Содержание к диссертации
Введение
1. Исследование подходов к оценке деятельности организации в нестабильных рыночных условиях 13
1.1. Исследование понятийного аппарата 13
1.2. Анализ теории и практики исследования деятельности организации 26
1.3. Основные направления повышения объективности и полноты оценки деятельности организации 37
Выводы 47
2. Диагностирование деятельности организации на базе специальной оценки 49
2.1. Формирование концепции диагностирования деятельности организации 49
2.2. Разработка элементов диагностирования 56
2.3. Разработка положений аналитико-диагностического поиска 92
Выводы 115
3. Разработка методических положений и практических рекомендаций по диагностированию деятельности организации 117
3.1. Разработка процедур и адаптивных методик диагностирования 117
3.2. Оценка факторов риска в диагностировании на базе моделирования 152
3.3. Организационное и информационное обеспечение диагностирования деятельности организации 170
3.4. Эффективность диссертационных разработок 174
Выводы 186
Заключение 188
Список использованных источников 191
- Анализ теории и практики исследования деятельности организации
- Основные направления повышения объективности и полноты оценки деятельности организации
- Формирование концепции диагностирования деятельности организации
- Разработка процедур и адаптивных методик диагностирования
Введение к работе
Вопрос повышения эффективности управления организацией занимает умы ученых-экономистов на протяжении многих десятилетий. Одна экономическая школа сменяла другую, знания совершенствовались, написана масса научных и научно-прикладных трудов, создано впечатляющее число компьютерных программных продуктов, призванных автоматизировать процесс управления и сделать его наиболее информативным, доступным и подконтрольным руководителю организации. Современная система показателей деятельности организации насчитывает несколько сотен всевозможных индексов, коэффициентов и абсолютных измерителей. Мощность современных компьютерных средств за последние несколько лет возросла в десятки раз при снижении цены на единицу располагаемой мощности.
Известный на сегодняшний день комплекс научных разработок, концепций, подходов, методов и методик в значительной мере способствует решению возлагаемых на них задач. Однако, как ни странно, развитие управленческой практики обнаруживают новые проблемы современной организации как социально-экономической системы, подверженной воздействию множества факторов, описание которых часто представляется крайне затруднительным.
Рост масштабов деятельности организаций сопровождается лавинообразным ростом информационных потоков [2.4], замыкающихся на руководителях различных уровней, которые в большинстве случаев оказываются не готовыми к их восприятию. В результате при разработке решений большинство руководителей полагаются либо на собственную интуицию, либо на показатели, не имеющие первостепенной важности или научно недостаточно обоснованные.
Современный этап развития рыночных отношений характеризуется резко возросшей сложностью внутренних и внешних условий деятельности хозяйствующих субъектов, в которых усиливающиеся воздействия негативных факторов на организацию обусловливают повышение нестабильности и рисковости ее функционирования.
Усложнение характера деятельности организаций предъявляет новые требования к инструментам управления и, в частности, к методам исследования и оценки деятельности организации. Возросшая роль последних обусловливается высокой значимостью полученной при использовании этих методов информации как базы для разработки и принятия эффективных управленческих решений.
Нестабильность и риск в большинстве случаев приводят к ощутимым потерям хозяйствующих субъектов, которые при благоприятном сценарии развития ситуации удается компенсировать только по прошествии определенного времени. Понесенные потери вынуждают административно-управленческий персонал организаций искать пути выхода из сложившейся ситуации в привлечении дополнительных ресурсов, часто с использованием внешних источников кредитования. Однако ограниченные возможности внешних источников привлечения ресурсов на фоне стремления организаций, испытывающих аналогичные затруднения, к достижению преимуществ в жесткой конкурентной борьбе вынуждают руководителей многих из них сконцентрировать усилия на повышении рационализации использования внутренних ресурсов и достижении наиболее полного раскрытия потенциала организации.
Возросшая значимость для организации эффективного использования внутренних ресурсов повышает требования руководителей и специалистов к получаемой ими информации о состоянии и деятельности организации. Таким образом, в современных рыночных условиях задача объективного исследования деятельности организации приобретает особую актуальность.
Наиболее распространенным в настоящее время методом исследования деятельности организации является экономический анализ, ставший классическим. Накопленный опыт использования данного метода в аналитической работе позволяет говорить о его сильных и слабых сторонах. Несмотря на всестороннюю проработанность используемого инструментария, строгую направленность на функциональные области организации, обеспеченную возможность учета множества факторов и показателей, этот анализ в то же время жестко привязан к учетно-отчетным временным интервалам и показателям, что не позволяет объективно и оперативно оценить складывающуюся ситуацию в любой момент времени, а также учесть ее неопределенность и рисковость.
Таким образом, на современном этапе развития аналитической работы актуальным является формирование путей и методов, позволяющих устранить несоответствие между возможностями классического анализа и требованиям современной практики управления.
