Содержание к диссертации
Введение
ГЛАВА 1. Дебиторская задолженность к получению и её влияние на финансовое положение организаций попроизводству сельскохозяйственной продукции 11
1.1. Сущность дебиторской задолженности, ее классификация и роль в финансовом положении организации 11
1.2. Группировка факторов, влияющих на образование и погашение дебиторской задолженности, с целью формирования информационной базы для внутреннего контроля 25
1.3. Информационное обеспечение анализа как инструментария внутреннего контроля дебиторской задолженности организаций 40
ГЛАВА 2. Внутренний контроль дебиторской задолженности в организациях по производствусельскохозйственной отодукции 63
2.1. Внутренний контроль, его сущность и значение в снижении 63
дебиторской задолженности
2.2. Методы контроля дебиторской задолженности 80
2.3. Нормирование дебиторской задолженности как элемент системы внутреннего контроля, позволяющий стабилизировать финансовое положение сельскохозяйственной организации 91
ГЛАВА 3. Организация, методы и методика внутреннего аудита расчётов с покупателями и заказчикамисельскохозяйственной продукции 100
3.1. Организация внутреннего аудита на начальной стадии 100
3.2. Методы выборочной проверки расчётов с покупателями и заказчиками 106
3.3. Методика внутреннего аудита расчётов с покупателями и заказчиками 117
Заключение 140
Библиография 146
- Группировка факторов, влияющих на образование и погашение дебиторской задолженности, с целью формирования информационной базы для внутреннего контроля
- Информационное обеспечение анализа как инструментария внутреннего контроля дебиторской задолженности организаций
- Методы контроля дебиторской задолженности
- Методы выборочной проверки расчётов с покупателями и заказчиками
Введение к работе
Актуальность темы. В экономике Российской Федерации производство сельскохозяйственной продукции занимает особое положение, поскольку обеспечивает население продуктами питания и промышленность – сырьём.
В отечественной экономике сельскохозяйственные организации уделяют значительное внимание применению современных методов и приемов учёта, внутреннего контроля и анализа, что позволяет эффективно управлять их деятельностью. В настоящее время на фоне роста конкуренции сельскохозяйственных товаропроизводителей увеличиваются объёмы реализации сельскохозяйственной продукции, в том числе на условиях отсрочки платежа, что приводит к образованию дебиторской задолженности, причем последняя может возникать при совершении организацией любых операций, связанных с движением денег и материальных ресурсов. При этом дебиторская задолженность подлежит контролю в плане возврата, так как длительный цикл ее погашения чрезмерно отвлекает из оборота деньги организации. Списание же ее без оплаты или без получения в обмен других активов приводит к убыткам и как следствие – к уменьшению балансовой стоимости.
Дебиторская задолженность как экономическое явление затрагивает все аспекты финансово-хозяйственной деятельности организации, так как может оказывать прямое или косвенное негативное влияние на денежный поток от реализации продукции, уровень доходности, в целом на ее финансовое состояние.
Одним из источников финансирования расходов деятельности организаций, производящих сельскохозяйственную продукцию, являются денежные потоки от продаж продукции. В процессе продаж зачастую образуется дебиторская задолженность – с момента отгрузки продукции до момента поступления платежа. В результате списания существенной суммы дебиторской задолженности на убытки организация может стать не платежеспособной.
Организации по производству сельскохозяйственной продукции в отношениях со своими поставщиками используют авансовую форму расчётов и при этом также возникает дебиторская задолженность (в виде авансов выданных), которую востребовать не всегда возможно. Такое отвлечение средств из финансового оборота в значительной степени влияет на финансовую устойчивость организации.
Проведенные исследования свидетельствуют, что снижение дебиторской задолженности возможно посредством налаживания организацией надёжной системы внутреннего контроля. Такой контроль необходим для своевременного и систематического регулирования денежных потоков, обеспечения стабильного финансового положения и платёжеспособности организации. Одним из элементов системы внутреннего контроля, позволяющим повысить её надежность, может быть деятельность службы внутреннего аудита.
Одной из наиболее сложных проблем всей российской экономики, в том числе организаций по производству сельскохозяйственной продукции, является стабилизация расчетно-платежной системы и преодоление ставшего уже хроническим платежного кризиса, который выражается в том числе в увеличении дебиторской задолженности. Указанный кризис проявляется в том, что организации не осуществляют своевременные платежи друг другу за товары, работы и услуги (далее все вместе также – товары). В связи с этим для сельскохозяйственных организаций всё большую актуальность приобретают проблемы организации эффективной системы учёта расчётов и надёжной системы внутреннего контроля. Это обусловило необходимость уточнения и реализации теоретических положений и разработку практических рекомендаций по организации внутреннего контроля дебиторской задолженности в сельскохозяйственных организациях и является одной из научных проблем, которые подлежат исследованию.
