Содержание к диссертации
Введение
Глава 1. Методологические аспекты предоставления аутсорсинга в РФ 9
1.1. Понятие, цели и принципы аутсорсинга 9
1.2. Законодательные нормы предоставления аутсорсинговых услуг в РФ 19
1.3. Международный и Российский опыт предоставления аутсорсинговых услуг 22
1.4. Выводы 34
Глава 2. Построение модели затрат на бухгалтерский учет при использовании аутсорсинга 38
2.1. Методология построения модели затрат 38
2.2. Затраты компании при содержании собственной бухгалтерии 51
2.3. Функции затрат при использовании аутсорсинга и содержания собственной бухгалтерии 66
2.4. Расчет экономической эффективности использования аутсорсинга бухгалтерского учета 75
2.5. Экономия затрат при использовании аутсорсинга 85
2.6. Выводы 92
Глава 3. Технологии поддержки аутсорсинговых услуг в сфере бухгалтерского учета 96
3.1. Теоретические аспекты организации взаимодействия компании и аутсорсера 96
3.2. Технологии моделей аутсорсинга 107
3.3. Реализация взаимодействия на основе модели SaaS 113
3.4. Расчет экономической эффективности использования облачных технологий 118
3.5. Выводы 121
Выводы 123
Список используемой литературы 126
Приложение А Алгоритм реализации процесса аутсорсинга 140
Приложение Б Сводные данные опроса компаний 141
Приложение В Нормативы времени по видам работ 157
Приложение Г Стоимость аутсорсинговых услуг по бухгалтерскому обслуживанию компании 158
Приложение Д Экономия при использовании аутсорсинга бухгалтерского учета 162
Приложение Е Стоимость размещения продуктов 1С в «облаке» 163
Приложение Ж Статистические данные облачных технологий 164
- Международный и Российский опыт предоставления аутсорсинговых услуг
- Затраты компании при содержании собственной бухгалтерии
- Экономия затрат при использовании аутсорсинга
- Реализация взаимодействия на основе модели SaaS
Введение к работе
Актуальность темы диссертационного исследования
В настоящее время многие компании развитых стран перестраивают модели организации бизнеса с иерархических на сетевые. При этом отдельные структуры выделяются в самостоятельные компании, способные организовывать связи уже не только со старым материнским бизнесом, но и с другими участниками рынка. Начинают применяться самые разные формы сетевых взаимодействий, в том числе на основе весьма экзотических, ранее совершенно неприемлемых коллаборативных моделей.
Однако, очевидно, что выделив в отдельные бизнесы часть своих бывших подразделений, компания должна устанавливать новые связи для выполнения всех или части тех функций, которые они ранее выполняли. В результате возникают отношения аутсорсинга, при которых часть производственных функций или бизнес-процессов передаются другой компании.
На текущий момент не менее 90% предприятий стран с развитой экономикой используют аутсорсинг, как минимум, для одного своего бизнес-процесса. При этом масштаб применения аутсорсинга продолжает быстро расти. Многие российские компании также применяют аутсорсинг. Однако по данным различных исследований в этом они пока существенно отстают от компаний развитых стран.
Одним из наиболее популярных направлений аутсорсинга является бухгалтерский аутсорсинг, когда компания передает функции по ведению бухгалтерского учета сторонней организации. Этой разновидностью аутсорсинга пользуются тысячи компаний по всему миру - от малых предприятий, до крупных корпораций. Однако в России наиболее активными пользователями бухгалтерского аутсорсинга пока являются только иностранные компании и совместные предприятия, а отечественный бизнес пока не доверяет данной бизнес-модели.
Это связано с тем, что, помимо чисто психологических причин недоверия, здесь есть существенные проблемы, связанные с недостаточной разработанностью методологических вопросов оценки целесообразности внедрения бухгалтерского аутсорсинга, а также эффективной организации информационных технологий его поддержки.
Поэтому актуальной является проблема исследования и разработки эффективных моделей и инструментов поддержки аутсорсинговых услуг в сфере бухгалтерского учета.
Степень разработанности проблемы. Основной вклад в формирование методологии и развития механизма аутсорсинга внесли Аникин Б. А., Календжян CO., Петрова И.В., Рудая И.Л. Проблемы аутсорсинга показаны как российскими так и зарубежными исследователями в своих работах, среди которых стоит отметить работы Аалдерса Р., Андерсона Э., Анохина A.M., Баден-Фуллера С, Брюса Д., Варламовой В.В, Зинькова Д.В., Клементса С, Крооса Дж., ЛотфуллинаРМ., Михайлов Д.М, Севастьянова Е.В., Синяева В.В., Спарроу Э., Таргета Д., Фадеева Ю.Л., Фитцджеральда Г., Ханта В., Хейвуда Дж. Б., Хилмера Ф., Черемисина Д.В., Шадрина В.Г., Шеяновой А.Н. и других. Значительная часть работ ученых, проводивших исследования в данной сфере, носит информационно-публицистический характер и акцентирована на изучении вопросов применения аутсорсинга в компаниях отдельных отраслей.
В последнее время проведен ряд исследований (Сафарова Е.Ю., Шевелева Е.А.) посвященных проблемам бухгалтерского аутсорсинга в условиях инновационной деятельности. Однако в них рассматриваются только общие вопросы организации аутсорсинга бухгалтерского учета. При этом проблематика совершенствования подходов к решению задач повышения качества и снижения затрат на ведение бухгалтерского учета за счет использования инструментов аутсорсинга остается недостаточно изученной, что и определило основную направленность данной работы.
