Содержание к диссертации
Введение
Глава 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ СИСТЕМЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ 3
1.1. Сущность и элементы внутреннего контроля 9
1.2. Регламентация внутреннего контроля в организациях 29
1.3. Принципы и основные требования к организации системы внутреннего контроля 36
1.4. Основные задачи и особенности развития системы внутреннего контроля в организациях оптовой торговли 46
Глава 2. МЕТОДИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ В ОРГАНИЗАЦИЯХ ОПТОВОЙ ТОРГОВЛИ 53
2.1. Организация внутреннего контроля закупки товаров, предназначенных для продажи 53
2.2. Организация системы внутреннего контроля реализации товара 66
2.3. Организация внутреннего контроля расчетов по налогам 76
Глава 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ 93
3.1. Организация внутреннего контроля формирования и учета финансовых результатов 93
3.2. Направления совершенствования системы внутреннего контроля в организациях оптовой торговли 112
3.3 Организация работы отдела внутреннего аудита 120
Заключение 131
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 141
ПРИЛОЖЕНИЯ 151
- Регламентация внутреннего контроля в организациях
- Организация внутреннего контроля закупки товаров, предназначенных для продажи
- Направления совершенствования системы внутреннего контроля в организациях оптовой торговли
Введение к работе
Актуальность темы. Оптовая торговля имеет особое значение в экономике страны, выполняя социально значимую функцию - продвижение товара от производителя к потребителю. Торговые оптовые организации несут расходы и риски по хранению, транспортировке и кредитованию товаров до момента их передачи в розничную торговую сеть, способствуют развитию розничной торговли, а также обеспечивают значительную часть поступлений доходов в бюджет государства посредством налоговых платежей. На данный момент оптовая торговля занимает одно из ведущих мест по количеству занятых в ней работников. По итогам 2007 года среднегодовая численность работников составила 2555,6 тыс. человек.
С 90-х годов по настоящее время показатели экономико-хозяйственной деятельности организаций оптовой торговли заметно возросли, наблюдается устойчивый прирост оборота (за 2007 год он составил 117,8% к предыдущему году), а также увеличение количества предприятий. Однако, несмотря на положительные тенденции, продолжают преобладать малые организации, доля которых на 1 января 2008 г. составила 95%. Такие организации как правило не обладают необходимыми ресурсами для качественного товароснабжения розничной сети и не могут выполнить функции оптовой торговли максимально эффективно.
Преобладание малых организаций оптовой торговли, усиление конкуренции, увеличение ассортимента товара, усложнение учета повышает актуальность построения эффективной системы внутреннего контроля как одного из основных инструментов укрепления финансово-экономической стабильности.
Система внутреннего контроля организаций оптовой торговли не обладает должным уровнем надежности, что связано с отсутствием разработанной методики, недостатком опыта и ісвалификации руководства. Вопросы организации внутреннего контроля обуславливают актуальность
темы исследования - совершенствование методологии системы, форм и методов внутреннего контроля в оптовой торговле.
Степень разработки проблемы. Исследованию методологии учета, контроля и анализа посвящены труды отечественных авторов: Андреева В.Д., Белобжецкого И.А., Бурцева В.В., Данилевского Ю.А., Кондракова Н.П., Мельник М.В., Николаевой С.А., Овсийчук М.Ф., Овсийчука В.Я., Островского ОМ, Палий В.Ф., Петровой В.И., Подольского В.И., Романова А.Н., Соколова Я.В., Сотниковой Л.В., Суйца В.П., Тереховой А.А., Шеремета А.Д. и других.
Отечественные авторы внесли значительный вклад в исследование теории и практики внутреннего контроля и внутреннего аудита различных отраслей экономики. Однако остаются и возникают новые вопросы, в том числе в сфере оптовой торговли, формированию внутреннего контроля в которой, на наш взгляд, уделено не достаточно внимания.
Решение задач контроля требует совершенствования его методики, обеспечивающей эффективность деятельности, выявление и использование потенциалов и резервов развития организаций оптовой торговли.
