Содержание к диссертации
Введение
ГЛАВА 1. Теоретические основы информационного обеспечения управления предприятием
1.1 Особенности информации, используемой в управлении предприятием 8
1.2 Источники получения и способы хранения информации на предприятиях 20
1.3 Движение и обработка информации на предприятиях 31
Выводы по ГЛАВЕ 1 46
ГЛАВА 2. Оценка информационного обеспечения управления полиграфическими предприятиями
2.1 Оценка потоков управленческой информации на полиграфических предприятиях 48
2.2 Оценка информационного обеспечения анализа и контроля хозяйственной деятельности полиграфических предприятий 59
Выводы по ГЛАВЕ 2 76
ГЛАВА 3. Совершенствование информационного обеспечения управления полиграфическими предприятиями
3.1 Организационный аспект совершенствования информационного обеспечения управления 78
3.2 Экономический аспект совершенствования информационного обеспечения управления 91
3.3 Технико-технологический аспект совершенствования информационного обеспечения управления 99
Выводы по ГЛАВЕ 3 104
Заключение 106
Список использованной литературы 108
Приложение 1 117
Приложение 2 118
- Особенности информации, используемой в управлении предприятием
- Оценка потоков управленческой информации на полиграфических предприятиях
- Оценка информационного обеспечения анализа и контроля хозяйственной деятельности полиграфических предприятий
- Организационный аспект совершенствования информационного обеспечения управления
Введение к работе
Актуальность темы исследования.
В современных условиях информация приобретает все большее значение, постепенно становясь новым важнейшим видом ресурсов производственных предприятий, наряду с материальными, трудовыми, производственными и энергетическими ресурсами.
Если рассматривать информацию с точки зрения ее значения для управления, то недооценить ее роль в этом нельзя. В самом широком смысле информационное обеспечение управления подразумевает предоставление управляющему объекту информацию об управляемом объекте. Информационное обеспечение управления можно определить как обеспечение работников подразделений необходимыми информационными ресурсами, способствующими реализации функций управления предприятием. Чем точнее и достовернее, полнее и полезнее будет эта информация, тем более эффективным будет управление. Искажение, недостаточность и несвоевременность информации может привести к снижению эффективности управления.
Степень обеспеченности информацией руководителей и специалистов является одним из факторов роста производительности труда, а значит, и повышения рентабельности работы предприятия. Анализ экономических показателей деятельности полиграфических предприятий показал, что уровень информационного обеспечения управления в полиграфической отрасли еще недостаточно высок.
Мало внимания уделяется применению информационных технологий, которые направлены на совершенствование процесса сбора, накопления, обработки, анализа и доставки информации потребителям.
Потребность предприятий полиграфической промышленности в совершенствовании информационного обеспечения управления, недостаточная проработанность теоретических и практических вопросов по данной теме с
учетом особенностей полиграфической промышленности определили актуальность настоящего исследования.
К проблемам управления с применением современного информационного обеспечения обращались ряд авторов у нас в стране и за рубежом.
Среди них наибольший интерес представляют работы следующих российских авторов: Г.Т. Артамонова, А.И. Берга, В.М. Глушкова, А. Демина, И.С. Зингера, В.И. Исакова, М.А. Королева, М.Ф. Коротяева, Е.З. Майминаса, А.А. Модина, Ф.М. Русинова, В.А., Трапезникова, Н.П. Федоренко, А.Я. Харкевича, Ю.А. Шрейдера и др. и зарубежных авторов: Р. Агарвала-Роджерс, М. Мазура, Э. Роджерса, К. Эрроу и др.
В отрасли книгоиздания проблемами информационного обеспечения управления занимались: В.А. Богомолова, В.Я. Воронкова, Ю.П. Голинков, Ю.Е. Даровских, А.К. Ершов, Б.З. Зельдович, М.Е. Исакова, Э.А. Лебедев, В.В. Лукашевич, В.Б. Лукин, Э.В. Никольская, Г.В. Павлова, Н.М. Сперанская, Г.Н. Степанова, М.И. Фаенсон, Р.А. Чванов, С.Н. Яковлева.