Степень разработанности проблемы. Теоретические и прикладные аспекты развития методики и организации бухгалтерского учёта, внутреннего контроля и анализа рассматривались во многих трудах отечественных ученых-экономистов.
Значительный вклад в становление и развитие внутреннего контроля и аудита в Российской Федерации внесли О.А. Агеева, Н.П. Барышников, И.А. Белобжецкий, В.В. Бурцев, М.В. Вахрушина, Ю.А. Данилевский, Е.А. Еленевская, Н.П. Кондраков, Р.В. Калиничева, М.В. Мельник, С.А. Николаева, В.Я. Овсийчук, М.Ф. Овсийчук, В.Ф. Палий, В.И. Подольский, Л.В. Попова, Т.М. Рогуленко, Г.А. Скачко, Я.В. Соколов, В.П. Суйц, Е.А. Суглобов, А.В. Шахнех, А.Д. Шеремет, Л.З., Шнейдман, Л.И. Хоружий и др.
Весомый вклад в решение проблем анализа дебиторской задолженности внесли М.И. Баканов, Л.В. Донцова, В.В. Ковалев, Н.А. Никифорова, Ф.Б. Ригголь-Сарагоси, Г.В. Савицкая, Р.Ю. Симионов, В.А. Чернова, Н.Г. Чумаченко и др.
Общие вопросы организации бухгалтерского учёта и внутреннего контроля применительно к аграрному сектору рассматрены в трудах Р.А. Алборова, Н.Г. Белова, А.Ф. Виноходовой, Г.М Гарифулина, В.Г. Гетьмана, И.А. Ламыкина, В.Я. Овсийчука, М.Ф. Овсийчук, М.З. Пизенгольца, Т.М. Рогуленко, Л.И. Хоружей, Н.Н. Хорохордина, В.Г. Широбокова, М.Я. Штейнмана и других.
Однако теоретических исследований и соответствующих методик ведения внутреннего контроля расчетов (платежей) с заказчиками и покупателями сельскохозяйственной продукции недостаточно и это обстоятельство определило актуальность темы диссертации, её цели и задачи, выбор методов анализа, информационной базы, а также направления использования результатов исследования.
Цель и задачи диссертационного исследования. Целью исследования является разработка методических положений и практических рекомендаций по организации внутреннего контроля расчетов с покупателями и заказчиками в организациях по производству сельскохозяйственной продукции.
Для достижения указанной цели были поставлены и решались следующие задачи;
- проанализировать организацию и надёжность системы внутреннего контроля в сельскохозяйственных организациях;
- исследовать сущность дебиторской задолженности и факторы, влияющие на её величину, предложить методику её контроля;
- определить значение внутреннего контроля и его роль как источника информации для принятия экономических решений, направленных на снижение дебиторской задолженности;
- обобщить существующие методы внутреннего контроля и снижения дебиторской задолженности и предложить их усовершенствованные варианты;
- исследовать практику организации внутреннего аудита в организациях по производству сельскохозяйственной продукции, разработать технологию внутреннего аудита расчётов с покупателями и заказчиками;
- проанализировать применение выборочного метода при проведении внутреннего аудита, выявить наиболее приемлемые способы выборки элементов генеральной совокупности;
- обобщить зарубежную и отечественную практику технологии внутренней аудиторской проверки расчетов с покупателями и заказчиками;
- определить наиболее приемлемые аналитические процедуры и разработать методику анализа дебиторской задолженности, позволяющую оценить эффективность применения этой методики в сельскохозяйственных организациях.
Область исследования. Исследование соответствует п. 2.2 «Теоретические и методологические основы и целевые установки экономического анализа» раздела 2 «Экономический анализ», п. 3.2 «Теоретические и методологические основы и целевые установки аудита, контроля и ревизии», п. 3.9 «Развитие методологии комплекса методов аудита» раздела 3 «Аудит, контроль и ревизия» специальности 08.00.12 Паспорта специальностей ВАК России.