Цель и задачи исследования. Цель диссертационного исследования состоит в разработке научно обоснованной методики внутреннего контроля, методических и практических рекомендаций по совершенствованию системы внутреннего контроля, основанных на изучении литературных источников, анализе и обобщении действующей практики, направленных на обеспечение эффективности организаций оптовой торговли и укрепление их экономического потенциала
Для достижения цели поставлены и решены следующие задачи:
изучены и уточнены теоретические аспекты организации системы внутреннего контроля: цели и задачи, элементы, пришгипьі;
проведен анализ нормативно-методического регулирования системы внутреннего жштраля;
выявлено влияние особенностей оптовой торговли на организацию внутреннего контроля;
разработана методика внутреннего контроля закупки, реализации и формирования финансовых результатов в организациях оптовой торговли;
разработана методика внутреннего контроля расчетов по налогам в условиях применения общей системы налогообложения и упрощенной системы налогообложения;
разработаны рекомендации по совершенствованию системы внутреннего контроля, в том числе путем создания отдела внутреннего аудита в организациях оптовой торговли.
Область исследования. Исследование соответствует п. 2.1 «Методология и технология аудита» раздела 2 «Контроль и аудит финансово-хозяйственной деятельности» специальности 08.00.12 «Бухгалтерский учет, статистика» паспорта специальности ВАК.
Предмет и объект исследования. Предметом исследования явилось изучение методологии и функционирования системы внутреннего контроля.
Объект исследования - финансово-хозяйственная деятельность организаций оптовой торговли, информация о которой формировалась на основе изучения учета и внутрихозяйственного контроля.
Теоретическую и методологическую базу исследования составили труды ведущих российских и зарубежных ученых-экономистов по проблемам теории и методологии управленческого учета, формирования методики внутреннего контроля организаций, законодательные и нормативные акты по организации и методологии бухгалтерского учета, экономического анализа, контроля, аудита в экономических субъектах.
Исследование базируется на законодательных и нормативных актах Правительства РФ, материалах статистического наблюдения.
Методологической базой исследования послужили методы научного познания: наблюдение, сравнительный и логический анализ, группировки, дедукция и индукция, логический, системный и комплексный подходы к оценке экономических явлений, тестирование и документальный контроль как методы получения информации о состоянии внутреннего контроля и
аудита. При обработке практических материалов использовались методы группировки, выборки, сравнения, обобщения.
Научная новизна исследования заключается в разработке комплексной методики внутреннего контроля деятельности организаций оптовой торговли, направленной на повышение эффективности их деятельности.
В ходе исследования получены наиболее важные результаты:
уточнены цели и гфинципьі системы внутреннего контроля, выявлено влияние особенностей оптовой торговли на внутренний контроль;
предложена методика внутреннего контроля закупок и реализации товаров, направленная на снижение расходов, повышение доходов и уровня рентабельности;
разработана методика внутреннего контроля формирования финансовых результатов, обеспечивающая достоверность показателей деятельности торговых организаций;
определены особенности внутреннего контроля расчетов по налогам и сборам в условиях применения общей системы налогообложения и упрощенной системы налогообложения;
- определены направления по совершенствованию системы
внутреннего контроля в организациях оптовой торговли, включающие
разработку ч<Положения о внутреннем контроле финансово-хозяйственной
деятельности организации оптовой торговли», «Положения о службе
внутреннего аудита в организации оптовой торговли».
Практическая значимость проведенного исследования заключается в том, что использование основных положений, выводов и рекомендаций по организации системы внутреннего контроля в организациях оптовой торговли способствует повышению эффективности финансово-хозяйственной деятельности. Предложенная методика может быть использована в работе организаций оптовой торговли Российской Федерации с учетом их
особенностей, а также при изучении дисциплин «Внутренний аудит», «Контроль и ревизия».
Апробация и внедрение результатов исследования. Предложения по совершенствованию внутреннего контроля деятельности оптовых организаций внедрены в ООО «Аренда Сервис» (справка от 02 декабря 2007г.), ООО «Гласе Трейдинг» (акт от 31 мая 2007 г), ООО «Контратекс Аспект» (справка 31 декабря 2007 г.).
Предложения по совершенствованию системы внутреннего контроля, методик внутреннего контроля и внутреннего аудита могут быть использованы в организациях оптовой торговли.
