Содержание к диссертации
Введение
1. Информационные потоки предприятий как объект управления 11
1.1. Роль и значение информационных ресурсов для выживания предприятия в условиях конкурентной среды 11
1.2. Организационно-управленческие аспекты движения информационных потоков на предприятиях 27
1.3. Структура информационной системы на промышленных предприятиях 47
2. Система управления информационными потоками промышленных предприятий 67
2.1. Современная модель управления информационными потоками предприятия 67
2.2. Разработка системы анализа и оптимизации документооборота промышленного предприятия 86
2.3. Анализ и оптимизация документооборота машиностроительной отрасли 102
Заключение 133
Список использованной литературы 136
- Роль и значение информационных ресурсов для выживания предприятия в условиях конкурентной среды
- Организационно-управленческие аспекты движения информационных потоков на предприятиях
- Современная модель управления информационными потоками предприятия
- Разработка системы анализа и оптимизации документооборота промышленного предприятия
Введение к работе
Актуальность темы. Сбор, обработка, использование и передача информации являются неотъемлемым элементом успешной предпринимательской деятельности. Любое предприятие, как субъект рынка, функционирует в сложной системе рыночных отношений, причем, характер этих отношений далеко выходит за рамки контактов предприятия с поставщиками, покупателями, торговыми посредниками. На деятельность фирмы не в меньшей степени могут оказывать влияние конкуренты, финансовые учреждения, настрой общественного мнения, активные группы, действующие в лице ассоциаций, партий и течений, экономические, научно-технические, политические и иные факторы.
Кроме внешних факторов, успех или неудача предприятия зависит также от сил, действующих внутри организации, в том числе целей, задач, структурного построения, технологии, персонала. В конечном счете, результаты деятельности определяются тем, насколько хорошо предприятие информировано о влиянии этих факторов и адаптировано к этому влиянию.
Переход России к устойчивому, безопасному, конкурентоспособному экономическому росту возможен путем рационального управления информационными ресурсами как способом обеспечения эффективной деятельности предприятия. Создание информационных механизмов становится особенно актуально, когда информация и знания трактуются как важнейший и редкий ресурс, как элемент экономического потенциала хозяйственной системы, который должен эффективно использоваться для достижения ее конкретных целей. В этой связи становится необходимым решение ряда актуальных задач: разработка теоретических и практических основ управления информационными ресурсами, создание типовых моделей информационных систем для предприятий.
Произошедшие в последние годы структурные, имущественные и правовые изменения в отечественной промышленности, неизмеримо возросшие требования потребителей, с неизбежностью вызывают совершенно новое отноше-
ниє к информационным ресурсам управления, представленным различными
сведениями научно-технического, конъюнктурно-коммерческого, экономиче-
Щ ского и социального характера. Функционирование в 60-80-е годы общегосу-
дарственной системы НТИ существенно влияло на эффективность НИОКР и
технический уровень промышленного производства. Потеря этого механизма
повлекла за собой неизбежные последствия: оскудение информационных пото
ков, коммерциализацию информационных услуг, отток квалифицированных
кадров, что поставило информационные службы перед практической необхо
димостью иметь и развивать собственные базы и банки данных.
ф* К сожалению, значительное количество информационных служб предпри-
ятий и организаций России в настоящее время упразднено, само понятие «научно-информационная деятельность», дискредитировано, а опыт, накопленный службами НТИ, предан забвению.
От качества работы информационных служб существенно зависят уровень
и качество самого управления. Вследствие вышеизложенного, возникает необ-
ч ходимость рационализации отработанных методов поиска и хранения инфор-
мации с разработкой совершенно новых приемов, режимов и методик оценки,
анализа и оптимизации информационных потоков внутри предприятия.
Степень разработанности проблемы. Научный интерес к проблеме управления информацией в условиях трансформирующейся экономики заставляет обратиться к анализу накопленного теоретического материала.
