Содержание к диссертации
Введение
Глава 1. Деятельность архивной службы по нейтрализации угроз архивным документам (1918-2009 гг.) 19
1.1. Деятельность архивной службы по обеспечению сохранности архивных документов в период 1918 - 1945гг 20
1.2. Деятельность архивной службы по обеспечению сохранности архивных документов в период 1946 - 1991 гг 40
1.3. Деятельность архивной службы по обеспечению сохранности архивных документов в период 1991 -2009 гг 50
Глава 2. Нормативные, методические и организационно-технические средства нейтрализации современных угроз архивным документам 82
2.1. Архив как объект защиты архивных документов 84
2.2. Средства защиты от проявления угроз утрат и хищений архивных документов 92
2.3. Моделирование системы защиты архивных документов 111
2.4. Информационные технологии в архивах и вопросы обеспечения сохранности 130
Заключение 135
Список источников и литературы 140
Приложения 160
- Деятельность архивной службы по обеспечению сохранности архивных документов в период 1918 - 1945гг
- Деятельность архивной службы по обеспечению сохранности архивных документов в период 1991 -2009 гг
- Архив как объект защиты архивных документов
- Информационные технологии в архивах и вопросы обеспечения сохранности
Введение к работе
Актуальность темы исследования. Информационные процессы в современном мире к концу XX в. глубоко затронули Россию. Информация выступает как мощный фактор влияния на все сферы государственной и общественной жизни. Трансформируясь в новую экономическую категорию, имея высокие ценностные и стоимостные значения, информация превращается в приоритетный ресурс государственного и социально-культурного развития, становится объектом не только интеллектуального, но и экономического интереса для представителей различных сфер государственной, общественной и частной жизни. Разрушая пространственные, временные, социальные, языковые и иные барьеры, глобальная информационно-коммуникационная система существенно повышает возможности культурного взаимодействия, бизнес-связей, но одновременно влечет за собой усиление связанных с человеческим фактором угроз архивным документам, представляющим как интеллектуальный, так и экономический интерес. Вхождение России в мировое информационное пространство, создание открытого правового гражданского общества оказывают непосредственное влияние на проблему сохранности и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.
Актуальность исследования проблемы обеспечения безопасности архивных документов в сложной социально-экономической ситуации, в условиях возрастания реальных угроз исключительно велика в контексте Доктрины информационной безопасности Российской Федерации, определившей информационную безопасность как состояние защищенности национальных интересов России в информационной среде. В контексте Доктрины защищенность архивных документов от угроз утрат и хищений выступает в качестве целевой функции системы информационной безопасности. В данной системе непрерывно происходят процессы взаимодействия интересов личности, общества, государства, которые неизбежно сопровождаются возникновением угроз этим интересам. Доктрина актуализировала практически не изученную проблему создания системы защиты архивных документов Архивного фонда Российской Федерации от реальных угроз утраты и хищений.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ определяет Архивный фонд Российской Федерации как «исторически сложившуюся и постоянно пополняющуюся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению». Сосредоточив в своих архивохранилищах более 200 млн. дел Архивного Фонда Российской Федерации, которые отражают процессы государственной и общественной жизни, межгосударственных связей, жизнедеятельности людей в сфере государственного управления и права, культуры, науки, общественной и частной жизни, федеральные архивы и государственные архивы субъектов Российской Федерации призваны обеспечить сохранность национального историко-документального наследия народа России.
Проблема безопасности Архивного фонда Российской Федерации, вопросы комплектования, сохранения и использования культурно-исторической документальной памяти народа привлекли в постсоветский период усиленное внимание общественности, встревоженной положением дел в этой важнейшей сфере государственного значения. Вопросы, связанные с реальными угрозами архивным документам, с обеспечением прав личности на получение документированной информации, обсуждались в контексте концепции национальной безопасности на заседании Межведомственной комиссии по информационной безопасности Совета безопасности Российской Федерации, на Парламентских и Общественных слушаниях. Была признана исключительная актуальность проблемы защиты архивных документов. Отмечалось, что ослабление государственного влияния и контроля в области формирования, хранения и использования ретроспективной информации в сфере государственного управления и развития науки и культуры увеличивает риски возникновения угроз физической утраты, несанкционированного использования архивных документов и документной информации, что не отвечает интересам государства и нарушает права человека.
В этой связи особое значение приобретает исследование деятельности архивных учреждений по обеспечению сохранности архивных документов (ОСД) в исторической ретроспективе. Многолетний опыт нейтрализации проявления факторов опасности в архивах требует анализа с целью выработки подходов к комплексному решению проблемы защиты архивных документов от утрат и хищений в современных условиях, к нахождению эффективных способов предотвращения действия угроз. Требуются специальные исследования, связанные с изучением особенностей архива как объекта защиты, состава угроз архивным документам, совокупности факторов опасности и их проявления в зонах повышенного риска, средств их предотвращения.
Актуальность исследования системы защиты архивных документов от угроз утрат и хищений обусловлена тем, что источники и причины угроз в современных условиях не могут быть устранены традиционно осуществляемыми мерами по обеспечению физической сохранности, созданию нормативно-климатических, пожаробезопасных и других условий хранения документов. Эти мероприятия, не увязанные в комплексную систему защиты, носят локальный характер и, несмотря на высокий уровень научно-методического обеспечения проводимых работ, состояние обеспечения сохранности архивных документов во многих архивах оценивается как неудовлетворительное. Отсутствует комплексный подход, единое регулирование постановки защиты на всех технологических линиях работы с архивными документами, охватывающих стадии приема, учета, экспертизы ценности, описания, хранения, перемещения, использования и др.