Публикации. По результатам исследования опубликовано 5 работ общим объемом 5,43 п.л., в т.ч. в рецензируемых изданиях, рекомендуемых ВАК - 2 статьи объемом 0,7 п. л.
Объем и структура диссертации. Диссертационная работа включает введение, три главы, заключение и список литературы из 133 наименований, содержит 10 рисунков, 35 таблиц и 7 приложений. Работа изложена на 150 листах машинописного текста.
Во введении обоснована актуальность темы исследования, сформулированы, цель, объекты и предмет исследования, задачи, научная новизна и практическая значимость работы.
В первой главе «Теоретические основы организации системы внутреннего контроля» раскрыты теоретические основы внутреннего контроля, регламентация, принципы и требования к организации внутреннего контроля, задачи и тенденции развития в организациях оптовой торговли.
Во второй главе «Методические аспекты внутреннего контроля в организациях оптовой торговли» раскрыты особенности и обоснована методика внутреннего контроля закупки товаров, предназначенных для продажи, реализации товаров, расчетов по налогам и сборам в организациях оптовой торговли.
В третьей главе «Совершенствование системы внутреннего контроля» предложена методика внутреннего контроля за формированием и учетом финансовых результатов, рассмотрены особенности организации отдела внутреннего аудита, определены направления совершенствования системы внутреннего контроля.
В заключении сформулированы основные выводы и предложения по результатам научного исследования.
Регламентация внутреннего контроля в организациях
Для перехода с условий директивной экономики и преобладания государственной собственности в России, где ранее функции внутреннего контроля выполняло государство, в условия самостоятельного ведения была проделана большая работа. Начиная с 1991 года по настоящее время, было разработано законодательное и нормативное регулирование внутреннего контроля, сформирована методология и методики контроля с учетом особенностей деятельности организаций различных отраслей и форм собственности.
В настоящее время регламентирование внутреннего контроля осуществляется на государственном уровне с помощью законодательных актов и на уровне руководства субъекта посредством внутренних документов (положений по внутреннему контролю, должностных обязанностей внутренних контролеров, форм рабочих документов внутреннего контроля).
В гражданском и трудовом кодексах определены следующие положения:
- контроль осуществляет собственник имущества, находящегося в хозяйственном ведении, за использованием по назначению и сохранностью принадлежащего предприятию имущества согласно статье 295 ГК РФ [1];
- работодатель и должностные лица осуществляют контроль за соблюдением государственных нормативных требований охраны труда согласно статье 220 ТК РФ [3]
Контроль официально указан как одна из функций бухгалтерского учета в Законе РФ «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ [5], Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ [14]. На нормативном уровне закреплен в нормативных актах, методических рекомендациях, регулирующих вопросы бухгалтерского учета. Основными документами этого уровня являются Положение по формированию учетной политики, а также план счетов бухгалтерского учета. Положение по бухгалтерскому учету ПБУ 1/98 «Учетная политика организации» [15] определяет порядок формирования, раскрытия и изменения учетной политики: форму организации бухгалтерского учета, рабочий план счетов, формы первичных документов, порядок и сроки проведения инвентаризации, правила документооборота, методы оценки активов и обязательств. Учетная политика является важнейшим инструментом внутреннего контроля.
Часть контрольных процедур выполняется бухгалтерией посредством ведения бухгалтерского учета, что обязательно для всех организаций в соответствии со статьей 4 Закона РФ № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» [5], за исключением отдельных представителей малого бизнеса.
Обязательное создание службы внутреннего контроля законодательно определено для организаций форм собственности, в хозяйственной деятельности которых материально участвует большое количество вкладчиков, акционеров, участников, пайщиков. Так, в акционерных обществах, согласно статье 85 Федерального закона от 26.12.1995 №208-ФЗ «Об акционерных обществах» [6], в обязательном порядке создается орган внутреннего контроля в виде ревизионной комиссии (ревизора).
