Содержание к диссертации
Введение
Глава 1. История создания, источники комплектования и деятельность архива (1973-2005 гг.) 27-97
1.1. История создания объединенных архивов в России 27-55
1.2. Становление и деятельность Государственного учреждения Объединенный архив Минсельхозпрода РБ 55-77
1.3. Анализ нормативно-правовых основ деятельности архива 77-97
Глава 2. Особенности комплектования архива документами сельского, лесного хозяйств, земельных отношений и землеустройству 98-166
2.1. Проблемы комплектования и экспертизы ценности документов архива 98-112
2.2. Комплектование архива документами сельского хозяйства 112-136
2.3. Архивные документы об истории лесного хозяйства 136-152
2.4. Комплексы документов по земельным отношениям и землеустройству 152-166
Глава 3. Анализ состава и содержания документов Объединенного архива 167-197
3.1. Классификация, состави содержание документов архива 167-180
3.2. Создание системы научно-справочного аппарата и перспективы развития формирования электронной базы архива 181-197
Заключение 198-200
Список использованных источников и литературы 201-230
Приложения 231 -23 8
- История создания объединенных архивов в России
- Становление и деятельность Государственного учреждения Объединенный архив Минсельхозпрода РБ
- Комплектование архива документами сельского хозяйства
- Классификация, состави содержание документов архива
Введение к работе
Актуальность проблемы. Как известно, документ является одним из главных видов социальной информации, которая как важнейший ресурс человечества обладает уникальными свойствами: в отличие от физических ресурсов она при употреблении не сокращается, а, напротив, возрастает.
По мере превращения оперативной информации в информацию ретроспективную документ частично или полностью постепенно теряет свое значение для практических нужд управления. Наблюдения последних лет показывают, что этот процесс, особенно в условиях научно-технической революции, проявляет тенденцию к ускорению. Таким образом, перманентное обновление состава документов архива вытекает из характера, качественного состава, сущности самих документов. Один документ проходит три этапа и, соответственно, три службы оказываются связаны документной преемственностью - делопроизводство, ведомственные архивы, государственные архивы. Наличие преемственности порождает необходимость тесной взаимосвязи.
Наше время, характеризующееся колоссальным объемом информации и не меньшей потребностью в ее глубоком систематическом анализе, в научной обоснованности выводов и практических рекомендаций, чтобы не оказаться в плену бумаг, нужна четкая, научная система работы с документами.
Так как на объединенные архивы возложены функции хранения и использования документов в политических, научных, социально-культурных и других целях, в том числе и в целях обеспечения управления ретроспективной информацией, следует рассматривать их в качестве подразделений информационного обслуживания, совершенствование которого положительно влияет на процесс управления.
. Для государственных архивов создание объединенных архивов - один из путей решения проблемы обеспечения сохранности и организации использования документов на стадии ведомственного хранения, т.к.
4 соблюдение принципа: минимум принимаемых на государственное хранение документов при максимуме содержащихся в них полезных сведений не облегчило сложившуюся на сегодняшний день ситуацию. Многие государственные архивы не имеют возможности принять на хранение документы из-за отсутствия свободных площадей.
На современном этапе в процессе деятельности разветвленной системы государственных учреждений, организаций и предприятий создается в виде документальных фондов источниковая база, содержащая информацию, которая поможет дать ответы на возникающие вопросы. Последовательная ориентация на гласность дает основание для прогнозирования роста использования документальных фондов, хранящихся в архивах.
Исследование теоретических и методических основ комплектования приобретает на современном этапе особую актуальность, так как перед архивами встает задача выбора из всё возрастающего информационного потока информации, необходимой для раскрытия и сохранения исторического опыта поколений.
Историческая наука сегодня предъявляет особые требования к созданию источниковой базы по проблемам изучения истории. Происходят изменения в политической жизни общества, изменяются представления о ценности источника, меняются соотношения между принципами и критериями отбора документов на государственное хранение.
Современные требования исторической науки заключаются в стремлении расширить источниковую базу, и, в первую очередь, за счет новых видов источников. Традиционные источники требуют пересмотра сроков хранения и порядок отбора переписки, оперативных документов. Все это заставляет обратиться к проблеме комплектования объединенных архивов документами, в данном случае, по истории сельского, лесного хозяйств, земельным отношениям и землеустройству.
Проблема использования документной ретроспективной информации -одна из важнейших в современном архивоведении. Использование
5 ретроспективной информации приводит к качественно разным результатам, которое располагает несколькими вариантами использования:
Наиболее познавательное и практическое значение имеет вариант, опирающийся на содержательную сторону, «профиль» первичного или ближайшего достигнутого результата. Стремясь создать историческое исследование, потребитель осмысливает и перерабатывает определенный объем документной ретроспективной информации, хранящейся в архиве. В итоге возникает научный труд: монография, диссертация и т.д.
Если архивная информация перерабатывается и превращается в качественно новую научную информацию, а само такое преобразование является конкретной намеченной целью данного акта использования, то допустимо говорить, что возникает научно-исторический эффект. Создание на источниковой архивной базе конкретно-исторических исследований, есть научно-исторический эффект1.
Также возможен тот случай, когда цель историка скромна, и он не стремиться к опубликованию достигнутого результата (выяснение факта, детали, события и т.п.). Подобные результаты следует рассматривать как элементы будущих работ.
Обращение к деятельности Государственного учреждения Объединенный архив Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Бурятия на современном этапе не случайно. До сих пор в Республике Бурятия не было ни одного исследования, посвященному изучению организации, деятельности, комплектования объединенных архивов.
Таким образом, актуальность темы объясняется двумя основными причинами: 1) нуждами управления в целесообразной экономичной организации хранения и использования архивной документации и 2) заинтересованностью Федеральной архивной службы в построении таких объединенных архивов, которые бы обеспечили наилучшую преемственность в
1 Автократов В.Н.. Теоретические проблемы отечественного архивоведения. - М.: РГГУ. - С. 278.
целях оптимизации состава и содержания документов Архивного фонда Российской Федерации, полной их сохранности и эффективного использования.
Степень изученности проблемы. Историография объединенных архивов не богата. Советское архивоведение, несмотря на то, что эти архивы зародились в первые годы советской власти, не очень много внимания уделяло им. Первое упоминание о них встречается в 1925 г., в «Правилах постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР»1. Лишь в 1930 г. увидели свет статьи по вопросам создания и работы объединенных архивов, носивших дискуссионный характер.
Сотрудник Центрархива В.А. Домбровский2 отмечал, что создание таких
архивов не принесет полного упорядочения архивной части делопроизводства,
поэтому необходим комплекс целенаправленных мероприятий. В. А.
Домбровскому представлялось наиболее целесообразным организовывать
объединенные архивы при головных организациях для однородных, небольших
учреждений. Он отметил положительные стороны создания таких архивов:
облегчение инструктирования учреждений, экономию расходов на содержание
архивохранилищ, упрощение работы по комплектованию, большая
обеспеченность сохранности документов, облегчение их учета. Недостатки
объединенных архивов в понимании В.А. Домбровского сводились к
затруднениям в использовании документов учреждениями-
фондообразователями. Вместе с тем, он считал, что эти архивы должны принимать документы не через три года, как предлагалось, а через один год после их образования, т.к. трехлетнее хранение дел в учреждениях вынудит создавать их свои архивы, а это противоречит принципу экономичности.
В.А. Домбровский был против создания междуведомственных архивов, считая, что неопределенность их подчинения и трудности в организации работы с разными фондами сведут к минимуму преимущества от укрупнения
1 Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и
кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР. - М.: Изд-во Центрархива РСФСР, 1925. - 44 с.
2 Домбровский В.А. О рациональной постановке архивов действующих учреждений // Архивное дело. - Вып. 1-2
(22-23).-1930.-С.26-31.
7 архивных комплексов. При этом он указывал на то, что подчинение таких архивов архивным органам неприемлемо, т.к. в этом случае учреждения перестанут чувствовать свою ответственность за их работу.
Высказанные в дискуссии мысли не утратили во многом своей актуальности. Практика показала, что наибольшее развитие получили объединенные ведомственные архивы, действующие в составе головной организации и принимающие документы небольших учреждений. До сих пор сроки передачи документов в объединенные архивы колеблются от одного до пяти лет после окончания их делопроизводством.
