Содержание к диссертации
Введение
ГЛАВА 1. Теоретические аспекты управления проектом совершенствования документооборота . 8
1.1. Управление проектами в России на современном этапе . 8
1.2. Документооборот предприятия и требования, предъявляемые к нему . 15
1.3. Анализ современного опыта управления проектами совершенствования
документооборота. 31
ГЛАВА 2. Разработка методических аспектов проекта совершенствования документооборота . 53
2.1. Цели проекта совершенствования документооборота и жизненный цикл предприятия. 60
2.2. Организационная структура управления проектом совершенствования документооборота . 67
2.3. Выявление критических проблем проекта совершенствования документооборота. 80
ГЛАВА 3. Управление этапами проекта совершенствования документооборота . 89
3.1. Управление предпроектной фазой проекта совершенствования документооборота . 91
3.2. Управление разработкой проекта совершенствования документооборота. 95
33. Управление реализацией проекта совершенствования документооборота. 100
3.4. Управление завершением проекта совершенствования документооборота. 117
Заключение 127
Список литературы 132
Приложения 139
Приложение 1. Основные нормативные документы, регламентирующие порядок документирования хозяйственных операций и организации документооборота 139
Приложение 2. Совместный проект компаний ЮНИКОН и ПАРУС в области автоматизации управления. 140
Приложение 3. Сокращения, используемые в работе 148
- Управление проектами в России на современном этапе
- Документооборот предприятия и требования, предъявляемые к нему
- Организационная структура управления проектом совершенствования документооборота
- Управление предпроектной фазой проекта совершенствования документооборота
Введение к работе
Важнейшими условиями успешного функционирования и дальнейшего совершенствования системы управления народным хозяйством являются накопление, обработка, передача и хранение необходимой информации. Каждая управленческая функция сопровождается определенным комплексом документов, состав которых зависит от круга решаемых задач, объема и характера компетенции предприятия, порядка принятия решения, формами взаимосвязей с другими предприятиями и т.п. В качестве оправдавшего себя механизма повышения эффективности деятельности предприятий проявила себя оптимизация документооборота, осуществляемая с участием консультантов при активном использовании внутренних возможностей самих предприятий.
Совершенствование документооборота стало высокоэффективным инструментом повышения конкурентоспособности предприятий и рассматривается как мероприятие по приведению условий функционирования предприятия в соответствие с изменяющимися условиями рынка и выработанной стратегией.
Необходимость совершенствования документооборота возникает не только у предприятий, находящихся в неблагополучном состоянии (спад производства и оборота, приближение к состоянию банкротства и др.). Огромный интерес проявляют и руководители прибыльных предприятий.
Комплекс обозначенных проблем ставит перед современными исследователями ряд вопросов, основной из которых следующий: «Как эффективнее осуществить совершенствование документооборота?». Ответ на этот вопрос диссертант видит в использовании новых информационных технологий в документационном обеспечении, а также в применении методов дисциплины Project Management к проекту совершенствования внутрифирменного документооборота.
Актуальность темы исследования. Актуальность исследования обусловлена необходимостью повышения эффективности деятельности предприятий, причем тема исследования представляет интерес как в практическом, так и теоретическом аспектах.
Каждый подобный проект важен не только как вклад в решение практических задач повышения эффективности предприятий, но и в методическом отношении - как новый пример творческого подхода к организационным и техническим проблемам рационализации управленческого труда в конкретных условиях.
На основании полученного опыта можно утверждать, что повышение эффективности деятельности предприятий посредством совершенствования документооборота может привести к перелому негативных тенденций в российской экономике. К сожалению, этот опыт недостаточно обобщен и формализован, что препятствует его широкому распространению.