Комиссия избирается общим собранием акционеров. Ее компетенции по вопросам, не урегулированным законодательно, должны быть определены в уставе акционерного общества, порядок деятельности должен регламентироваться внутренними документами общества, которые в свою очередь также утверждаются общим собранием. Однако, как отмечает в своей статье Б.Д. Дивинский [61], «нередко приходится сталкиваться и с несерьезным подходом к формированию этих комиссий, когда в их состав избираются лица, не имеющие необходимого опыта бухгалтерской или контрольной работы либо же занимающие должности в органах управления этого общества» Уровень профессиональной подготовки участников ревизионной комиссии напрямую влияет на качество контроля. Поэтому к выбору состава ревизионной комиссии (ревизора) руководство акционерного общества должно отнестись с полной ответственностью.
Помимо обязательств по созданию ревизионной комиссии, для российских акционерных обществ, акции которых котируются на бирже ценных бумаг, обязательны еще дополнительные требования по организации внутреннего контроля. «Положение об организации торговли на рынке ценных бумаг», утвержденное Федеральной службой по финансовым рынкам 15 декабря 2004 года № 04-1245/пз-н [12], определило ряд новых для российского фондового рынка требований к организации систем внутреннего контроля и внутреннего аудита, включая требование к наличию, составу и функциям комитета по аудиту совета директоров. Невыполнение требований ведет за собой делистинг акционерного общества.
Появление Положения об организации торговли на рынке ценных бумаг в России было следствием стандартов, действующих на рынках США. В марте 2005 года в США вступили в силу новые стандарты раскрытия информации публичными акционерными компаниями, где на первый план поставлены вопросы подтверждения независимыми аудиторами информации о полноте и эффективности существующей системы внутреннего контроля. Данное положение было реакцией правительства на ряд банкротств крупных акционерных обществ (Enron, WorldCom, Tyco и других), произошедших вследствие слабого внутреннего контроля, что повысило актуальность его подтверждения для инвесторов.
Особый порядок организации внутреннего контроля предусмотрен для кредитных организаций. Порядок регламентируется нормативным актом Банка России Положением от 16 декабря 2003 года №242-П «Об организации внутреннего контроля в кредитных организациях и банковских группах» [13].
Обязательное создание органа контроля в форме ревизионной комиссии (ревизора) определено для обществ с ограниченной ответственностью, состоящих более чем из 15 участников [7], а также для производственных кооперативов 4]. Организации, не попадающие под действие вышеупомянутых законов, имеют право организовывать службы внутреннего контроля по собственному усмотрению, что отражается в учредительных документах, в первую очередь в уставе организации.
В целях защиты интересов собственников, инвесторов, дебиторов и других заинтересованных пользователей финансовой отчетности, статьей 7 Федерального закона от 07.08.2001 №119-ФЗ «Об аудиторской деятельности» [8] закреплена обязанность организаций с крупными оборотами операций ежегодно подтверждать достоверность отчетности посредством аудита. Условиями проведения обязательного аудита является наличие выручки от реализации за год, превышающей в 500 тысяч раз минимальный размер оплаты труда (то есть более 50 миллионов рублей), или суммы активов баланса на конец года, превышающей более чем в 200 тысяч раз минимальный размер оплаты труда (то есть более 20 миллионов рублей).
Обязательный аудит способствует выявлению слабых мест во внутреннем контроле и является законодательно установленной формой контроля. По итогам проверки, руководство получает представление об эффективности внутреннего контроля, что является существенным преимуществом аудита.
Законодательные меры по обеспечению внутреннего контроля носят локальный характер и не обеспечивают его полную эффективность. В интересах хозяйствующих субъектов создавать внутренний контроль собственными силами, основываясь на профессиональных знаниях и опыте специалистов.
В организациях, где законодательно не установлено наличие ревизионной комиссии (ревизора), внутренний контроль финансово-хозяйственной деятельности могут осуществлять специально созданные службы: внутреннего аудита или внутреннего контроля.
Необходимость создания службы внутреннего аудита связана с «эффектом масштаба». По мере роста объемов деятельности и расширения аппарата управления возникают сложности с обменом информацией, координацией решений, увеличивается вероятность принятия звеньями управления решений, противоречащих друг другу, что повышает риск ошибок и затрудняет их выявление.