Необходимость исследования совокупности нормативных, методических, организационных и технических средств, предотвращающих утрату и хищения архивных документов, априорно необходимы, так как составляют базовую основу системы комплексной защиты документов в архиве, выступающем гарантом их сохранности. В отечественном архивоведении до настоящего времени исследования в такой постановке не проводились. Нам не известны также аналогичные исследования зарубежных ученых.
Объект исследования: деятельность архивных учреждений по обеспечению сохранности документов в государственных архивах Российской Федерации.
Предмет исследования: система защиты архивных документов от угроз утрат и хищений в государственных архивах Российской Федерации.
Многоаспектность проблемы потребовала ограничения рамок ее исследования. В диссертации не рассматриваются или затрагиваются лишь в порядке постановки проблемные вопросы, имеющие свою специфику и требующие самостоятельного исследования, а именно вопросы защиты:
информации архивных документов, созданных в режиме новейших технологий (электронные документы);
архивных документов на безбумажных носителях (кино-, фоно-, фотодокументы);
архивных документов на стадии их ведомственного хранения и использования.
Исследование проблемы ограничено действием наиболее часто проявляемых угроз и факторов опасности, таких как: пожары, негативные воздействия окружающей среды, хищения. Из-за быстрой сменяемости технических средств защиты архивных документов современные модели таких средств представлены в работе выборочно с учетом их эффективности (в качестве образцов).
Хронологические рамки исследования охватывают 1918 – 2009 гг., что обусловлено становлением и развитием деятельности архивных учреждений по обеспечению сохранности архивных документов и нейтрализации угроз их утрат и хищений, имеющих на каждом этапе архивного строительства свою специфику. Исследование проблемы в исторической ретроспективе позволяет с большей надежностью, опираясь на многолетний опыт работы архивных учреждений, комплексно исследовать причины утрат и хищений архивных документов, способы их предотвращения в помещениях архива.
Территориальные рамки исследования: Россия. Диапазон территориальных границ исследования обусловлен определенной типизацией деятельности архивных учреждений по укреплению защищенности федеральных и государственных архивов субъектов РФ от угроз утрат и хищений архивных документов.
Степень изученности проблемы. Литература по изучаемой теме представлена научными докладами, статьями, выступлениями, аналитическими обзорами. На протяжении всего советского периода архивного строительства (1918 –1980-е гг.) и в постсоветский период реформирования архивного дела в России (1990-е – 2009 гг.) данная проблема освещалась в рамках обеспечения сохранности архивных документов в основном применительно к вопросам организации архивных документов, соблюдения нормативных режимов хранения, совершенствования учета архивных документов, усиления противопожарной безопасности. «Основные правила работы государственных архивов», введенные в действие в 1962 г. на основе Положения о Государственном архивном фонде Союза ССР от 13 августа 1958 г. № 914, в разделе «Обеспечение сохранности документальных материалов» определили в составе проблемы следующие вопросы: обязанности работников, отвечающих за этот участок работы; строительство и планировка зданий архивов; оборудование хранилищ; размещение и топографирование; режим хранения архивных документов. В этих границах проблема рассматривалась вплоть до начала 1970-х гг.
Новые подходы к осмыслению задач архивной службы по защите архивных документов от угроз утрат и хищений определились в ходе выполнения Постановления Совета Министров СССР от 20 сентября 1978 г. «Об улучшении организации архивного дела в центральных государственных архивах СССР», когда развернулась масштабная работа по проверке состояния хранения и наведению порядка в учете архивных фондов и документов в государственных архивах Российской Федерации. Эти работы стимулировало принятие Закона СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры», определившего архивы, наряду с музеями, библиотеками и другими организациями, как места хранения памятников истории и культуры, подлежащих государственному учету (ст.ст. 4,9,11,12,16,26 –30). В названном постановлении были впервые поставлены вопросы научно-методического обеспечения работ в области сохранности архивных документов, что положило начало исследованию научных аспектов проблемы.
Впервые проблема обеспечения сохранности архивных документов в научном контексте получила освещение в статье В.Ф.Привалова, Э.В.Колосовой, И.В.Ивановой. Авторы пришли к выводу, что представление о видах и направлениях работ по обеспечению сохранности архивных документов в различные периоды архивного строительства менялось. Исторический подход авторов к изучению проблемы на базе анализа правовых основ, определяющих деятельность архивных учреждений в области обеспечения сохранности, а также выявления и нейтрализации угроз архивным документам в каждый исторический период оказался очень продуктивным и был использован в данном диссертационном исследовании, хотя проблема системы защиты архивных документов от угроз утрат и хищений в названной статье не рассматривалась.
Первым трудом в советской историографии по проблеме обеспечения сохранности архивных документов была брошюра управляющего делами СНК РСФСР В.Д. Бонч-Бруевича «Сохраняйте архивы», написанная в 1919 г.. В ней раскрывалась ценность архивных документов и обосновывалась необходимость их сохранения для нужд советского строительства.
Труды В.В. Максакова, В.И. Вяликова, В.В.Цаплина, других авторов по истории архивного строительства в предвоенный и военный периоды позволили диссертанту проанализировать влияние чрезвычайных ситуаций на обеспечение сохранности архивных комплексов. Положение дел с архивами в годы Великой Отечественной войны наиболее полно освещено в трудах В.В. Цаплина, который по поручению Главархива СССР изучал материалы о понесенном архивами в этот период ущербе. Труды названных авторов в совокупности с нормативными и методическими документами, регулирующими деятельность архивных учреждений в области обеспечения сохранности со времени принятия декрета СНК РСФСР «О реорганизации и централизации архивного дела» от 1 июня 1918 г. были использованы диссертантом при исследовании специфики проблемы защиты архивных документов от утрат и хищений. Эти труды, а также материалы состоявшейся в июне 1943 г. конференции историков-архивистов, посвященной 25-летию ленинского декрета о реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР, позволили диссертанту рассмотреть просчеты в постановке работы по предотвращению угроз гибели архивных документов в чрезвычайных обстоятельствах военного времени, выявить факторы опасности и их проявление в условиях военного времени. Особое значение для нашего исследования представлял анализ оперативных действий архивной службы по спасению архивов в чрезвычайных условиях войны.
