Содержание к диссертации
Введение
Глава 1. Теоретические и методические основы принятия управленческих решений на основе развития их документационной поддержки 13
1.1. Теоретические подходы к принятию управленческих решений в подразделениях управления вуза 13
1.2. Специфические условия принятия управленческих решений в высшем учебном заведении как социальной и экономической системе 21
1.3. Методические подходы к исследованию принятия управленческих решений в подразделениях управления высшего учебного заведения 34
Глава 2. Анализ процессов принятия управленческих решений в системе документационного обеспечения вуза 51
2.1. Анализ процессов разработки и применения унифицированных форм документов и регламентов в документационном обеспечении вуза 51
2.2. Анализ процесса совершенствования управленческих решений в вузе с использованием современных информационных технологий 71
2.3. Оценка качественных параметров системы принятия управленческих решений кадровой службы вуза 89
Глава 3. Методы совершенствования процесса принятия управленческих решений в кадровой службе вуза 96
3.1. Моделирование системы принятия управленческих решений в кадровой службе вуза 96
3.2. Повышение качества управленческих решений в кадровой службе на основе использования информационных технологий 105
3.3. Эффективность совершенствования процессов принятия управленческих решений в кадровой службе вуза 119
Заключение 133
Библиографический список 136
Приложения 151
- Специфические условия принятия управленческих решений в высшем учебном заведении как социальной и экономической системе
- Методические подходы к исследованию принятия управленческих решений в подразделениях управления высшего учебного заведения
- Анализ процесса совершенствования управленческих решений в вузе с использованием современных информационных технологий
- Повышение качества управленческих решений в кадровой службе на основе использования информационных технологий
Введение к работе
В процессе вхождения России в общеевропейское образовательное пространство предстоит сделать отечественную систему высшего образования сравнимой и сопоставимой с системами образования европейских стран. Качество высшего образования, является важнейшим условием в создании общеевропейского пространства высшего образования и модернизации высшего профессионального образования России. В Болонской декларации, как и в Коммюнике Конференции министров образования, наряду с другими первостепенными целями развития европейского образовательного пространства, декларируется задача обеспечения качества образования, развития европейского сотрудничества в области контроля качества с целью разработки сопоставимых критериев и методологий [48, с.7]. [Сегодня современный университет не может развиваться, оставаясь неподвижной академической структурой. В основе его развития должны лежать методы управления, направленные на повышение адаптивных возможностей вузы к быстро меняющимся условиям внешней среды
Осуществляемые социально-экономические и политические реформы кардинальным образом изменили содержание и характер управленческой деятельности в сфере высшего- образования. В связи с этим все большее внимание уделяется повышению эффективности управленческих решений на основе совершенствования системы документационного обеспечения, в том числе с использованием информационных технологий.
Проблема совершенствования управления вузом как социально-экономической системой в современной России чрезвычайно сложна и актуальна. Актуальность, в первую очередь, вызвана значительным ухудшением внешних условий: снижением, по сравнению с советскими временами, государственного финансирования высшего образования, агрессивной конкурентной политикой вузов-лидеров, демографическим спадом и т.д. Кроме того, сами вузы оказались плохо приспособленными к функционированию в рыночных условиях. В значительной степени это относится к низкой эффективности системы управления вузом.
Осуществляемые политические и социально-экономические реформы существенно повлияли на характер и содержание управленческой деятельности в сфере высшего образования. Система высшего образования, действующая в режиме постоянного реформирования, объективно требует осуществления новых подходов к управлению, предполагающих усиление его конкретных функций, разработку вариантных структурных моделей, внедрение новых технологий, а также научное обоснование планируемых управленческих действий.
В процессе функционирования вуза как социально-экономического объекта важнейшей особенностью управленческой деятельности является обоснование, принятие и организация выполнения принимаемых решений. Именно процесс разработки и принятия управленческих решений, являясь одним из связующих процессов, пронизывает всю управленческую деятельность.
Повышение уровня организации и эффективности управления в вузе во многом зависит от того, насколько рационально организовано делопроизводство и насколько профессионально оформляются управленческие решения, чем гарантируется успех управления в целом.