Организация внутреннего контроля закупки товаров, предназначенных для продажи
Основная задача отдела закупок заключается в обеспечении своевременного поступления товарно-материальных ценностей в количестве, качестве и сроки, определяемые планом закупок.
В 2005 г. основными поставщиками товаров для организаций оптовой торговли были организации-производители (у них закупалось 57,8 % от общего объема закупленных товаров) и оптовые и оптово-посреднические организации (у них приобреталось 40,3% от общего объема закупленных товаров).
Рисунок 7 - Источники поступления товаров в организации оптовой торговли (по кругу обследованных организаций; в процентах к объему приобретенных товаров)
В 2006 г. организации оптовой торговли увеличили объем закупок товаров у организаций-производителей (до 69,1% от общего объема товаров) и сократили его у оптовых и оптово-посреднических организаций (до 28,7%).
Закупочной деятельности организаций оптовой торговли характерно наличие крупных партий товара и широкого ассортиментного перечня, что влияет на особенности внутреннего контроля. Контроль закупочной деятельности направлен на решение следующих задач:Обеспечение законности закупочных операций, основанной на соблюдении требований законодательства к экономическому содержанию сделки и ее документальному оформлению.
1. Выполнение плана закупок во всех существенных условиях; своевременное внесения изменений в план закупок; анализ условий и факторов, вызвавших отклонения фактических показателей от плановых.
2. Контроль кредиторской задолженности: соблюдение порядка учета расчетов с поставщиками и условий погашения кредиторской задолженности, предотвращение неучтенной кредиторской задолженности, контроль ее уровня.
3. Выбор поставщика с оптимальными условиями закупки: цены, качества, сроков поставки.
4. Обеспечение достоверности учета поступления товаров в организацию, входного налога на добавленную стоимость по полученному товару.
5. Обеспечение возможности получения руководством полной и точной информации о состоянии выполнения плана закупок, оперативной информации о поступлении и наличии товара с использованием данных управленческого, финансового, бухгалтерского учета.
6. Соблюдение условий договоров с поставщиками, как со стороны организации, так и со стороны поставщиков; применение установленных штрафных санкций.
7. Соблюдение принципов и требований внутреннего контроля.
8. Обеспечение необходимых условий приемки товара на склад организации: место и условия складирования, контроль сохранности товарно-материальных ценностей.
Каждая формальная процедура контроля разрабатывается в соответствии с определенными условиями закупок, с учетом вида договора (договор закупки, договор мена, договор комиссии и др.); типа поставщика (юридическое лицо, физическое лицо); вида закупки (самовывоз, доставка транспортом поставщика); порядка расчетов (предварительная оплата, последующая оплата, расчеты в порядке взаимопоставок и т.д.). Разработка процедуры контроля закупок товаров сводится к определению и документальному закреплению взаимосвязей между элементами организационной модели контроля.
Организация внутреннего контроля основана на применении принципов, требований и процедур контроля на этапах закупок (рис.8).
Организационная структура отдела закупок основана на оптимальном распределении ответственности и полномочий между сотрудниками, и является одним из факторов, формирующих контрольную среду. Как правило, на малых организациях функции по выбору поставщика, заключению договора, составлению заказа, учету поступления товара совмещает один сотрудник. Это противоречит основному принципу контроля - разделению обязанностей, и создает условия для злоупотреблений, сокрытия ошибок, затрудняет их выявление. Оптимальным вариантом является разделение подразделений планирования, организации закупок, диспетчерского центра, склада.
В функции подразделения планирования входит разработка планов и бюджетов закупок, составление заявок на закупку и передача их в подразделение организации закупок.
В задачи подразделения организации закупок входит изучение информации и рекламных материалов о предложениях товара, оценка возможности его приобретения и целесообразности длительных хозяйственных связей; создание и ведение досье поставщиков, формирование рейтинга; обоснование и выбор форм закупок; оформление официальных заказов на поставку; контроль соблюдения финансовым отделом размеров и сроков оплаты товаров по договору.
Диспетчерский центр передает на склад утвержденные заказы, обеспечивает завоз в предусмотренные сроки, координирует поставки согласно запланированным срокам закупок либо по необходимости.
Склад осуществляет оприходование фактически поступивших товарно-материальных ценностей по количеству и качеству, ведет учет их движения.