Целью диссертационной работы является изучение настоящего положения управления с применением современного информационного обеспечения и разработка предложений по его совершенствованию на предприятиях полиграфической отрасли.
Достижение этой цели потребовало решения следующих задач:
изучить существующие теоретические аспекты по проблеме; сформулировать понятие «управление с применением современного информационного обеспечения»;
исследовать потоки информации, существующие на полиграфических предприятиях;
с помощью матрицы информационных потоков выявить наиболее загруженные с информационной точки зрения отделы;
провести оценку экономических показателей полиграфических предприятий с целью выявления влияния на них информационного обеспечения;
определить возможные направления совершенствования и разработать практические рекомендации по повышению эффективности управления полиграфическими предприятиями с применением современного информационного обеспечения.
База исследования. В качестве базы исследования нами были использованы данные бухгалтерской отчетности и результаты опросов, проводимых в ГУП ПФ «Красный пролетарий», ГП «Московская типография № 2», ОАО «Можайский полиграфкомбинат», ГУП ИПК «Московская правда», АООТ «Политех-4», издательстве «Поиск».
Предмет исследования: информационные потоки на полиграфических предприятиях и в издательстве, бухгалтерская документация и системы документооборота на предприятиях, технические средства приема, хранения и переработки информации.
Теоретическую и методологическую основу исследования составили работы отечественных и зарубежных специалистов по теории и практике управления с применением современного информационного обеспечения, экономическому анализу, законодательные акты Российской Федерации, регулирующие управленческую деятельность на предприятиях различных форм собственности, материалы научных конференций и совещаний, материалы периодической экономической печати, данные бухгалтерского учета различных полиграфических предприятий.
Научная новизна диссертационной работы состоит в следующем:
определены важнейшие качества информации, необходимой для обеспечения эффективной деятельности работников управления;
выявлена роль «человеческого фактора» как главного источника получения информации и способа ее накопления на предприятии (роль менеджмента знаний);
определена необходимость формирования собственного «информационного ресурса» и выявлена его роль в обеспечении конкурентоспособности предприятия;
проведено анкетирование и установлены потоки движения управленческой информации на полиграфических предприятиях и в издательстве;
проведена оценка экономических показателей деятельности полиграфических предприятий с целью выявления узких мест в управлении с применением современного информационного обеспечения;
сформулированы предложения и даны практические рекомендации по совершенствованию управления с применением современного информационного обеспечения на предприятиях полиграфической отрасли.
Практическая значимость диссертационного исследования заключается в том, что теоретическое рассмотрение сущности и современного состояния управления полиграфическими предприятиями с применением современного информационного обеспечения доведено до конкретных рекомендаций с учетом специфики отрасли и современной экономической ситуации. Проведенное исследование состояния информационных потоков и их оценка позволит полиграфическим предприятиям обратить внимание на недостатки в области управления с применением современного информационного обеспечения, и на основе предложенных рекомендаций, улучшить показатели своей экономической деятельности.
При написании данной диссертационной работы были использованы следующие компьютерные продукты: Microsoft Windows 95 (в качестве операционной системы); Microsoft Word 7,0 (текстовый редактор), Microsoft Excel (графический редактор), Microsoft PowerPoint (редактор презентаций).
Апробация работы. Основные положения диссертации докладывались и обсуждались на научно-технических конференциях профессорско-преподавательского состава Московского государственного университета печати 1998-2000 гг.
Результаты работы учтены в практике деятельности АООТ «Политех-4», в частности при автоматизации калькулирования стоимости заказа.
Публикации: по теме диссертации: опубликовано 8 научных работ (статьи, тезисы докладов на научных конференциях).
Структура диссертации. Диссертационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, библиографического списка использованной литературы (127 наименований). Работа содержит 148 стр. с приложениями, включает 12 таблиц, 1 схему, 21 рисунок.
Особенности информации, используемой в управлении предприятием
Управление производственным предприятием - сложный и многогранный процесс, который представляет собой целенаправленную деятельность, ориентированную на достижение определенной конечной цели. Для достижения поставленной цели используется различная информация.