Как отчетливо показал изученный в ходе диссертационного исследования управленческий опыт, недостаточная эффективность существующих теоретико-практических разработок в области управления усугубляется также тем, что они не способствуют использованию интеллектуального и творческого потенциала управленцев в полной мере. Формализованный подход, дающий «усеченное» представление об организации и не предоставляющий возможности гибкого расширения своих границ, в современных условиях повышенной сложности проявлений рыночного окружения оказывается способным сохранить лишь некоторые черты наиболее неординарных ситуаций. В этих условиях руководители многих организаций оказываются вынужденными постоянно пересматривать используемый управленческий инструментарий и изменять приоритеты обращения к его составляющим, демонстрируя тем самым не только профессионализм, но и искусство управления подчиненной организацией.
Проведенное теоретико-практическое исследование показало, что даже в крайне сложных, динамичных рыночных условиях, при прочих равных экономических возможностях конкурирующих организаций, некоторые из них все же оказываются способными достичь больших преимуществ, противопоставив конкурентам высокий интеллектуально-творческий потенциал административно-управленческого персонала и эффективную систему управления. Среди равных экономических возможностей могут рассматриваться, например, доля рынка, контролируемая организацией, численность персонала и т.п.
Таким образом, в современных экономических условиях, отличающихся повышенной нестабильностью и рисковостыо, традиционный управленческий инструментарий не всегда отвечает выдвигаемым к нему требованиям. В то же время, открываются новые, слабо изученные возможности прогрессивного развития организации, обнаруживаемые наиболее способными и талантливыми руководителями, готовыми и умеющими применять нестандартные творческие подходы в управлении организацией. При этом часть представителей российского бизнеса, столкнувшись с существенными сложностями, под воздействием негативных обстоятельств предпочитают так называемый «теневой» сектор экономики. И лишь немногие оказываются искусными настолько, что достигают нужной эффективности, оставляя всю или большую часть деятельности на легальном правовом поле.
Цель диссертационного исследования диктуется необходимостью преодоления разобщенности хозяйствующих субъектов с современной научно-методической базой управления; решения качественно новых, не существовавших ранее задач; поиска органичных форм объединения формализованной методики и интеллектуально-творческих начал управленческой деятельности. Современный инструментарий должен воплотить в себе накопленный и обобщенный управленческий опыт различных представителей бизнеса. Обращение к данному опыту предполагается особенно полезным начинающим руководителям, которые, опираясь на него, получают возможность компенсации недостающих собственных знаний и навыков.
Разработанные, исходя из намеченных приоритетов, в настоящей диссертации научно-методические положения и практические рекомендации ориентированы на условия российской рыночной среды, отличающиеся повышенной нестабильностью. Актуальность выбранных акцентов находит подтверждение в преобладающих пессимистических прогнозах перспектив развития российской экономики, даваемых авторитетными учеными-экономистами [6.3].
Подходы к анализу деятельности организации исследованы и разработаны в специальной литературе [2.1, 2.2, 2.3, 2.4, 2.9, 2.14 и др.], научных публикациях [3.2, 3.4, 3.10, 3.13, 3.15, 3.17 и др.], в диссертационных исследованиях [4.1, 4.2]. Однако крупным и средним коммерческим организациям по-прежнему недостает эффективных методик. Выявленные особенности и недостатки аналитической работы в организациях требуют качественного совершенствования аналитической работы и повышения ее внутриорганизационного статуса, что позволит вывести анализ на новый вектор развития. Для организаций жизненно важно создать благоприятные условия не только для своевременной регистрации возникающих событий, но и для предвосхищения их проявлений на стадиях зарождения или начала развития.
Глубина обозначенной проблемы усиливается весомостью для любой организации социально-психологического фактора, в большинстве случаев вообще не подлежащего формализации. Сочетание характеристик и факторов, подлежащих и не подлежащих формализованному описанию в пространстве и во времени, приводит к серьезным затруднениям в исследовании и оценке деятельности организации.
Целью диссертационного исследования является разработка научно-методических положений и рекомендаций по диагностированию деятельности организации для оперативного принятия эффективных управленческих решений, обеспечивающих наиболее полное раскрытие экономического потенциала организации и достижение дополнительных конкурентных преимуществ в нестабильных рыночных условиях.
Реализация поставленной цели потребовала решения следующих задач:
• выявления достоинств, недостатков и «узких» мест современных методов исследования деятельности организации, в частности, комплексного анализа; формулирования на их основе требований к аналитической работе в организации на современном этапе, а также определения и описания возможностей, границ и критериев целесообразности применения различных подходов к оценке деятельности организации;
• определения направлений и методов повышения оперативности аналитической работы в организации и достижения ее соответствия современным требованиям;
• обоснования направлений развития аналитической работы и совершенствования методов оценки деятельности организации; формирования концепции диагностирования деятельности организации (ДДО);
• разработки основных положений метода ДДО;
• совершенствования методов оценки, учета и моделирования факторов риска в нестабильных рыночных условиях для наиболее полного раскрытия потенциала организации.