Функции по планированию, санкционированию, выполнению и учету хозяйственных операций по закупке товаров распределены между подотделами, которые находятся в подчинении у начальника отдела закупок. Общие положения по отделу закупок, его структуру, задачи, функции, порядок взаимодействия с другими службами организации целесообразно утвердить в документе. С этой целью разработано типовое «Положение об отделе закупок в организациях оптовой торговли» (Приложение 2).
Особое значение имеет планирование закупок, являясь инструментом контроля и снижения затрат на предстоящий период. План представляет собой рассчитанные на период времени показатели по приобретению товаров и других ценностей в установленные сроки, определенного качества. Показатели закупок рассчитываются на основании желаемых объемов продаж, поэтому планирование закупок обеспечивает возможность получения определенной величины прибыли от реализации товара, а в задачи внутреннего контроля входит достижение их обоснованности.
Кроме того, при расчете показателей закупок необходимо учесть наличие средств на оплату, соблюсти соответствие объемов и сроков закупаемого товара с размерами и сроками оплаты посредством распределения финансовых потоков. Невыполнение условий погашения кредиторской задолженности влечет выплату штрафов и неустоек, потерю деловой репутации, приобретение имиджа ненадежного партнера.
Направления совершенствования системы внутреннего контроля в организациях оптовой торговли
В современных условиях нестабильности финансового рынка, а также высокого уровня конкуренции повышается необходимость совершенствования системы внутреннего контроля в организациях оптовой торговли. Присутствие и активное развитие предприятий с иностранным капиталом, которые зачастую более опытны в вопросах управления, ставит перед отечественными руководителями задачу поиска новых путей повышения эффективности контрольных процедур. Перспектива выхода на международные рынки капитала обязывает к созданию служб внутреннего контроля или внутреннего аудита.
На первое место выходит достоверность информации, которая является базой для принятия управленческих решений. Актуальность внутреннего контроля обусловлена факторами:
1. Потребность в объективной и достоверной информации о текущей деятельности у администрации, собственников, инвесторов.
2. Повышение риска искажения информации в процессе ее формирования и движения от источника возникновения до конечного пользователя.
3. Высокая цена ошибочных решений, принятых на основе недостоверной информации.
Внутренний контроль направлен на обеспечение достоверности информации на всех этапах ее движения. Эффективная деятельность системы внутреннего контроля обеспечивается посредством обеспечения взаимодополняемости составляющих её элементов: контрольной среды, системы бухгалтерского учета, процедур контроля.
Современная методика внутреннего контроля находится на стадии развития, что затрудняет ее практическое применение в организациях оптовой торговли. Не сформированы определенные требования, которым должен соответствовать специалист службы внутреннего контроля: его образование, профессиональная квалификация.
Отсутствуют официальные стандарты внутреннего контроля, на уровне частных разработок находятся положение о службе внутреннего контроля и должностные инструкции внутреннего контролера; рабочие документы; отчеты, представляемые по итогам проверки руководителю.
Перечисленные факторы замедляют распространение опыта эффективного контроля, снижают темпы совершенствования его методики.
Проведенное исследование показало, что внутренний контроль нуждается в совершенствовании по следующим направлениям.
1. Совершенствование бизнес-процессов, основанное на оптимальном распределении ответственности между сотрудниками на этапах закупки и реализации товарно-материальных ценностей.
2. Регламентация внутреннего контроля, включающая объединение существующих инструкций процессов и направлений в единую взаимосвязанную систему; инструктаж сотрудников (в пределах их должностных обязанностей); внесение своевременных изменений в регламенты, и доведение до работников их нового содержания;
Неэффективность регламентов выражается в их полном или частичном отсутствии, формальности, отсутствии ознакомления с ними сотрудников.
Эффективность инструкций повышается, когда в их разработке участвует руководитель центра ответственности (например, в случае регламентации процесса оформления заказа от покупателя - начальник отдела продаж), который владеет информацией об особенностях учета на данном участке. Специалист внутреннего контроля выступает в качестве эксперта, который отвечает за соблюдение принципов контроля. В результате формируется наиболее практичный и отвечающим своим задачам документ.
