Содержание к диссертации
Введение
Глава 1 Русское деловое письмо как жанровая разновидность официально-делового стиля .
1.1 Общие свойства русского делового письма 23 - 35
1.2 Жанр делового письма 35 - 40
1.3 Классификация деловых писем 40 - 45
1.4 Совокупность признаков делового письма 45-50
Глава 2 Стилевая организация русского делового письма .
2.1 Формуляр делового письма 52-68
2.2 Этикетные средства деловой переписки 68-72
2.3 Специфика композиции текстовой части 72-78
2.4 Типы клише в письме 78 - 81
2.5 Характерное словоупотребление в языке деловой переписки 81 - 91
2.6 Особенности синтаксиса 91-94
Глава 3 Реализация стилевых характеристик в отдельных типах деловыхписем .
3.1 Стилевые характеристики наиболее частотных типов русского делового письма 95-110
3.2 Русское деловое письмо и западная деловая культура 110
Заключение 120-1
Список литературы 125 - 1
- Жанр делового письма
- Этикетные средства деловой переписки
- Типы клише в письме
- Русское деловое письмо и западная деловая культура
Жанр делового письма
Категория жанра - один из важных элементов описания языка. Вся структурная дифференциация человеческой речи в значительной степени детерминируется жанровой дифференциацией текстов. Говорящий (пишущий) подбирает средства строения текста, учитывая его жанровую специфику. Понимание текста также предполагает умение отнести его к определенному жанру, так как каждый жанр подсказывает слушающему (читающему) некий тип смысла. Каждый функциональный стиль реализуется в речевых жанрах. Жанр понимается как конкретный вид текстов, обладающих специфическим чертами, отличающими жанры друг от друга, а также общностью, которая обусловлена тем, что определенные группы жанров принадлежат к одному функциональному стилю. Термин «жанр» применим и к деловой письменности, как и к любому виду словесности. В официально-деловом стиле существует множество жанров: заявление, инструкция, договор, деловое письмо и т.д. Нас интересует жанр делового письма. При анализе его характерных жанровых особенностей нельзя не обратить внимание на их сходство с характеристиками жанра в художественной литературе. Так, в работе Г.Н.Поспелова «Теория литературы. Род и жанры литературы» автор использует следующие основные критерии этого явления: 1. Самоназвание жанра (сказка, роман, поэма). Самоназвание - это то, как авторы, критики, читатели в процессе восприятия называют литературное произведение. На идею самоназвания жанров указывал и В.Н.Турбин: «Мы мыслим жанрами, и жанрами говорим, наше мышление «жанрово организовано», тексты мы также воспринимаем жанрами» (1978, с.8). 2. Понятие жанровой формы. Обращаясь к произведению, мы непосредственно воспринимаем не что иное, как его форму - речь и композицию. Категория «жанровая форма» является исторически изменчивой, так как общественное развитие, постоянно требуя от писателей поисков новых путей эстетического познания и изображения действительности, влияет на смену жанровых форм и жанровых разновидностей (например, роман имеет большие различия по форме в творчестве различных писателей, творивших в разные эпохи). Под действием определенных исторических законов, путем накопления словесного материала происходит развитие жанровых форм, которые, дифференцируясь, закрепляются в новой фактуре речи и оформляются как разные жанровые формы (рассказ, сказка, поэма).