Объект и предмет исследования. Объектом исследования явилась хозяйственно-финансовая деятельность и организация системы внутрихозяйственного контроля в хозяйствующих субъектах по производству сельскохозяйственной продукции Московской области. Предметом исследования является теория и методика внутреннего контроля расчётов с покупателями и заказчиками организаций по производству сельскохозяйственной продукции.
Теоретической и методологической основой диссертационного исследования послужили: законодательные и нормативные акты по организации бухгалтерского учета, внутреннего контроля и аудита, экономического анализа в организациях по производству сельскохозяйственной продукции; основные положения научных трудов ведущих российских и зарубежных специалистов в области учета, контроля, анализа хозяйственной деятельности, аудита; материалы научных и научно-практических конференций и другие источники.
Диссертационная работа базируется на основных положениях законодательных актов Российской Федерации, нормативных правовых документах Правительства РФ, Министерства финансов РФ, Министерства сельского хозяйства РФ, международных стандартах финансовой отчётности.
Исследование базируется на принципе системно-комплексного подхода и диалектическом методе познания социально-экономических процессов в аграрном секторе экономики. Кроме того, в процессе исследования применялись такие общенаучные методы и приёмы, как научная абстракция, анализ и синтез, сравнение, а также специальные методы структурного анализа.
Информационной базой исследования послужили данные Федеральной службы государственной статистики, отчётные и прогнозные данные министерств сельского хозяйства РФ и Московской области, финансовая отчётность сельскохозяйственных организаций, ОАО Агропромышленной компании «Космодемьянский», материалы из Интернета, отечественные и зарубежные публикации, материалы конференций и семинаров по исследуемой проблематике.
Научная новизна исследования заключается в комплексном исследовании проблемы, что позволило теоретически обосновать и разработать методики контроля и внутреннего аудита расчетов с покупателями и заказчиками, направленные на снижение дебиторской задолженности, привлечение дополнительных денежных потоков и повышение платёжеспособности организаций, производящих сельскохозяйственную продукцию.
В ходе исследования получены следующие наиболее значимые результаты, выносимые на защиту.
1. Уточнён понятийный аппарат, применяемый для характеристики внутреннего контроля и его роли в снижении дебиторской задолженности расчетов с покупателями и заказчиками сельскохозяйственных организаций. Проанализировав различные толкования и определения дебиторской задолженности, автор уточнил ее понятия:
дебиторская задолженность является финансовым инструментом, возникающим в результате осуществления фактов хозяйственной деятельности организации и от нее будет получена в будущем экономическая выгода в виде денежных средств в счет погашения долгов юридическими и физическими лицами, что позволит повысить платежеспособность организации.
2. Разработаны методические рекомендации в части организации внутреннего контроля расчетов с покупателями и заказчиками, позволяющие снизить дебиторскую задолженность, привлечь дополнительные денежные потоки и стабилизировать платёжеспособность сельскохозяйственных организаций. Рекомендации представляют собой предлагаемые автором диссертации теоретические подходы к формированию в сельскохозяйственных организациях надёжной системы внутреннего контроля, включающей эффективную систему бухгалтерского учета, контрольную среду, средства контроля.
3. Разработана методика внутреннего контроля, позволяющая оперативно определять величину дебиторской задолженности, принимать обоснованные решения для её погашения или списания с баланса. Методика представляет собой алгоритм действий внутреннего аудитора в процессе осуществления внутреннего контроля дебиторской задолженности в сельскохозяйственных организациях.
4. Предложены подходы к определению методов выборки элементов из генеральной совокупности расчётов с покупателями и заказчиками, подлежащие внутреннему аудиту в сельскохозяйственных организациях. Исследования показали, что для внутреннего аудита расчётов с покупателями и заказчиками сельскохозяйственных организаций целесообразно применять метод случайного отбора из генеральной совокупности.
5. Разработана применимая в сельскохозяйственных организациях технология внутреннего аудита, включающая процедуры сбора доказательств, рабочие документы аудитора с выводами о выявленных нарушениях и рекомендациями об их устранении.
6. Определен механизм применения аналитических процедур в ходе проведения внутреннего аудита, позволяющий выявить просроченную дебиторскую задолженность и принять эффективные решения с целью её востребования. Указанный механизм при проверке расчетов с покупателями и заказчиками предполагает, что аудитор должен убедиться в следующем: дебиторская задолженность определена арифметически правильно; сумма дебиторской задолженности реальна; в балансе отражены все существующие счета дебиторов; счета дебиторов отражают покупателей, указанных в договорах или в гарантийных письмах; включенные в баланс суммы дебиторской задолженности оценены верно; дебиторская задолженность подтверждена актами сверки расчетов, выписками из лицевых счетов заказчиков и покупателей; факты хозяйственной деятельности в части продаж учтены вовремя; дебиторская задолженность в бухгалтерской отчетности отражена верно.
