Содержание к диссертации
Введение
1 Документированные сведения о земельно-имущественном комплексе в контексте будущего развития кадастра объектов недвижимости 15
1.1 Обоснование основного состава документированных сведений, необходимых для информационной поддержки управления земельно-имущественным комплексом... 15
1.2 Документированные сведения государственного земельного кадастра 17
7.2.7 Основные документы 18
1.2.2 Вспомогательные документы 23
1.2.3 Производные документы 24
1.3 Документированные сведения организаций технической инвентаризации 26
1.4 Документированные сведения государственного градостроительного кадастра 29
1.5 Перспективы развития кадастра объектов недвижимости 33
7.5.7 Федеральная целевая программа «Создание автоматизированной системы
ведения государственного земельного кадастра и государственного учета объектов
недвижимости» 33
1.5.2 Государственный кадастр недвижимости 35
1.5.3 Федеральная целевая программа «Электронная Россия» 36
2 Проблема документирования информации в кадастре объектов недвижимости 38
2.1 Проблема документальной информации 38
2.2 Документ. Электронный документ 40
2.3 Сравнение бумажных и электронных документов 48
2.4 Типовой цикл документооборота 51
2.4.1 Подход к автоматизации делопроизводства и документооборота 53
2.5 Архивное хранение электронных документов 56
2.5.1 Электронный архив. Его структура 56
2.5.2 Базовый электронный архив 58
2.5.3 Электронный архив на основе СУБД 59
2.5.4 Организация электронного архива 61
2.6 Нормы архивного хранения электронных документов 69
2.7 Документирование сведений об объектах кадастрового учета 71
3 Разработка методики формирования электронного архива кадастровых документов 74
3.1 Электронный документ кадастра объектов недвижимости 74
3.2 Сравнительный анализ программно-аппаратных средств электронного архивирования 75
3.3 Технология организации и наполнения электронного архива 79
3.4 Информационно-логическая структура электронного архива 82
3.5 Технология архивирования и использования планово-картографических материалов 84
3.6 Модель сбора сведений об объектах управления в электронном архиве 85
3.7 Модель использования сведений электронного архива для целей управления недвижимостью и территориями с применением ГИС 87
3.8 Метод оценки актуальности кадастровой информации в электронном архиве .89
4 Создание электронного архива кадастровых документов 92
4.1 Экспертиза массива кадастровых документов 92
4.2 Организация структуры электронного архива в системе SAPERION 100
4.3 Формирование электронного архива кадастровых документов 104
4.4 Электронный архив как основа для перехода к электронному документообороту в государственном учреждении 112
Заключение 115
Библиографический список
- Документированные сведения государственного земельного кадастра
- Сравнение бумажных и электронных документов
- Информационно-логическая структура электронного архива
- Организация структуры электронного архива в системе SAPERION
Введение к работе
Актуальность темы. Эффективность управления объектами недвижимости обеспечивается оперативностью, достоверностью и достаточностью информации, на основе которой принимается конкретное решение. Одним из основных способов представления информации об объектах недвижимости и территориях является кадастровый документ, рассматриваемый как источник сведений для принятия управленческих решений. Правильно организованная система работы с кадастровыми документами является значимой частью системы управления объектами недвижимости и территориями.
Документирование сведений кадастра объектов недвижимости (КОН) в соответствии с Федеральным законом (ФЗ) «О государственном земельном кадастре» (ГЗК) и ФЗ «О государственном кадастре недвижимости» должно осуществляться на бумажных и электронных носителях [42, 43]. Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам - является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы [14]. Поэтому архивы документов КОН являются важнейшим информационным ресурсом для управления земельно-имущественным комплексом. Вместе с тем, в настоящее время документирование сведений КОН ведется преимущественно на имеющих юридическую силу бумажных носителях, обладающих целым рядом недостатков. От сюда возникают проблемы работы с информацией сосредоточенной в основном на бумажных носителях, которая необходима для принятия управленческих решений.
Система государственного управления реализуется в государственных учреждениях. Основная функция любого государственного учреждения -принятие управленческих решений, исходные данные и необходимая информация для этого представляются в виде информации на бумажных носителях (бумажных документах). Эти документы, содержащие до 80-85% информации, сосредоточенны в собственных архивах государственных учреждений -органов власти [60]. Автоматизация этой области деятельности играет замет-
ную роль в повышении эффективности работы органов государственной власти и местного самоуправления.