В послевоенный период вопросы обеспечения сохранности документов в архивах, которые находились в системе МВД СССР до передачи их в 1958 гг. в систему исполнительных органов советской власти, не освещались в открытой печати.
Принятие в 1976 г. Закона СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры» обострило внимание общественности к вопросам сохранения культурного наследия. К этому времени «в стране со всей определенностью обозначилась проблема преступных посягательств на культурные ценности из различных хранилищ». В выявлении причин, приводящих к утрате документов в архивах, определенную помощь диссертанту оказали статьи К.В.Крестовской, И.С.Соколовой, З.А.Силаевой, обобщивших итоги смотра сохранности документов Государственного архивного фонда СССР в государственных и ведомственных архивах, проведенного Главархивом СССР в середине 1980-х гг., а также статьи Н.Б.Волковой, В.Н.Кузеленкова, Т.М.Горяевой, Т.И.Бондаревой, В.П.Козлова, Е.Н.Поповой и других авторов о хищениях из архивов ценных документов. Всестороннее исследование проблемы краж архивных документов в архивах, мер безопасности и защиты архивных документов представлено в аналитическом обзоре В.Ф.Привалова, И.Г Шепилова, Л.Н. Вороновой.
Значительную помощь диссертанту в изучении проблемы оказали труды Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) в области обеспечения сохранности архивных документов. Материалы семинара по теме: «Организация внедрения научных разработок ВНИИДАД в области архивоведения и обеспечения сохранности документов в центральных архивах СССР» содержали анализ практического состояния и основных проблем в области сохранности документов на бумажных и машинных носителях, архивной климатологии и другие.
В диссертации используются исследования В.Ф.Привалова, изложенные им в методическом пособии «Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе» в части анализа физико-химических факторов опасности и способов их нейтрализации. Статьи Л.И.Душкиной «Современные технические средства противопожарной защиты архивов», М.В.Рукина «Пожарная безопасность архивов как объектов особой важности» расширили представления о действии факторов пожароопасности и средствах их нейтрализации и были использованы диссертантом при изучении организационных мер и технических средств защиты архивных документов в зонах риска.
В 2003 г. в Москве в рамках программы Международного совета архивов состоялся семинар, целью которого являлась популяризация международного опыта по обеспечению сохранности документов. Применительно к нашей теме наибольший интерес представил доклад Элен Форд (Великобритания) о программах предотвращения катастроф и устранения их последствий. Опыт архивов США и других зарубежных стран по обеспечению сохранности архивных документов (режим хранения, условия хранения и др.), различающийся в основном в технических средствах защиты архивных документов, расширил границы видения проблемы .
Серьезную помощь диссертанту оказала аналитическая статья Т.Е.Шабановой, в которой представлен концептуальный подход к осмыслению проблемы обеспечения сохранности Архивного фонда Российской Федерации на современном этапе, а также отчеты и информации Росархива об итогах и перспективах работы архивных учреждений по обеспечению сохранности архивных документов .
При разработке проблемы защиты архивных документов на материальных носителях от утрат и хищений диссертант использовал понятийный аппарат «Словаря современной архивной терминологии социалистических стран», а также «Терминологического словаря-справочника по безопасности культурных ценностей», который пока еще не получил достаточной конкретизации и применения в методических разработках архивных учреждений.
Общая понятийная база в области защиты информации, разработанная А.И. Алексенцевым в труде «Понятие и назначение комплексной системы защиты информации», а также принципы построения многозвенной структуры предприятия как объекта защиты информации, получившие разработку в трудах Н.В.Гришиной, М.В.Мецатуняна и др., были в определенной степени использованы диссертантом в качестве аналога применительно к рассмотрению архива как объекта защиты архивных документов на бумажных носителях.
В последнее время складывается тенденция рассматривать проблему обеспечения сохранности в контексте электронного документирования, поскольку архивы стоят перед необходимостью приема на хранение документов на электронных носителях. Эти вопросы впервые рассмотрены в трудах О.А.Михайлова и других авторов. Изучение этих трудов позволило диссертанту осмыслить некоторые проблемные вопросы ОСД в их перспективном развитии, не расширяя рамки исследования защиты архивных документов на бумажных носителях.
Анализ изученности проблемы ОСД, ее нормативной и методической обеспеченности вплотную подвел диссертанта к выводу об актуальности и необходимости рассмотреть проблему создания системы защиты архивных документов от утрат и хищений, включающей нейтрализацию как традиционных, так и условно-нетрадиционных угроз.
Цель исследования: изучить деятельность архивных учреждений по обеспечению сохранности архивных документов как основу для выявления общих принципов комплексного подхода и практических задач построения системы защиты архива как объекта, гарантирующего сохранность архивных документов от утрат и хищений на современном этапе архивного строительства.