Большой вклад в разработку теории управления информационными пото-
^ ками внесли зарубежные и отечественные ученые. Вопросами анализа инфор-
мации с точки зрения систем управления, кибернетики, теории информации занимались Н. Винер, Дж. Ф. Нейман, У. Эшби, К. Шеннон и другие. В начале 40-х годов американский инженер и математик К. Шеннон создал математическую теорию, которую его последователи называли теорией информации, а критики утверждали, что это скорее теория передачи информации. Примерно в то же время появились труды основателя кибернетики американского ученого Н. Ви-
I *
нера. Новая точка зрения на проблемы управления, обработки и передачи информации дала мощный толчок развитию средств обработки информации.
Современное направление экономической мысли, применяющее понятие информации как экономической категории, представляют У.Баумоль, Г. Саймон, К. Эрроу, исследующие поведение участников рынка в зависимости от информированности. Г. Саймон исследовал природу информационных компьютерных программ как инструмент для воспроизведения процессов принятия решений и эмпирической проверки объяснений этих процессов. Дж. Стиглер определял эффективность рынков в зависимости от количества информации, доступной агентам этих рынков
В разработку применяемых в настоящее время систем управления информационными потоками неоценимый вклад внесли отечественные исследователи П.В.Акинин, И.Н.Герчикова, Р.С.Гиляревский, Л.Г.Кузьмин, М.Ф.Мизинцева, А.И.Михайлов, А.В.Назаров, К.В.Пономарева, И.И.Родионов, А.И.Черный, а также зарубежные ученые Б.Голдстайн, М.Х.Мескон, Г.Поппель, С.Гислэн, Ф.Хедоури и др.
Проблемы оптимизации информационных потоков на предприятии стали анализироваться сравнительно недавно такими исследователями как С.В.Афанасьев, Ю.П.Ехлаков, М.П.Илюшенко, Ю.Н.Константинов, Ф.И.Перегулов, Т.В.Печникова, А.В.Печникова, М.В.Стенюков, В.П.Тарасенко, В.НЛрошенко и др. Так, в работах Ю.Н.Константинова исследуются проблемы создания, внедрения, развития и совершенствования системы научно-технической информации в меняющейся экономической среде промышленного предприятия, а также современные направления рационального и эффективного построения документационных процессов. Вопросам документационного обеспечения управления предприятием посвящены труды М.В.Стенюкова. Тем не менее, мы вынуждены констатировать, что исследование и оптимизация документооборота предприятия, позволяющая учитывать межличностные взаимоотношения между работниками подразделений и одновременно выявлять «проблемные» участки, затрудняющие сбор, обработку, использование и передачу
документной информации, еще не нашли достаточно полного отражения в со
временной литературе. Именно поэтому специальное изучение этой темы пред-
«У ставляется актуальным.
Цель и задачи исследования. Цель данной работы - разработать алгоритм анализа документооборота предприятия, позволяющий своевременно выявлять его «проблемные» участки и оптимизировать движение документов в соответствии с рациональной организацией труда.
Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач:
| ф - исследовать документооборот как элемент контроллинга на предприятии
\ и определить место службы контроллинга в информационно-управляющей сис-
теме;
- проанализировать и описать процесс трансформации информационно-
управляющей системы предприятия в корпоративную информационную систе
му;
л - разработать весовую модель оценки своевременности и качества сбора,
обработки, использования и движения внутренних документов предприятия между подразделениями согласно общим функциям управления: руководство и контроль; планирование и оперативный учет; организация и координация производства; бухгалтерский учет, анализ хозяйственной деятельности, финансирование и отчетность; активизация и стимулирование труда;
- разработать методику анализа, оценки и оптимизации документооборота
w предприятия, позволяющую учитывать межличностные взаимоотношения меж
ду работниками подразделений и одновременно выявлять «проблемные» участ
ки, затрудняющие сбор, обработку, использование и передачу документной
информации, с целью повышения рациональной организации труда.
Объект исследования - промышленное предприятие как макро- и микроэкономический субъект хозяйствования, обладающий специфичной информационной структурой, репрезентативно отображающей необходимость оптимизации документооборота в системе контроллинга.