Действительно, процессы создания системы КОН в рамках Федеральной целевой программы (ФЦП) «Создание автоматизированной системы ведения государственного земельного кадастра и государственного учета объектов недвижимости», которые подразумевают переход на безбумажные технологии работы с кадастровыми документами и их электронными образами [53], еще больше обостряют эту проблему. Особую важность этому вопросу придает ФЦП «Электронная Россия», которая направлена на повышение эффективности государственного управления за счет внедрения информационных и коммуникационных технологий [54], в том числе связанных с автоматизацией работы с электронными документами (ЭД). При использовании ЭД обязательным условием является организация их хранения в электронных архивах (ЭА). Так как технологии работы с ЭД сегодня являются актуальными, то методики формирования ЭА документов становятся наиважнейшими направлениями развития автоматизации работы с документами. Следовательно, в ближайшие годы ЭА в ЭА превратятся в серьезные источники информации для принятия важнейших решений на всех уровнях управления. Т.е. проблемы хранения ЭД приобретают ключевое значение в методологии организации такого рода архивов.
В архивах документов КОН обрабатывается, накапливается и хранится архивная информация о недвижимости. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии архивов кадастровых документов являются объектом отношений физических, юридических лиц и государства. Это дает основание для научно-методических проработок вопросов, связанных с электронным архивированием сведений КОН.
Современное состояние вопроса. Сегодня наиболее остро стоит проблема использования такого значительного информационного ресурса, как
архивы документов КОН. Анализ публикаций в научной и периодической литературе показал, что методическим вопросам формирования ЭА КОН достаточного внимания до сих пор не уделялось [5, 6, 17-20, 36, 58, 61, 62, 67, 69, 74, 75, 79, 82, 86]. Следует подчеркнуть практически полное отсутствие терминологических основ в области электронного архивирования сведений КОН.
Работы по переводу архивных документов КОН в электронный вид все еще носят достаточно децентрализованный характер. Они ведутся в основном в организациях технической инвентаризации (ОТИ) объектов капитального строительства. Примером этому могут служить различные мероприятия, проводимые в рамках ФЦП в регионах России.
В процессе перевода архивов ОТИ в электронный вид осуществляется фотографирование архивной документации с получением электронных образов, которые привязываются к сведениям об объекте капитального строительства в электронном виде. Сведения вносятся в ручном режиме операторами, затем происходит фотографирование документов и последующее связывание образа и семантических данных (реквизитов). Подготавливаемые фотографами, фотографированием с использованием цифровых фотоаппаратов, образы отличаются друг от друга как в отдельно взятой ОТИ, так и по отношению к другим организациям. Это отмечено в протоколе управления Роснедвижимости по Красноярскому краю от 03.04.2007: «плохая резкость изображения, затемненность по краям, неполное фотографирование листа документа (изображение выходит за край снимка)» [67]. В этом случае, внедрение процессов автоматического или полуавтоматического архивирования за счет использования средств автоматического распознавания текста для фиксированных структур документов (бланки, формы и т.п.) не представляется возможным. Способ оцифровки при помощи ручного фотографирования весьма трудоемок. На каждые 500 тыс. инвентарных дел приходится около 2 млн. технических паспортов объектов капитального строительства, что соответствует примерно 15 млн. фотографий. Чтобы уложить процесс фотогра-
фирования в 7-8 месяцев непрерывно должны работать 30 фотографов. Кроме этого, в приложения №1 к Приказу Управления Роснедвижимости по Чувашской Республике №71-а от 08.09.2006 [там же] говорится, что используется формат JPEG в качестве формата хранения образов кадастровых документов. Данный формат не может обеспечить в полной мере соответствие между образом и источником для некоторых документов - так многостраничному бумажному документу соответствует множество файлов формата JPEG, что затрудняет просмотр и препятствует восприятию документа в качестве единого целого. При таком способе оцифровки применяемый термин «образ документа» не верен, т.к. образ на то и образ, что при тиражировании (печати) должен получаться документ практически не отличимый от оригинала - источника образа. Как следствие этого, отсутствует важная возможность печати образа и предание «распечатке» электронного документа юридического статуса, гарантированного, например, удостоверяющей подписью уполномоченного сотрудника кадастрового учреждения.