В 60-е годы интерес к объединенным архивам резко возрастает, что отразилось на страницах архивоведческой литературы. В 60 - 80 годы появляются статьи и учебные пособия, посвященные объединенным архивам, началось изучение истории укрупненных ведомственных архивов. В 1960 г. была опубликована статья о собирании документов ВСНХ СССР и ВСНХ РСФСР за 1917-1931 гг., архивы которых выступали в роли объединенных1. А.П.Пшеничный писал о том, что полезные инициативы по созданию объединенных архивов, возникшие на местах в 20-х годах, не нашли широкого распространения, что инициатива тульских архивистов в жизнь не была претворена2.
Не обошлось и без ошибок в определении сроков создании объединенных архивов. В учебнике З.В. Крайской «Организация архивного дела в СССР» было сказано, что такие архивы появились в 60-х годах . Это не соответствует истине, так как объединенные архивы возникли в первые годы советской власти, а в 60-е годы процесс их создания резко активизировался.
1 Тарле Г.Я. Собирание документов по истории народного хозяйства СССР (1917-1931 гг.) // Исторический
архив.-1960.-№1.- С. 175-186.
2 Пшеничный А.П. Организация ведомственного хранения документов в 1918-1933 гг. // Советские архивы. -
1983.-№6.-С. 17-25.
3 Крайская З.В. Организация архивного дела в СССР: Учебник для техникумов. - М.: 1980. -167 с.
Рассматривая развитие ведомственных архивов в СССР на протяжении значительного исторического периода, В.В. Сорокин1 осветил разные стороны развития объединенных архивов. Он назвал одним из первых таких архивов в стране архив Мосгубсовета, указал на то, что государственные архивные органы обращали внимание на создание и деятельность этих архивов, оказывали им помощь4. Отнес к объединенным архивам архив Президиума Верховного Совета РСФСР5, справедливо отметил, что «неопределенность терминологии ведомственных архивов затрудняет точно восстановить принадлежность того или иного архива к «общим архивам»6. К недостаткам этих пособий следует отнести то, что автор не определил дефиницию понятий «общий» и «объединенный». Термин «объединенный архив», введенный «Правилами постановки архивной части в учреждениях Союза СССР, организациях и предприятиях общесоюзного значения» 1931 г., был призван отделить укрупненные ведомственные архивы от общей массы «общих» архивов, получивших наименование от сосредоточенной в них «общей» документации. То есть архив под названием «общий» далеко не всегда являлся объединенным.
Непосредственно история объединенных архивов исследуется в статьях
В.В. Сорокина , который доказал, что эти архивы ведут свое начало от общих архивов 20-х годов, и В.А. Савина9, рассмотревшего историю объединенных архивов за 20-е -50-е годы и показавшего, что эта форма организации ведомственного хранения документов была достаточно широко распространена
1 Сорокин В.В. Архивы учреждений СССР (1917-1937 гг.): Учебное пособие /Отв. ред.Е.В. Старостин. - М.,
1982. - 108 с; Сорокин В.В. Ведомственные архивы СССР (1938-1958 гг.): Учебное пособие/ Отв. Ред. E.B.
Старостин. - М., 1983. - 66 с.
2 Сорокин В.В. Архивы учреждений СССР (1917-1937 гг.): Учебное пособие /Отв. ред.Е.В. Старостин.- М.,
1982.- СП.
3Тамже.-С83.
4 Сорокин В.В. Ведомственные архивы СССР (1938-1958 гг.): Учебное пособие/ Отв. Ред. Е.В. Старостин. - М.,
1983.-С. 14, 18-19.
5 Там же. - С.49.
6 Там же. - С.50.
7 Правила постановки архивной части (архивов) в центральных органах СССР, в учреждениях, организациях и
предприятиях РСФСР, 4-е изд., изм. и доп. -М.: ЦАУ СССР и ЦАУ РСФСР, 1935. - 40 с.
8 Сорокин В.В. О времени создания объединенных ведомственных архивов // Советские архивы. -1981. - № 4. -
С. 70-71.
9 Савин В.А. Объединенные ведомственные архивы в РСФСР (1920-е - конец 1950 годов) // Советские архивы. -
1984. -№!.- С. 21-28.
9 в довоенный период, но затем пришла в упадок. Такие выводы автору удалось сделать с помощью привлечения источников, хранящихся в местном государственном архиве.
Интерес представляет исследование В.В. Цаплина о классификации ведомственных архивов, в котором приведены некоторые данные из истории объединенных архивов, а также сделана попытка их классифицировать как составную часть ведомственных архивов.
В.В. Цаплин изучил проблему «применительно к архивам органов управления, преимущественно министерств и ведомств СССР», что несколько расходится с объектом нашего исследования однако, на некоторых выводах, сделанных автором в отношении объединенных архивов, следует остановиться подробнее.
В.В. Цаплин рассматривает объединенный архив в качестве самостоятельного вида ведомственного архива, считая при этом, что объединенный архив отличает от ведомственного организационная и оперативная самостоятельность (он не в составе учреждения, а при нем). Автор отходит от исторически сложившегося, общепринятого представления об объединенном архиве, родившегося в 20-е годы, уточненного и утвердившегося в 60-х - 80-х годах.
В.В.Цаплин сформулировал три принципа создания объединенных архивов: наличие совокупности подчиненных учреждений; устойчивость уровня управления, к которому относится руководящий орган или головная организация; соответствие профиля объединенного архива организационным принципам государственного управления архивным делом и принципам комплектования государственных архивов.
Принцип «устойчивости уровня управления», считает В.В. Цаплин, предостерегает от элемента случайности при решении вопроса о создании объединенного архива и поэтому, по его мнению, целесообразно создавать архивы при тех органах управления и головных организациях, которые доказали свою стабильность на практике, или обладают этим свойством на
10 перспективу, что определяется хозяйственной политикой партии и советского правительства и отражается в законодательстве.
С этой точки зрения наибольшей стабильностью обладают центральные органы управления СССР и союзных республик (министерства и государственные комитеты). Что касается более низких уровней управления, то здесь решающее значение имеют особенности соответствующих отраслей и возглавляющих их ведомств. В производственных отраслях народного хозяйства, например, в промышленности, наибольшую стабильность на перспективу получили производственные объединения, а также не входящие в их состав самостоятельные предприятия и другие организации. Поэтому, В.В. Цаплин считает, что архивы центральных органов управления и производственных объединений будут развиваться в объединенные архивы.
Автор в определенной степени проявляет непоследовательность, отказывая в стабильности на перспективу промышленным объединениях. С этим трудно правительственных документах.
Принцип «соответствия профиля объединенного архива
организационным принципам государственного управления архивным делом» предусматривает положение ведомственных архивов по отношению к государственной архивной службе. Он требует, чтобы каждый объединенный архив стремился к ограничению состава своих документов постоянного хранения документами профильных преимущественно для конкретного государственного архива, действующего на общесоюзном, республиканском, краевом или областном уровне.
Как видим, и этот принцип создает условия, не позволяющие развернуть создание объединенных архивов в промышленных объединениях, т.к. круг источников комплектования такого архива не соответствует профилю государственного архива.
В.В. Цаплин считает, что хранение документов промышленных объединений в центральном архиве министерства не превращает его механически в объединенный архив. Для этого требуется преобразование его в
самостоятельное учреждение или оперативное обособленное подразделение, действующее при министерстве. Вывод этот, основанный на специфическом понимании сути объединенных архивов, весьма полемичен, и на наш взгляд, не верен.
К необходимости более плотной концентрации документов учреждений пришел А.А. Кузин, писавший, что для организаций, принимающих участие в решении комплексных программ или входящих в состав территориально-производственных или других комплексов, необходимы общие научно-технические архивы для концентрации хранения и использования как общих, так и научно-технических документов'.
Практика 60-х годов создания таких архивов при головных организациях в рамках той или иной отрасли была закреплена в «Кратком словаре архивной терминологии», в котором говорилось, что объединенный архив - это ведомственный архив, предназначенный для хранения документов одного ведомства или определенной отрасли народного хозяйства. Объединенные архивы отличались от ведомственных лишь составом источников комплектования. Функции же у этих архивов определялись одинаково: прием, учет, экспертиза ценности, хранение, научно-техническая обработка и организация всестороннего использования документов учреждения или группы учреждений до передачи их в соответствующий государственный архив .