Задачи исследования. Для реализации поставленной цели диссертант последовательно разрешал следующие задачи:
изучить и описать деятельность архивных учреждений по обеспечению сохранности архивных документов в историческом аспекте (1918 –2009), имея в виду, что формы и методы защиты архивных документов от угроз утрат и хищений, накопленный опыт имели свою специфику;
исследовать современные угрозы архивным документам, факторы опасности, специфику их проявления в зонах повышенного риска в здании архива;
изучить архив как объект защиты архивных документов, представляющий единый комплекс помещений специального назначения, связанных общими целями, задачами, функциональными отношениями, призванными обеспечить сохранность архивных документов;
исследовать нормативные, методические и организационно-технические вопросы современной защиты архивов от угроз утрат и хищений;
разработать комплексный подход к созданию системы защиты архивных документов от утрат и хищений на основе метода моделирования.
Методологические основы исследования. Достижение поставленных цели и задач исследования осуществлялось на основе применения категориального аппарата историко-архивоведения и документоведения, а также исходных принципов познания – историзма, комплексности, научной достоверности факта. Методы, опирающиеся на эти принципы, – источниковедческий, аналитический, статистический, компаративный, анкетирования, моделирования, – оказались в основном достаточными для того, чтобы раскрыть деятельность архивных учреждений по защите архивных документов от возникающих и усложняющихся угроз их утраты и хищений и чтобы в целом достичь цели и разрешить исследовательские задачи настоящего исследования.
Источники, позволившие диссертанту провести настоящее исследование включают: законодательные акты, нормативные и методические пособия, разработанные архивными учреждениями и органами пожаронадзора, опубликованные источники и литературу по проблеме (в том числе зарубежную), справки и информации Федеральных архивов и материалы анкетирования Государственных архивов 71 субъекта Российской Федерации, а также ведомственную статистику по состоянию на 01.01.2009.
Новизна. Научная новизна исследования определяется тем, что в данной работе впервые на основе сравнительного анализа и интеграции отечественного и зарубежного опыта в области защиты архивных документов от утрат и хищений предпринята попытка комплексного подхода к исследованию проблемы обеспечения сохранности архивных документов с тем, чтобы определить общие принципы построения системы защиты государственного архива как объекта, гарантирующего сохранность архивных документов от утрат и хищений.
В диссертации в историческом аспекте исследовано становление деятельности архивных учреждений по обеспечению сохранности архивных документов как самостоятельного направления, ориентированного на решение взаимосвязанного комплекса задач: традиционных (создание нормативных условий, надлежащей организации хранения и поддержания архивных документов в нормальном физическом состоянии) и впервые выделенных диссертантом условно-нетрадиционных, направленных на комплексную нейтрализацию угроз проявления агрессивного или непрофессионально-дестабилизирующего фактора человеческой деятельности. В диссертации показано, что понятие, задачи, концепция, методология и методика обеспечения сохранности архивных документов неотделимы от исторических этапов архивного строительства в нашей стране.
На основе анализа отечественного и зарубежного опыта в диссертации впервые предложены подходы к моделированию архива как функционального хранилища; выявлены места (помещения) проявления факторов опасности утрат и хищений архивных документов в циклической последовательности архивных работ с ними; осуществлена оценка совокупности проявления факторов опасности в этих местах; проанализированы возможности современных средств для нейтрализации угрозы.
Диссертационное исследование обосновывает идею возможности и необходимости создания современной технической модели архива как объекта защиты архивных документов от утрат и хищений. Основу такой модели составит комплекс системных мер защиты: законодательные, нормативные, архитектурно-планировочные, организационные, административные, технические средства.
Практическая значимость исследования обусловлена следующими основными факторами:
возможностью использовать обобщенный в исторической ретроспективе опыт развития деятельности архивных учреждений по обеспечению сохранности архивных документов как основы соблюдения требований защиты архивных документов от утрат и хищений;
возможностью использования настоящего исследования в системе профессиональной подготовки и повышения квалификации кадров архивных работников по применению современных организационных и технических средств нейтрализации угроз утрат и хищений архивных документов;
возможностью использовать материалы диссертационного исследования в практической работе по проектированию системы защиты архивных документов от утрат и хищений в конкретном архиве.
Структура диссертации: введение, две главы, заключение, 6 приложений, список источников и литературы.
Деятельность архивной службы по обеспечению сохранности архивных документов в период 1918 - 1945гг
Создание в 1918 году Единого Государственного архивного фонда имело целью в кратчайшие сроки сосредоточить историко-культурное, в том числе документальное наследие Российской Империи, в государственных хранилищах. Понимая значение идеологического воздействия информации на массы, новое правительство стремилось сохранить и централизовать хранение архивных материалов дореволюционного времени, взять их под свой контроль. Реальная угроза гибели архивов ликвидированных министерств, ведомств, организаций, частных и монастырских собраний, оказавшихся бесхозными, в условиях гражданской войны была чрезвычайно высока. Работа по сосредоточению архивных документов во всей их совокупности в составе Единого Государственного архивного фонда (ЕГАФ) позволила сохранить значительную часть архивных материалов дореволюционной России.
Вопросы собирания, учета, государственного контроля и охраны архивов и музейных ценностей рассматриваются в этот период Советом Народных Комиссаров РСФСР наряду с важнейшими вопросами государственного строительства, обороны, хозяйственного руководства.
Главное управление архивным делом (ГУАД) как государственный орган в системе Наркомпроса РФ осуществлял организационно-методическое руководство республиканскими, губернскими архивными органами на местах и как значимый государственный орган был наделен правом непосредственного доклада вопросов архивного дела Правительству, что являлось определяющим условием результативных действий создаваемой архивной службы по спасению основных архивных комплексов, имеющих научно-историческую и практическую ценность.