Целью исследования является совершенствование средств инструментальной поддержки аутсорсинговых услуг в сфере бухгалтерского учета.
Для реализации этой цели в диссертации поставлены и последовательно решены следующие задачи.
-
Систематизация российского и зарубежного понятийного аппарата теории аутсорсинга.
-
Создание инструментария оценки целесообразности внедрения аутсорсинговых услуг в сфере бухгалтерского учета.
-
Построение модели оптимизации затрат предприятия при частичной или полной передаче функций по ведению бухгалтерского учета аутсорсеру
-
Разработка технологий и инструментов для реализации взаимодействия между предприятием и компанией аутсорсером по предоставлению услуг бухгалтерского учета.
Объектом исследования являются коммерческие организации, являющиеся пользователями и поставщиками услуг бухгалтерского аутсорсинга.
Предметом исследования являются модели и инструменты повышения эффективности использования аутсорсинговых услуг в сфере бухгалтерского учета.
Область исследования. Диссертация подготовлена в рамках пунктов 2.3. «Разработка систем поддержки принятия решений для рационализации организационных структур и оптимизации управления экономикой на всех уровнях» и 2.5. «Разработка концептуальных положений использования новых информационных и коммуникационных технологий с целью повышения эффективности управления в экономических системах» Паспорта специальности 08.00.13 - «Математические и инструментальные методы экономики» (экономические науки).
Теоретической и методологической основой исследования послужили фундаментальные положения и научно-методологические подходы к анализу проблем в области аутсорсинга и информационных технологий, предлагаемые в
трудах отечественных и зарубежных ученых, нормативные и законодательные документы Российской Федерации.
Методологическую основу исследования составили общенаучные методы познания: анализ, синтез, абстрагирование, методы системного, статистического и SWOT-анализа, позволившие комплексно исследовать изучаемые объекты в динамике и взаимодействии с внешней средой. При проведении исследования использовались методы математической статистики, математического программирования и инвестиционного анализа. Применение указанных методов обеспечило обоснованность полученных в работе теоретических и практических выводов.
Информационной базой явились авторские обследования потребителей и поставщиков аутсорсинговых услуг, результаты экспертных оценок, публичные данные исследований, фактологические материалы, опубликованные в зарубежных и отечественных источниках, трудах конференций и сети Интернет, а также научная и специальная литература по теме диссертации.
Научная новизна диссертационного исследования заключается в разработке моделей и инструментов повышения качества и снижения затратоемкости бухгалтерского учета за счет использования аутсорсинговых услуг.
В работе получены и выносятся на защиту следующие научные результаты.
-
Систематизированы факторы, определяющие целесообразность передачи на аутсорсинг функций бухгалтерского учета.
-
Разработан алгоритм реализации процесса аутсорсинга бухгалтерских услуг, позволяющий наиболее эффективно использовать внешнего поставщика.
-
Разработана методика оценки целесообразности передачи функций бухгалтерского учета на аутсорсинг, основанная на адаптации матрицы аутсорсинга BCG Profit Technology.
-
Разработана экономико-математическая модель минимизации расходов по ведению бухгалтерского учета за счет оптимизации распределения работ между собственными подразделениями и внешним поставщиком услуг
-
Выявлены достоинства, недостатки и условия применения возможных способов организации информационных технологий взаимодействия аутсорсера и клиента при реализации бухгалтерского аутсорсинга.
-
Обоснована эффективность реализации информационного взаимодействия аутсорсера и клиента на основе применения модели SaaS.
Теоретическая и практическая значимость исследования. Теоретическая значимость проведенного исследования заключается в том, что основные выводы и положения диссертации развивают теоретико-методологическую базу применения инновационных методов управления за счет внедрения комплекса инструментов, обеспечивающих повышение эффективности функционирования предприятий, поставляющих и использующих аутсорсинговые услуги в сфере бухгалтерского учета.
Практическая значимость диссертационного исследования состоит в возможности широкого применения разработанных в исследовании инструментов для повышения эффективности функционирования организаций, предоставляющих и использующих аутсорсинговые услуги в сфере бухгалтерского учета.
Самостоятельное практическое значение имеют следующие положения диссертационного исследования:
методика оценки целесообразности передачи функций бухгалтерского учета на аутсорсинг, основанная на адаптации матрицы аутсорсинга BCG Profit Technology;
экономико-математическая модель минимизации расходов по ведению бухгалтерского учета за счет оптимизации распределения работ между собственными подразделениями и внешним поставщиком услуг;
алгоритм реализации процесса бухгалтерского аутсорсинга, позволяющий наиболее эффективно использовать внешнего поставщика услуг;
предложения по реализации информационного взаимодействия аутсорсера и клиента на основе применения модели SaaS.
Апробация и внедрение результатов диссертационного исследования.
Основные выводы и положения диссертации были представлены соискателем на X Международной научно-практической конференции «Новые информационные технологии в образовании» (Москва, фирма «1С», 2-3 февраля 2010 года).
Материалы диссертации используются в практической деятельности ООО «Научно-производственная фирма «Информаудитсервис», в частности используются предложенные автором модели информационного взаимодействия аутсорсера и клиента. Выводы и основные положения диссертации используются в практической работе ООО «Научно-производственная фирма «Информаудитсервис» и способствуют увеличению производительности компании. В частности, компанией используются рассмотренные в работе альтернативные технологии взаимодействия аутсорсера и клиентов (технология взаимодействия, при которой все бухгалтерское программное обеспечение размещено на стороне аутсорсера; технологии взаимодействия в случае необходимости присутствия бухгалтера непосредственно у клиента; технология взаимодействия при распределенном бухгалтерском программном обеспечении; технологии взаимодействия в случае изоляции информационных телекоммуникационных сетей клиента от внешней среды).