Предмет исследования - внешние и внутренние микроэкономические отношения, возникающие по поводу сбора, анализа, использования и управления релевантной информацией как в системе контроллинга, так и через отражение ее в документообороте предприятий.
Теоретико-методологической основой диссертационного исследования стали разработки, концепции и гипотезы, представленные и обоснованные в классических и современных трудах отечественных и зарубежных экономистов и социологов. В рамках системного подхода в диссертационной работе использовались методы сравнительного и системного анализа, а также теоретического моделирования.
В процессе сбора данных для практической части исследования применялись социологические методы исследования:
опросы мнений руководителей и специалистов рассматриваемого предприятия;
диагностическое интервьюирование сотрудников;
методы наблюдений за управленческими процессами на предприятии.
Эмпирической базой исследования послужили законодательные и нормативные акты президентских и правительственных структур, относящиеся к процессам получения, обработки, хранения и передачи информации, данные монографических изданий и периодической печати, нормативно - методическая документация, ГОСТы, информационные ресурсы INTERNET, материалы автора по результатам проведенных ранее исследований.
Основные положения диссертационного исследования, выносимые на защиту:
1. Роль информационного фактора, влияющего на процессы принятия
управленческих решений, с развитием науки и техники и появлением качественно новых информационных потребностей повышается, поскольку мобильное сочетание рациональных методов управления с высокими требованиями рыночной экономики в конечном счете определяют хозяйственные успехи промышленного предприятия. Эта тенденция порождает у предприятия необходи-
мость разработки совершенно новых информационных механизмов, с учетом межличностных взаимоотношений между работниками подразделений, участвующих в процессе документооборота предприятия.
Информационно-управляющая система необходима для обеспечения руководящих работников информацией, ориентирующей их на формирование вариантов для принятия решений. Информационно-управляющая система (ИУС) основывается на принципах комплексности, адекватности, экономичности, адаптивности и выполняет функции сбора, обработки, передачи и хранения информации в соответствии с функциональными обязанностями работников предприятия. Корпоративно-информационная система, являясь трансформационной формой информационно-управляющей системы, поглощает ИУС и дополняет ее инфраструктурными, преобразовательными, коммуникационными функциями и объединяет процессы: планирования и управления производством и складскими запасами, финансового планирования, процессы материально-технического обеспечения и сбыта, учета обязательств и расчетов, ведения бухгалтерского и управленческого учета, эффективного контроля.
На российских предприятиях необходима организация и институа-лизация системы контроллинга, что позволит получать системно-специализированную и ориентированную информацию для оперативного и стратегического управления, ценность которой заключается в том, что все расчеты, основанные на ее использовании, исходят из принципов ограниченности ресурсов, разнообразия производственных и внепроизводственных факторов, влияющих на конечные результаты хозяйствования, из возможностей альтернативного выбора решений по управлению в условиях конкуренции и других особенностей свободной рыночной экономики.
Предоставление самостоятельности российским предприятиям в решении как текущих вопросов их производственной деятельности, так и в определении путей их дальнейшего развития, вызывает потребность иметь информационную систему для принятия обоснованных и эффективных управленческих решений. Внедрение управленческого учета на предприятии требует
своевременного выявления, обобщения, оценки и предоставления информации и, как следствие, рационального движения информационных потоков между подразделениями.
5. Внутреннее управление информационными потоками, базируется
на оптимизации документооборота, представляет собой движение документов предприятия по рациональным маршрутам от места составления или поступления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранение в архив. Непосредственно функция управления заключается в организации схемы движения документов, построенной на основе весовой модели оценки своевременности и качества сбора, обработки, использования и движения внутренних документов предприятия и осуществления контроля за их прохождением по всем рабочим местам на нано-экономическом уровне.