Анализ ситуации в управлении высшими учебными заведениями как сложными социально-экономическими системами показывает, что методы принятия управленческих решений на основе организации работы с документами, сформировавшиеся у большинства руководителей в прежних условиях управления, становятся недостаточными для выполнения усложнившихся управленческих функций. Поэтому, в современных условиях, для повышения, эффективности управления необходима оптимизация процессов принятия управленческих решений и методов работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
В правильной организации оформления управленческих решений заложена основа сохранности и эффективного использования информации. Рациональные формы и методы создания и обработки решений могут быть доведены до уровня общей нормы лишь при условии, что все участвующие в процессах создания, обработки и исполнения управленческих решений и документной информации будут достаточно точно придерживаться в своей деятельности единых правил, норм и регламентов оформления.
Оценивая степень изученности проблемы, следует отметить, что переломный этап в понимании порядка оформления решения являющегося инструментом управления в вузах, как социальных и экономических системах относится к 1980-м годам и связывается, в том числе, с принципиальным изменением способов фиксации, передачи и чтения управленческой информации.
Исследованию проблем управления высшим учебным заведением посвящены труды таких известных зарубежных и российских исследователей как В.В. Боков, Ю.С. Васильев, В.В. Глухов, Ю.П. Господарик, Л.И. Евенко, А.П. Егоршин, У.Г. Зиннуров, В.Г. Кинелев, Е.А. Князев, Э.М. Коротков, В.Ю. Кричевский, В.Г. Куценко, А.И. Момот, Л.И. Найденова, И.Н. Наумова, С.Д. Резник, А.Я. Савельев, В.И. Садовничий, Ю.А. Самсонов, Н.Б. Татарин-ская, М.П. Федоров, В.М. Филиппов, В.Ф. Хотеенков, и др.
Труды указанных ученых, главным образом, были посвящены исследованию сущности отдельных концепций, принципов и направлений управления процессом образования. Вместе с тем ряд вопросов, касающихся оформления и принятия управленческого решения подразделениями кадровой службы высшего учебного заведения до настоящего времени остаются недостаточно изученными как в экономической науке, так и в практике управления. Данные обстоятельства и предопределили потребность в углубленном изучении поставленной проблемы.
Такая постановка вопроса привела к активному изучению управленческих документов на машинных носителях и разработке методик оптимизации процессов принятия управленческих решений. Значительным вкладом в развитие теории разработки оптимизационных моделей и механизмов принятия управленческих решений в условиях внедрения в практику новых информационных технологий является докторская диссертация В.Ф. Бабкина. В этой работе впервые сформулирована предварительная управленческая концепция использования новых информационных технологий в процессе принятия управленческого решения и оперативной обработки его. Автор рассмотрел проблему закономерностей эволюции управленческих решений, определив перспективы использования машинных носителей информации
Экономические проблемы функционирования сферы высшего профессионального образования в условиях становления рыночных отношений представлены в трудах A.M. Бабича, Е.Н. Богачёва, Е.В. Егорова, Е.Н. Жильцова, В.М. Зуева, В.Н. Казакова, А.П. Панкрухина, Т.Ф. Романовой, И.С. Шур-гина, Т.В. Юрьева, Л.И. Якобсона.
Основные положения методологии системной трансформации вузов формировались под влиянием работ фундаментального и прикладного характера по теории систем Р. Акоффа, Дж.В. Гига, Л.А. Растригина, В.Н. Садовского, Г. Саймона, К. Уотта и др., системному и ситуационному анализу — В.Г. Афанасьева, И.В. Блауберга, Г. Кунца, К. Негойце, В.И. Нечипоренко, А.И. Уёмова, Ю.И. Черняка, Э.Г. Юдина и др.; теории управления социально-экономическими системами - А.Г. Аганбегяна, И.М. Бобко, О.С. Вихан-ского, П. Друккера, П.В. Журавлёва, М.А. Иванова, И.И. Мазура, Г.И. Марчука, М. Мескона, Б.З. Мильнера, Дж. Моррисея, А.И. Наумова, А.Г. Поршнева, З.П. Румяныевой, Р. Холла и др. Исследование проблемы формирования механизмов управления учреждений высшего профессионального образования базируются на результатах работ в области совершенствования механизма функционирования и развития социально-экономических систем как составной части современной экономической теории и опираются на труды зарубежных и отечественных ученых - Ю. Бригхема, Л. Гапенски, К. Друри, Р. Фицджеральда, Дж.К. Ван Хорна, Ч. Хорнгрена, Д. Хоупа, Дж.К. Шима, М.А. Абрамовой, И.Т. Балабанова, Л.И. Дробозиной, В.В. Ковалёва, A.M. Ковалёвой, Н.В. Колчиной, М.Г. Лапусты, М.В. Лычагина, Г.Б. Поляка, М.В. Романовского, В.К. Сенча-гова, Е.И. Шохина и др.
