Содержание к диссертации
Введение
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПОДХОДЫ К ВОЗНИКНОВЕНИЮ И РАЗВИТИЮ ОПЕРАТИВНОГО УЧЕТА И КОНТРОЛЯ 8
1.1. История и тенденции развития оперативного учета 8
1.2. Правовые основы и основные направления взаимодействия оперативного и бухгалтерского учета 17
1.3. Место оперативного учета и контроля в системе управленческого учета розничной торговой организации 29
ГЛАВА 2. МЕТОДИКА И ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО УЧЕТА В РОЗНИЧНЫХ ТОРГОВЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ 46
2.1. Организация функционирования оперативного учета в розничной торговле 46
2.2. Функциональные особенности построения документов оперативного учета и организация документооборота в розничной торговле 60
2.3. Критерии выбора и внедрения информационных систем в организациях розничной торговли 78
ГЛАВА 3. ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОПЕРАТИВНОГО КОНТРОЛЯ В ОРГАНИЗАЦИЯХ РОЗНИЧНОЙ ТОРГОВЛИ 99
3.1. Методические приемы и способы организации оперативного контроля в розничной торговле 99
3.2. Оперативный контроль в системе бюджетирования 111
3.3. Минимизация рисков в системе оперативного контроля 123
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 140
- История и тенденции развития оперативного учета
- Организация функционирования оперативного учета в розничной торговле
- Методические приемы и способы организации оперативного контроля в розничной торговле
Введение к работе
Период становления рыночных отношений характеризуется развитием торговой отрасли в России. Быстрый рост не оставляет времени на постепенный переход от старых форм управления к более современным, поскольку динамика развития торговых организаций носит галопирующий характер и оперативно реагирует на изменяющуюся ситуацию на рынке. Необходимо активно внедрять в работу торговых организаций новые методы, такие как маркетинг, мерчендайзинг, управленческий учет, совершенствовать информационную базу управления.
Руководителям всех уровней необходимо владеть значительным объемом оперативной информации для принятия управленческих решений. Наиболее значимой по объему экономической информацией для организации управленческого учета в розничной торговле являются оперативный учет и отчетность. Оперативный учет представляет собой систему текущего наблюдения, контроля за отдельными хозяйственными операциями с целью управления ими для достижения оптимальных результатов финансово-хозяйственной деятельности организации.
Развитие методов оперативного учета, совершенствование организации документооборота, и использование средств автоматизации способствуют созданию информационной базы, используемой для учета, анализа и контроля за финансово-хозяйственной деятельностью организации.
Рост объемов товаров, реализуемых через торговые сети, сопровождается увеличением первичной документации, объемов экономической информации, обрабатываемой в системе оперативного учета.
Недостаточная разработанность теоретико-методических положений, направленных на развитие оперативного учета и контроля в организациях розничной торговли, определяет актуальность темы исследования.
Степень теоретической разработанности темы. Современным проблемам управления и учета посвящены работы российских и зарубежных ученых М.И.Баканова, А.П. Бархатова, М.А. Бахрушиной, Б.И. Валуева, И.М. Дмитриевой, В.Б. Ивашкевича, Н.И. Ильина, И.И. Каракоз, Т.П. Карповой, В.Э. Керимова, Н.Н. Комаровой, Н.П.Кондракова, П.А. Кохно, И.А. Ламыкина, М. Мескона, В.Ф. Палия, П.И. Савичева, Л.Б. Сидельниковой, И.К. Слепневой, А.Д. Шеремета, М. Альберта, Ф. Хедоури, Б. Санто и многих других.
Несмотря на определённую теоретическую и практическую разработанность вопросов оперативного учета, следует отметить, что отдельные элементы оперативного учета применимы, прежде всего к производственным организациям. Однако в настоящее время существует объективная потребность в методических разработках оперативного учета, учитывающих организационные и методические особенности организаций розничной торговли, что и определило тему исследования его цели и задачи.