Цель и задачи исследования. Целью настоящего исследования является разработка методических основ по управлению проектами совершенствования документооборота. Декомпозиция указанной цели определяет основные задачи исследования: обобщить и систематизировать опыт применения проектных принципов управления на современном этапе; рассмотреть современный опыт управления проектами совершенствования документооборота; проанализировать требования, предъявляемые к документообороту; определить и систематизировать направления совершенствования документооборота; определить стадии жизненного цикла предприятия, когда совершенствование документооборота наиболее эффективно; рассмотреть участников проекта совершенствования документооборота; разработать организационную структуру управления данным проектом; выявить основные проблемы проекта совершенствования документооборота; разработать структуру жизненного цикла проекта совершенствования документооборота.
В соответствии с указанными целями и задачами логика настоящей диссертационной работы построена таким образом, чтобы обеспечить последовательное изучение комплекса проблем.
Теоретическая и методологическая основа исследования.
Теоретически и методически исследование опирается на положения как зарубежных ученых в области проектного управления (Р.В. Гутч, С. Дворачек, А. Хайек, Т. Питере, X. Решке, X. Шелле), так и отечественных (Бурков В.Н., Воропаев В.И., Гальперина З.М., Мазур И.И., Разу М.Л., Шапиро В.Д., Шейнберг М.В., Якутии Ю.В. и др.), основополагающие работы в области делопроизводства и документационного обеспечения управления (Качалина Л.Н., Кудряев В.А., Митяев К.Г., Пшенко А.В.), основополагающие работы по автоматизации управления предприятием (Баронов В.В., Калянов Г.Н., Колесников С.Н., Титов И.Н.), современные теории менеджмента, законодательные и нормативные документы президента, правительства и различных министерств и комитетов РФ.
Методология диссертационного исследования базируется на применении следующих методов научного познания: методы организационного моделирования, методы сравнительного и ситуационного анализа, методы имитационного моделирования, количественного и качественного изучения реальности, методы системного анализа.
Информационная база исследования. Информационной базой для проведенного исследования послужили данные периодической печати. Кроме того, в процессе исследования диссертант использовал практические наработки, полученные в процессе работы в аудиторско-консалтинговой компании «ЮНИКОН/МС» с такими компаниями, как «Кузбассуголь», дочерними предприятиями НК «ЛУКОЙЛ», ОАО «ТНК» , НК «ЮКОС» и др., а также при работе в аудиторско-консультационной фирме «АЖУР» с предприятиями «Ильиногорское» и «Клинский пивокомбинат».
Объект и предмет исследования. Объектом исследования будет являться проект совершенствования документооборота, включая все стадии - от идентификации до его ликвидации.
Предметом исследования являются процессы управления, оказывающие влияние на проект совершенствования документооборота.
Научная новизна диссертации состоит в выполнении системных исследований и обосновании конкретных научных методов по разработке системы управления проектом совершенствования документооборота. Научная новизна может быть выражена следующими положениями:
• обобщен и систематизирован опыт управления проектами совершенствования внутрифирменного документооборота на основе информационных технологий;
• сформулированы критериальные признаки совершенствования современного внутрифирменного документооборота;
• установлена функциональная зависимость между целями проекта совершенствования документооборота и стадией жизненного цикла предприятия;
• на основе критериальных признаков предложена оригинальная организационная структура управления проектом, учитывающая современные требования к внутрифирменному документообороту;
• исходя из оптимальной структуры управления рассматриваемым проектом, предложена схема взаимодействия участников проекта, выявлены критические проблемы проекта, а также разработана структура жизненного цикла проекта совершенствования внутрифирменного документооборота.
Практическая значимость диссертации состоит в разработке теоретических и методических основ реализации проектов совершенствования документооборота.
Основные положения диссертации могут представлять интерес как для научных, так и практических организаций. Проблемы, исследованные в работе, могут найти применение в практической деятельности консалтинговых, ИТ-компаний, а также на предприятиях, которые собираются совершенствовать свой документооборот.
Апробация результатов исследования. Результаты исследований были использованы в 1999-2002 годах для выполнения работ по управленческому консалтингу в аудиторско-консультационных компаниях «ЮНИКОН/МС» и «АЖУР». Автором опубликовано более 6 работ общим объемом 1,2 печатных листов.