Недостаточно проработаны вопросы архивирования и использования планово-картографических материалов, что подтверждается в статье Малькова А.В. «Большое значение, как показал опыт пилотных регионов, имеет наличие картографических материалов, особенно использование существующих материалов в электронном виде» [33].
Следует сообщить об опыте формирования небольшого базового ЭА, созданного собственными силами сотрудников Земельно-кадастровой палаты по Кировской области, в котором содержатся основные, вспомогательные и производные документы ГЗК в электронно-цифровой форме. Эти документы хранятся в виде электронных образов в файловой системе и активно используются в текущей деятельности палаты. Отмечено существенное повышение эффективности работы и удобство использования документов КОН даже при таком небольшом уровне автоматизации работы с архивными документами. При этом общий объем накопленных бумажных документов, в архиве ФГУ «Земельная кадастровая палата» Кировского кадастрового округа составляет
около 3 000 000 листов только формата А4. Работа с таким массивом бумажных документов может быть связана со значительными трудностями и издержками. Однако, даже частичный перевод документов в электронный вид и организация хранилища электронных образов документов в виде файлового хранилища не решает проблему быстрого поиска документов среди большого количества вложенных папок и подпапок; более того, понижается степень безопасности хранения документов [62].
Итак, основная проблема электронного архивирования кадастровых документов, как отмечается практически во всех официальных и других источниках - отсутствие общей методики формирования и использования ЭА КОН. Создание ЭА на основе файлового хранилища средствами операционной системы не решает проблему использования документированных сведений КОН т.к. за счет большого объема документов невозможно обеспечить эффективный поиск документов вследствие роста степени вложенности папок и подпапок и невысокой надежность хранения документов в файловой системе.
Таким образом, возникает необходимость в создании общей для любой платформы (аппаратно-программной) методики формирования ЭА КОН с целью повышения эффективности управления объектами недвижимости и территориями, сохранения имеющих юридическую силу бумажных документов, обеспечения оперативного и многоаспектного поиска документов, удаленного доступа к ним, удобства тиражирования и освобождение занятых архивом бумажных документов площадей.
Цель работы. Разработка методики формирования электронного архива кадастровых документов.
Достижение поставленной цели, потребовало решения следующих задач:
- выявить базовый состав документированных сведений, необходимых для управления недвижимостью и территориями;
проанализировать состав и содержание кадастровых документов для целей подготовки к включению в электронный архив и планирования работ по его формированию;
позиционировать исследование в рамках перспективного направления развития кадастра объектов недвижимости и государственного управления земельно-имущественным комплексом и выявить наиболее острые проблемы работы с информацией на бумажных носителях в системе кадастрового учета;
обобщить материалы по тематике электронного архивирования и электронного документооборота и создать терминологическую основу электронного архивирования сведений КОН;
разработать методику формирования электронного кадастровых документов и выполнить экспериментально-практические работы по применению результатов исследования при создании электронного архива кадастровых документов.
Объект исследования. Совокупность документированных сведений кадастра объектов недвижимости на бумажных носителях, необходимых для управления недвижимостью и территориями.
Предмет исследования. Метод создания электронного архива из множества кадастровых документов, представленных информацией на бумажных носителях.
Методы исследования. Включают различные методы научного познания: анализ методической, нормативной и правовой литературы, законодательных актов в области земельно-имущественных отношений, делопроизводства, архивного дела, управления документацией, информационных, электронных, цифровых и телекоммуникационных технологий, государственных стандартов; обобщение, конкретизация и систематизация научных положений по теме исследования; сравнение; синтез; проектный метод; абстрактно-логический метод; моделирование.
Использовались материалы научных конференций, презентаций, семинаров и симпозиумов по данной тематике, а также результаты научной стажировки в Техническом университете города Штутгарт, Германия в 2006-2007 г.г.