На первом этапе архивного строительства масштабная работа развернулась по включению в состав ГАФ документов ликвидированных министерств, ведомств, учреждений и организаций бывшей Российской Империи, объявленных собственностью государства. Первоочередному изъятию из бесконтрольного пользования и сосредоточению в государственных хранилищах подлежали документы царской семьи, церквей и монастырей, известных меценатов, частных коллекционеров. Аналогичная работа по включению архивных материалов в состав губернских архивных фондов, составляющих часть ЕГАФ, развернулась на всей территории страны в соответствии с временным положением о губернских (областных) архивных бюро, утвержденным декретом ВЦИК6. В решении этих непростых задач эффектив ной оказалась форма агитационно-пропагандистского воздействия предста вителей государственной власти, лично обратившихся к населению с разъяс нениями значения архивов, политики советской власти в отношении со хранения исторически ценных архивных документов. Известно обращение Народного комиссара просвещения А. В. Луначарского к населению Пет рограда и бойцам Красной гвардии, к деятелям культуры с призывом принять все меры к охране оказавшихся бесхозными культурных ценно стей. Огромную роль сыграла брошюра Управляющего делами Совета На родных Комиссаров В.Д. Бонч-Бруевича «Сохраняйте архивы», вышедшая в 1919 г. тиражом 50 000 экземпляров7.
Специально созданная Комиссия Главархива по централизации архивного дела в Советской России в июле 1919г., характеризуя первые результаты деятельности архивных учреждений по концентрации архивных материалов в архивохранилищах, отмечала, что «из разрозненных и разбитых архивов, множества брошенных на произвол судьбы архивных дел и документов создан Единый государственный архивный фонд и основано Главное управление, стоящее во главе целой системы подчиненных органов. Охрана и концентрация архивных материалов шла параллельно с внутренним строительством совершенно новой для России формы государственного учреждения...»8. В эти годы Главное управление архивным делом разработало первые методические руководства: «Инструкцию о порядке передачи архивных материалов советскими и кооперативными учреждениями в отделения Единого государственного архивного фонда» и «Инструкцию по ведению текущих архивов, хранению архивного материала и сдаче его в губернский архивный фонд» и др.9. Надо отметить, что в этот период изучался и зарубежный опыт10.
Таким образом, главным фактором опасности, таящим угрозу безвозвратной утраты ценных документальных комплексов, в начальный период архивного строительства являлись, прежде всего, бесхозное их состояние. Охрана и концентрация архивных документов в составе ЕГАФ рассматриваются как главные задачи архивных учреждений по нейтрализации угроз утрат архивных документов. Вопрос об учете как способе, препятствующем безнаказанному изъятию (хищению) архивных документов из архивохранилищ, на этапе концентрации бесхозных архивов Российской Империи еще не вставал.
Бесхозное хранение архивных материалов являлось главной угрозой и причиной массовых утрат архивных материалов. Об этом свидетельствуют материалы Комиссии из представителей РВС, Штаба РККА и Центрархива, которая по результатам проверки военных архивов в 1922 г. отмечала, что архивы повсеместно находились в неохраняемых помещениях: конюшнях, сараях, в сырых подвалах. В Военном ученом архиве (ныне РГВИА): «...все дела в хаотическом беспорядке, вываленные из разбитых ящиков представляют собой стог дел, перемешанных с отбитою штукатуркою и кирпичами,... в двух комнатах было сложено около 400 ящиков с делами Архива Красной Армии, большая часть из них пропала для архива окончательно, остальные требуют тщательного разбора»11. В результате обследования Комиссия пришла к выводу, что часть архивных дел, количество которых определить не представлялось возможным, пришла в состояние совершенной непригодности для дальнейшего использования. Комиссия установила следующие причины утрат и порчи архивных материалов: а) неудовлетворительность мест хранения; б) небрежное отношение к материалам при перевозках; в) частая переброска из одного помещения в другое; г) неудовлетворительная подготовка дел к сдаче в архив и отсутствие инструктивного материала, регулирующего постановку архивного дела. Хищения документов рассматривались как действия, наносящие вред государству и требующие мер их нейтрализации12. В подобном положении в этот период находились и другие архивы13.
Однако сосредоточение архивных материалов в архивохранилищах составляло главное, но явно недостаточное средство нейтрализации угроз утратам документов.
В этот период Правительство уделяет повышенное внимание вопросам взятия на учет и централизации хранения документального наследия Российской Империи не только в центре, но и на местах, оказывая этим действенную помощь архивным органам и архивам в спасении архивных комплексов. Показательно в этом отношении постановление СНК УССР о централизации и охране архивных материалов от 20 апреля 1920 г., объявившее, что «все архивы, включая и частные собрания документов, а также старопечатные издания» составляют «общенародное достояние», что «все учреждения, имеющие архивы, не имеют права самостоятельно ни уничтожать, ни продавать, ни передавать их», что «все беспризорные архивы с занимаемыми помещениями предоставляются в полное распоряжение архивных секций при губна-робразах. Виновные в нарушении сего постановления привлекаются к законной ответственности» . Аналогичные постановления принимались повсеместно.
В Циркуляре ВЦИК РСФСР от 9 июня 1922 г «О мерах борьбы против истребления архивных материалов»15 отмечалось стремление учреждений и национализированных предприятий распродавать в качестве «бумажного хлама» частями и целиком архивы, не состоящие на учете Центрального архива РСФСР, указывалось на необходимость неуклонного исполнения требований, установленных декретами Совета Народный Комиссаров РСФСР «О реорганизации и централизации архивного дела»16 и «О хранении и уничтожении архивных дел»17, а также изданных в развитие упомянутых декретов, распоряжений и инструкций Управления Центрархива РСФСР. В случае нарушения действующих правил об охране архивов виновные подлежали дисциплинарному взысканию или привлечению к судебной ответственности. Наблюдение за выполнением предписаний ВЦИК возлагалось на местные губернские, областные архивные управления18.
