Содержание к диссертации
Введение
ГЛАВА 1. История и методология управления проектами 22
1.1. История развития методологии управления проектами 22
1.2. Основные характеристики проекта как системы управления 33
1.3. Организация управления проектами 49
1.4. Управление персоналом проекта 60
ГЛАВА 2. Исследование состава документации и процессов документирования по основным стадиям управления проектами 72
2.1. Анализ документационного обеспечения управления концептуальной стадии инновационного (инициативного) проекта. 72
2.2. Специфика состава документации и порядка документирования концептуальной стадии управления проектами в рамках государственных закупок 87
2.3. Документирование стадии разработки проекта 99
2.4. Особенности состава документации и принципов документирования стадий выполнения и завершения проекта 114
ГЛАВА 3. Тенденции и перспективы совершенствования организации и технологии документационного обеспечения управления проектами 125
3.1. Проблемы создания информационной системы проекта 125
3.2. Формирование системы документационного обеспечения управления проектом 132
3.3. Совершенствование управления документами проекта с использованием электронного офиса 156
Заключение 173
Список источников и литературы 177
Приложения 192
- Основные характеристики проекта как системы управления
- Специфика состава документации и порядка документирования концептуальной стадии управления проектами в рамках государственных закупок
- Особенности состава документации и принципов документирования стадий выполнения и завершения проекта
- Совершенствование управления документами проекта с использованием электронного офиса
Введение к работе
Модернизационный путь развития, на который вступила наша страна в ответ на глобальные вызовы мирового финансового и экономического кризиса, требует скорейшего внедрения передовой техники, современных технологий и методов управления во все сферы жизни общества и государства.
Не случайно в Российской Федерации на современном этапе большое внимание уделяется проблеме повышения эффективности государственного управления. Совершенствование системы государственного управления, повышение качества предоставления государственных услуг населению и организациям, улучшение результативности и достижение прозрачности работы государственного аппарата на основе широкого применения информационных технологий в деятельности органов государственной власти стали острой жизненной необходимостью.
Реализуемые в настоящее время программы социально-экономического развития и модернизации системы государственного управления предусматривают мероприятия, направленные на обеспечение информационной открытости и прозрачности процедур разработки и принятия государственных решений, повышение квалификации государственных служащих и уровня технической оснащенности органов государственной власти; реализацию прав граждан на доступ к информации о деятельности органов государственной власти; формирование современной телекоммуникационной инфраструктуры на территории страны; обеспечение роста объемов финансирования государственных программ и проектов, предусматривающих использование информационных технологий в деятельности органов государственной власти.
Кризис заставил и бизнес-структуры обратить самое пристальное внимание на повышение эффективности управления, оптимизацию бизнес-процессов, внедрение новейших технологий и перспективных инновационных проектов.
4 Программно-целевые методы управления социально-экономическими системами, давно ставшие повседневной практикой в развитых странах, применяются уже и в России: в крупных национальных проектах, федеральных целевых программах, переходе к целевому планированию и бюджетированию, ориентированному на конечный результат. Достаточно взглянуть на бюджет страны, чтобы убедиться в том, что он содержит особые статьи по финансированию государством ряда федеральных целевых программ. Их можно рассматривать как группы проектов, координированно управляемых с помощью названных методов. В июле 2007 года была учреждена ГК «Рос-НАНО»1, осуществляющая со финансирование проектов разработки и выпуска продукции с использованием нанотехнологий; в октябре того же года - ГК «Олимпстрой», основной функцией которой является организация строи-тельства олимпийских объектов за счет бюджетных средств". К компаниям, осуществляющим деятельность по реализации государственных инвестици-онных проектов, стоит отнести также ОАО «Особые экономические зоны» , реализующее инфраструктурные проекты в создаваемых Правительством России особых экономических зонах и ряд других организаций. В дальнейшем именно управлению проектами будет принадлежать ведущая роль в модернизации, которую по сути можно представить как совокупность реализуемых крупных, масштабных и малых проектов, направленных на дальнейшее развитие и совершенствование техники и технологий, повышение конкурентоспособности в глобальной рыночной среде, улучшение качества жизни.
1 Федеральный закон от 19 июля 2007 года № 139-ФЗ «О Российской корпорации нано
технологий» // Собрание законодательства Российской Федерации. — 2007. — № 30. —
Ст.3753.
2 Федеральный закон от 30 октября 2007 года № 238-ФЗ «О государственной корпорации
по строительству олимпийских объектов и развитию города Сочи как горноклиматиче
ского курорта» // Собрание законодательства Российской Федерации. — 2007. - № 45. -
Ст. 5415.
3 Постановление Правительства Российской Федерации от 12 апреля 2006 года № 211 «О
преобразовании Федерального Государственного предприятия «Внешнеэкономическое
объединение «Внешстройимпорт» в открытое акционерное общество «Особые экономи
ческие зоны». // Собрание законодательства Российской Федерации. — 2006. - № 16-
Ст. 1749.
5 Сложившаяся устойчивая повсеместная тенденция необходимости внедрения новых механизмов и методов в сферу управления подчеркивает актуальность избранной темы диссертации.
В современном менеджменте управление проектами рассматривается как методология организации, планирования, координации трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов на протяжении всех стадий проектного цикла. Данная методология направлена на эффективное достижение целей проекта на основе применения современных методов, техники и технологии управления для получения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта. Благодаря знаниям, накопленным в результате изучения общих закономерностей, присущих проектам во всех областях деятельности и расширению масштабов их применения, управление проектами стало самостоятельной научной дисциплиной.
В соответствии с современными представлениями об управлении проектами, жизненный цикл проекта разделяется на прединвестиционную, инвестиционную и эксплуатационную стадии. На каждой стадии управления проектами выполняются различные функции и решаются задачи, которым соответствует определенный состав документов, обеспечивающих правовую, организационную, финансовую, социальную, кадровую и иную информацион-но-документационную поддержку выполняемых мероприятий.
Несмотря на широкое распространение в России и за рубежом проектного способа решения различных задач как в государственном секторе, так и в предпринимательской среде, система документационного обеспечения управления проектами до сих пор исследована слабо, не определен необходимый и достаточный состав комплекса документов, обеспечивающий рациональное исполнение функций управления в рамках проекта.
Изучение опубликованных работ в обозначенной области показывает, что вопросы документационного обеспечения управления проектами (ДО-УП) до настоящего времени в отечественной литературе как самостоятель-
ные не ставились. Не удалось выявить и диссертационных исследований этой проблемы.
Среди немногочисленных российских изданий по данной теме следует выделить фундаментальную работу И.И. Мазура, В.Д. Шапиро и Н.Г. Оль-дерогге «Управление проектами»1, всесторонне и глубоко освещающую все значимые вопросы управления проектами как составной части менеджмента. К сожалению, документационное обеспечение управления проектами представлено в ней только постановочно и фрагментарно. Л.О. Евдокимова и Л.С. Слесарева выделяют управление проектами как основной способ реализации инноваций в современных условиях2, однако также не раскрывают вопросы ДОУП. В интересной работе С.А. Мишина, посвященной изучению отечественного опыта управления проектами, лишь в самой общей форме рассматриваются отдельные вопросы документационного обеспечения управления проектами. В частности, автор предпринимает попытку представить состав документации по основным стадиям проекта3, что ему не в полной мере удается.
