Содержание к диссертации
Введение
ГЛАВА 1. Управленческий учет в условиях современнных информационных технологий 14
1.1. Переход предприятий к электронным системам учета 14
1.2. Управленческий учет как информационная система 27
1.3. Технологические принципы компьютерной автоматизации управленческого учета 37
1.4. Реализация технологии клиент-сервер на базе программных средств Microsoft 52
ГЛАВА 2. Применение инструментальных средств microsoft для построения корпоративных систем управленческого учета 62
2.1. Задача получения программной платформы для автоматизации управленческого учета в экономике 62
2.2. Системы счетов и другие базовые информационные структуры управленческого учета 65
2.3. Информационные функции объектов Microsoft SQL Server и Microsoft Access, соглашение об именах и концепция развития проекта 76
2.4. Методы построения серверной части систем управленческого учета в экономике 87
2.5. Методы построения клиентского приложения для систем управленческого учета в экономике 103
2.6. Методы сопровождения КИС на платформе MS SQL Server 126
2.7. Методы информационно-справочной поддержки пользователей и применение гипертекстовых технологий 132
2.8. Выводы ко второй главе 136
ГЛАВА 3. Построение корпоративных систем управленческого учета 142
3.1. Применение методов построения систем управленческого учета в условиях реальной экономики 142
3.2. Система финансового планирования и контроля денежных расходов производственного предприятия 144
3.3. Система управленческого анализа и контроля продаж 161
3.4. Системы управленческого учета на производстве 167
3.5. Система обслуживания крупного парка технических средств 169
3.6. Электронный документооборот в замкнутой системе обслуживния 182
3.7. Реализация функций контроллинга по системам счетов управленческого учета 187
3.8. Выводы к третьей главе 192
Выводы и предложения 195
Список сокращений 198
Библиография
- Управленческий учет как информационная система
- Системы счетов и другие базовые информационные структуры управленческого учета
- Методы построения клиентского приложения для систем управленческого учета в экономике
- Система финансового планирования и контроля денежных расходов производственного предприятия
Введение к работе
Актуальность темы исследования. Современные информационные технологии открыли качественно новые возможности повышения экономической эффективности работы предприятия за счет информационной поддержки его менеджмента. Компьютерная обработка информации по совершаемым предприятием хозяйственным операциям позволяет осуществлять оперативный контроль и анализ, необходимые при принятии управленческих решений, что особенно актуально при больших объемах информации и в условиях дефицита времени. Сетевые системы обработки электронной информации позволяют не только координировать работу большого количества сотрудников и подразделений при решении общих задач предприятия, но и являются основой информационной прозрачности бизнеса для руководителей, что существенно уменьшает неопределенность и, тем самым, увеличивает эффективность управления. Актуальность построения компьютерных систем информационного обеспечения и поддержки бизнеса также подтверждается постоянно растущим интересом со стороны менеджеров крупных и средних компаний и стабильно высоким спросом на специализированные программные продукты. Возможности стандартных продуктов (1С Предприятие, Галактика, Парус и др.) в любом случае ограничены и не позволяют решать любые задачи компьютерной автоматизации управленческого учета. В свою очередь, инструментальные средства Microsoft на сегодняшний день являются мощным и доступным инструментом построения собственных корпоративных бизнес-приложений для широкого круга задач компьютерной обработки бизнес-информации в системах управленческого учета, что является альтернативой превалирующему в литературе по информационным технологиям в экономике подходу, заключающемуся применении стандартных продуктов. Возможности программных средств Microsoft в данной сфере экономики изучены недостаточно, кроме того, отсутствует логически завершенная технология их
применения с учетом экономической специфики задач управленческого учета, что подтверждает актуальность темы исследования.
Степень разработанности проблемы. Научное направление современных информационных технологий, как чисто техническая область знаний, является молодым и стремительно развивающимся направлением, при этом технологии применения инструментальных средств в экономике являются еще более инновационной отраслью экономических знаний. На сегодняшний день общей методологии компьютерной автоматизации управленческого учета с учетом экономической специфики задач представлено не было. Тем не менее, существует достаточно обширный научный и практический материал по применению технологий построения реляционных баз данных, которые являются основой построения компьютерных систем управленческого учета. Наиболее содержательные работы по этой теме представлены зарубежными авторами, среди которых такие авторы как Кодд Э.Ф., Литвин П., Гетц К., Гунделой М., Роб П., Коронел К., Саймон А.Р. Кроме того, информация по применению инструментальных средства программирования баз данных в большом объеме представлена в электронных справочных системах Microsoft (Microsoft Developer Network и др.), а также в интернет-ресурсах и на интернет-форумах разработчиков. Учитывая низкую степень разработанности проблемы и ее практическую актуальность, выполненное автором исследование носит выраженный научно-практический и инновационный характер.