Предметом диссертационного исследования являются процедуры анализа и диагностирования деятельности организации.
Объект диссертационного исследования составляют крупные и средние коммерческие организации разных организационно-правовых форм, действующие в различных отраслях экономики и испытывающие потребность в специальном инструментарии для разработки и принятия управленческих решений в нестабильных рыночных условиях.
Теоретическую и методологическую основу диссертационного исследования составили работы советских, российских и зарубежных ученых: М.И. Баканова, СБ. Барнгольц, Н.Р. Вейцмана, А. Дайле, Д. Ирвина, В.В. Ковалева, Б.Г. Литвака, А.И. Муравьева, И. Поклада, Г.В. Савицкой, С.К. Татура, К. Хеддервика, А.Д. Шеремета и др., а также методические материалы по исследуемой теме. Изученные работы посвящены различным аспектам решения задачи получения объективной информации о деятельности организации.
В работе использованы методы логического анализа и сравнительной оценки, ситуационного анализа, экономико-математического моделирования, в том числе эвристические и графические методы.
Основные научные результаты диссертационного исследования представлены следующим:
• на основе исследования особенностей деятельности организации в современных рыночных условиях нестабильности и рисковости сформулированы требования к аналитической работе в организации в этих условиях; выявлены «узкие места» классических методов анализа, что позволило определить направления развития аналитической оценки деятельности организации;
• сформулированы направления развития оценки деятельности организации, ориентированные на использование достоинств и преодоление недостатков классических аналитических методов, в частности: повышение оперативности и своевременности получаемых аналитических результатов, что дает возможность принятия превентивных управленческих решений; достижение разносторонности оценки деятельности организации при приемлемости ресурсных затрат; систематизированная оперативная и перспективная оценка влияния факторов риска на деятельность организации;
• разработана концепция ДДО, базирующаяся на выработанных в результате проведенного исследования требованиях к используемым аналитическим процедурам и инструментарию (целостности рассматриваемого объекта, гибкости и адаптивности инструментария, возможности итеративной корректировки процедур и др.) и сформулированных принципах диагностирования («прозрачности» для пользователя, приемлемой оперативности, комплексности и др.), обеспечивших эффективность диагностической работы;
• определены основные элементы диагностирования (визуализация результатов диагностирования, использование семейства специальных моделей и др.), которые позволили развить научную концепцию до уровня методических положений и практических рекомендаций (блоки методики диагностирования: выбор ключевых, «ориентирующих», показателей деятельности организации; диагностические расчеты; учет, оценка и моделирование факторов риска и др.);
• сформулировано положение о необходимости учета факторов риска при ДДО, что отличает предлагаемую разработку от традиционных методов анализа; разработаны методические положения и даны практические рекомендации по учету, оценке и моделированию факторов риска, в частности, с использованием сетевых графов и методов теории принятия управленческих решений, позволяющие не только выявить факторы риска, но и прогнозировать их последствия посредством установления и формализованного описания причинно-следственных связей для осуществления упреждающих управляющих воздействий;
• представлены основные положения аналитико-диагностического поиска в нестабильных рыночных условиях как дальнейшее развитие концепции ДДО, создающие наиболее благоприятные условия для раскрытия интеллектуально-творческого потенциала руководителей;
• разработан инструментарий оптимизации варьируемого в зависимости от характера развития ситуации временного интервала выполнения диагностических расчетов, что позволяет найти разумный компромисс между затратами на увеличение частоты реализации процедур диагностирования и вероятными потерями при сохранении прежней частоты.
Научная новизна диссертационного исследования заключается в том, что разработаны перспективные направления развития аналитической работы в организации, функционирующей в современных рыночных условиях, отличающихся повышенной степенью нестабильности и рисковости, на базе:
• сформулированных научно-методических положений диагностирования деятельности организации;
• разработанных процедур и предложенного гибкого адаптивного инструментария оперативной оценки деятельности организации.
Практическая значимость диссертационного исследования состоит в том, что:
• сформулированы методические положения и даны практические рекомендации по осуществлению процедур диагностирования в любой конкретной организации за счет адаптации набора ориентирующих показателей к реальным условиям деятельности организации, кругу приоритетных управленческих задач, масштабу деятельности организации, особенностям развития включающей организацию отрасли и др.;
• разработан показатель напряженности деятельности организации, который рекомендован для оценки складывающейся хозяйственной ситуации как критерий качества оперативного управления;
• расширена область практического использования сетевых графов в управлении организацией применительно к учету, оценке и моделированию воздействия факторов риска с целью обнаружения последних на возможно ранних стадиях их формирования для выработки превентивных управляющих воздействий.