Материалы диссертации используются в практической деятельности Негосударственного некоммерческого образовательного учреждения «Учебный центр Росаудит», в частности использовался алгоритм реализации процесса бухгалтерского аутсорсинга, позволяющий наиболее эффективно использовать внешнего поставщика услуг.
По материалам исследования выполнена оценка целесообразности передачи функций бухгалтерского учета на аутсорсинг, основанная на адаптации матрицы
аутсорсинга BCG Profit Technology и рассчитана экономико-математическая модель минимизации расходов по ведению бухгалтерского учета за счет оптимизации распределения работ между собственными подразделениями и внешним поставщиком услуг
Выводы и основные положения диссертации используются в практической работе Негосударственного некоммерческого образовательного учреждения «Учебный центр Росаудит» и способствуют увеличению прибыльности компании.
Материалы диссертации используются кафедрой «Бухгалтерский учет в коммерческих организациях» ФГОБУВПО «Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации» в преподавании учебной дисциплины «Бухгалтерский учет».
Публикации. Основные положения диссертации нашли отражение в 5 опубликованных работах общим объемом 1,77 п.л. (весь объем авторский), в том числе 3 статьи авторским объемом 1,61 п. л. опубликованы в журналах, определенных ВАК Минобрнауки России.
Структура и объем диссертации. Структура диссертации определена целью, задачами и логикой исследования и включает введение, три главы, заключение, список использованной литературы из 143 наименований. Объем диссертации составляет 166 страниц текста, включает 2 таблицы, 17 рисунков и 7 приложений.
Международный и Российский опыт предоставления аутсорсинговых услуг
Такое понятие, как аутсорсинг, появилось в нашем обиходе не так давно, но уже на слуху у многих, кто имеет отношение к бизнесу. Аутсорсинг представляет собой качественно новый подход к организации бизнеса, предполагаемый уменьшение расходов и появление новых возможностей для развития компании. Сейчас эта практика популярна среди многих компаний - руководство не нанимает на работу бухгалтеров, а заключает договор со специализированной аутсорсинговой компании [8, 13, 51, 89]. Это позволяет тратить меньше денег на услуги главного бухгалтера, и не держать в штате специалиста.
Впервые аутсорсинговые компании появились в европейских странах [83]. Благодаря их существованию некоторые компании смогли сократить расходы, и при этом получить высококвалифицированные услуги. Таким образом, пользуясь услугами подобных компаний, они имели возможность снизить стоимость своих товаров, опережая конкурентов.
Сегодня уже около семидесяти процентов компаний в Европе пользуются аутсорсинговым обслуживанием. Эксперты прогнозируют, что эта цифра - не предел, и скоро все перейдут на аутсорсинг. В течение пяти-десяти лет рынок бизнеса превратится в переплетение взаимодействующих между собой средних фирм, которые будут предоставлять друг другу различные услуги. Огромные корпорации, которые сочетают ведение всех процессов, уйдут в прошлое.
Сейчас многие отдают непрофильные процессы под контроль других фирм, которые специализируются на этом. Но какие услуги аутсорсинговых фирм наиболее популярны? Это бухгалтерия и управление персоналом. Кроме того, в Европе наблюдается переход компаний от предоставления узкоспециализированных услуг к широкопрофильным. Теперь клиенты таких фирм имеют возможность заказывать все необходимые услуги в одной компании, обеспечивая тем самым сбалансированное функционирование бизнес-процессов своего предприятия.
Особо популярной услугой среди европейских корпораций стал оффшорный аутсорсинг. Эта практика предполагает передачу некоторых непрофильных функций зарубежным фирмам, где рабочая сила более дешевая. Чаще всего компании в Европе сотрудничают с предприятиями Индии или Китая.
Если же говорить о странах постсоветского пространства, то здесь развитие рынка аутсорсинга начало наблюдаться сразу после того, как грянула перестройка. Именно тогда начало появляться очень много небольших фирм, которые имели узкую специализацию. Они взаимодействовали друг с другом в тех сферах, которые не были профильными для каждой из них. Первые аутсорсеры стран СНГ - это бухгалтера. Передача бухгалтерии в другую фирму позволяла существенно урезать расходы. Позднее появились другие аутсорсинговые предприятия, предлагающие не только бухгалтерское обслуживание компаний. С развитием технологий начали появляться также компании, предлагающие аутсорсинговые услуги в сфере IT.
По данным американской консалтинговой компании «Gartner Research» затраты на аутсорсинг во всем мире почти в тысячу раз превышают российские [133].
Сейчас в международной практике передача внутренних функций на контрактной основе внешнему исполнителю имеет широкое распространение в различных областях деятельности и, по мнению экспертов из американского Института аутсорсинга (Outsourcing Institute), продолжает эффективно и быстро развиваться, особенно в сфере финансов и бухгалтерского учета. По данным влиятельного американского журнала «Fortune» не менее 90% предприятий стран с развитой экономикой используют аутсорсинг как минимум одного своего бизнес-процесса.