Практическая значимость исследования определяется тем, что реализация разработанных в диссертации предложений и рекомендаций по организации и проведению внутреннего контроля и аудита позволят сельскохозяйственной организации снизить дебиторскую задолженность и увеличить потоки денежных средств.
Методики внутреннего контроля и аудита расчетов с покупателями и заказчиками могут быть реализованы на практике без дополнительных трудовых и денежных затрат.
Апробация и внедрение основных результатов диссертационного исследования. Основные положения и выводы исследования, обобщенные в диссертации, были изложены на международных научно-практических конференциях, проводившихся в Российском университете кооперации (2009, 2010 и 2011гг.) и внедрены в ОАО Агропромышленной компании «Космодемьянский» (справка прилагается).
Публикации. По теме диссертации автором опубликовано 10 работ общим объемом в 8,7 п.л., в том числе монографии объемом в 6 п.л.
Объем и структура работы. Диссертация включает в себя введение, 3 главы, заключение, библиографию, приложения. Рукопись содержит 169 страниц текста, 1 схему, 11 таблиц, 8 приложений. Основные направления проведенной работы по указанной теме составили содержание диссертации.
Группировка факторов, влияющих на образование и погашение дебиторской задолженности, с целью формирования информационной базы для внутреннего контроля
Дебиторская задолженность в организации образуется в результате возникновения имущественных требований к покупателям, заказчикам которые не оплатили товары, работы, услуги, или к поставщикам, которым перечислены авансы, но они не предоставили товары, работы, услуги.
Дебиторская задолженность может возникать в сфере правовых отношений с государством или муниципальными образованиями, которые обязаны произвести определенные законодательством компенсационные выплаты. Для организаций по производству сельскохозяйственной продукции образование дебиторской- задолженности связано с получением субсидий, дотаций и компенсаций из бюджетов на операционные расходы (борьба с гнусом, эпизодическими заболеваниями животных и др.). Это обусловлено тем, что эти затраты возникают эпизодически. Организация оплачивает денежные средства за выполнение работ специальным организациям (санэпидемстанции, ветеринарным службам), а акты на выполненные работы составленные специальными организациями (санэпидемстанции, ветеринарным службам) проводившие эти работы, выдаются только после наличия источников финансирования. Таким образом, произведённая оплата специальным организациям за выполненную работу учитывается как дебиторская задолженность, а после получения денег из бюджета, эта оплата относится за счёт целевого финансирования. В учёте прочих расходов отражается следующим образом: на основании акта выполненных работ перечисляются средства специальным организациям, что отражается — Дебет счёта 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» конкретные организации проводившие разные операции (по дезинфекции, ветеринарным услугам и т.д.) Кредит счёта 51 «Расчетные счета». При поступлении целевого финансирования из бюджета — Дебет счёта 51 «Расчетные счета» кредит счёта 86 «Целевое финансирование». По мере проведения этих работ на основании актов списывается дебиторская задолженность за счёт целевого финансирования — Дебет счёта 86 «Целевое финансирование» кредит счёта 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Таким образом на балансе числится задолженность не профинансированная бюджетом, за частую эта задолженность числится в течении года.
Образование дебиторской задолженности, ее существование в условиях рыночной экономики как экономической категории объективно и объясняется двумя существенными факторами: - для предприятия-дебитора это бесплатный источник дополнительных оборотных средств; - для предприятия-кредитора это возможность сохранения и расширения рынка распространения товаров, работ, услуг.
Третий фактор - это способ отсрочки налоговых платежей при расчетах между взаимозависимыми (аффилированными) юридическими лицами.
Дебиторская задолженность возникает в результате договорных отношений в момент перехода права собственности на товары, работы, услуги или в результате предварительной оплаты (передачи денежных средств авансом) в счет получения в будущем товаров, работ, услуг при условии, что передача материальных ценностей и оплата денежных средств не совпадают по времени. Таким образом, образование дебиторской задолженности обусловлено наличием договорных отношений и временным разрывом между коммерческой сделкой и ее оплатой. По сути образование дебиторской задолженности представляет собой отвлечение из оборота собственных оборотных средств. Появление дебиторской задолженности как актива в бухгалтерском балансе означает, что стоимость реализованных активов аккумулирована в дебиторскую задолженность. В связи с тем, что стоимость затраченных и реализованных активов, как правило, меньше стоимости дебиторской задолженности (цены реализации), в пассиве бухгалтерского баланса возникают налоговые обязательства и прибыль.