Публикации автора. По теме диссертации автором опубликовано 10 статей общим объемом 1,3 п.л., в том числе одна публикация в соавторстве. Результаты работы были обсуждены на научно-практических конференциях и семинарах, проходивших в Государственном университете управления в 1997 - 2001 гг.
Апробация. Основные положения выполненных диссертационных разработок прошли апробацию в коммерческой организации, входящей в холдинг «СОВТРАНСАВТО». Разработанные в диссертации решения успешно реализованы при построении системы управления в данной организации, что подтверждено соответствующей справкой.
Структура и объем работы. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников, приложения и графической части; изложена на 199 страницах основного текста, содержит 11 таблиц, 19 рисунков. Список использованных источников включает 117 наименований.
Первая глава - «Исследование подходов к оценке деятельности организации в нестабильных рыночных условиях» - направлена на изучение и осмысление понятийного аппарата анализа деятельности организации, а также на исследование понятий «диагностика» и «диагностирование». По результатам проведенного исследования автором уточнены определения рассмотренных понятий.
Проведен анализ сущности и практики применения различных подходов к исследованию деятельности организации, в том числе анализа деятельности организации как наиболее разработанного из них; выявлены «узкие места» аналитической работы в организации, обусловленные особенностями современных рыночных условий; определены актуальные направления и сформулированы концептуальные решения в области развития оценки деятельности организации, учитывающие специфику рыночных условий; намечены пути развития научно-методических положений диагностирования.
Во второй главе - «Диагностирование деятельности организации на базе специальной оценки ее состояния и развития» - на основании проведенного предварительного исследования сформулирована концепция диагностирования деятельности организации; определены основные элементы диагностирования, рассматриваемые в качестве необходимой научно-методической базы для разработки методики и процедур диагностирования; обоснован перечень, проведены декомпозиция и детализация задач разработки концепции ДДО; изложены основные положения аналитико-диагностического поиска как работы по исследованию деятельности организации, обеспечивающей максимальное раскрытие интеллектуально-творческого потенциала руководителя.
Теоретически обоснованы аспекты визуализации и повышения доступности для восприятия результатов диагностирования.
В третьей главе - «Разработка методических положений и практических рекомендаций по диагностированию деятельности организации» - разработанные на предыдущих этапах диссертационного исследования научно-методические положения доведены до методической интерпретации; детализированы блоки (модули) типовой методики диагностирования; даны рекомендации по практическому применению инструментария диагностирования деятельности организации. Предложены методы оценки, учета и моделирования факторов риска в процессе ДДО; проработаны в организационном и информационном планах варианты практической реализации диагностирования. Выполнена оценка эффективности диссертационных разработок.
В заключении сформулированы основные выводы по результатам диссертационного исследования, определены перспективы практического применения и дальнейшего развития выполненных диссертационных разработок.
Анализ теории и практики исследования деятельности организации
Систематизированное изучение теории и практики исследования деятельности организации представляет собой чрезвычайно сложную задачу. Ее возросшая актуальность диктуется все более отчетливо проявляющейся необходимостью совершенствования известных на сегодняшний день и разработки новых решений теоретического и прикладного характера, направленных на обеспечение высокой эффективности аналитической и управленческой деятельности в современных организациях. Достижение поставленной цели не представляется возможным без выделения квинтэссенции существующих положений и разработок, без преумножения накопленного наукой и практикой позитивного опыта и преодоления известных недостатков существующих решений.
Теоретическую основу проведенного в диссертации анализа теории и практики изучения деятельности организации составили следующие специальные источники: специальная литература [2.1, 2.2, 2.3, 2.4, 2.5, 2.9. 2.16, 2.21. 2.27, 2.44, 2.51 и др.], диссертационные исследования [4.1, 4.2, 4.3. 4.6 и др.]. научные публикации на рассматриваемую тематику [3.1, 3.3, 3.5, 3.12, 3.13. 3.16 и др.], а также результаты специальных исследований.
Как уже было отмечено в параграфе 1.1. диссертационного исследования, преобладающим методом исследования деятельности организации в настоящее время является ее анализ. Однако обзор специальной литературы выявил отсутствие единства в изложении понятийного аппарата анализа деятельности организации (АДО) некоторыми авторами: так, часто встречается произвольная трактовка вариантов названий анализа. Методика «разных» видов анализа при этом оказывается в основных чертах идентичной. Отличия часто прослеживаются лишь в отдельных деталях, в частности, в порядке выполнения аналитических процедур и названии используемых показателей; иногда формулируются различные требования к аналитической работе, предлагается разное видение ее задач, роли и статуса АДО внутри организации.