Научная новизна и практическая значимость. Научная новизна результатов диссертационного исследования, по мнению автора, заключается в следующем:
- обоснован механизм трансформации первичной информации посредст
вом системы контроллинга в конечную информацию для принятия управленче
ских решений, определяющий рациональную модель документооборота на
предприятии;
- раскрыто содержание процесса трансформации информационно-
управляющей системы предприятия в корпоративную информационную систе
му, которая строится как единый комплекс программно-технических и органи
зационных решений, охватывающих все производственные, технологические,
финансовые и хозяйственные процессы, объединяя все подразделения корпора
ции в единое информационное пространство;
- разработана весовая модель оценки своевременности и качества сбора,
обработки, использования и движения внутренних документов предприятия
между подразделениями согласно общим функциям управления: руководство и
контроль; планирование и оперативный учет; организация и координация про-
изводства; бухгалтерский учет, анализ хозяйственной деятельности, финансирование и отчетность; активизация и стимулирование труда;
- разработана методика анализа, оценки и оптимизации документооборота предприятия с точки зрения субъективного фактора, позволяющая учитывать межличностные взаимоотношения между работниками подразделений и одновременно выявлять «проблемные» участки, затрудняющие сбор, обработку, использование и передачу документной информации, с целью повышения производительности труда.
Теоретическая и практическая значимость результатов исследования заключается в применении системного подхода в процессе анализа, оценки и оптимизации документооборота предприятия, выражающегося в систематизации документооборотов подразделений согласно общим функциям управления, обобщении результатов их взаимосвязи, соподчиненности, взаимодействия и построении модели существующей системы движения документной информации. Кроме того, разработанные этапы оптимизации информационных потоков предприятия позволяют рационализировать организацию труда и служат инструментом формирования и исполнения управленческих решений.
Апробация работы. Основные положения диссертации докладывались на заседаниях кафедры мировой экономики и экономической теории Волгоградского государственного технического университета, научно-практических конференциях Всероссийского и международного уровней в Волгограде, Москве и Санкт-Петербурге в 1999-2001 годах.
Наиболее существенные положения и результаты исследования нашли отражение в семи публикациях автора общим объемом 2,5 п.л.
Структура диссертации обусловлена ее целью и задачами, которые решались в процессе проведения исследования. Она состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.
Роль и значение информационных ресурсов для выживания предприятия в условиях конкурентной среды
Современная научно-техническая революция вводит в обиход новое поня тие - информационный век [39]. На смену аграрному обществу, основанному на земле и труде, пришло индустриальное общество, основанное на капитале и труде. Капитализированный или высокотехнологический труд стал движущей силой эпохи индустриализации. В настоящее время на смену индустриальному обществу приходит информационное общество, основой которого являются информационные технологии. У. Дайвард [39] отмечает трехстадийную модель формирования информационного общества: становление экономических отраслей создания и распространения ин ф формационных технологий; развивающееся применение информационных технологий остальными отраслями промышленности и государственного управления; охват информационными технологиями потребительского рынка.
В настоящее время формируется четвертая стадия модели информационного общества: создание глобальной информационной сети обмена данными.
Первый этап становления информационных технологий связано с деятель ностью крупнейших корпораций, таких как IBM, DIGITAL, INTEL. Этот рынок молод, весьма динамичен и подвержен резким колебаниям в связи с внедрением новых информационных технологий. Так, к примеру, в восьмидесятые годы доминирующими агентами компьютерных систем были фирмы IBM и DIGITAL. Данный этап развития информационных технологий связан с крупными корпоративными структурами, которые были основными потребителями информационных услуг (второй этап). Однако уже к началу девяностых годов положение совершенно меняется. Создание персональных компьютеров для малого бизнеса, а в дальнейшем и домашнего пользования радикально изменило структуру рынка информационных технологий (третий этап). В группу лидеров вошли корпорации, производящие программное и аппаратное обеспечение для персональных компьютеров (INTEL и MICROSOFT). В то же время группу лидеров покинула корпорация DIGITAL, поглощенная другим лидером производства персональных компьютеров - корпорацией COMPAQ. Четвертый этап развития информационных технологий связан с созданием электронных сетей передачи данных, в частности глобальной коммуникационной сети INTERNET, в процессе становления, которого появляются новые лидеры -AOL, CISCO.