Актуальный материал по управлению проектами создания и внедрения корпоративных информационных систем имеется в книге А.Е. Сатуниной и Л.А. Сысоевой4. Ряд изданий содержит рекомендации по вопросам программного обеспечения управления проектами5, другие работы уделяют внимание адаптации зарубежного опыта управления проектами6, однако в них
Мазур, И.И., Шапиро, В.Д., Ольдерогге, Н.Г. Управление проектами. — М.: Издательство «Омега-Л», 2009.
Евдокимова, Л.О., Слесарева, Л.С. Инновационный менеджмент. — Спб., ООО «Андреевский издательский дом», 2005.
3 Мишин, С.А. Проектный бизнес: адаптированная модель для России. - М.: ACT, 2006.
4 Сатунина, Е.А., Сысоева, Л.А. Управление проектом корпоративной информационной
системы предприятия. - М.: Финансы и статистика; ИНФРА - М., 2009.
5 Богданов, В.В. Управление проектами в Microsoft Project 2003. — СПб.: Питер, 2004;
Гультяев, А.К. MS Project 2002. Управление проектами / А.К. Гультяев. — СПб.: Корона'
Принт, 2003 и др. ,
Колтынюк, Б.А. Инвестиционные проекты /Б.А. Колтынюк. — СПб.:Изд-во Михайлова, 2002; Попов, Ю.И. Управление проектами / Ю.И. Попов, О.В. Яковенко. - М.: ИНФРА-М, 2005; Ципес, Г.Л., Товб, А.С. Проекты и управление проектами в современной компании. - М.: ЗАО «Олимп-Бизнес», 2009; Воропаев, В.И. Управление проектами в России. — М.: «Алане», 1995; Михеев, В.Н. Живой менеджмент проектов. — М.: Эксмо, 2007;
7 слабо отражены актуальные проблемы документирования процессов управления.
Изучение публикаций зарубежных авторов показывает, что управление проектами составляет на Западе обширный самостоятельный раздел современной теории и практики менеджмента. Количество переведенных на русский язык работ зарубежных авторов множится год от года. Все эти издания можно отнести к двум основным научным направлениям.
Первое направление представлено созданной в США в 1969 г. общественной организацией: Институтом управления проектами - Project Management Institute (PMI)1. Разработанный РМІ Свод знаний по управлению проектами (Руководство РМВОК) получил статус национального стандарта США по управлению проектами и широкое распространение во всем мире2.
В рамках этого направления особо отметим книгу «Управление проек-тами» под редакцией Д.К. Пинто , в которой собраны публикации целого ряда специалистов, объединенные в четыре части: 1) управление сферой проекта, взаимодействием проекта и организации; 2) управление целями проекта и планирование; 3) управление человеческими ресурсами; 4) управление интеграцией процессов проекта. ДОУП в этой работе не рассматривается.
Большое значение для изучения поставленной темы имеет знакомство с работой Д. Дипроуз «Управление проектами», освещающей внутреннюю инфраструктуру управления проектами, в которой нашли место некоторые вопросы документационного обеспечения управления проектом4.
В фундаментальном учебнике К. Хелдман, предназначенном для профессионального обучения и подготовки к сдаче экзамена на получение сер-
Неизвестный, СИ. Мозг проекта. — М.: «Russian Publisher», 2007; Козлов, А.С. Методология управления портфелем программ и проектов. Монография..—М.: ЗАО «Проектная практика», 2009 и др.
1 Мишин, С.А. Указ. соч., с. 244.
2 Руководство к Своду знаний по управлению проектами. (Руководство РМВОК). Третье
издание. Американский национальный стандарт ANSI/PMI 99—001-2004.2004, PMI, Inc.
-Four Campus Boulevard, Newtown Square, Pennsylvania, PA 19073-3299 USA/США.
3 Управление проектами I Под ред. Дж.К. Пинто. - СПб.: Питер, 2004.
4 Дипроуз, Д. Управление проектами / Пер. с англ.- М.: Эксмо, 2008.
8 тификата PMI специалистов в сфере управления проектами, приводится состав документов, относящихся в американской практике к разным стадиям проектирования, правда, без детального их рассмотрения .
Монография профессора Портлендского университета США Д. Милошевича освещает опыт систематизации и исследований бизнес-процессов по управлению проектами2. J.W. Weiss (Bentley College) и R. К. Wysocki (The TMS Group) подготовили книгу, в которой изложены теоретические основы стадийности процесса управления проектами . Однако в названных работах ДОУП или не рассматривается, или представлено лишь частично, в связи с информационными процессами.
Второе направление можно условно назвать европейским, так как оно складывалось в ходе становления и развития Международной ассоциации управления проектами (ГРМА - International Project Management Association) . Представители этой школы также проявляют активность в публикации результатов исследовательской деятельности. Для понимания некоторой специфики европейского подхода большое значение имеет книга «Мир управления проектами», подготовленная 29 крупнейшими специалистами по управлению проектами из 15 стран Европы5.
IPMA также разработала стандарт по управлению проектами - Международные требования к компетенции менеджеров проектов (IPMA Competence Baseline), который определяет требования к квалификации специалистов в области управления проектами и является основой для международной сертификации.6
1 Хелдман, К. Профессиональное управление проектом / Пер. с англ. - М.:БИНОМ. Лабо
ратория знаний, 2009.
2 Милошевич, Д.З. Набор инструментов для управления проектами. — Компания АйТи;
ДМК-Пресс, 2008.
Weiss, Joseph W., Wysocki, Robert К. Пять стадий управления проектом. Практическое руководство по планированию и реализации. -
4 В настоящее время объединяет более 40 европейских национальных ассоциаций, вклю
чая Российскую ассоциацию управления проектами СОВНЕТ (SOVNET).
5 Мир управления проектами / Под редакцией Х.Решке, Х.Шелле / Пер. с англ. —
М.:«Аланс»3 1993.
6 ICB ГРМА Competence Baseline, Version 3.0, IPMA, 2006.
9 Знакомство с работами Ф.О' Коннэла, А.Орра (Великобритания), М.Троцкого, Б.Груча и К.Огонька (Польша) предоставляет возможность глубже понять механизмы и методы информационной составляющей управления проектами1. Определенное значение для исследования проблемы име-ют публикации других зарубежных авторов . Однако, специалисты и этого научного направления также, по нашему мнению, недооценивают значение ДОУП.
Интересной представляется работа М. Саттона по организации корпоративного документооборота3. Она содержит полезный материал для разработки системы документационного обеспечения управления проектами, которая не была для автора предметом специального внимания. Аналогичный
вывод можно сделать и в отношении работы Д. Марка .