Разнообразие функций, передаваемых на аутсорсинг велико. Международная корпорация «Schlumbergen) практикует аутсорсинг нефтедобывающего и геологоразведочного сервиса. Корпорация «Dell» (США) передает на аутсорсинг производство, контроль качества, маркетинг и ряд других функций. В качестве еще одного примера производственного аутсорсинга можно привести следующие данные. Всего 10-15 самостоятельных косметических производств Европы и США занимаются производством около 500 марок продукции для известнейших парфюмерно-косметических фирм. Эти фирмы также не занимаются самостоятельно научными исследованиями в своей области, а пользуются услугами нескольких десятков независимых научно-исследовательских компаний [73].
Еще одним примером эффективного аутсорсинга может стать американская розничная сеть «7-Eleven», торговые точки которой располагаются вдоль крупнейших автомагистралей США. Управляя в прошлом значительным числом бизнесов - от розничной торговли до дистрибуции топлива и молочного животноводства, компания со временем оставила за собой собственно розничную торговлю, управление данными о покупках и мерчендайзинг, реализуя все остальные бизнес-функции в формате совместных предприятий или аутсорсинга. Такая трансформация позволила «7-Eleven» обойти конкурентов по показателям товарооборота и стоимости компании. Интересно то, что из компании были выведены не только вспомогательные функции, но и ряд функций, считавшихся для ритейлеров ключевыми (например: дистрибуция товаров, реклама, закупки).
К аутсорсингу прибегают не только коммерческие компании, но и правительственные структуры зарубежных стран. Например, правительство Великобритании содержит на аутсорсинговом обслуживании информационные системы налоговых ведомств, а правительство США передало на аутсорсинг сбор федеральных налогов.
Аутсорсинг обслуживающих функций в иностранных корпорациях пошел по пути создания так называемых общих центров обслуживании (SSC - shared service center). Первые из них возникли во второй половине XX века в США, а их особенно интенсивное развитие началось в семидесятые-восьмидесятые годы, когда они приобрели большую популярность в Западной Европе. На данный период подобная модель широко популярна среди транснациональных корпораций. По данным статистики более 75% компаний, занесенных американским журналом «Fortune» в список пятисот крупнейших предприятий мира, используют технологию SSC. Для компаний нефтяной отрасли эта цифра оценивается в 90%. Самые крупные из приверженцев данной технологии - англо-голландский концерн «Royal Dutch Shells», американские нефтяные компании «Continental Oil Company» («Conoco») и «Exxon-Mobile», британская «British Petroleum» («BP»). При этом наибольшее распространение имеют центры бухгалтерского учета.
Модель SSC представляет собой обобщенную концепцию, реальное ее воплощение очень индивидуально для каждой из компаний. Общий центр обслуживания - это модель функционирования группы компаний (филиалов, подразделений), предполагающая передачу их рутинных, непрофильных и однотипных функций и бизнес-процессов специализированному и самостоятельному центру, который может обслуживать одну или несколько корпораций.
В конкретном воплощении варьируется набор передаваемых функций, распределение полномочий, организация информационного обмена.
Например, центр американской нефтегазовой компании «Amerada Hess» (США) имеет достаточно широкую функциональность, ведет: учет всех подразделений компании, осуществляет закупки и полное ГТ-сопровождение дочерних структур, а также управляет их кадрами. Центр «ВР» отличается большой степенью централизации учетных функций: ему делегированы полномочия самого нижнего уровня - сбор первичных оперативных данных. Организован этот этап обслуживания у аутсорсинг - провайдера «Accenture» (Шотландия). Центр венгерской нефтяной компании «MOL» в Будапеште, также находящийся в ведении «Accenture», является фактически формальной декларацией независимости учета, поскольку имеет ограниченные полномочия и наделен скорее функциями оператора. Следует отметить явное отличие возможностей организации электронного документооборота и прочих информационных потоков в технологии SSC благодаря юридическому статусу электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Система ЭЦП позволяет размещать бухгалтерский центр в любом месте, на любом расстоянии от обслуживаемых субъектов, вплоть до другого континента. Это особенно важно для корпораций с территориально распределенной структурой.
В России наиболее активными пользователями аутсорсинговых услуг являются иностранные компании и совместные предприятия. Причиной такой активности, во-первых, служит то, что аутсорсинг для иностранцев привычен и удобен, а, во-вторых, они не всегда ориентируются во всех тонкостях нашего законодательства и обычаях делового оборота и готовы решать эти проблемы путем делегирования функций российским специалистам соответствующей профильной квалификации.
Например, представительство «Adidas» отдает на аутсорсинг расчет зарплаты (1500 сотрудников 60 магазинов), «Hewlett Packard» - расчет заработной платы, обслуживание и содержание корпоративных автомашин, сопровождение командировок (бронирование гостиниц, заказ билетов), перевозку грузов. Компания «Dell» передала разработку программного обеспечения российской компании «Luxoft».
Затраты компании при содержании собственной бухгалтерии
За последние десятилетия наблюдается тенденция всеобщей компьютеризации и информатизации всех областей жизни современного человека. С помощью компьютерных систем можно представить информацию в удобном для конкретного пользователя виде, значительно ускорить, упростить и облегчить операции ее ввода и обработки, повысить доступность данных. Исходя из этого, можно отметить, что автоматизация бухгалтерского отдела компании - это некий процесс, в результате которого заметно возрастает качество и повышается эффективность работы бухгалтерского отдела компании независимо от ее сферы деятельности. При принятии решения об автоматизации бухгалтерского отдела компании следует выделить, что и как должно измениться в лучшую сторону в бухгалтерии, это и будет целью процесса автоматизации [57].
Масса идентичных операций, множество повторений одних и тех же действий и многократная подготовка большого числа платежных документов и отчетов присущи любому бухгалтерскому отделу.
