Содержание к диссертации
Введение
Глава 1. Теоретические основы корпоративного управления
1.1. Содержание корпоративного управления 10
1.2. Роль корпоративного управления в создании стоимости и повышении информационной привлекательности компании
1.3. Управление рисками в системе корпоративного управления 24
1.4. Принципы и стандарты корпоративного управления 35
Глава 2. Организация системы внутреннего контроля
2.1. Система внутреннего контроля в корпоративном управлении 42
2.2. Организационная структура внутреннего контроля 59
2.3. Классификация системы внутреннего контроля 73
2.4. Современные подходы к организации системы внутреннего контроля
2.5. Роль и место внутреннего контроля и внешнего аудита системе внутреннего контроля
Глава 3. Практические аспекты формирования системы внутреннего контроля
3.1. Проблемы реализации требований к системе внутреннего контроля в рамках корпоративного управления в российских компаниях
3.2. Процесс и процедуры внутреннего контроля 112
3.3. Моделирование бизнес-процессов, средств внутреннего контроля и рисков
3.4. Оценка системы внутреннего контроля 142
Заключение 149
Литература 160
Приложения 181
- Роль корпоративного управления в создании стоимости и повышении информационной привлекательности компании
- Организационная структура внутреннего контроля
- Процесс и процедуры внутреннего контроля
Введение к работе
Актуальность темы исследования. Поскольку рыночная экономика Российской Федерации находится в стадии становления, совершенствуются методы управления бизнесом.
Системы внутреннего контроля имеются во всех компаниях, однако далеко не всегда они удовлетворяют современным требованиям. С желанием российских компаний выйти на международный рынок капитала, на первичное размещение своих акции на Нью-Йоркской, Лондонской и других биржах необходимо перестроить всю систему корпоративного управления акционерной компании.
Важную роль в системе корпоративного управления играет, несомненно, внутренний контроль. При этом, чем более значительна компания по масштабам деятельности, оборотам, по организационной структуре, тем выше требования к системе контроля и актуальнее задача повышения ее эффективности и качества.
Порядок разработки и требования к системе внутреннего контроля акционерных обществ, применительно к современным требованиям были разработаны в 80-х годах XX столетия COS0.1 В настоящее время происходит подъем интереса к данной проблематике.
Целый ряд банкротств крупнейших компаний, кризис доверия к финансовой отчетности потенциальных инвесторов и всего рынка капитала - все это ярко продемонстрировало тот факт, что существующие модели управления корпорациями, даже в странах с развитой рыночной экономикой обладают существенными недостатками. В первую очередь, это связано с несовершенством системы внутреннего контроля, его низкой эффективностью. Это привело к ужесточению требований к корпоративному управлению на законодательном и нормативном уровне (например, появления закона Сарбейнса-Оксли в США в 2002 году, появление новых требований регуляторов фондового рынка и фондовых бирж и т.п.). Так, например крупнейшие фондовые биржи мира требуют для внесения ценных бумаг компании в листинг биржи, наличия в ней внутреннего контроля в качестве обязательного условия.
С принятием закона Сарбейнса-Оксли активную роль в регулировании вопросов корпоративного управления стали играть государственные органы США,
1 The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (подробнее см. ііптх/Лууууу.сояо.огц/Ч -некоммерческая организация, учрежденная с целью разработки рекомендаций, позволяющих улучшить качество финансово» отчетности за счет создания процедур внутреннего контроля и совершенствования корпоративного управления.
например Комиссия по ценным бумагам и биржам США (SEC), биржевые фонды и институты, такие как Нью-Йоркская фондовая биржа (NYSE), NASDAQ и др. Данный закон расширяет давно существующее требование к открытым акционерным обществам по созданию и поддержанию систем внутреннего контроля, возлагая обязанность на руководство компаний представлять информацию об эффективности этих систем, а на независимого аудитора - удостоверять предоставленные сведения.
Недостаточное внимание российских компаний к вопросам корпоративного управления и контроля может обернуться ослаблением их конкурентных позиций. С каждым годом потребности российского бизнеса в капитале и в качественном менеджменте растут. Практика показывает, что наличие в компании эффективности системы внутреннего контроля становится основной для улучшения финансовых показателей, повышения качества управленческих решений, получения целого ряда других преимуществ.