В специальной литературе встречаются разные варианты названий анализа деятельности организации, некоторые из которых, такие как анализ финансово-хозяйственной деятельности, описаны в параграфе 1.1. диссертации; но в большинстве случаев суть рассматриваемых разновидностей анализа оказывается аналогичной. Использование общепринятых методик при несколько вольной трактовке понятийного аппарата, по-видимому, находит объяснение в стремлении каждого из авторов придать анализу новые качества или укоренить его достижения на новом, более современном, уровне его развития.
Анализ перечисленных видов отчетности оказывается, как правило, менее востребованным в практической аналитической деятельности.
Информация, содержащаяся в формах отчетности организации, может быть востребована как внешним анализом, так и внутренним. Целесообразность внутреннего анализа, проводимого аналитиками организации на основании внешней отчетности, может быть объяснена:
- важностью оценки имиджа организации, на который она может претендовать в видении ее внешнего окружения;
- универсальностью и важностью многих показателей деятельности организации, содержащихся в изучаемой внешней отчетности.
Анализ бухгалтерской отчетности, являющийся начальным укрупненным этапом комплексного анализа деятельности организации, в целях дальнейшего целенаправленного углубления полученных знаний об организации и различных сферах ее деятельности, принято дополнять анализом, выполняемым на основе внутриорганизационных источников информации, большинство из которых являются недоступными для внешних пользователей и часто представляют коммерческую тайну. Только общая картина, достигаемая в единстве этих двух направлений анализа, может служить основанием для выводов и разработки важнейших рекомендаций.
Комплексный анализ деятельности организации, как уже отмечалось, предполагает наиболее полный охват организации и всех сторон ее деятельности.
Комплексный анализ позволяет выявить причины сложившихся количественных характеристик функционирования организации с любой возможной степенью детализации. Исследование основных положений комплексного АДО и сложившейся практики его применения в управлении организацией обнаружило его достоинства и недостатки.
К основным достоинствам комплексного АДО отнесены:
1) возможность получения количественных характеристик деятельности организации с любой степенью широты охвата в необходимых срезах;
2) объективность, научная обоснованность создаваемой анализом базы для управленческой деятельности, достигаемая за счет объективного обоснования разрабатываемых и принимаемых управленческих решений;
3) возможность выявления и оценки положительных и отрицательных характеристик деятельности организации;
4) положительный многолетний опыт применения данного анализа в организациях, в том числе на крупных промышленных предприятиях, что свидетельствует как об эффективности комплексного АДО, так и о его универсальности.
Основные направления повышения объективности и полноты оценки деятельности организации
Изученный практический опыт применения анализа деятельности организации (АДО) в современных условиях отчетливо показывает, что инструментарий комплексного АДО, дающего исчерпывающее представление о функционировании организации, на современном этапе оказывается востребованным лишь в исключительных случаях. В то же время объектами первоочередного внимания со стороны административно-управленческого персонала в большинстве конкретных ситуаций, складывающихся в организации, становятся определенные стороны и проявления состояния и деятельности орагнизации; при этом особую актуальность приобретает задача выполнения их оперативной аналитической оценки.
Аналитическая оценка деятельности организации представляется крайне необходимой для целей тактического и, в особенности, оперативного и перспективного управления. Потребность в инструментах оперативной оценки деятельности организации отчасти удовлетворяют разновидности модернизированного анализа, рассмотренные в параграфе 1.2., которые построены на упрощенных процедурах. Однако и эти модификации анализа оказываются не вполне пригодными для нужд современной управленческой практики в силу следующих обстоятельств:
1) результаты анализа не всегда могут быть получены своевременно, отличаются недостаточной информативностью и доступностью для восприятия управленцами;
2) гибкость и адаптивность выполняемых методик по-прежнему не в полной мере соответствуют условиям деятельности современных организаций;
3) ощущается недостаток возможностей для повышения уровня раскрытия интеллектуально-творческого потенциала пользователей методик.
Проведенное в предыдущих параграфах исследование сущности и наиболее известных разновидностей АДО, обнаружившее их сильные и слабые стороны, позволяет говорить о весьма важной роли анализа в установлении объективных особенностей деятельности организации, а также выявлении и формализованном описании глубинных механизмов, лежащих в ее основе, для определения и уточнения направлений дальнейшего развития организации в среднесрочном и долгосрочном планах.
Исследование возможностей применения диагностирования деятельности организации
Диагностирование деятельности организации предполагает своевременное выявление и распознавание на ранних стадиях формирования ключевых (определяющих) особенностей деятельности организации и репрезентативных тенденций ее развития, имеющих принципиально важное значение для целей оперативного и перспективного управления.