Соответственно, обычная, традиционная организация бухгалтерского отдела компании представляет собой кропотливую и сложную работу множества бухгалтеров, обладающих достаточным количеством знаний и умений.
Бурное развитие современных информационных технологий и обширное использование их в экономической практике в какой-то степени разрешает данную проблему путем проведения частичной или полной автоматизации бухгалтерского отдела компании [64, 84, 90, 103].
Безусловно, любая компьютерная программа в этой области полностью не способна заменить бухгалтера, но тем не менее, может помочь значительно сократить время, потраченное бухгалтерами компании на выполнение некоторых рутинных операций, отыскать возможные ошибки бухгалтера при выполнении задач, связанных с ведением учета и формированием отчетности, а также выполнить расчеты, необходимые для оценки текущего финансового состояния компании и перспектив ее развития.
Стоит отметить, что большинство ошибок, совершаемых работниками финансового отдела компании, совершаются по причинам небрежности или недостаточного уровня знаний особенностей ведения бухгалтерского учета.
В мировой практике на сегодняшний день существует немалое число бухгалтерских программ различного уровня (как по цене, так и по функциональным возможностям настройки), но большинство бухгалтеров российских компаний все же отдают свое предпочтение программам, разработанным соотечественниками, которые, как показывает практика, являются наиболее приспособленными к российским условиям ведения учета и к характерной, стремительной смене законодательных актов применимых в бухгалтерском учете.
Автоматизацию бухгалтерского учета в России можно назвать основой эффективного управления любой компании. На сегодняшний день директора российских компаний вынуждены принимать всевозможные решения в обстоятельствах неопределенности и риска, что заставляет их постоянно контролировать различные аспекты финансово - хозяйственной деятельности. Грамотно обработанная и систематизированная информация является хорошим основанием для получения гарантий по эффективности управления.
Соответственно верно и обратное утверждение: компания может понести серьезные убытки, приняв неверное управленческое решение в связи с отсутствием достоверных данных бухгалтерского учета.
Следует отметить то, что высокопрофессиональные бухгалтерские системы независимо от их уровня, масштаба и цены обязаны обеспечить удобство их эксплуатации, высокую степень надежности и достоверности ведения учета.
Функциональность автоматизированной системы бухгалтерского учета должна позволять:
совершать арифметические операции с минимальным количеством ошибок;
позволять производить подготовку, заполнение, проверку и вывод на печать любых документов, используемых в сдаче и подготовке бухгалтерской отчетности компании;
выполнять перенос данных в различные формы;
собирать статистику и производить расчеты различного уровня сложности;
возможность обращения к данным за прошлые периоды.
Для выполнения перечисленных выше возможностей, бухгалтерская система должна обладать единообразной базой данных, из которой возможно предоставить пользователю информацию по компании о текущем состоянии бухгалтерского учета и давать возможность по запросу просматривать архивные материалы компании.
Естественно, допустимы небольшие отклонения от полного единообразия баз данных всех компаний, что связанно в первую очередь с индивидуальными особенностями учета в каждой конкретной компании, но это не должно влиять на непохожесть строения принятого плана счетов, которые задают главные настройки параметров системы на определённую учетную деятельность. Модули программного комплекса, отвечающие за выполнение расчетов, начисление процентов и суммирование результатов, обязаны применять расчетные нормативы, принятые в настоящий момент.
Надежность системы в технологическом смысле подразумевает защищенность от случайных сбоев, отказов и компрометации данных. Важно, чтобы после технического сбоя была возможность восстановить целостность и достоверность данных, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки. Современные бухгалтерские программы обязаны отвечать данным запросам пользователей. Помимо этого разработчик бухгалтерской системы должен иметь хорошую репутацию и значительный опыт в разработке. Не стоит забывать и о том, что в будущем к разработчику программ доведется многократно обращаться по одной из причин:
поддержка;
консультации;
обновление.
В связи с этим необходимо обратить должное внимание наличию службы поддержки пользователей.
Сегодня на рынке представлено третье, а где и четвертое поколение созданных российскими разработчиками автоматизированных бухгалтерских систем. Для грамотной и эффективной автоматизации бухгалтерского отдела компании, неплохо представлять себе что представляет собой автоматизация бухгалтерского учета компании. Довольно частое заблуждение руководства компаний в том, что автоматизация бухгалтерского отдела довольно простая вещь и даже подобная постановка вопроса является сильно надуманной. Для таких руководителей автоматизация бухгалтерского отдела компании - это элементарная задача, просто перевод бухгалтерского учета на персональный компьютер. Именно это обстоятельство и является основой огромного числа неудавшихся попыток автоматизировать бухгалтерский учет в отдельно взятой компании.
Автоматизация бухгалтерского отдела компании эффективна только в тех случаях, когда мотивом внедрения специализированного бухгалтерского программного обеспечения выступает усовершенствование качества и рост эффективности ведения бухгалтерского учета в компании. В качестве таких мотивов можно отметить:
1. Систематизация бухгалтерского учета. При ведении бумажного документооборота в бухгалтерском отделе компании для вывода данных, например информации по довольно специфичной выборки оборотов по субсчету счета, у работников бухгалтерского отдела будет требоваться определенное число часов, то при использовании автоматизированных систем - доступ к информации предоставляется мгновенно.
2. Увеличение количества информации, получаемой из бухгалтерского учета. К примеру, при традиционном подходе можно увидеть только в одном разрезе аналитику по 41 счету.
