Содержание к диссертации
Введение
1. Методические и теоретические аспекты организации бухгалтерской службы на предприятии 8
1.1. Системный подход к исследованию организации бухгалтерской службы
1.2. Особенности организации учетных работ при использовании ЭВМ 20
1.3. Проблемы совершенствования организации бухгалтерской службы при работе на ПЭВМ 31
2. Анализ организации бухгалтерской службы в сельскохозяйственных предприятиях при различных вариантах автоматизации учета 42
2.1. Трудоемкость обработки учетной информации при различных уровнях автоматизации учетного процесса 42
2.2. Специализация и разделение труда работников бухгалтерской службы в условиях автоматизации учета 66
2.3. Система взаимодействия службы бухгалтерского учета с другими функциональными службами 79
3. Пути и методы рациональной организации бухгалтерской службы при автоматизации учетных работ
3.1. Рациональная организация АРМ бухгалтера на предприятии 87
3.2. Интеграция АРМ бухгалтера в единую систему учета на предприятии 102
3.3.Оценка эффективности рационализированной организационной системы "Бухгалтерская служба предприятия" 109
Выводы и предложения 119
Список использованной литературы 123
Приложения 130
- Системный подход к исследованию организации бухгалтерской службы
- Трудоемкость обработки учетной информации при различных уровнях автоматизации учетного процесса
- Рациональная организация АРМ бухгалтера на предприятии
Системный подход к исследованию организации бухгалтерской службы
В процессе управления предприятием перерабатываются многочисленные потоки разнообразной информации в виде сведений и сообщений о явлениях, действиях и процессах производства, отражающих изменения состояний системы в соответствии с её сложностью и структурными особенностями. Из всей совокупности информации, дающей сведения об объекте управления, особое место занимает экономическая, представляющая собой совокупность сведений о процессах производства, распределения, обмена и потребления материальных благ. Ведущая роль во всей экономической информации принадлежит учетной информации на долю которой приходится свыше 70 % общего объема. Такое положение обусловлено спецификой бухгалтерского учета, который, действуя в системе управления и выполняя ряд функций, охватывает процессы производства, обращения и распределения общественного продукта, формируя информацию о кругообороте ср-дс. і и результатах деятельности предприятия.
Таким образом, в системе бухгалтерского учета формируется необходимая информация для контроля и последующего регулирования всего производственного процесса, причем отличительным признаком бухгалтерского учета является непре-менность отражения хозяйственных процессов и явлений строго документированным путем, содействующим реализации важнейших принципов научного управления, конкретности и объективности.
Бухгалтерский учет, отражая хозяйственные процессы и явления в динамике, позволяет установить тенденции и закономерности в развитии управляемого объекта, предоставляя тем самым неограниченные возможности для своевременной выработки оптимальных управленческих решений с последующим воздействием на управляемый объект.
Создаваемая в результате учетного процесса информация, благодаря сплошной регистрации отражаемых в ней хозяйственных процессов и явлений, а также строгой системности в большей степени отвечает требованиям, предъявляемым к её качеству: полноте точности, объективности и достоверности. Выполняя таким образом свои функции по обеспечению органов управления на всех иерархических уровнях полной, достоверной, объективной информацией об использовании всех имеющихся ресурсов, а также выявленных резервах и недостатках в работе отдельных подразделений с целью принятия обоснованных управленческих решений, учет и контроль оказывает существенное влияние на эффективность функционирования экономической системы в целом. В этой связи нельзя не согласиться с утверждением, " что учет, не использованный для контроля - бесцелен, а контроль, не обоснованный на данных документального учета - беспредметен" [13, с. 96].
Бухгалтерский учет - информационная основа управления, теоретическая и практическая база экономико-математического моделирования хозяйственных процессов. Вследствие этого "бухгалтерский учет может быть определен как система наблюдения, измерения и классификации фактов хозяйственной деятельности, которая обобщает и передаёт информацию для управления процессами" [14, с. 23]. Задачи, возложенные на систему бухгалтерского учета, могут быть выполнены только при правильной его организации. Развитие рыночных отношений, повышение требований к эффективности учета обуславливают необходимость его совершенствования. В последние годы постоянно изменялись формы бухгалтерского учета, особенно в связи с появлением новых ПЭВМ. Совершенствование учета, его состояние и возможные пути развития в будущем достаточно полно рассматриваются в работах Петровой В.И., Подольского В.И., Коппаса К.Э. [12,15,16].
Следует отметить, что исследование в области организации учета носили прикладной характер. Основной целью его была рационализация учетного процесса, то есть форм учета, плана счетов бухгалтерского учета, порядка сбора и обработки документов и др. В этих исследованиях больше отражена формальная сторона совершенствования организации учета, которая в настоящее ; закреплена в соответствующих методиках, положениях и инструкциях [17,18].