Определение и описание границ и критериев целесообразности применения различных подходов к оценке деятельности организации
Анализ и диагностирование не рассматриваются в настоящей диссертации как взаимоисключающие инструменты, в силу их общей направленности на повышение результативности и эффективности управления. Однако, каждый из этих инструментов имеет четкую направленность на определенный тип условий деятельности организации: роль диагностирования возрастает в рыночных условиях, отличающихся повышенной степенью нестабильности и рисковости, требующих от административно-управленческого персонала максимальной оперативности управляющих воздействий, что может быть обеспечено через выявление и распознавание ключевых особенностей складывающейся конкретной ситуации.
Повышение доступности для восприятия методик и инструментария
Чтобы сократить разрыв между достижениями науки и их практическим воплощением, важно создать предпосылки для успешной реализации имеющихся разработок, что не представляется возможным без повышения их доступности для восприятия и понимания специалистами-практиками. Для этих целей представляется целесообразным использование особых форм интуитивно понятного представления исходных данных, конечных результатов расчетов, применяемых процедур.
Обеспечение своевременности выполнения аналитических расчетов
Известно, что в оперативном управлении информация, получаемая не позднее моментов совершения основных событий, имеет более высокую значимость в сравнении с «запаздывающей». Как показало специальное проведенное исследование опыта оперативного управления, в нестабильных рыночных условиях своевременность влияния на характер складывающейся ситуации часто имеет приоритет над достоверностью данных. Например, информация о складывающейся ситуации, подтвержденная на 80%, может иметь большую важность, чем данные об уже свершившихся фактах.
Минимизация количества используемых показателей
Соображение минимизации продиктовано целесообразностью экономии временных, материальных и трудозатрат на нахождение значений используемых показателей деятельности организации при сохранении ими необходимого и достаточного уровня информативности и объективности для охватываемого оценкой временного отрезка.
Эмпирическое правило известного итальянского экономиста В. Парето, утверждает, что «80% усилий затрачивается на 20% работы» [2.43]. Проводя аналогию с названным правилом, применительно к оценке деятельности организации, можно с достаточной долей уверенности сказать, что 80% объема полезной (необходимой и достаточной) информации вполне реально заложить в основу 20% используемых показателей. На практике это неписаное правило находит широкое применение: мало кто из руководителей в разработке и принятии решений повседневно руководствуется исчерпывающим набором показателей деятельности организации, насчитывающим несколько сотен единиц, ограничиваясь лишь наиболее важными, подходящими и доступными в конкретной ситуации.
Визуализация представления информации
Наиболее эффективными средствами представления информации, облегчающими ее восприятие, традиционно служат графики и специальные аналитические таблицы. Настоящая работа предполагает дальнейшее совершенствование существующих средств визуализации и разработки новых, в большей степени учитывающих известные на сегодняшний день психофизиологические аспекты восприятия информации человеком. Как высшая форма визуализации и повышения «прозрачности» функционирования организации в данном диссертационном исследовании предложена концепция представления организации в форме «прозрачной графической оболочки».
Формирование концепции диагностирования деятельности организации
Развитие концептуальных положений исследования и оценки деятельности организации, направление и сферы которых были определены в предыдущей главе диссертации, потребовало существенного пересмотра ряда применяющихся в настоящее время решений в рассматриваемой области.
Проведенная в процессе написания диссертации научно-исследовательская работа позволила разработать решения, построенные на сформулированной концепции диагностирования деятельности организации (ДДО) и, как дальнейшее развитие, концепции диагностирования деятельности организации в нестабильных рыночных условиях.
Сложность управленческих задач, а также обнаруженные недостатки и «узкие места» традиционной аналитической работы в организации (перечисленные в параграфе 1.2) обусловили постановку требований к аппарату анализа и ДДО: 1. Объективность и достаточная полнота исследования. 2. Точность и необходимая достоверность используемой информации. 3. Гибкость и адаптивность диагностирования: способность метода диагностирования гибко настраиваться на решение разных задач и адаптироваться к различным изменениям в условиях деятельности организации (в масштабе деятельности, рыночных условиях и т.д.). Гибкость выступает мерой отражения в диагностировании сложности и неоднородности стоящих перед ним задач, а адаптивность - мерой эффективности применения ДДО в условиях нестабильности и риска. 4. Доступность инструментария ДДО для его восприятия и понимания административно-управленческим персоналом. 5. Целостность объекта диагностирования, что предполагает отказ от произвольного расчленения организации на элементы, разрушающего объективное представление о ней в целом. 6. Минимум ресурсных затрат. 7. Своевременность получения результатов. 8. Возможность итеративной корректировки алгоритмов выполнения процедур ДДО. 9. Использование современных информационных технологий. 10. Учет и оценка факторов риска на ранних стадиях их формирования. Перечисленные выше требования позволили определить главный вектор формирования концепции диагностирования в настоящей работе и сформулировать следующие основные принципы ДЦО:
1. Принцип универсальности. Данный принцип определяет возможность реализации предлагаемых разработок в различных организациях. Различия при этом допускаются в приоритетах решаемых задачах, числе используемых показателей, их весомости и т.д.