Реальные проблемы практической деятельности явились основанием и дали импульс теоретическим исследованиям процессов управления в вузе, в том числе на уровне внутренней среды, о чем свидетельствуют работы Н.Г. Ба-гаутдиновой, М.Я. Башировой, Ю.С. Васильева, Г.И. Лазарева, В.В. Осипова, О.И. Пятковского, И.Б. Романовой, Н.В. Фадейкиной, O.K. Филатова.
Синергетические аспекты управления исследованы в работах В.В. Губарева, СП. Курдюмова, Г.Г. Малинецкого. Труды специалистов в сфере экономики высшей школы, организационных и экономических механизмов управления вузом в условиях становления рыночных отношений в своей совокупности существенно повысили уровень разработанности ряда проблем. Анализ работ в целом показывает, что проблема изменения механизма реализации системных управленческих функций в связи с ресурсным обеспечением во внутренней среде вуза никем не рассматривалась комплексно. До сих пор наименее проработанными остаются вопросы разработки механизма принятия управленческих решений в вузе Актуальность разработки новых, совершенствования существующих подходов к формированию управленческого решения, комплексность исследования проблемы внутривузов-ского механизма управления деятельностью структурных подразделений с учетом изменения факторов внешней и внутренней среды определили выбор темы диссертационной работы, её цель, предмет, объект и основные направления исследования.
Целью данной диссертационной работы является совершенствование процессов принятия решений в подразделениях управления высших учебных заведений на основе развития их документационной поддержки в специфических условиях управления вузом как социальной и экономической системой.
Для реализации поставленной цели решены следующие задачи:
- изучены и обобщены методы подготовки и принятия управленческих решений в системе документационного обеспечения высшего учебного заведения;
-уточнена методика исследования процессов принятия управленческих решений в вузах;
-исследованы и проанализированы методы принятия управленческих решений в вузах;
-исследована практика применения программного обеспечения принятия управленческих решений, выработаны рекомендации по его использованию;
- разработаны унифицированные формы управленческих документов для высшего учебного заведения;
- разработаны технологии (регламенты) основных операций управления кадровой службой высшего учебного заведения, являющихся инструментом принятия управленческих решений;
- предложена модель принятия решений по направлениям управленческой деятельности в вузах;
-разработано программное обеспечение системы принятия решений в высшем учебном заведении, как социально-экономической системе;
- уточнена методика расчета эффективности системы управления вузом. Предметом исследования являются организационно-экономические отношения и механизмы внутривузовской системы формирования управленческих решений в системе кадровой службы и службы документационного обеспечения управления.
Объектом исследования выступают подразделения управления высшего учебного заведения как социально-экономической системы.
Теоретической и методологической основой работы послужили исследования в области управления в социальных и экономических системах, труды отечественных ученых в области управления в системе высшего образования; концепции, доктрины и программы Министерства образования и науки РФ по вопросам развития высшей школы; законодательные и нормативные документы федеральных и региональных органов власти; материалы научных конференций по исследуемой проблеме, в том числе материалы исследований, проведенных автором при участии кафедры менеджмента Пензенского государственного университета архитектуры и строительства в 2006-2008 гг. В работе использованы статистические данные о состоянии процесса принятия управленческих решений и выводы исследования, осуществленного автором в ряде высших учебных заведений Российской Федерации.