Правильно организовать бухгалтерский учет еще не означает организовать его рационально. Сам учет может осуществляться на достаточно высоком уровне, но путем значительного увеличения численности персонала. Такой путь в условиях интенсификации производства неприемлем. Чтобы наметить пути возможного использования массового обслуживания в бухгалтерском учете необходимо рассмотреть его организацию с позиций системного анализа. Представление о системности формировалось в сознании людей как объективное отражение окружающей нас действительности. Обычно систему понимают как "множество элементов, находящееся в отношениях и связях друг с другом, которое образует определенную целостность, единство" [19, с. 463]. Поэтому практически любой объект можно представить с одной стороны как систему, с другой стороны - как "систему) некоторой системы более высокого уровня. Методологические основы, раскрывающие сущность системы, изложены в трудах экономистов-классиков. Так исследуя вопросы взаимодействия явлений природы и общества, Ф.Энгельс писал: " Вся доступная нам природа образует некую систему, некую совокупную связь тел, причем мы понимаем здесь под словом тело все материальные реальности, начиная от звезды и кончая атомом и даже частицей эфира" [20, с. 392]. Отсюда вытекает, что системность есть свойство всякой природы, а система есть совокупная связь тел. Если рассматривать организационные системы, т.е. системы, содержанием которых является трудовая деятельность людей, то это положение Ф.Энгельса получает конкретное экономическое содержание. Любой труд как процесс, совершающийся между человеком и природой, процесс, в котором человек своей деятельностью воздействует на природу, приспосабливая ее к своим потребностям. " 1
Трудоемкость обработки учетной информации при различных уровнях автоматизации учетного процесса
Бухгалтерский учет, благодаря систематическому, сплошному и взаимосвязанному отражению процессов и явлений может в удобной форме формировать информационную модель хозяйственной деятельности предприятия и на ее основе удовлетворять информационные потребности органов управления. Однако, при низкой вооруженности труда бухгалтеров или ручной обработке информации возможности, заложенные в бухгалтерском учете, полностью не реализуются. В результате, бухгалтерская служба не всегда способна обеспечить органы управления своевременной и достоверной информацией, так как ее получение - дело трудоемкое.
"Быстро, качественно, без излишних затрат - эти способы достижения любой, стоящей перед человеком цели можно заменить одним, очень емким понятием: эффективно. Эффективным может быть обучение/производство чего бы то ни было, лечение, или, например, применение технических средств в различных областях: -считает Гуреева Н.Ю. [74]. Если вести речь о бухгалтерской службе, об автоматизации учетного процесса, то непременно возникают вопросы эффективности применения вычислительной техники. Попробуем прояснить их отталкиваясь от целей использования средств вычислительной техники в учетном процессе. Этими целями являются, на наш взгляд, три:
- уменьшение затрат труда, времени и средств;
- улучшение качества выполнения учетных работ;
- повышение привлекательности труда учетного персонала.
Исходя из вышеизложенного, мы в своих исследованиях для измерения количества труда, затрачиваемого на выполнение учетных работ на сельскохозяйственных предприятиях использовали понятие трудоемкости. При этом под трудоемкостью бухгалтерского учета мы понимаем суммарное время, необходимое для выполнения учетных работ на предприятии всеми их исполнителями за определенный отрезок времени (год). Измерение трудоемкости мы осуществляли в человеко-часах. При исследовании некоторых вопросов мы использовали в качестве единицы измерения объема учетных работ документостроку (например, при определении скорости ввода исходной учетной информации - документострок в минуту и т.п.).
В исследованиях при оценке различных вариантов выполнения учетных работ, а также вариантов организационного построения бухгалтерской службы на сельскохозяйственных предприятиях мы использовали уровень снижения трудоемкости учетных работ в качестве показателя эффекта от организационно технического совершенствования и рационального построения отдельных учетных работ учетного процесса на предприятии и в целом организационной системы "Бухгалтерская служба предприятия".
При оценке качества учетных работ, мы включаем в это понятие оперативность и достоверность учетной информации, удобство её использования различными службами предприятия.
В понятие привлекательность учетного труда мы вкладываем легкость и разнообразие труда, исключение рутинных операций и монотонности труда.
Применение современных ПЭВМ, как показывает опыт, позволяет существенно сократить время между регистрацией первичных учетных данных и выдачей результатной информации. Вместе с тем, следует отметить, что насыщение учетного процесса ПЭВМ без соответствующих организационных мер не снимает проблему снижения трудоемкости бухгалтерского учета. При их использовании в учете в большинстве сельскохозяйственных предприятий даже не высвобождая учетный персонал, трудовые затраты снижаются незначительно. Такое положение является следствием целого ряда причин, речь о которых шла в предыдущей главе. Здесь же мы остановимся на анализе трудоемкости учетного процесса на сельскохозяйственных предприятиях Вологодской области с разным уровнем автоматизации бухгалтерского учета.