Научная новизна состоит в том, что:
разработана и апробирована методика формирования эффективной системы электронного архивирования кадастровых документов, пригодная для любой программно-аппаратной платформы;
впервые дано определение электронного документа и электронного архива кадастра объектов недвижимости;
разработана технология организации электронного архива кадастровых документов и его информационно-логическая структура;
созданы модель сбора сведений и модель использования сведений электронного архива кадастра объектов недвижимости для целей управления недвижимостью и территориями.
Теоретическое и практическое значение работы:
в работе развиваются и получают логическое завершение положения о принципах сбора, хранения и обработки документированных сведений кадастра объектов недвижимости, не решенные в Федеральном законе «О государственном кадастре недвижимости»;
разработанные технические решения в области выбора программно-аппаратных средств для формирования, наполнения и ведения электронного архива кадастровых документов применимы в любых государственных учреждениях, осуществляющих управление недвижимостью и территориями;
организация автоматизированной системы хранения документов не только решает проблемы деятельности архива конкретного государственного учреждения, но и определяет долгосрочную модель функционирования архивов организаций, осуществляющих управление земельно-имущественным комплексом и организаций ведущих кадастровый учет объектов недвижимости.
Основные результаты, выносимые на защиту:
обоснование терминологии электронного архивирования сведений кадастра объектов недвижимости на основе действующей нормативно-правовой базы;
технология организации и информационно-логическая структура электронного архива кадастровых документов;
модель сбора сведений в электронном архиве кадастра объектов недвижимости;
модель использования сведений электронного архива для целей управления недвижимостью и территориями с применением ГИС.
Краткая аннотация диссертационной работы.
Во введении обоснована актуальность темы диссертационной работы, современное состояние вопроса, сформулированы цель и задачи исследования, научная новизна, теоретическая и практическая значимость работы.
В первой главе проводится анализ нормативно-правовой базы с целью выявления базового состава документированных сведений необходимых для управления земельно-имущественным комплексом, анализируется их структура и содержание. Особое внимание уделяется месту и роли средств электронного архивирования документированных сведений КОН в процессе создания единой системы кадастрового учета.
Во второй главе исследуются проблемы документирования информации, обосновывается необходимость скорейшего перехода к автоматизации работы с документами. Рассматриваются связанные с этим понятия электронного документа, электронного документооборота и электронного архива. Особое внимание уделяется вопросам электронного архивирования. Раскрываются общие проблемы работы с информацией на бумажных носителях в КОН.
Третья глава посвящена разработке методики формирования электронного архива кадастровых документов. Формулируется определение электронного документа КОН и показываются возможные перспективы ис-
пользования различного рода электронных документов в кадастре объектов недвижимости. Сравниваются программно-аппаратные средства для организации систем электронного архивирования. Разрабатывается технология организации и наполнения ЭА кадастровых документов, его информационно-логическая структура. Разрабатывается и предлагается технология архивирования и использования планово-картографических материалов. Методами моделирования формализуется модель сбора сведений об объектах управления в системе ЭА кадастровых документов с использованием графов. Разрабатывается модель использования сведение ЭА кадастровых документов для целей управления недвижимостью и территориями с применением ГИС. Разрабатывается и предлагается метод оценки актуальности полученных из системы электронного архивирования КОН сведений.
Четвертая глава просвещена апробации результатов исследования при создании электронного архива кадастровых документов ЦКБ Рособразо-вания. Проводится экспертиза массива архивных бумажных кадастровых документов, включающая в себя их тщательное изучение и систематизацию, подсчет общего объема массива бумажных документов и необходимого для хранения такого объема в цифровом виде «дискового пространства». Установлено оптическое разрешение при оцифровке и формат графического представления файлов образов документов в ЭА. Составлен перечень реквизитов.
Освещаются вопросы организационной структуры электронного архива кадастровых документов на базе программно-аппаратного средства от компании «ЭЛАР» под управлением системой управления ЭА - SAPERION. Описывается процесс формирования и использования ЭА кадастровых документов, показывается технологическая цепь работы с документальной кадастровой информацией при наполнении ЭА и функциональные модули системы электронного архивирования.
Большое внимание уделяется также системе документооборота в связке Рособразование - кадастровые бюро - правообладатели. Проводится экспер-
тиза существующей системы документационных потоков. Намечаются перспективы постепенного перехода от традиционного документооборота к электронному, с активным использованием ЭА кадастровых документов.