Объединение существующих положений и инструкций в единую комплексную систему значительно повышает качество контроля. Для этого необходимо устранить противоречия между инструкциями; разработать недостающие положения; обеспечить их взаимодополняемость; объединить в отдельное руководство и обеспечить его сохранность (сейф). Структурировать регламенты целесообразно в разрезе отдельных процессов и направлений. Важно, чтобы сотрудники были информированы по регламентам исключительно в пределах своих должностных обязанностей, поэтому необходимо обеспечить контроль доступа к инструкциям.
Задача регламентов - упорядочение деятельности и процессов, поэтому форма их представления должна быть наиболее доступной к пониманию, включать текстовую и графическую форму с применением рисунков и таблиц.
Исследование показало, что часто регламенты носят формальный характер. Отсутствие своевременных дополнений приводит к тому, что инструкция теряет смысл. Поэтому важно каждое изменение фиксировать, согласовывать со службой внутреннего контроля, утверждать у генерального директора, доносить под подпись исполнителю.
3. Соблюдение соотношения между расходами на создание системы внутреннего контроля и экономией, возникающей в результате проведения процедур контроля.
4. Формирование концепции внутреннего контроля, направленной на повышение эффективности деятельности организации путем сокращения нерациональных затрат и раскрытия резервов развития. Зачастую роль внутреннего контроля сводят к поиску недостатков и нарушителей среди сотрудников, что значительно ограничивает потенциал внутреннего контроля.
5. Мониторинг эффективности процедур контроля, включающий разработку и тестирование новых процедур контроля, анализ выявленных системой контроля ошибок и отклонений, применение консультаций
сторонних специалистов, проверку эффективности применяемых процедур контроля.
Большинство средств контроля направлено на выявление нежелательных хозяйственных операций, поэтому, как правило, процедуры внутреннего контроля разрабатываются только для предотвращения тех нарушений, которые либо можно предположить, либо которые уже случались. Это означает, что нарушения, совершаемые лицом, знакомым со всеми применяемыми процедурами и обходящим их, не будут обнаружены. В связи с чем, особенно актуально повышать эффективность применяемых процедур контроля путем проведения тестирования новых процедур и разработки дополнительных, анализа выявленных ошибок, консультаций сторонних специалистов.
Мониторинг обеспечивает гибкость и своевременную адаптацию системы внутреннего контроля к изменениям внутренних и внешних условий.
6. Разработка нормативно-законодательной базы по регулированию системы внутреннего контроля.
7. Автоматизации учета и контроля как основного инструмента снижения затрат на проведение контрольных процедур. Количество однотипных товарных операций, величина номенклатурного перечня и аналитики товара, характерных для организаций оптовой торговли, требует увеличения штата. Экономия времени позволяет заниматься специалистам более интеллектуальным трудом. Увеличение автоматизации способствует развитию компьютерной грамотности персонала.
При осуществлении автоматизации необходим дополнительный контроль ограничения доступа к параметрам программного обеспечения.
Например, в программном обеспечении установлено ограничение по сумме при осуществлении отгрузки определенному покупателю в долг. Как только сумма формируемого заказа превышает допустимое значение, наступает запрет к его выполнению на складе. Неверное указание величины критической суммы заказа, в сторону увеличения, может привести к дополнительным расходам по возврату дебиторской задолженности. Поэтому важно ограничить доступ к изменению параметров кругом компетентных сотрудников и строго регламентировать порядок и условия его изменения.
8. Обеспечение комплексности и взаимосвязанности всех элементов системы внутреннего контроля: среды контроля, системы бухгалтерского учета, контрольных процедур. Недостаток в организации одного элемента негативно отражается на качестве остальных. Повышению степени взаимодействия и комплексности системы контроля способствуют мероприятия:
- достижение согласия между должностными лицами в способах, подходах и методах организации контроля. Построение контроля под руководством одного, наиболее компетентного руководящего сотрудника; организация службы внутреннего аудита или службы внутреннего контроля; обращение к услугам специализированных организаций по организации контроля;
- понимание значимости и необходимости каждого элемента контроля, равноценное отношение и развитие каждого элемента, не в ущерб другим;