Деятельность архивной службы по обеспечению сохранности архивных документов в период 1991 -2009 гг
В августе 1991 года СССР как государственное образование, перестает существовать. Правопреемником СССР становится Российская Федерация. Сложившаяся в СССР система архивов перестает существовать. Нормативно-правовая база архивов практически полностью устаревает. Демонтаж государственного управления и экономических основ советской системы тяжело сказался на состоянии архивов, «на содержании, возможностях и методах практической работы по обеспечению сохранности документов»74.
В 1991 г. с упразднением КПСС и системы партийных архивов в ведение архивных органов РСФСР передаются Центральный партийный архив Института теории и истории социализма ЦК КПСС, текущий архив Общего отдела ЦК КПСС, партийные архивы обкомов и крайкомов КПСС, Московского и Ленинградского горкомов КПСС75. Из архивов системы бывшего КГБ в государственные архивы срочно по распоряжению руководителей новой власти перебазировали огромные комплексы, в том числе уголовно-процессуальной документации. Архивы многих ликвидированных министерств и ведомств оказались бесхозными. Федеральные архивы в 1991-2004 гг. приняли свыше 3,4 млн. ед.хр. нередко в состоянии россыпи. Помещений не хватало. Строительство специальных архивных зданий в эти годы практически было приостановлено. Работа осуществлялась при той же, а иногда меньшей штатной численности работников76. Архивы, на территориях которых возникали военные конфликты, оказались в зоне чрезвычайной опасности. Практически полностью были утрачены документы архивов Чеченской и Ингушской республик . Росархив и архивные органы субъектов Российской Федерации пытались предпринимать всевозможные меры по сохранению документального наследия. Коллегия созданного Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации (Росархива) в решении «О работе по выполнению распоряжения Правительства Российской Федерации от 14 ноября 1991 г. № 8-р об обеспечении сохранности документов ликвидированных министерств и ведомств» рекомендовала министерствам и ведомствам Российской Федерации принять меры по сохранности архивных документов, а именно: рассмотреть вопрос о выделении помещений под архивы, а Госкомсеверу РФ, Госкомнацу РФ, Росглавкадрам и штатных архивных работников; разместить документы в хранилищах, исключающим возможность порчи и утраты дел; рассмотреть вопрос о перемещении в другие хранилища документов, находящихся в помещениях, на которые ряд министерств не обладали правами аренды; провести в 1992-1993 гг. проверку наличия дел постоянного хранения по тем фондам, которые подвергались перемещению в другие хранилища; уточнить новый состав фондов в ведомственных архивах .
Законодательное регулирование архивной деятельности в новых условиях определили принятые в 1993 году «Основы законодательства Россииской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» , которые вместе с утвержденным в соответствии с ними Положением об Архивном фонде Российской Федерации легли в основу ряда подзаконных актов и нормативных правовых документов, а также законодательных актов, принятых в субъектах Российской Федерации . Новое законодательство закрепило ряд положений, непосредственно связанных с сохранением документального наследия, создав правовую базу для развития работ на этом направлении. Устанавливаются: обязанность любых собственников документов обеспечивать их сохранность (ст. 16 Основ...), уголовная, административная и иная ответственность за нарушение архивного законодательства (ст. 21 Основ...). Регламентируются вопросы обеспечения сохранности и использования архивных документов в интересах личности, общества и государства.
По данным Росархива, расширение состава, увеличение объема и наполнение новым содержанием комплекса работ по обеспечению сохранности документов происходило на фоне из года в год ухудшающегося бюджетного финансирования архивных учреждений 81. В 1995 году федеральные архивы были профинансированы всего на 9 %. Прекращено и законсервировано начатое строительство всех архивов. Участились аварии неремонтируемого сантехнического и электротехнического оборудования, повлекшие утрату документов. Около трети лабораторий полностью прекратили работы по микрофильмированию, созданию страхового фонда и фонда пользования1 . Объявление публичности архивов создавало особые сложности в защите архивных документов в процессе их использования.
Факторы опасности утрат и хищений документов проявлялись с новой силой в условиях активного интереса зарубежных коллекционеров и исследовательских центров к российской истории, генеалогическим источникам, спроса на эти документы на антикварном рынке.
Архивы, объявленные открытыми, обязаны были обеспечивать доступ к архивным документам всех граждан Российской Федерации и зарубежных стран по их личному заявлению и любому документу, удостоверяющему личность, без предъявления паспорта и каких-либо гарантий со стороны заинтересованных организаций, Определенные ограничения сохранились лишь в отношении документов, содержащих государственную тайну и сведения о личной жизни83. Введенный новый формуляр анкеты пользователя более не содержал данных о фактическом месте проживания исследователя.
Соблюдение требований обеспечения сохранности архивных документов при резком увеличении интенсивности движения используемых фондов и дел в архивах оказалось чрезвычайно затруднительным, создавая угрозу хищений архивных документов. Из-за хронического недофинансирования внебюджетные работы по подготовке выставочных проектов, публикации документов, как правило, осуществлялись силами работников обеспечения сохранности архивных документов, работников читальных залов с отвлечением их от выполнения нормативно закрепленных процедур учета и контроля документов при выдаче-приеме дел, что создавало питательную среду для архивных краж.
В читальном зале РГИА Дальнего Востока пользователь похитил 28 листов из дел фонда № 28 "Владивостокская городская управа" за 1907-1908 гг., представляющих интерес для коллекционеров. Было возбуждено уголовное дело в ОВД по месту нахождения архива, оповещены музеи и антикварные магазины города, Территориальное управление по сохранению культурных ценностей Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в сфере массовых коммуникаций и охране культурного наследия. Причину, обусловившую возможность кражи документов из читального зала, квалифицировали как халатность, допущенную сотрудниками архива при выполнении своих служебных обязанностей84.