В заключении подводится итог выполненных исследований, перечисляются основные результаты, полученные автором, и обозначаются перспективы развития систем электронного архивирования в КОН.
Апробация работы. Основные положения и идеи диссертации докладывались и обсуждались на научных семинарах кафедры кадастра и основ земельного права МИИГАиК, научно-технических конференциях студентов, аспирантов и молодых ученых МИИГАиК, научно-практических семинарах корпорации «Электронный архив» в 2005-2007 г.г.
Автор непосредственно принимал участие в создании ЭА кадастровых документов в Центральном кадастровом бюро Рособразования. Материалы диссертации используются автором при чтении лекционных курсов по основам кадастра, геодезическом обеспечении и технологии кадастровых работ в Московском государственном университете геодезии и картографии.
Публикации по теме диссертации. По теме диссертации опубликовано 4 статьи в журналах рекомендованных ВАК России, и 1 работа депонирована.
Структура и объем диссертации. Структура диссертации отражает логику, содержание и результаты исследования и состоит из введения, 4 глав, заключения, библиографического списка, содержащего 87 источников. Общий объем диссертации составляет 126 страниц, включая 12 таблиц, 19 рисунков, 10 формул.
Документированные сведения государственного земельного кадастра
Государственная кадастровая документация — система документов, предусмотренная правилами ведения государственного земельного кадастра. Информация, содержащаяся в земельно-кадастровой документации, может быть представлена в текстовом, табличном, графическом, цифровом видах, на бумажных или электронных носителях.
Кадастровый документ - документ, созданный в процессе ведения государственного земельного кадастра.
Документы государственного земельного кадастра подразделяются на основные, вспомогательные и производные документы, и их ведение осуществляется на русском языке. - к основным документам государственного земельного кадастра относятся Единый государственный реестр земель (ЕГРЗ), кадастровые дела и дежурные кадастровые карты (планы). - к вспомогательным документам государственного земельного кадастра относятся книги учета документов, книги учета выданных сведений и каталоги координат пунктов опорной межевой сети. - к производным документам государственного земельного кадастра относятся документы, содержащие перечни земель, находящихся в собственности Российской Федерации, собственности субъектов Российской Федерации, собственности муниципальных образований, доклады о состоянии и об использовании земельных ресурсов, статистические отчеты, аналитические обзоры, производные кадастровые карты (планы), иные справочные и аналитические документы.
Единый государственный реестр земель представляет собой документ, который предназначен для проведения государственного кадастрового учета земельных участков. В нем содержатся сведения о правовом, природном и экономическом состоянии и использовании земельных участков, имеющие юридическую силу. ЕГРЗ земель содержит сведения о существующих и прекративших существование земельных участках.
Государственный реестр земель кадастрового района (ГРЗ КР) является составной частью Единого государственного реестра земель Российской Федерации и представляет собой сложный документ, состоящий из форм ГРЗ КР.
Структурно ГРЗ КР включает разделы и подразделы, содержащие сведения о земельных участках, территориальных зонах, а также отдельных видах недвижимого имущества, используемых в качестве характеристик земельного участка. Раздел «Земельный участок» содержит следующую информацию о земельном участке: - сведения о кадастровых номерах земельных участков в кадастровом квартале; - сведения о поворотных точках границ земельных участках и их частей в кадастровом квартале; - сведения о межах, разделяющих земельные участки в кадастровом квартале. - общие сведения (включая категорию земель и разрешенное использование); - сведения о зарегистрированных правах, ограничениях и обременениях на земельный участок; - сведения о базовых платежах за землю и об оценке; - сведения о наличии объектов недвижимости на земельном участке; - специальные сведения, содержащие качественные характеристики земельного участка.
Раздел «Территориальные зоны» состоит из двух подразделов: «Общие сведения о территориальных зонах» и «Территориальная зона».
Подраздел «Общие сведения о территориальных зонах» содержит следующую информацию о зонах определенного вида: - наименование; - обременения, устанавливаемые зоной данного вида; - номера всех учтенных зон данного вида.
Подраздел «Территориальная зона» содержит сведения об основных характеристиках конкретной территориальной зоны: - местоположение; - площадь; - описание ее формы и размеров; - основания возникновения; - особые характеристики данной зоны, определенные при ее установлении; - перечень земельных участков, входящих полностью или частично в территориальную зону.