В то же время обращает на себя внимание то обстоятельство, что произведения одного жанра в творчестве разных писателей могут иметь общие, исторически повторяющиеся различия по своей форме. Например, жанр романа по общим чертам своей формы может быть литературным прозаическим произведением (повестью), или литературным стихотворным произведением (поэмой), или устным поэтическим произведением (сказкой). 3. Понятие объема сюжетного материала. При различии жанра имеет значение количественное различие жанра по объему сюжетного материала. Например, роман, как прозаическое произведение имеет большой объем, повесть - средний, рассказ -малый. 4. Понятие жанровой группы. В этой категории Г.Н.Поспелов усматривает объединение различных жанровых форм на основе единства их жанрового содержания (мифологического, романтического, национально-исторического, нравственно-воспитательного), что дает возможность проследить некоторое единство жанрового содержания между жанровыми формами предшествующей и современной литературы. Таким образом, жанровое содержание - явление не исторически конкретное, а типологическое, присущее литературному процессу на любой стадии его развития. Применив эти категории при анализе деловых писем, легко можно отметить, что деловые письма имеют: а) самоназвание (формуляр, отвечающий за самоназвание); б) определенную композицию и характерные формы речи, что есть на что иное, как жанровая форма; в) сюжет, заключенный в текстовой части письма; г) определенный объем; д) жанровая группа представлена разновидностями одного и того же формуляра. Из вышесказанного можно сделать вывод о близости основных положений, выдвигаемых при обосновании термина «жанр» и признаков делового письма, что позволит нам говорить о жанре делового письма. Историки и юристы также разбирают понятие документных жанров, но в иных терминах. Примером этому могут служить классификации документов, предложенные Л.М.Яковлевым в работе «Понятие и классификация документов в советском праве» (1960, с.20-21). В основу классификации документов Л.М.Яковлевым положены признаки, выявляющие особенности применения документов в отдельных отраслях советского права (характер правоотношений, к которым относятся содержащиеся в документах юридические факты; субъект, от которого документ исходит; доказательное значение документа), а также основные признаки документа (форма документа, представляющая собой сочетание определенного материала и зафиксированных в нем письменных знаков; содержание документа, заключающее в себе данные об обстоятельствах, с наличием которых действующее право связывает определенные юридические последствия; волевой характер документа). На основе этих признаков Л.М.Яковлев строит классификацию документов по содержанию (распорядительные, справочно информационные, письменные акты), по форме (простые документы, подлежащие составлению в специальной для данного вида документов установленной форме, и документы, составляемые в нотариальной форме), по характеру правоотношений (государственные правовые документы, финансово-правовые документы, семейно-правовые документы...) и т.д. В области документоведения большое внимание уделяется вопросу именования документа. Документоведы оперируют понятием «вид» документа, в которое они вкладывают различное содержание. Так, например, С.М.Каштанов под видами письменных источников (документов) понимает «такие группы памятников, которые имеют сходные внешние признаки происхождения, содержания и формы. Акты различных эпох и народов объединяются в один вид благодаря наличию у них именно таких общих внешних (формально-юридических) признаков; их происхождение -результат сделки контрагентов, содержание - определение взаимных условий, форма - комбинация устойчивых статей - формул» (1969, с. 154). О.М.Медушевский к одному виду относит «такие группы источников, которые имеют устойчивые признаки, возникающие и закрепляющиеся в силу общности функций данных источников в жизни общества. Определяющим видообразующим моментом является назначение этого источника (документа), обусловившим факт его возникновения и ряд характерных его свойств» (1975, с.25). В работе А.Н.Соковой «К вопросу о документной систематике» (1983, с.27-40) под видом документа понимается система, объединенная единством обслуживаемой функции в социальной среде, единством номинала,
Этикетные средства деловой переписки
Проблема средств этикета (обращений, подписей, формул вежливости и т.д.), употребляемых в деловой переписке, чрезвычайно важна, так как первое, на что обращает внимание получатель - это то, для кого предназначено письмо, и то, от кого оно исходит. Так, неверное обращение сразу способствует созданию неблагоприятного впечатления об отправителе. Помимо этого, неправильное обращение может быть воспринято как неправомерное умаление прав получателя или, наоборот, неоправданное расширение его прав. Недаром в первые руководства по делопроизводству включались титулярники с указанием, кого и как следует именовать. Таким образом, еще в прошлые века ошибки в обращении рассматривались как серьезные стилистические ошибки. С.Б.Веселовский показал, что, и характер подписей на русских документах допетровской канцелярии также значим (1978,с.203). Так, например, существовало три рода подписей на челобитных: «холопы твои», «сироты твои», «богомольцы твои». Подпись «холопы твои» относилась к привилегированному дворянскому сословию и означала: «члены твоего дома, не родственные тебе по крови». Подпись «сироты твои» означала, что подписывающийся не относится к дому государя, но просит или требует внимания или заботы к себе со стороны государя. Подпись «богомольцы твои» фактически означала, что подписывающийся находится в независимом положении относительно государя, но является благожелательным для государя и старается подчеркнуть духовную связь с ним. Таким образом, эти формулы означали вежливое самоунижение, но были исполнены своеобразного достоинства и как бы напоминали адресату о взаимных обязательствах. После Генерального регламента 1720 года вся эта система подписей меняется. Это было вызвано изменением в сословном строе и изменении формы власти - созданием Российской Империи.