Вопросы противоправных действий и умышленных хищений архивных документов перед архивами впервые встали еще в середине 1970-х гг., когда были обнаружены массовые хищения ценных документов (отдельные случаи отмечались и прежде). Однако в 1990-е гг. угрозы противоправных действий, которые исходили не только от исследователей, но и от сотрудников самих архивов, усилились. Все чаще выявлялись факты пропажи архивных раритетов, персонифицированной информации, уникальных и особо ценных документов, которые не выдавались пользователям и могли быть похищены только самими работниками архива, имеющими доступ или проникающими в хранилища.
Вопросы противоправных действий и умышленных хищений архивных документов перед архивами впервые встали еще в середине 1970-х гг., когда были обнаружены массовые хищения ценных документов (отдельные случаи отмечались и прежде).
Объектами хищений стали как целостные единицы хранения (дела, альбомы, книги и т. д.), так и обособленные документы, марки, печати, автографы и другие, что усложняло выявление похищенных объектов, их защиту и розыск. Хищения принимали все более организованный характер и совершались по заказам хорошо законспирированных преступных групп86.. Значительная часть архивных документов похищалась целенаправленно с целью вывоза за рубеж , что показало изучение результатов проведенного в 2004 г. Росархивом мониторинга состояния и использования документов Архив-ного фонда Российской Федерации . В таблице 1 представлена хроника некоторых крупных краж архивных раритетов.
Архив как объект защиты архивных документов
Знание об архиве как объекте защиты имеет исключительное значение при планировании и принятии решений о создании в архиве комплексной системы безопасности как всеобъемлющей системы организационных, методических и технических мероприятий, предпринимаемых для обеспечения своевременного предотвращения, обнаружения и ликвидации факторов опас-ности на объекте .
Применительно к современному «типовому» архиву, как показало изучение, при проектировании системы защиты архивных документов необходимо учитывать следующие основные особенности:
сложная архитектоника здания, движение (циркуляция) архивных документов в процессе выполнения работ с ними;
многоаспектность функционирования подразделений; сложные функциональные взаимосвязи штатных работников и пользователей архивных документов;
специфика состава и применения технических средств нейтрализации угроз применительно к защите документов на разных материальных носителях и в различных помещениях архива;
хранение и использование документов на различных материальных носителях;
интенсивность использования архивных документов при одно временном ограничении допуска к архивной информации;
допуск в здание и помещения архива исследователей и сторонних лиц (граждан - заявителей) и др.
Изучение функциональных характеристик архива как объекта защиты архивных документов предполагает анализ соответствия параметров здания нормативным требованиям, предъявляемым к объектам соответствующего специального назначения.
Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования, а также проектной документацией, согласованной с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела. Несмотря на усложнение угроз архивным документам, Инструкция по проектированию архивов СН 426-82 от 1982 г. остается последней, которая содержит положения, связанные с проектированием строящихся и реконструкцией зданий архивов. Инструкция содержит положения, определяющие пригодность месторасположения здания, допустимую степень загрязненности воздуха, состав помещений основного назначения, которые должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, их расположение, оборудование .
Защищенность архивных документов находится в прямой зависимости от качественных характеристик здания архива, которое рассматривается как здание специального назначения. Фундамент здания, стены, перекрытия, кровли, заполнение окон и дверей, состояние инженерных сетей (отопительной, водоснабжения, канализации) должны противостоять угрозам документам и не являться причиной аварийных ситуаций. Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.
Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач по хранению, обработке, использованию архивных документов, а также задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера. В числе типовых помещений в архивах предусматриваются: хранилища, рабочие комнаты, кабинеты, помещения приемки документов, помещения временного хранения документов, помещения для обеспыливания и дезинфекции документов, помещения микрофильмирования, реставрационные мастерские, помещения для хранения служебных и учетных документов, читальные залы, технические помещения, реставрационные залы.
Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения (хранилища, лаборатории, др.) должны обеспечивать условия для соблюдения технологических и режимных требований хранения и работ с документами, охраны труда работников, техники безопасности, производственной санитарии, а также рационального взаимодействия подразделений архива.
При этом архивохранилища должны быть расположены изолированно, в отдалении от лабораторных, производственных, складских помещений, связанных с применением (хранением) химических веществ, продуктов питания. Эти требования распространяются и на помещения архивохранилищ в приспособленных зданиях. Запрещается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.
Анализ данных анкетирования показал, что 105 из 156 зданий архивов в 71 субъекте РФ в настоящее время в помещениях, не отвечающих по качественным характеристикам установленным требованиям, что существенно осложняет и удорожает работу по защищенности архивных документов в этих зданиях.
Несоответствие архивных зданий требованиям защиты архивных документов проявляются, как правило, в том, что:
архивы нередко занимают не все здание, а часть его. В другой части здания нередко размещены службы общественного питания, пищевые склады, организации, хранящие пожароопасные и агрессивные вещества или применяющие пожароопасные и химические технологии; архивные документы хранятся в не изолированных помещениях;
архивохранилища размещаются в подвальных, полуподвальных и цокольных помещениях, где проходят газовые, водопроводные и канализационные трубопроводы,
архивохранилища располагаются в недопустимо близком расстоянии от лабораторных, производственных, складских помещений, связанных с применением (хранением) химических веществ, продуктов питания;
окна архивохранилищ нередко обращены на юг, юго-запад, юго-восток, что требует особых усилий для обеспечения рассеянного освещения.