Структура научной работы. Структура научной работы сформирована с учетом соблюдения логической последовательности и причинно-следственной взаимообусловленности факторов, чтобы наилучшим образом отразить актуальные, мало исследованные проблемы по теме диссертационного исследования. Цели и задачи исследования обусловили следующую структуру работы: диссертация состоит из введения, трех глав, выводов и предложений, 3 приложений, 26 рисунков, 7 таблиц, списка используемой литературы (104 источника).
Управление проектами в России на современном этапе
Экономические и социально-политические реформы в РФ привели не только к широкому распространению новых форм собственности, но и к развитию новых подходов и технологий в управлении ими.
Среди этих новых подходов обращает внимание своей перспективностью Project Management, или управление проектами. Управление проектами -профессиональная творческая деятельность, основанная на использовании современных научных знаний, навыков, методов, средств и технологий и ориентированная на получение эффективных результатов в созидательной деятельности путем успешного осуществления проектов как целенаправленных изменений. Конечно, и в дореформенное время на базе проектного подхода реализовывались крупнейшие народнохозяйственные программы. Именно в связи с этими крупнейшими программами развивался и складывался проектный подход как в практической деятельности, так и в науке управления.
Хотя считается, что управление проектами - это современная культура управления, нельзя сказать, что она новая для России. Это направление начало формироваться как отдельная дисциплина в 60-е годы с развитием сетевых методов и долгое время ассоциировалось именно с применением сетевых графиков планирования работ, диаграмм Гантта, PERT и т.д. Отдавая должное научным исследованиям того времени, следует отметить, что в основном это управленческий опыт по реализации строительных проектов, которые в настоящее время являются образцом проджект-менеджмента. Более того, нередко закрытый характер проектов таил в себе серьезные социально-экономические причины конфликтов, в последующем сильно снижавшие экономическую эффективность уже реализованных проектов (яркий пример -Байкальский целлюлозно-бумажный комбинат).
В настоящее время управление проектами является зрелой научно-практической дисциплиной, и в отечественной науке управления все более реализуется Project Management во всех составляющих его частях. Особое значение в связи с этим имеет равное внимание, уделяемое объектам внешней и внутренней среды проекта. Сегодня управление проектами предполагает создание полной модели проектных процессов: не только календарное планирование работ, но и управление стоимостью и ресурсами по проекту, а также оценку рисков, причем применительно как к отдельному проекту, так и к совокупности проектов (консолидация проектов).
Автор полагает, что достоинства Project Management состоят в том, что в его основе лежит проектный и системный анализ.
Проектный анализ является средством перевода там, где это возможно, всех доходов и расходов проекта в денежные величины. Поэтому в основе всей методологии проектного анализа лежит процесс определения доходов и расходов по проекту, их количественная оценка и сопоставление. Общий критерий ценности проекта заключается в превышении доходов над расходами.
Таким образом, в ходе проектного анализа требуется, во-первых, выявить все доходы и расходы по проекту, во-вторых, придать им количественное выражение, и, в-третьих, выбрать на основе такого сравнения наилучший из альтернативных вариантов.
Проектный анализ основывается на ряде концепций и понятий, главными из которых являются:
концепция сравнения «с проектом» и «без проекта». Это сравнение показывает, что будет при реализации проекта по сравнению с тем, что будет при его отсутствии. Необходимо сравнивать эффективность ситуации «с проектом» с эффективностью ситуации «без проекта». Этот метод не эквивалентен сопоставлению «до» и «после» проекта, поскольку в этом случае не учитываются изменения в капитальных вложениях и производстве, которые произошли бы независимо от проекта и тем самым ведет к неточному подсчету доходов и расходов, относимых за счет проекта.
Метод оценки доходов и расходов с учетом временного фактора жизни проекта (метод дисконтирования). Время является критическим фактором, поскольку сегодняшние деньги более предпочтительны, чем деньги, которые будут получены в будущем. Построение дисконтированных денежных потоков позволяет проследить и оценить доходы и расходы на протяжении всего жизненного цикла проекта.