Отечественные ученые - документоведы также этой проблемой специально не занимались, хотя отдельные ее аспекты попутно рассматривались рядом авторов в работах по организационному проектированию и научной организации управленческого труда, особенно в 1960-1980-х годах5.
О' Коннэл, Ф. Как успешно руководить проектами. Серебряная пуля. 3-е изд. Пер. с англ. - М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2005; Орр, А.Д. Управление проектами: руководство по ключевым процессам, моделям и методам / Пер. с англ. - Днепропетровск: Баланс Бизнес Букс, 2006; Троцкий, М., Груча, М.3 Огонек, К. Управление проектами / Пер. с польск. -М.: Финансы и статистика, 2006.
2 Арчибальд, Р.Д. Управление высокотехнологичными программами и проектами / Р.Д.Арчибальд: пер. с англ. - М.: Компания АйТи, ДНК-Пресс, 2004; Грей, К.Ф. Управление проектами / К.Ф. Грей, Э.У. Ларсон; пер. с англ. - М.: Дело и сервис, 2007; Тернер, Д. Родни. Руководство по проектно-ориентированному управлению / Пер. с англ. под общей ред. Воропаева В.И.- М.: Издательский дом Гребенникова, 2007; Керцнер, Г. Стратегическое планирование для управления проектами с использованием модели зрелости / Пер. с англ. под общ. ред. А.Д. Баженова. — М.: АйТи; М.: ДМК Пресс, 2003 и др. Саттон, Майкл Дж. Корпоративный документооборот: Принципы, технологии, методология внедрения. — СПб.: «БМикро», «Азбука», 2002.
Марка, Д. Методология структурного анализа и проектирования / Д.Марка., К.МакГоуэн: пер. с англ. -М.: Весть-МетаТехнология, 1993.
5 См., например: Кузнецова, Т.В., Подольская, И.А. Методы обследования, анализа и проектирования делопроизводства. - М.: МГИАИ, 1982; Качалина, Л.Н. Научная организация управленческого труда - оргпроектирование. - М.: Экономика, 1973; Ларин, М.В., Мингалев, B.C., Филиппова, М.В. Матричное и графическое моделирование в организационном проектировании. - МГИАИ. — М., 1986; Мингалев, B.C. Организационное проектирование систем управления и делопроизводства государственных учреждений — М.: МГИАИ. 1979 и др.
10 Таким образом, несмотря на актуальность проблемы, она пока слабо разработана учеными и недостаточно освещена в научной литературе. И если в целом вопросы управления проектами все же находят отражение в специальной литературе, журнальных публикациях, в сети Интернет, то вопросы теоретического обобщения практики документационного обеспечения управления проектами как части документоведения и ДОУ до сих пор вообще не рассматриваются в работах специалистов. Между тем, своевременность пристального внимания к проблеме трудно переоценить, учитывая повсеместное распространение проектного метода управления.
Именно этими обстоятельствами определяется выбор темы диссертационного исследования. С учетом формирования в Российской Федерации концепции управления, нацеленного на результат, увеличения количества федеральных целевых программ и появления национальных проектов как средства решения важнейших социально-экономических задач, данная проблема представляется весьма актуальной.
Объектом данного исследования является совокупность документов, образующихся в процессе инициирования, планирования и организации управления выполнением проектов.
Предметом исследования диссертации является формирование и развитие системы документационного обеспечения управления проектами.
Целью диссертационного исследования является анализ документационного обеспечения управления проектами и выявление проблем, связанных с его организацией и совершенствованием в современных социально-экономических и организационно-правовых условиях на основе информационных технологий.
Для достижения поставленной цели в работе решаются следующие задачи:
- исследование истории и методологии управления проектами;
анализ состава документации по управлению проектами на предмет его оптимизации и формирования системы документационного обеспечения управления проектом;
разработка предложений по организации и совершенствованию системы документационного обеспечения управления проектами;
изучение возможностей применения информационных технологий в ДОУП и разработка предложений по созданию типового электронного офиса управления проектом.
Хронологические рамки исследования обусловлены спецификой избранной темы. По некоторым направлениям они охватывают исторический период с момента возникновения методов научной организации труда и организационного проектирования в начале XX в. до настоящего времени, однако основная часть диссертации освещает проблемы управления проектами двух последних десятилетий.
Междисциплинарный характер исследования потребовал исторических ретроспекций разной глубины, в зависимости от целей работы.
В качестве рабочей гипотезы выдвигается положение о том, что широкое применение методологии управления проектами должно сопровождаться исследованием, разработкой и внедрением системы документационного обеспечения управления проектами в соответствии с достижениями отечественного документоведения и зарубежного опыта на базе современных программно-технологических решений.
Основой методологии диссертационного исследования является реалистичный и всесторонний подход к анализу развития ДОУП. Методология работы представляет собой творческое соединение различных методов: общенаучных, собственно документоведческих и методов других наук. Для решения конкретных задач использовались методы сравнительно-исторического, системного исследования и структурно-функционального анализа, классификации и моделирования, статистического исследования, а также иные частные методы.
12 Ключевую роль в данной работе играет системный метод как направление научного познания, в основе которого лежит рассмотрение объектов как систем, т.е. раскрытие целостности объекта, выявление многообразных типов связей в нем и сведение их в единую картину. При подготовке диссертации использовались также методы организационного проектирования.
С учетом недостаточной разработанности темы, при работе над диссертацией был использован широкий круг источников. Его можно разделить на следующие основные группы: законодательные и правительственные акты по вопросам организации управления, информатизации, управления документацией и делопроизводства, стандартизации; нормативные и методические, международные и национальные стандарты; методические разработки; научные отчеты, материалы исследований, хранящиеся во ВНИИДАД1. Кроме того, в процессе подготовки работы использован опыт научных исследований и организационного проектирования по вопросам документоведения, докумен-тационного обеспечения управления ВНИИДАД и компании «Летограф».
Среди источников в первую очередь следует выделить законодательные и нормативно-правовые акты по вопросам организации управления, прямо или косвенно затрагивающие вопросы управления проектами.
Важное значение для раскрытия темы диссертации имеют нормативные акты, характеризующие правовые основы системы управления в Российской Федерации. Конституция Российской Федерации, являясь Основным законом демократического государства, определяет общие принципы и формы его функционирования.2 Гражданской кодекс Российской Федерации закрепляет правовые отношения между субъектами права. Трудовой кодекс Российской Федерации фиксирует вопросы трудовых отношений.4
Полный список источников см. в диссертации " Конституция Российской Федерации. — Российская газета от 25 декабря 1993 г. № 237.
3 Гражданский кодекс Российской Федерации. — М., 2007.
4 Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ. (гл. 14).
13 Федеральный конституционный закон «О Правительстве Российской Федерации»1 закрепляет правовое положение Правительства Российской Федерации, порядок его формирования, деятельности, действующие полномочия, а также вопросы руководства федеральными министерствами и иными органами исполнительной власти.
Указ Президента Российской Федерации от 9 марта 2004 г. № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти»" утвердил систему федеральных органов исполнительной власти, в которую входят федеральные министерства, федеральные службы и федеральные агентства, определил их состав, функции и сферу деятельности.