Соответственно на первый план выходят не отношения по принадлежности к феодальному дому, а служебные ранги или классы адресанта и адресата. Обращение стало производиться по должности, с добавлением указания на чин. Вежливое обращение «господин» также было обязательно вне зависимости от того, младший ли по должности и чину обращается к старшему и наоборот. Таким образом, подчеркивалось гражданское равноправие лиц, вступивших в переписку и объединяемых документным текстом. В современной деловой переписке приняты обращения, включающие в себя словесную формулу адресата и адресанта, а также название учреждения, от лица которого отправляется письмо и учреждения получателя. Словесная формула включает в себя должность и собственное имя. Возможно также упоминание звания (для военных) или почетного звания (заслуженный работник, почетный учитель) в обращении или подписи. В советское время полностью исчезает вежливое обращение «господин», которое заменяется словом «товарищ». В последнее время обращение «господин» снова вошло в употребление, вытесняя слово «товарищ». Слово «господин» может быть сокращено «г-ну», «г-же» («госпоже»), «г-дам» («господам»). В международной переписке также сохраняется до настоящего времени традиция употреблять в обращении титул (например, дворянский титул во Франции) или звание. В этом случае вместо обращения «Господину» можно указать его титул или звание, например: «Доктору Смиту», «Профессору Шульцу». Во всех западноевропейских странах, а также в США, опускать в письменном виде титул или звание считается невежливым. Звания и титулы сокращать не принято. Однако писать «Господин + титул +звание +фамилия» принято лишь в Германии. В последнее время в России обозначилась устойчивая тенденция вообще опускать обращение «господин» или «товарищ». Остается лишь указание должности и собственное имя получателя. Например: Первому заместителю
Генерального директора ОАО «Химоптторг» Арапову В. В. При формулировке обращения учитывается принцип взаимности. Известный параллелизм в названии адресата и адресанта с непременным указанием должности и при отсутствии вежливых форм обращения («господину») способствует подчеркиванию частноправового характера письма, формулируя итог частного соглашения. Далее следует собственно обращение: «Уважаемый г-н Смирнов...» или «Уважаемый Александр Васильевич...» Слово «уважаемый» не универсально, оно не включается в формулу письменного обращения к особо важной персоне (V.I.P. - very important person). Такой персоной считается не только высокое должностное лицо (члены правительства, парламента, губернаторы, мэры), но и заслуженные деятели науки, искусства, известные общественные деятели. В письмах к таким людям используются обращения: «глубокоуважаемый, высокоуважаемый». Например: Главному конструктору Знак восклицания в этом случае указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому вопросу придается особое значение. Выбирая формулу обращения, нужно помнить, что пофамильное обращение подчеркивает дистанцию и придает письму более официальный характер, а обращение по имени и отчеству подчеркивает налаженность деловых отношений. Заключительные фразы письма также значимы, как и начальные. Завершение письма всегда связано с обозначением перспектив (сотрудничества, деловых отношений, проекта, решения вопроса и т.д.). Именно поэтому последние фразы выражают надежду, уверенность, радость, одобрение, признательность. "С наилучшими пожеланиями.... С надеждой на дальнейшее сотрудничество... Добро пожаловать на нашу презентацию!" и т.д.