Вышедший в 1971 г. ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» узаконил представление об объединенных архивах как ведомственных архивах ряда организаций, связанных соподчиненностью или однотипных по профилю деятельности. При этом ведомственный архив определяется как архив, осуществляющий хранение документов министерств, ведомств и других организаций до передачи их в государственный архив3.
Кузин А.А. XXVI съезд КПСС и задачи ведомственных архивов научно-технической документации // Советские архивы. -1982. - № 5. - С. 22-27.
2 Краткий словарь архивной терминологии.- М. -Л.: 1968. - С. 14,35.
3 ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 01.01.71. - М.: Изд-во
стандартов, 1971. -С. 5-6.
12 В 70-е -80-е годы появились работы, отражающие практику создания объединенных архивов, иногда затрагивающих теоретические вопросы. В статьях руководителей и ответственных работников Главархива СССР и Главархива РСФСР (Ф.М. Ваганов; Ф.И. Долгих, Н.И. Иванов и др.), местных органов государственного управления подчеркивалась перспективность укрупнения ведомственных архивных комплексах. В работах Ф.М. Ваганова1 рассмотрены основные направления совершенствования руководства ведомственными архивами государственной архивной службы, среди которых важное место занимает создание объединенных архивов. А.С. Малитиков , Н.И.
Иванов неоднократно называли объединенные архивы среди перспективных направлений совершенствования организации ведомственного хранения документов, именно эти авторы первыми охарактеризовали междуведомственные архивы в архивоведческой литературе. В.И. Ильичева4, А.П. Пшеничный5 писали о необходимости развития сети объединенных архивов.
Особый интерес представляет статья В.М. Мамонова и В.В. Прохорова6, в которой объединенные архивы названы качественно новой формой архивов ведомств, шагом вперед в организационном строительстве ведомственных архивов. Авторы справедливо указали на то, что объединенные архивы по уровню работы приближаются к государственным архивам, пошли дальше и высказали утверждение, что их можно рассматривать как своего рода филиалы
1 Ваганов Ф.М. В.И. Ленин и архивное дело //Советские архивы.- 1982. - № 2. - С.9-19; Ваганов Ф.М.
Программа развития архивного дела в СССР // Советские архивы. - 1981. - № 1. - С. 10-19; Ваганов Ф.М.
Улучшать организацию ведомственного хранения документов ГАФ СССР, совершенствовать межотраслевое
руководство // Советские архивы. -1983. - № 4. - С. 3-14.
2 Малитиков А.С. К вопросу о взаимосвязи и преемственности в работе государственных и ведомственных
архивов в странах социалистического содружества // Советские архивы. - 1977. - № 2. - С.31-44; Малитиков
А.С. Об улучшении работы архивов ведомств, учреждений и предприятий // Вопросы архивоведения. - 1965. -
№4.-Сб.
3 Иванов Н.И. О некоторых вопросах делопроизводства и архивного дела - в кн. Актуальные вопросы методики
докумептоведения и архивоведения. Сборник статей. - М., 1976. - С.6-11; Иванов Н.И. Архивы РСФСР на
современном этапе // Советские архивы. -1978. - № 6. - С. 5-13.
4 Пшеничный А.П., Ильичева В.А. О работе министерств и ведомств СССР по обеспечению сохранности
документов // Советские архивы. - 1978. - № 2. - С. 46-50.
5 Викторова Т.Н., Климов В.И, Княгичева Т.П., Пшеничный А.П. Совершенствование организационно-
методического руководства ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве //
Советские архивы,- 1981. -№6.-С.13-17.
6 Мамонов B.C., Прохоров В.В. Объединенные ведомственные архивы // Советские архивы,-1969. - № 2. - С.27-
33.
13 государственных архивов. Осмысление значения объединенных архивов в системе ведомственных архивов привело авторов к формулировке следующих их преимуществ: крупные хранили (около 84 тыс. дел в среднем); прочное юридическое положение; лучшее оснащение кадрами; оплата труда несколько выше; возможность вводить некоторую специализацию сотрудников; надежные хранилища для документов ликвидированных учреждений, а также мелких действующих организаций, материалы которых не поступают на государственное хранение; условия для экспертизы ценности и комплектования государственных архивов лучше; повышение роли экспертных комиссий головных организаций с перспективой превращения их в центральные экспертные комиссии; действенный контроль за делопроизводством и оказание методической помощи подведомственным организациям; выдача архивных справок; улучшение условий для исследователей, широкие возможности для публикации документов; экономическая выгода.
Как видим, очерчен широкий круг вопросов, в решении которых объединенные архивы предпочтительнее других форм ведомственного хранения документов. Дополнить его сложно. Однако в статье не сказано о недостатках этих архивов, а преимущества их констатируются, а не доказываются.
В многочисленных статьях, заметках, выступлениях раскрывается практический опыт создания объединенных архивов, достижения работников ведомств и государственных архивов на пути расширения их сети и улучшения деятельности. Ряд работ, посвящен описанию и разбору процесса создания объединенных ведомственных и междуведомственных архивов, образованию сети этих архивов в масштабах административно-территориальных единиц3. В перечисленных выше работах намечены те организационные мероприятия, которые облегчают развитие сети объединенных архивов: директива
1 Челлини Э.В. Объединенные архивы // Советские архивы. - 1966. - № 6. - СП 1-112; Челлини Э.В. Что дает
создание объединенных архивов // Советские архивы. -1969. - № 3. - С.71-73.
2 Фролов П.И. Организация объединенных общегородских ведомственных архивов // Советские архивы. -1971.
-№1.-С. 102.
3 Ходакова З.П. Работа архивных учреждений Ростовской области с ведомствами // Советские архивы. - 1976. -
№3.- С. 83-85.
14 вышестоящей организации или подведомственных учреждений, содержание объединенных ведомственных архивов за счет бюджета, а междуведомственных - за счет специальных (внебюджетные) средств, тесный контакт с государственной архивной службой. Указывалось на большие организационно-методические трудности в создании этих архивов, прежде всего при решении штатно-финансовых вопросов.
В работах, характеризующих основные направления деятельности объединенных архивов1 и междуведомственных2 архивов, а также этих архивов в рамках административно-территориальной единицы3, называются их преимущества и приводятся соответствующие данные. В некоторых работах делается акцент на определенное направление деятельности объединенных архивов: обеспечение сохранности, использование4, учет документов, комплектованию, организация работы с документами по личному составу5 и другие.
На VII Международном конгрессе архивистов (Москва, 1972 г.), посвященном проблеме взаимосвязи и преемственности в работе государственных и ведомственных архивов, значительное место было уделено разработке вопросов, связанных с промежуточным хранением документов, в том числе с объединенными архивами. На конгрессе было отмечено, что процесс концентрации документов ведомств, который особенно интенсивно осуществлялся в 60-е - 70-е годы, получил не одинаковое развитие в социалистических странах. В более широком масштабе этот процесс идет в социалистических странах, а также в США, Великобритании, ФРГ, в
1 Борисов В.И., Кузьмина Т.Е. Объединенные архивы в Мордовской АССР // Советские архивы. -1972. - № 2. -
С. 70-71.
2 Ендонова С.Н. О работе объединенного междуведомственного архива при Министерстве сельского хозяйства
Бурятской АССР // Советские архивы. - 1980. - № 3. - С. 52-58; Хомчук Н.Н. Объединенные
междуведомственные архивы в Ленинградской области // Советские архивы. -1978. - № 6. - С. 53-55.
3 Болдогоев И.И. Вопросы деятельности объединенных ведомственных и междуведомственных архивов
Бурятской АССР в свете нового положения о ГАФ СССР - В кн. Материалы совещания-семинара по вопросам
дальнейшего совершенствования организационно-методического руководства деятельностью ведомственных
архивов и организации документов в делопроизводстве / ЗНМС Сибири. - Барнаул, 1980. - С.64-72.; Плынский
Н.Н. Объединенные архивы в Орловской области // Советские архивы. -1976. - № 6. - С.91-92.
4 Смольников А.С. 160 лет архиву МГУ имени M.B. Ломоносова//Советские архивы. -1974. -№2. - С. 117-118.