Прежде чем приступить к изложению результатов изучения затрат труда работников учета, связанных со сбором, обработкой и представлением бухгалтерской информации, рассмотрим стадии учетного процесса, содержание каждой из них. Без решений этих вопросов весьма сложно анализировать трудоемкость учетных работ, так как затраты труда необходимо рассматривать, как по отдельным стадиям учета, так и по приемам и способам обработки учетной информации, применяемым на этих стадиях. Характеризуя стадии учетного процесса, ученые-экономисты подходят к их выражению и последовательности осуществления неодинаково. Так Новак В.А. и другие считают, что "... имеется три этапа учетного процесса: сбор хозяйственной информации, группировка её на счетах и составление отчетности по полученным итогам" [76, с. 77]. По мнению КараназаИ.Й. и Савичева П.И. "для организации любого вида учета необходимо четыре элемента: 1) наблюдение; 2)количественное измерение отдельных фаз или операций; 3) регистрация результатов наблюдений и измерений в документах; 4) вторичная регистрация той же информации, но уже в обработанном, систематизированном виде, приспособленном для получения итоговых или обобщенных показателей за тот или иной период и их анализ" [51 с. 27]. Этой же позиции придерживаются и другие экономисты [52,53,54,55]. Наиболее последовательной в этом вопросе является, на наш взгляд, позиция Белого Н.Г., который отмечает, что "... учетная информация может быть охарактеризована и по классификационным признакам с точки зрения отдельных стадий учетного процесса - её сбора, передачи, обработки, хранения и поиска" [77, с. 11].
Рациональная организация АРМ бухгалтера на предприятии
С появлением персональных компьютеров в сельскохозяйственных предприятиях появились и наиболее прогрессивные формы их использования - автоматизированные рабочие места учетных работников (АРМ бухгалтера).
Под АРМ бухгалтера понимается его рабочее место, оснащенное персональным компьютером и представляющее собой самостоятельный программно технический комплекс индивидуального или коллективного пользования, который позволяет в диалоге или пакетном режиме вести обработку информации и получать все необходимые выходные данные в виде экранных или печатных форм. С организационной точки зрения АРМ бухгалтера включает следующие основные компоненты: непосредственно ПЭВМ с периферийными устройствами, информационное обеспечение, комплекс программных продуктов по обработке информации и бухгалтер-оператор.
Мы попытались разработать комплекс проектных решений по организационным вопросам автоматизации бухгалтерского учета в сельскохозяйственных предприятиях на базе ПЭВМ и создании АРМ бухгалтера (АРМЕ), которые могут быть успешно применены в исследуемых предприятиях Вологодской области.
В первую очередь необходимо создать организационную структуру обработки информации на основе АРМ бухгалтера, когда автоматизированные рабочие места работников организуются в структурных подразделениях ( в цехах, отделениях, бригадах, арендных, подрядных коллективах, на складах и т. д.).
Количество создаваемых АРМ в каждом конкретном случае должно зависеть от организационной структуры хозяйства, его размеров, специализации, наличия и технических возможностей персональных компьютеров.
АРМБ может функционировать в вычислительных сетях различного типа: звездообразных, кольцевых, комбинированных локальных сетях. Мы считаем, что АРМ работников первичного участка в цехах и на складе следует организовать на основе комбинированных локальных вычислительных сети со звездообразной конфигурацией (рис. 4). Такой же принцип необходимо использовать и для организации связи между АРМ отдельных участков учета (возможно также функционирование АРМ в сети, когда ПЭВМ-сервер обслуживает все АРМ).
Таким образом, в условиях АРМ бухгалтера при децентрализованной системе обработки данных предусматривается размещение ПЭВМ непосредственно на территории предприятия. Причем терминальные средства ПЭВМ, принтер устанавливаются непосредственно в местах возникновения и фиксации хозяйственных операций (цехах, складах, структурных подразделений). Параллельно терминалы должны быть установлены в соответствующих отделах бухгалтерии, то есть на рабочих местах учетных работников. При этом создаются новые технологические маршруты движения информации.
Терминалы структурных подразделений обеспечивают с помощью принтеров выдачу оперативной информации, необходимой для управления, а также создание первичных документов (накладных, лимитно-заборных карт, счетов, платежных требований, платежных поручений и т.д.), а терминалы бухгалтерии - выдачу результатной бухгалтерской информации, отчетной документации как в регламентном, так и в запросном режимах.
Обмен информацией должен осуществляться через линии связи, а при необходимости через магнитные диски (дискеты). При этом будет достигаться такая система фиксации, формирования, обобщения и выдачи показателей, которая позволит получать необходимую информацию о хозяйственной деятельности как предприятия в целом, так и его структурных подразделений.
Чтобы наиболее рационально решить проблему размещения на предприятии технических устройств, на наш взгляд, целесообразно создать многоуровневую техническую систему [98, с.50]. При этом распределение технических средств внутри предприятия должно учитывать функциональные обязанности учетных работников. В этом случае линии связи лучше объединить в терминалы, установленные в подразделениях, с центральной машиной в бухгалтерии предприятия.
В результате, учетная информация циркулирует в обоих направлениях, обеспечивая информационную связь между подразделениями. В итоге специалисты не только бухгалтерского учета, но и других функциональных служб, а также руководители предприятия и внутрихозяйственных подразделений могут получать необходимую информацию непосредственно на своем рабочем месте. Предлагаемая организация обработки учетной информации на базе АРМЕ внедрена в АОЗТ "Комплекс" Череповецкого района, АОЗТ "Надеево", АОЗТ "Тепличный" и приведена на схеме (рис.5).
