованы практические материалы из программы повышения квалификации «Конгрессные технологии в современном бизнесе», организованной автором в 2009 г. в Международном университете в Москве. В проекте принимали участие приглашенные автором ведущие практики конгрессного бизнеса, представившие практические наработки по теме организации крупных конгрессных мероприятий (например, Петербургского международного экономического форума).
Научная новизна диссертационного исследования состоит в разработке теоретических и методических положений по формированию эффективного организационного механизма управления конгрессной деятельностью как фактором инновационного развития региона.
Лично автором получены следующие наиболее важные результаты:
-
-
-
На основе анализа конгрессной индустрии как системы определены основные ее сегменты и сформулированы перспективные направления ее развития как катализатора инновационного развития региона.
-
Предложены новые формы и методы управления конгрессной деятельностью в регионе, в том числе ее регулирования со стороны государственных органов федерального и регионального уровня.
-
Разработана концепция эффективного развития конгрессной деятельности на базе создания в регионах Конгресс-центров международного уровня с соответствующей инфраструктурой.
-
Предложен механизм использования конгрессных мероприятий как мощного коммуникативного инструмента для создания и развития инновационных кластеров. Сформулированы принципы организации кластерно-ориентированных конгрессных мероприятий, которые требуют принципиально нового подхода к формированию программ и аудитории участников: мероприятия должны быть межотраслевыми и направленными на инновационное развитие региона.
-
Автором разработана модель регионального Конгресс-центра, который призван стать катализатором формирования инновационного кластера и существенно повысить эффективность решения проблем инновационного развития региона. Предложены структура и организация деятельности Конгресс- центра, унифицированный алгоритм подготовки конгрессного мероприятия.
Решаемая научная проблема состоит в обосновании основных подходов к формированию стратегии и тактики эффективного управления конгрессной деятельностью в регионе, современных организационных форм ее реализации.
Практическая значимость. Выводы и положения диссертационного исследования могут быть использованы в практической работе органов власти, государственных учреждений и коммерческих организаций (для формирования инновационных кластеров, создания региональных конгресс-центров, подготовки и проведения конгрессных мероприятий), в учебных курсах по маркетингу и управлению организационными инновациями для студентов экономических специальностей вузов и слушателей программ повышения квалификации.
Реализация и апробация результатов работы. Результаты исследования были использованы в авторской программе повышения квалификации «Конгрессные технологии в современном бизнесе», успешно проведенной в Международном университете в Москве. Данные результаты прошли апробацию в ходе авторского семинара на факультете «Предпринимательство в культуре», нашли практическое применение в деятельности агентства «Бутик идей».
Соответствие тематики исследования паспорту специальности. Тематика проведенного диссертационного исследования соответствует паспорту специальности 08.00.05 - Экономика и управление народным хозяйством, «Управление инновациями», в том числе пунктам:
2.3. Формирование инновационной среды как важнейшее условие осуществления эффективных инноваций. Определение подходов, форм и способов создания благоприятных условий для осуществления инновационной деятельности. Пути улучшения инновационного климата.
2.11. Определение направлений, форм и способов перспективного развития инновационной инфраструктуры. Принципы проектирования и организации функционирования инновационных инфраструктур на мезо- макро- и микроуровнях.
Публикации. По теме диссертации опубликовано 4 печатные работы общим объемом 1,9 п. л., из них 1,5 п.л. в изданиях, реферируемых ВАК РФ.
Структура и объем работы определены основной целью и задачами исследования, а также логикой и последовательностью их решения. Диссертация представлена на 152 страницах машинописного текста и состоит из введения, трех глав, заключения, приложения и библиографического списка. Текст включает 5 рисунков, 9 таблиц и список литературы из 146 наименований.
Становление и развитие конгрессной индустрии в России
Все эти элементы должны быть сбалансированы. Формирование баланса трех составляющих делает регион привлекательным для организаторов мероприятий.
