Содержание к диссертации
Введение
Глава 1. История создания научно-справочного аппаратa Архива Конференции Императорской академии наук (вторая четверть XVIII в.-1917г.)
1.1. Архив Конференции Императорской академии наук и его научно-справочный аппарат в 1728-1903 гг 28-34
1.2.Научно-справочный аппарат Архива Конференции Академии наук в 1904-1917 гг 34-39
Глава 2. Создание системы научно-справочного аппарата Архива Конференции - Академии наук СССР (1917-1991 гг.)
2.1. Научно-справочный аппарат Архива Конференции -Академии наук СССР (1917-1935 гг.) 40-49
2.2. Становление системы научно-справочного аппарата Архива АН СССР (1936-1963 гг.) 49-95
2.3. Развитие системы научно-справочного аппарата Архива АН СССР (1963-1991 гг.) 95-130
Глава 3. Система научно-справочного аппарата Архива РАН в современной России и перспективы ее развития (1992-2009гг.)
3.1. Современное состояние системы НСА Архива РАН (1992-2009 гг.) 131-149
3.2. Перспективы развития системы научно-справочного аппарата Архива РАН 150-155
Заключение 156-160
Список использованных источников и литературы 161-179
Приложения 180-246
- Архив Конференции Императорской академии наук и его научно-справочный аппарат в 1728-1903 гг
- Становление системы научно-справочного аппарата Архива АН СССР (1936-1963 гг.)
- Развитие системы научно-справочного аппарата Архива АН СССР (1963-1991 гг.)
- Перспективы развития системы научно-справочного аппарата Архива РАН
Введение к работе
Актуальность темы исследования. Происходящие в России процессы, связанные с развитием информационного общества, реформированием Российской академии наук и ее учреждений, повышением интереса к истории науки, ставят задачу организации высокоэффективной информационной системы поиска документной информации. Архивы представляют собой особую информационную систему и выступают в качестве субъектов информационных процессов. Наряду с комплектованием, учетом и обеспечением сохранности документов, архивы создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к документальным комплексам, обеспечивающий общественные потребности в ретроспективной документной информации.
В связи с возрастающим интересом к ретроспективной документной информации, в частности по истории российской науки, наиболее остро встает проблема оперативного обеспечения исследований информацией о документах, сосредоточенных в Архивном фонде Российской Федерации.
В соответствии с федеральным законом РФ № 125 от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации» в состав Архивного фонда Российской Федерации входят архивные документы, образовавшиеся в результате деятельности Российской академии наук, ее учреждений, организаций и предприятий, личных фондов российских и иностранных ученых, имеющие научное, социально-культурное, историческое значение и относящиеся к государственной собственности
Существенная часть комплекса архивных документов по истории российской науки (1803 фонда объемом более 972000 ед. хранения) сосредоточена в Архиве Российской академии наук и его Санкт-Петербургском филиале, из которых: 1153 фонда – документная информация ученых, 626 фондов – учреждений и организаций Российской академии наук; 24 документальные коллекции. Кроме того, часть этого комплекса хранится в научных архивах 15 региональных отделений и научных центров РАН (более 2000 документальных фондов объемом 1,5 млн ед. хранения) и 9 научно-отраслевых архивах (около 2500 фондов объемом 800 тыс. ед. хранения), научно-справочный аппарат которых в диссертационной работе не рассматривается.
Архив Российской академии наук и его Санкт-Петербургский филиал, созданный в 1728 году, являются крупнейшим и старейшим хранилищем документов по истории Российской академии наук, ее учреждений и организаций, отечественной и зарубежной науки и культуры, российских и иностранных ученых.
Документы, хранящиеся в Архиве РАН и его Санкт-Петербургском филиале, имеют непреходящую ценность. Это документы, отложившиеся в результате научной, научно-организационной и административно-хозяйственной деятельности руководящих органов Академии наук, ее научных и иных учреждений и организаций, а также личные фонды действительных членов и членов-корреспондентов РАН, выдающихся ученых, охватывающие период с XVIII века до настоящего времени.
Важное значение для изучения истории отечественной науки имеют документы руководящих органов Академии наук, ее научных и иных учреждений и организаций. Многие из хранящихся в Архиве РАН документов имеют не только историческое, но и актуальное значение. Исследование некоторых документов, даже уже изучавшихся ранее, при новом подходе к ним, может дать исследователю много нового и ценного для освещения почти трехвековой истории Академии наук и российской науки. Вместе с тем изучение архивных документов может вскрыть ряд неосуществленных или забытых проектов, поставленных, но недоработанных проблем.
Особое место в Архиве РАН занимают личные фонды ученых, документы которых интересны прежде всего для развития той отрасли знаний, представителем которой является деятель науки, отражают его вклад в науку. Они также служат закреплению приоритета российских ученых в открытии и описании тех или иных явлений и закономерностей. Документы личных фондов ученых важны с точки зрения изучения истории науки как формы общественного сознания, истории накопления научных знаний, тенденций и направлений самой науки, необходимы при изучении биографии деятелей науки. Соединение биографического и исторического аспектов помогает проследить роль ученого на фоне общего пути развития научной мысли и его значения в культурной жизни общества. Кроме того, особенности личных фондов ученых заключаются в их прикладном значении.
Одним из фундаментальных направлений своей деятельности Архив РАН ставит обеспечение ретроспективной информацией, имеющей важную научную и социокультурную значимость, учреждений Российской академии наук и исследователей.
Для реализации этого направления деятельности важной задачей является совершенствование в Архиве РАН системы научно-справочного аппарата к документам, представляющей комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска документов и документной информации в целях рационального использования.
В решении этой задачи наиболее эффективным для Архива РАН является создание автоматизированного научно-справочного аппарата, который, реализуя все функции традиционной системы научно-справочного аппарата, предоставляет по сравнению с ней более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов и представления его результатов. Это позволит решить задачу подготовки справочников различного типа по составу и содержанию фондов Архива РАН, создания справочно-информационных и информационно-поисковых систем к документальным комплексам архива.
Автоматизированный научно-справочный аппарат Архива РАН может быть использован научно-отраслевыми архивами и научными архивами региональных отделений и научных центров РАН. Это может стать первым шагом к созданию единой автоматизированной научно-справочной системы всех архивных учреждений и организаций Российской академии наук.
Информационной основой для создания автоматизированного научно-справочного аппарата являются те же элементы описания различных уровней, что и для традиционной системы научно-справочного аппарата. В этой связи важное значение приобретает изучение и совершенствование обязательных элементов системы научно-справочного аппарата: описей, путеводителя по фондам архива, каталогов, баз данных, а также дополнительных элементов – указателей и обзоров документов.
Для создания и совершенствования эффективного как традиционного, так и автоматизированного научно-справочного аппарата Архива РАН важным является изучение истории создания, современного состояния и перспектив развития научно-справочного аппарата Архива РАН и его Санкт-Петербургского филиала как системы поиска документов и документной информации по истории российской науки.
Возможности эффективного использования документов зависят от рациональных методов создания, ведения и совершенствования элементов системы научно-справочного аппарата к документам фондов Архива РАН.
Степень изученности. Теоретическая разработка вопросов НСА в России началась в середине XIX в., в дальнейшем была продолжена и нашла отражение в работах российских архивистов Вишневского М.С.., Князева Г.А., Фомина Н.А.. В работах под системой НСА подразумевался комплекс архивных справочников, отражающих состав и содержание фондов и служащих для удовлетворения потребностей общества. Кроме того, в этот период в архивоведческой литературе понимание системы НСА было расширено, когда в нее стали включать справочники по учету и справочную библиотеку архива.