2. Принцип высокой информативности. ДДО должно в необходимой мере выполнять возложенную на него функцию информирования административно-управленческого персонала о состоянии и деятельности организации. Соблюдение этого принципа определяет необходимость предоставления пользователю информации в виде, удобном и доступном для восприятия, что повышает эффективность использования ДДО.
3. Принцип «прозрачности» для пользователя. Данный принцип требует предоставления персоналу, реализующему методику ДДО, возможности наблюдения основных процессов функционирования организации. Наблюдение при этом может быть косвенным, или опосредованным, реализуемым через оценку специальных показателей.
4. Принцип приемлемой оперативности. Временной интервал, отделяющий момент наступления нового состояния организации от его выявления и распознавания в процессе ДЦО, должен быть приемлемым для осуществления упреждающих управляющих воздействий.
5. Комплексность диагностирования. Должна быть обеспечена комплексная оценка функционирования организации в единстве его важнейших проявлений. Не представляются допустимыми «выхватывание» и изолированное рассмотрение отдельных независимых фрагментов деятельности организации, что способно нарушить целостность восприятия результатов.
Сформулированные принципы с учетом детального рассмотрения данных в главе 1 определений диагностики и диагностирования позволяют выделить ключевые составляющие ДДО: - оперативное исследование деятельности организации; - выявление и распознавание определяющих особенностей деятельности организации через события и факторы, в наибольшей степени влияющие на результаты работы; - использование универсального, гибкого адаптивного инструментария.
Таким образом, возникает представлению о концепции диагностирования деятельности организации, основная идея которой в иллюстративно-наглядном виде отражена при помощи графической модели, приведенной на рис. 2.1. На этом рисунке проведено сопоставление концепции ДДО и традиционного анализа деятельности организации (АДО). Отличия ДДО и АДО по важнейшим признакам рассмотрены далее в табл. 2.1.
Условные обозначения: Аь А2, ..., А„- функциональные области управления организацией (структурные подразделения), попадающие в сферу внимания традиционного анализа; 111 - сферы внимания традиционного АДО; объектами внимания анализа становится не организация в целом, а ее искусственно выделенные элементы (функциональные области); С%-ЇО - сферы внимания ДДО (выбор рассматриваемых функциональных областей или обособленных объектов определяется стоящими на конкретный момент времени приоритетными задачами).
Классический анализ традиционно играет важную роль в управлении организацией, однако текущая работа часто не оставляет административно-управленческому персоналу времени на тщательное изучение всей совокупности его результатов, часть которых может не представлять интереса на конкретный момент времени. Усиление целевой направленности анализа путем предварительного выбора анализируемых областей также не всегда позволяет своевременно получить важные для управления результаты. Это объясняется недостаточной оперативностью применяемого инструментария анализа и привлечением в качестве источников исходных данных периодически формируемых учетно-отчетных формах документов. Кроме того, некоторые процедуры анализа требуют усилий высококвалифицированных и высокооплачиваемых специалистов-аналитиков.
Для получения дополнительных подтверждений права концепции ДДО на существование, далее рассмотрены наиболее вероятные вопросы, касающиеся ее особенностей, и даны аргументированные ответы.
Разработка процедур и адаптивных методик диагностирования
Изучение показателей, способных представлять необходимые и достаточные количественные и качественные характеристики различных сторон деятельности организации (таких как финансовая, хозяйственная, производственная и экономическая и т.д.) обнаружило их весьма внушительное число. В специальной литературе насчитывается свыше двухсот показателей, рекомендуемых разными авторами для использования.
Если обратиться к показателям, абстрагируясь от их частных особенностей, становится очевидным, что они характеризуют наличие и использование средств труда, предметов труда и самого труда - трех основных ресурсов производства, выделенных еще экономистами-классиками. Эти три важнейших показателя, несмотря на то, что они часто не находят непосредственного рассмотрения в анализе, на самом деле лежат в вершине иерархии анализируемых показателей, подвергаясь на практике глубокой детализации, которая иногда уводит аналитика от глубинных основ деятельности организации.
Среди выявленного многообразия показателей деятельности организации, основываясь на сформулированных положениях диагностирования деятельности организации, разрабатываемая методика предполагает нахождение и обоснование того «усеченного» набора показателей, который включает лишь наиболее важные из них: способные отражать существенные для использования в практическом управлении характеристики состояния и деятельности организации. В противном случае, при избыточном количестве показателей, возникает угроза снижения возможностей оперирования ими из-за препятствий технического, экономического и психологического характера (рассмотренных в параграфе 1.2. настоящей работы). Несмотря на то, что идея сжатия используемой руководителями информации не является новой, конкретные методы сжатия и получения усеченных наборов показателей, к сожалению, пока не нашли исчерпывающего систематизированного описания в специальной литературе.