Конгрессная индустрия - самостоятельная отрасль экономики и составляющая часть мировой индустрии встреч MICE. Значение данного термина складывается из ключевых слов, образующих англоязычную аббревиатуру и формируют первые буквы слов {Meetings -деловые встречи, Incentives - поощрительные поездки, Congresses - конгрессы, Exhibitions — выставки). Индустрия MICE - поездки со служебными целями. В международной практике термин применяется с 80-х годов прошлого века, в России стал использоваться с 2002-2003 г.
Рассмотрим подробнее значение этих ключевых слов.
Meetings - встречи. Это собрание людей в определенном месте с целью проведения делового мероприятия, может планироваться спонтанно или согласно определенному плану. Например, ежегодные корпоративные встречи, встречи отраслевых комитетов и ассоциаций.
Корпоративные мероприятия (согласно национальному стандарту) - это встречи, устраиваемые организациями для своих клиентов, дистрибьюторов и сотрудников с целью успешного продвижения продукта, мотивации персонала и партнеров, привлечения клиентов.
Это встречи, мероприятия, объединяющие людей по профессиональным, творческим и научным интересам, мероприятия небольшого масштаба, в которых участвуют коллеги по работе или по участию в профессиональных ассоциациях.
Congresses — конгрессы, конференции. Встречи для обсуждения какой-либо темы, решения вопроса, проведения консультаций. Это формат крупных конгрессных мероприятий. Exhibitions - выставки. Под этой рубрикой понимается организация поездок на важные событийные мероприятия торгово-промышленного профиля: выставки, ярмарки, презентации.
Организацию специальных мероприятий (фестивалей, концертов, презентаций, спортивных соревнований и шоу) также относят к сфере MICE, хотя данная деятельность обладает своей спецификой, не относясь напрямую к деловому туризму. [67]
В 2003г. был проведен первый семинар «Деловой и инсентив-туризм» (Министерство экономического развития РФ). Количество компаний в сфере MICE постоянно растет. Ежегодно в мире проходит 40 млн. мероприятий, участие в которых принимает около 2 млрд. человек. Более 80% MICE-рынка сосредоточено в Москве, однако официальная статистика данного направления отсутствует.
Лидеры МІСЕ-индустрии: 1. США, Германия, Испания, Франция, Швейцария, Финляндия - деловой туризм включен в приоритетные государственные программы. 2. США, Германия, Франция, Ирландия, Нидерланды, Италия, Испания, Швеция, Швейцария, Венгрия, Чехия, Китай, Южная Корея, Сингапур, Индия - по количеству туристов.
По данным крупных туроператоров, основными направлениями для деловых туров являются «массовые» безвизовые страны: Турция и Египет, курорты Европы с безвизовым режимом - Хорватия, Черногория, Греция, Кипр, Испания. Далее - Ближний Восток (Дубай, Иордания) и Северная Африка (Марокко, Тунис). Европейские столицы и страны: Лондон, Париж, Вена, Прага, Будапешт, Италия, Германия, Франция.
В список основных направлений также входят страны Юго-восточной Азии: Таиланд, Сингапур, Малайзия, страны Латинской Америки: Мексика, Аргентина, Чили, Бразилия, Куба. Менее известные направления - Ирландия, Исландия, Шотландия. В России основные направления для деловых туров - это Москва, Подмосковье, Санкт-Петербург и Сочи. [67]
Конгрессная индустрия является частью мировой индустрии делового туризма - это организация деловых поездок с деловыми целями и обмена опытом. Деловой туризм охватывает путешествия с профессиональными целями без получения доходов по месту временного пребывания. В 1992г. Всемирная туристская организация совместно с ООН разработала рекомендации, где бизнес-туризм определялся как «поездки с деловыми и профессиональными целями без намерения заниматься деятельностью, оплачиваемой из источников в посещаемом месте». Деловой туризм появился в Европе и США в 1970-80-е годы XX века и стал одним из ведущих направлений туризма с ежегодным ростом примерно на 30%. Годовой оборот российского рынка в 2008г. составил около 900 млн. долларов. В международной классификации этот сегмент рынка называют рынок встреч - meetings market. Началом развития конгрессной индустрии стал деловой туризм, рынок гостеприимства.