Наличие в компании эффективной системы внутреннего контроля является особенно важной также для собственников-менеджеров, которые меньше занимаются управлением, концентрируясь на функциях контроля, стратегического управления и передают функции управления профессиональным менеджерам. Неизбежно возникающая при этом «агентская проблема» становится источником возникновения рисков неправильного поведения со стороны менеджеров, что может повлечь за собой убытки, потерю имиджа, и снижение стоимости компании.
Наличие в компании эффективного корпоративного управления, одним из элементов которого является внутренний контроль и внутренний аудит, является положительным сигналом для потенциальных инвесторов и кредиторов, способствуя росту капитализации компании.
В условиях российских компаний добавляется ряд других факторов. В первую очередь, это необходимость для собственников и менеджмента упорядочить структуру и организацию бизнес-процессов для существенной экономии затрат компании. Эффективность управленческих решений не в последнюю очередь зависит от достоверности бухгалтерской и управленческой отчетности. Искажение данных в отчетности может быть вызвано ошибками обработки первичных документов, неверно выстроенными бизнес-процессами компании, недобросовестным поведением персонала. Внедрение системы внутреннего контроля позволит
обеспечить достоверность финансовой информации, а также снизить риски при принятии управленческих решений.
Система внутреннего контроля компании позволяет выявлять и устранять существенные риски деятельности. Внутренний контроль обеспечивает достоверность информации в финансовых отчетах. Таким образом, с уверенностью можно говорить, что в современных условиях ведения бизнеса работа по формированию стоимости компании начинается с вопросов внутреннего контроля.
Внутренний контроль и внутренний аудит представляют собой эффективный, но в то же время недостаточно используемый инструмент в деятельности компании.
Для создания системы внутреннего контроля необходимо разработать ее организационную структуру, определить круг лиц, участвующих в формировании информации в каждом бизнес-процессе, порядок их взаимоотношений, ответственность, документы, документооборот, технические средства контроля, положения о подразделениях, служебные и должностные инструкции и др.
Для осуществления контроля за деятельностью акционерного общества действующим российским законодательством предусмотрено формирование специального органа - ревизионной комиссии, а также привлечение независимой аудиторской организации - внешнего аудитора. Эффективность деятельности данных субъектов внутреннего контроля значительно снижается из-за не постоянного проведения контрольных мероприятий (как правило, по результатам за год). Для обеспечения эффективного внутреннего контроля необходима организация непрерывного контроля за порядком осуществления всех хозяйственных операций акционерного общества. Важное значение приобретают аудит и комитет по аудиту при совете директоров акционерного общества, а также тщательно отработанная система внутреннего контроля.
Система корпоративного управления, которая сложилась в Российской Федерации, требует глубокой адаптации западных теоретических и практических разработок в области создания систем внутреннего контроля и эффективности их функционирования.
Актуальность, теоретическая и практическая значимость совершенствования организации внутреннего контроля в российских акционерных обществах предопределили выбор темы работы, ее цель, задачи и направления исследования.
Теоретическая и методологическая основа исследования. Теоретической и методологической основой исследования послужили работы как отечественных, так и зарубежных авторов в области корпоративного управления и внутреннего контроля. Вопросы внутреннего контроля исследовали такие российские специалисты как: И.А. Белобжецкий, В.В. Бурцев, Э.А. Вознесенский, Ю.А. Данилевский, Г.В. Кулинина, Г.Ы. Соколова, Л.В. Сотникова, В.П. Суйц и др. В работах этих авторов затронуты многие вопросы, касающиеся содержания внутреннего контроля.
Среди зарубежных работ по корпоративному управлению в рамках новой институциональной теории можно особо выделить исследования О. Харта, А. Берле, Г. Минза, У. Меклинга, М. Дженсена, Ю. Фама, А. Алчиана, Г. Демсеца.
Вопросам организации внутреннего контроля, в той или иной степени, посвящены работы таких известных зарубежных специалистов как: Э.А. Арене, К. Друри, Дж.К. Лоббек, Р. Монтгомери, Ч.Т. Хорнгрен, Дж. Фостер.