Вишневский М.С. и Фомин Н.А. в первую очередь обращали внимание на структурные особенности описей, созданных в российском архивоведении до 1917 года, как элемент системы НСА за определенный исторический период,
Князев Г.А. рассматривал систему НСА как комплекс различных архивных справочников. Несколько более четко Князев Г.А. прослеживал иерархию справочников в зависимости от иерархии организации хранения документов. Известный архивист считал, что при построении научно-справочного аппарата необходим строго продуманный план и согласование отдельных его частей, чтобы одни справочные материалы не повторяли других, а дополняли их и развивали.
В исследовании системы научно-справочного аппарата, проведенном Митяевым К.Г., рассмотрена система научно-справочного аппарата до 1917 г. в историческом развитии и проанализировано состояние НСА в зарубежных архивах (на уровне архивных справочников). Метод исследования системы НСА, представления о системе и ее структуре, динамике системы, изложенные в работе Митяева К.Г., не претерпели сколько-нибудь существенных изменений в последующий период – конец 1950-х – начало 1960-х годов.
Из исследователей конца 1950-х годов следует выделить Шобухова М.Н., который развивая взгляды Митяева К.Г. подошел к пониманию необходимости исследования динамики отдельных справочников. Несомненной заслугой Шобухова М.Н. является разработка вертикальной иерархии системы описания документов и понимание этой системы как единого взаимосвязанного целого, которое дает возможность через отдельные свои части наиболее полно и всесторонне раскрыть содержание документов, начиная от отдельного документа, дела, фонда, архива и кончая архивным фондом всей страны.
Теоретические и научно-методические основы формирования системы НСА были обоснованы в работах Автократова В.Н., Рудельсон К.И. Автократов В.Н. выдвинул положение о системе поисковых средств, ее эффективности в зависимости от полноты и качества информации хранящихся в архивах документов. Он считал, что уровень развития информационных средств должен соответствовать интенсивности использования документов в интересах исторической науки. Развивая это положение, Рудельсон К.И. указывала, что информационная база архива должна быть максимально многоаспектной, то есть обеспечивать любые потенциальные потребности общества. При оснащении НСА новыми техническими средствами, как считает Рудельсон К.И., чтобы система НСА не была только комплексом взаимодополняющих справочников, но явилась бы качественно новым справочным средством, имеющим единую структуру, связи, организацию.
Методической основой для построения системы НСА на базе дифференцированного подхода описания послужили методические рекомендации и пособия ВНИИДАД, которые позволяют разрабатывать стратегию развития справочных средств, определять оптимальный выбор справочников и состав элементов описания для каждого справочника, уровень детализации информации в пределах каждого элемента описания архивных документов.
В конце 1980-х годов в работе Волковой И.В. по изучению новых тенденций и факторов в развитии системы НСА предложено включить в состав системы автоматизированные информационно-поисковые системы и учетные документы. Несомненной заслугой Волковой И.В. является включение в формулировку определения справочников и АИПС как «взаимосвязанных» в рамках системного объекта. Волкова И.В. утверждает, что принципы создания и развития системы НСА и требования к ней едины, однако средства научной информации, ее составляющие, должны учитывать и особенности документов разных типов и периодов. Система НСА конкретного государственного архива определяется Волковой И.В. составом и содержанием хранящихся массивов документов, характером и задачами поиска, интенсивностью использования документной информации, возможностями материально-технического обеспечения.
Большой вклад в изучение и развитие современного понимания системы НСА вносят работы Киселева И.Н., Лариной В.Г. По мнению Киселева И.Н., система НСА по типовому составу в традиционном плане завершена и должна развиваться в сторону повышения качества подготовки традиционных и автоматизированных архивных справочников. Он предполагает, что в перспективе взаимодополнение элементов научно-справочного аппарата как черта системы НСА будет постепенно исчезать по мере замещения традиционных справочников их электронными эквивалентами. В своих работах Ларина В.Г. делает вывод, что в XXI веке система научно-справочного аппарата является основой для формирования общего архивного информационного пространства, а классификация документной информации является методом его организации. Подтверждением тому служит разработанный ВНИИДАД в 2007 г. «Единый классификатор документной информации АФ РФ».
Вопросы истории создания, современного состояния и перспектив развития научно-справочного аппарата Архива РАН как системы поиска документной информации по истории российской науки относятся к числу малоизученных в российском архивоведении и не были предметом специального изучения и анализа. Имеются лишь немногочисленные публикации, главным образом сотрудников Архива Академии наук, в которых освещены отдельные элементы научно-справочного аппарата к документальным комплексам Архива РАН. Так, в исследованиях А.А.Куника, П.П.Пекарского, В.С.Иконникова по истории Академии наук до 1917 года имеются разрозненные сведения о составе учетно-справочного аппарата Архива Академии наук.
В работе Б.Л.Модзалевского впервые была дана оценка состояния учетно-справочного аппарата архива в XVIII–XIX веках, отмечено несовершенство систематизации документов по рубрикам и сформулирована задача создания алфавитных карточных каталогов в Архиве Академии наук, предложены принципы систематизации карточек в каталогах.
В статьях и историческом очерке Г.А.Князева, посвященных истории Академии наук, кратко охарактеризован состав научно-справочного аппарата архива (в настоящее время это Санкт-Петербургский филиал), который состоял из описей, обозрений, тематической и именной картотек, научных описаний отдельных ученых, обзоров.
В работе известного архивиста, директора Архива АН СССР в 1930–1950-е гг. Г.А.Князева обобщен имевшийся к тому времени опыт работы Архива Академии наук, в том числе и по созданию и совершенствованию учетно-справочного аппарата к документальным комплексам. Наряду с инвентарными описями и топографическими реестрами в состав учетно-справочного аппарата архива Князевым Г.А. включены следующие элементы: картотека архивных фондов и инвентарный реестр архивных фондов со вспомогательными указателями; формуляры архивных фондов; обзоры, путеводители и справочники; тематические каталоги и описания; алфавитные указатели; архивно-справочные библиотеки. В пособии приведена краткая характеристика каждого элемента учетно-справочного аппарата с библиографическим списком литературы по данному вопросу. Наиболее полно рассмотрены принципы создания алфавитных указателей. В статье Г.А.Князева и К.И.Шафрановского, посвященной истории Академии наук в XVIII веке, имеются краткие сведения о справочном аппарате к документам архива, который состоял в то время из инвентарных описей.
Краткий анализ методики составления различных видов карточных каталогов (предметного, систематического, именного) в Архиве Академии наук представлен К.И.Рудельсон в специальной работе по вопросам каталогизации документов в архивах СССР. К.И.Рудельсон выделяла такие методы описания документов, характерные для предметного и систематического каталогов Архива Академии наук, как подокументный, поединичный и групповой. Автор обращала особое внимание на то обстоятельство, что успех каталогизации документов в значительной мере зависит от составления научно-обоснованных классификаторов документации.
Общие вопросы состояния научно-справочного аппарата Архива Академии наук до 1965 г. рассмотрены в работе Ростовой Н.Н.
Вопросы истории и состава научно-справочного аппарата архива в 1960–1980 гг. затрагивались в работах многолетнего директора Архива АН СССР Б.В.Левшина. В коллективной статье, посвященной проблеме информирования исследователей о содержании личных фондов, Б.В.Левшин кратко анализирует архивные справочники, создаваемые к личным фондам ученых в Архиве АН СССР – описи, обозрения, указатель фондов, обзоры фондов, научные описания документов отдельных ученых, систематический, предметный и именной каталоги. В работе также нашли частичное отражение вопросы разработки приемов раскрытия состава и содержания документов личных фондов ученых в различных справочниках: групповое описание – в обзорах, краткая характеристика – в обозрениях, подокументное – в научных описаниях. В других своих статьях Б.В.Левшин, затрагивал вопросы классификации служебной документации в учреждениях АН СССР, формирования и ведения НСА к личным фондам ученых.