Для выявления важнейших показателей, необходимых для их включения в методику, было проведено специальное научно-практическое исследование, в частности был изучен опыт проведения аналитической работы в ряде коммерческих организаций. В результате в формируемый набор вошли те показатели, значения которых наиболее тесно взаимосвязаны с результатами деятельности и оказываются способными отражать события, возникающие на стыке функциональных областей управления современной организацией. Дополнительными критериями отнесения показателей к ориентирующим были признаны следующие их способности: - характеризовать признанные классиками экономической мысли важными базовые факторы производства; - отражать динамику бизнес-процессов организации, то есть существовать в неразрывной связи с фактором времени. Показатели формируемого набора, в силу их главного предназначения -ориентировать администрацию организации на получение важнейшей для разработки и принятия управленческих решений информации, - названы «ориентирующими». Выбор ориентирующих показателей потребовал также учета психологических аспектов восприятия информации человеком, в частности, известного правила, согласно которому число мгновенно воспринимаемых человеком объектов лежит в пределах 7 ±2. Найденные в итоге ориентирующие показатели, составили следующий обобщенный перечень: 1) объем реализованной продукции или оказанных услуг: в стоимостном и (в некоторых случаях) условно-натуральном выражении; 2) себестоимость продукции или услуг; 3) краткосрочные обязательства организации: текущие и просроченные; 4) краткосрочные обязательства перед организацией: текущие и просроченные; 5) сумма располагаемых денежных средств; 6) стоимость основных групп активов организации (конкретный их перечень определяется спецификой деятельности организации); 7) фонд оплаты труда и численность персонала организации; 8) сумма средств, выделяемых на развитие организации. Для организаций, действующих в сфере производства (промышленные организации, или предприятия), представленный выше перечень, очевидно, будет полезным дополнить показателями состояния основного и вспомогательного производства. Их разработка требует учета особенностей конкретной производственной организации (предприятия), в частности, состояния и стоимости основных производственных фондов. Например, для предприятия, располагающего новым парком оборудования, в обозримой перспективе не будут играть решающей роли показатели обновления основных производственных фондов.
Внимание административно-управленческого персонала не может быть непрерывно приковано даже к тому минимуму показателей, который дан в блоке 1 методики. Это объясняется психофизиологическими особенностями восприятия информации, ввиду которых лишь ограниченное количество объектов может быть воспринято человеком одновременно без потери целостности восприятия картины.
Для обоснования сформулированного положения предлагается обратиться к результатам широко известных психологических экспериментов, описанных, в частности, в [2.30]. В ходе одного из экспериментов каждому испытуемому поочередно показывали листы бумаги с различным числом нанесенных на них символов (точек или полосок). Оказывалось, что если число показываемых знаков не превышало семи, то испытуемые, не считая их, в большинстве случаев сразу интуитивно называли верное число. Иными словами, происходило «так называемое мгновенное схватывание, или, как говорят психологи, симультанное восприятие (иногда его называют объемом восприятия)» информации [2.30]. Таким образом, итоги описанных экспериментов, позволили психологам рассматривать как число, ограничивающее число мгновенно воспринимаемых человеком объектов, цифру 7 ±2. Причем, речь может идти как об отдельных символах и числах, так и о довольно крупных информационных блоках.
Рекомендации, данные психологами, использованы при выборе ориентирующих показателей, применяемых в ДДО: их число должно лежать в пределах 7± 2, как уже было отмечено выше.
В процессе диссертационного исследования автором было выполнено научно-практическое исследование деятельности организации формы закрытого акционерного общества. Исследованная организация действует в отрасли автомобильного транспорта и выполняет функции центра безналичных расчетов за топливо (горюче-смазочные материалы) и услуги дорожного сервиса с использованием выпускаемых для этой цели пластиковых карточек. Достигнутые в ходе исследования результаты позволили предложить примерный перечень ориентирующих показателей деятельности рассмотренной организации и рекомендовать данные показатели для использования в ДДО: 1. Объем реализованной продукции или оказанных услуг (РП). 2. Себестоимость продукции или услуг (С). 3. Сумма краткосрочных обязательств организации: текущей (КЗ) и просроченной (КЗ ) кредиторской задолженности, текущей (3) и просроченной (3 ) задолженности по кредитам и займам. 4. Сумма текущей (ДЗ) и просроченной (ДЗ ) дебиторской задолженности. 5. Сумма денежных средств организации (Д). 6. Стоимость основных фондов (ОФ), оборотных средств (ОбС) и нематериальных активов (НМА) организации. 7. Сумма фонда оплаты труда (ФОТ); численность персонала организации (Ч). 8. Сумма средств, выделенных на развитие организации (Сразв).