В исследовании широко использовались федеральные законы, нормативные акты Правительства РФ, Министерства финансов РФ, ФКЦБ и других государственных органов власти. В процессе работы также применялись гражданский, налоговый кодексы.
Методологической основой работы является системный подход к исследуемым процессам и явлениям, приемы диалектической и формальной логики. В зависимости от характера решаемых задач использовался широкий набор методов: дедукции, индукция, сравнения, систематизация и обобщение теоретических и практических материалов, сводки и группировки, аналитические процедуры и другие методы, которые позволили бы обеспечить достоверность и обоснованность выводов и рекомендаций, предложенных в диссертации.
Степень разработанности проблемы.
В России наибольшей степени разработанности получили вопросы организации внутреннего контроля в финансово-кредитных учреждениях. В этом направлении сформирован ряд методических материалов, но эта методика не во всем и не всегда применима в акционерных обществах.
Несмотря на многочисленные исследования, посвященные проблематике корпоративного управления, тема организации системы внутреннего контроля в российских акционерных обществах малоизученна и требует дальнейшей разработки.
В работе были использованы рекомендации Кодекса корпоративного поведения ФКЦБ в части осуществления контроля финансово-хозяйственной деятельности акционерного общества.
Цель и задачи исследования. Целью настоящей диссертационной работы является теоретическое обоснование и разработка методических рекомендаций по созданию и совершенствованию системы внутреннего контроля в рамках современных требований корпоративного управления.
Достижение постановленной цели обусловили необходимость решения ряда научных и практических задач, а именно:
Уточнить современную теоретическую базу корпоративного управления и системы внутреннего контроля;
Определить место и роль системы внутреннего контроля в корпоративном управлении крупных компаний;
Раскрыть сущность и содержание системы внутреннего контроля в корпоративном управлении и оценить новейшие требования к его функционированию в акционерных обществах;
Рассмотреть основные проблемы реализации требований к системе внутреннего контроля в российских компаниях;
Рассмотреть основные подходы к формированию процесса и процедур внутреннего контроля;
Описать подходы к моделированию бизнес-процессов, средств внутреннего контроля и рисков в российских компаниях;
Раскрыть вопросы оценки системы внутреннего контроля.
Предмет исследования. Предметом исследования данной диссертационной работы явились теоретические, методические и организационные вопросы внутреннего контроля в системе корпоративного управления.
Объект исследования. Объектом исследования были выбраны действующие системы внутреннего контроля ряда крупных российских компаний, таких как КАМАЗ, РАО «ЕЭС России», ОАО «Ярпиво» и другие.
Область исследования. Диссертационная работа выполнена в рамках Паспорта научной специальности ВАК 08.00.12 - Бухгалтерский учет, статистика, утвержденного протоколом первого заместителя министра промышленности, науки и технологии Российской Федерации № МК-1-пр от 16.02.2001.
Научная новизна исследования. Научная новизна диссертационного иссле-
дования заключается в обосновании комплекса теоретических и практических положений по определению сущности, организации и функционированию системы внутреннего контроля в корпоративном управлении в свете новейших современных требований.
В работе получены следующие основные результаты, определяющие научную новизну исследования:
уточнение понятия «риска», «корпоративного управления» и «внутреннего контроля»;
проанализированы предпосылки организации системы внутреннего контроля в акционерном обществе;
систематизированы нормативные требования к системе внутреннего контроля в российских компаниях;
предложен подход к разграничению полномочий и ответственности по уровням управления компании при осуществлении внутреннего контроля;
проанализированы и обобщены сильные и слабые стороны деятельности субъектов внутреннего контроля;
разработаны подходы к формированию бизнес-процессов в рамках системы внутреннего контроля;
определена специфика построения системы внутреннего контроля в российских условиях.
Теоретическая и практическая значимость работы. Результаты, полученные в ходе исследования, будут способствовать широкому внедрению системы внутреннего контроля в рамках корпоративного управления российских компаний, как выходящих на западные рынки капитала, так и привлекающих инвесторов внутри страны.