Уделив основное внимание издательской деятельности Архива АН СССР, Л.И.Блинова отмечала такие виды справочников, как научные описания фондов выдающихся деятелей науки, тематические обозрения, обзоры и издания эпистолярного наследия ученых.
В работах Н.М.Раскина представлена характеристика изданий Архива АН СССР: обозрения, научные описания, тематические обзоры, обзоры фондов учреждений. Н.М.Раскиным были отмечены некоторые приемы раскрытия состава и содержания личных фондов ученых в различных справочниках, связанные со спецификой состава и содержания научных и технических документов.
В серии работ Солодковой Э.И. анализировались вопросы систематизации в обозрениях и описях документов личных фондов ученых геолого-минералогического профиля, хранящихся в Архиве АН СССР, его Ленинградском отделении и архиве Сибирского отделения АН СССР. В работах изучены история создания, методика описания и состояние на конец 1980-х гг. отдельных элементов системы научно-справочного аппарата Архива АН СССР: описей и обозрений. Автор работ предлагает, наряду с совершенствованием описаний документов личных фондов ученых в описях и обозрениях, использование информационно-поисковых систем для выявления документной информации.
На новом этапе развития НСА с использованием информационных технологий и появлением опыта такой работы в Архиве РАН, стали появляться работы, в которых она анализировалась. В коллективной статье и работах Савиной Г.А. приведены общие сведения о созданных в Архиве РАН электронных базах данных к отдельным документальным комплексам, освещены вопросы перспектив внедрения информационных технологий в работу Архива.
Важным источником для изучения проблемы являются разработанные в Архиве методические пособия по подготовке описей как к личным фондам ученых, так и к документальным комплексам учреждений и организаций Академии наук, а также каталогов и картотек. Методические пособия Архива АН СССР разработаны до 1992 г. на основании нормативно-методических документов Главархива и ВНИИДАД с учетом особенностей документальных комплексов фондов Архива АН СССР.
Анализ публикаций и исследований, в которых рассматривались вопросы создания и совершенствования НСА Архива РАН, позволил выявить определенные пробелы в изученности проблемы по теме исследования.
Опубликованные работы фрагментарно освещают историю и состояние отдельных элементов научно-справочного аппарата Архива РАН и посвящены в основном личным фондам ученых. Остались нерешенными изучение истории и эволюции НСА Архива Академии наук на различных исторических этапах, проблема анализа всей системы научно-справочного аппарата Архива РАН, а также такие вопросы, как: классификационные схемы картотек и каталогов; приемы раскрытия состава и содержания документов фондов в описях; состав и структура научно-справочного аппарата, принципы его формирования и ведения; история создания, современное состояние и перспективы развития всех элементов научно-справочного аппарата архива.
Целью диссертационной работы является разработка перспективных направлений совершенствования элементов системы научно-справочного аппарата Архива РАН, Санкт-Петербургского филиала архива, академических архивов на основе анализа его истории и современного состояния в современном информационном обществе с учетом возрастания востребованности ретроспективной информации архивов обществом и государством и использования современных информационных технологий. Особое значение при современном состоянии знаний и дальнейшего их развития приобретает научная, историко-культурная и практическая ценность документов руководящих органов Академии наук, ее научных и иных учреждений и организаций, личных фондов ученых и научно-справочного аппарата к этим документальным комплексам.
Задачами работы являются:
– изучение истории зарождения и развития научно-справочного аппарата архива Российской академии наук в разные исторические эпохи, выявление общих тенденций развития НСА и характерные для каждого исторического периода особенности;
– исследование всех элементов системы научно-справочного аппарата архива РАН, определение состава системы НСА и путей ее совершенствования в разные исторические периоды;
– анализ и оценка современного состояния системы научно-справочного аппарата, определение ее роли в поиске документной информации архива РАН;
– определение общего вектора дальнейшего развития системы научно-справочного аппарата архива Российской академии наук, перспективные направления его совершенствования в целях повышения эффективности использования информационного потенциала архива РАН как составной части Архивного фонда Российской Федерации.
Объект исследования – совокупность документов Архива Российской академии наук в период с 1728 г. по 2009 г., как составная часть Архивного фонда Российской Федерации.
Предмет диссертационного исследования – система научно-справочного аппарата Архива Российской Академии наук: состав и методические приемы описания как в архивных справочниках – путеводителе, описях, обзорах, каталогах и картотеках, а также в создаваемых базах данных.
Интерес диссертанта к научно-справочному аппарату Архива РАН обусловлен необходимостью совершенствования традиционного НСА и разработки рациональной автоматизированной системы научно-справочного аппарата к документам Российской Академии наук, позволяющей осуществлять многоаспектный и оперативный поиск информации по истории российской науки. Кроме того, занимаясь по роду профессиональной деятельности проблемами создания и совершенствования научно-справочного аппарата, автор диссертации поддерживает мнение ряда российских архивистов о прямой зависимости эффективности использования архивных документов от качества составления элементов научно-справочного аппарата.
Хронологические рамки исследования. Хронологические рамки исследования охватывают период XVIII – начала XXI вв. в истории НСА Архива РАН. Изучен научно-справочный аппарат архива в Санкт-Петербурге с конца XVIII в. и до настоящего времени. В работе особенно детально изучены элементы научно-справочного аппарата Архива РАН в г. Москве с 1936 г. по 2009 г., так как в нем сосредоточены основные фонды и коллекции по истории и российской науки за более чем 70-летний период ее интенсивного развития.
Методологическая база исследования. При написании работы использовались методы: исторический, источниковедческий, системный, информационный, функциональный, моделирования, количественного и информационного анализа.
Принцип историзма требует подхода к НСА Архива РАН как к явлению, закономерно возникшему в определенной исторической обстановке. Следование принципу историзма определило главный критерий научности работы.
Принцип всесторонности учитывает целевую направленность каждого типа и вида справочника НСА Архива РАН и рассматривался как требование при выявлении и закреплении структурно-функциональных связей между ними.
Принцип комплексности позволил теоретически и практически рассмотреть взаимодействие и взаимодополняемость всех создававшихся элементов НСА архива.
Системный метод позволяет рассматривать элементы НСА как сложные многоуровневые, многоступенчатые, иерархические, структурные системы, а систему НСА – как информационную модель как ретроспективной документной информации, так и различных типов и видов традиционных и автоматизированных справочно-информационных средств Архива РАН.
Системный подход сочетается с информационным – общенаучным подходом, позволил выявить многоаспектность элементов системы НСА, и в конечном счете всесторонне и правильно описать их. Информационный подход неразрывно связан с определением принципов организации каждого элемента НСА. При этом была получена возможность определить количественные, качественные и видовые характеристики элементов НСА. Историческая наука, как и другие общественные науки, использует измерение в скрытом виде как сравнение (так называемый компаративный метод), когда одна качественная характеристика сравнивается с другой.
Методом функционального анализа было изучено место Архива РАН в системе Российской академии наук и архивной отрасли СССР и Российской Федерации, его функций и задач в создании системы научно-справочного аппарата, целевого назначения академических документов и их роли в изучении истории российской науки.
Логическим развитием функционального метода является метод моделирования – общенаучный метод исследования, который позволил изучать структуру и функции отдельные элементы НСА или их частей путем создания и исследования модели.
Методами количественного и информационного анализа было проведено исследование форм, видов, реквизитов архивных справочников в системе НСА Архива РАН.