Научная новизна диссертационного исследования заключается в разработке новых положений по развитию методов и механизмов принятия решений во внутривузовской системе управления, в том числе:
- определены особенности принятия управленческих решений в подразделениях управления вузом;
- упорядочены механизмы подготовки и реализации управленческих решений в высшем учебном заведении;
- предложена модель процесса принятия управленческих решений в вузе по определенным направлениям управленческой деятельности; - разработана методика внутреннего аудита работы подразделений высшего учебного заведения при формировании управленческих решений;
-предложено программное обеспечение системы принятия решений в высшем учебном заведении как социальной и экономической системе.
- уточнена методика расчета эффективности системы управления вузом.
Теоретическое значение проведенного исследования заключается в
том, что в нем выдвинут ряд новых теоретических и методических положений, в совокупности углубляющих результаты исследований в сфере организации управленческого труда кадрового персонала вуза как социально-экономической системы.
Практическая значимость работы заключается в том, что использование предложенных подходов при обработке документов, методики проведения внутреннего аудита работы подразделений управления и других полученных диссертантом результатов позволяет высшим учебным заведениям России более оперативно решать практические задачи по принятию управленческих решений в системе документационного обеспечения управления и на этой основе повысить эффективность управления вузом.
Предложенные автором подходы к усовершенствованию управленческого труда могут служить основой выработки практических мер для более эффективного использования потенциала руководителей, специалистов кадровых служб и служб документационного обеспечения при принятии управленческих решений в высших учебных заведениях.
Апробация диссертационной работы. Основные положения и результаты диссертационной работы изложены автором в четырнадцати опубликованных научных статьях, а также представлены на пяти международных научно-практических конференциях («Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении» 28-29 марта 2006 г., «Управление в социальных и экономических системах» декабрь 2006 года., «На 11
правления развития высшего строительного образования в России и зарубежных странах» 28 января - 4 февраля 2006 г., «Управление высшими учебными заведениями в свете реализации приоритетного национального проекта «Образование» 3—5 декабря 2007г., «Управление высшим учебным заведением в условиях перехода на многоуровневую подготовку» май 2008г.).
Разработанные автором документы управления, регламенты работы с ними, электронные программы введены в действие и используются администрацией и кадровой службой Пензенского государственного университета архитектуры и строительства и других вузов РФ.
Материалы диссертации использованы при составлении учебника «Управление факультетом», двух учебных пособий для студентов: «Документирование управленческой деятельности», «Регламенты основных разделов документооборота кадровой службы и делопроизводства».
Структура, и объем диссертации. Диссертация объемом 219 страниц состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы, включающего 153 источника, 8 приложений, содержит 18 таблиц и 33 рисунка.
Соответствие диссертации паспорту научной специальности.
Диссертация представлена к защите по содержанию соответствующему пунктам 3 «Разработка моделей описания и оценок эффективности решения задач управления и принятия решений в социальных и экономических системах», 4 «Разработка методов и алгоритмов решения задач управления и принятия решений в социальных и экономических системах», 6 «Разработка и совершенствование методов получения и обработки информации для задач управления социальными и экономическими системами» областей исследования паспорта научной специальности 05.13.10 «Управление в социальных и экономических системах (экономические науки)». На защиту выносятся:
- особенности принятия управленческих решений в подразделениях управления вузом;
- механизмы подготовки и реализации управленческих решений в высшем учебном заведении;
- модель процесса принятия управленческих решений в вузе на основе развития их документационной поддержки;
- методика внутреннего аудита принятия управленческих решений в подразделениях высшего учебного заведения.
Специфические условия принятия управленческих решений в высшем учебном заведении как социальной и экономической системе
Высшее образование традиционно считается сферой преимущественно государственных интересов, поскольку именно государство формирует эту сферу, определяет условия ее функционирования и основные направления развития, предоставляет общественные ресурсы для ее деятельности, обеспечивает гарантии доступности образования для населения.
Формирование гражданского общества в совокупности с рыночными отношениями поставили сферу образования в новые условия функционирования. Основным направлением государственной политики в образовании становится распространение на эту сферу рыночных отношений. В подтверждение этого можно выделить ряд положений Федеральной целевой программы развития образования [98]. Так, например, цель политики модернизации образования в перспективе определена как обеспечение конкурентоспособности России на мировом уровне, а ее достижение может быть обеспечено за счет оптимального соотношения затрат и качества в сферах образования и науки.