Теоретические положения диссертации могут быть использованы аудиторскими и консалтинговыми фирмами при консультировании и проведении работ по созданию и совершенствованию системы внутреннего контроля в российских компаниях. Практическая значимость диссертационного исследования состоит в том, что его концептуальные положения могут найти применение при подготовке положений методик и процедур внутреннего контроля в акционерных обществах России.
Апробация и внедрение результатов исследования.
Исследование носит научно-практический характер, его отдельные состав-
ляющие были опубликованы автором, используются в практической деятельности и применяются аудиторской компанией «Статус», аудиторско-консалтинговой компанией ООО «ФБК», в учебном процессе кафедры учета, анализа и аудита экономического факультета МГУ им. М.В. Ломоносова, в учебном процессе международного университета «Содружества».
Материалы диссертационного исследования апробированы также на конференции «Ломоносовские чтения» в МГУ им. М.В.Ломоносова.
Структура и содержание работы. Структура диссертационной работы обусловлена целями исследования и решаемыми в работе задачами. Диссертационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка используемой литературы и Приложений.
Во введении обоснована актуальность темы, указана цель диссертационного исследования, объект диссертационной работы, методические основы и теоретическая база исследования, а также раскрыта его научная новизна.
В первой главе «Теоретические основы корпоративного управления» раскрывается содержание корпоративного управления, его роль в создании стоимости и повышении информационной привлекательности компании, управление рисками в системе корпоративного управления, а также принципы и стандарты корпоративного управления.
Во второй главе «Организация системы внутреннего контроля» отражены вопросы организационной структуры внутреннего контроля, дана классификация системы внутреннего контроля, современные подходы к его организации, роль и место внутреннего и внешнего аудита в системе внутреннего контроля.
Третья глава «Практические аспекты формирования системы внутреннего контроля» посвящена вопросам реализации требований к системе внутреннего контроля в корпоративном управлении, характеристикам процесса и процедур внутреннего контроля, моделированию бизнес-процессов, оценке системы внутреннего контроля.
Роль корпоративного управления в создании стоимости и повышении информационной привлекательности компании
Теория менеджмента и практический опыт многих компаний свидетельствуют, что эффективное корпоративное управление открывает перед компанией принципиально новые возможности развития бизнеса. В первую очередь эффективная система корпоративного управления необходима как один из главных инструментов создания стоимости для акционеров.
В обобщенном виде стоимость акционерного капитала - это стоимость компании за вычетом задолженности и прочих обязательств. Стоимость компании определяется как сумма инвестированного капитала и дисконтированной величины прогнозируемой добавленной стоимости. Экономическая добавленная стоимость: определяется, как известно, следующим образом:1
EVA = 1С х (ROIC-WACC),
где 1С (invested capital) - величина инвестированного капитала;
ROIC (return on invested capital) - рентабельность инвестированного капитала;
WACC (weighted average cost of capital) - средневзвешенная стоимость привлеченного капитала (акционерного и заемного). Стоимость компании определяется способностью компании минимизировать стоимость привлеченного капитала (WACC) и максимизировать отдачу от инвестированного капитала (ROIC). Кроме того, важна способность компании привлекать значительный объем капитала для роста, чтобы обеспечить постоянное увеличение добавленной стоимости. Эффективная система корпоративного управления воздействует на каждый из перечисленных рычагов создания стоимости. 1. Увеличение доступности капитала
Вкладывая средства в компании с эффективным корпоративным управлением, инвесторы соглашаются получать меньший возврат на капитал, чем от вложений в компании с негативным имиджем корпоративного управления. Таким образом, для компаний первой группы снижается стоимость привлеченного капитала (WACC). Кроме того, низкая величина WACC позволяет им реализовывать проекты, которые не могут быть осуществлены их конкурентами из-за более высокой стоимости привлеченного капитала. По этой же причине эффективно управляемые компании имеют возможность привлекать капитал быстрее и легче, чем более рискованные, с точки зрения потенциального инвестора, компании. Доступность капитала таюке является существенным фактором для обеспечения роста корпорации, а значит, и для создания будущей экономической прибыли и увеличения