Целью исследования является разработка на основе инструментальных средств Microsoft общей программной платформы и технологии ее применения для решения класса задач по построению компьютерных систем автоматизации управленческого учета в экономике на уровне предприятий малого и среднего бизнеса. Для достижения поставленной цели необходимо решение следующих задач:
провести анализ специфики экономической информации в различных системах управленческого учета на предприятиях и определить связь между общими принципами построения схем
ведения управленческого учета и порождаемыми ими структурами информации и методами ее обработки при реализации целей ведения управленческого учета;
выделить общность в информационных моделях систем управленческого учета и разработать общие блоки учетной информации, из которых формируются компьютерные информационные системы управленческого учета; изучить функциональные возможности инструментальных средств Microsoft, которые позволяют осуществлять программную реализацию корпоративных систем управленческого учета на уровне предприятия;
на основе полученных стандартных блоков информации управленческого учета разработать общие методы построения систем компьютерной обработки учетной информации от хранения и обработки данных на уровне базы данных до построения автоматизированного графического интерфейса пользователя; на основе полученных методов построения разработать методы последующего сопровождения и поддержки работающих программных систем автоматизации управленческого учета, а также методы информационно-справочной поддержки пользователей; провести верификацию теоретических положений, выполнив практическое построение компьютерных систем автоматизации управленческого учета в соответствии с разработанной технологией и осуществив внедрение в промышленную эксплуатацию. Предмет исследования - применение инструментальных средств
Microsoft в задачах компьютерной обработки информации систем
управленческого учета в экономике на уровне предприятий малого и среднего
бизнеса.
Объект исследования - инструментальные средства программирования
баз данных, поставляемые фирмой Microsoft.
Методология исследования основана на классическом системном подходе в программировании. В рамках этого подхода все компьютерные системы управленческого учета рассматриваются как определенный класс, для которого можно выделить общую системную часть (ядро, платформу), выполняющую общую поддержку программной функциональности систем управленческого учета. Системное ядро формируется итеративно, посредством синтеза решений частных задач, выделения общего из частного, практического внедрения в эксплуатацию, нахождения логических противоречий между схемами ведения учета и их программной моделью, последующего синтеза и построения следующих версий.
Теоретико-методологической основой диссертационной работы являются работы по теории и технологиям баз данных, печатные издания и электронные справочные системы по языкам и технологиям программирования, в том числе Microsoft Developer Network (MSDN), а также материалы сети интернет и интернет-форумов разработчиков.
Эмпирическую основу исследования составляют результаты практического внедрения созданных программных систем автоматизации в промышленную эксплуатацию. Результаты практического тестирования и анализа логических противоречий позволяют выделить общие функциональные блоки, которые формируют платформу для построения систем компьютерной автоматизации управленческого учета.
Научная новизна исследования состоит в том, что была найдена логически завершенная технология применения инструментальных средств фирмы Microsoft не как традиционных средств программирования баз данных, а именно как инструментов построения компьютерных систем для автоматизации управленческого учета в экономике. Это позволило создать специально предназначенную для этих целей программную платформу и сборочную технологию построения компьютерных систем управленческого учета, за счет чего эффективность разработки была повышена в несколько раз.