Поездки, связанные с участием в конгрессах, конференциях, семинарах, выставках, организуемых международными, деловыми и научными организациями, составляют значительную часть рынка делового туризма и обозначают как конгрессный туризм. Конгрессный туризм включает прием делегаций, рабочих групп, профессиональных посетителей, а также предоставление дополнительных услуг (питание, размещение, отдых). [7]
Каждый четвертый турист совершает поездку в связи со служебной необходимостью, до 60% мест в отелях по всему миру заполняется за счет деловых поездок. Сфера делового туризма является одной из наиболее высокодоходных отраслей мировой туриндустрии. Деловой туризм активно содействует развитию экономики страны, доступу к международному инвестиционному капиталу и интеграции в мировую экономику.
В деловом туризме выделяется три основных сегмента: индивидуальные деловые поездки, конгрессно-выставочный туризм и инсентив-туризм, т.е. поощрительные поездки. Значительную часть составляют корпоративные и индивидуальные поездки с деловыми целями и поездки, связанные с участием в конгрессах, конференциях. Так за непродолжительное время конгрессный туризм стал самостоятельной отраслью индустрии делового туризма.
За свои невиданно быстрые темпы роста деловой туризм признан наиболее выдающимся экономическим феноменом двадцатого века.
Для понимания процесса развития конгрессной деятельности рассмотрим основные определения и понятия в данной сфере. Закрытым акционерным обществом «Институт региональных экономических исследований», Торгово-промышленной палатой Российской Федерации, ЗАО «Экспоцентр», Гильдией выставочно-ярмарочных организаций Московской ТПП, ЗАО «Крокус Интернэшнл», группой предприятий «Рестэк», открытым акционерным обществом «ГАО Всероссийский выставочный центр» был разработан национальный стандарт ГОСТ Р 53524-2009 «Конгрессная деятельность: термины и определения», который утвержден Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 15 декабря 2009 года, дата введения стандарта с 1 января 2011 года. [81]
Конгрессная деятельность согласно стандарту - предпринимательская деятельность, направленная на создание благоприятных условий для персонифицированного обмена информацией, деловых и научных контактов с целью установления и развития отношений между изготовителями товаров, поставщиками услуг и потребителями товаров и услуг, осуществляемая в процессе организации и проведения конгрессных мероприятий.
Теоретические основы управления конгрессной деятельностью
Теоретические основы организации конгрессных мероприятий изначально заложены в проектном менеджменте как основном методологическом инструменте организации и проведения деловых событий. Одной из основных функций конгрессной деятельности является формирование и организация конгрессных проектов. Подготовка и проведение конгрессного мероприятия планируется как проект.
Проект - это временное предприятие, предназначенное для создания уникального продукта, услуги. Это совокупность задач, связанных между собой, выполнение которых позволяет достичь поставленных целей в условиях ограниченности ресурсов, в запланированные сроки, в рамках определенного бюджета. Это система, складывающаяся из взаимосвязанных частей, требующая особых подходов к управлению. [85]
Применительно к конгрессной деятельности проект - это совокупность конкретных задач, реализуемых в области подготовки и проведения конгрессного мероприятия в установленном формате, согласно утвержденной концепции, плана (сценария) его проведения в установленные заказчиком сроки с согласованным бюджетом.
Проектный менеджмент - это управление проектами, выполняемыми одной или несколькими организациями, использование знаний, навыков, методов, средств и технологий при выполнении проекта с целью удовлетворения потребностей и ожиданий участников проекта. Проектный менеджмент является мощной методологией управления.
Управление проектами является современной управленческой деятельностью и неотъемлемой частью цивилизованного бизнеса. Проекты инициируются в силу возникновения потребностей, которые нужно удовлетворить, а также в силу представления целевым группам и общественности новых идей. Проект может быть реализован с заданными результатами по составу и объему работ, времени и качеству выполнения.