Совершенствование процесса принятия управленческих решений в отечественной системе образования была актуальна на всех этапах ее развития.
Сложность совершенствования системы принятия решений связана, во-первых, с тем, что вузы — это крупные, достаточно разнообразные в своей деятельности и в настоящее время динамично развивающиеся организации. Среди важнейших задач, выдвинутых современной российской экономикой, особое место принадлежит комплексу мер, направленных на развитие и совершенствование систем управления высшими учебными заведениями как социальной и экономической системой.
Эти вопросы достаточно актуальны, так как в новых условиях рыночной экономики приходится искать наиболее эффективные способы управления персоналом организации, учебным процессом, научной, методической, социальной работой, обеспечивающие в итоге высокое качество подготовки специалистов.
Персонал подразделений управления в течение своей деятельности вынужден постоянно принимать управленческие решения, он накапливает определенный опыт в этой области. Во многом технология управления зависит от личных качеств сотрудников, особенностей управления принятых в той или иной организации.
Рассматривая деятельность кадрового подразделения, службы докумен-тационного обеспечения управления и архива вуза как основных в оформлении и принятии управленческого решения важно отметить, что анализ процессов, протекающих внутри этих подразделений, является постоянной задачей в системе управления персоналом высшего учебного заведения, начиная от кадрового планирования и приема персонала до организации взаимодействия подразделений управления при принятии управленческих решений [44]. С целью определения состава сотрудников вышеуказанных подразделений управления по полу и возрасту рассмотрим обработанные сведения анкетного опроса вузов РФ, проведенного автором в рамках диссертационного исследования (табл. 1,2). Таблицы наглядно показывают, что в основном в исследуемых подразделениях управления работают сотрудники женского пола (мужского пола - 2,3 % от общего числа- руководителей).
Анализ состава сотрудников кадровых служб, подразделений докумен-тационного обеспечения управления- и архивов вузов по возрасту свидетельствует о том что: руководящие должности, в основном, занимают специалисты, имеющие возраст от 50 лет и старше, причем более половины из них не имеют соответствующего специального образования и не желают повышать свою квалификацию, каждый четвертый из них не умеет работать на ПЭВМ вообще; на должностях исполнителей, в основном, находятся сотрудники в возрасте до 35 лет, более 50 % из них имеют соответствующее специальное образование, они желают повышать свою квалификацию, но не видят перспектив профессионального роста.
Достаточно важным качественным показателем состава сотрудников подразделений управления вуза является наличие соответствующего образования. На рис. 1 и 2 представлены гистограммы зависимостей наличия образования от возраста руководителей и сотрудников кадровых служб, подразделений документационного обеспечения управления и архивов вузов РФ, в которых проводилось анкетирование. Представленные результаты исследования показывают недостаток специального образования работников подразделений управления, соответствующего занимаемой должности, причем у руководителей данных подразделений данный критерий менее 50 %.
Методические подходы к исследованию принятия управленческих решений в подразделениях управления высшего учебного заведения
Процесс подготовки и реализации управленческого решения, по мнению автора, включает в себя несколько этапов, каждый из которых существенным образом влияет на конечный результат - принятие решения. Разработанная диссертантом схема механизмов и последовательность исполнения уп равленческого решения представлена на рис. 8. На схеме поэтапно зафиксированы шаги исполнения решения и механизмы исполнения. Важно отметить, что основными механизмами исполнения решений являются: - регламенты оформления управленческих решений; - альбом унифицированных форм управленческих решений; - программное обеспечение оформления управленческих решений. Разработке данных механизмов и посвящено одно из направлений диссертационного исследования. Процесс исполнения решения включает следующие этапы: - подготовка управленческого документа; - исполнение управленческого документа; - контроль исполнения управленческого документа. Каждый этап исполнения управленческого решения связан со следующим через выполнение последовательно представленных на схеме шагов и обращение к механизмам исполнения. В рамках диссертационной работы был осуществлен анализ практики формирования и принятия управленческого решения в вузе на примере работы управленческого персонала кадровых служб и служб документационного обеспечения управления (ДОУ) высших учебных заведений Российской Федерации. Выбор в качестве объекта исследования кадровой службы и службы документационного обеспечения управления связан с несколькими причинами: 1. Исследования процессов управления в вузе ранее проводились применительно к структурным подразделениям, участвующим в образовательном процессе (кафедра, факультет), но подразделения управления оставались в стороне. 2. Работа данных подразделений связана в основном с обеспечением принятия управленческих решений руководством вуза. 3. Данные подразделения осуществляют координацию действий управления вуза со структурными подразделениями в вопросах организации повседневной внутренней деятельности, обеспечении учебного процесса и взаимодействия с внешними организациями.