Концепция альтернативной стоимости является основой всего анализа доходов и расходов. Любые ресурсы потенциально могут использоваться по-разному. Стоимость того, от чего отказались, и есть альтернативная стоимость, которая сравнивается с текущим проектом.
Системный анализ в управлении проектами заключается в следующем. Сложная общая картина производственной деятельности разбивается на отдельные работы, этапы, изучаются взаимосвязи отдельных компонент. Формируется команда проекта, ставятся конкретные цели, задаются сроки, назначаются ресурсы на работы и определяется бюджет проекта. В команду проекта набираются сотрудники из разных подразделений организации - только те, которые действительно нужны для выполнения проекта. При проектном подходе не планируется ничего лишнего, следует детальный расчет ресурсов (трудовых, материальных финансовых и проч.), необходимых для выполнения работ, тщательно рассчитывается бюджет проекта. Проектируемая трудоемкость выполнения работ или часы работы оборудования могут служить базой для «справедливого» разнесения производственных накладных расходов. При реализации проекта действует обратная связь, полученные результаты сравниваются с запланированными, оцениваются отклонения, на основе которых корректируется оставшаяся часть проекта.
Прозрачная организационная структура управления проектом позволяет достигать высокой эффективности управления по показателям производительности, оптимизации сроков и затрат на выполнения отдельных работ, этапов, проекта в целом. Вообще, проекты могут реализовываться в любых организационных структурах. Это могут быть функциональные, разнообразные матричные и, конечно, проектные структуры. Все зависит от того, насколько для организации важен результат от их завершения. Наименьшее значение проектам придается в функциональных структурах. У управляющего проектом в этом случае практически отсутствует персональная ответственность, нет персонала, работающего на полную ставку по проекту и т.д. В проектных структурах - наоборот. Проектный подход позволяет создавать гибкие организационные структуры, предназначенные для решения конкретных задач при постоянных отклонениях от запланированного хода выполнения работ. Проектное управление способствует концентрации на достижении поставленных целей и осуществлению короткого и прямого взаимодействия, координации и четкого разделения труда вместо формального выполнения регламентированных процессов. Именно оптимальное сочетание инерционности и отлаженное процессов в бюрократических структурах, динамики и нацеленности на конечный результат в проектных структурах дает положительный эффект. Менеджер проекта имеет высокую, практически полную ответственность за проект. В проекте работает на полной ставке более 85% персонала. Здесь возникают специфические для проектно-ориентированных организаций проблемы. Например, между отдельными работами по проекту существуют приоритеты. Каждый проект имеет оптимальную для него структуру декомпозиции работ. Руководитель для того, чтобы иметь ясную картину всей совокупности процессов, формирует свою специфическую иерархию управления. Проекты соревнуются за ресурсы, приоритеты устанавливаются в соответствии с корпоративной стратегией.
Документооборот предприятия и требования, предъявляемые к нему
Эффективное управление требует некоторой системы работы с документами. Чем шире сфера и масштабы деятельности предприятия, тем более важную и самостоятельную роль играет собственно система работы с документами. Управленческая деятельность осуществляется с помощью документов, документы являются и источником, и результатом, и инструментом этой деятельности. Организация работы с документами - одна из ключевых технологий управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или международной компании.
Остановимся на основных терминах и определениях, имеющих отношение к термину «документооборот», а также определим связь между этими терминами.
Термин «документ» относится к числу ключевых понятий документационного обеспечения управления. В настоящей работе автор вкладывает в этот термин значение, закрепленное в нормативных актах Российской Федерации [25]. Действующее законодательство формулирует понятие «документ» как «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».
Однако в современных исследованиях встречаются и другие определения. Так, С. Ермошин считает, что документ (электронный или бумажный) - это инструмент формализации делового взаимодействия [30].
Н. Красилов утверждает, что документ - «слабоструктурированная совокупность блоков или объектов информации, понятная человеку» [46].