Проектный менеджмент применительно к конгрессной деятельности - это система управления подготовкой и проведением конгрессного мероприятия на базе современных технологий конгресс-менеджмента (организация и администрирование проекта), делегат-менеджмента (работа с участниками конгресса: модераторами, спикерами, делегатами) и on-site менеджмента (т.е. решение управленческих задач, возникающих в момент проведения).
Профессиональное управление проектом - это творческая деятельность по руководству и координации человеческих и материальных ресурсов на протяжении периода жизненного цикла проекта. Проекты включают в себя вьшолнение многочисленных действий, состоят из основных этапов: начало (концептуальная часть), развитие (организация), реализация и завершение. Проекты имеют ряд общих признаков: включают в себя координированное выполнение взаимосвязанных действий, имеют ограниченную протяженность во времени. Конгрессный менеджмент - один из видов проектного менеджмента. Это управление проектом в области подготовки и проведения конгрессных мероприятий. Любое конгрессное мероприятие (независимо от его формата) - это проект, поэтому его подготовка базируется на принципах проектного управления. Организация проекта имеет большое значение. Правильно организованный проект - гарантия соблюдения заданных сроков и показателей бюджета. Проект несложно организовывать, если он грамотно спланирован, управляем и подвержен регулярному контролю.
Проектная организация конгрессной деятельности требуется в силу того, что в этой области каждый раз создается новый продукт, внешние условия и требования к нему постоянно меняются, постоянно требуется поиск новых возможностей, интеллектуальные усилия и творчество. В этом смысле проект сам по себе уже является основой инноваций.
Любому проекту необходимы техническое задание (целевая установка), план (временные рамки), бюджет, организационная схема управления, контроль и проверка. Необходима документация, предназначенная для конкретного проекта, раскрывающая его сущность и порядок реализации. Данный документ называют Руководством по подготовке и реализации проекта. В нем должна быть отражена вся информация, необходимая для управления проектом: план проводимых мероприятий, сроки, затраты, исполнители, этапы проверок и контроля.
Подготовка и реализация конгрессного проекта (как и любого другого события) предполагает использование специальной технологии. Каждое предприятие, работающее в сфере конгрессного бизнеса, использует свою особую технологию, основанную на собственных подходах к организации данного бизнеса. Однако основные принципы технологического подхода могут быть общими. [110]
Такой подход позволяет использовать методологию и программные средства управления проектами, которые получили признание во всем мире как важное направление в рьшочной экономике. Использование проектно-ориентированных технологий в работе по организации конгрессных мероприятий помогает четко определять цель, результаты проекта, состав работ, учитывать влияние на проект различных обстоятельств. Данный подход позволяет просчитать действия, результаты, необходимые ресурсы. Знание основ управления проектами помогает руководителю в процессе принятия решений, планировании действий.
Управленческие системы нового поколения разрабатывались как средство управления проектом. Успешная реализация проектной деятельности невозможна без применения информационных технологий.
Информационная система управления проектами - это набор ГГ-инструментов, предназначенный для информационной поддержки управления проектами. Анализ информационных систем управления проектами
Основу программного обеспечения любой автоматизированной системы управления проектами составляют специализированные пакеты (комплексы) программ, они образуют отдельную и значительную часть рынка программного обеспечения. Пакеты являются относительно дорогими для рынка программного обеспечения персональных компьютеров. По методике журнала «PC week» по стоимости пакеты делятся на две группы: к дешевым пакетам относятся те, которые стоят менее 1500 долларов, а к дорогим - те, которые стоят дороже, цены «дорогих» пакетов группируются вблизи 5000 долларов. И дорогие, и дешевые пакеты составляют одинаковые расписания для проектов. Пакеты различаются по возможности расчета больших проектов, по качеству документации, сервису, удобству работы и т.д. Эволюция рынка такова, что дешевые пакеты по своим возможностям более приближаются к дорогим. Основными отличиями дорогих пакетов являются удобство работы с данными, использование графического интерфейса, качество документации и поддержки, наличие большого количества различных форм отчетности и возможность создания пользователем собственных форм вывода информации, поддержка всевозможных устройств вывода информации, большие возможности обмена данными между различными пакетами программ.