Факторы опасности архивным документам: возгорание, хищение, негативное влияние окружающей среды проявляются с разной интенсивностью в помещениях (местах) здания архива, не включенных в комплексную систему защиты архивных документов.
Одним из основных требований организации надежной системы защиты является учет степени риска проявления факторов опасности утрат и хищений документов на всех стадиях их хранения и движения в конкретных помещениях архива, выполняющих ту или иную функциональную задачу. Возможный ущерб, который при этом может быть нанесен архивным документам, необходимо учитывать при выборе технических средств защиты для оснащения данного помещения.
В качестве показателей уровня риска проявления факторов опасности и возможного ущерба архивным документам, опираясь на опыт их проявления в архивах России, мы выделили:
площадь возможного действия (периметр архива, помещения);
масштаб возможных утрат (архивов, фондов, дел, документов);
ценность документов (уникальные, особо ценные);
удаленность документов (расстояние) до размещенных технических средств защиты и эвакуационных путей;
время проявления угрозы (ночное, дневное) и др.
В нижеприведенной таблице 2 обозначена вероятность проявления «типовых» факторов опасности (графа 2) в помещениях архива (графа 1) с указанием уровня риска (графа 3) и возможного ущерба архивным документам (графа 4) 5.
Информационные технологии в архивах и вопросы обеспечения сохранности
При формировании системы защиты и составлении планов архивы в ближайшей перспективе неизбежно столкнутся с новыми факторами опасности, связанными с информатизацией архивной отрасли. Проблема использования новейших технологий в архивном деле требует специального исследования и не входит в область задач решаемых диссертантом. Тем не менее, в постановочном плане нельзя не отметить, что компьютерные технологии открывают новые возможности, позволяя осуществить автоматизацию всех процессов, связанных с учетом движения фондов, дел, документов, в том числе в читальных залах; организовать процесс защиты документов от несанкционированного копирования; создать ИПС: БД «электронные справочники», «электронные описи» и др. виды НСА, фонды пользования, страховые копии документов в электронной форме и др.42, т.е. создавать системы (программные комплексы), позволяющие применительно к задачам особо ценных и уникальных документов реализовать функции:
организации хранения структурированных данных (атрибутов фондов, дел, документов) и неструктурированной информации (текстов документов) в электронном виде;
организации многоверсионного хранения документов, то есть сохранения вариантов текста документа в процессе его создания;
централизованного учета использования фондов, дел, документов;
обеспечения доступа пользователей к делам и документам, хранящимся в оперативном архиве и на съемных носителях (online и off-line доступ);
межархивного поиска фондов, дел, документов, в том числе внесенных в Государственный реестр особо ценных и уникальных документов;
контроля и учета выдачи/возврата дел и документов.
Проблема в ее целостной интерпретации и в частных проявлениях применительно к документным системам еще недостаточно изучена. Наиболее полно подходы к ее осмыслению изложены в методическом пособии М.В.Ларина и О.И.Рыскова «Электронные документы в управлении»43. Первый опыт использования новейших технологий в архивах оказался сопряжен с рисками негативных последствий. Перевод документов в электронный вид и использование электронных копий привел к возникновению таких видов угроз, как: искажение информации при переводе текста документа в электронный вид, утечка информации, как следствие несанкционированного доступа к электронной информации; уничтожение текстов архивных документов при нарушении технологий перевода в электронный вид. Так, Т.А.Варухина Т.А.(Национальный архив Республики Карелия) сообщила, что при вводе текстов документов в Интернет - ресурс фактические ошибки, которые иногда допускаются в процессе обработки архивных фондов и документов, принимаются исследователями как подлинный первоисточник исторической информации44. Несовместимость архивных информационных систем, возможность утечки и утраты архивной информации выступают как новые виды недостаточно изученных угроз. Острота проблемы усиливается в отношении электронных документов с конфиденциальной, секретной информацией, что непосредственно связано с угрозами национальной безопасности, обеспечением прав и интересов граждан. В рамках действующего законодательства внедрение информационных технологий в архивах предполагает перевод электронных документов на традиционные бумажные носители45, что не позволяет решать вопросы замены архивного документа копией с электронного носителя. В настоящее время практическая работа в области применения информационных технологий сдерживается слабой нормативно-методической базой, прежде всего регулирующей возможность использования электронного документа на правах подлинника и как исторического источника. Одним из основных используемых нормативов является ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799-2005. Информационная технология. Практические правила управления информационной безопасностью. ГОСТ содержит рекомендации по управлению информационной безопасностью лицам, ответственным за планирование, реализацию или поддержку решений безопасности в организации. Он используется при разработке стандартов безопасности и принятии практических мер безопасности в организациях.
Внедрение информационных технологий на современном этапе открывает, с одной стороны, немало преимуществ в части развития работ в области защиты документов от утрат и хищений. С другой, - порождает новые виды угроз и проблемы, разрешение которых сдерживается отсутствием нормативно-правовой базы работы с электронными документами. В частности, в числе таких угроз - возможная утечка секретной и конфиденциальной архивной информации при физической сохранности документов46.
Защита архивных документов на традиционных носителях посредством комплекса нормативных, методических, организационных и технических мер остается и останется актуальной, поскольку эти документы существуют и будут существовать наряду с документами на электронных носителях. Документы, создаваемые в режиме новых информационных технологий занимают все большее место в информационном обеспечении управления. Исследование процессов и выработка единых правил работы с электронными документами в настоящее время представляется одной из приоритетных научных и методических задач архивоведения и документоведения, решение которой может быть осуществлено только в рамках целевой программы..