Основные положения по проведению административной реформы в государстве содержатся в Указе Президента Российской Федерации3 и Распоряжении Правительства Российской Федерации4.
Контуры дальнейшего развития государственного управления обозначены в Концепции долгосрочного социально-экономического развития Российской Федерации на период до 2020 г., в соответствии с которой сформированы основные направления деятельности Правительства Российской Федерации на период до 2012 г., включая реформирование системы управления5.
Порядок определения исполнителей государственных заказов (закупок)
Федеральный конституционный закон «О Правительстве Российской Федерации» (в ред. Федерального конституционного закона от 31 декабря 1997 г. № 3-ФКЗ).- М.: Ось-89, 2004.
Указ Президента РФ «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» № 314 от 9 марта 2004 г. (с изменениями на 23 декабря 2005 года) // Российская газета. № 294,29.12.2005 (вступил в силу с 1 января 2006 года).
Указ Президента РФ «О мерах по проведению административной реформы в 2003-2004 гг.» № 824 // Российская газета. 2003. № 148.
4 Распоряжение Правительства Российской Федерации от 25 октября 2005 г. № 1789-р «Об
утверждении Концепции административной реформы в Российской Федерации в 2006 -
2008 годах и плана мероприятий по проведению административной реформы» // Собра
ние законодательства РФ от 14.11.2005. - № 46. - Ст. 4720.
5 Концепция долгосрочного социально-экономического развития Российской Федерации
на период до 2020г., утвержденная распоряжением Правительства РФ от 17 ноября 2008
г. № 1663; Основные направления деятельности Правительства РФ на период до 2012 г.,
утвержденные распоряжением Правительства Российской Федерации от- 17 ноября
2008 г. № 1663-р // Собрание законодательства РФ от 01.12.2008 № 48 ст. 5639.
14 на основе которых, как правило, выполняются проектные работы, зафиксирован в Федеральном законе Российской Федерации от 21 июля 2005 г. «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» (в редакции Федерального закона от 31.12.2005 № 207-ФЗ)1.
Для изучения темы существенное значение имеют законодательные и нормативно-правовые акты по вопросам информатизации . Кроме этого, направления и планы проведения мероприятий по информатизации деятельности федеральных органов государственной власти зафиксированы в «Концепции использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года», в положениях Федеральной целевой программы «Электронная Россия (2002-2010 годы)», в Стратегии развития информационного общества, в Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 г3. В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации уполномоченные федеральные органы исполнительной власти должны обеспечивать опубликование перечней государственных услуг и требований к их качеству
1СЗРФ.200б.№1.Ст.18.
2 Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149- ФЗ «Об информа
ции, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета, 29
июля 2006 г.; Федеральный закон Российской Федерации от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ
«Об электронной цифровой подписи» - Российская газета, 14 января 2002 г.
3 Распоряжение Правительства Российской Федерации от 27 сентября 2004 г. № 1244-р.
«Концепция использования информационных технологий в деятельности федеральных
органов государственной власти до 2010 года» // Собрание законодательства РФ. - 2004.
- № 40. - Ст. 3981; Постановление Правительства Российской Федерации от 28 января
2002 г. № 65 «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 гг.)»
// Собрание законодательства РФ. - 2002.— № 5. — Ст. 531; Паспорт федеральной целевой
программы «Электронная Россия (2002-2010 годы)» // - Правительство Российской Фе
дерации [Электронный ресурс] — Электрон, дан.- [Б.м. и д.]. - Режим доступа:
, свободный;
Ход программы // Информационный портал ФЦП «Электронная Россия». - [Электронный ресурс]. - Электрон, дан. — [E-Russia, сор. 2004]. - Режим доступа: shtml?id=57, свободный; Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденная поручением Президента Российской Федерации от 7 февраля 2008 г. № Пр-212 // Российская газета от 16 февраля 2008 г. № 34; Концепция формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 г., одобрена распоряжением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 632-р // Собрание законодательства РФ от 19.05.2008. - № 29. - Ст. 2372.
15 и доступности. Все эти акты со всей очевидностью подчеркивают то важное значение, которое придается на высшем уровне управления вопросам информатизации всех сторон жизни и деятельности российского общества .
Особо следует выделить законодательные и нормативно-правовые акты по вопросам управления документацией и делопроизводства. Прежде всего, это Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»", который регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от носителя информации, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. В последнее время этот круг источников пополнился за счет Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и Положения о системе межведомственного электронного документооборота .
К нормативно-методическим документам межведомственного назначения относятся Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук , которые содержат
Постановление Правительства РФ от 25 декабря 2007 г. № 931 «О некоторых мерах по обеспечению информационного взаимодействия государственных органов и органов местного самоуправления при оказании государственных услуг гражданам и организациям» // Собрание законодательства РФ от 31 декабря 2007 г. — № 53. - Ст. 6627.
2 Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»// СЗ РФ. - 2004. - № 43. - Ст. 4169. Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"; Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» // Собрание законодательства РФ от 28 сентября 2009 г. - № 39. - Ст. 4614.
4 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. Утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19. Текст приказа опубликован в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007 г.
положения, касающиеся фондирования, учета, использования и обеспечения сохранности архивных документов. Их дополняют правила работы с документами в архивах организаций, включающие рекомендации о порядке работы архивов с электронными документами1 и Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения2, предназначенный для использования в качестве основного методического инструмента при определении сроков хранения и отборе документов на хранение и уничтожение. Вышеназванные акты имеют основополагающее значение при построении системы ДОУП.
Федеральный закон Российской Федерации «О техническом регулировании»3 регулирует отношения, возникающие при установлении как обязательных требований, так и добровольных правил и характеристик в отношении продукции, процессов (методов) производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг, а также оценке соответствия. Закон раскрывает такие понятия как «технический регламент», «стандарт», «оценка соответствия», широко используемых в проектной деятельности.
Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 февраля 2008 г. № 87 определен состав разделов проектной документации и требования к их содержанию4, что имеет большое значение для исполнения проектных работ.
В российской практике управления проектами используются международные и национальные стандарты. Среди международных стандартов выде-
№ 20; Зарегистрирован в Минюсте РФ от б марта 2007 г. регистрационный № 9059. — М.5 2007. 1 Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархи-ва от 06 февраля 2002 г.) / Росархив, ВНИИДАД. - М., 2003.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Руководителем Росархива 06 октября 2000 г., с изм. от 27 октября 2003 г.) / ВНИИДАД. - М., 2004.
Федеральный закон Российской Федерации «О техническом регулировании» 184-ФЗ от 27.12.2002 // СЗ РФ от 20.12.2002. - № 52. - (часть 1). - Ст. 5140.
«1
Постановление Правительства Российской Федерации от 16 февраля 2008 г. № 87 г. «О составе разделов проектной документации и требованиях к их содержанию» // СЗ РФ от 25 февраля 2008 г. - № 8. - Ст. 744.
17 лим те, которые относятся непосредственно к управлению проектами , к системам менеджмента качества, к информационным системам и технологиям, к вопросам управления документами2. Многие из этих стандартов приняты в Российской Федерации как национальные.