Наиболее популярными являются Time Line и Microsoft Project for Windows, которые используются совместно с дорогими программами, такими как Primavera. Пакеты Time Line и Microsoft Project способны составить планы для небольших проектов и передать информацию «наверх» для обобщения и дальнейшей обработки. Пакет СА - Superproject несколько уступает в популярности из-за того, что он сложнее в работе. Пакет Project Workbench существенно превосходит перечисленные по своим возможностям, однако и дороже в 2-3 раза, он занимает промежуточное положение между дорогими и дешевыми и является лидером в своем классе. Большой популярностью пользовались пакеты «Artemis», но в последнее время они не смогли выдержать конкуренции. Если иметь ввиду простоту работы, пакет View Point -вне конкуренции, у данного пакета наиболее быстрый алгоритм расчета расписания. Элитным пакетом является самый дорогой и несколько старомодный английский пакет Cresta.
Среди дорогих проектов наиболее популярным пакетом является Primavera, за которым следуют View Point, Open Plan и Prestige. Primavera - мощный пакет программных продуктов для управления проектами в организациях, которые ведут большое количество проектов одновременно, используется для управлениями проектами по всем направлениям. Предлагает комплексное решение по управлению проектами, состоящее из продуктов, направленных на удовлетворение потребностей каждого участника команды проекта.
Организация управления конгрессной деятельностью
Говоря о подходе к оценке эффективности конгрессной деятельности, определим, что мы оцениваем. В данном случае основными показателями оценки эффективности являются: экономический эффект, коммуникационный эффект, маркетинговый и социальный эффекты. Объединив коммуникационный, маркетинговый и социальный эффекты, можно сказать о креативной эффективности конгрессной деятельности, о синергетическом эффекте данных направлений. Это приводит к выводу о высокой эффективности конгрессной деятельности для инновационного развития региона.
Осуществление конгрессной, как и любой иной деятельности, связано с внутренними и внешними расходами. Для определения экономической эффективности необходимо оценить эффективность затрат. Основными понятиями и задачами оценки эффективности являются результаты (экономические и внеэкономические) и затраты (единовременные, текущие).
Эффективность - это синтетическая категория, используемая в широком смысле как характеристика соответствия результатов и затрат, их совокупной отдачи, в узком смысле -как отношение оценок результатов и затрат. Это достижение максимального результата при минимальных затратах, характеристика их соответствия и совокупной отдачи.
Оценка эффективности основана на сравнении объема инвестиций и ожидаемых поступлений денежных средств, установление значимости проекта для развития экономики страны, региона и хозяйствующих субъектов. Экономическая эффективность конгрессной деятельности выражается в результативности проведения мероприятий, характеризуемой отношением полученного экономического эффекта к произведенным затратам.
Экономическая эффективность от проведения конгрессных мероприятий - полезный результат экономической деятельности, измеряемый разностью между денежным доходом и денежными расходами, получаемый конгрессными компаниями и смежными отраслями, ростом числа занятых рабочих мест. Большие экономические выгоды получает государство через выгоды всех субъектов, вовлеченных в конгрессную деятельность. Экономическая эффективность определяется в денежном выражении - доходы, полученные всеми субъектами конгрессного мероприятия и размер налоговых поступлений от каждого субъекта.
Экономический эффект от проведения конгрессного мероприятия включает в себя социально-экономический и мультипликативный эффекты. К смежным отраслям конгрессной деятельности относятся: выставочный, гостиничный, ресторанный бизнес, транспортная инфраструктура, бытовое обслуживание. Положительное влияние конгрессной деятельности складывается из прямьк доходов от участников мероприятия, доходов государства и роста занятости населения, а также долговременных выгод, то есть влияния конгрессных мероприятий на национальную и региональную экономику.