3. Уменьшение общего числа ошибок при ведении бухгалтерского учета. С учетом величины пеней и штрафов за сокрытие налогооблагаемых величин, уменьшение общего числа ошибок при ведении бухгалтерского учета, если это не является целенаправленным злым умыслом, является очень важным мотивом.
4. Увеличение скорости ведения бухгалтерского учета. При ведении бумажного документооборота в бухгалтерском отделе компании, работники отдела довольно часто не успевали за первичной документацией, и как следствие проводки по счетам делались с запозданием, годовой или квартальный отчет сдавали в самый последний момент, то при автоматизации бухгалтерского отдела компании работа ведется в режиме реального времени.
5. Увеличение экономической эффективности бухгалтерского учета. Уменьшение налогооблагаемых величин, изменение сроков и уменьшение плотности налоговых платежей без применения разнообразных рискованных схем во многих случаях возможно при изменении использующихся в компании плана счетов, типовой корреспонденции счетов, форм первичных документов и так далее.
Экономия затрат при использовании аутсорсинга
Российские предприятия уже оценили пришедший к нам с Запада принцип «делай лишь то, в чём ты безупречен, остальное отдавай на аутсорсинг». И чаще всего это «остальное» - бухгалтерские услуги. Минимизация налогообложения, грамотное ведение учёта, подготовка отчётности - всё это требует работы профессионалов высочайшего уровня, которые есть в штате далеко не каждой компании. Однако, несмотря на широкую практику аутсорсинга бухгалтерии в нашей стране, всё ещё высок процент недоверия к этой услуге.
Среди причин, мешающих поручить узкопрофильным специалистам бухгалтерские услуги, руководители предприятий называют нежелание делиться информацией со сторонней фирмой. Некоторые же не уверены в эффективности аутсорсинга бухгалтерии и затрудняются рассчитать, будет ли такое решение экономически выгодным. Следует рассмотреть аутсорсинг бухгалтерского учета с точки зрения его прямых выгод. Итак, на чём же удастся сэкономить российскому предпринимателю, заказав сторонние бухгалтерские услуги у профессионалов [8, 27,51,75,85]?
1. Отсутствие необходимости создавать штатную единицу внутри компании.
Принимая решение нанять собственного бухгалтера, необходимо выделить оклад будущему сотруднику и обеспечить ему социальный пакет. Нужно отвести территорию и оборудовать для него полноценное рабочее место. В сегодняшних условиях, когда из-за высокой арендной платы офисное пространство, как говорится, «на вес золота», сделать это не так просто. Кроме того, в распоряжение нового сотрудника надо будет предоставить современную мебель, технику, канцелярские принадлежности. Возрастёт и общее потребление электричества. Следует прибавить приобретение и обслуживание лицензионных программных продуктов для ведения бухгалтерского учета, например «1С». Всё это необходимо учесть заранее как неизбежный факт и создать отдельную статью расходов.
Все эти затраты сводятся на нет в случае, если организация заказывает бухгалтерские услуги у сторонней компании. За стабильную абонентскую оплату организацию берутся обслуживать специалисты, у которых уже есть собственные рабочие места и условия труда. К тому же, это профессионалы, пользующиеся собственными лицензионными программными продуктами и имеющие собственную службу поддержки IT систем.
2. Экономия времени на поиск персонала. Снижение риска нанять специалиста недостаточной квалификации. Спокойствие за свой бизнес.
Предположим, руководитель компании всё же принял решение пойти традиционным путём и найти штатного бухгалтера. Предположим, рабочее место для него уже оборудовано, заработная плата установлена и условия труда созданы. Однако на поиск и отбор кандидатов потребуется время. Размещать объявления о вакансии, принимать звонки, беседовать с потенциальными кандидатами на должность - всё это потребует временных затрат. А каждому, кто занимается бизнесом, превосходно известно: «время - деньги». Даже если перепоручить задачу выбора кандидатов какому-либо сотруднику, его повседневная работа будет тормозиться. К тому же, где гарантии, что он выберет из всех претендентов настоящего профи, если сам недостаточно знаком со спецификой ведения бухгалтерии - скажем, с теми же программами 1С? К сожалению, здесь слишком велик риск нанять непрофессионала. Ведь бухгалтер высочайшей квалификации редко ищет вакансию по объявлениям - у него итак достаточно высокая занятость, поскольку его услуги постоянно востребованы в бизнес-среде. Скорее всего, претендентами на должность станут либо молодые специалисты, ищущие первое место работы, либо, напротив, люди предпенсионного возраста, ранее занимавшиеся ведением бухгалтерии. К сожалению, слишком высок риск, что ни те, ни другие в должной мере не владеют знанием тонкостей современной бухгалтерии и недостаточно квалифицированы для работы с современными системами автоматизации. Чем грозят обернуться неграмотные бухгалтерские услуги - не нужно объяснять ни одному бизнесмену. В лучшем случае исход этой ситуации - увольнение сотрудника после допущенной им профессиональной ошибки и поиск нового бухгалтера (что требует времени). Или же направление человека, допустившего неточность, на курсы переквалификации (что требует средств). Ну а в худшем случае ошибку выявят не коллеги данного «специалиста», а проверяющие инстанции. А это уже чревато штрафными санкциями. В данном случае все убытки ложатся не на аутсорсинговую компанию, несущую финансовую ответственность перед заказчиком бухгалтерских услуг, а на саму организацию.