Цель диссертационного исследования заключается в разработке, теоретическом обосновании и практической апробации вопросов организации и методики оперативного учета, и системы контроля в розничной торговле в условиях автоматизированной обработки данных.
Для достижения указанной цели в исследовании поставлены следующие задачи:
- уточнить понятие «оперативный учет» применительно к организациям розничной торговли;
-проанализировать современные методы оперативного учета, определить его место в системе управленческого учета в исследуемых торговых организациях;
-предложить автоматизированный способ обработки данных оперативного учета;
- разработать методику оперативного учета и контроля;
- адаптировать действующую классификацию внутренней отчетности для целей оперативного учета в организациях розничной торговли;
- разработать регистры оперативного учета, график документооборота и формы внутренних управленческих отчетов.
Область исследования соответствует п.п. 1.4 «Методологические основы и целевые установки бухгалтерского учета и экономического анализа», 1.8 «Бухгалтерский учет в организациях различных организационно-правовых форм, всех сфер и отраслей», специальности 08.00.12 — «Бухгалтерский учет, статистика» паспорта номенклатуры специальностей научных работников ВАК РФ.
Объектом исследования являются учетно-аналитические процессы в организациях розничной торговли.
Предмет исследования — комплекс теоретических и организационно-методологических вопросов, связанных с совершенствованием оперативного учета и контроля в организациях розничной торговли.
Теоретической и методологической основой диссертационного исследования послужили научные работы ведущих отечественных и зарубежных авторов в области учета, экономического анализа, статистики и экономической теории.
В процессе выполнения исследования применялись общенаучные методы исследования: анализ и синтез, индукция, дедукция, классификация и группировка, сравнительный анализ.
Информационной базой исследования явились официальные статистические данные Федеральной службы государственной статистики Российской Федерации, нормативно-правовые акты Министерства финансов Российской Федерации и других министерств и ведомств по вопросам бухгалтерского учета и формирования показателей отчетности, научные публикации по исследуемой тематике, материалы информационных ресурсов сети Интернет. В качестве эмпирической базы использовалась экономическая информация торговых организаций города Нижнего Тагила.
Научная новизна основных положений и выводов, выносимых на защиту, заключается в теоретическом обосновании и разработке комплекса научных и практических рекомендаций по организации оперативного учета и контроля. В процессе исследования получены следующие научные результаты:
-уточнено понятие «оперативный учет», который, по мнению автора, является аналитическим инструментом, позволяющим прогнозировать, планировать, анализировать и принимать управленческие решения для достижения оптимальных результатов деятельности организации, определены его роль и место в системе управленческого учета розничной торговой организации;
-разработан алгоритм внедрения оперативного учета в организации розничной торговли, позволяющий сформировать комплексную систему показателей финансово-хозяйственной деятельности;
-предложена методика оперативного учета и оперативного контроля в розничной торговле, направленная на выявление скрытых резервов в финансово-хозяйственной деятельности торговых организаций;
-уточнена и дополнена классификация оперативной отчетности, основанная на исследовании финансово-хозяйственной деятельности торговых организаций и анализе потребностей пользователей в оперативной информации, в целях формирования структуры обобщающих показателей, что позволит выявить закономерность, проявляемую в классификационных признаках;
- разработаны регистры оперативного учета, график документооборота и формы внутренних управленческих отчетов с целью создания эффективной информационной системы, которая необходима менеджерам различных структурных подразделений торговой организации для принятия своевременных управленческих решений.
Практическая значимость исследования определяется результатами, представленными в качестве организационно-методических рекомендаций по постановке оперативного учета в организациях розничной торговли.
Предлагаемая методика оперативного учета и контроля в организациях розничной торговли позволяет выявить скрытые резервы в её финансово-хозяйственной деятельности. Разработанный график документооборота в системе оперативного учета и формы внутренней отчетности в организациях розничной торговли будут способствовать принятию рациональных управленческих решений.