Дебиторская- задолженность образуется и погашается в результате деятельности, организации направленной на формирование потоков денежных средств. В исследуемых сельскохозяйственных организациях наибольший удельный вес в структуре актива баланса; как правило, составляет дебиторская задолженность, возникающая в результате текущей (основной) деятельности, которая связана с реализацией сельскохозяйственной продукции, молокозаводам; мясокомбинатам. Активы организации в виде кормов, семян, удобрений, горючесмазочных материалов, основных средств (через амортизацию) переносят свою \ стоимость на вновь создаваемую сельскохозяйственную продукцию, товары, работы, услуги; Реализация; сельскохозяйственной продукции, работ, услуг сначала превращается в дебиторскую задолженность, затем погашается; и принимает форму денежных средств. Приток денежных средств возникает при оплате дебиторской задолженности.
Дебиторская задолженность, запасы, денежные средства, являются составляющими: оборотного капитала с различными уровнями ликвидности и риска. В процессе кругооборота они меняют свою материально-вещественную форму, переходят из одной стадии в другую, возмещая; стоимость выручки (себестоимость. + прибыль) в виде денежных средств. Если организация продает свою продукцию, работы, услуги с условием рассрочки платежа (в кредит), то прибыль возникает в момент реализации продукции. Если не оплачены счета за отгруженную продукцию, работы, оказанные услуги, то нет реального притока денежных средств и поэтому не происходит изменение в остатках денежных средств на счетах в учреждениях банка. Однако при этом, образование дебиторской задолженности приводит, и к увеличению оборотного капитала. При оплате дебиторской задолженности, увеличиваются денежные средства, а прибыль организации не увеличится. Таким образом, момент возникновения дебиторской задолженности связан с моментом продажи и исчислением финансового результата: Время, в течение которого денежные средства вложены, в дебиторскую задолженность, принято считать финансовым циклом этой задолженности. Период от момента отгрузки продукции, предоставления работ и услуг, то есть от момента образования дебиторской задолженности до получения денежных средств, должен сопоставляться- со временем, необходимым для однократного» оборота средств организации, то есть с длительностью производственно-коммерческого цикла.
Однако дебиторская- задолженность не всегда погашается- денежными средствами или иными активами. В случае невозможности ее погашения денежными средствами» или. путем обмена на; другие активы, она может быть признана безнадежной. Безнадёжная-задолженность может быть признана в случаях: когда арбитражный суд признал недействительной сделку; организация покупатель обанкротилась или не оплачивает долги в течение трёх лет и не подтверждает актами инвентаризации расчётов с покупателями. В этом случае дебиторская задолженность ликвидируется путём списания с баланса и прекращает свое существование в качестве актива. Списание (ликвидация) дебиторской задолженности без оплаты или без получения в обмен материальных ценностей приводит к уменьшению- балансовой прибыли.
Информационное обеспечение анализа как инструментария внутреннего контроля дебиторской задолженности организаций
В условиях рыночной экономики сельскохозяйственная организация нуждается в эффективном управлении, которое требует высокого профессионализма менеджеров умеющих оценить тенденции развития каждого вида деятельности, структурного подразделения, организации в целом и причин возникновения этих тенденций.
Эффективное управление предполагает умелое сочетание управления производством продукции, затратами на ее производство, организационной структурой, активами и пассивами организации, долговыми обязательствами к получению и обязательствами к выплате. Эффективное управление дебиторской задолженностью является средством достижения высокого экономического результата. Оно не сводится только к снижению дебиторской задолженности, а распространяется на сокращение ее жизненного цикла. В целях снижения дебиторской задолженности необходим контроль за её движениями. В любой организации осуществить это возможно при хорошо налаженной системы внутреннего контроля.