Документы раздела «Земельные участки» комплектуются по кадастровым кварталам и хранятся в файловых папках. Для документов каждого квартала заводится файловая папка, которая идентифицируется кадастровым номером квартала. Для документов подраздела «Земельный участок» заводится файловая папка для каждого земельного участка, которая идентифицируется кадастровым номером участка.
Файловые папки кварталов и файловые папки земельных участков, которые входят в эти кварталы, помещаются в файловую книгу, которая идентифицируется кадастровым номером квартала или нескольких кварталов.
Документы раздела «Территориальные зоны» комплектуются по видам территориальных зон и хранятся в файловых папках. Для документов подраздела «Общие сведения о территориальных зонах» для каждого вида зоны заводится файловая папка, которая идентифицируется кадастровым номером вида зоны. Для документов подраздела «Территориальная зона» заводится файловая папка для каждой территориальной зоны, которая идентифицируется ее кадастровым номером.
Файловые папки видов зон и файловые папки территориальных зон, которые относятся к этим видам, помещаются в файловую книгу, которая идентифицируется кадастровыми номерами видов зон.
Формы ГРЗ КР являются простыми документами и создаются на бланках установленного образца, заполняемых в процессе государственного кадастрового учета.
Сравнение бумажных и электронных документов
В современных условиях время распространения документальной информации стало играть немаловажную роль. На фоне этого традиционные способы доставки документов (почта, курьерская служба, телеграф, подписные периодические издания и т.д.) и обусловленные ими временные параметры стали неприемлемы. Причем, что важно, данная ситуация не устраивает ни авторов документов, ни получателей соответствующей информации.
Использование бумажных документов влечет за собой необходимость применения устаревших рутинных технологий, что во многом затрудняет прохождение всех стадий подготовки документов. Обратное утверждение также имеет место быть.
Уже сейчас несложно выделить несколько явных преимуществ, которые не оставляют сомнений в переводе документальной информации на электронную основу. Прокомментируем некоторые из них.
Говоря о параметрах распространения документов, следует отметить, что для бумажных документов и время, и надежность, и стоимость доставки зависят от выбранного сервиса (почта, курьер и т.д.) и варьируются в достаточно больших пределах. Для электронных документов все упомянутые показатели близки к идеальным значениям.
Особо выделим затраты на стоимость печати документов. При использовании бумажных носителей издержки на печать при создании документов существенно возрастают, особенно на стадиях согласования, когда документ проходит несколько редакций и правок. Электронные документы позволяют проводить удобное редактирование программными средствами. Бумажная фаза существования электронного документа, если того не потребуется, может и вовсе не наступить.
Принципиально новой возможностью при работе с электронными документами является технология содержательного, или контекстного поиска, что значительно упрощает доступ заинтересованных лиц к массивам документальной информации.
За счет использования программных средств редактирования, электронных коммуникаций, возможности групповой параллельной работы над созданием и обработкой электронных документов значительно снижается цикл их подготовки.
Использование гипертекстовой и гипермедиа технологии существенно повышает эффективность работы специалистов с большими и распределенными документальными базами данных, позволяя посредством гиперссылок осуществлять просмотр и поиск тематически связанных документов.
По сравнению с бумажными документами защита электронной информации, несомненно, упростилась. Использование электронных подписей, криптографии и распределенного доступа позволяет полноценно защитить конфиденциальную информацию при минимальных затратах и сохранении оперативного доступа к документам.
Совершенно ясно, что на данный момент нет никаких сомнений в подавляющем превосходстве электронных документов над бумажными. Однако в силу ряда причин всеобщий переход на новую технологическую платформу пока не представляется невозможным.
Чтобы понять место электронного архива в системе документооборота рассмотрим его общую схему.
Согласно определению из ГОСТ Р 51141-98, документооборотом является «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления» [14], то есть полный цикл жизни всего множества документов в организации до передачи их в архив или на уничтожение. Делопроизводство, или «документационное обеспечение управления», согласно этому же источнику, обозначает «отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами». То есть делопроизводство является совокупностью организационных механизмов ведения и контроля документооборота официальных документов.