Результаты диссертационного исследования могут быть применены в работе аудиторских и консалтинговых фирм, а также в учебном процессе при чтении лекций по дисциплинам: «Бухгалтерский учет в торговле», "Управленческий учет", «Аудит», «Экономический анализ» и другим дисциплинам.
Апробация результатов исследования. Основные теоретические положения, а также результаты исследования докладывались на межрегиональных научно-практических конференциях: Васильевские, Румянцевские и Бакановские чтения в 2007-2009 годах, а также на конференциях профессорско-преподавательского состава Российского государственного торгово-экономического университета в 2007-2009 годах. Методические положения по обоснованию и применению системы оперативного учета внедрены в финансово-хозяйственную деятельность трёх магазинов розничной торговли г. Нижнего Тагила, что подтверждается актами о внедрении.
Публикация результатов исследования. По теме диссертационного исследования опубликовано 7 научных работ общим объемом 3,7 печ. л., в том числе 3 статьи объемом 1,7 печ. л. в изданиях, рекомендованных ВАК РФ.
Объем и структура работы. Диссертационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, библиографического списка, включающего 145 наименований. Содержание работы изложено на 160 страницах машинописного текста, включает 4 таблицы, 15 рисунков, 28 приложений.
История и тенденции развития оперативного учета
Проблема теоретической обоснованности и практической целесообразности выделения и развития оперативного учета остается наиболее значимой и дискуссионной. Точно сказать, когда возник оперативный учет невозможно. Он развивался постепенно, долго и неопределенно.
В работах П.И. Рейнбота (1839-1916) появился термин «оперативный учет», к которому ученый относил все, что учитывается в организации, но не в бухгалтерских регистрах. Так, он считал, что кассовая книга не входит в систему бухгалтерских записей, а принадлежит к оперативному учету. К последнему также относится контроль выполнения заказов [115].
В 1924-1929 гг. на страницах специальных журналов («Счетоводство», «Система и организация») разгорелся спор между бухгалтерами и работниками оперативного учета по вопросу о том, что такое оперативный учет и какова его связь с бухгалтерским учетом и статистикой на самой начальной стадии. В журналах опубликовались статьи, стремящиеся доказать, что двойная итальянская бухгалтерия не в состоянии дать полного представления о работе и эффективности крупной коммерческой организации. В этих статьях авторы пытались представить идеологическое обоснование оперативного учета, как самодовлеющего вида учета, доказать его необходимость для организаций и неизбежность появления на современной ступени развития народного хозяйства.
Потребность в оперативном учете объяснялась тем, что бухгалтерия не могла обеспечить необходимыми данными ежедневное оперативное планирование и распоряжения руководства. Как писал Д.Савошинский: «Оперативный учет вызван к жизни не теоретическими измышлениями, а практической необходимостью, самой жизнью и техникой операций на предприятии» [107]. История развития науки показывает, что новые отрасли знания выделяются в самостоятельные науки тогда, когда определенный круг вопросов практической деятельности приобретает важное обособленное значение и требует углубленной научной разработки. По словам Ф.Энгельса «производительные потребности двигают науку вперед быстрее, чем десяток университетов» [58]
Оперативный учет должен был решать три основные задачи:
1) контрольно-справочную;
2) распорядительно-организационную;
3) координационно-плановую.
Все они были не свойственны бухгалтерскому учету тех лет, поэтому уже тогда ощущалась острая информационная недостаточность, обусловленная чрезвычайно низкими оперативными свойствами бухгалтерского учета, стояла проблема взаимодействия функций учета, контроля, планирования в цикле оперативного управления сложными организованными системами.
Оперативный учет как лозунг дня пробивался в учреждения, объявлялись конкурсы на рефераты по оперативному учету, уделялось все больше внимания разработке вопросов по оперативному учету, находили практическое применение новые формы оперативного учета и оперативного делопроизводства.