Прогресс хозяйственной деятельности, связанный с внедрением информационных технологий, создает не только движение вперед, но и определенные проблемы, связанные с непредвиденными изменениями экономической, социальной и политической сторон жизни общества, в основе которых лежит разрушение существовавших ранее естественных границ международного взаимодействия, обмена информацией, товарами и услугами.
«Информация (от латинского informatio - разъяснение, изложение), первоначально - сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, и т.д.); с середины 20 века общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом ...»[120].
Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаимосвязи [31].
Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о процессах, протекающих внутри фирмы и ее окружении, которые служат основой принятия управленческих решений [107].
Таким образом, в современных трактовках информация выступает как совокупность знаний, сведений и связей между ними. Превращение информации в ресурс, наряду с энергетическими, финансовыми и др., позволяет определить ее как непосредственный продукт интеллектуальной деятельности наиболее квалифицированной и творчески активной части населения[121].
Информация - это единственный вид ресурсов, который не только не истощается, но и увеличивается, качественно совершенствуется и вместе с тем содействует наиболее рациональному и эффективному использованию всех остальных ресурсов, их сбережению, а в ряде случаев расширению и созданию новых. Информация также обладает свойством самоотражения и способностью экстракции знаний из среды для решения и реализации задач хозяйственной деятельности и управления.
Информация является одним из видов ресурсов, необходимых как для процесса принятия решений, так и для определения стратегических, тактических и оперативных задач. Информационные ресурсы - это интегральное понятие, включающее в себя полную совокупность сведений, формируемых в процессе жизнедеятельности в целом. С другой стороны, информационные ресурсы - это отдельные документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, банках данных, других информационных системах).
На мировом рынке информации принято различать следующие основные сектора, которые также характерны и для России: сектор деловой информации; сектор информации для специалистов; сектор массовой, потребительской информации.
Предприятию нужна информация из всех 3-х секторов, но успех его деятельности определяется прежде всего своевременным использованием деловой информации.
Организационно-управленческие аспекты движения информационных потоков на предприятиях
Большая часть информации, на основании которой ежедневно принимаются решения, получается неформальным путем. Управляющий общается с подчиненными, разговаривает с коллегами и клиентами, читает газеты и деловые периодические издания. Из этих источников он узнает много полезного, но этой информации далеко недостаточно для принятия решений по управлению делами даже маленькой организации. Количество информации, появляющейся в результате деятельности некоторой организации и имеющей влияние на успех ведения дел, а также скорость, с которой эта информация изменяется, делает необходимым для руководства применение формальных методов сбора и обработки информации.
Количество информации и возникающие при управлении проблемы заметно увеличиваются с ростом размеров организации. Однако даже относительно маленькая организация должна перерабатывать гораздо больший объем инфор мации, чем это обычно кажется. Например, если рассмотреть среднего размера сеть из 20 магазинов розничной торговли с ежегодным объемом продажи в 10 млн. долл., то такая фирма может иметь 300 служащих, работающих на основе почасовых ставок с несколькими различными уровнями заработной платы. После каждой рабочей недели администрация должна определить заработок каждого служащего, основываясь на данных об отработанном времени, количестве выписанных чеков и вычесть правильную сумму налога. Фирма может иметь дело с сотнями различных поставщиков и отрабатывать тысячи заказов в год. Текущие инвентарные ведомости могут содержать несколько сот различных видов товаров, причем количество каждого товара может постоянно изменяться и должно контролироваться. Кроме того, ежегодно с клиентами заключаются десятки тысяч сделок, в результате чего изменяется величина товарных запасов и наличных денег. Имеется кроме этого информация о внешней среде предприятия: это законы, торговые правила, правительственные документы, действия конкурентов и т.д. Таким образом, администрация даже такой относительно небольшой фирмы должна перерабатывать более миллиона единиц информации в год. Поток же информации в действительно большой организации с сотнями тысяч служащих, тысячами различных товаров и оборотными фондами в тысячи миллионов долларов уже является непостижимым.