5 Корик Т.П. Объединенный архив по личному составу при Орловском гороно // Советские архивы. - 1979. - №
4. - С. 60-61; Пасынков В.К. Из опыта работы с документами по личному составу / Из опыта работы сектора
архивов Управления Юго-Восточной железной дороги // Советские архивы. -1969. - № 3. - С. 75-78.
15 определенной мере он характерен для Австрии, Швейцарии и некоторых других стран.
Концентрация хранения документов осуществляется с учетом специфики архивного строительства в каждой из стран. Возникающие при этом архивы называются в ряде случаев «центрами документации», «чистилищами», «объединенными» или «общими архивами», «главными» («центральными») архивами и т.п. промежуточные архивы - это крупные архивохранилища, концентрирующие документы ряда ведомств с целью их систематизации, временного хранения, использования, а также для обеспечения последующей передачи документов постоянного хранения в государственные архивы. Промежуточные архивы отличаются от архивов типа объединенных более высокой концентрацией документов. Они также нередко консультируют учреждения по вопросам делопроизводства.
На конгрессе было отмечено, что как промежуточные, так и объединенные архивы - это архивы с переменным составом документов, передающие государственным архивам в установленные сроки документы постоянного хранения. Они играют как бы роль фильтров в комплектовании государственных архивов документами. На конгрессе констатировались преимущества более крупных архивохранилищ - лучшие условия хранения и использование документов при меньших затратах, благоприятные условия для проведения экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных архивов.
В рекомендациях VII Международного конгресса архивистов было сказано, что он считает целесообразной и полезной практику создания укрупненных хранилищ для совместного временного хранения документов заинтересованных учреждений в период, предшествующий передаче их в государственные архивы. Было отмечено, что имеющийся в ряде стран опыт создания подобных хранилищ (СССР, США, Великобритания, Франция и т.д.) подтверждает перспективность такого направления в организации хранения документов учреждений.
В середине 90-х годов складывается современная типология российских архивов. Серьезность сложившейся ситуации заключалась прежде всего, в ликвидации объединенных междуведомственных архивов. Этим фактом обусловлено отсутствие исследований по нашей проблеме. Современная российская историография рассматривает объединенные архивы в немногочисленных работах. Первые публикации об объединенных архивах относятся к середине 1990-х - началу 2000-х годов.
Как свидетельствует историография проблемы, необходимость данного исследования на современном этапе обусловлена слабой разработкой теоретических вопросов создания и деятельности объединенных архивов, что в значительной степени сдерживает их развитие. Современное состояние объединенных архивов таково, что накопленный практический и методический опыт требует осмысления как в целях определения оптимальных путей дальнейшего их развития, так и в целях создания теоретических основ укрупнения ведомственных архивных комплексов. Необходим также всесторонний анализ и комплексное доказательство преимуществ данной формы организации ведомственного хранения документов, исследование ее недостатков.
Перед автором стояли большие трудности: отсутствие в советском архивоведении капитальных разработок как в целом по теме, так и по отдельным направлениям; большой исторический период; тесный контакт темы с малоизученными архивоведением правовыми, штатно-финансовыми, экономическими вопросами.
При работе над диссертацией возникли определенные сложности с терминологией. Прежде всего, это относится к первому параграфу первой главы, задачи которой не касались становления и развития понятия «ведомственный архив», менявшегося достаточно интенсивно. В целях упрощения восприятия исторического и современного материала на протяжении всего исследования под ведомственным архивов подразумевается архив, хранящий документы до передачи их в соответствующий
17 государственный архив , и то, что особенно важно для изучения объединенных архивов, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, либо являющийся структурным подразделением организации2. По этой причине, как правило, не употребляются наименования «архив действующего учреждения», «общий архив» и т.п.
На сегодняшний день объединенный архив - это ведомственный архив, концентрирующий документы группы организаций одного министерства, ведомства либо отрасли государственного управления, связанных соподчиненностыо или однотипных по профилю деятельности, а также архив, концентрирующий документы одинакового назначения (например, по личному составу), образовавшиеся в деятельности различных ведомств3. По нашему мнению, это определение вполне отвечает сущности объединенных архивов, правильно отражает их специфику, отличие от других разновидностей ведомственных архивов прежде всего по составу источников комплектования. Вполне логичным выглядит отнесение междуведомственных архивов к объединенным, т.к. они подчинены родственным связям в рамках вида -ведомственных архивов.
Цель диссертационной работы - на основе изучения становления и развития ГУ Объединенный архив Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Бурятия исследовать вопросы его комплектования документами по сельскому, лесному хозяйствам, по земельным отношениям и землеустройству.
В связи с поставленной целью в диссертации решаются следующие задачи:
- обобщить и проанализировать накопленный в России опыт создания и организации объединенных архивов;
1 Типовое положение о центральном архиве Министерства (ведомства) СССР: утв. Приказом Главархива СССР
от 31 октября 1975 г. - Ротапринт. РСИФ РСФСР № 1866 н. - 5 с.
2 ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Взамен ГОСТ 16487-70; Введ.
01.01.85.-С. 5.
3 Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. Выпуск 1. - М.: Главархив СССР/
ВНИИДАД, 1982.-С.13-14.
рассмотреть становление и деятельность ГУ Объединенный архив Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Бурятия, его нормативно-правовую основу;
выявить проблемы и особенности комплектования архива документами сельского, лесного хозяйств и документами по земельным отношениям и землеустройству;
- рассмотреть состав и содержание документов архива;
- дать рекомендации по формированию электронной базы архива
Объектом исследования выступает Государственное учреждение Объединенный архив Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Бурятия.
Предметом исследования являются фонды архива как источник по
истории сельского, лесного хозяйств, земельным отношениям и
землеустройству.
Методологической основой исследования явились теоретические и методологические исследования специалистов. Многообразие видов человеческой деятельности обусловливает спектр методов, которые могут быть классифицированы по самым разным критериям. В зависимости от роли и места в процессе научного исследования можно выделить методы формальные и содержательные, эмпирические, фундаментальные и прикладные и др. Автор в своей работе использует общенаучные подходы и методы исследования, получившие в применение в современной науке. Они выступают в качестве «промежуточной методологии» между философией и фундаментальными методологическими положениями специальных наук. Характерными чертами общенаучных понятий являются, во-первых, в их содержании отдельных свойств, признаков, понятий ряда частных категорий. Во-вторых, возможность (в отличие от последних) их формальными средствами математической теории, символической логики. Общенаучным понятиям присуще абстрактно-общее (одинаковое), что и позволяет выразить их абстрактными средствами. Важная
19 роль общенаучных подходов состоит в том, что методы «промежуточного характера» опосредствуют взаимопереход частнонаучного знания.
Помимо общенаучных методов автор использовал частнонаучные методы. Частнонаучные методы представляют собой совокупность способов, принципы исследовательских приемов и процедур, применяемых в той или иной области, соответствующей данной основной форме движения материи.
. Основными методологическими принципами, которые использует автор, являются принципы историзма и объективности. Принцип историзма требует рассматривать объект в его развитии, самодвижении, изменении, т.е. изучать его возникновение, его будущие состояния. В соответствии с этим принципом архивные документы исследуются с учетом конкретно-исторических условий и закономерностей их создания.
Важнейшим следствием принципа объективности является требование не идти от вторичных явлений к их причинам, а наоборот, исходя из первичных явлений, из причин, выявлять все возможные следствия.
Для решения проблемы комплектования объединенных архивов документами по истории сельского, лесного хозяйств, по земельным отношениям и землеустройству в диссертационном исследовании используется система методов, в частности широкое применение нашли методы системного и информационного подходов.
Системный метод предлагает решение вопросов комплектования и экспертизы ценности с учетом взаимосвязи и взаимозависимости документов определенной документной системы, за которую может быть принят комплекс документов одного учреждения, отрасли или иной более широкой структуры. Основы системного подхода в советском архивоведении были выработаны к середине 1970-х годов1.
На основе системного подхода в диссертации решаются вопросы отбора дублетных и уничтожения, так называемых малоценных документов. На наш
1 Труды ВНИИДАД. - М., 1974. - Т.4.-Ч.1, Материалы научной конференции по проблемам комплектования документальными источниками государственных архивов СССР. - М., 1976. - 4.1; Акиншина А.Е. Системный подход при отборе на государственное хранение организационно-плановой документации учреждений сельского хозяйства // Советские архивы. -1975. - № 4. - С. 14-21.