акционерной стоимости компании. Чем объяснить готовность инвесторов получать меньшую отдачу от вложенных средств при инвестировании в компании с эффективным корпоративным управлением? Во-первых, эффективное корпоративное управление повышает прозрачность компании, более доступной становится информация о финансовых результатах ее деятельности и управленческих про 1 Экономическая добавленная стоимость (EVA) - понятие, введенное в обращение консультационной компанией Stern Steward [241]. цессах. Это положительно влияет на субъективное восприятие инвесторами рискованности вложений в данную корпорацию, и они не требуют повышенной отдачи на капитал. Во-вторых, наличие в компании эффективной системы корпоративного управления служит для инвесторов доказательством того, что их интересы имеют приоритет над интересами менеджеров. Кроме того, миноритарные акционеры получают гарантии того, что наиболее крупные акционеры будут соблюдать их права. И опять, в результате меньший риск означает меньший ожидаемый возврат на инвестиции, что, в свою очередь, означает более низкую стоимость капитала и более высокую степень его доступности. 2. Повышение рентабельности инвестированного капитала
С течением времени эффективная система корпоративного управления позволяет улучшить результаты компании за счет более высокой производительности, или рентабельности, инвестированного капитала (ROIC). Кроме того, эффективное корпоративное управление позволяет мобилизовать капитал при возникновении перспективных проектов быстрее, чем это в состоянии сделать конкуренты. Большая ответственность перед акционерами повышает взаимную ответственность внутри компании, снижая уровень разногласий и трений, и, таким образом, положительно влияет на качество управленческих решений. Повышающаяся под воздействием перечисленных факторов рентабельность инвестированного капитала (ROIC) ведет к созданию дополнительной акционерной стоимости, делает компанию привлекательной для капитала и позволяет привлекать его по более низким ставкам.
Рассмотрим несколько иной подход, описывающий механизм влияния качества корпоративного управления на стоимость компании.
Данный подход предполагает, что акционеры (инвесторы) вынуждены нести, помимо фундаментальных (коммерческих, валютных и др.), дополнительные риски, связанные с корпоративным управлением, в частности с незащищенностью своих законных прав на остаточные денежные потоки в рамках определенной организационной модели. В соответствии с эмпирическим исследованием, проведенным П. Старюком и В. Полиенко [192, 50-57], в способности различных механизмов снижать подобного рода риски и заложен потенциал организационного роста стоимости компании.
В традиционной финансовой теории стоимость актива определяется как дисконтированная величина чистых денежных потоков, генерируемых данным потоком. При этом риски, связанные с данными потоками, учитываются либо путем корректировки самих потоков, либо путем корректировки ставки дисконтирования. Таким образом, механизм влияния корпоративного управления на стоимость компании вписывается в логику классической финансовой теории и заключается в том, что плохое качество корпоративного управления увеличивает риски акционеров и потенциальных инвесторов, а значит, увеличивает стоимость капитала компании (WACC), которая выступает фактором дисконта при оценке ее стоимости.
Механизм влияния корпоративного управления на стоимость компании представлен на рис. 2.
Вкладывая средства в компании с эффективным корпоративным управлением, инвесторы соглашаются получать меньший возврат на капитал, чем от вложений в компании с негативным имиджем корпоративного управления. Таким образом, для компании первой группы снижается стоимость привлеченного капитала (WACC). Кроме того, низкая величина WACC позволяет им реализовывать проекты, которые не могут быть осуществлены их конкурентами из-за более высокой стоимости привлеченного капитала, и привлекать капитал быстрее и легче, чем более рискованные, с точки зрения потенциального инвестора, компании. Готовность инвесторов получать меньшую отдачу от вложенных средств при инвестировании в компании с эффективным корпоративным управлением объясняются следующими причинами.
Организационная структура внутреннего контроля
Внедрение системы внутреннего контроля целесообразно начать с определения подразделений и направлений деятельности компании, для которых будут разработаны контрольные процедуры. Как правило, система внутреннего контроля в большей степени затрагивает структурные единицы компании, которые напрямую связаны с формированием финансовой отчетности, управлением денежными и товарно-материальными потоками - отделы сбыта, снабжения, производственные подразделения, бухгалтерию, казначейство и др.