Множество информации о конкретных видах деятельности организации, является лишь небольшой частью всех информационных потребностей фирмы. В большинстве случаев здесь проблем не возникает. Настоящие трудности появляются при необходимости следить за изменениями ситуации. Ресурсы любой организации постоянно находятся в состоянии движения. В любой момент времени в наличии имеется большее или меньшее количество товарных запасов, наличных денег, приходных и расходных счетов. Организация увольняет работников и нанимает новых. Освоение новой технологии может привести к изменению скорости, с которой потребляется сырье и выпускается готовая продукция. Если внешняя среда изменчива, то жизненно важные для организации события могут происходить с ошеломляющей скоростью. И если руководство предприятия вовремя не будет получать информацию об этих изменениях, последствия могут быть просто гибельными.
Справится с этим потоком информации так, чтобы руководитель мог принимать эффективные решения и успешно вести дела компании, - в этом и состоит цель информационно-управляющей системы (ИУС).
Хотя управляющие на различных уровнях организации имеют различные потребности в информации (см. таблица І.І.), все они сталкиваются с общим «требованием» самой РТУС. Производя больше полезной информации на более широкой основе, система облегчает для контролирующего наблюдателя выявление плохих или слабых решений. Следовательно, можно рассматривать ИУС как встроенный механизм контроля качества, поощряющий обучение на собственном опыте и использование знаний для совершенствования мастерства и исполнения работы.
Информационно-управляющая система определяется как формальная система для выдачи администрации информации, необходимой для принятия решений.
ИУС должна выдавать информацию о прошлом, настоящем и предполагаемом будущем. Она должна отслеживать все относящиеся к делу события внутри организации и вне нее. Общей целью ИУС является облегчение эффективного выполнения функций планирования, контроля производственной деятельности и процесса управления в целом. Самой важной ее задачей является выдача нужной информации нужным людям в нужное время.
Необходимо отметить, что ИУС не является единственной всеобъемлющей интегрированной системой для удовлетворения всех потребностей администрации в информации. Поскольку может возникнуть желание получить систему такого характера, нужно оговорить этот аспект, что из-за больших сложностей в реальных организациях вероятность создания ее мала. ИУС некой организации скорее состоит из ряда информационных систем, каждая из которых служит для принятия решений в некоторой конкретной области.
Нельзя упустить тот факт, что ИУС неизменно предполагает применение компьютеров. Действительно, последние достижения в области технологии обработки данных внесли огромный вклад в создание информационно-управляющих систем. Некоторые типы ИУС были бы невозможны без той скорости и точности обработки данных, которые дают компьютеры. Однако цели управления требовали и информации, и системы для ее получения задолго до изобретения компьютеров. Еженедельный отчет о продажах, изучение конъюнктуры рынка, ежедневный обзор новостей, а также подготавливаемый с помощью ЭВМ обзор ежеквартальных продаж в основных секторах экономики -все - это примеры применения ИУС.
Современная модель управления информационными потоками предприятия
Управление информационными потоками можно подразделить на внешнее и внутреннее.
Предприятие в метасистеме является самостоятельным субъектом деятельности, имеющим большую свободу действий, поэтому управление им со стороны внешних систем ограничено некоторым множеством ситуаций, при попадании в которые оно подлежит управляющему воздействию.
Под ситуацией, обычно, понимается единовременное описание состояния предприятия в форме множества его параметров.
Сущность внешнего управления состоит в том, чтобы предприятие либо оказалось в некоторой заданной ситуации, либо осуществило регламентированное поведение при добровольном достижении им определенной ситуации.
На наш взгляд, внешнее управление состоит в передаче предприятию информационных продуктов и контроле за изменением его поведения. Однако специфика ситуационного управления состоит в том, что управляющие системы направляют информационные потоки не непосредственно предприятию, а в информационное поле. Предприятие обязано самостоятельно найти и приобрести все необходимые информационные потоки, регламентирующие его поведение в тех ситуациях, в которых оно может оказаться. Отсутствие необходимых информационных потоков или их неправильное истолкование не принимается во внимание.