Пример, приведенный одним из участников конференции по конгрессной деятельности. Организаторы Российского национального нефтяного совета планируют в 2014 году провести конгресс Всемирного нефтяного совета с числом участников 5-6 тысяч человек. Бюджет мероприятия 18 млн. долларов. Мультипликативный эффект от мероприятия составит от 90 до 120 млн. долларов, что говорит о высокой экономической эффективности проекта.
Эффективность может оцениваться также по объему ресурсов разных видов: - кадровые ресурсы, один из носителей интеллектуального капитала, качество ресурса определяется уровнем профессиональной подготовки, способностью к восприятию нового; - материальная база конгрессной деятельности, т. е. основные и оборотные активы; - исключительные права на объекты интеллектуальной собственности и знания, исключительные права на которые не зарегистрированы, но они могут быть использованы; - финансовые ресурсы, которые выражаются в форме текущих расходов. Экономическая эффективность для участников конгрессных мероприятий заключается в соотношении суммы заключенных контрактов на каждый вложенный рубль, по объему продаж, деленному на объем инвестиций, проводится сопоставление расходов и доходов от участия в проекте. Цели участников относятся к трем категориям: экономические показатели, формирование и поддержание имиджа, продвижение и маркетинговые исследования, коммерческие цели (привлечение новых партнеров, клиентов). Инвестиции в конгрессный проект являются эффективными для развития предприятия и отрасли. Цель участников заключается также в стимулировании развития соответствующего рьшка в регионе, развитии компании, возможности завязать более тесные межотраслевые контакты в рамках проекта.
Для операторов конгрессных мероприятий экономическая эффективность от этого вида деятельности - понятие стандартное, заключается в прибыльности проекта: соотношение затрат и результатов.
Аналогична экономическая эффективность для площадок (соотношение затрат и результатов). Единственное, в чем здесь может быть существенное отличие, это в том, что является площадкой - специализированный Конгресс-центр или конгрессные площади отеля/гостиницы (в этом случае существует разница в подсчетах).
Определим основные этапы оценки эффективности:
1. Составление и анализ бюджета проекта, оценка его реализуемости (техническая, экономическая часть и т.п.). Финансовая часть характеризуется положительным накопленным сальдо денежных потоков на каждом шаге реализации проекта. 2. Анализ и оценка проекта с помощью статических методов. Наиболее значимыми методами анализа являются метод эффективности инвестиций и срок окупаемости.
3. Анализ и оценка проекта с учетом дисконтирования (целесообразно использовать методы чистой приведенной стоимости, внутренней нормы доходности).
4. Анализ качественных характеристик: соответствие проекта стратегическим целям, перспективы развития, он может быть осуществлен с помощью метода экспертных оценок.
6. Анализ факторов риска, обобщение информации. Конгрессный проект включается в бюджет организации как эффективный элемент маркетинга.
Эффективность - степень, в которой организация достигает своих целей. Р. Дафт выделил показатели: ресурсы, производительность, достижение целей, конкурентные цены. Организации должны уметь преобразовывать поступающие ресурсы в ресурсы на выходе. К измерению эффективности существуют различные ситуационные подходы: целевой (с точки зрения целей) - результативная сторона, ресурсный (насколько эффективно приобретаются нужные ресурсы), с учетом внутренних процессов: внутренняя деятельность, оценивается по показателям «здоровья», экономичности. Экономическая эффективность отражает издержки, необходимые для достижения целей. В модели конкурирующих ценностей учитывается основное направление, фокус деятельности организации (ценности) и структура. [32]
Пример эффективности проекта 16-й Петербургский международный экономический форум проводился в июне 2012г. под девизом «Эффективное лидерство». Участники форума заключили соглашения и контракты на 360 млрд. руб. (84 соглашения, против 68-ми на сумму 338 млрд. руб. в 2011г.).