Внутренний контроль представляет собой систематическую проверку всеми должностными лицами организации в пределах их компетенции соблюдения требований действующего законодательства, выполнения решений собраний акционеров, распоряжений руководителя организации, полноты и точности отражения в бухгалтерском учете фактов их производственно- финансовой деятельности в целях предотвращения ошибок и искажений в учете и отчетности, обеспечения сохранности ее имущества, рационального использования производственных ресурсов, пресечения фактов хищений, злоупотреблений и расточительства. Изучение научной литературы, позволяет сделать вывод, что нет единого определения понятия и подходов к рассмотрению проблемы внутрихозяйственного контроля. Такое положение обусловлено многообразием его форм. В зависимости от субъекта, контроль по отношению к хозяйствующему субъекту, выделяют внешний и внутренний контроль. Среди форм осуществления внешнего контроля специалистами выделяются ведомственный и вневедомственный.
По мнению И.А. Белобжецкого, бухгалтерский внутрихозяйственный контроль как одна из функций управления представляет собой систему наблюдения и проверки финансово-хозяйственной деятельности предприятия, его внутрипроизводственных и других структурных подразделений с целью объективной оценки экономической обоснованности, финансовой результативности и законности принятых управленческих решений и результатов их выполнения, а также в целях выявления отклонений от требования этих решений, устранения неблагоприятных хозяйственных ситуаций и сигнализации о них собственникам, администрации, совету (правлению) предприятия, руководителям его структурных подразделений. [42]. В .Я. Овсийчук определяет контроль следующим образом: «Контроль-это труд по наблюдению и проверке соответствия процесса функционирования объекта принятым управленческим решениям - законам, планам, нормам, стандартам, правилам, приказам и т.д., выявлению результатов воздействия субъекта на объект, допущенных отклонений от требований управленческих решений, от принципов организации и регулирования». [97] В.В. Бурцев считает, «внутренний контроль организации - это осуществление субъектами организации, наделенными соответствующими полномочиями (субъекты внутреннего контроля), либо в автоматическом режиме, заданном указанными субъектами, либо под их управлением, следующих действий: определение фактического состояния или действия управляемого звена системы управления организацией (объекты контроля); сравнение фактических данных с требуемыми, т.е. с базой для сравнения, принятой в организации, заданной извне либо основанной на рациональности; оценка отклонений, превышающих предельно допустимый уровень, и степени их влияния на аспекты функционирования, организации; выявление причин данных отклонений». [48] По мнению В.И. Бенедиктовой, «контроль - это комплексное изучение различных аспектов деятельности предприятия: экономической эффективности и законности осуществляемых хозяйственных операций, достоверности учетной и отчетной информации о хозяйственных и финансовых действиях при сопоставлении с фактическим состоянием объектов контроля». [43]
В настоящее время в публикациях понятие внутреннего контроля зачастую подменяется сущностью контролинга, в результате чего внутренний контроль наделяется дополнительными не присущими ему, функциями. Так Г.В. Максимова исследует вопрос использования внутреннего контроля для оценки кризисных ситуаций финансового состояния хозяйствующего субъекта. [89] Л.В. Сотникова исследует направление совершенствования элементов системы внутреннего контроля для оценки и прогнозирования несостоятельности организации. [127] По мнению профессора Сотниковой Л.В., что выше указанные цели являются, не целями контроля, а целями контролинга. Несмотря на то, что слово «контролинг» произошло от английского «to control» управлять, но в англоязычных литературных источниках термин «контролинг» мало используется. В Великобритании и США используется термин «управленческий учет» «managerial accounting, management accounting)). В России используются оба термина: и контролинг и і управленческий учет. Термин « контролинг» более емкое понятие, он является одним из элементов системы управления и включает в себя не только чисто учетные функции, но и весь спектр управления процессом достижения конечных целей и результатов коммерческой организации. Следовательно контролинг не идентичен контролю, несмотря на то, что он выполняет определенные контрольные функции, такие же как сравнение плановых и фактических величин (затрат, финансовых результатов и др.) для измерения и оценки степени достижения цели организации.
Методы контроля дебиторской задолженности
Руководитель службы внутреннего аудита уведомляет главного бухгалтера или главного финансиста о выявленных результатах проверки которые на основании полученных данных проводят по отклонениям, принимают меры в пределах своей компетенции (по виновникам, по оперативной корректировке бюджетов движения денежных средств и т.д.).
Данные по оплате из финансового отдела должны оперативно передаваться в договорно-правовую службу отдела сбыта и в бухгалтерию. Работник группы учета расчетов с дебиторами и кредиторами бухгалтерии делает соответствующие отметки об оплате в регистрах (файлах) аналитического учета покупателей.