В Российской Федерации принятых государственных стандартов по управлению проектами пока нет, хотя Ростехрегулирование создал подкомитет «Менеджмент проектов», на рассмотрении в котором находятся три стандарта по проектному менеджменту: требования к управлению проектом, требования к управлению программой и требования к управлению портфелем проектов.3 Кроме того, неофициально статус стандарта имеют Национальные требования к компетенции специалистов по управлению проектами (НТК), которые были разработаны в соответствии с правилами и требованиями IPMA силами специалистов Российской ассоциащш управления проектами -СОВНЕТ.4
В национальных российских стандартах определены основные положения по созданию, внедрению, эксплуатации и сопровождению электронного
ISO 10006:2003 Системы менеджмента качества. Руководящие указания по менеджменту качества проектов. - М.: Госстандарт России, 2004; РМВОК Guide 3-rd Edition. Руководство к своду знаний по управлению проектами, PMI, 2004; The Standard for Portfolio Management. PMI, 2006; The Standard for Program Management. PMI, 2006; Practice Standard for Work Breakdown Structure. 2-nd Edition. PMI, 2006; ICB IPMA Competence Baseline.Version 3.0. IPMA, 2006; См.также: Управление проектами. Указ. соч., с. ЗБІЙ.
2 ISO 9000 Introduction and Support Package: Guidelines on the Process Approach to guality
management systems. ISO/ТС 176/SC 2/N 544R. 17 May, 2001; ISO 9000 Introduction and
Support Package: Guidelines on the Documentation Reguirements of ISO 9001:2000. ISO/TC
176/SC 2/N 544R. 13 March, 2001; ISO/IEC 9126-1:1998. Информационная технология.
Характеристики и метрики качества программного обеспечения. 4.1. Характеристики и
подхарактеристики качества. 1-е изд.; ISO 14102:1995. Информационная технология.
Оценивание и выбор инструментальных средств CASE; ISO/IEC 14598-1:1997. Инфор
мационная технология. Оценивание программного продукта. 4.1. Общее руководство;
ISO/IEC 14598-4:1999. Информационная технология. Разработка программных средств.
Процессы для заказчика; ISO 15489-1:2001 «Information and Documentation — Records
Management, Part 1: General» («Информация и документация - Управление документами
- Часть 1: Общие требования»).
Управление проектами: Основы профессиональных знаний. Национальные требования к компетенции специалистов . — М.: Изд-во «Консалтинговое агентство «КУБС-Групп-Кооперация, Бизнес-Сервис», 2001.
18 регламента административной и служебной деятельности организаций, закреплены требования к управлению документами, проведению унификации и применению унифицированных систем документации, оформлению организационно-распорядительной документации, документов НИОКР, терминологии в области делопроизводства, архивного дела, электронного обмена информацией1.
Создание и эксплуатация компьютерных систем и технологий обработки документации осуществляется на основе правил, изложенных в комплексе стандартов на автоматизированные системы и других стандартах серии «Информационная технология». Также стандартизированы вопросы защиты информации и использования электронной цифровой подписи2.
В процессе подготовки диссертации была использована профильная методическая литература, привлечены данные научных отчетов и материалы исследований, хранящиеся во ВНИИДАД .
1 ГОСТ Р 52294-2004. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения; ГОСТ Р ИСО 15489 - 1 - 2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования — М.: Стандартинформ, 2007; ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. -М.: Госстандарт, 1987; ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате. - М.: Госстандарт, 1983; ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов- М.: Госстандарт России, 2003; ГОСТ 7.32-2001. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления. — М.: Стандартинформ, 2008; ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения — М.: Госстандарт, 1998; ГОСТ Р 52292-2004. Электронный обмен информацией. Термины и определения. - (Информационная технология). - М.: Стандартинформ, 2004.
2 ГОСТ 34.003-90. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Термины и определения - М.: Госстандарт, 1990; ГОСТ 34.601-90. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания. - М.: Госстандарт, 1990; ГОСТ 34.602-89. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы. — М.: Госстандарт, 1989; ГОСТ 34.201—89. Комплекс стандартов на автоматизированные системы.' Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем. — М.: Госстандарт, 1989; ГОСТ Р 34.10-2001. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи. - М.: Госстандарт России, 2001 и др.
Разработка нормативных документов по документациоиному обеспечению управления: Рекомендации. — М.: ВНИИДАД, 2007; Основные правила работы архивов организаций /
19 Самостоятельное значение для раскрытия темы диссертации имели публикации в сборниках трудов конференций, в частности, труды Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» , журнальная периодика и литература по вопросам докумен-тационного обеспечения управления и организационного проектирования".
Вопросы документирования процесса государственных закупок рас-сматриваются в ряде публикаций . В работе Горбунова - Посадова М.М. проведен анализ электронных конкурсных процедур .
При подготовке работы были также использованы интернет-ресурсы. Удалось выявить около 50 сайтов, содержащих аналитическую информацию, библиографию, книги и статьи по различным аспектам управления проектами5.
Научная новизна и теоретическая значимость работы связаны с отсутствием в отечественном документоведении фундаментальных теоретических и прикладных научных исследований в области ДОУП. Данная работа пред-
ВНИИДАД/ - М., 2002; Информационный менеджмент в современных управленческих структурах: Метод, рек. / Росархив, ВНИИДАД. - М.: 1996 и др.
Документация в информационном обществе. Доклады и сообщения на Международной научно-практической конференции. - М., 2005-2010 гг.
2 Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления. - М.:
ЮНИТИ, 2003; Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления. - М.: Акаде
мия, 2008; Документационное обеспечение управления / Гринберг, А.С., Горбачев, Н.Н.,
Мухаметшина, О.А. - М.: ЮНИТИ, 2010; Мингалев, B.C. Организационное проектиро
вание. Лекции. Часть 1-М.: МГИАИ, 1976 и др.
3 Белокрылова, О.С.Инновационные технологии в размещении государственных и муни
ципальных заказов/Белокрылова, О.С, Вольчик, В.В., Гуцелюк, Е.Ф. - Ростов н/Д.: Со
действие - XXI век, 2008; Организация государственных и муниципальных закупок / под
ред. Белокрыловой, О.С. - Ростов н/Д: Наука-спектр, 2007; Смирнов, В.И. Формирова
ние российской законодательной базы по госзакупкам. История вопроса // Госзаказ:
управление, размещение, обеспечение. - 2005. — № 1, 2.; Смирнов, В.И. Становление
рыночной системы государственных закупок в России. — Казань: НПО «БизнесИнфосер-
вис», 2000; Смотрицкая, И.И. Развитие рынка государственных заказов: институты и ме
ханизмы. - М.: Институт экономики РАН, 2007; Кузнецов, К. Конкурентные закупки:
торги, тендеры конкурсы. — СПб.: ПИТЕР, 2004 и др.