Источниками для изучения темы исследования являются: архивные фонды Архива Конференции, Архива АН СССР, Ленинградского отделения АН СССР, Московского отделения АН СССР, Архива РАН и его Санкт-Петербургского филиала;
описи 60 архивных фондов учреждений и организаций Академии наук и личных фондов ученых, 9 разрядов (коллекций);
именные и предметно-тематические каталоги, алфавитные, тематические и делопроизводственные картотеки к документальным комплексам Архива АН СССР;
базы данных «Архив РАН», «Персональный состав», «Российская академия наук. 1724–1999 гг.» «Коммунистическая академия ЦИК СССР. 1924–1936», сайт Архива РАН;
путеводитель, обозрения (справочники по типу путеводителя), научные описания (обзоры) Архива РАН, указатели;
опубликованные источники (отчеты о деятельности и уставы Академии наук, распоряжения Президиума АН СССР и приложения к ним);
методические пособия, рекомендации, указания, инструкции по подготовке описей, каталогов и картотек к документальным комплексам, классификаторы;
нормативно-методические разработки Главархива СССР, Росархива, ВНИИДАД;
научные публикации по вопросам создания и совершенствования научно-справочного аппарата.
Научная новизна. Диссертационное исследование имеет научно-практическое значение, поскольку с привлечением архивных источников впервые проведено систематическое изучение и анализ элементов научно-справочного аппарат Архива РАН на протяжении трех веков его существования, что позволило сделать ряд обобщений. Элементы научно-справочного аппарата Архива РАН прошли в процессе исторического развития и возрастающих потребностях в ретроспективной информации этапы усовершенствования и сложились в систему НСА. В результате разработки научно-методических материалов архив перешел от инвентарных описей к современным архивным описям, от обозрений архивных материалов – к путеводителю и системе справочников, от каталогов и картотек – к автоматизированным информационно-поисковым системам. В архиве создается система автоматизированного научно-справочного аппарата к документальным комплексам по истории российской науки, которая наряду с обозрениями, путеводителем, описями, каталогами и картотеками, справочниками включает информационную систему «Архив РАН» и раздел сайта Архива РАН в сети Интернет. Информационная система «Архив РАН» создана и будет развиваться как подсистема Единой научной информационной системы Российской академии наук.
Практическая значимость работы. Выводы и предложения, сформулированные в диссертационной работе, имеют научно-методическое значение для оптимизации системы НСА и интенсификации использования информации, заключенной в документах фондов Архива РАН. Предложенные рекомендации применимы для всех архивных учреждений РАН. Результаты исследования будут использованы при разработке нормативных и методических документов по созданию и совершенствованию системы НСА в Архиве РАН, а также при разработке учебных пособий и специальных курсов по архивоведению, истории архивного дела и проблемам системы НСА к документам академических учреждений и личных фондов ученых.
Подготовленные «Инструкция по вводу информации в программный модуль «Typer» информационной системы «Архив РАН» и «Инструкция пользователя базы данных «Учет и каталог» внедрены в работу Архива РАН и могут быть использованы академическими учреждениями и организациями в рамках создания единого научного информационного пространства РАН.
Разработана «Перспективная программа информатизации системы научно-справочного аппарата Архива РАН на 2010–2015 гг.», которая является частью «Программы информатизации Архива РАН».
Апробация работы. По теме диссертационного исследования опубликовано 10 научных работ. Основные положения диссертации были представлены в докладах и сообщениях на пяти международных научных конференциях и Всероссийском научно-практическом семинаре-совещании, обсуждались на заседании Ученого совета Архива РАН.
Материалы диссертации использовались при проведении практических занятий студентов по разделам научное описание, составление описи и научно-справочный аппарат курса «Теория и методика архивоведения», подготовке дипломной работы Факультета технотронных архивов и документов Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета.
Структура диссертации. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений.
Архив Конференции Императорской академии наук и его научно-справочный аппарат в 1728-1903 гг
С первой четверти XVIII века начинается новый этап в развитии архивного дела Российского государства. Это явилось следствием коренных реформ, проведенных правительством Петра I. Преобра зования в системе государственного аппарата привели к сущест венным изменениям в области архивного дела, которые прослежи вались по двум направлениям: создание архивов при новых выс ших, центральных и местных учреждениях и устройство фондов упраздненных учреждений, а также документации действующих учреждений, потерявшей справочное значение. В результате этих преобразований архивы отделились от канцелярий и превратились в самостоятельные структурные части учреждений, что было юриди чески закреплено в «Генеральном регламенте» 1720г.64
Исторические этапы развития Российской Академии наук неразрывно связаны с историей Российского государства. Одним из этапов реформ Петра I стало основание Академии наук. Санкт-Петербургская Академия наук стала источником новой русской науки. Географические, исторические и естественно-научные работы Академии наук раскрыли России ее собственный облик.
С самого основания Академии наук ее высшим научным и организационным органом стало «Ученое собрание академиков» или Конференция, административно-хозяйственные вопросы Академии наук решала академическая Канцелярия.
С момента создания Санкт-Петербургской Академии наук встал вопрос об организации собственного делопроизводства. Согласно «Проекту Положения об учреждении Академии наук и художеств» (22 января 1724 г.) для ведения делопроизводства «...особливый секретарь потребен, который все, что в Академии предлагается, в протокол вносит, в порядок приводит и тое, что достойно есть ... публикует и купно с библиотекарем корреспонденцию с учеными людьми держит»65. Необходимость обеспечения поиска документов изложена здесь отдельным параграфом: «Ежели его императорское величество потребует, чтоб академикус из своей науки некоторое дело сискивал, то повинен он тое со всем прилежанием чинить и о том в надлежащее время ( ибо суть многие дела, которые вельми малы быть кажутся, однакодже долговременное розискивание требуют) отповедь дать».66
Первое упоминание о деятельности архива Конференции относится к 6 января 1728 г., когда студент академической гимназии Миллер Г.Ф. был «определен» для приведения в порядок академических дел: «По указу его императорского величества надлежит определить к архиве и для сочинения немецких курантов из Гимназии студента Миллера» .
В XVIII веке, вскоре после основания Академии наук, образовались два архива: Конференц — архив, в котором сосредоточивались материалы, отложившиеся в результате научной деятельности Академии и ее контактов с западноевропейскими учеными учреждениями и лицами, и архив академической Канцелярии (с 1767 г. Комиссии), в который поступали законченные делопроизводственные материалы.
Пекарский П.П., кратко характеризуя состав документов Академии наук, таюке сообщал о у четно-справочном аппарате к ним: «При Академии наук собственно два архива. В одном, который известен еще под старинным названием конференц-архива хранится: 1. вся переписка ученого сообщества и его членов с русскими и иностранными учеными и вообще любителями наук и просвещения. Все эти бумаги собраны в фолианты, расположены по годам и при большей части из них есть азбучные указатели имен. 2. Рядом с этим материалом следует поставить протоколы академических заседаний. Они также переплетены погодно в фолиантах и имеют азбучный указатель имен. 3.Третий важный источник в том же отделе архива составляет рукопись историографа Миллера. 4. Подробные записки о разных академиках, а также краткие отзывы, по большей части собственноручные, Ломоносова, Тредиаковского, Крашенинникова, Попова и других. 5. Портфель под заглавием « Биографии академиков» № 11. 6. Особую серию бумаг составляют разные представления, статьи и черновые бумаги академиков, поступавшие в архив по определению Конференции или после кончины ее членов; материалы эти размещены в нумерованных связках и имеют особую опись. 7. Бумаги историографа Миллера. 8 Рукописный сборник материалов для истории Академии наук за первые восемь лет ее существования, составленный Свенске К.Ф.