Аналитический учет расчетов с покупателями должен вестись по каждому покупателю и каждому договору с учетом каждого предъявляемого к оплате счета и должен обеспечить получение данных по возникновению задолженности, срокам и способам ее погашения (в том числе по задолженности, обеспеченной векселями).
Одновременно с занесением данных по оплате задолженности, бухгалтерами по учету расчётов с дебиторами осуществляется бухгалтерский контроль. При этом применяется метод сверки оплаченных сумм и числящейся задолженности. Такой контроль позволяет выявить: уложился ли покупатель в срок, на который ему была предоставлена скидка (при ее предоставлении); полноту и своевременность погашения задолженности; неверные записи по статьям дебиторов (ошибки при вводе данных по дебиторской задолженности покупателей); неучтенную ранее дебиторскую задолженность покупателей (и, соответственно, неучтенные поставки).
Периодический контроль регистров аналитического учета покупателей (дебиторов), проводимый главным бухгалтером организации методами документальной проверки (сверки), позволяет выявить превышение критического уровня дебиторской задолженности организации (продавца), неучтенное при санкционировании отгрузки, а также просроченную задолженность, по которой не приняты меры к взысканию.
Процесс продаж товаров и услуг целесообразно контролировать на всех этапах сбыта продукции. Так, цикл продаж начинается с определения возможностей производства продукции, которое обеспечивают договора продаж. Этот процесс может осуществляться по-разному. 1. Необходимость определения готовой продукции, осуществляется главным агрономом, главным зоотехником, руководителем отдела сбыта, когда запасы семян, кормов, материалов достигают уровня, при котором требуется сделать новый заказ. 2. Определение объёма производства сельскохозяйственной продукции определяется главным агрономом, главным механиком на основе бюджетов продаж. 3. Запасы готовой продукции на конец отчётного периода, с учётом того, чтобы была возможность осуществлять продажи сельскохозяйственной продукции в начале года, определяют главный агроном, главный зоотехник, совместно с главным экономистом, бухгалтером. 4. Потребность в специальных запасах и услугах (страхование, реклама), определяют главные специалисты.
Процедура контроля за заключением договоров на продажу сельскохозяйственной продукции включает их просмотр и подтверждение уполномоченными на то лицами и учет их исполнения.
Эти процедуры контроля предназначены для того, чтобы обеспечить заказ продаж животноводческой продукции, выполнение работ и услуг, а также получить подтверждение, что все заявки на продажи выполнены и отражены на счетах учитывающих расчёты с покупателями и заказчиками. В крупных сельскохозяйственных организациях поиском покупателей, ведением переговоров и размещением заказов занимаются- специально подготовленные агенты. Выбор покупателей и контроль за поставками им продукции является важной процедурой контроля, которая влияет на величину обязательств, подлежащих оплате.
При отправке продукции служба сбыта проверяет соответствие качественным и количественным характеристикам, указанным в заказе на закупку.
Проверка за полнотой продаж является важнейшей процедурой контроля с точки зрения руководства. Заведующие складами фиксируют отгрузку продукции в отчете о движении товарно-материальных ценностей в разделе «выбыло», в накладной, в акте составленном на основании первичных документов.
В1 процессе финансово-хозяйственной деятельности сельскохозяйственных организаций деятельности, одной из основных частей которойч является снабженческо-заготовительный- ,цикл, а также при реализации сельскохозяйственной продукции,, работ и- услуг образуется основная масса дебиторов. Так в дочерних организациях по производству сельскохозяйственной продукции, агропромышленного холдинга «Русское молоко» она составляет более 80 % от общей суммы дебиторской задолженности.
Информацию о цикле приобретения товарно-материальных ценностей и продажи сельскохозяйственной продукции аудитор может получить при проведении опросов, наблюдений и из выборок документов, а также двигаясь по всему циклу учёта покупок продаж, выполненных работ и услуг и т.д.. Так, можно «пройти» через весь цикл учёта продажи продукции и т.п. до получения оправдательного денежного документа, платежного поручения, чека (при расчете чеками), опроса лиц, . выполняющих эти услуги, вычислительные операции, и обзор таких процедур, как контроль нумерации документов, разделение обязанностей между бухгалтерами, перенос записей на счетах , погашение документов после платежа и соблюдение хронологии подшивки документов с учётом временного периода.
Методы выборочной проверки расчётов с покупателями и заказчиками
Существует множество аналитических процедур сравнения данных экономического субъекта с данными; за один или несколько предыдущих периодов: Одним из обычных примеров является сравнение баланса за текущий год (или определенный период) с балансом за предыдущий год.