Основные научные результаты, определяющие новизну данного исследования, заключаются в следующем:
представлено универсальное программное решение, обеспечивающее поддержку древовидной модели данных для построения систем счетов управленческого учета в инструментальных средствах Microsoft, которая положена в основу реализации учетных и аналитических функций для любых видов и предметных областей управленческого учета;
получено функциональное ядро клиентской части на основе Microsoft Access, представляющее общий для всех систем набор глобальных модулей, которые выполняют полную программную поддержку всех стандартных функций графического интерфейса пользователя в компьютерных системах управленческого учета в экономике;
разработана общая технология последующего сопровождения рабочей версии автоматизированной системы управленческого учета на платформе Microsoft SQL Server, основанная на анализе древовидной иерархической модели зависимостей объектов базы данных, которые также рассматриваются как объекты системы учета, и автоматической генерации сценария обновления по иерархическим уровням объектов;
разработана достаточно общая информационная модель для широко распространенной задачи финансового менеджмента - задачи бюджетирования денежных расходов предприятия и представлена ее завершенная компьютерная реализация на основе древовидных моделей данных для систем счетов учета приобретаемых товаров (услуг) и статей бюджета расходов;
впервые на уровне научной работы представлены методы программной поддержки полностью замкнутого электронного документооборота (включая систему электронного согласования
графиков работ) в производственной системе обслуживания парка измерительных приборов, разработанные на основе технологии активных баз данных с применением триггеров и хранимых процедур СУБД Microsoft SQL Server.
Практическая значимость результатов исследования заключается в получении общей технологической платформы, специально предназначенной для компьютерной реализации различных схем ведения управленческого учета в масштабах предприятия на основе технологий Microsoft;
возможности свободного применения полученных технологических методов в связи с общедоступностью и повсеместным распространением программных средств Microsoft в нашей стране; получении готовых информационных моделей учета и поддержки принятия решений (в том числе, схем баз данных) для производственной и финансовой сфер управления предприятием;
- реализации предложенных технологических методов построения в форме сетевых программных решений масштаба предприятия, которые могут быть внедрены в промышленную эксплуатацию на большом количестве предприятий России.
Апробация работы. Основные положения, разработанные в диссертации, были представлены:
на XI международной научной конференции студентов, аспирантов и молодых ученых «Ломоносов-2004», Москва, МГУ, 12-15 апреля 2004г.;
на международной научной конференции «Актуальные проблемы экономической науки и хозяйственной практики», Санкт-Петербург, СПбГУ, 15-17 апреля 2004г.;
на пятой всероссийской научно-практической конференции «Информационные технологии в России», Москва, ВВЦ, 28 и 29 сентября 2004г.;
на десятой международной конференции молодых ученых-экономистов "Предпринимательство и реформы в России", Санкт-Петербург, СПбГУ, 15 - 17 декабря 2004г.;
на конференции "Автоматизация и оценка качества измерений", Санкт-Петербургская академия методов и техники управления, 1-3 июня 2005г.
Совместно с теоретической работой, автором регулярно осуществлялись практические внедрения разрабатываемых систем компьютерной автоматизации управленческого учета на предприятиях различного масштаба, в том числе на ОАО "Пивоваренная компания "Балтика", где было выполнено успешное внедрение программного комплекса АСМО (автоматизированной системы метрологического обеспечения). По факту внедрения АСМО получен акт о внедрении, утвержденный вице-президентом ОАО "Пивоваренная компания "Балтика" (Приложение 1).
Публикации. Основное содержание диссертации опубликовано в 3 статьях объемом 1,6 авторских п. л.
Объем и структура работы. Диссертация состоит из введения, трех глав, выводов и предложений, списка сокращений, списка использованной литературы (115 наименований) и 30 приложений. Основной текст диссертации представлен на 197 страницах, включая 12 таблиц и 56 рисунков. Приложения к диссертации представлены на 131 странице.
Во введении к диссертации обосновывается актуальность темы, раскрывается общее состояние проблемы и степень ее изученности, определяются цель и задачи исследования, представлена научная новизна, излагаются методические подходы к рассмотрению проблемы, практическая значимость и апробация полученных результатов.
В первой главе диссертации «Управленческий учет в условиях современных информационных технологий» проводится анализ возможностей применения электронной информации в экономике с целью поддержки принятия управленческих решений и рационализации
использования ресурсов предприятия. Рассматриваются современные технологические методы построения автоматизированных информационных систем, обосновывается выбор инструментальных средств Microsoft как базовой платформы для построения компьютерных систем автоматизации управленческого учета.
Во второй главе диссертации «Применение инструментальных средств Microsoft для построения корпоративных систем управленческого учета» проводится анализ применения функциональных возможностей инструментальных средств Microsoft для программной реализации функциональности систем управленческого учета в масштабах предприятия. Технологический процесс построения стандартизируется с учетом экономической специфики ведения управленческого учета, вырабатывается общая технология построения компьютерных систем управленческого учета, основанная на принципах сборочного программирования на основе ядра из стандартных программных модулей с требуемым набором настроек.