Другой, не менее важный архив Академии составляют дела академической Канцелярии и заменившей ее академической Комиссии, большая часть которых переплетена помесячно и погодно в фолианты, а некоторые, по своей обширности и важности, отдельно. В этом архиве нет описей».68
В приведенной краткой характеристике документов и учетно-справочного аппарата к ним Архива Конференции отсутствуют «протокольные бумаги» - приложения к протоколам, которые хранились в картонах и связках и не имели описей. На основании этих документов, составлялись протоколы заседаний Конференции.
Князев Г.А., директор Архива АН СССР в 30-50-е годы XX века, уточнил систематизацию документов ученой переписки Конфе-ренц-архива : « Все эти письма собирались в « фолианты» и систематизировались по своему характеру. К письмам, уходящим из Академии наук, делали отпуски и переплетали их; на корешках таких томов написано «Исходящие письма». Получаемую в Академии наук корреспонденцию в подлинниках тоже переплетали в тома с надписью «Входящие письма». Письма в томах были расположены и перенумерованы по годам, к ним составлялись указатели имен».69
Документы академиков передавались в архив в виде так называемых «связок», которых к концу XVIII века было собрано более 100. Эти материалы формировались по авторскому принципу после кончины того или иного ученого («Ломоносовиана», «Эйлериана», «Бернуллиана»), в хронологическом порядке поступлений, а также по научным дисциплинам («Астрономика», «Географика» и Другие). Связки нумеровались, к ним делалась внутренняя инвентарная опись.
Что касается протоколов академической Канцелярии, то в 1743 г. вышло постановление, чтобы «академические протоколы переплетались с реестрами».70 Реестр — список или перечень для регистрации документов. Одним из первых описаний документов Канцелярии являлся «Штелинов реестр официальных бумаг, относящихся к истории Академии наук с 1725 по 1749 гг.».
В 1747 г. Академия наук получила первый устав — «Регламент Императорской Академии наук и художеств», в котором, в частности, указывалось, что для успешного ведения собрания академиков вводилась должность конференц-секретаря: «Секретарь должен иметь в порядке все ученые письма и изобретения от академиков и без расписки из архивы ничего не выдавать, также корреспонденцию с учеными людьми и все ордеры и указы, которые президент, а в небытность его Канцелярия, пришлет, содержать в порядке. И для того надобен при секретаре архивариус». Этот документ с одной стороны определяет основные задачи работы архива — обеспечение сохранности и контроль за выдачей документов в делопроизводстве, с другой — назначал руководителя работой архива в лице конфе-ренц-секретаря (в дальнейшем — непременного секретаря) и специального работника — архивариуса с окладом 350 рублей в год.
Сохранился пример работы Архива Конференции по приему документальных материалов: «По расписки письма, рисунки, ландкарты, обсервации и прочие все отдать ему, профессору Тредиаков-скому, для положения в конференц-архиву профессору Винсгейму с распискою. Чего ради поданныю от профессора Тредиаковского роспись послать к оному профессору Винцгейму, по которой бы он все написанное в ней приняв, и на той же росписи подписал по листам, что принято исправно и подал бы ту роспись при рапорте в канцелярию».72 Текст документа указывает не только на строгий контроль при приеме документов в делопроизводстве, но и на необходимость их учета.
В 1766 г. Канцелярия Академии наук была упразднена, ее функции, текущее делопроизводство и архив были переданы в Комиссию Академии наук. Делопроизводство этих двух органов в силу исторических условий, а именно идентичности функций, не было разделено, а продолжало одно другое. Поэтому и нет разделения Архива Канцелярии и Архива Комиссии Академии наук.
В связи с частыми обращениями к документам Архива Конференции предпринимались меры по переработке имеющихся описей. Архивариус Конференции Корц Г.В. в 1793 г. «представил каталог всех материалов Архива, приведенных в порядок».73 Корц Г.В. пересоставил внутренние инвентарные описи «связок» (документальные материалы академиков) Конференции за XVIII в., к этим описям затем автоматически присоединяли материалы, отложившиеся и в первые десятилетия XIX в.74
Таким образом, в рассматриваемый период управленческая документация Архива Конференции была систематизирована в хронологической последовательности, к ней имелись алфавитные указатели. Научная документация академиков и других ученых («связки») систематизирована по авторскому принципу, в хронологическом порядке поступлений, а также по тематическому принципу (научным дисциплинам). К «связкам» составлялись внутренние инвентарные описи.
После введения «Регламента Императорской Академии наук» 1803 г. в ней продолжал функционировать Архив Конференции, одной из его главных задач было хранение, наряду с научной, делопроизводственной документации образованной Канцелярии Конференции. В Архив Конференции, находящийся в ведении непременного секретаря, поступали материалы по научно-организационной деятельности, проходившие через Канцелярию Конференции: по изменению устава Академии наук, об организации новых учреждений, дипломные книги и реестры выданных дипломов на звание членов Академии наук, ученая и научно-организационная переписка непременного секретаря и членов Академии наук.
Но административно-хозяйственные и финансовые вопросы решались в образованном Комитете правления Академии наук, и законченные дела его исполнительного органа — Канцелярии — поступали в возникший при ней самостоятельный архив.
Становление системы научно-справочного аппарата Архива АН СССР (1936-1963 гг.)
В середине 1930-х годов в деятельности Архива Академии наук СССР произошли существенные изменения. В 1933г. закончила работу образованная при Президиуме Академии наук Комиссия для перераспределения архивных материалов академии, в результате чего значительно возросло количество фондов академических учреждений, академиков и других ученых, сосредоточенных в Архиве Академии наук. В 1934 г. Академия наук и ряд ведущих ее учреждений и организаций были переведены в г. Москву, для обслуживания которых в 1935 г. было организовано Московское отделение Архива АН СССР. Однако только после ликвидации Коммунистической Академии в феврале 1936 г. и передачи ее научно-исследовательских учреждений в Академию наук СССР , 29 апреля 1936 г. Московское отделение Архива АН СССР приступило к ра-боте ,07.
С 1936 г. Московское отделение и Архив АН СССР имеют единую нумерацию фондов. Кроме того, часть фондов находится в обеих архивохранилищах. Так, в Московском отделении Архива АН СССР в 1937 г. были образованы фонды № 2 «Президиум АН СССР» и № 4 «Управление делами АН СССР», тогда как в Архиве АН СССР уже имелись фонды с такими номерами. Разделение документов произошло как по причине изменений в структуре органов управления Академии наук, так и по хронологическому принципу.
В дальнейшем, в Московском отделении АН СССР были организованы разряды (коллекции), имеющие номера, аналогичные номерам разрядов Архива АН СССР в г.Ленинграде, например разряды № X «Собрание портретов членов Академии наук и других ученых», № XIII «Медали, слепки с медалей, имеющие отношение к истории АН».
В этот период, как отмечалось выше, Архив АН СССР, находившийся в г. Ленинграде, создавал основные элементы научно-справочного аппарата: описи, справочники по типу путеводителя, тематическую и именную картотеки. Московское отделение архива в первые годы своей деятельности почти целиком было занято комплексом работ по концентрации документов и их научным описанием. В то же время Московское отделение архива, одной из функций которого было ведение справочно-ориентирующего аппарата, приступило и к созданию отдельных его элементов.
Одной из особенностей описей Московского отделения Архива АН СССР являлась валовая регистрация описей в 1936-1962 гг. с присвоением каждой описи порядкового номера вне зависимости от фондовой принадлежности. В результате многие описи к фондам Московского отделения Архива АН СССР имеют кроме порядкового номера через дробь регистрационный номер. Например: в фонде № 541 «Организационно-аналитическое управление РАН» управленческая документация за 1942 г. систематизирована в опись № 1/620; номер 1 обозначает номер описи фонда, 620 — порядковый номер валовой регистрации описей.