Повседневная деятельность менеджера включает в себя: постановку целей, прогнозирование, планирование, организацию, мотивацию и стимулирование, контроль и регулирование, оценку исполнения, интерпретацию результатов.
Каждый шаг его деятельности сопровождается принятием управленческого решения.
Для принятия эффективного управленческого решения менеджер должен целенаправленно собрать всю информацию о состоянии и условиях функционирования его предприятия в рамках требований управляющих систем метасистемы. Иными словами, менеджер должен выбрать и приобрести все информационные потоки, относящиеся к его деятельности.
Однако информационные накопители создаются и размещаются, не сообразуясь с желаниями и потребностями менеджера. В рыночных условиях накопители продают имеющиеся у них информационные потоки предприятию, однако, первичный сбор ими информационных продуктов и изделий осуществляется в общем случае хаотично. Иными словами, они не могут дать менеджеру полного информационного обеспечения его управленческих решений.
Конкуренты предприятия находятся с ним в одном информационном поле, поэтому, чем более умело организована на предприятии эффективная система поиска и приобретения информационных потоков, тем выше его конкурентоспособность.
Внешняя система направляет свои информационные потоки для того, чтобы предприятие адекватно изменило свое поведение, однако это возможно лишь в том случае, если менеджер предварительно был обучен правильному восприятию соответствующего информационного продукта.
Таким образом, систему взаимодействия предприятия с внешними информационными потоками можно представить схематически (рис 2.1).
Исследователи в области теории информации обращают внимание на то, что для понимания и последующего использования конкретной порции информации получатель должен обладать определенным запасом знаний. Совокупность знаний, позволяющих распознать некоторое множество информационных продуктов называется информационным потенциалом [47, с.96].
Обучение, или формирование информационного потенциала, менеджера осуществляется с помощью информационных потоков, вырабатываемых внеш 9 ними системами и посылаемых в информационное поле. Естественно разделить все информационные потоки на управляющие и обучающие. Следует заметить, что сами системы такого явного деления не предполагают.
Вырабатывая управляющие информационные потоки, системы не заботятся о том, чтобы самим же изготавливать адекватные им обучающие информационные потоки. Предполагается, что менеджеры уже получили их ранее в учебных системах или что какая-то другая система их уже выпустила или выпустит позже. Наиболее ярко это выражается в финансовой сфере, когда поста новления Правительства разъясняются затем налоговой службой или центральным банком.
" Обучающие информационные потоки направляются в то же глобальное информационное поле, где они смешиваются с другими управляющими информационными потоками и нейтральными информационными изделиями.
При подготовке управленческого решения выработка возможных вариантов должна согласовываться также и с ограничениями, накладываемыми управляющими системами. Однако степень ограничений зависит от вида управляющей системы.
Отношение управляющих систем к предприятию определяется их положением в метасистеме (государственные органы) или опытом предыдущей деятельности (конкуренты, партнеры). Права одних систем по отношению к предприятию могут быть безусловными (государственные органы), других - условными (добровольное взаимодействие с партнерами), а третьих - смешанными (условными до взаимодействия и безусловными после взаимодействия с партнерами - договорные отношения).
Разработка системы анализа и оптимизации документооборота промышленного предприятия
Данная карточка-анкета составляется по каждому типу контактов, участвующих в процессе документооборота.
Под «прямой связью» понимается поток документов, передаваемых подразделением другой службе, под «обратной связью» - документы, поступающие от службы в рассматриваемое подразделение.
Каждый отдел самостоятельно формулирует типы контактов, указываемые в карточке-анкете. Предприятие также самостоятельно может определить количество контактов «прямой» и «обратной» связей.