В третьей главе диссертации «Построение корпоративных систем управленческого учета» проводится экспериментальная проверка разработанных технологических методов на реальных областях управленческого учета в экономике (финансовый, производственный учет). Показывается применение технологии и высокая эффективность разработанных методов построения корпоративных систем управленческого учета.
В выводах и предложениях содержатся выносимые на защиту научные результаты, полученные в ходе выполнения исследования и апробации основных положений диссертационной работы, даны рекомендации по их реализации в практической деятельности при построении автоматизированных систем управленческого учета масштаба предприятия.
Управленческий учет как информационная система
Управленческий учет на предприятии представляет собой самостоятельную информационную систему, специально предназначенную для решения задач информационного обеспечения управления предприятием. Как самостоятельная область знаний управленческий учет сформировался в 1910-1920 гг., но особую популярность завоевал в середине 50-х - 60-е годы, когда в теории управления переживали бум смежные дисциплины, связанные с принятием решений, в том числе системный и ситуационный подходы, прикладные аспекты теории информации [70]. Русский термин "управленческий учет" выступает переводом к английского термина "managerial (management) accounting" и является очень близким по значению с другим англоязычным термином, большей частью распространенным в Европе - "контроллинг". В отечественной и мировой теории управленческий учет понимается как аналитическая система, цель которой - формирование актуальной информации для всех иерархических уровней менеджмента, то есть информационная поддержка руководства при принятии решений по различным аспектам деятельности предприятия [104, стр. 16-19]. Ключевая особенность управленческого учета заключается в отсутствии стандартов, что выражается в том, что учетная система проектируется индивидуально под конкретные задачи управления "сверху-вниз" исходя из информационных потребностей руководства.
Впервые отечественные практикующие бухгалтера столкнулись с тем, что учет может подразделяться на внешний и внутренний в начале 90-х годов, когда российские предприятия начали устанавливать первые прямые контакты с зарубежными партнерами. Однако в самом начале 90-ых практическое использование западного опыта управленческого учета было редким исключением. Более того, встречались даже принципиальные противники введения в отечественный профессиональный язык самого понятия "управленческий учет", которое, по их мнению, можно было бы заменить словом "оценка". Этот вариант не прижился, поскольку не отражает специфики управленческого учета [104, с. 16-19].
Стоит отметить, что понятие управленческого учета, как одно из наиболее общих понятий в экономике, трудно поддается точному определению. Несмотря на многолетнюю историю развития вопроса, среди специалистов до сих пор нет единого мнения о сущности, роли, назначении и месте управленческого учета в системе функционирования предприятия, поэтому имеет смысл вначале перейти к рассмотрению основных определений управленческого учета, предлагаемых авторами.
В наиболее общем определении, с которым согласуются определения большинства авторов, [например 16, 25] управленческий учет представляет собой систему организации учетной информации в том виде, в котором ее необходимо иметь для анализа и управления, что отражает основную суть и функциональное назначение понятия. В отечественной литературе воспроизводятся аналогичные определения, например Григорьева Л. Ю. [22]:
Управленческий учет - есть система сбора, обработки и предоставления информации высшему менеджменту для принятия последним различных управленческих решений.
Как видно из вышеуказанных определений "управленческий учет" стоит в прямой подчиненности к принятию "управленческих решений". Управленческий учет нужен и ведется в том виде, в котором он необходим для принятия управленческих решений. Более общий вариант, который по смыслу перекрывает предыдущие определения, предлагается в материалах экспертно-консультативного совета по вопросам управленческого учета при Минэкономразвития России [56].
Управленческий учет - система сбора, анализа и представления финансовых и производственных данных, на основании которых руководством предприятия принимаются оперативные и стратегические управленческие решения в условиях ограниченности ресурсов.
Впрочем, существует также и более узкая трактовка понятия управленческого учета, при которой под управленческим учетом понимается формирование специальных отчетов из имеющихся бухгалтерских данных для целей поддержки принятия решений [102]. Однако данный подход страдает рядом недостатков: при решении управленческих задач, как будет показано ниже, недостаточно руководствоваться только информацией бухгалтерского учета. Также в качестве одной из крайностей, по мнению автора [22] является определение управленческого учета, данное авторами [63].
Управленческий учет - это система управления прибылью предприятия через управление затратами. Нетрудно понять, что данное определение появилось как следствие того, что управленческий учет, как экономическая дисциплина берет свое начало с учета издержек и калькуляции себестоимости продукции в производстве [25].