Отсутствие единых методов систематизации и схем классификации документов в описи можно проследить на примере описей фондов канцелярии, управления делами, секретариата, Президиума, управлений, отделений, институтов Академии наук.
К исторически сложившимся документам фонда № 2 «Канцелярия Конференции АН (1804-1922); Управление делами Конференции АН СССР (1922-1927);Секретариат АН СССР (1927-1932); Научно-организационный сектор АН СССР (1932-1933);Секретариат АН СССР(1933-1939);Секретариат Президиума АН СССР (1939-1949); Канцелярия Президиума АН СССР (с 1949)», хранящимся в Санкт-Петербургском филиале Архива РАН составлены 19 описей.
Наибольший интерес представляет опись № 1 «Делопроизводственные материалы Канцелярии Конференции и Секретариата АН (1804-1936)», в два тома которой включены 2791 ед.хр. В связи с тем, что дела в опись включались в различные исторические периоды и наличием разнообразной информации в делах к описи составлен ряд карточных указателей: деятельность Академии наук, предметный, именной, учреждений, географический, а также указатель к материалам по присуждению наград и премий за труды, представленные на конкурс.
В то же время документы по присуждению премий в 1739-1919 гг. включены в опись № 5, причем в описи №№ 5а, 56, 5в выделены рукописи, представленные на Демидовский, Уваровский конкурсы и на соискание премий им. М.Н.Ахматова.
Кроме того, в различные описи фонда включены документы по выборам в Академию наук: опись № 11 «Документы по выборам академиков (биографические справки, списки научных трудов и отзывы о них). 1927-1947» объемом 483 ед.хр. и опись № 17 «Дела об избрании академиков, членов-корреспондентов и почетных членов. 1818-1959» объемом 207 ед.хр.
В октябре 1937 г. в Московское отделение архива были приняты документы фонда № 2 «Президиума Академии наук СССР»— одного из самых информативных и востребованных фондов по истории российской науки XX столетия. В настоящее время научно-справочный аппарат к этому комплексу документов насчитывает 146 описей, которые в основном используются при исполнении тематических запросов.
При проведении научного описания этого документального комплекса был применен прием составления описей по годовым разделам. Например, делопроизводственная документация Общего отдела Секретариата (Канцелярии) Президиума АН СССР была систематизирована в опись № 1 по годовым разделам: за 1931 г. в опись № 1-1931, за 1932 г. — в описи № 1 -1932 и так далее по 1977г. В дальнейшем годовые разделы объединялись в зависимости от количества единиц хранения, причем этот прием систематизации применялся до 1999 г. Например, документация вышеуказанного структурного подразделения Президиума АН СССР за 1981-1984 гг. систематизирована в опись № 1 — 1981-1984 и т.д.
Особенно следует отметить, что в ту же опись № 1 фонда № 2 включена управленческая документация Протокольного отдела Секретариата Президиума АН СССР за 1977-1991 гг. в объеме 1739 ед.хранения.
Таким образом, в одну опись № 1 включены двух структурных подразделений Президиума АН СССР: общего отдела и протоколь- . ного отдела.
В то же время часть документов того же Общего отдела Секретариата (Канцелярии) Президиума АН СССР систематизирована в опись № 1а, причем применялись приемы составления описей как по годовым разделам, так и объединенным годовым разделам. Например, документы за 1935 г. систематизированы в опись № 1а-1935, а документы за 1932-1935 гг. — в опись № 1а-1932-1935. Такой прием систематизации был сохранен по 1945 г., а затем применялся в описи № 1а в период 1970-1977 гг. Кроме того, отдельные документы этого же структурного подразделения за 1943-1945 гг. систематизированы в опись № 16 — 1943-1945, а за 1965-1969 гг. — в опись № 2. В ту же опись № 16 включены делопроизводственная документация Секретариата Президиума АН СССР за 1934-1935 гг. и 1937 г., рефераты и научные труды Биологического отделения Президиума АН СССР за 1940 г., документы по деятельности академика-секретаря Бруевича Н.Г.. В опись № 1в включена делопроизводственная документация Секретариата Президиума АН СССР за 1934 г.
Как указывалось выше, в описи № 2 фонда № 2 документы Общего отдела Секретариата (Канцелярии) Президиума АН СССР систематизированы по годовым разделам за 1933-1935 гг. и 1964-1969 гг.
Особенности систематизации документов в описях №№ 1, 1а, 16, и 1в создают определенные трудности как в поиске информации, так и в рациональном размещении документов фонда в хранилище. С одной стороны, документация одного и того же структурного подразделения Президиума АН СССР систематизирована наряду с описью № 1 не только в несколько литерных описей, но и в опись № 2, в которую включена документация другого структурного подразделения Президиума АН СССР. С другой стороны, в опись № 1 включены документы двух различных структурных подразделений Президиума АН СССР. Несмотря на то, что в перечисленных описях имеются развернутые заголовки дел, к этим документальным комплексам отсутствуют указатели в описях, а предисловия к описям начали составляться только с 1981 г.
В опись № 3 фонда № 2 систематизированы стенограммы заседаний Президиума АН СССР за 1937-1950 гг., в опись № За — за 1935-1985 гг., а в опись № Зв включены материалы к протоколам Общего собрания, заседаниям Президиума, постановлениям и распоряжениям АН СССР за 1977-1991 гг. В то же время материалы к протоколам Общих собраний API СССР за 1955-1956 гг. в количестве всего 3 ед.хранения систематизированы в опись № 7м, поскольку в описях №№ 7 и 7а сосредоточены протоколы Общих собраний АН СССР за 1928-1976 гг. Кроме того, материалы к протоколам Президиума АН СССР за 1951-1976 гг. систематизированы в опись № 6м, тогда как материалы к постановлениям и распоряжениям Президиума АН СССР до 1977 г. не выделены в отдельные описи.
Вышеуказанные особенности и недостатки описей к документам Общего собрания, постановлениям и распоряжениям Президиума АН СССР, партии и правительства компенсируются наличием делопроизводственных картотек, построенных по хронологическому и предметно-тематическому признакам.
В Санкт-Петербургском филиале Архива РАН хранится фонд № 4 «Комитет Правления АН (1803-1893); Правление АН (1894-1927); Управление делами АН СССР (1927-1934); Административно-хозяйственное управление ленинградских учреждений АН СССР (СІ934)».
Развитие системы научно-справочного аппарата Архива АН СССР (1963-1991 гг.)
В 1960-е годы в СССР были заложены принципы построения единой системы научно-справочного аппарата к документам государственных архивов. Основные направления практической работы по созданию и совершенствованию входящих в систему элементов научно-справочного аппарата были сформулированы в методическом письме Главного архивного управления при Совете Министров СССР.159 Оно закрепило состав научно-справочного аппарата архивов, выделив как основные, так и вспомогательные справочники, содержало предложения о всестороннем анализе состояния НСА, позволяющем выделить приоритетные направления по созданию и совершенствованию его элементов. Положение письма о делении архивных фондов на категории положило начало развитию дифференцированного подхода.
В 1963 г. в деятельности Архива АН СССР произошли значительные изменения: в связи с реорганизацией Архива Московское отделение было преобразовано в Архив АН СССР, а Архив АН СССР в г. Ленинграде преобразован в Ленинградское отделение архива.
В рамках реорганизации архива было создано структурное подразделение, в задачи которого входило создание и совершенствование НСА.