Вот почему весомый аргумент в пользу заказа аутсорсинга бухгалтерии -отсутствие риска ошибиться с квалификацией специалиста. В этом случае Вы точно знаете, что бухгалтерские услуги Вам оказывает профессионал с многолетним опытом, поскольку компании узкого профиля составляют свои коллективы именно из таких сотрудников. При появлении новых программных продуктов на рынке или других нововведений компании-аутсорсеры незамедлительно проводят обучение своих сотрудников. К тому же, компания аутсорсер предоставляет документальные гарантии на свою работу и полностью принимает на себя ответственность за возможные просчёты. Нанятого в штат неопытного сотрудника пришлось бы просто отчитать, а потом исправлять последствия его ошибок самостоятельно. Здесь же на качество всех бухгалтерских услуг предоставляются твёрдые гарантии.
Удалённость бухгалтерских услуг никак не повлияет на их качество: во первых, курирующий Ваше предприятие специалист при любой надобности приедет к Вам лично - например, перед той же проверкой налоговой инспекции. Во-вторых, его консультации всегда будут доступны через современные средства связи (равно как и доступ к бухгалтерским программам и базам данных). Вскоре после заказа услуги аутсорсинга хороший специалист начнёт ориентироваться в бухгалтерии предприятия-абонента и понимать все нюансы бизнеса заказчика. Поскольку у него накоплен разносторонний опыт решения аналогичных задач, ему остаётся лишь изучить специфику организации. Заказчик же может заниматься развитием основного бизнеса, зная, что бухгалтерские вопросы решаются профессионалами и в документах наведён образцовый порядок.
Уже через некоторое время плодотворного партнёрства профессиональный аутсорсинг даёт ощущение надежности и стабильности, возможность полностью положиться на компетенцию настоящих мастеров своего дела.
3. Использование профессионального опыта стороннего специалиста на пользу основному бизнесу.
Квалифицированный специалист из фирмы, оказывающей бухгалтерские услуги, способен не только выполнять свои рутинные функции - подготовка отчётности, ведение операций в и т.д. - но и инициировать нововведения. Он поможет оптимизировать работу предприятия, улучшить управление и субординацию. А кроме того, с помощью стороннего профессионала может быть усовершенствована налоговая база. Будучи хорошо знакомым с «подводными камнями» законодательства, специалист поможет разумно сократить расходы предприятия. Таким образом высвободятся дополнительные средства для развития бизнеса. Штатный сотрудник не всегда способен уследить за изменениями в российском законодательстве, в то время как для аутсорсера теоретическая подготовка — краеугольный камень работы. Поэтому знания специалиста, оказывающего абонентские бухгалтерские услуги - гарант успешности предприятия.
Мотивацию стороннего сотрудника не нужно постоянно поддерживать: он и так заинтересован в оптимизации Ваших бизнес-процессов. Ведь ему платят не просто «чтоб был на рабочем месте», а заключают с ним договор на выполнение конкретных задач. Например, на ведение учёта, разработку налоговых деклараций или оптимизацию учётной политики фирмы. Каждую из этих бухгалтерских услуг он выполняет в срок и в любой момент способен предоставить отчёт о своей работе.
4. Постоянное совершенствование квалификации бухгалтера.
В том случае, если компания нанимает штатного бухгалтера, с течением времени непременно возникнет потребность позаботиться о повышении его квалификации. Поскольку сегодня постоянно совершенствуются программные продукты, специалисту необходимо знать об их новых версиях и овладевать ими по мере их появления.
Реализация взаимодействия на основе модели SaaS
Основные особенности данной бизнес модели:
web-приложение изначально является сетевым;
Возможность использования web-приложения несколькими клиентами одновременно;
Возможность оплаты пользования web-приложения компанией основываясь не только на общем объеме производимых операций, но и в виде абонентской платы;
Отсутствие оплаты и прозрачность (незаметность) для компании выполнения всех обновлений, модернизации и технической поддержки данного web-приложения.
Компания аутсорсер не приобретает программное обеспечение и оборудование, а использует облако приложений SaaS, например облако продуктов 1С (Приложение Е).
Новейшие технологии 1С использующие облачные технологии и технологии виртуализации для оказания аутсорсинговых услуг бухгалтерского учета на расстоянии позволяют не только отказаться от штатного бухгалтера, но и делают необязательным присутствие стороннего бухгалтера в офисе компании [37]. Предприятию или организации достаточно подобрать подходящего специалиста, который находясь на удалении от офиса, сможет полноценно оказывать определенный перечень услуг по бухгалтерскому сопровождению.
Следует заметить, что новая платформа 1С не первая программа, позволяющая использовать облачные вычисления для удаленной бухгалтерии, но в отличие от аналогов, она является единственной на сегодняшний день, позволяющая вести учет в полном объеме и до минимума снизить денежные, эксплуатационные, временные и другие затраты. Сегодня это должно особенно заинтересовать предприятия на УСН, поскольку с 1 января 2013 года в соответствии с Федеральным Законом №402-ФЗ ведение бухгалтерского учета для них является обязательным.
Если компания крупная, то ведение бухгалтерии на расстоянии в нем приобретает особую актуальность, ведь сегодня практически невозможно подобрать в штат сразу нескольких бухгалтеров высокой квалификации. Поэтому традиционной проблемой в работе бухгалтеров большинства компаний разного уровня является неправильное оформление первичных бухгалтерских документов и нарушение сроков их передачи. Намного проще вывести документы с разрозненных участков в удаленный центр общего обслуживания аутсорсинговой компании.