4 Горбунов-Посадов, М.М. Электронные государственные закупки. — М.: ИПМ
им.М.В.Келдыша, 2004. — 56 с. — ISBN 5-98354-002-5 — htW/goszakupki.ru/about/
5 ; ; ; ; ; A-Project Tech
nologies: ; ; ;
.; http:/Avww.ccc.ru/ap; .; .;
; ; .
; ; др.
20 ставляет собой первое исследование такого рода с использованием исторического подхода, а также приемов и методов документоведения и информатики. В диссертации последовательно формируется представление о том, что управление документацией в процессе проектной деятельности должно стать обязательным условием и направлением развития документационного обеспечения управления. Впервые подвергнут изучению состав документации, применяемой в управлении проектами, подготовлен примерный перечень комплекса видов документов по управлению проектами на всех стадиях жизненного цикла, разработаны основные положения проекта стандарта «Доку-ментационное обеспечение управления проектом», предложена принципиальная модель системы ДОУП.
Основные положения диссертационной работы изложены в публикациях по теме исследования и апробированы автором в сообщениях на Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» (2008, 2009).
Полученные результаты исследования могут быть применены в реальном управлении проектами, при разработке новых систем ДОУП, а также при подготовке учебных пособий по вопросам управления проектами и современного документоведения. Материалы диссертации использованы при подготовке программы курса «Информационно-документационное обеспечение управления проектами» на факультете документоведения Историко-архивного института РГГУ и в процессе оптимизации системы ДОУП в отделе консалтинга ВНИИДАД и ООО «Летограф».
Цель и задачи исследования обусловили структуру диссертации. Диссертационная работа состоит из введения, трех глав и заключения, списка источников и литературы, 8 приложений.
Во введении обосновывается актуальность выбранной темы, формулируются" цели и задачи исследования, представлен анализ использованных источников и литературы.
21 В первой главе «История и методология управления проектами» рассматривается управление проектами как составная часть менеджмента, включая вопросы истории и методологии управления проектами, организационно-функциональной структуры проектов и управления персоналом.
Во второй главе «Исследование состава документации и процессов документирования по основным стадиям управления проектами» анализируется состав документации по управлению проектами на разных стадиях их выполнения.
В третьей главе «Тенденции и перспективы совершенствования организации и технологии документационного обеспечения управления проектами» исследуется развитие и совершенствование документационного обеспечения управления проектами, в том числе вопросы разработки информаци-онно-документационной системы управления проектами и применения информационных технологий в ДОУП, а также по созданию электронного офиса управления проектом.
В заключении подведены итоги проведенного исследования и сформулированы выводы по работе.
Диссертационная работа снабжена приложениями, иллюстрирующими основное содержание разделов.
Основные характеристики проекта как системы управления
Особо следует выделить законодательные и нормативно-правовые акты по вопросам управления документацией и делопроизводства. Прежде всего, это Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»", который регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от носителя информации, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. В последнее время этот круг источников пополнился за счет Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и Положения о системе межведомственного электронного документооборота .
К нормативно-методическим документам межведомственного назначения относятся Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук , которые содержат положения, касающиеся фондирования, учета, использования и обеспечения сохранности архивных документов. Их дополняют правила работы с документами в архивах организаций, включающие рекомендации о порядке работы архивов с электронными документами1 и Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения2, предназначенный для использования в качестве основного методического инструмента при определении сроков хранения и отборе документов на хранение и уничтожение. Вышеназванные акты имеют основополагающее значение при построении системы ДОУП.
Федеральный закон Российской Федерации «О техническом регулировании»3 регулирует отношения, возникающие при установлении как обязательных требований, так и добровольных правил и характеристик в отношении продукции, процессов (методов) производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг, а также оценке соответствия. Закон раскрывает такие понятия как «технический регламент», «стандарт», «оценка соответствия», широко используемых в проектной деятельности.
Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 февраля 2008 г. № 87 определен состав разделов проектной документации и требования к их содержанию4, что имеет большое значение для исполнения проектных работ.
В российской практике управления проектами используются международные и национальные стандарты. Среди международных стандартов выде 17 лим те, которые относятся непосредственно к управлению проектами , к системам менеджмента качества, к информационным системам и технологиям, к вопросам управления документами2. Многие из этих стандартов приняты в Российской Федерации как национальные.
В Российской Федерации принятых государственных стандартов по управлению проектами пока нет, хотя Ростехрегулирование создал подкомитет «Менеджмент проектов», на рассмотрении в котором находятся три стандарта по проектному менеджменту: требования к управлению проектом, требования к управлению программой и требования к управлению портфелем проектов.3 Кроме того, неофициально статус стандарта имеют Национальные требования к компетенции специалистов по управлению проектами (НТК), которые были разработаны в соответствии с правилами и требованиями IPMA силами специалистов Российской ассоциащш управления проектами -СОВНЕТ.4
В национальных российских стандартах определены основные положения по созданию, внедрению, эксплуатации и сопровождению электронного регламента административной и служебной деятельности организаций, закреплены требования к управлению документами, проведению унификации и применению унифицированных систем документации, оформлению организационно-распорядительной документации, документов НИОКР, терминологии в области делопроизводства, архивного дела, электронного обмена информацией1.
Создание и эксплуатация компьютерных систем и технологий обработки документации осуществляется на основе правил, изложенных в комплексе стандартов на автоматизированные системы и других стандартах серии «Информационная технология». Также стандартизированы вопросы защиты информации и использования электронной цифровой подписи2.
В процессе подготовки диссертации была использована профильная методическая литература, привлечены данные научных отчетов и материалы исследований, хранящиеся во ВНИИДАД .
Специфика состава документации и порядка документирования концептуальной стадии управления проектами в рамках государственных закупок
Западные компании, работающие в динамических условиях конкурентной среды и решающие все более сложные задачи, продолжали активный поиск новых методов управления и организационных структур, способных быстро приспосабливаться к изменяющимся условиям.
Именно в этот период времени складывается сеть учебных центров, активно организуются различные национальные и международные организации и ассоциации, занимающиеся пропагандой и развитием методов управления проектами. Одной из таких крупнейших организаций была Международная ассоциация управления проектами (INTERNET), объединившая 19 национальных ассоциаций почти всех европейских стран, а также Турции и Египта. Позже она была переименована в IPMA2 (International Project Management Association) и в настоящее время объединяет более 40 национальных ассоциа-ций и со штаб-квартирой в г. Цюрихе (Швейцария) .
Инициатива создания INTERNET принадлежала Роланду В. Гутчу (родился в 1925 г.), немецкому специалисту в области управления проектами. Начав в 1950 г. работать в Дорнье, основном аэрокосмическом предприятии Германии того времени, Гутч занимался управлением проектами преимущественно сетевыми методами. В 1965г. Роланд Гутч впервые собрал в Вене группу заинтересованных специалистов по управлению проектами из Европы и США и в 1967 г. по его инициативе был создан INTERNET. Гутч в течение долгих лет был президентом этой ассоциации (с 1967 по 1991 гг.). В 1967г. INTERNET собрался в Вене на свой Первый мировой конгресс по управлению проектами, в работе которого участвовали 400 человек .