Рассмотрим ряд определений, которые впоследствии помогут нам правильно оценить эти понятия:
Документационное обеспечение управления (ДОУ) решает вопросы документирования, обеспечения и организации работы с документами, систематизацию их архивного хранения в процессе реализации функций управления.
Документирование представляет собой регламентированный процесс создания документов, то есть их проектирование, оформление, согласование и выпуск по определенным, специфичным для каждого типа документа правилам, установленным правовыми нормативными актами или выработанным традицией. Понятие «делопроизводство» базируется на понятии «документирование».
Делопроизводство - система мер по осуществлению документационного обеспечения управления, имеющая своей целью эффективное использование документов. Справедливо говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства.
Информационно-логическая структура электронного архива
Рассмотрим подробнее рисунок 6. ЭА КОН должен состоять из трех структурных блоков, обеспечивающих текущий ввод документов в систему (сбор информации), надежное хранение архивных электронно-цифровых образов документов на отказоустойчивых носителях, эффективный поиск и защиту информации от уничтожения и модификации.
Блок ввода информации (документов) представлен устройством оцифровки, управляющим им программным обеспечением (ПО) и ПО, позволяющим оптимизировать полученные в результате оцифровки образы документов. Иногда эти функции может выполнять одно ПО. Основные задачи этого элемента системы - сбор, экспертиза поступающих документов, их оцифровка с последующим индексированием.
Блок хранения представлен хранилищем носителей электронных документов. Основные задачи этого элемента системы - динамическое и статическое хранение электронных документов, обеспечение надежности хранения и аппаратной защиты носителей и самих электронных документов от искажения, модификации и утери.
Блок управления системы представлен промышленной СУБД, позволяющей оперировать большими объемами информации. Только высокопроизводительный промышленные СУБД в состоянии работать с постоянно растущим объемом хранимой информации, представленной различного рода электронными документами. Таблицы базы данных содержат информацию о реквизитах дел и документов электронного архива. Основные задачи этого элемента системы - эффективный поиск, учет, анализ и обеспечение программной защиты данных системы от искажения, модификации и утери.
ЭА КОН в целом должен, обладать возможностью расширяемости и масштабируемости, а также иметь возможности для развития и перехода на новые технологии. Важно, чтобы система не стала обособленной. Для этого необходимо предусмотреть ее интеграцию с уже существующими источниками данных (ГИС, СУБД и т.п.).
Технология архивирования и использования планово-картографических материалов
Для того, чтобы ознакомится с электронным образом документа, нам достаточно задать поисковый запрос по нужным реквизитам и вывести его на экран монитора или получит его копию в бумажном виде. С образом планово-картографического материала (ПКМ) этого недостаточно. Здесь нужно более наглядное представление, которое может быть обеспечено возможностью просмотра карты (плана) в любой использующейся в кадастровом учреждении ГИС. Предлагается следующая технология архивирования и использования ПКМ с применением ЭА:
1. Оцифровка бумажного оригинала ПКМ с получением растрового образа. Оцифровка такого рода материалов возможна с применением специализированных широкоформатных сканеров, в которых искаженна сканирования минимальны. Посте оцифровки будет получен растровый графический образ ПКМ - электронный документ. Рекомендуется
2. Формирование файла(ов) привязки растрового образа в используемой ГИС. Полученный выше электронный образ ПКМ импортируется в используемую ГИС, гае осуществляется его привязка по координатам точек. Итог згой операции - файл с параметрами привязки, например, в ГИС «Карта» зто одни файл с расширением rsw. включающий в себя н растровый образ или несколько файлов вместе с растровым фвйлом;
3. Помещение файла привязки или файлов вместе с растровым файлом а ЭА. Помещение в систему ЭА может выполняться как непосредственно из приложения, так к обычным способом архивирования. При этом формируется злектронная карточка документа с необходимыми
I. Поиск документа в ЭА по реквизитам. Поиск производится средствами системы ЭА при помощи запросов к индексной базе данных, в которой есть вся необходимая информация о хранящихся взлектронном виде ПКМ, Поиск также возможен через интегрируемое с ЭА приложение. Итог той операции - подборка опрашиваемых
О і поражение ПКМ в ГНС. Отображение ПКМ происходит при лкн на хранящиеся в архивном хранилище ПКМ в электронном внле. Т.е. автоматически может запускаться ГИС с запрашиваемым ПКМ или возможна загрузка документа в уже запущенное приложение из ЭА.