Организации по производству сельскохозяйственной! продукции составляют прогнозы по различным аспектам своих хозяйственных операций и финансовых результатов. Поскольку расчёты отражают ожидаемые, результаты на определенный период, то исследование;наиболее важных сфер (в которых есть резкие отклонения фактических показателей от плановых) может выявить свидетельства потенциальных . ошибок. При составлении фактических данных об организации с данными его прогнозов следует учитывать два особых момента.
Сравнение данных клиента с ожидаемыми результатами, определенными аудитором. В этом случае аудитор строит предполагаемый баланс для сопоставления; его с фактическим; Аналитическая процедура этого типа состоит в том, что аудитор сравнивает сальдо счета с другими остатками или счетом прибылей и убытков.либо строит свои предположения на основе сложившихся тенденций. Примером использования: метода сложившихся тенденций является: определение стоимости текущей скидки, которое состоит в том, что меняющееся среднее значение скидки по неописанным счетам дебиторов относится к общей? сумме остатка дебиторской задолженности, подвергаемой аудиту.
Результаты выполнения аналитических процедур должны быть использованы для получения аудиторских доказательств, необходимых при выработке аудиторского мнения, а также для подготовки письменной информации аудитора руководству экономического субъекта по результатам проведения внутреннего аудита. Степень, в которой внутренний аудитор может полагаться на результаты аналитических процедур, зависит от оценки аудитором риска того, что аналитические процедуры, основанные на прогнозных данных, могут указывать на отсутствие ошибки, тогда как в действительности проверяемая величина существенно искажена.
Внутреннему аудитору следует оценить и проверить надежность существующих средств внутреннего контроля (при их наличии) за подготовкой информации, используемой при аналитических процедурах. Если такие средства контроля можно считать работоспособными, аудитор будет иметь большую уверенность в надежности информации и, следовательно, в результатах аналитических процедур.
Средства внутреннего контроля за нефинансовой информацией могут быть проверены вместе со средствами внутреннего контроля, связанными с ведением бухгалтерского учета. Например, средства контроля за обработкой счетов за отгруженную продукцию могут одновременно предусматривать и средства контроля за отражением процесса отгрузки отдельных ее единиц или партий. В таких обстоятельствах аудитор может проверить средства контроля за регистрацией отгрузки продукции одновременно»с проверкой средств контроля за обработкой счетов.
Если аналитические процедуры выявили отклонения от ожидаемых закономерностей или взаимосвязи, противоречащие другой информации или отличающиеся от предполагаемых величин, внутренний аудитор должен исследовать такие расхождения и попытаться получить по ним разумные объяснения и соответствующие подтверждающие аудиторские доказательства.
Прослеживание операций по расчетам с покупателями включает в себя и проверку правильности составления корреспонденции счетов.
На счетах, учитывающих дебиторскую задолженность покупателей, могут значиться нереальные обязательства, образовавшиеся в результате допущения ошибок при отражении документов выписанных покупателям в регистрах бухгалтерского учета. Выявить это можно применяя прием прослеживания,,двигаясь от документов по системе учета до отражения их на. счетах бухгалтерского учета.
Бывают случаи, когда записи в регистрах учета производятся на основании банковских документов, то есть по фактической оплате покупателей. В результате таких записей задолженность покупателей и прочих дебиторов в учёте не значится;; а фактически; может быть дебетовое сальдо; как следствие того, что платежи покупателей или услуги поставщикам не произведены в порядке «плановых платежей».
В: настоящее время одной из основных .проблем как в Российской.. экономке в целому так и в сельском хозяйстве, является неплатежеспособность, что обусловлено несвоевременностью оплаты покупателями и заказчиками полученньгх продукции, работ и услуг.
Возмещение капиталовложений может подождать, а недостаток оборотных средств приведет к ликвидации организации. Руководство организации надеется на перелом, в будущем ситуации? с выручкой и возврат краткосрочной дебиторской задолженности. Поэтому фактическая выручка в первую очередь направляется на возобновление оборотного цикла. Возврат кредитов может осуществляться только ценой остановки организации. Задержанная выручка у многих российских организаций нарастает, усугубляя финансовое положение и неплатежеспособность предприятия-поставщика. Авансовые расходы и накопленные дебиторская и кредиторская задолженности отражают разницу во времени между денежными операциями и использованием товаров и услуг.