Например, имея аутсорсинговую компанию с пятью подразделениями в разных городах или районах, руководителю потребуется содержать как минимум по 4-5 бухгалтеров в каждом из них, а при использовании удаленной бухгалтерии эту же работу смогут выполнить меньшее число специалистов, что значительно дешевле. Преимуществом такого подхода является снижение затрат за счет централизованной обработки информации любых объемов, стандартизации учетных документов, оптимизации бизнес-процессов, сокращения штата собственных работников и высокой квалификации удаленного бухгалтерского персонала.
Осенью 2011 года 1С подписала партнерское соглашение с ОАО «Ростелеком» об участии в национальной облачной платформе. В соответствии с этим соглашением, компания 1С получила разрешение на развертывание своего программного обеспечения в ЦОДах оператора «Ростелеком», в том случае, если потребуется расширение объема серверного пространства. Кроме того, соглашение предполагает, что «Ростелеком» и 1С будут совместно предоставлять облачные сервисы для госкомпаний, органов власти субъектов федерации и т.д. Все вышеперечисленное свидетельствует о том, что к облачным решениям обе компании подходят с особой ответственностью, обеспечивая высокий уровень надежности дата центров. Это напрямую касается взаимодействия удаленного бухгалтерского офиса с клиентом. «Облачная» бухгалтерия предполагает обязательное резервное копирование и гарантирует целостность данных, а специальной системой обеспечивается конфиденциальность и защита корпоративных данных при обращении к базе.
Новая версия платформы 1С позволяет работать по принципу «тонкого клиента», предполагающего базирование необходимого бухгалтерского программного обеспечения не в компьютерах пользователей, а в собственном современном центре обработки данных (ЦОД). Пользователи работают с единой базой данных расположенной на центральном сервере через интернет, для чего используется удаленный рабочий стол или браузер. Важно понимать, что для того чтобы удаленный бухгалтер и сотрудники компании заказчика работали в одной сети, используется защищенный канал связи для доступа к любым приложениям и для обмена данными между всеми участниками рабочего процесса.
По сути, тонкий клиент - это обычный компьютерный системный блок, обладающий минимальным набором комплектующих, достаточных лишь для запуска ОС на удаленном сервере и отражения тех или иных данных на мониторе [34]. Когда запускается тонкий клиент на любом компьютере через LAN или жесткого диска, который в большинстве случаев не обязателен, установленном в удаленном центре общего обслуживания или в офисе предприятия, создается рабочая сессия на терминальном сервере. Иными словами, виртуализация бухгалтерского обслуживания позволяет получить пользователю доступ к 1С с любого компьютера, поскольку не требует установки «коробочной» версии программы на него, даже при наличии HDD.
С одной стороны это означает, что взаимодействие удаленного офиса с клиентом может осуществляться даже тогда, когда они находятся в разных точках Планеты. С другой - такая технология удаленной бухгалтерии полностью исключает возможность каких либо ошибок в учете или потери данных в результате сбоя компьютерного оборудования установленного на предприятии. Все дело в том, что тонкий клиент из-за своей «простоты» практически «не ломается», если, разумеется, не предпринять для этого целенаправленных действий. Самое главное в том, что на нем не хранится абсолютно никаких документов, поэтому защита корпоративных данных при использовании удаленной бухгалтерии по облачным технологиям обеспечивается на все сто процентов.
Для максимального удобства взаимодействия удаленного офиса с клиентом все облачные решения выглядят в браузерах пользователей точно таким же образом, как и привычные интерфейсы «коробочных» версий программ от 1С. Это сделано разработчиками намеренно, чтобы не противопоставлять программы, поддерживающие облачные вычисления и те, которыми бухгалтеры предприятий и организаций пользовались до сих пор. Благодаря этому, при работе с удаленным бухгалтером у сотрудников компании не возникнет недопонимания или лишних вопросов по оформлению и ведению документации. Благодаря единым системным облачным решениям бухгалтерской программы, полностью исключается возможность неоднозначной трактовки удаленным бухгалтером аутсорсинговой компании и компании клиентом одних и тех же документов.
Все новые решения адаптированы таким образом, что они одинаково работают как в «облаке», так и в обычной версии программы. Это позволяет пользователям переносить данные из уже существующей локальной базы в «облако» и назад через XML-файлы. В режиме тонкого клиента и web-клиента пользователи получают доступ к специализированным реквизитам документов, возможность управления стандартными бухгалтерскими отчетами и ввода необходимых для учета сведений. Очень важно отметить, что все пользователи облачной бухгалтерии могут легко получать доступ к новым продуктам компании 1С, причем все обновления по мере их выхода в свет устанавливаются автоматически на сервер. Таким образом, компании больше не понадобится штатный программист, специализирующийся на обслуживании программ для бухгалтерского учета, что так же ведет к экономии.
При работе в «облаке» взаимодействие удаленного офиса с клиентом упрощается настолько, что к новому формату даже не придется привыкать. Каждый пользователь со стороны клиента, имеющий доступ к облачной базе данных, может без труда заказать в центре общего бухгалтерского обслуживания аутсорсинговой компании новый отчет, доработку того или иного документа. При этом, по желанию клиента, например, «первичка» может быть доставлена в его офис как прежде с курьером или по почте, или намного удобнее - по защищенным электронным каналам связи обеспечивая их сохранность и конфиденциальность. График документооборота так же может корректироваться. При необходимости, можно получить консультацию у специалиста или задать интересующий вопрос. Иными словами оперативный доступ к бухгалтерской документации и прямой контакт через интернет со специалистом аутсорсинговой компании позволяет оперативно и гибко реагировать на те или иные изменения.