Важной вехой в развитии управления проектами стал Шестой мировой конгресс INTERNET 1979г., когда не сетевой метод, а метод управления проектами, междисциплинарный характер проектной работы, был признан основным. Большая заслуга в этом принадлежала Р. Гутчу, который развивал идею управления проектами с момента ее зарождения, когда она понималась как сетевой метод, до того, когда она стала международно признанной управленческой дисциплиной2.
Почти одновременно с созданием INTERNET в Европе, в США в 1969 г. образовался Институт управления проектами (Project Management Institute (РМІ) в качестве самоуправляемой общественной организации, широко известный и авторитетный во всем мире, объединяющий в своих рядах в настоящее время более 200 тысяч членов3. «Кодекс знаний по управлению проектами», подготовленный РМІ в 1987 г. под руководством Макса Ваидмана (R. Max Wideman) и Джона Адамса (John R. Adams), выпущенный в 1996 г. под измененным названием: «Руководство к своду знаний по управлению проектами» (A guide to the project management body of knowledge (PMBOK guide), стал классическим учебником по управлению проектами во всем мире. Аббревиатура его названия на английском языке: РМВОК, является зарегистрированным знаком, а в 2000 г. и в 2003 г. вышли в свет две новые редакции РМВОК. В США РМВОК утвержден в качестве национального стандарта по управлению проектами4.
В 70-е годы 20-го века все большее число компаний в ответ на растущие масштабы и сложность их деятельности в условиях жесткой конкуренции стали развивать и использовать методы управления проектами. Ускорению этого процесса также способствовало повсеместное внедрение автоматизированных систем обработки информации, успехи в развитии кибернетики и информатики. Широкое применение в управлении проектами в тот период времени получили методы решения сложных проблем, формирования коллективов, принятия решений. Следствием применения математических методов и компьютерных технологий стало развитие количественных методов обоснования решений. Планирование стоимости и ее контроль стали основной целью деятельности руководителей проектов.
Повышенное внимание к проблеме планирования стоимости и ее контролю было обусловлено тем, что в тот период времени перерасход первоначально запланированной стоимости проектов стал массовым явлением. Так, в 1979г. по 940 американским гражданским и военным проектам перерасход средств составлял 75%, в 1982г. в 444 аналогичных проектах перерасход уже был 140%; в 1980г. на 35 американских атомных станциях перарасход средств составлял от 58% до 408%. По данным Мирового банка на 1980 год, при осуществлении 1014 гражданских проектов во многих странах мира перерасход средств составлял от 30 до 40% первоначально запланированных на реализацию проектов средств1.
Результатом серьезного и всестороннего анализа этой тревожной тенденции явилось осознание того, что проект - это открытая система, которая приспосабливается к своей весьма многообразной внутренней и внешней среде, и главные причины того, что происходит с проектом, следует искать во внешней среде. При реализации проектов, особенно крупных, необходимо было учитывать возможность негативных изменений физической, политической, социальной и экономической внешней среды и отрицательного воздействия этих изменений на проект. Так управление проектами перешло от универсализма к ситуационному подходу, существенно обогатившему методологию проектного менеджмента .
В 80-х годах 20-го века управление риском и стоимостью прочно заняли свое место среди методов управления проектами; появились новые идеи: организация проекта, проектная сфера, техническая координация, организационная культура. Использование вычислительной техники стало более эффективным".
Методы управления, технические средства развивались как на Западе, так и в нашей стране, и в целом совпадали. Сюда относятся методы сетевого планирования, использование в управлении информатики, вычислительной техники. Однако масштабы их применения в нашей стране были существенно меньше. Внедрение методов управления проектами, созданных в странах рьшочной экономики, начало увеличиваться по мере формирования в России рыночных отношений.
Новый виток развития управления проектами в России начался в 1990г. с создания Советской (позже Российской) ассоциации управления проектами - СОВНЕТ, учрежденной 25 октября 1990г. как добровольное объединение коллективов государственных и общественных организаций, частных компаний, а также отдельных специалистов, осуществляющих подготовку выполнения и управления проектами в различных сферах деятельности. Основной целью ассоциации было содействие широкому развитию профессионального управления проектами и повышению на его основе качества подготовки, организации и управления проектами в нашей стране .
Особенности состава документации и принципов документирования стадий выполнения и завершения проекта
Жизненный цикл проекта является исходным понятием для исследования проблем финансирования работ по проекту и принятия соответствующих решений.
«Руководство по управлению проектами» (РМВОК), подготовленное PMI, определяет концептуальную разработку как «процесс выбора/документирования наилучшего подхода к достижению целей проекта»". Для того чтобы создать точную модель концептуальной разработки проекта, руководитель проекта и члены его команды должны собрать следующую разнообразную информацию:
Формулировка проблемы или потребности. Управление замыслом проекта, иначе называемое инициацией проекта, начинается с формулировки це-. ли проекта, то есть с ответа на вопрос: для чего предназначен данный проект, почему возникла необходимость в поиске решения посредством этого проекта, в чем состоит суть проблемы. Как утверждается в Руководстве РМВОК, проекты появляются в результате требований рынка, экономических потреб 42 ностей, запросов покупателей, технического прогресса, юридических требований (новых законов), социальных потребностей.
Сбор информации. На этом этапе производится сбор данных об условиях осуществления проекта и его целях. Нельзя рассчитывать на эффективное начало работы над проектом в том случае, если его руководитель не имеет ясного представления о текущем состоянии дел и о конечной цели проекта.
Ограничения. Формулируя цель проекта, руководитель проекта должен заниматься выявлением ограничений, способных повлиять на возможности достижения желаемых результатов. Так, временные и бюджетные ограничения, требования клиентов по качеству должны приниматься во внимание в первую очередь, так как они могут серьезно влиять на реализацию проекта.
Анализ альтернатив. Обычно для каждой проблемы существует несколько альтернативных методов решения. При управлении проектами анализ альтернатив - это прежде всего достижение ясного понимания природы проблемы, а уже затем - разработка различных вариантов ее решения. Эти решения помимо предоставления всем их разработчикам ясного понимания особенностей проекта, предлагают также возможные подходы к реализации проекта. При этом руководители проектов не должны ограничивать информационный поиск в ходе проведения анализа альтернатив. Если поиск информации был проведен в полном объеме, то конечные цели проекта должны четко обозначиться.
Цели проекта. Концептуальная разработка должна завершаться формированием конечных целей проекта с точки зрения его результатов, требуемых ресурсов и сроков работ. Если-предыдущие этапы были выполнены квалифицированно, то формулировка целей проекта станет логическим следствием проведенного анализа. Цели должны быть реальными, осязаемыми, точными, измеряемыми по доступным проверке конечным продуктам, реалистичными и реальными. Поскольку проекты имеют четко очерченные временные рамки, которые определяют дату начала и завершения проекта, то при определении цели проекта это должно учитываться в первую очередь. При формулировании цели проекта необходимо также принимать во внимание требования по качеству к конечному продукту проекта, а также объем финансирования по проекту. В конечном счете, цели проекта должны быть наглядно представлены, четко сформулированы и документально зафиксированы1.