Хочется отметить, что на Западе и в Америке в тот период оперативное планирование давно стало необходимой функцией управления. Примерно 100 лет назад немецкие и американские ученые поняли, что одна двойная итальянская бухгалтерия не в состоянии дать полного представления о работе и эффективности крупной организации, поэтому дополнили счетоводство карточным оперативным учетом (Privatwirtschaftliche Statistik). Техника планирования и контроля была основана на первичных документах и организации оперативного делопроизводства. Исследуя работы основоположников оперативного учета [89, 106, 122], отмечены важные теоретические результаты. Ими, в частности:
-указано на связь между оперативным учетом и текущим планированием, с одной стороны, и оперативным регулированием - с другой;
- детально охарактеризовано назначение оперативного учета;
-разработаны принципы карточной, графической и табличной техники учетных записей;
-проведен анализ и сделано сравнение системы оперативного учета в России и на Западе;
-разработаны схемы организационной структуры связи управления, бухгалтерии и оперативного учета;
- подчеркнуто одно из фундаментальных отличий оперативного учета от бухгалтерского учета и статистики, заключающееся в том, что бухгалтерия фиксирует только уже вполне завершенную операцию и всегда имеет дело с цифрами и подсчетом, тогда как в оперативном учете могут при необходимости отражаться и отдельные элементы операции до ее окончания, иногда не используя цифры.
Идеи оперативного учета встретили прямую оппозицию со стороны бухгалтерского аппарата, принципиально отвергавшую саму идею его существования как в известной мере обособленно функционирующей информационной системы. Сущность этого спора заключалась в решении следующих вопросов:
1) существует ли какой-то особый, отличный от бухгалтерского и статистического, вид - учет «оперативный»;
2) должен ли «оперативный учет» строиться совершенно самостоятельно от бухгалтерского учета;
3) неизбежна ли по самому своему существу отсталость бухгалтерии, заставляющая хозяйственника обращать свои взоры к различным «суррогатам» бухгалтерского учета;
4) имеются ли способы достижения ажурности в бухгалтерии и можно ли, вообще, устранить препятствия, мешающие достижению «полного ажура».
Некоторые практики считали, что бухгалтерия, основываясь только на документах и вобрав в себя некоторую часть статистической работы, способна предоставить руководству быструю информацию самостоятельно, не выделяя оперативный учет [89], а как его создание приведет к дублированию и разрушению бухгалтерского учета, отсталость которого необходимо преодолеть. По мнению отдельных бухгалтеров, для решения этой проблемы, следовало включить в функции бухгалтерии сведения:
1) об остатке товаров на складах организации к началу дня;
2) о товарообороте за истекшее число;
3) о состоянии расчетов с дебиторами и кредиторами.
Требовалось организовать правильный документооборот, устранить ситуации, «когда учетные документы ходят неделями по дебрям наших канцелярий, когда бухгалтерия узнает об операциях спустя месяцы после их совершения и т.п.» [89].
Возникал вопрос, кто и как будет вести дополнительную учетную работу, чтобы как можно скорее обеспечить руководителей данными для оперативной работы. Сторонники оперативного учета предлагали строить его совершенно самостоятельно от бухгалтерии, но в полной согласованности с ней. Так, по мнению Р. Майзельса, «Оперативный учет и бухгалтерия - это две соседние и непременно дружественные державы, всякий клин между ними отзывается вредно на той и другой стороне» [88].
Организация функционирования оперативного учета в розничной торговле
Сфера розничной торговли развивается по многим направлениям. В ней действуют все известные бизнес-процессы, связанные с продажей товаров и услуг непосредственно конечному потребителю. Торгово-розничные организации - это коммерческие структуры, продающие потребителю товары и услуги для личного и домашнего потребления. Розничные продавцы представляют товары и услуги поштучно. К их клиентам относятся конечные потребители, приобретающие товары и услуги для личного пользования, а не для перепродажи третьим лицам. Это отличает розничных продавцов от производителей и оптовых торговцев.