В соответствии с выявленной ролью данных подразделений в системе управления вузом и обоснованной организационно-функциональной структурой управления вузом анализ проводился по нескольким направлениям: 1. Анализ качественного и количественного состава сотрудников кадровых подразделений и подразделений ДОУ вузов. 2. Анализ соответствия полученного образования и стажа работы в занимаемой должности. 3. Анализ обеспечения организации руководящими документами и использования их в повседневной работе. 4. Анализ планирования работы руководителями управленческих подразделений и сотрудниками. 5. Анализ причин исправлений и дополнений в процессе принятия управленческих решений. 6. Выявление резервов повышения работоспособности. 7. Анализ организации и порядка взаимодействия подразделений управления. 8. Анализ использования трафаретизированных форм управленческих решений и информационных технологий их обработки. Изучение работы подразделений управления, а также процессов формирования и принятия управленческих решений в этих подразделениях послужило основанием для выводов и рекомендаций, касающихся выявления резервов повышения работоспособности управленческого персонала и совершенствования процессов принятия управленческих решений в высших учебных заведениях. Исследование проводилось в несколько этапов.
На первом этапе осуществлялась подготовка к исследованию, разрабатывались его программа и инструментарий. На втором этапе проведено предварительное обследование подразделений управления, неформализованное интервью с экспертами по программе исследования, в результате чего была осуществлена коррекция методики и инструментария. На третьем этапе были обследованы кадровые подразделения, подразделения ДОУ и архивные службы высших учебных заведений, вошедшие в выборочную совокупность. На четвертом этапе осуществлялась статистическая обработка первичных данных. Пятый этап — заключительный, на котором проводился анализ и давалась интерпретация полученных результатов, формулировались выводы и подводились итоги исследования. Формы сбора первичной информации. Первичные данные были получены в ходе опроса руководящего персонала и сотрудников выбранных подразделений управления вузов России, выступивших в качестве экспертов и респондентов. В анкетировании участвовали 41 руководитель (эксперты) и 120 сотрудников (респонденты) подразделений кадровой службы, службы документационного обеспечения управления и архивных подразделений.
Средний стаж работы руководителей — 15 лет, сотрудников — 10 лет. Для определения воздействия на эффективность работы сотрудников подразделений управления качественных характеристик был применен метод экспертных оценок — один из эвристических методов, который применяется тогда, когда затруднено нахождение решения чисто математическими методами. Сущность метода заключается в изучении и систематизации мнений экспертов и респондентов при помощи анкетирования. Генеральная совокупность объектов исследования составила 92 государственных высших учебных заведения Поволжского и Волго-Вятского регионов, что составляет четвертую часть всех государственных вузов России. Для исследования был применен метод гнездовой выборки по региональному признаку: Мордовский регион, Саратовский регион, Казанский регион, Пензенский регион. Выборка соответствует научным расчетам (7 % от генеральной совокупности [151]).
Анализ процесса совершенствования управленческих решений в вузе с использованием современных информационных технологий
Организация управления в вузе в наши дни невозможна без использования компьютерных технологий. В настоящее время компьютер является основным средством создания, редактирования управленческих документов, систематизации, поиска, хранения и передачи информации. Компьютер произвел такие же перемены в работе подразделений управления, как появление телефона и пишущей машинки веком раньше. Упрощение и ускорение подготовки управленческих документов, возможности хранения и обработки огромных объемов информации, избирательного доступа к ним сделали наше время временем информационной революции. По мере развития системы управления вуза и в связи с необходимостью решения более крупномасштабных задач увеличилось количество структурных подразделений, численность персонала, возрос документооборот и возникла необходимость в автоматизации процессов принятия управленческих решений в вузе. Целью автоматизации является снижение трудоемкости процесса принятия и исполнения управленческих решений за счет: уменьшения бумажного документооборота; сокращения времени на оформление управленческого решения; исключения ошибок в оформлении документа; использования справочно-поисковой системы, включающей докумен-топотоки предприятия; решения проблемы возможной одновременной обработки управленческих решений как инструмента управления с нескольких рабочих мест.