Рисунок 7 - Технологии архивирования и использования ПКМ Такая технология реализуема средствами программирования. Это позволит более эффективно и оперативно использовать планово-картографические материалы, чем это делается при обращении в архив бумажных документов. В случае успешного внедрения этой технологии в полной мере будут использоваться накопленные в кадастровых архивах ПКМ (землеустроительные, почвенные, геоботанические, оценочные и др.) в текущей деятельности кадастрового учреждения. об объектах управления в электронном архиве
Организация структуры электронного архива в системе SAPERION
Созданная система электронного архивирования кадастровых документов позволяет решать следующие задачи: - предоставлена возможность доступа к электронным копиям документов, хранящимся в архиве государственной организации; - существенно сокращается время предоставления копий архивных документов за счет эффективного и оперативного поиска их электронно-цифровых образов; - значительно снижаются трудозатраты на исполнение запросов при предоставлении, как самих архивных документов, так и сведений по ним; - существенно можно сократить, а в ряде случаев исключить процессы тиражирования и рассылки бумажных копий документов, что будет способствовать экономии финансовых средств; - обеспечивается возможность получения неограниченного количества качественных бумажных копий ОД без обращения к архивному оригиналу; - обеспечивается возможность работы с ОД одновременно для нескольких пользователей; обеспечивается сохранность бумажного фонда документов, исключается износ и потеря оригиналов бумажных документов; - созданный типовой программно-технический комплекс может использоваться в качестве типового решения для архивов кадастровых учреждений и органов государственной власти (филиалы Роснедвижимости, организации технической инвентаризации, агентства по управлению федеральным имуществом, министерства и ведомства и т.п.).
Электронный архив как основа для перехода к электронному документообороту в государственном учреждении
В процессе эксперимента были выявлены возможности системы электронного архивирования кадастровых документов на базе SAPERION для постепенного перехода от бумажного документооборота к электронному. Этот переход может происходить через работу с электронными образами бумажных документов. Система обеспечивает получение этих образов и полноценную работу ними. В системе могут быть реализованы функции маршрутизации документов и контроля пользователя за движением документов по маршруту.
Определить возможности по совершенствованию и автоматизации процессов работы с информацией на бумажных носителях поможет проведенная автором экспертиза существующей системы документооборота в связке Ро-собразование - кадастровые бюро - правообладатели. Результаты экспертизы представлены на рисунке 19.
На начальном этапе система электронного документооборота может функционировать следующим образом (исходя из схемы, представленной на рисунок 19): 1) рособразование рассылает электронный запрос по каналам связи правообладателям; 2) правообладатели оцифровывают требуемые документы и отсылают пакет в электронном виде на оптических носителях или по каналам связи в кадастровые бюро; 3) в кадастровых бюро поступающие документы обрабатываются и архивируются в систему ЭА. После этого доступны такие преимущества работы с электронными документами, как многоаспектный и оперативный поиск, тиражирование, распространение и совместная работа над документами, эффективный анализ и учет архивной информации с подготовкой необходимой отчетной документации; 4) лицо, принимающее решение, имеет удаленный доступ в систему ЭА (электронному архивному информационному ресурсу).
Такая начальная система электронного документооборота позволит: - исключить затраты на подготовку бумажных копий документов; - существенно сократить время на доставку и обработку нужных документов; - упростить обработку и анализ информации за счет использования средств ЭА по сравнению с архивом бумажных документов; Системе SAPERION поддерживает следующие функции электронного документооборота «Docflow»: - определение параллельных и(или) последовательных процессов документооборота; - правила распределения задач между пользователями и группами; - информирование пользователей о задачах; - история движения документов в системе документооборота; - доступ к внешним приложениям (обмен данными); - публикация и отправка документов.
Таким образом, электронный архив сведений об объектах управления станет ядром информационно-коммуникационной системы электронного документооборота - актуальной, активной составляющей информационных процессов государственного учреждения.
Похожие диссертации на Разработка методики формирования электронного архива кадастровых документов