Для того чтобы определить необходимую информацию, сначала опишем виды управления, существующие на производственных предприятиях, и их сущность:
- Управление производством охватывает процесс переработки сырья, материалов и полуфабрикатов в готовый продукт. Для этого выполняются следующие операции: управление производством продукта; выбор технологического процесса; расстановка кадров и техники по процессу с целью оптимизации затрат на изготовление и выбор методов изготовления продукта; управление закупкой сырья, материалов и полуфабрикатов; управление запасами на складах; контроль качества.
- Управление маркетингом призвано посредством маркетинговой деятельности по реализации, созданного организацией продукта, увязать в единый процесс удовлетворение потребностей клиентов в производственной продукции и достижение целей организации. Для этого осуществляется управление такими процессами и действиями как: изучение рынка; обеспечение НИОКР и производства необходимой информацией; реклама; ценообразование; создание систем сбыта и распределения созданной продукции.
- Управление финансами состоит в управлении процессом движения финансовых средств в организации. Для этого осуществляется: формирование денежных ресурсов; составление бюджета и финансового плана; распределение финансовых средств между различными сторонами, определяющих жизнь организации.
- Учёт и анализ хозяйственной деятельности предполагает управление процессом обработки и анализа финансовой информации в работе организации с целью сравнения фактической деятельности организации с её возможностями, а также с деятельностью других организаций.
- Управление персоналом связано с использованием возможностей работников для достижения целей организации. Эта работа включает: подбор, отбор и расстановку кадров, их обучение и развитие; компенсацию за вклад усилий работника; проектирование работы; поддержание отношений с профсоюзами и разрешение трудовых споров.
- Управление нововведениями является необходимой функцией современной организации и направлено на постоянное её приспособление к изменениям внешней среды. Данная деятельность охватывает широкий круг работ: разработка нового продукта; перепроектирование работ; структурные изменения; совершенствование организационной структуры [44].
По мнению многих авторов, и мы с ними полностью согласны, все функции управления направлены на подготовку, принятие и реализацию управленческих решений [44,39,93,115]. Таким образом, мы можем сделать вывод, что информация, используемая в управлении, не что иное, как информация для принятия эффективных управленческих решений.
Принятие решения с полным основанием можно рассматривать как процесс целенаправленного преобразования исходной информации о состоянии и условиях функционирования объекта управления в информацию о наиболее рациональном пути достижения этим объектом поставленной цели [115].
Обеспечение принятия решений полной, надёжной и своевременной информацией - центральная и наиболее сложная проблема организации управления на производственных предприятиях, в том числе полиграфических. После нашей попытки определить взаимосвязь между информацией и управлением, сделаем ещё одну попытку - определить сущность самого понятия «информация».
В науке и практике используется множество определений этого понятия, часто противоречащих друг другу или взаимоисключающих. Применительно к предмету нашего исследования под информацией будем понимать сведения, необходимые для принятия решения. Это определение включает в термин «сведения» всё многообразие информации и созвучно с пониманием информации в статистической теории К.Э. Шеннона [118,119]. К.Э. Шеннон ввёл энтропийною меру количества информации, которую определил через степень разрешения неопределённости выбора из множества альтернатив возможных решений. В своей теории Шеннон:
- во-первых, относит к информации только те сведения, которые непосредственно влияют на принятие эффективных управленческих решений, т.е. способствуют разрешению неопределенности выбора;
- во-вторых, в рамках теории принятия решений, даёт оценку полезности информации.
Ценность информации определяется через величину ее вклада в разрешение неопределенности выбора по Шеннону. Информация может быть полезной (в той или иной степени увеличивать вероятность выбора), может быть бесполезной (не менять эту вероятность) и, наконец, может быть дезинформацией, которая уменьшает вероятность правильного принятия решения [118].
Оценка потоков управленческой информации на полиграфических предприятиях
Вопросы информационного обеспечения управления предприятием нашли свое отражение в трудах Г.Т. Артамонова, А.И. Берга, В.М. Глушкова, А. Демина, И.С. Зингера, В.И. Исакова, М.А. Королева, М.Ф. Коротяева, Е.З. Майминаса, А.А. Модина, Ф.М. Русинова, В.А.. Трапезникова, Н.П. Федоренко, А.Я. Харкевича, Ю.А. Шрейдера и др., а также в трудах зарубежных авторов: Р. Агарвала-Роджерс, М. Мазура, Э. Роджерса, К. Эрроу и др.