Среди наиболее значимых - контракт «Трансаэро» на покупку четырех самолетов Airbus А380 оцениваемый в 1,7 млрд. долларов, соглашение о финансировании проекта в области государственно-частного партнерства по созданию автодороги «Западный скоростной диаметр» в северной столице на сумму 60 млрд. рублей. Подписано соглашение Внешэкономбанка с HSBC о привлечении 124,6 млн. евро для финансирования проекта по созданию космического аппарата «Экспресс-АМ7» и ряд других, затронувших различные области экономики - судоходство, машиностроение, нефтехимия, энергетика, фармацевтика.
Площадка форума активно использовалась российскими регионами для привлечения инвестиций, результатом чего стали 15 документов в первые два дня, из них четыре с правительством Московской области. Число участников форума в 2012г. превысило 5 тыс. человек. Форум посетили 2 тыс. представителей отечественного и зарубежного бизнеса, в том числе 157 глав иностранных и 447 глав российских компаний, принявших участие в деловых мероприятиях официальной программы Форума. (Концепция проекта «Петербургский международный экономический форум»
Новые формы управления конгрессной деятельностью в регионе
Первоначальный доход от конгрессного мероприятия определяется путём умножения цены делегатского места на количество делегатов. Следовательно, значительная часть дохода заключена в контроле над установлением цены. В большинстве конгрессных компаний цены фиксируются руководством. Все продюсеры, руководители проектов должны определять цену на создаваемое мероприятие путём исследования. Основные направления расходов:
При формировании бюджета необходимо исходить из планируемого количества делегатов и спонсоров, количества иностранных докладчиков, статуса аудитории.
Принципы ценообразования оператора по организации мероприятий: фиксированный процент от бюджета; количество часов, умноженное на стоимость специалистов в час; фиксированная стоимость за каждый вид работ; смешанное ценообразование (стоимость работ персонала плюс фиксированная стоимость за каждый вид работ). Составляя бюджет прямых расходов, необходимо уделить внимание следующим аспектам: место проведения, количество дней, уровень сервиса на мероприятии, питание. Важны оформление места проведения, формирование папки участника, раздаточный материал. Необходимо оценить риски.
Организатор несет ответственность за общий бюджет мероприятия. Некоторые расходы представляют собой инвестиции, остальные необходимо контролировать. На примере бюджета прямых затрат проведенного мероприятия рассмотрим основные статьи расходов.
Факторы, которые необходимо учитывать при определении условий участия в проекте Продолжительность - более высокая цена за более продолжительное мероприятие, зачастую различия отсутствуют, за однодневное мероприятие взимается аналогичная цена, как и за двухдневное мероприятие.
Цены прошедших или похожих мероприятий - сколько взимали с делегатов похожих мероприятий, что изменилось. Цена делегатского участия должна подниматься на определённый процент инфляции.
Цены конкурентов. Не нужно рисковать, снижая цену по сравнению с конкурентом, иногда недорогая цена участия может оттолкнуть аудиторию. Они понимают: либо качество мероприятия невысокое, либо предполагается большое количество вторичной аудитории.
Правило «х95» очень распространено в ценовой теории, хотя правило уже устарело. Рядовой потребитель с большим предпочтением потратит, например, 495 за товар, чем 500. К таким же «психологическим барьерам» относятся цифры, которые заканчиваются на ноль. Желательно избегать следующих вариантов: 460, 475, даже 490, так как в восприятии делегата разница между перечисленными возможными вариантами и 495 незначительна, но она значительно влияет на доход.
Конгрессные мероприятия с высоким спонсорским потенциалом. Самым важным фактором для спонсоров является аудитория. Рекомендуется устанавливать достаточно высокую цену для такой аудитории - например, вместо регистрации пяти платных делегатов выгоднее приобрести спонсорство мероприятия и получить определенное количество бесплатных билетов для коллег. Присутствие спонсоров - представителей компаний-лидеров рынка добавляет определенный статус мероприятию. Если мероприятие стало «обязательным» местом присутствия представителей профессии или отрасли, при хорошей программе и интересных докладчиках можно устанавливать стоимость мероприятия выше рьшочной. Если на предыдущее мероприятие регистрировалось от одной компании от 2-5 человек, целесообразно предложить хорошую скидку за количество участников от одной компании.