После того как определены границы системы внутреннего контроля, составляется календарный план-график работ и формируется рабочая группа по разработке конкретных контрольных процедур. В ее состав можно порекомендовать включить сотрудников службы внутреннего аудита, специалиста по анализу и идентификации рисков, а также привлекать в качестве экспертов руководителей тех функциональных подразделений, для которых создаются процедуры контроля [102].
Важным этапом в построении эффективной системы внутреннего контроля является детальное описание и регламентация бизнес-процессов подразделений, отобранных для внедрения системы внутреннего контроля. Выбор бизнес-процессов может осуществляться исходя из следующих критериев: 1. Существенность счета. Для ограничения состава бизнес-процессов следует определить существенные счета.
Таковыми являются счета бухгалтерского или управленческого учета, искажение информации, по которым может ввести в заблуждение менеджмент компании или потенциальных инвесторов. Каждая компания использует свою методику определения существенности счетов финансовой отчетности. Например, существенными могут признаваться следующие счета [102]:
- обороты или сальдовые остатки по которым превышают 5% от прибыли до вычета налога на прибыль, дивидендов и процентов по кредитам;
- обороты по которым составляют более 10% по отношению к выручке компании;
- по ликвидности учтенных на счете активов и пассивов. Так, денежные средства обладают высокой ликвидностью, следовательно, связаны с высокими рисками их потери. Поэтому счета учета денежных средств можно рассматривать как существенные.
2. Значимость бизнес-процесса для деятельности компании.
Данный подход предполагает определение ключевых бизнес-процессов, оказывающих существенное влияние на достижение поставленных перед организацией целей и задач.
Так, деятельность компании зависит от используемых ею патентов и лицензий, стоимость которых не превышает 5% валюты баланса. Тем не менее, счета учета патентов и лицензии будут классифицированы как существенные, так как от эффективности контроля за этими активами будут зависеть результаты работы предприятия.
Для того чтобы процедуры внутреннего контроля и системы управления рисками функционировали эффективно, рекомендуется разграничить обязанности по разработке и оценке эффективности таких процедур.
В этой связи особое значение приобретает разработка организационной структуры внутреннего контроля акционерного общества, включающая в себя:
- определение основных субъектов системы внутреннего контроля;
- разграничение компетенции субъектов внутреннего контроля;
- определение порядка взаимодействия субъектов внутреннего контроля;
- подготовку и утверждение внутренних организационно-распорядительных документов акционерного общества, регламентирующих систему внутреннего контроля (к таким документам можно отнести Положение о внутреннем контроле, Положение о комитете по аудиту, Положение о службе внутреннего аудита, Положение о ревизионной комиссии и др.).
По нашему мнению, корпоративное управление в части осуществления контроля финансово-хозяйственной деятельности должно строиться на эффективном взаимодействии нескольких сторон: сотрудников, участвующих в формировании информации по процедурам внутреннего контроля и бизнес-процессам; совета директоров и ревизионной комиссии как представителей собственников, высшего исполнительного руководства, внешнего аудитора и внутреннего аудитора. У каждой из этих сторон своя роль и свои задачи. Роль совета директоров заключается в выработке стратегии, определении ключевых политик, наблюдении (надзоре) за действиями исполнительного руководства. Исполнительное руководство отвечает за воплощение планов, повседневное управление бизнесом. Внутренний аудит оценивает эффективность действующей системы внутреннего контроля. Роль внешнего аудита заключается в независимой оценке финансовой отчетности компании
Процесс и процедуры внутреннего контроля
Кратко рассмотрим базовую методику управления процессом вообще [87]. На рис. 15. показана концептуальная схема управления процессом как таковым.
Процесс, представленный на рис. 15, имеет входы и выходы. Для выполнения процесса используются ресурсы (персонал, оборудование, инфраструктура, среда и пр.). Управление процессом осуществляет владелец процесса. Все ресурсы, необходимые для выполнения процесса, находятся в его распоряжении. Владелец процесса - должностное лицо, которое имеет в своем распоряжении персонал, инфраструктуру, программное и аппаратное обеспечение, информацию о процессе, управляет ходом процесса и несет ответственность за результаты и эффективность процесса.