Пик наивысшей активности по изучению информационного обеспечения управления пришелся на 70-е годы нашего столетия. В настоящее время вновь стали появляться исследования на данную тему, в том числе много публикаций иностранных авторов [ 20, 21,24, 37, 40, 62, 89, 113,114,123,127 ].
Существует множество различных методик по изучению информационного обеспечения управления на предприятиях. На наш взгляд, методика, разработанная группой авторов — А.А. Модиным, И.С. Зингером и М.Ф. Коротяевым [78] выгодно отличается от остальных методик. Ее сущность состоит в изучении потоков информации между отдельными подразделениями предприятия, выполняющими определенные функции управления, и всего аппарата управления в целом, и построение матричной информационной модели, содержащей сведения о документах, процессах их движения, деятельности управленческого персонала.
На основе изучения потоков информации на 5 полиграфических предприятиях: ГУП ПФ "Красный Пролетарий", АООТ "Политех-4", ОАО "Можайский полиграфкомбинат", ГП «Московская типография № 2» и ГУЛ ИПК "Московская правда" нами была построена совокупная матричная информационная модель полиграфического предприятия, с применением вышеописанной методики. Для решения этой задачи были проведены опросы работников подразделений полиграфических предприятий с применением специально разработанной анкеты (Приложение 1).
Учитывая, что анализируемые предприятия имеют различные формы собственности, численность и организационное построение, мы, на основе полученных данных проанализировали информационные потоки между отдельными подразделениями и описали их в рамках условно созданного нами полиграфического предприятия, включающего в себя максимальное число структурных единиц.
Матричная информационная модель полиграфического предприятия (Приложение 2) включает в себя следующие разделы: Поставщики информации, Потребители информации, разделенные в свою очередь на 4 раздела (Наименование информации, Отдел, Период, Документ).
Поставщики информации/Потребители информации - это отделы (цеха) полиграфического предприятия, поставляющие информацию для описываемой управленческой структурной единицы или получающие от нее информацию. Матрица информационных потоков полиграфического предприятия (Приложение 3) призвана выявить наиболее загруженные информационные каналы между отделами. Для построения матрицы информационные сегменты укрупнены до масштаба документа, содержащего ряд однородных показателей.
В качестве поставщиков и потребителей информации выступают 15 отделов и цехов полиграфических предприятий. Рассмотрено их информационное взаимодействие между собой и с внешними источниками и потребителями информации. Оценка матрицы позволяет выявить наиболее напряженные коммуникационные каналы на предприятии. Если исключить из рассмотрения дирекцию, активно контактирующую как с внешними, так и с внутренними источниками информационного обеспечения с целью координации производственно-хозяйственной деятельности полиграфического предприятия и его адаптации во внешней среде, видно, что наиболее загружен потребительский канал планового отдела. Контактируя с 12 отделами, плановый отдел получает 32 сегмента информации, необходимые для составления различных планов деятельности предприятия.
Далее следуют бухгалтерия и диспетчерская служба, причем бухгалтерия опережает другие отделы по количеству подразделений — поставщиков информации. Она получает сведения из всех рассмотренных источников.
Наиболее автономен с информационной точки зрения технический отдел. Среди поставщиков информации наиболее активны также плановый отдел, бухгалтерия и диспетчерская служба, осуществляющие основные функции управления производством. По числу передаваемых сегментов информации лидирует диспетчерская служба, контактирующая с цехами основного производства и 11 различными подразделениями предприятия. Информационная активность этих отделов связана с широким кругом вопросов, курируемых ими. Что касается специализированных отделов, то наибольшие потребности в информационном обеспечении проявляют служба снабжения, отдел труда и заработной платы, самыми значительными информационными ресурсами располагают те же службы, а также отдел сбыта и маркетинга, цехи основного производства, отдел главного технолога.