Понятие «документ» в рамках информационных технологий трактуется несколько более широко. В соответствии с Оксфордским словарем документ -это «текст или изображение, имеющее информационное значение» [84].
Документ является результатом документирования (записи информации на различных носителях по установленным правилам, [25]).
Факт, что документ является объектом управления. Так, А.Бертяков считает, что Управление документами - еще не слишком привычное понятие для российских руководителей и специалистов [10]. Будучи впервые услышанным, оно сразу порождает вопросы. Что значит - управлять документами? Какими документами нужно управлять? Какой должна быть архитектура системы управления документами? Компания Documentum, общепризнанный мировой лидер в области разработки корпоративных систем управления документами, дает следующее определение понятия «управление документами» - "applying the right document to the right person at the right time for the right task" (применение правильного документа соответствующим получателем в нужное время для конкретной задачи). Правильный документ - документ, содержащий актуальную информацию, прошедший все необходимые этапы рассмотрения и утверждения. Соответствующий получатель - доступ к документу получит именно человек, которому он адресован, человек, обладающий необходимыми правами. Нужное время - документ будет доступен именно тогда, когда он необходим. Конкретная задача - знания, содержащиеся в документе, будут применены в бизнесе с максимальной эффективностью. Таким образом, в одну фразу уместилось большинство фундаментальных понятий управления документами.
В управленческом труде можно выделить следующие понятия, применимые к управлению документами: предмет труда - документы, в которых отражаются функции управления; процесс труда - составление, оформление, обработка документов, необходимых для принятия управленческих решений; продукт труда - правомерные и обоснованные управленческие решения, посредством которых реализуется управленческая деятельность. Отработанное и принятое управленческое решение отражается в определенных документах, таких как план, отчет, приказ.
Термин «документооборот» также относится к числу ключевых понятий документационного обеспечения управления. Автор определяет его значение в соответствии с ГОСТ [25], который трактует документооборот как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления». Иными словами, документооборот характеризует процесс работы с документами в динамике. Основными этапами обработки документов являются прием, регистрация, рассмотрение, передача, отправка, информационно-справочная работа, оперативное хранение, контроль исполнения, систематизация, формирование дел, составление описей, передача в архив и т.д.
Н.Красилов считает, что документооборот является сплавом из хранилища фактов и полнотекстовых источников информации, а также регламента их движения [46].
Так, А. Тимохов утверждает, что термин «документооборот» может быть применен к любому виду деятельности, связанному с подготовкой и обработкой документов: архивному делу, законодательной деятельности, разработке конструкторской и технологической документации на изделия. Специфика документооборота в каждой из сфер неизбежно отражается на системах его автоматизации, в каждой области создаются специализированные программные продукты [76].
В.Андреев приводит следующие соответствия между термином «документооборот» и западными терминами [5]: DMS (Document Management Systems) - в русскоязычной литературе для данного термина имеется более точный перевод - архивы документов; DocFlow-системы, или системы маршрутизации документов; WorkFlow-системы - системы поддержки управления, имеется и другой перевод - «системы автоматизации бизнес-процессов».
У специалистов в области автоматизации бухгалтерского учета, финансовой и складской деятельности также сложилась традиция использовать термин «документооборот» еще в одном аспекте. Здесь под документооборотом понимается подсистема программы, обеспечивающая генерацию «бумажной» отчетности (сводных ведомостей, накладных, справок и пр.) на основе данных, порождаемых в системе.
Е.Монаховой была предложена спорная точка зрения [57], согласно которой необходимо упразднить термин «документооборот», означающий просто движение документов, - вполне достаточно оставить понятие «делопроизводство», в которое, согласно ГОСТу, документооборот входит составной частью. Там же [57] приводится мнение К. Синюшина, имеющего многолетний опыт работы в данном направлении: «В среде профессионалов вы не услышите слово «документооборот», там используют понятие «делопроизводство» и вкладывают в него смысл, заложенный в ГОСТе».
Делопроизводство (синоним - документационное обеспечение управления) - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами [25].