20 взгляд, только после исследования документного окружения возможно принятие верного решения об уничтожении или сохранении документа, так как изъятие документа из комплекса ведет к нарушению информационных связей, а следовательно, и к изменению информационного комплекса. В целом, представление о едином тематическом комплексе документов по истории сельского, лесного хозяйств, по земельным отношениям и землеустройству также основывается на системном подходе, поскольку признается взаимосвязь документов этих комплексов и их обширные взаимосвязи.
Использованы в диссертационном исследовании и некоторые положения источниковедческого анализа, без которого невозможно на сегодняшний день производить отбор документов в каждом конкретном случае. Прав А.Г. Черешня, который признает за источниковедческим подходом возможность оценки не всего документного фонда, «а наиболее сложной, не поддающейся логической формализации части документов, после исчерпывания потенциалов иных архивоведческих подходов». То есть источниковедческий подход используется при оценке документа, а не системы, и применяется при экспертизе ценности документов, принятых на государственное хранение. В диссертационной работе критерии источниковедческого анализа использованы при решении вопросов повидового выборочного приема документов, когда эксперт оценивает конкретный документ в конкретных условиях.
Существенную роль играет сравнительный (компаративный) метод, ибо при выборе формы организации ведомственного хранения документов или проверке ее правильности происходит обязательное сравнение конкретных архивов с классификационным эталоном.
В тесной взаимосвязи с компаративным методом в диссертации использован метод мыслительного эксперимента, выступающий, как «цепь запрограммированных вариантных заключений, направленных к поиску оптимального режима»1. Его применение заключается, например, в том. Что
1 Автократов В.Н. К вопросу к методологии архивоведения - В кн. «Археографический ежегодник за 1969 год». -М., 1971.-С. 23.
21 прежде чем выбрать ту или иную форму организации ведомственного хранения документов, необходимо мысленно проработать различные варианты решения вопроса.
Значительное место занял функциональный анализ - оценка места и роли объединенных архивов в зависимости от значения их функций в определенной системе учреждений или подразделение одного учреждения.
Источниковую базу диссертационного исследования составили комплексы документов по истории сельского, лесного хозяйств, по земельным отношениям и землеустройству за 1931-2002 годы, находящиеся на хранение в ГУ Объединенный архив Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Бурятия. Было исследовано и проанализировано документов и дел постоянного, временного и долговременного (свыше 10 лет) хранения:
1. По истории сельского хозяйства - 138 фондов, около 89 тыс. ед.хр. за 1935-2004 гг.
Самый большой комплекс документов отложился несомненно по истории сельского хозяйства. Нами были рассмотрены фонды основных организаций, документы которых отражают историю и становление сельского хозяйства республики. По истории сельского хозяйства автором была составлена Краткая справка по реорганизации учреждений, организаций, предприятий подведомственных Министерству сельского хозяйства Бурятской АССР (1930-1986 гг.) (Приложение № 2).
2. По истории лесного хозяйства - 4 фонда, 4011 ед. хр. за 1968-2004 гг.
Небольшой комплекс документов по истории лесного хозяйства раскрывает не только состав лесов, учет лесного фонда, мероприятия по лесовосстановлению. При анализе фондов лесной отрасли особое внимание автора было уделено программам дальнейшего развития лесной отрасли, направленных на сохранение и поддержание лесных экосистем.
Так же автором была составлена «Краткая справка по реорганизации органов управления лесного хозяйства Республики Бурятия за 1924-1992 гг.» (Приложение № 3). Справка была составлена в помощь заведующим
22 архивными отделами органов местного самоуправления районов при составлении исторических справок, предисловий к описям фондов системы лесного хозяйства Республики Бурятия.
3. По земельным отношениям и землеустройству - 1 фонд, 697 ед. хр. за 1991-2002 гг.
В данной отрасли рассматривается один фонд, т.к. комплекс документов, отложившийся в фонде 161 «Государственный комитет Республики Бурятия по земельным ресурсам и землеустройству», является основным источником по проведению земельной реформы в Бурятии и заслуживает пристального изучения. Так как, особенностью программы по проведению земельной реформы явились учет специфических особенностей размещения территории, характер использования территории республики, курортных местностей, заповедников, национальных парков, леса, водоохранных зон оз. Байкал, памятников природы и др., поэтому автор считает, что сформировавшийся комплекс документов по проведению земельной реформы в Бурятии заслуживает отдельного рассмотрения.
Многие материалы, выявленные в вышеуказанных фондах, впервые опубликованы в данной работе.
В качестве источников для изучения истории создания объединенных архивов в России были использованы постановления Правительства СССР и РСФСР об организации, реорганизации. С этой же целью были проанализированы номенклатуры дел более 60 учреждений, организаций и предприятий разного типа, описи дел по фондам архива.
Источником для диссертационного исследования послужили также нормативно-методические пособия, устанавливающие порядок работы ведомственных архивов, а также организацию контроля и руководства ими со стороны государственной архивной службы. Автором было привлечено большое количество нормативных документов Главархива РСФСР, министерств и ведомств, местных архивных органов, конкретизирующих главные положения работы по созданию и организации деятельности
23 объединенных архивов, а именно: С 1987 г. много лет действовали Основные правила работы ведомственных архивов1, которые представляли собой базовый нормативно-методический документ, определявший правила хранения документов в делопроизводстве (оперативное хранение) и в ведомственном архиве. В 2002 г. Федеральная архивная служба России подготовила новый нормативный документ - Основные правила работы архивов организаций2, устанавливающий нормы и технологию работы архива организации. Анализ этих документов дал возможность подойти к исследованию проблемы на основе большого количества фактических данных. Также основными нормативно-методическими документами в работе Объединенных архива являются перечни документов: Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (М., 1989), Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000). Также при работе Объединенный архив использует «Примерную номенклатуру дел для лесхозов, леспромхозов, лесокомбинатов, мехлесхозов, химлесхозов системы Министерства лесного хозяйства РСФСР» (М., 1974 г.) и «Сборник примерных номенклатур учреждений, организаций и предприятий системы Министерства сельского хозяйства РСФСР» (М., 1978 г.). Типовые нормы времени и выработки на работы и услуги, выполняемые в государственных архивах с применением ПЭВМ , были приняты по акту Росархивом 16 июня 2001 г. Настоящий нормативный сборник предназначен для нормирования работ, выполняемых в государственных архивах с применением персональных компьютеров, независимо от видов хранящихся документов.
Тщательному анализу были подвергнуты списки источников комплектования архиваза 1974-2005 годы.
' Основные правила работы ведомственных архивов: одобрены коллегией Главархива СССР 28 августа 1985 г. - М.: Главархив / ВНИИДАД, 1986. - 173 с.
2 Основные правила работы архивов организаций: одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. - М.:
Росархив /ВНИИДАД, 2003. - 152 с.
3 Типовые нормы времени и выработки на работы и услуги, выполняемые в государственных архивах с
применением ПЭВМ: ВНИИДАД. - М., 2001. - 26 с.
Помимо законодательной и нормативно-методической литературы автором был изучены следующие источниковедческие работы: учебное пособие И.Н.Данилевского, В.В. Кабанова, О.М. Медушевской, М.Ф. Румянцевой «Источниковедение». В данном учебном пособии обобщен опыт научно-педагогической школы Московского историко-архивного института. Ее теоретической основой является целостная концепция гуманитарного познания, разработанная в начале XX в. А.С. Лаппо-Данилевским.
Автором был также изучен ряд статей сборника «Труды научной конференции по вопросам архивного дела в СССР» за 1965-1967 гг. в разделе «Источниковедение, археография и другие вспомогательные исторические дисциплины».
Также в процессе работы над диссертацией были изучены следующие общие работы: В.Н. Автократова «Теоретические проблемы отечественного архивоведения» (М., 2001) и Т.И. Хорхординой «История Отечества и архивы: 1917- 1980-е гг.» (М., 1994), «Российская наука об архивах: История. Теория. Люди» (М.,2003).