Как рассчитать среднюю цену (Average Fee) и скидки (Discounts). Если не ясна сумма обычной скидки, необходимо взять для примера 5-10 последних мероприятий. На примере прошлого события нужно узнать общие поступления и разделить на количество делегатов.
Это помогает рассчитать базовую цифру средней скидки, которую можно использовать при первоначальном расчёте осуществимости проекта. После составления плана продвижения и проведения необходимых расчетов, возможно, нужно сделать перерасчёт.
Расчёт безубыточности. Точка безубыточности - это точка, по достижении которой компания не достигает ни прибыли, ни убытков. Точка безубыточности по прямым расходам -это точка, по достижении которой не получается ни прибыли ни убытков по прямым расходам. В данной точке покрываются расходы на проведение мероприятия, т.е. достигнут показатель, где валовая прибыль (gross profit) равна нулю. Точка безубыточности выражается в количестве делегатов, также может быть выражена в таргетированном доходе. Т.е. необходимо заработать такую сумму денежных средств, чтобы покрыть прямые расходы. Достижение безубыточности - хороший результат, необходимо учесть операционные расходы: покрыть непрямые расходы (overheads), прежде чем будет получена прибыль. Продюсеры используют расчёт безубыточности для проверки влияния решения на величину валовой прибыли. К таким решениям относятся: цена, количество делегатов и качество гостиницы.
Условно-постоянные расходы (fixed direct costs) при расчете безубыточности -продвижение и т.п., делятся на оплату net (средняя цена минус затраты на делегата), и получается необходимое количество платных делегатов для покрытия прямых расходов. Например: постоянные расходы = $ 6 000 продвижение, 1 000 аренда зала, 2 000 затраты на спикеров, 1 000 встреча гостей и др. условно-постоянные расходы.
Расходы - $10 000, итого брошюрная цена = $795, средняя цена = $700 (постоянная средняя скидка $95). Переменные расходы: $90 еда плюс парковка на 1 делегата, $10 комплект материалов на одного делегата. Итого $100 delegate costs. Оплата Net = $700 - $100 = $600. Breakeven (безубыточность) = $10,000 / $600 = 16,6 делегатов.
Принятие решения об отмене. Всегда может быть, когда достигается «Точка невозврата (point of no return)», т.е. при небольшом количестве делегатов необходимо решить: продолжать работу или отменить проект. Учитывая, что уже израсходованы определённые средства на маркетинг, также могут быть штрафы в отеле. При этом имеется определённое количество доходов от делегатов и их может быть больше до начала мероприятия.
При решении об отмене нужно сравнить доходы и расходы с обеих сторон и ответить на вопрос: при каком количестве делегатов меньше расходов - при отмене или проведении. В случае, когда предполагаемое количество делегатов ниже этого уровня, больший расход средств при проведении мероприятия, чем при отмене. Необходимо отменять. Если прогнозы превышают данный уровень, получается меньше расходов при проведении мероприятия -убытки будут уменьшены. Вывод: мероприятие нужно проводить. Если предполагаемые цифры находятся между «точкой невозврата» и безубыточностью, означает, что не окупаются прямые расходы, но ограничивается убыток. Цель анализа безубыточности - это примерный расчёт, основанный на прогнозируемых расходах, его не применяют при принятии решения об отмене. Необходимо удостовериться, что перечислены все расходы, которые уже были оплачены, и проверить, что из расходов предстоит оплатить в случае продолжения работы над мероприятием, проверить, к какому типу расходов они относятся: условно-постоянным или условно-переменным, затем рассчитать 2 варианта. Рассмотрим пример (Таблица 7).
Похожие диссертации на Управление конгрессной деятельностью как фактором инновационного развития региона : на примере Москвы и Санкт-Петербурга
-
-
-