Компоненты управления замыслом проекта можно представить в виде таблицы. При этом выделяется генеральная цель (миссия) проекта и цели первого уровня, а также поддели/задачи, действия и результаты.
Миссия - это генеральная цель проекта, четко выраженная причина его существования. Она детализирует статус проекта, обеспечивает ориентиры для определения целей следующих уровней, а также стратегий на различных организационных уровнях1.
Стратегия проекта - центральное звено в выработке направлений действий с целью получения обозначенных миссией и системой целей результатов проекта. Подготовку стратегии проекта можно условно разделить на три последовательных процедуры: стратегический анализ; разработка и выбор стратегии; реализация стратегии2.
Под результатом проекта понимают продукцию, результаты, полезный эффект проекта. В качестве результата, в зависимости от типа/цели проекта, могут выступать: научная разработка, новый технологический процесс, программное средство, строительный объект, реализованная учебная программа, реструктурированная организация, сертифицированная система качества и т.д. Окончанием существования проекта может быть: — ввод в действие объектов, начало их эксплуатации и использования результатов выполнения проекта; - достижение проектом заданных результатов. Обычно как факт начала работ над проектом, так и факт его ликвидации оформляются официальными документами3, которые будут рассмотрены в главе 2. Функции управления проектом включают основные, базовые виды деятельности, которые должны осуществлять управляющие работники на всех уровнях и во всех предметных областях по проекту1. Они осуществляются на всех этапах и фазах управления проектом и включают: планирование, контроль проекта, анализ, принятие решений, составление и сопровождение бюджета проекта, организацию реализации, мониторинг, оценку, отчетность, экспертизу, проверку и приемку, бухгалтерский учет, администрирование.
Подсистемы управления проектами формируются в зависимости от структуры предметных областей и управляемых элементов проекта, относительно самостоятельных в рамках проекта. Предметные области и управляемые элементы в рамках проекта в самом общем виде включают: сроки, трудовые ресурсы, стоимость и издержки, доходы, закупки и поставки ресурсов и услуг, ресурсы (уже закупленные), изменения по проекту, риски проекта, информацию и коммуникации, качество и пр. Эти подсистемы присутствуют практически в любом проекте. В каждом конкретном проекте могут добавляться специфические подсистемы".
Совершенствование управления документами проекта с использованием электронного офиса
Наряду с этими двумя измерениями матричная форма межфункциональной структуры обычно имеет вторую общую особенность: двойную схему полномочий, ответственности и подотчетности, что нарушает традиционный принцип единоначалия.
Опираясь на результаты этих рассуждений, можно сформулировать следующее определение межфункциональных структур, содержащее их основные характеристики: межфункциональные организации представляют собой функциональные перекрытия с многочисленными линиями полномочий, которые объединяют людей в группы для работы над проектами в течение фиксированного периода2. Это широкое определение охватывает различные формы межфункциональных организаций. Важное значение для понимания различия между этими формами имеет фактор времени. Формы, соответствующие управлению проектами, обычно оказываются самыми краткосрочными. В рамках заданного периода проект имеет предельный срок завершения, поддающуюся определению стоимость и стандартные параметры выполнения работ. Проектные организации представляют собой расширенный вариант управления проектами, и они возникают в тех случаях, когда фирме приходится регулярно заниматься осуществлением различных проектов. Подобным образом и матричное управление является более краткосрочным образованием, чем матричная организация.
Различие между матрицей и проектом заключается в том, что проектные структуры формируются вокруг конкретных кратковременных задач, например, межфункциональных проектов, в то время как матричные структуры возникают при наличии повторяющихся задач, требующих использования сходных, но не идентичных ресурсов, например, при управлении технической консультационной фирмой или производством комплексного изделия (например, в аэрокосмических фирмах). В общем случае такие формы межфункциональных организаций имеют много общего: перекрытие с традиционной иерархией, многочисленные линии полномочий и группы, работающие над задачами в течение ограниченного периода.
Следует подчеркнуть, что не существует какой-либо организационной структуры, идеально подходящей для всех ситуаций. В связи с этим она должна постоянно находиться в движении и корректироваться в соответствии с целью организации и задачами управления персоналом1.
Таким образом, организационная структура — это наиболее важный механизм управления проектами. Она дает возможность реализовать всю совокупность функций, процессов и операций, необходимых для достижения поставленных перед проектом целей, включая документационное обеспечение проектом. Организационная структура является основой формирования и осуществления деятельности команды проекта.
Эффективность использования организационной структуры зависит от содержания проекта, которое представляет собой совокупность целей, задач и результатов. Любая организационная структура может быть реализована в различных по возможности адаптации вариантах.
При выборе организационной структуры для конкретного проекта необходимо учитывать, что помимо системы взаимоотношений участников и содержания проекта, на организационную структуру определенное влияние оказывают требования внешнего окружения.
При организации работы над проектом необходимо решить две главные задачи: отобрать персонал для работы в конкретном проекте и сформировать из него команду проекта; организовать эффективную работу персонала проекта1. Формирование команды можно назвать созданием открытой, поддерживаемой участниками проекта, эффективной, функциональной, скоординированной группы. При этом к методам и приемам процесса назначения команды проекта относят действия по созданию группы, основные умения управлять, системы поощрения и признания, размещения на должности и обучение.2
В зависимости от специфики, размера и типа проекта, в его реализации могут принимать участие от одной до нескольких десятков и даже сотен организаций и отдельных специалистов. Следует отметить, что участники проекта - категория более широкая, чем команда проекта.
Команда проекта - одно из ключевых понятий управления проектами3. Это группа сотрудников, непосредственно работающих над осуществлением проекта и подчиненных руководителю последнего; основной элемент его структуры проекта, так как именно команда проекта обеспечивает реализацию его замысла. Эта группа создается на период реализации проекта и после его завершения распускается.
Очевидно, что количество людей в команде определяется объемом работ, предусмотренным проектом. Как правило, лидеры (менеджеры) функционально и (или) предметно ориентированных групп специалистов и составляют команду управления проектом. Лидеры групп — это руководители, координаторы усилий всех членов группы; члены группы - непосредственные исполнители, которые имеют возможность сосредоточиться на конкретной работе. При необходимости некоторые роли членов команды могут совмещаться1.
Взаимоотношения участников проекта внутри команды проекта, создаваемой для управления последним, раскрывает организационная структура команды проекта. Известны два основных принципа формирования команды для управления проектом:
Ведущие участники проекта — заказчик и подрядчик (кроме них, могут быть и другие участники) создают собственные группы, которые возглавляют руководители проекта, соответственно, от заказчика и подрядчика. В зависимости от организационной формы реализации проекта, руководитель от заказчика или от подрядчика может являться руководителем всего проекта. Руководитель проекта во всех случаях имеет собственный аппарат сотрудников, осуществляющих координацию деятельности всех участников проекта, и на нем лежит вся полнота ответственности за результат проекта;
Похожие диссертации на Формирование и развитие системы документационного обеспечения управления проектами