Наибольшее количество сегментов информации передается по каналу цехи основного производства — диспетчерская и диспетчерская — плановый отдел. Это свидетельствует о напряженности работы диспетчерской службы производственного отдела по оперативному управлению производством.
Важно отметить, что из 15 рассмотренных подразделений 9 получают информацию из внешней среды организации (16 сегментов): нормативные документы, договора, данные о состоянии рынка, новой технике и т.д., а 8 подразделений являются поставщиками сведений внешним потребителям (13 сегментов) отчетных и аналитических данных о состоянии предприятия, о ходе производства, потребностях в материальных ресурсах, оборудовании, кадрах и т.д.
Таким образом, в ходе оценки выявлено 194 укрупненных сегмента информации, а также неравномерный характер информационного обеспечения различных подразделений.
На предприятиях стараются избегать дублирования или недостатка показателей в документации, однако поток информации проходящий через диспетчерскую службу, бухгалтерию, плановый отдел очень велик. На определенном этапе он становится препятствием для эффективного функционирования этих служб, что влечет увеличение штата работников.
Оценка информационного обеспечения анализа и контроля хозяйственной деятельности полиграфических предприятий
Мы полагаем, что на данном этапе нашего исследования необходимо рассмотреть влияние информационного обеспечения управления полиграфическим предприятием на результаты его хозяйственной деятельности.
В 1 главе было отмечено и обосновано, что основное внимание в нашей работе мы будем уделять задачам информационного обеспечения оперативного управления полиграфическим предприятием.
Так же нами была отмечена важнейшая роль функций анализа и контроля в управлении предприятием, наличие которых обуславливает высокую эффективность разрабатываемых и принимаемых управленческих решений.
«Основным методом оперативного контроля является сопоставление фактических результатов с нормами, нормативами и плановыми показателями, в результате чего выявляются отклонения, устанавливаются причины и виновники их возникновения, определяется величина нанесенного ущерба, разрабатываются мероприятия по устранению недостатков в работе» [84]. Таким образом, можно сделать вывод о том, что функция контроля за оперативной деятельностью предприятия нуждается в полноценном информационном обеспечении.
«Информационным обеспечением анализа хозяйственной деятельности предприятий являются особым образом организованные информационные ресурсы, необходимые и пригодные для реализации функций экономического анализа в интересах эффективного управления производством» [94].
На рис. 2.2.1 приведена концептуальная модель информационного обеспечения анализа хозяйственной деятельности как функции управления предприятием [94].
В приведенной модели показана взаимосвязь между различными компонентами, образующими понятие информационного обеспечения. С одной стороны сюда включена информация в форме информационных ресурсов и информационной базы, с другой — информационный процесс анализа хозяйственной деятельности, обеспечивающий получение, формирование и преобразование (обработку) аналитической информации и доведение ее до конечных пользователей, принимающих и реализующих управленческие решения.
Можно отметить, что на исследуемых полиграфических предприятиях анализ хозяйственной деятельности и оперативный контроль с целью выработки оптимальных управленческих решений в нужном объеме, к сожалению, не проводится.
Мы не можем утверждать, что результаты хозяйственной деятельности полиграфических предприятий полностью зависят от информационного обеспечения работников управления, принимающих решения и осуществляющих контроль. Но мы с уверенностью можем говорить о том, что на предприятиях, где ощущается недостаток в управленческой информации, никогда не будет положительных экономических результатов деятельности.
Экономические результаты деятельности предприятия характеризует показатель рентабельности. Проведем оценку рентабельности полиграфических предприятий на основе методики анализа комплексной оценки интенсификации производства, разработанной профессором А.Д. Шереметом [81], с целью выявления недостатков в информационном обеспечении работников управления различных структурных подразделений полиграфических предприятий, ответственных за соответствующие показатели хозяйственной деятельности. Для проведения оценки показатель рентабельности необходимо расчленить на его отдельные составляющие, а именно:
Организационный аспект совершенствования информационного обеспечения управления
Расчет экономии рабочего времени по вышеуказанной формуле целесообразно также, по нашему мнению, проводить в случае делегирования полномочий в принятии решений с одного иерархического уровня на другой.