Для экономики важен потенциал сферы розничной торговли как сферы занятости. В качестве сферы обслуживания розничная торговля полагается на своих работников, которые представляют магазины потребителю, создавая важные точки соприкосновения с ними. Поэтому затраты на персонал составляют одну из наиболее важных статей расхода в отрасли.
По мнению западных ученых, ценности, создаваемые различными продавцами для своих потребителей, зависят от двух факторов:
1. Воспринимаемой потребителями полезности товаров и услуг розничного продавца.
2. Цены, которую потребитель должен заплатить за эти товары и услуги [141].
Полезность предложения розничного продавца и цена товара совместно определяют ценности, которые розничный продавец создает для своих потребителей. На рисунке 5 представлены элементы предложения розничного продавца, а таюке степень извлеченной клиентом пользы. Польза - результат суммирования всех затрат. Российский розничный рынок считается одним из крупнейших в Европе. Однако по ряду качественных показателей, в том числе таких, как розничный оборот на душу населения или размер современной торговой площади на тысячу человек, российский рынок отличается низкой степенью насыщения по сравнению с США, а также европейскими странами.
По этой причине большинство экспертов сходится во мнении, что период активной экспансии российских торговых сетей далек от завершения и экспертные оценки сроков наступления зрелости рынка варьируются в диапазоне 2010-2015 гг. Основной причиной бурного развития розничной торговли в Российской Федерации, являются макроэкономические факторы, такие как рост реальных располагаемых доходов населения и, как следствие, увеличение платежеспособного спроса. торговли Характерная особенность российской розничной торговли продуктами питания состоит в низкой доле организованных форматов. Это создает благоприятные условия для их развития. К наиболее популярному формату организованной торговли продуктами питания в России относятся дискаунтеры, благодаря агрессивной политике ценообразования. Новой тенденцией развития российского розничного рынка является рост доли товаров со знаком фирмы в общем объеме розничного товарооборота.
Автором исследования была проанализирована деятельность следующих организаций розничной торговли:
- ООО «Элемент-Трейд» - ключевая операционная организация, управляющая крупной розничной торговой сетью «Монетка» в Свердловской области, торгующая продовольственными и непродовольственными товарами;
- ООО Универсам «Краснокаменский», «Купеческий» и ООО «Риск» осуществляющие розничную торговлю продуктами питания в Нижнем Тагиле.
Наиболее крупной организацией из них признается ООО «Элемент-Трейд»; входит в группу организаций, управляющих розничной торговой сетью «Монетка»
В основании торговой сети «Монетка» лежит оптовая организация R-Modul (основано в 1994 г. ), специализирующаяся на продаже шоколада, сигарет и кондитерских изделий.
Сеть располагает широким ассортиментом товаров (16-18 тыс. наименований). В соответствии с ценовой политикой торговой сети «Монетка» средняя наценка по продовольственной группе товаров составляет 15-16%, по промышленной —25-30% [145].
Сегодня торговая сеть «Монетка» - одна из лидирующих торговых сетей Екатеринбурга и Уральского региона. В ее составе на 01 марта 2009 г. входило 145 магазинов. Из них: универсамы Монетка Супер - 13; дискаунтеры Монетка
. Сеть «Монетка» работает в Свердловской, Челябинской, Тюменской,
Курганской, Московской областях, ХМАО и Республике Башкортостан [145]. Автором работы были выбраны для исследования магазины торговой сети «Монетка» уральского региона в городе Нижний Тагил.
По инвестиционному потенциалу Нижний Тагил занимает далеко не последнее место. К сдерживающему фактору для инвестиций относится неразвитость в регионе инфраструктуры. Согласно исследованию в экономике Нижнего Тагила сохранялась стабильная ситуация, характеризуемая положительной динамикой большинства макроэкономических показателей.
По сравнению с Екатеринбургом Нижнему Тагилу пока не удалось стать самостоятельным центром торговли и услуг. Одна из причин увеличения числа убыточных организаций - недостаточный уровень организации и эффективности системы внутреннего контроля. Слабый внутренний финансовый контроль служит причиной неточной информации о финансовом положении организаций розничной торговли, представляемой внешним пользователям.