Практически все работники сферы управления в вузах используют в своей деятельности компьютеры, но далеко не все имеют достаточное представление о возможностях современных компьютерных технологий. Проведенное исследование работы специалистов кадровых подразделений и служб документационного обеспечения управления РФ раскрыло причины слабого использования компьютерных технологий при исполнении и обработке управленческих документов. Анализ показывает, что не вполне рационально используется работниками подразделений управления внутривузовская электронная сеть. Пользуются электронной сетью: всегда — 28 % руководителей и 9 % исполнителей; редко - 18 % руководителей и 27 % исполнителей; не умеют пользоваться — 5 % руководителей и 9 % исполнителей; не пользуются (нет надобности) - 18 % руководителей и 28 % исполнителей; не пользуются (нет сети) — 31 % руководителей и 35 % исполнителей. Наглядно данные результаты проиллюстрированы в виде гистограмм на рис. 18. Это происходит, в основном, по причине отсутствия соответствующих электронных программ коллективной обработки и принятия управленческих решений. Не используют электронные программы в своей работе 35 % руководителей и 39 % исполнителей подразделений управления, имея при этом достаточное образование и опыт работы на ПЭВМ (табл. 10). Более наглядно результаты исследования стажа работы сотрудников подразделений управления на ПЭВМ представлены в виде гистограмм на рис. 19. Проводя анализ результатов исследования обеспеченности подразделений управления средствами автоматизации (ПЭВМ) можно сделать вывод о том, что высшие учебные заведения, независимо от их регионального размещения, одинаково, не в полной мере обеспечены оргтехникой. По данным опроса: - руководители обеспечены на 62 %; - сотрудники подразделений управления обеспечены на 56 %. Современный уровень развития информационных технологий позволяет обеспечить выполнение электронными программами, с применением унифицированных форм управленческих документов, абсолютно всех функций управления, которые в традиционном документообороте выполняли бумажные документы (которые исполнялись порой рукописным способом).
Использование информационных технологий позволяет организовать работу с управленческими документами таким образом, чтобы обеспечить контроль исполнения управленческих решений, прозрачность управленческих процессов, реализовать разработанные регламенты обработки, хранения и уничтожения документов, а также учесть самые высокие требования к гарантированию сохранности и неизменяемости документов и предотвращению несанкционированного доступа к ним. В рамках проведения диссертационного исследования автором разработаны три электронные программы: - оформление командировок; - электронный график отпусков сотрудников университета; - электронный табель учета использования рабочего времени сотрудников. Программа оформления командировок реализована в базе данных MS Access с использованием VBA (Visual basic application), и предназначена для автоматизации оформления и учета командировочных документов. В работе программа использует общеуниверситетские базы данных «Кадры» и «АСУ деканат». Из базы данных «АСУ деканат» используется перечень структурных подразделений, а из базы данных программы «Кадры» используются личные данные сотрудников университета, необходимые для оформления командировочных документов. В базе данных программы «Командировки» (рис. 21) информация хранится в журнале учета командировок и журнале кратких отчетов о выполнении командировочных заданий.
Повышение качества управленческих решений в кадровой службе на основе использования информационных технологий
По мере развития деятельности вузов и решения задач в области образования и науки возрастает документооборот и возникает необходимость в автоматизации делопроизводственных процессов высшего учебного заведения. Автоматизация позволяет снизить расходы вуза на кадровый документооборот и управление персоналом, получить точную информацию о сотрудниках, их должностных обязанностях, перемещениях внутри вуза, поощрениях и взысканиях, об отработанном времени, начисленной зарплате и других видах доходов, компенсациях и льготах, о пройденном обучении, полученной квалификации. Кроме того, автоматизация дает возможность узнать мнение сотрудников по тем или иным служебным вопросам, нравятся ли им условия работы, что они думают о пройденном обучении, а также их пожелания, касающиеся дальнейшего повышения знаний, карьерного роста.