Сделаем попытку обосновать принцип делегирования полномочий (ответственности) в принятии управленческих решений как один из важнейших организационных принципов построения эффективной модели информационного обеспечения управления на предприятии.
По мнению В.Н.Цыгичко «Важнейшим этапом построения организации является распределение управленческих функций, т.е полномочий и ответственности между звеньями иерархии управления предприятием.» [115].
На полиграфических предприятиях права, обязанности и полномочия работников управления определены их должностными инструкциями. Но не секрет, что зачастую даже при принятии текущих управленческих решений у руководителей низшего уровня возникает потребность в "разрешении" от вышестоящего руководства. Таким образом, на решение порой не столь важной проблемы тратится рабочее время, как непосредственного исполнителя, так и его начальника. Наиболее серьезные потери может понести предприятие в случае, если необходимо принять решение в отсутствие руководителя, а подчиненные боятся это сделать.
В условиях нестабильности и неопределенности функционирования полиграфических предприятий более эффективным является передача полномочий на нижние уровни управления, чтобы максимально приблизить решения к месту действия, т.е. быстрее и эффективнее реагировать на изменение условий деятельности. По нашему мнению, на предприятиях полиграфической отрасли, особенно крупных, необходимо разработать дополнительные документы, устанавливающие права должностных лиц в принятии конкретных оперативных управленческих решений.
По мнению А. Курочкина: "Признаком хорошего баланса ответственности, прав и компетенции работника является минимум его обращений к своему руководству" [64 ].
Но, для того, чтобы решать проблемы без вмешательства вышестоящего руководства, работнику управления необходимо обладать определенными знаниями и опытом. В настоящее время наши и зарубежные авторы отмечают приоритетность знаний в формировании интеллектуального ресурса предприятия и человека, как носителя данного ресурса. С точки зрения З.К. Румянцевой: "Эффективность предприятия как системы зависит прежде всего от главного вида его ресурсов — человека. Важный момент нового подхода к управлению — в признании того, что в условиях информационной эры в производстве формируется новая социальная группа — когнитариат, ее мощь основывается на знании, на использовании интеллекта, а не мускульной силы. Когнитариат, имеющий допуск к информации и наделенный высокой культурой не может рассматриваться лишь как один из экономических факторов производства; он является ключевым ресурсом, эффективное использование и наращивание которого становится центральной задачей менеджмента" [97].
Ряд западных авторов считает, что "знания — неосязаемый актив предприятия", "управление знаниями превращается в важнейший фактор создания благ и обеспечивает конкурентные преимущества предприятия" [113, 62]. Хочется отметить, что знания, как неосязаемый актив предприятия, могут накапливаться не только в работниках предприятия, но и на бумажных и электронных носителях, как уже отмечалось в I главе нашего исследования.
В последнее время западными учеными в плане исследований информационного обеспечения управления стала выдвигаться новая концепция, состоящая из трех компонент: обучения, труда и организационного процесса [62]. В условиях нестабильности рынка сбыта полиграфической продукции, а также быстроменяющейся экономической ситуацией в стране, руководители и специалисты полиграфических предприятий должны постоянно повышать свой интеллектуальный уровень: повышать квалификацию, читать специальную литературу, посещать выставки, посвященные новым достижениям в области полиграфической техники и технологии, книжные ярмарки и т.д.
К сожалению, необходимо отметить, что в настоящее время на предприятиях полиграфической отрасли мало внимания уделяется обучению работников управления, повышению их квалификации.
На ряде полиграфических предприятий не составляется план повышения квалификации работников управления, и вследствие этого не проводятся мероприятия, направленные на своевременное "пополнение" запаса их знаний. Таким образом, многие руководители среднего, и в некоторых случаях, высшего звена остаются в неведении, что творится за пределами их предприятия. А жаль, так как наиболее информированный руководитель или специалист будет иметь гораздо больше возможностей в выборе оптимального решения.
На информационное обеспечение управления полиграфическим предприятием в значительной мере влияет его организационная структура и вся система управления должны быть гибкой и эластичной, обеспечивать быстрый и свободный поток информации снизу вверх [64]. Таково мнение руководителей предприятий стран Западной Европы и США.