Каждый контакт между подразделениями оценивается на основе опроса руководителей и конкретных исполнителей данных подразделений в баллах от 1 до 10. Балльная шкала может формироваться самим предприятием, в качестве примера предлагается следующая: Систематические налаженные связи - 7 - 10 баллов; Периодические слабо налаженные связи-4-6 баллов; Редкие не налаженные связи - 1 - 3 балла.
После того, как каждому типу контакта присвоен балл, происходит их суммирование по каждому виду связей. Принимая условие, что каждый тип контактов может быть оценен максимум в 10 баллов, необходимо определить максимально возможное количество баллов по каждому виду связей. Эта сумма будет равна количеству типов контактов по каждому виду связей в отдельности умноженному на 10 баллов. После этого необходимо определить вес каждой связи, отражающего ор-г ганизационную структуру по каждому типу документооборота. Иначе говоря, определим долю фактически сложившихся баллов карточки-анкеты в общей сумме баллов. В нашем примере вес связи «Административный отдел - Бухгалтерия» будет иметь следующие значения:
Для «прямой связи»: (21 / 30) = 0,7;
Для «обратной связи»: (8 / 30) = 0,3. Далее полученные значения веса каждой связи наносятся на спроектиро ванные схемы документооборота и выявляются наиболее проблемные участки, тормозящие процедуру документооборота. Таким образом, проводится анализ документооборота всех видов. Далее полученные схемы и рекомендации «накладываются» друг на друга и дается итоговая оценка разработанных мероприятий и анализ возможности их реализации. Таким образом, особенность именно такого подхода к оценке состояния документооборота на предприятии заключается в следующем: ф анкетный опрос работников (даже с учетом балльной оценки) не дает целостного представления о не налаженных связях в движении документов между отделами, в то время как путем составления итоговой организационной структуры по предлагаемой нами методике наглядно видны «проблемные» участки; балльная оценка «прямых» и «обратных» связей при составлении кар точки-анкеты определяется не передающими документы подразделе ниями, а получающими их. Так, при оценке связи «Главный бухгалтер — Бухгалтерия» «прямую» связь (главный бухгалтер - Бухгалтерия) оце нивает Бухгалтерия, «обратную» связь (Бухгалтерия - главный бухгал тер) оценивает главный бухгалтер.
Кроме того, целесообразно проводить на предприятии рейтинговую оценку эффективности документооборота подразделений. В качестве исходных дан-ных для такой оценки можно выделить следующие: количество работников подразделения;
количество документов (входящих, исходящих, внутренних), обращающихся в подразделении за определенный промежуток времени;
уровень ответственности, которую несет подразделение за выполнение документов (входящих, исходящих, внутренних);
уровень компьютеризации документооборота подразделения и т.д.
Далее на основе соотношения различных исходных данных рекомендуется разработать систему оценочных коэффициентов, характеризующих эффективность документооборота подразделений.
В качестве примера можно привести эффективность одного из видов информирования - избирательного распространения информации (ИРИ) за 1980 год, реализуемого ПО «Химпром» на основе рубрикатора, включающего в себя 244 тематических направления [61].
Так, для оценки обратной связи системы НТИ использовался коэффициент обратной связи, определяемый отношением числа присланных абонентами обратной связи (Нос) к общему числу направленных сигнальных извещений (Н). Коб/св = Нос/Н = 773/1413 = 54,7%.
Коэффициент точности характеризует релевантность документов получаемых абонентами и определяется отношением релевантных документов (Нр) к общему числу документов оцененных абонентами системы (Нп).
Кт = Нр/Нп = 737/773 = 95%.
Коэффициент оперативности (своевременности) определяется как отношение числа документов с оценкой «известно из других источников» (Низ) к общему числу оцененных документов (Ноц). Копер = Низ/Ноц = 9/773 = 0,01%.
Коэффициент полноты рассчитывался на основе данных обратной связи с оценкой «необходим первоисточник», позволяющей судить о возможностях практического применения информации. Он определялся отношением числа документов с указанной оценкой (Ннп) к общему числу оцененных документов (Ноц). Кпол = Ннп/Ноц = 312/773 = 40%.