Рассматриваемые в диссертации основные положения также нашли отражение на страницах следующих изданий периодической печати: научно-информационные бюллетени «Вопросы архивоведения», «Вестник архивиста», журналы «Архивное дело», «Советские архивы», «Отечественные архивы». Здесь публикуются отдельные статьи по проблематике объединенных архивов.
Также в работе над диссертацией были использованы следующие справочные издания: Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. Вып. 1,2. (М., 1988), Краткий словарь архивной терминологии (М.-Л., 1968).
В ходе работы над диссертацией были изучены авторефераты диссертаций на соискание ученой степени кандидатов исторических наук: Грибановой Е.М. «Организационно-методическая и научная работа ведомственных архивов» (1963-1985 гг.), Коновой Н.Н. «Экспертиза ценности документов местных органов государственного управления».
Научная новизна и практическая значимость диссертационной работы заключается в теоретическом и методическом обосновании создания комплекса документов по истории сельского, лесного хозяйств, по земельным отношениям и землеустройству, под которым понимается комплекс источников по определенной проблеме.
Объединенный архив создает лучшие условия для использования документов, формирует источниковую базу для различных научных дисциплин, изучающих процессы, происходящие в обществе, развития отраслей экономики и отдельных регионов. Концентрация документов множества разнородных организаций, в том числе ликвидированных, в одном архиве дает большие преимущества для работы с ними.
Хронологические рамки охватывают период с 1973 г. до 2005 г. Такой выбор временных рамок связан с особой значимостью становления объединенных междуведомственных архивов в России. Начальная дата объясняется тем, что в 1973 г. был создан Объединенный междуведомственный архив Министерства сельского хозяйства Бурятской АССР. Последняя дата -2005 г. - определяется последним переименованием в Объединенный архив Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Бурятия.
Территориальные рамки работы определены границами территории Республики Бурятия.
Апробация. Результаты научных исследований докладывались на научно-практических конференциях, основными из которых являются: научно-практическая конференция «Архивная служба Сибири на рубеже ХХ-ХХ1 веков (правовые, организационные и научно-методические вопросы деятельности архивной службы), (31 мая - 1 июня 2000 г., г. Новосибирск), Всероссийская научно-практическая конференция «Информационные технологии в архивном деле», (14-15 декабря 2000 г., Москва), Всероссийская научно-практическая конференция «Архивоведение и архивное дело в России (1991-2005 гг.): осмысление пройденного, (19-20 апреля 2006 г., Москва).
Диссертация обсуждена на заседании отдела истории, этнографии и социологии, Института монголоведения, буддологии и тибетологии СО РАН.
Результаты научных исследований внедрены в учебный процесс при подготовке документоведов по курсу «Архивоведение», «Государственные и ведомственные архивы», а также при повышении квалификации специалистов системы агропромышленного комплекса и лесного хозяйства.
Задачи исследования обусловили структуру диссертации, которая состоит из введения, трех глав, девяти параграфов, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений.
История создания объединенных архивов в России
Хранение и использование документов царской России осуществлялось каждым ведомством самостоятельно. Государственной архивной службы не существовало. Создание объединенных ведомственных и междуведомственных архивов осуществлялось в соответствии с ленинскими принципами централизации архивного дела. Организационные основы ведомственного хранения документов были заложены в первых декретах Советской власти по архивному делу.
Декрет Совета Народных Комиссаров РСФСР от 1 июня 1918 г. «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР», подписанный В.И. Лениным содержал принципиально важное положение о том, что архивы правительственных учреждений ликвидируются как ведомственные учреждения, а хранящиеся в них дела образуют Единый Государственный архивный фонд1. В соответствии с декретом, дела, необходимые для повседневной деятельности ведомств, оставались в их помещении, но поступали в ведение и распоряжение Главного управления архивным делом.
Декрет СНК РСФСР от 22 апреля 1919 г. «О хранении и уничтожении архивных дел» определял сроки хранения документов в ведомствах, а также основы экспертизы их ценности. Принципиальные положения этих декретов получили развитие в нормативно-методических документах органов, руководящих архивным делом страны. В 1920 г. Главное управление архивным делом разработало инструкции: «О порядке передачи архивных материалов советскими и кооперативными учреждениями в отделения Единого государственного архивного фонда» и «По ведению текущих архивов, хранению архивного материала и сдаче его в губернский архивный фонд»1.
Следует отметить, что понятие «общий архив» имело очень широкое распространение в учреждениях довоенного времени. Даже после замены его в архивной терминологии в 1931 г. «объединенным архивом» ведомства применяли его как в значении объединенного архива, так и в значении архива учреждения. Общий архив 30-х годов далеко не всегда соответствует объединенному ведомственному архиву в современном понятии. В каждом конкретном случае необходимо выявить состав документов архива, иначе ошибки неизбежны.
Соглашаясь с В.В. Сорокиным в том, что первые объединенные архивы появились в 20-х годах, нельзя считать правильным отнесение им некоторых архивов того времени к типу объединенных. Например, общий архив Народного Комиссариата по делам национальностей (1920-1924 гг.) таковым не являлся .
Постепенно сами учреждения организуют объединенные архивы, отражая эту работу в нормативных документах. Так, 22 марта 1920 г. было утверждено «Положение об архивной части в Московском потребительском обществе», в котором определены три вида архива: текущий (хранит дела, книги и документы, нужные еще для практической деятельности, содержится при канцелярии или бухгалтерии учреждения), окончательный (хранит материалы, утратившие значение для текущего делопроизводства), центральный (хранит окончательные дела всех отделов, учреждений и предприятий общества) . Как видно, центральный архив общества выступал в роли объединенного архива.
В 1922 г. декретом ВЦИК от 30 января, утвердившим «Положение о Центральном архиве Российской социалистической Федеративной Советской Республики1, а также декретом ВЦИК от 20 ноября, утвердившим «Временное положение о губернских (областных) архивных бюро2, общее руководство архивной частью делопроизводства в центральных и местных правительственных учреждениях, охватывающее вопросы создания ведомственных архивов, поручалось Центрархиву РСФСР и его местным органам, о необходимости чего говорилось на 1 Всероссийской конференции архивных деятелей (сентябрь-октябрь 1921 г.).
Руководство ведомственными архивами стало постоянной функцией архивных органов. Центрархив помогал наркоматам, таким как рабоче-крестьянской инспекции, внутренних дел, внешней торговли, внутренней торговли, продовольствия и другим, поставить работу архивной части делопроизводства. На основе изучения практики установились главные требования к обработке и хранению дел, законченных делопроизводством. В наркоматах работа по налаживанию архивов велась в тесном взаимодействии с поисками рационализации делопроизводства3. В начале 20-х годов наркоматы и центральные ведомства начали создавать объединенные архивы. В ВСНХ РСФСР в 1922 г. появился в составе административно-финансового управления центральный архив, в который после образования ВСНХ СССР перешел в его ведение, а в республиканском совете был образован свой архив с более узкими функциями4. Архив комплектовался документами главных управлений, трестов и синдикатов как союзного, так и республиканского значения, за исключением очень отдаленных от Москвы. В 1924 г. в архиве хранилось 120 фондов, которые активно использовались в практической работе.
Самое широкое развитие объединенные архивы получили в системе НКПС. Приказом Главного Начальника путей сообщения от 3 апреля 1923 г. «О сдаче дел в архивы, хранении и уничтожении архивного материала» была введена инструкция о порядке сдачи учреждениями НКПС оконченных дел в свои архивы; хранения их и передачи в хранилища ЕГАФ. Согласно инструкции устанавливалась единообразная сеть объединенных ведомственных архивов. Мелкие учреждения (станции, депо и т.п.) сдавали документы в архивы отделений или участков, которые затем по истечении 3-х лет передавали их в архивы управлений дорог. Все службы управлений дорог и их линейные органы централизованно хранили свои документы в архивах управлений, которые через 5 лет сдавали материалы местным архивным учреждениям. Созданная в 20-х годах система архивов в учреждениях, организациях и предприятиях путей сообщения сохранила все основные черты и по сей день. Объединенные архивы несут в ней основную нагрузку на протяжении всех этих лет, показывая свою целесообразность.
Большую работу по налаживанию ведомственных архивов проводили местные органы Центрархива РСФСР, не оставляя без внимания вопросы создания укрупненных архивных комплексов.