Типы клише в письме
Язык деловой переписки всегда отличался клишированностью речевых норм. Клишированность делового языка связана с такой чертой, как объективность. Объективность выражения связана с необходимостью нормализации и стандартизации делового документа. Стандартизация предоставляет много удобств, как с технической стороны при написании, так и в плане восприятия. Стремление представить человеческую деятельность и жизненные ситуации как типизированные классы ситуаций приводит к частой повторяемости и единообразию речевых средств и, как следствие, к созданию благоприятных условий для возникновения языковых шаблонов. Всякий стандарт способствует нормированности отношений людей. И формирование такого стандарта создается, прежде всего, в языковых выражениях, так как от речи зависит дальнейшая деятельность. Поэтому документные клише свидетельствуют о развитости деятельности, показатель уровня языковой культуры документов. Необходимо отметить также, что тематический круг деловой переписки не безграничен и ситуации в ней повторяются. И разнобой «в формах речевого выражения, индивидуально стилистические вольности только мешали бы в деловых документах, замедляли бы их понимание» - пишет Д.Н.Шмелев (1966,с.430). «Деловые письма составляются, а не пишутся», - отмечает Г.Я.Солганик, говоря о роли стандартных клише в деловом языке (1997,с.195). Клише языка деловой переписки можно разбить на следующие смысловые типы: 1. Языковые формулы, характеризующие аспект содержания письма. Так, например, если аспектом содержания письма является выражение гарантии (гарантийное письмо), то для этого потребуется определенная языковая формула (под языковой формулой нами понимается устойчивый оборот, словосочетание, выражающее вид, характер той или иной управленческой, производственной и прочих функций). В данном случае это будет выражение: «Оплату (а) гарантируем (тся). Модель при необходимости может быть легко развернута: «Оплату гарантируем через отделение Сбербанка» или «Оплату гарантируем через отделение Сбербанка в трехдневный срок с момента отгрузки». Языковой формулой письма-напоминания будет - «напоминаем», сопроводительного - «направляем», сообщения - «сообщаем, уведомляем, ставим Вас в известность», предложения - «предлагаем» и т.д. Задача составителя письма заключается лишь в том, чтобы выбрать соответствующую модель и подходящий для данного письма ее речевой вариант. 2. Конструкции, мотивирующие действия. Например: В связи с возможностью (необходимостью, началом) В соответствии с решением (договором) В целях улучшения (ограничения) и т.д. Приобретая устойчивый характер, подобные конструкции сближаются с фразеологизмами.
Важный характер в такого рода конструкциях играют, как можно видеть из примеров, отыменные предлоги и отглагольные существительные. Семантико-стилистические свойства отглагольного существительного делают его весьма важным компонентом деловой переписки.- Практика их использования показывает оправданность их употребления и невозможность их глагольных замен. Прежде всего, этому помогает способность отглагольного имени называть общее представление о конкретном действии. При этом утрата грамматических категорий, свойственных глаголу (вида, залога, времени) и создает столь нужную деловой речи однозначность и (одновременно) обобщенность смысла. Это в свою очередь придает деловой речи официальную «значительность» и особую модальность. Таким образом, можно сделать вывод, что употребление глагольного имени в языке деловой переписки является в нем константным тематически и ситуационно оправданным клише. Сравним другие примеры: в исполнение договора, в случае непоступления, с момента поступления и т.д. 3 .Устойчивые речевые формулы ввода информации Например: Ставлю Вас в известность... Требуем принять решение о... Просим принять приглашение на ... 4.Устойчивые этикетные формулы обращения, приветствия, прощания, поздравления и т.д. Например: Уважаемые господа! Выражаем надежду на дальнейшее сотрудничество. Всегда к вашим услугам. 5.Канцеляризмы, свойственные административно-канцелярскому подстилю вообще Например: ходатайствовать, надлежащий, непринятие (мер) и другие, малоупотребительные вне рамок данного подстиля. б.Номенклатурные названия Номенклатурные названия в документах - это, прежде всего названия участников деловой коммуникации, т.е. названия адресата и адресанта документа (действующих лиц и учреждений), а также названия, обозначающие марки изделий. Действующие лица называются по их должностям и собственным именам, а учреждения - по собственным именам. Клишированность номенклатурных названий порождает возможность аббревиатурного представления этих названий в текстах переписки. Аббревиатуры можно разделить на несколько типов: 1. Слоговой тип: Химоптторг, Главснаб, Связьстройинвест 2. Инициальный тип: ЦРК - Центр по работе с клиентурой, БТИ - Бюро технической инвентаризации, ГТС - Городская телефонная станция. 3. Простое усечение: техн., зав., главн.обр. 4. Смешанный тип: НИИасбест В современных деловых письмах все виды аббревиатур используются очень широко. При этом меняется их состав. Уходит огромное количество аббревиатур, порожденных плановой экономикой. Интеграция России в мировую экономику обусловила приток новых слов, среди которых особое значение имеет англоязычная лексика (INFA, BIG, IBM, USD, Лукойл).