Из приведенных выше определений можно выделить главный принцип формирования системы управленческого учета на предприятии как информационной системы - в основе построения системы регистрации и обработки информации лежат задачи управления предприятием, которые должны решаться информационной системой. Процесс развития системы управленческого учета является цикличным. Выработка руководством новых принципов ведения управленческого учета, меняет работу предприятия и приводит к необходимости дальнейшей корректировки системы учета, а также к ее расширению. Схема подобного циклического процесса развития системы управленческого учета представлена на рисунке (Рисунок 1.2) [дается по 59]. В общей постановке, большинство авторов выделяют задачи планирования, контроля и оценки результатов, при этом основное внимание уделяется принятию соответствующих корректирующих действий при расхождении плановых и фактических показателей [106].
Системы счетов и другие базовые информационные структуры управленческого учета
Система управленческого учета представляет собой, прежде всего, информационную систему, основная функциональность которой заключается в хранении определенных структур данных, применяемых в управленческом учете, и обработке этой информации. Следовательно, разработку общей платформы нужно начать с выделения общих структур информации, которыми обеспечивается поддержка информационной функциональности систем управленческого учета в экономике (с. 30).
Говоря об информационных структурах, следует отметить, что в нашем распоряжении имеются технологические возможности реляционной СУБД Microsoft SQL Server, поэтому все учетные данные будут распределены в определенной структуре связанных между собой реляционных таблиц. Таким образом, анализ структур информации, применяемых в управленческом учете, сводится к выделению общих реляционных моделей данных и методов их применения.
Концепция систем счетов управленческого учета. Так как системы управленческого учета создаются "сверху-вниз", исходя из целей и задач управленческого контроля и анализа бизнеса (с. 31), необходимо решить вопрос компьютерной поддержки учетных и аналитических функций систем. В соответствии с теорией и практикой построения учетных систем в экономике, анализ хозяйственной деятельности осуществляется по счетам учета, в нашем случае, счетам управленческого учета. В самом общем определении под счетом понимается информационный объект произвольной природы, для которого выполняются расчеты определенных числовых величин1 (показателей), применительно для сферы экономики, характеризующих экономическое состояние и результаты работы предприятия в определенном разрезе. Например, если говорить об управленческом учете в производстве, то для счетов производственных подразделений могут быть получены количество того или иного технологического оборудования, количество выпущенных деталей; в финансовой системе бюджетирования денежных расходов для счетов учета расходов (статей бюджета расходов) вычисляются итоговые данные за период (месяц, год) по осуществленным денежным расходам. Требуемая вычислительная функциональность реализуется связыванием информации (в основном, документов, регистрирующих хозяйственные операции, хотя, возможно, и справочной информации, в зависимости от задач учета) со счетами управленческого учета. Так, например, каждую оплату за товары и услуги можно отнести к счету центра затрат (подразделению предприятия), а каждую товарную позицию оплаты к счету статьи бюджета (группе товаров и услуг). Таким образом, сделав выборку из оплат (оператор SELECT, подробнее см. с. 48) за заданный интервал времени, можно рассчитать итоговые денежные расходы как по счетам центров затрат, так и по счетам статей бюджета расходов.
Хозяйственные операции предполагают взаимодействие нескольких информационных объектов (счетов управленческого учета), которые объединяются в одном документе с обязательным указанием даты совершения операции, формируя, таким образом, транзакцию2 [65 с. 130]. Например, операция перевода денежных средств с расчетного счета предприятия предполагает взаимодействие двух информационных объектов: расчетного счета предприятия (со всеми банковскими реквизитами) и расчетного счета предприятия контрагента. Транзакциями в системе учета регистрируются изменения экономических ресурсов предприятия по счетам учета, что представляет собой информационную основу контроля работы подразделений и служб предприятия и принятия оперативных решений.
Из сказанного выше следует, что технология компьютерной поддержки систем счетов управленческого учета является краеугольным вопросом построения систем автоматизации управленческого учета. Системы счетов представляют собой фундамент проекта системы управленческого учета, так как именно они реализуют ее аналитические возможности.
Разработка общей концепции и технологии построения систем счетов управленческого учета в среде инструментальных средств Microsoft выполнялось автором итеративно (с. 38) по схеме "от практики к теории", поэтому начнем с рассмотрения примеров1 информационных структур для реальных систем счетов в экономике (Таблица 2.1).