По мнению диссертанта, целями автоматизации управления вуза являются: - снижение трудоемкости процесса ведения делопроизводства за счет уменьшения бумажного документооборота и использования справочно-поис ковой системы, включающей документопотоки высшего учебного заведения; - решение проблемы возможной одновременной обработки документов с нескольких рабочих мест. Практика показывает, что использование автоматизированной системы делопроизводства и документооборота позволяет реализовать новые возможности управления, оперативно выполнять информационно-справочную, аналитическую работу, а также улучшить взаимодействие структурных подразделений и достичь более высокой оперативности в работе. Автором предложена методика внедрения автоматизированных систем управления персоналом кадровой службы и подразделениями делопроизводства в вузах, которая состоит из нескольких основных этапов. Рассмотрим подробнее каждый из них. Первым этапом является постановка задачи и взаимодействие ключевых фигур. Лица, принимающие решение о внедрении автоматизированной системы управления персоналом (АСУП), должны осознавать ее необходимость. Руководителю высшего учебного заведения предстоит выбрать один из следующих альтернативных вариантов развития, в частности: - увеличить численность подразделений управления и обеспечить повышенную производительность труда за счет более высокой квалификации работников и четких алгоритмов их работы. Как правило, на каждые 100-150 сотрудников вуза приходится один специалист отдела кадров, который ведет кадровое делопроизводство, занимается текущим рекрутингом и участвует в организации одного-двух коллективных мероприятий в течение года. При таком положении дел в случае появления дополнительных функций отдела кадров они выполняются за счет приостановки основных текущих работ, временного привлечения внешних специалистов или увеличения численности персонала; - самостоятельно разработать и внедрить необходимый минимум учетных таблиц и форм, пользуясь средствами текстового редактора, электронных таблиц и простейшей базы данных, а для обмена сведениями пользоваться локальной сетью или Интернетом; - приобрести типовое программное решение исходя из минимальной цены и максимальной скорости внедрения системы; - приобрести расширяемую информационную систему, которую»в дальнейшем можно будет совершенствовать собственными силами.
При выборе одного из вариантов необходимо учитывать такие характеристики вуза, как его численность, удаленность филиалов и дочерних струк тур, если они имеются, роль отдела кадров при принятии управленческих решений, объем реально выполняемых им функций по управлению персоналом. Нередко часть этих функций берут на себя руководители подразделений, секретари или инженеры.
Осуществление простейшего варианта АСУП (с использованием текстового редактора, электронных таблиц и небольшой базы данных) возможно на обычном компьютеризированном рабочем месте силами специалистов вуза. Подобная ситуация наблюдается даже в достаточно больших коллективах (до 1000 человек) до тех пор, пока все сотрудники отдела кадров работают в одном помещении и выполняют рутинные операции кадрового делопроизводства - найма и увольнения работников, ведения статистических данных.
Уже на этом этапе обнаруживается, что использование АСУП может существенно экономить время поиска документов, поскольку информация с бумажных носителей переносится на электронные. Это оптимизирует информационную логистику сотрудников.
Когда функции кадрового подразделения значительно увеличиваются (появляется работа по адаптации, обучению, повышению квалификации, внутренним переводам, подготовке кадрового резерва, оценке и аттестации и т.п.), то возникает необходимость в приведении к единообразию всех используемых кадровой службой форм документов, а также в согласовании прав доступа сотрудников к информации и ее изменению. Следовательно, задача разработки алгоритма действий, учетных и отчетных форм и т.д., по сути тождественна задачам внедрения АСУП. Принципиально важной, по мнению автора, является реализация электронной системы управления персоналом как автономного модуля или в составе единой автоматизированной системы управления высшим учебным заведением. Чем в большей степени решения опираются на реальные данные отдела кадров, тем больше оснований для того, чтобы АСУП была интегрирована в общую информационную систему управления вуза.