Для того чтобы вести управление процессом, владелец процесса должен получить информацию о ходе процесса и информацию от потребителя (клиента) процесса. Поэтому одной из составляющих частей процессного управления является система поступления информации владельцу процесса. Соответственно, вышестоящему руководству должна поступать регулярная отчетность о ходе процесса.
Процесс не может существовать отдельно от организации. Для работы процессов руководство должно определить назначение процесса, поставить перед владельцем процесса цели и утвердить плановые значения показателей результативности и эффективности процесса. Владелец процесса, в свою очередь, принимает управленческие решения на основании поступившей информации и установления планов.
Таким образом, на рис. 15. представлена достаточно сложная схема процесса, учитывающая взаимосвязь горизонтальных материальных потоков и ресурсов и вертикальных информационных потоков и управленческих взаимодействий.
Под определением «процесс», как было указано выше, может пониматься деятельность, выполняемая различными подразделениями организации (сквозные или межфункциональные процессы), так и деятельность, выполняемая внутри одного подразделения.
На рис. 16 изображен алгоритм управления отдельным процессом со стороны его владельца [87]. Владелец процесса редко имеет аппарат управления процессом, но его действия по управлению можно алгоритмизировать в виде блок-схемы.
Управление процессом в штатной ситуации начинается с регулярного получения владельцем данных о ходе процесса в форме, установленной владельцем (рис. 16). Владелец организовывает фиксирование и хранение информации (данных) для того, чтобы при необходимости можно было к ним вернуться и проверить правильность информации и правильность решений, принятых на основании этой информации. Затем владелец процесса проводит анализ данных, сравнивая получившийся результат с плановыми показателями и указаниями руководителя.
В случае если отклонение полученных результатов от плановых показателей превышает установленные для этого показателя границы, владелец процесса обязан:
зафиксировать факт отклонения;
провести анализ причин отклонения, выявить эти причины;
оценить экономическую целесообразность устранения причин отклонения;
если устранение причины отклонения целесообразно, то владелец обязан организовать разработку и внедрение мероприятий, по устранению причин произошедшего отклонения;
устранение причин отклонения требует перераспределения ресурсов или получения дополнительных ресурсов от вышестоящего руководителя;
о своих действиях владелец процесса обязан сообщить вышестоящему руководителю.
Результаты анализа данных, выявления отклонения, принятые решения о необходимости и методах устранения причин отклонений, результатах устранения владелец должен задокументировать в любой удобной для него форме. Отчетность о ходе процесса поступает вышестоящему руководителю в виде документа с условным названием «Справка о ходе процесса». Документ может быть в бумажной или электронной форме. После выполнения владельцем процесса обязательных функций по отчетности о ходе процесса перед вышестоящим руководителем, наступает очередь работы вышестоящего руководителя по регламенту, установленному для него. Такая регламентация всех уровней управления обеспечивает регулярную обратную связь между уровнями управления.
Регламентация деятельности вышестоящего руководителя заключается в том, что вышестоящий руководитель должен проанализировать (сам при помощи аппарата управления) поступившие от владельцев «справки о ходе процессов» и принять по ним управленческие решения. Управленческое решение доводится до владельцев процессов в виде документа с условными названиями «Протокол анализа процесса». Подписанный протокол имеет для владельца процесса силу утвержденного приказа.
Не каждое отклонение данных от среднего значения нужно фиксировать и анализировать. Для того чтобы владелец процесса не «утонул в бумагах», он должен установить критерии для показателей процесса на таком уровне, чтобы за месяц ему приходилось проводить такие анализы с письменным оформлением результатов, не более 5-6 раз. Число 5-6 установлено на основе практических соображений и опыта работы.
Рассмотрим пример организации контрольной деятельности для достоверного отражения в учете и отчетности операций по сбыту готовой продукции на примере одного из крупных автомобильных заводов.
Действие контроля осуществляется на базе технологических процедур управления (ТПУ), которые являются одновременно описанием технологии и последовательности выполнения работ и описанием процедур формирования информации о деятельности и ее результатах, включая организацию контрольных операций и ответственности персонала.