Русское деловое письмо и западная деловая культура
Говоря о жанровом и стилистическом своеобразии русского делового письма, устойчивости его норм, нельзя в то же время не отметить несомненного влияния, которое оказывается в последнее время на развитие жанра деловой переписки со стороны западной, в первую очередь английской коммуникативной культуры. Процессы взаимодействия и взаимовлияния культур, развивающиеся в ходе углубляющейся интеграции социального взаимодействия, объективны и неизбежны. Расширение межнационального и межкультурного общения свидетельствует об улучшении взаимопонимания народов, об интересе друг к другу. В связи с этим представляется необходимым проанализировать в данной главе принципиальные сходства и различия русского и западного делового письма, с целью выявления тех случаев, в которых русская деловая корреспонденция испытывает на себе влияние западного делового стиля. При сравнении деловых писем двух культур можно сделать вывод о сходстве основных типов писем в плане обшей целевой установки, что обусловлено их использованием в одной функциональной сфере, участники которой вынуждены подчиняться общим закономерностям. Так, например, информационные письма обеих коммуникативных культур имеют своей целью информирование адресата о тех или иных фактах с целью побуждения адресата к каким-либо определенным действиям или изменению мнения о событиях реальной действительности. Общей целью характеризуются особые разновидности информационных писем: письма-рекламации, письма-жалобы, письма-напоминания, основной целевой установкой которых является устранение возникших проблем. Следующей распространенной в обеих культурах разновидностью деловых писем являются письма-запросы, коммерческие предложения, письма-заказы, в которых основным видом целевой установки является просьба (требование) совершить то или иное действие.
Способом реагирования на запросы и предложения являются письма-согласия (принятие предложения, согласие с условиями) и письма-отказы. Особой группой писем, лишь частично соответствующих канонам русской деловой переписки, являются письма, выражающие эмоциональное отношение адресанта к каким-либо событиям, действиям деловых партнеров и т.д. Эта группа писем характеризуется общей целевой установкой, направленной на формирование и поддержание благоприятного имиджа. В данную группу входят письма с выражением благодарности, извинения, поздравления, соболезнования и т.д. Эти письма встречаются в русской деловой переписке достаточно редко по сравнению с западной практикой, где подобные письма более весомы и частотны. Это связано с тем, что в русской практике извинение, благодарность и т.д. может присутствовать в качестве дополнительного фрагмента в текстах иных видов писем (например, письма-просьбы, письма-ответа), что является недопустимым в текстах англоязычной переписки. С точки зрения факторов адресата и адресанта делового письма, их коммуникативного статуса, можно отметить как сходство, так и определенные различия. Так, адресатами и адресантами делового письма в обеих культурах выступают официальные, коммерческие, производственные организации и учреждения, а также граждане, которые выступают в роли заказчиков, исполнителей, продавцов, покупателей и т.д. К различиям можно отнести тот факт, что в западной традиции в процесс деловой корреспонденции вовлечено, как в качестве адресата, так и адресанта, большее количество граждан, выступающих в статусной роли родителей школьников, владельцев кредитных карт, жильцов, домовладельцев и т.д.
Данные адресаты составляют значительную долю получателей информационных, рекламных писем, писем-просьб. В практике русской деловой корреспонденции адресатами выступают, как правило, организации или те, кто уполномочен выступать от их лица. С жанрово-тематической точки зрения можно также отметить как сходства, так и существенные различия. Так, в группе информационных писем полностью совпадающими жанрово-тематическими типами являются: собственно информационные письма, сопроводительные письма, письма-уведомления, ответы на запросы. Частично совпадающими являются англоязычные подтверждающие письма, которым в русской деловой практике соответствуют подтверждающие письма, а также иные документы (справки). Жанрово-тематический тип писем-жалоб, рекламаций, писем-напоминаний, основной целевой установкой которых является устранение возникших проблем, существует в обеих культурах и является полностью совпадающим. Полностью совпадающими типами являются также письма-запросы, коммерческие предложения, письма-заказы. Полностью отсутствующими в русской традиции следует признать распространенный в западных странах тип рекомендательного письма. Данному типу в русской практике соответствует другая жанровая разновидность официально-делового стиля - характеристика. Не имеют прямых аналогов так называемые Letters of application (письма-запросы о возможности трудоустройства) и письма о назначении на должность и уходе с должности. Этой разновидности писем в русской коммуникативной культуре в плане функционального сходства также соответствуют другие жанровые разновидности деловой коммуникации - заявление о приеме на работу, приказ о назначении на должность (об увольнении). В плане выбора способов раскрытия темы номинация, описание, повествование в текстах обеих культур используются одинаково. Так, например, в текстах как западных, так и русских информационных писем функция информирования раскрывается с помощью номинативного и описательного способов. В текстах сопроводительных писем используется в