Методы построения клиентского приложения для систем управленческого учета в экономике
После того как сформирована общая методология построения информационного ядра системы - базы данных, следующей задачей выступает разработка эффективных методов построения клиентской оболочки пользователя для работы с данными. Сама по себе клиентская часть (оболочка) в клиент-серверной архитектуре (с. 77) не содержит в себе никакой информации, а предоставляет: - графические функции, реализующие логику представления информации в графических формах (логика представления); - сервисные функции по автоматизации работы пользователя с информацией базы данных (логика поведения).
Эта функциональность обеспечивает доступ пользователей к информации, а также максимальное удобство и производительность труда при работе с учетной системой. Решение поставленной задачи заложено в самой постановке задачи - технология построения клиентской надстройки определяется базисной частью системы, то есть теми базовыми структурами информации, для которых создается графическая и сервисная оболочка. Тем не менее, задача создания удобной и функциональной оболочки, по опыту разработки, является наиболее сложным и трудоемким этапом построения учетной системы, так как требует не только разметки графических объектов, но и программирования их функциональности при реализации необходимых пользователю сервисов для работы с данными. Для крупных проектов, содержащих большое количество графических объектов, необходимо создавать общую концепцию графической разметки программных интерфейсов и поддержки их функциональности. Стоит также отметить, что именно на этом этапе создается товарный вид программного продукта, который, в частности, определяет его маркетинговый потенциал и цену, так как, если интерфейс системы представляется пользователям запутанным и неудобным, то эффекта от ее внедрения не будет, даже при идеально спроектированной серверной части [37, с. 141].
Говоря о методах программирования клиентского приложения, следует исходить из общих информационных принципов нормализации программного функционала и разделения частных и общих функций клиентского интерфейса систем управленческого учета в экономики. Поэтому рассмотрим подробнее логическую взаимосвязь графических и сервисных функций приложения со структурами данных сервера, для которых создается графическая надстройка.
Графическая функциональность интерфейса задает логику графической разметки полей источников данных, поэтому она, вообще говоря, индивидуальна для каждого источника данных. В Microsoft Access логика представления реализуется созданием форм (экранных и печатных, печатные формы называются отчетами), что соответствует смыслу понятия "форма" -графическая оболочка над данными, которая изначально не предполагает никакой другой функциональности. Тем не менее, так как в начале главы была проведена стандартизация структур данных для систем управленческого учета, то здесь возможно построение общей концепции графической разметки, при этом для каждого источника данных будет создаваться свой графический объект.
Сервисные функции, в свою очередь, реализуют необходимые пользователю функции для автоматизации работы с данными в графических интерфейсах системы учета. Так как сами источники данных стандартизированы, то в них можно выделить определенную постоянную структуру (набор полей) источника данных. Из этого следует, что функциональная поддержка интерфейсов пользователя основана на определенном наборе параметров (полей) источника данных, таким образом, сервисные функции тоже могут быть параметризированы и стандартизированы. Например, при заполнении экранной формы документа может потребоваться подстановка в поле со списком информации из связанного справочника. Для такого сервиса совершенно неважно, вызывается справочник валют, сотрудников или организаций, достаточно передать ссылку на поле со списком и имя формы справочника, чтобы реализовать требуемую сервисную функцию интерфейса. Как будет показано ниже, стандартизация моделей данных для систем управленческого учета в экономике позволила максимально упростить технологический процесс построения клиентского приложения за счет возможности создания общей для любых автоматизированных систем функциональной надстройки. Следует особо отметить, что программная реализация сервисных функций интерфейса требует в несколько раз больше времени по сравнению с созданием структуры данных, бизнес-логики или графических функций, так как сервисные функции интерфейса предполагают разработку и отладку программного кода VBA для управления графическими объектами, что является достаточно трудоемким и длительным процессом.
Система финансового планирования и контроля денежных расходов производственного предприятия
Хозяйственная деятельность производственного предприятия заключается в переработке приобретаемых факторов производства по определенным технологиям и реализации готовой продукции на рынке с целью получения прибыли. Обеспечение факторами производства связано с необходимостью осуществления финансового планирования и контроля операций по приобретению сырья и материалов и осуществлению денежных платежей.