В России еще с прошлого века сложилась определенная методика делопроизводства, закрепленная сейчас в ГОСТах и других нормативных документах, в традициях и практике отечественных учреждений. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) содержит совокупность требований к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях, в общественных организациях. Эти требования конкретизируются в инструкциях по делопроизводству ведомств и предприятий.
Составляющими делопроизводства являются делопроизводственные процедуры - специфические операции с документом (создание, регистрация, поиск, хранение, использование), выполнение которых подчиняется установленным правилам и стандартам. Система взаимосвязанных, согласованных делопроизводственных процедур (операций) и является технологией делопроизводства, технологией работы с документами.
Организационная структура управления проектом совершенствования документооборота
Необходимо рассмотреть функции каждого из участников проекта, что может представлять интерес в практическом аспекте при распределении функций при осуществлении данного проекта.
Координационный совет проекта создается с целью стратегического планирования работ по проекту, внутреннего согласования объема и стоимости работ между подразделениями, задействованными в проекте, способного обеспечить качественное исполнение предстоящих работ. Состав участников координационного совета по каждому проекту определяется индивидуально в зависимости от характера и объема планируемых работ. При реализации комплексных проектов в состав координационного совета проекта обязательно включаются руководители всех участвующих подразделений консультационной компании.
Задачами координационного совета проекта являются: взаимодействие с руководством заказчика по выявлению потребностей и определению планируемых видов услуг; внутреннее согласование объема и стоимости предстоящих работ, итоговое согласование внутренних бюджетов; подготовка и направление финансовых и технических предложений заказчику; обеспечение проекта требуемыми трудовыми ресурсами и технологиями проведения работ; согласование условий контракта; контроль за ходом выполнения работ; обеспечение координации работ и взаимодействия всех участников проекта; рассмотрение и согласование спорных вопросов и разногласий, возникающих в ходе выполнения работ; итоговый контроль, рассмотрение результатов работы.
В крупных консультационных компаниях участниками координационного совета проектов являются функциональные дирекгоры компании, а также департамент по работе с клиентами и региональному развитию. Например, могут быть такие функциональные директори, как директор по развитию бизнеса консультационной компании, директор по развитию бизнеса департамента, директор по технологиям и др. Далее в таблице 5 приведены основные функции участников координационного совета проекта такой компании.
В ходе реализации проекта осуществляется взаимодействие с представителями Клиента. Для улучшения процесса взаимодействия может создаваться Координационный совет Клиента. В состав координационного совета Клиента могут входить представители Клиента, ответственные за реализацию соответствующего направления работ и представители консультационной компании. В состав координационного совета Клиента могут входить представители Клиента, ответственные за реализацию соответствующего направления работ и представители консультационной компании (директор по развитию бизнеса, директор проекта или иные специалисты).
Задачами координационного совета Клиента могут быть: постановка задач проекта; определение сроков реализации работ; контроль за ходом выполнения работ по реализации проекта; рассмотрение принципиальных разногласий, возникающих в ходе выполнения работ; обеспечение координации работ ответственных руководителей Клиента с проектной группой; принятие (одобрение) результатов работы проектной группы. Представители консультационной компании, входящие в состав координационного совета Клиента, обязаны: обеспечивать координацию работ ответственных руководителей Клиента с проектной группой Компании; контролировать ход реализации проекта и сообщать руководству Клиента о проделанной работе; доводить до сведения дирекции информацию о принципиальных разногласиях и возражениях, высказанных руководителями Клиента; предпринимать все возможные действия для устранения выявленных разногласий; в случае необходимости согласовывать с представителями Клиента требуемые изменения в контракт (приложения к контракту); вырабатывать рекомендации для принятия решений по оперативному управлению проектом.
Для реализации работ по проекту внутри консультационной компании создается временная структурная единица — Проектная группа. Задачами проектной группы являются: реализация работ по проекту; выполнение планов и программ проекта; координация работ и взаимодействие со всеми участниками проекта; подготовка промежуточных и итоговых отчетов; подготовка презентаций итоговых отчетов Клиенту и подписание акта выполненных работ. оперативный контроль исполнения работ.