В 1964 г. в архиве была создана Группа учета, хранения и использования документальных материалов: приказом № 15 по Архиву АН СССР от 26 декабря того же года утверждено «Положение о Группе учета, хранения и использования документальных материалов». В задачи группы входили: составление Центрального фондового каталога; хранение и усовершенствование описей; создание и усовершенствование предметного, предметно-тематического и систематического каталогов и вспомогательных картотек к документальным материалам архива. Для выполнения этих задач группа проводила, в частности, работу по каталогизации документальных материалов и контролировала проведение каталогизации в процессе проведения других видов архивных работ. На Группу по наблюдению за состоянием документирования в учреждениях АН СССР и комплектования архива документальными материалами была возложена задача по организации работы по рецензированию и рассмотрению на Бюро Совета по организации комплектования и использования архивных материалов АН СССР описей документальных материалов постоянного хранения учреждений и организаций АН СССР. Формирование и описание единиц хранения, составление описей, предисловий и указателей к ним на личные фонды академиков, членов-корреспондентов АН СССР и видных ученых возлагалось на Группу архивной обработки документальных материалов архива.
6 марта 1968 г. Общее собрание АН СССР приняло постановление «Об изменении Устава научно-исследовательского института Академии наук СССР», на основании которого 26 января 1970г. в архиве утверждены новые положения о структурных подразделениях и должностные инструкции сотрудников.161 В частности, в Группе учета, хранения и использования документов впервые введена специальная должность младшего научного сотрудника — ответственного за каталог. В соответствии с должностной инструкцией ответственный за каталог выполнял следующие виды работ: разработка методических вопросов и организационных мероприятий по созданию систематического каталога (составление схемы классификации, рабочих инструкций, планов тематического выявления документальных материалов); тематическая разработка фондов и тематическое выявление документов; организация и контроль за каталогизацией документов, проводимой в процессе выполнения других видов архивных работ; концентрация карточек в систематическом каталоге; обеспечение сохранности и использования каталога; учет закаталогизированных документов (по фондам, описям и единицам хранения). Кроме того, в должностные обязанности научно-технического сотрудника — ответственного хранителя фондов Группы (по хранилищу на Ленинском проспекте, д. 14) входили: расстановка получаемых из структурных подразделений Президиума АН СССР карточек и внесение изменений в картотеки постановлений и распоряжений Общего собрания, Президиума Академии наук, Совета Министров СССР и ЦК КПСС.
В 1970-е гг. архив получил возможность совершенствовать свою структуру: 17 марта 1972 г. Группа учета, хранения и использования документов преобразована в отдел, одной из задач которого оставалось проведение комплекса работ по ведению каталогов и картотек. Причем в отделе введена должность старшего научно-технического сотрудника, в обязанности которого входил такой вид работы, как создание и усовершенствование алфавитных картотек на документальные материалы архива.
22 июня 1977 г. в соответствии с распоряжением Президиума АН СССР № 14111-1025 в архиве был создан Отдел учета и систематизации нормативных актов АН СССР, одной из задач которого являлись кодификация нормативных документов Президиума АН СССР, ведение делопроизводственных картотек постановлений и распоряжений партии, правительства, Общего собрания и Президиума Академии наук, а также именной картотеки академиков и членов-корреспондентов.163 Таким образом, в архиве было создано структурное подразделение, которое наряду с учетом, осуществляло функции ведения делопроизводственных картотек. В частности, сотрудники отдела проводили комплекс работ по дублированию карточек, их систематизации и расстановке.
В 1978 г. в рамках изменения структуры архива была создана Группа учета и научно-справочного аппарата в составе руководителя группы и младших научных сотрудников. Наряду с комплексом работ по учету фондов, на сотрудников группы «возлагались ведениє научной разработки вопросов и разработка методических пособий по вопросам создания и совершенствования научно-справочного аппарата, создание и совершенствование НСА к документам Архива АН СССР».164 Примечательно, что впервые в название структурного подразделения архива включено наименование «научно-справочный аппарат», указывающее на одну из его основных функций.
В 1983 г. Группа учета и научно-справочного аппарата архива была преобразована в Отдел информационно-справочного аппарата и учета в составе трех сотрудников. Наряду с комплексом работ по научно-методической разработке вопросов, подготовке методических пособий, созданию и совершенствованию системы научно-справочного аппарата к документам архива, на отдел возлагались конкретные задачи: организация и проведение каталогизации документов; систематизация и расстановка в каталоги и картотеки карточек, подготовленных в других структурных подразделениях; оказание методической помощи в проведении каталогизации документов другим структурным подразделениям165.
В 1984 г. на отдел была возложена работа по созданию картотеки переписки ученых: создание отсылочных карточек, систематизация и включение карточек, созданных в процессе научного описания, в картотеку.
Продолжал действовать и Отдел учета и систематизации нормативных актов АН СССР166, одной из задач которого являлись создание и ведение научно-справочного аппарата к отдельным документальным комплексам архива: кодификация нормативных актов Президиума АН СССР, ведение делопроизводственных картотек постановлений и распоряжений партии, правительства, Общего собрания и Президиума Академии наук, а также именной картотеки академиков и членов-корреспондентов.
В рассматриваемый период архив и его Ленинградское отделение продолжали уделять подготовке справочников.
В своей практической деятельности в этот период Архив АН СССР и его Ленинградское отделение приняли активное участие в издании государственными архивами нового вида архивного справочника типа путеводителя — сводного указателя личных фондов.
Издание указателя было вызвано тем, что сложившаяся практика собирания документов личного происхождения различными учреждениями привела к тому, что документы личных архивов, многих выдающихся русских и советских деятелей науки, культуры и искусства хранились не в виде единых комплексов (фондов) в одном архиве, а оказались рассредоточенными по архивам и учреждениям различных ведомств. Раздробленность многих личных фондов создавала определенные трудности в установлении их местонахождения и использовании. Для удовлетворения потребностей исторической науки в ретроспективной документной информации необходимо было объединить совокупность личных архивных фондов и выяснить их местонахождение.
Указатель опубликован в трех томах и содержит краткие характеристики около 20 тыс. фондов личного происхождения деятелей науки, культуры и искусства и других личных фондов, сосредоточенных в: государственных архивах; учреждениях АН СССР; библиотеках; музеях; научных учреждениях; высших учебных заведениях.
Перспективы развития системы научно-справочного аппарата Архива РАН
Дальнейшее развитие системы научно-справочного аппарата Архива РАН будет осуществляться в соответствии с разработанными и утвержденными Ученым советом Архива в 2005 г. «Концепцией и перспективной программой развития Архива РАН на период до 2015 г.». В то же время, за прошедшее время, отдельные положения программы были конкретизированы или дополнены самим ходом работ по созданию, совершенствованию и ведению отдельных элементов системы НС А Архива РАН.
В большинстве стран мира идет интенсивное развитие информационных технологий, создание так называемого «информационного общества». Все больше выявляется действительная роль науки в обществе, в том числе и научных архивов в жизни общества и граждан, новыми методами обеспечивается широкий доступ к архивной информации. Быстрыми темпами происходит информатизация всех направлений архивной деятельности.
В соответствии с этими тенденциями Архив РАН развивается как общеакадемический научный информационный центр, одним из фундаментальных направлений деятельности которого является обеспечение ретроспективной информацией, имеющей важную научную и социокультурную значимость, учреждений РАН и различного типа пользователей. Это направление может быть реализовано как путем подготовки и усовершенствования различного типа справочников по составу и содержанию фондов Архива РАН, так и создания, совершенствования и использования многофункциональной автоматизированной системы научно-справочного аппарата.