Центрархив Татарской АССР в 1923 г. разработал нормативно-методическую базу деятельности ведомственных архивов, которую составили: Положение об общем архиве Татарской республики, Положение о службе архивариуса общего архива, Инструкция по ведению текущих и общих архивов учреждений, предприятий и организаций Татарской республики, Инструкция о порядке передачи архивных материалов советскими учреждениями, профсоюзными и кооперативными организациями в Татарский Центрархив.
Архивные учреждения Татарской АССР рассматривали документы, находящиеся на ведомственном хранении как неотъемлемую часть архивного фонда республики.
Характерно, что в начале 20-х годов за рубежом также высказывались предложения о создании укрупненных промежуточных архивов. Организация архивов такого типа была предложена бельгийскими архивистами в 1923 году1. Однако в РСФСР в 20-е - 30-е годы развитие этой формы ведомственного хранения документов шло темпами, значительно опережающими капиталистические страны, где лишь после окончания Второй мировой войны объединенные (промежуточные архивы и т.п.) архивы стали бурно расти.
Становление и деятельность Государственного учреждения Объединенный архив Минсельхозпрода РБ
Совет Министров РСФСР от 22 мая 1973 г. принял постановление «Об образовании при министерствах сельского хозяйства автономных республик, управлениях сельского хозяйства крайисполкомов и облисполкомов объединенных междуведомственных архивов» . Во исполнение этого постановления Минсельхоз РСФСР издал приказ от 13 июля 1973 г. № 220 «Об образовании при министерствах сельского хозяйства автономных республик, управлениях сельского хозяйства крайисполкомов и облисполкомов объединенных междуведомственных архивов» и в соответствии с приказом такие архивы начали создаваться3.
Объединенный междуведомственный архив при Министерстве сельского хозяйства Бурятской АССР образован в соответствии с постановлением Совета Министров Бурятской АССР от 6 декабря 1973 г. № 439 «Об образовании при Министерстве сельского хозяйства Бурятской АССР Объединенного междуведомственного архива»4 (Приложение № 1). Согласно Положения , составленного на основании Типового положения об объединенном междуведомственном архиве при Министерстве сельского хозяйства автономной республики, управлений сельского хозяйства, крайисполкома, облисполкома и утвержденного министром сельского хозяйства Бурятской АССР 28 января 1974 г., архив был создан в целях обеспечения сохранности, учета и использования документальных материалов учреждений, организаций и предприятий, связанных определенной системой соподчиненности или однотипных по профилю их деятельности. Объединенный междуведомственный архив был создан при Министерстве сельского хозяйства на правах самостоятельного учреждения и подчинялся непосредственно министру. В своей работе архив руководствуется приказами и указаниями Министерства сельского хозяйства Бурятской АССР и архивного отдела при Совете Министров Бурятской АССР.
Основными задачами архива являлись обеспечение сохранности, прием, учет, использование и подготовка материалов головной организации и профильных архиву учреждений.
Во исполнение этих задач архив: - принимает, учитывает и хранит документальные материалы структурных частей головной организации и профильных архиву учреждений, обработанные в соответствии с изданными Главным архивным управлением при Совете Министров СССР «Основными правилами постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР»; - проводит экспертизу научной и практической ценности документальных материалов, находящихся в объединенном междуведомственном архиве, оказывает помощь в организации и проведении экспертизы ценности материалов профильных архиву учреждений; - создает и пополняет научно-справочный аппарат к документальным материалам (описи, исторические справки, каталоги, указатели, обзоры и т.д.); - организует использование документальных материалов, выдает в установленном порядке справки, выписки по документальным материалам учреждениям и лицам, производит выдачу дел учреждениям во временное пользование; - совместно с канцелярией контролирует сохранность и правильность формирования и оформления документов и дел в структурных частях головной организации и профильных архиву учреждениях: оказывает помощь и дает консультации их работникам по вопросам постановки документальной части делопроизводства и архивного дела; - изучает и обобщает опыт постановки делопроизводства в профильных архиву учреждениях, участвует в организации и проведении общественных смотров архивов и делопроизводства этих учреждений; - осуществляет учет документальных материалов, хранящихся в профильных архиву учреждениях; - с учетом специфики профильных архиву учреждений на основе общих правил архивных учреждений разрабатывает методические пособия по архивному делу и принимает участие в разработке нормативных документов по организации делопроизводства (инструкций, памяток, классификаторов, номенклатур дел, перечней материалов с указанием сроков их хранения и т.д.); - участвует в организации и проведении мероприятий по повышению деловой квалификации секретарей, делопроизводителей и других работников, занятых в сфере работы с документами в профильных архиву учреждениях; - в установленные сроки передает в государственный архив документальные материалы, подлежащие государственному хранению; - ежегодно высылает в соответствующее архивное учреждение паспорт архива и отчет об изменениях в составе и объеме фондов; - докладывает руководству головной организации по вопросам постановки документальной части делопроизводства и архивного дела1. Согласно постановления архив содержится за счет общей численности работников предприятий, организаций и учреждений, сдающих документы в этот архив и специальных средств, получаемых по договорам министерств и ведомств - источников комплектования1:
1. Министерство сельского хозяйства Бурятской АССР (зоотехник-методист отдела кадров) - 1 ед.;
2. Бурятское производственное объединение совхозов (ст. научный сотрудник) - 1 ед.;
3. Бурятское объединение «Сельхозтехника» (мл. научный сотрудник) - 1 ед.;
4. Трест «Бурятцелинстрой» (мл.научный сотрудник) - 1 ед.;
5. Бурятское объединение «Межколхозстрой» (хранитель фонда)- 1 ед.;
6. Трест «Бурводстрой» (архивно-технический сотрудник)- 1 ед.;
7. Трест «Свинопром» (секретарь-машинистка) - 1 ед.;
8. Трест «Скотопром» (уборщица) - 1 ед.;
9. Трест «Птицепром» (ст. бухгалтер) - 0,5 ед. всего: 9,5 ед.
В начале деятельности штатная численность архива составляла 9,5 ед.: директор - 1 ед., старший бухгалтер - 0,5 ед., секретарь-машинистка - 1 ед., уборщица - 1 ед., старший научный сотрудник - 1 ед., младший научный сотрудник - 3 ед., хранитель фондов - 1 ед. и архивно-технический сотрудник -1 ед.2 На каждого сотрудника были разработаны должностные инструкции.
В 1974 году, несмотря на неоднократные обращения в вышестоящие органы, помещение архиву не было выделено. Поэтому основная работа архива была сосредоточена на учете и контроле документов учреждений. Научные сотрудники архива проходили стажировку в отделах Центрального государственного архива Бурятской АССР.
Комплектование архива документами сельского хозяйства
Формирование полноценной источниковой базы по истории российского общества - это одна из задач практического архивоведения. Она решается в ходе последовательного цикла операций, традиционно называемых комплектованием архивов.
Как известно, работа по комплектованию архива начинается с определения состава документов, установления источников комплектования. Этот этап имеет большое значение для архива, т.к. определяет во многом его дальнейшее функционирование. Состав источников комплектования архива установлен в рамках ведомственной подчиненности и в границах административно-территориальной единицы (города).
Результаты этого вида деятельности имеют количественную и качественную шкалу измерения1. При количественной оценке на первый план выходят объемные показатели (общее число источников комплектования архива и динамика их изменения; процентное соотношение между организациями, включенными и не включенными в списки источников комплектования архива по отраслям, а также отличающимися по форме приема документов; количество дел, включенных в описи, утвержденных экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) архивных учреждений. Они вычисляются достаточно легко, постоянно используются в планах, отчетах и информационных документах Объединенного архива.
Гораздо сложнее положение дел с оценкой качественных итогов комплектования. В отечественном архивоведении нет сложившихся определений понятий «качество комплектования», «полнота архивного фонда», не существует и отработанной технологии проведений исследований этого типа.
Главной целью комплектования является наиболее полная концентрация документов, относящаяся к профилю каждого архива.
Основной базой комплектования Объединенного архива
документальными материалами являются документы учреждений, организаций и предприятий агропромышленного комплекса.