Состав проектной группы утверждается приказом генерального директора. Распределение ответственности за направления работ по проекту следующее. Общее руководство проектной группой осуществляет директор проекта. Директор проекта — это руководитель, отвечающий за управление проектом и результаты его выполнения. Директор проекта назначается приказом генерального директора на период подготовки и реализации проекта. Директор проекта управляет финансовыми ресурсами проекта и осуществляет контроль исполнения бюджета. Также директор проекта выполняет функции представителя Клиента по отношению к менеджеру проекта (руководителям рабочих групп).
Управление предпроектной фазой проекта совершенствования документооборота
Проект может анализироваться в двух аспектах - как структура и как процесс. Важнейшей частью методологии управления проектом является концепция жизненного цикла проекта.
Проект независимо от его сложности и объема работ, необходимых для его выполнения, должен проходить в своем развитии определенные состояния: от состояния, когда «проекта еще нет», до состояния, когда «проекта уже нет». Этот промежуток времени - жизненный цикл проекта - является исходным понятием для исследования проблем финансирования работ по проекту и принятием решений по капиталовложениям на его реализацию. Выделение различных стадий проектного цикла достаточно условно. На практике эта последовательность не всегда будет иметь ярко выраженный характер, особенно на ранних стадиях. Но неоспоримое преимущество данного подхода заключается в обеспечении логической структуры и последовательности управления проектом, что становится действенным инструментом рационализации и повышения эффективности инвестиционного процесса.
Автором были проанализированы различные концепции и модели жизненного цикла проекта [2, 18, 22, 45, 51, 77, 94, 100], в том числе некоторые подходы к управлению жизненным циклом проекта совершенствования документооборота [38,39,40].
В результате можно указать следующие недостатки (с точки зрения целей настоящего диссертационного исследования) в существующих концепциях жизненного цикла проекта: слабая возможность применения к подобным проектам; высокая степень обобщения, отсюда - отсутствие детального описания жизненного цикла проекта; отсутствие современных инструментов управления жизненного цикла проекта и средств управления совершенствования документооборотом (системный анализ и оргпроектирование); слабый аппарат анализа и моделирования проекта, закладываемый в этот, пожалуй, основной рычаг интеграции всех усилий и управление проектом в целом. В связи с этим автор предлагает следующую структуру жизненного цикла проекта и далее на основе этой структуры разрабатывает концептуальную модель жизненного цикла проекта. Жизненный цикл проекта совершенствования документооборота состоит из следующих этапов: - Предпроектная фаза (концепция); - Разработка; - Реализация; - Завершение.
Предпроектная фаза проекта имеет важное значение для всех участников проекта. Инициация проекта является началом его существования. Инициатором проведения подобных проектов выступают прежде всего непосредственно работники, которые по тем или иным причинам не в силах выполнить свою работу в установленные сроки и надлежащим образом.
Также инициатором может выступать руководство предприятия. Это может быть следствием подозрения в злоупотреблениях, неэффективной отдачи тех или иных подразделений.
Иногда инициатором совершенствования документооборота могут быть внешние консультанты, когда при проведении других побочных консалтинговых работ захватывается область документооборота. Следует учесть, что сторонний консультант заинтересован увеличении как объемов, так и стоимости проектных работ.
Пример применения данной концепции: Проблемы: 1. Отсутствие упорядоченной и информативной системы документооборота и организационно-распорядительных документов. 2. Низкий уровень согласования планов консолидированного бюджета. 3. Несопоставимость данных, получаемых из различных подразделений и дочерних обществ. Решение - построение единой стандартизированной системы документооборота и управленческой отчетности: - разработка и утверждение системы показателей и сводных данных управленческого учета; - разработка схемы, регламента и форм документооборота; - внедрение процедуры и методики подготовки экономических и технологических данных; - разработка проектов приказов по подразделениям.