Основным инструментом финансового планирования и контроля выступает бюджет расходов, в который закладываются суммы расходов по статьям бюджета (центрам затрат) на определенный период (месяц). По мере осуществления операций по закупке факторов производства осуществляется оперативный контроль фактических расходов и планирование текущих платежей так, чтобы по возможности выполнить ограничения статей бюджета и обеспечить финансовую устойчивость предприятия.
Как принято в теории управленческого учета, основное назначение бюджетов (расходов, реализации, производства продукции) - сопоставление плановых величин с фактическими (88 с. 81). Бюджетное планирование и оперативный контроль выполнения бюджета выступают мощным инструментом управленческого контроля и снижения издержек, "когда ключевыми фактором конкуренции является цена и снижение издержек, самое важное место начинает занимать учет затрат и бюджетирование" [51]. Проблема бюджетирования выступает существенной информационной проблемой в условиях достаточно крупного предприятия, когда номенклатура приобретаемой продукции составляет сотни наименований, имеется достаточно большое количество подразделений (цехов и т. д.), которые требуется обеспечивать факторами производства, и количество платежей достаточно велико. Проблема бюджетирования на текущий момент является одной из наиболее актуальных практических проблем финансового менеджмента предприятия (http://www.cfin.ru/), она активно обсуждается в периодической печати и на многочисленных учебных семинарах для руководителей предприятий. Вопросы бюджетирования, в большинстве случаев, рассматриваются в экономической точки зрения (формы и сроки составления бюджетов, формирование центров финансовой ответственности и т. д.).
На сегодняшний день существует достаточно много схем бюджетного контроля и экономических моделей выполнения расчетов, для которых требуется программная поддержка в масштабах предприятия, в том числе создание среды многопользовательской работы по вводу данных системы финансового учета (Приложение 2). С точки зрения компьютерной поддержки, проблема бюджетирования остается практически нерассмотренной. Расчеты по бюджетам, как правило, выполняются с использованием таблиц Microsoft Excel, что неэффективно с точки зрения трудозатрат и на порядок снижает оперативность и точность, а также составляет существенную проблему при увеличении объемов информации. Тем не менее, именно по такой системе работают большое количество финансовых отделов предприятий ввиду отсутствия единой информационной системы, выполняющей требуемые функции. Таким образом, информационная проблема бюджетирования представляет значительную актуальность в российских условиях. Как будет показано ниже, она может быть эффективно решена на информационной основе древовидных моделей систем счетов (в том числе, бюджетного классификатора, состоящего из статей бюджета) и модели транзакционных данных, в которой регистрируются хозяйственные операции по совершению платежей.
Анализ предметной области. Сформируем типичную модель документооборота, соответствующую бизнес-процессам проведения финансовых операций в системе бюджетирования расходов (Рисунок 3.2).
Модель разработана на основе практического опыта автора при анализе бизнес-процессов работы финансовых отделов производственных предприятий и является достаточно общей, что позволяет с незначительными модификациями (или даже без изменений) использовать ее для решения задач финансового учета и бюджетирования на многих предприятиях. Типовая схема работы финансового отдела по осуществлению расходов состоит в следующем. Финансовым отделом от подразделений принимаются документы на оплату (счета, договора, акты и др.), которые ранжируются по срочности, формируя очередь на оплату. В зависимости от текущего количества денежных средств на расчетном счету, выбираются наиболее срочные документы и передаются в бухгалтерию для проведения платежей (Приложение 20). Схема достаточно гибкая и допускает различные варианты формирования платежей. Платеж может быть проведен на основании документа на оплату (счет, счет-фактура, акт, договор), тогда оплата за приобретаемые товары и услуги, связывается по позициям с позициями выставленного документа на оплату. Достаточно часто используется разделение документов-оснований по платежам с возможным дроблением позиций, когда, например, сначала оплачивается половина выставленного в счете количества товара, затем другим платежом остаток. Платеж может быть сформирован сразу без обязательного ввода основания платежа. Такой вариант типичен для "нетоварных" платежей, например, налогов, сборов, перевода заработной платы на карточки. Такие особенности документооборота необходимо учесть при разработке модели данных, на основе которой формируется база данных для учета финансовых операций. Компьютерная система поддержки принятия решений должна позволять осуществлять оперативный контроль расходов, в первую очередь, по статьям бюджета расходов.
Похожие диссертации на Методы построения корпоративных систем управленческого учета на основе технологий Microsoft