Источниками комплектования архива документами сельского хозяйства на 1 января 2006 года являются 25 учреждений, организаций и предприятий агропромышленного комплекса1. Количество организаций, обслуживаемых архивом, в последние годы уменьшается в среднем па 2 организации.
На 1 января 2006 г. Объединенный архив насчитывает 138 фондов по истории сельского хозяйства республики и хранит около 89 тыс. документов и дел постоянного и временного хранения, по личному составу за 1935-2004 гг. В основном это - бумажные документы ликвидированных и реорганизованных предприятий.
Документы временного срока хранения составляют в архиве - 20 % хранимых дел.
Комплектование архива документами идет довольно эффективно. Ежегодно поступление документов в архив составляет около 2500 ед.хр., при этом основная доля из них - это документы по личному составу.
Фонды архива дают возможность исследовать историю становления и развития агропромышленного комплекса Бурятии с 1935 года. Тематический комплекс документов по истории сельского хозяйства республики включает информацию по вопросам производственного, социально-общественного и культурно-бытового развития советской деревни как единого процесса. В этих материалах содержатся сведения по семеноводству, племенному животноводству, переработке продукции животноводства, материально-техническому обеспечению отрасли.
Особое место в изучении аграрной политики в Республике Бурятия в период с 1930-х по 1980-е гг. занимает фонд Министерства сельского хозяйства Бурятской АССР (Ф.12). Фонд включает 12 587 документов и дел за 1937-1986 годы.
На Министерство сельского хозяйства Бурятской АССР возлагалась организация и руководство сельским хозяйством республики. Именно в этом фонде собраны уникальные документы, которые позволяют исследователю увидеть особую социально-классовую структуру республики и развитие новых коллективных форм хозяйствования на селе.
Поиски средств стимулирования роста сельскохозяйственного производства в послевоенные годы привели к многочисленным реорганизациям структуры руководства отраслью, что не могло сказаться на полноте и комплекса документов по истории сельского хозяйства. Неоднократные структурные изменения в руководстве отраслью не коснулись принципа трехзвенной системы управления сельским хозяйством. На протяжении всего периода сохранялась строгая подчиненность низовых организаций районным, областным, республиканским органам управления. Это обстоятельство предопределило, например, создание многочисленной организационно-распорядительной, планово-отчетной документации и значительный процент дублетных документов в фондах организаций сельского хозяйства.
По своему характеру документы и материалы фонда условно можно разделить на три основные группы: 1) постановления и распоряжения Бюро Обкома КПСС и Совета Министров Бурятской АССР, руководящие материалы Министерства сельского хозяйства РСФСР 2) годовые и перспективные планы работы по аграрному устроГютву, мелиорации, сельскохозяйственного строительства 3) месячные, квартальные и годовые отчеты Минсельхоза, колхозов и совхозов, материалы о состоянии сельского хозяйства республики к совещаниям и съездам сельскохозяйственных работников.
Постановления и распоряжения, руководящие материалы министерства содержат ценные руководящие материалы по основным направлениям аграрной политики. Эта группа документов позволяет исследователю проследить изменения в характере аграрной политики в районах республики, в распределении государственных средств и средств местного бюджета на различные виды сельскохозяйственных работ .
Руководящие материалы районным управлениям сельским хозяйством касались таких важных вопросов как методика использования программ хозяйственно-экономического описания, развития колхозов и совхозов.
Значительно дополняют и обогащают официальные документы планы производства и закупок сельскохозяйственной продукции, планы мероприятий по повышению эффективности производства колхозов и совхозов, комплексные планы мероприятий по дальнейшему развитию сельского хозяйства республики . По планам колхозов и совхозов, районных управлений сельским хозяйством за 1960-1980 годы можно проследить рост объема работ всех видов показателей по внутриаграрному устройству, которое в послевоенные годы становилось одним из главных факторов, обеспечивающих быструю рационализацию крестьянского хозяйства.
Классификация, состави содержание документов архива
Проблема классификации архивной документации - это стержневая проблема современной организации архивного информационного пространства. Поэтому в настоящее время ведется работа по созданию отраслевого классификатора архивной документной информации.
Классификация документов в пределах архива предполагает их организацию по комплексам - фондам и коллекциям1. При классификации документов архива выбирают один из научных принципов классификации: - принцип происхождения (организация документов по исторически сложившимся комплексам (фондам); - логический (тематический) принцип классификации документов по тематическим и другим (искусственно созданным) группам (коллекциям). При классификации документов Объединенного архива был выбран принцип происхождения.
В первую очередь остановимся на таких важных понятиях как архивный фонд и фондообразователь. Вся совокупность документов, образующихся в деятельности организации, составляет ее документальный фонд . Архивным фондом организации или лица называется вся совокупность документов, образующихся в процессе деятельности какого-либо фондообра-зователя. Фондообразователсм3 называется юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд. В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 архивный фонд1 - это совокупность архивных документов, исторически и (или) логически связанных между собой.
В Объединенном архиве по состоянию на 1 января 2006 г. согласно списка фондов находится на хранении 168 фондов, из них: 133 - фонды ликвидированных организаций, 35 - фонды действующих организаций. Документы, образующиеся в деятельности организации по срокам хранения подразделяются на: - документы временного срока хранения (до 10 лет включительно); - документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет); - документы постоянного (вечного) срока хранения. Документы постоянного срока храпения - это документы, которым в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами присвоено бессрочное хранение . Документы временного хранения - это документы с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению . Так как Объединенный архив является архивом с переменным составом документов, то он храпит документы как временного, долговременного, так и постоянного сроков хранения.
На хранении в архиве находятся всего 98 3888 ед.хр., из них:
а) дела постоянного срока хранения - 33062 ед. хр.
б) дела долговременного хранения - 57183 ед. хр.
в) дела временного хранения - 8143 ед. хр.
Разновидностями архивного фонда являются: - архивный фонд организации, состоящий из документов, образовавшихся в процессе ее деятельности; объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций-фондообразователей, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи: однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождение и др.; - архивный фонд личного происхождения, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода и принятых на хранение в архив организации.
Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, видовому, объектному, авторскому, хронологическому и др.).
В Объединенном архиве классификация документов осуществляется по одному из видов комплекса - фондам, т.к. работа по классификации проводится тогда, когда архивом решаются вопросы о форме организации поступающих на хранение документов. Также классификация документов по фондам осуществляется и в процессе работы с материалами, уже находящимися на хранении в архиве. Эта работа проводится в архиве как самостоятельный вид работы, когда исправляются допущенные раннее при организации фондов ошибки или возникает необходимость в более удобной и целесообразной форме организации материалов. Например, из фонда 52 «Бурятский научно-исследовательский институт сельского хозяйства» были выделены следующие фонды: фонд 60 «Бурят-Монгольская опытная станция по животноводству» и фонд 61 «Бурятский комплексный научно-исследовательский отдел Сибирского отделения ВАСХНИИЛ».
Кроме того, классификация документов по фондам может проводиться в архиве в ходе переработки или усовершенствования таких архивных справочников, как описи. Данная классификация в Объединенном архиве не проводилась, т.к. все описи архива соответствуют общепринятым нормам.
Важнейшую роль при классификации документов в архиве играет принцип недробимости архивных фондов, который является основой научной организации документов Архивного фонда Российской Федерации. В соответствии с принципом недробимости архивного фонда комплектование Объединенного архива происходит таким образом, чтобы материалы одного фонда полностью концентрировались в одном архиве. Далеко не из любого документального фонда может быть сформирован архивный фонд. Определить границы архивного фонда - значит определить состав документов, подлежащих включению в конкретный архивный фонд. В связи с тем, что архив классифицирует документы по архивным фондам, в первую очередь возникает вопрос: каждое ли учреждение может образовывать самостоятельный архивный фонд, т.е. быть фондообразователем?
При формировании фонда Объединенный архив, прежде всего, учитывает юридическую самостоятельность учреждения, признаками которого являются: - наличие правового акта об образовании учреждения (устав, положение, закон, указ); - самостоятельный баланс, смета, счет в банке; - штатное расписание; - самостоятельное ведение делопроизводства (наличие бланков, гербовая печать и др.). Вместе с тем, самостоятельное структурное подразделение также может быть фондообразователем, если его документы образуют обособленный исторически значимый комплекс. В Объединенном архиве фонды такого вида не создавались.