Из-за отсутствия системы управленческого учета, а также плохо организованного оперативного учета и контроля не выявляются убыточные товарные группы для исключения из оборота; слабо контролируются непроизводительные потери.
Методические приемы и способы организации оперативного контроля в розничной торговле
Для нормального функционирования торговой организации необходимо определить, какую именно работу следует выполнять, кто конкретно должен отвечать за каждое задание, включая и работу по управлению. Руководитель торговой организации осуществляет подбор кадров, делегирует отдельным сотрудникам задания и полномочия или права использовать ресурсы организации. Таким образом, субъекты делегирования принимают на себя ответственность за успешное выполнение своих обязанностей.
Некоторые обстоятельства могут заставить организацию отказаться от основного плана, намеченного, руководством. В случае, если ему не удается найти и исправить причины отклонения от первоначальных планов, организации будет нанесен серьезный ущерб. Поэтому контроль представляет собой тот процесс, который позволит организации добиться успехов в достижении своих целей.
Внедрение системы оперативного учета в розничной торговле тесно взаимосвязано с контрольными функциями системы оперативного управления. В современных условиях хозяйствования ощущается недостаток в разработках, освещающих многочисленные аспекты оперативного контроля.
Цель оперативного контроля заключается в создании системы управления, а также принятии своевременных решений по оптимизации деятельности организации. Контроль выполняет задачи по поддержанию и обоснованию оперативных решений.
Оперативный учет и контроль присутствуют на всех уровнях управления организацией, обеспечивают оптимальный ход процесса управления на всех других его стадиях (планирование, организация, регулирование, анализ).
Цели торговой организации подразделяются на долгосрочные (стратегические) и краткосрочные (оперативные). Поэтому при формировании системы внутреннего контроля торговой организации особое внимание следует обратить на стратегический и оперативный виды контроля.
В процессе осуществления краткосрочных и долгосрочных целей торговой организации стратегический и оперативный контроль тесно взаимодействуют друг с другом.
Оперативный контроль в торговой организации занимает место в каждой ступени системы управления организацией. Представим оперативный контроль в виде взаимосвязанных элементов: центры ответственности, система учета, методы и процедуры оперативного контроля (рис. 12).
К процедурам оперативного контроля можно отнести:
- разделение обязанностей между работниками;
- двойной контроль за проведением существенных хозяйственных операций. Необходимо не допускает совмещение одним лицом функций по санкционированию, исполнению и контролю за совершением хозяйственных операций;
- систему подтверждения полномочий, позволяющую четко ограничить рамки, в которых работники выполненяют свои обязанности;
- документирование и системные учетные записи, формируемые в информационных системах, представляющие собой базовые формы документального контроля в организации. Все хозяйственные операции оформляются первичными документами, принимаемыми к учету при условии, что они составлены по унифицированным формам первичной документации или по формам, разработанным организацией и содержащимся в локальных нормативных актах;
Существуют три этапа контроля:
- установление стандартов - это точно поставленная цель, разработанная в процессе планирования, которая должна быть достигнута в обозначенный отрезок времени;
- измерение того, что было в действительности достигнуто за конктретный период и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами;
- стадия, на которой реализуются управленческие решения, если это необходимо, для коррекции серьезных отклонений от первоначального плана. Например, пересмотр целей, для того, чтобы они стали более реалистичными и соответствовали ситуации.
Если первые два этапа выполнены правильно, то руководство организации не только известно о том, что в организации существует проблема, но и известен источник данной проблемы. Для успешного функционирования организация должна определить и управлять многочисленными взаимосвязанными бизнес-процессами.
Деятельность торговой организации состоит из множества бизнес-процессов, участниками которых являются структурные подразделения и должностные лица ее организационной структуры.
Под бизнес-процессом понимают совокупность различных видов деятельности, вместе создающих результат, имеющий ценность для самой организации, потребителя, клиента или заказчика.