Система научно-справочного аппарата Архива РАН включает в себя все необходимые элементы: описи, путеводители по фондам, каталоги, картотеки, базы данных, указатели, обзоры. Таким образом, система НСА Архива РАН имеет все обязательные и дополнительные элементы, необходимые для системы НСА государственного архива. Кроме того, в архиве созданы новые справочники о составе и содержании документов фондов с использованием информационных технологий, в частности архивный сайт.
Рассмотрим перспективы развития каждого элемента системы научно-справочного аппарата.
Переработка «Методических рекомендаций по комплектованию, экспертизе ценности и научному описанию фондов ученых в Архиве АН СССР» (1991 г.) с учетом методических рекомендаций и методического пособия229 ВНИИДАД, в которых изложены единые современные требования к составлению архивной описи в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования...» , методика подготовки архивной описи на основе стандартизированных и унифицированных элементов описания.
Доработка совместно с ВНИИДАД проекта объединенного «Перечня научной и управленческой документации АН СССР и ее учреждений со сроками хранения» ( Архив РАН 1992 г.) с учетом «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения» (ВНИИДАД 2000 г.), что позволит систематизировать документы в описях в соответствии с общегосударственными архивными требованиями.
Усовершенствование описей, созданных в Архиве АН СССР в 1930-1950-е гг., может проводиться по нескольким направлениям.
Первое - усовершенствование и переработка описей как составная часть задачи по повышению информативности. Второе — составление архивной описи, не требующей переработки или усовершенствования, в электронном формате: ввод заголовков дел непосредственно в базу данных «Учет и каталог» информационной системы «Архив РАН». Третье направление - запись цифрового изображения описи. Весь комплекс работ должен производиться планомерно в первую очередь по описям особо ценных фондов, затем в зависимости от категории и степени использования фонда.
Опытная эксплуатация программного модуля «Наборщик»(«Турег»), совместимого с программным обеспечением базы данных «Архив РАН» и предназначенного для набора описей дел личных фондов ученых, учреждений и организаций РАН, позволяет рекомендовать его к внедрению как в Санкт-Петербургском филиале Архива РАН, так и в учреждениях и организациях РАН. Использование программного модуля «Наборщик»(«Турег») позволит учреждениям и организациям РАН создавать описи в электронном формате, которые сразу же после подключения данных к основному массиву базы даршых «Архив РАН» могут участвовать в поиске по электронному каталогу. Сложности при внедрении программного модуля «Набо-щик»(«Турег») связаны с отсутствием в большинстве академических архивов специалистов, владеющих современными информационными технологиями.
Для расширения информирования пользователей о составе и содержании документальных комплексов Архива РАН завершить подготовку и издание второго тома путеводителя по фондам Архива РАН, в котором будут систематизирована информация о фондах учреждений и организаций РАН. Издание путеводителя по фондам Санкт-Петербургского филиала Архива РАН будет логическим продолжением путеводителя по фондам Архива РАН.
Подготовка к изданию научного описания ученой корреспонденции Конференции за 1705-1765 гг. на основе имеющейся в Санкт-Петербургском филиале Архива РАН картотеки. Это позволит дополнить два предыдущих издания ученой корреспонденции за период 1766-1800 гг.
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007. 128 С.
Подготовка тематических справочников по документам одного или нескольких фондов, относящиеся к определенной теме или отрасли науки. Наиболее перспективным, по нашему мнению, представляется подготовка справочника «Протоколы заседаний Общего собрания и Президиума АН СССР», начиная с 1931 года, что послужит логическим продолжением аналогичных справочников, вышедших по 1930 год.
Издание реестра описей Санкт-Петербургским филиалом Архива РАН должно служить основой для подготовки и издания объединенного реестра описей Архива РАН и его филиала.
Для информирования пользователей о составе и содержании документов фондов возобновить практику подготовки и публикации в периодических и продолжающихся изданиях обзоров о новых поступлениях в фонды Архива РАН.
Подготовка указателя «Фонды и коллекции архивов РАН» на основе Центрального фондового каталога, что позволит впервые информировать исследователей о документальных комплексах, хранящихся в научных архивах региональных отделений РАН и их научных центров, региональных научных центров РАН, научно-отраслевых архивах учреждений и организаций РАН.
Усовершенствование и ведение делопроизводственных картотек постановлений и распоряжений правительства РФ, относящихся к деятельности РАН, Общего собрания и Президиума Российской академии наук, а также именной картотеки академиков и членов-корреспондентов.
Одним из направлений усовершенствования картотек является дополнение обязательными реквизитами карточек, такими как индекс и архивный шифр. Другим направлением в этой области является перевод вышеуказанных картотек в электронный формат для включения в информационную систему «Архив РАН». Третье направление - запись цифрового изображения карточки, однако проблема простановки архивного шифра остается и в этом случае.
Перевод в электронный формат картотеки постановлений и распоряжений Президиума и Общего собрания РАН, касающихся действительных членов и членов-корреспондентов, может быть заменен наполнением базы данных «Персональный состав» информационной системы «Архив РАН».
Перевод в электронный формат картотеки фотографий, относящихся к деятельности академических учреждений, и картотеки фотографий ученых позволит расширить информационную базу для использования, в том числе для выставочной деятельности Архива РАН.
Перевод в электронный формат картотеки документов из ряда фондов по международным связям АН СССР за 1941-1965 гг. позволит наполнить базу данных «Учет и каталог» информационной системы «Архив РАН» важной информацией о деятельности АН СССР.
Перевод в электронный формат Центрального фондового каталога Архивного фонда РАН, что позволит расширить информационную базу о составе и содержании фондов архивных учреждений РАН.
Изучение вопросов о возможности перевода в электронный формат: картотеки переписки ученых, которая создавалась в 1973-1990 гг., поскольку в ней отражена только часть личного фонда ученого; картотеки по личному составу учреждений и организаций АН СССР, так как отдельные фонды были переработаны и при проведении комплекса работ потребуется выверка архивных шифров.
Перевод в электронный формат каталога по истории учреждений АН СССР позволит создать базу данных «Учреждения и организации РАН», которая значительно укрепит историческую составляющую информационной системы «Архив РАН».
В Архиве РАН автоматизированный НСА реализуется в рамках интегрированной информационной системы архива, направленной на наиболее полное и оперативное информирование пользователей о составе и содержании документальных комплексов фондов.
С целью предоставления более широкого доступа членов академического сообщества и зарубежных ученых к документам Архива Российской академии наук, целесообразны как интеграция существующих в архиве электронных информационных ресурсов в Единое научное информационное пространство (ЕНИП) РАН, так и создание Архивом РАН полнотекстовых электронных фондов.
Создание единой системы научно-справочного аппарата учреждений и организаций РАН и Архива РАН путем внедрения информационной системы и организации работы в сети в режиме удаленного доступа.
Изучение вопроса по созданию сети взаимосвязанных сайтов архивов региональных отделений и научных центров, научно-отраслевых архивов, архивов учреждений и организаций РАН - единого академического архивного ресурса, распределенного по различным серверам, с единой формой представления информации и единой системой поиска по всем серверам сети одновременно.
Подготовка методических материалов по созданию и ведению как в целом, так и отдельных разделов многоцелевых баз данных, включающих информацию о составе и содержании документов, содержащуюся в различных архивных справочниках (путеводителе, описях, каталогах и картотеках) для осуществления стандартизированного наполнения информацией баз данных и их разделов, внедрения их в учреждениях и организациях РАН.
Разработка предложений по созданию единой классификационной схемы научной документации на основе разработанного ВНИИДАД «Единого классификатора документной информации Архивного фонда Российской Федерации».
Похожие диссертации на Система научно-справочного аппарата архива Российской Академии Наук: история создания, современное состояние и перспективы развития
