Содержание к диссертации
Введение
Глава 1. Исследование современного состояния работ по автоматизации производственного процесса в телекомпании 8
1.1. Анализ текущего состояния телевизионной индустрии РФ 8
1.2. Исследование задач и проблем, стоящих перед телевизионной компанией 10
1.3. Исследование особенностей организационной структуры телекомпании 14
1.4. Анализ состояния работ по автоматизации производственного процесса в телекомпании 22
1.5. Формулирование основных требований к СУЭД телекомпании 29
1.6. Анализ существующей терминологической и законодательной базы РФ в области электронного документооборота 32
1.7. Теоретические основы построения систем управления электронным документооборотом 42
1.8. Обзор стандартов и спецификаций, применяющихся в области СУЭД 63
1.9. Анализ характеристик СУЭД, представленных на отечественном рынке программного обеспечения, на соответствие требованиям телекомпании 65
Выводы по главе 73
Глава 2. Методика формирования оптимальной распределенной системы управления электронным документооборотом телекомпании 75
2.1. Основные цели и краткая характеристика методики 75
2.2. Концептуальный этап разработки СУЭД телекомпании 77
2.3. Разработка логической модели СУЭД телекомпании 80
2.4. Концепция XML шлюзов. Интеграция в СУЭД программного обеспечения сторонних производителей 94
2.5. Оптимизация размещения и синхронизации массивов документации по узлам распределенной СУЭД 97
2.6. Обоснование выбора программной платформы для реализации СУЭД телекомпании 105
Выводы по главе 107
Глава 3. Практическая реализация СУЭД телекомпании на примере автоматизации производственного процесса ОАО "ТВ Центр". 109
3.1. Структура разработанной СУЭД ПО
3.2. Применение концепции XML шлюзов на примере интеграции модуля "Статьи в эфир" и программы "Телесуфлер" 132
3.3. Оптимизация размещения баз данных СУЭД в региональных представительствах телекомпании 136
Выводы по главе 137
Заключение 138
Литература 141
Приложения 150
- Исследование задач и проблем, стоящих перед телевизионной компанией
- Анализ существующей терминологической и законодательной базы РФ в области электронного документооборота
- Концепция XML шлюзов. Интеграция в СУЭД программного обеспечения сторонних производителей
- Применение концепции XML шлюзов на примере интеграции модуля "Статьи в эфир" и программы "Телесуфлер"
Введение к работе
В последние годы экономическая ситуация в стране претерпела ряд существенных изменений, связанных с развитием рыночных отношений. Одним из важнейших условий выживания и развития любого предприятия в этих условиях является рентабельность его деятельности. Достижение этой цели невозможно без владения оперативной информацией, требующейся для анализа и принятия управленческих решений.
Своевременное получение этой информации в ряде случаев осложняется тем, что предприятие имеет территориально-распределенную структуру. В связи с этим особую актуальность приобретает применение распределенных систем управления электронным документооборотом (СУЭД). Создание и внедрение таких систем является достаточно трудоемким и капиталоемким процессом, что определяет необходимость экономического обоснования принимаемых технических решений.
Кроме того, несмотря на непрерывное совершенствование технических характеристик ЭВМ и программного обеспечения, нерациональная организация процессов хранения и обмена документами может значительно снизить эффективность СУЭД предприятия. Поэтому в настоящем исследовании основное внимание уделяется развитию научно-методического аппарата и инструментальных средств, позволяющих оптимизировать систему управления электронным документооборотом предприятия и снизить затраты на её разработку, внедрение и эксплуатацию.
Наиболее востребованы системы управления электронным документооборотом в организациях, сфера деятельности которых связана с обработкой значительных объемов документации: страховых компаниях, высших учебных заведениях, средствах массовой информации. С учетом динамичного развития рынка телевизионного вещания и рекламы задача формирования и оптимизации СУЭД предприятия рассматривается в диссертации на примере телевизионной компании.
Цель и задачи исследования. Целью диссертационного исследования является разработка экономико-математической модели и инструментальных средств для оптимизации распределенной системы управления электронным документооборотом телекомпании.
Для достижения сформулированной цели в работе были поставлены и решены следующие задачи:
1) исследование деятельности российских телекомпаний в современных условиях;
2) выявление особенностей документационного обеспечения производственного процесса в телекомпании;
3) исследование методов и средств автоматизации документооборота;
4) разработка информационной модели системы управления электронным документооборотом на основе анализа производственного процесса телекомпании;
5) разработка методики формирования оптимальной распределенной системы управления электронным документооборотом телекомпании;
6) построение математической модели оптимизации затрат, обусловленных размещением массивов документов по узлам системы управления электронным документооборотом;
7) разработка методов и средств, позволяющих сократить расходы на разработку модулей СУЭД;
8) разработка, выбор и адаптация программного обеспечения для реализации разработанной модели распределенной СУЭД телекомпании.
Объект и предмет исследования. Объектом исследования являются системы управления электронным документооборотом. Предметом исследования являются процессы формирования и оптимизации СУЭД.
Методы исследования. Теоретической и методологической основой исследования послужили работы российских и зарубежных ученых в области телевизионного маркетинга и предпринимательства (П. Гринберг., Д. Вагнер, Ч. Сендидж, В.В. Ворошилов), управления документооборотом организации (М.Дж Саттон, Т.М. Кулопукос, В.А. Конявский, В.А. Гадасин, А.А. Линев), а также методическая и нормативная документация в области моделирования, разработки и применения систем управления электронным документооборотом.
При решении поставленных задач использовался математический аппарат теории исследования операций и математической статистики. В целях разработки формализованного представления предметной области использовались методы объектно-ориентированного и структурного проектирования информационных систем.
В работе также использованы существующие федеральные законы, законопроекты, государственные стандарты Российской Федерации в области документооборота и информатизации.
Научная новизна. Научная новизна полученных в диссертации результатов состоит в следующем:
1) создана методика формирования оптимальной распределенной системы управления электронным документооборотом телевизионной компании;
2) построена концептуальная модель системы управления электронным документооборотом телекомпании;
3) предложена концепция использования XML шлюзов для взаимодействия между СУЭД и программным обеспечением сторонних производителей;
4) разработана математическая модель оптимизации распределенной системы управления электронным документооборотом;
Практическая значимость полученных результатов состоит в том, что разработанный подход к оптимизации распределенной системы управления электронным документооборотом носит достаточно универсальный характер и может быть использован в деятельности органов управления различных предприятий в ходе проведения расчетов по оптимизации документооборота.
Практические результаты исследования нашли применение в ходе формирования и оптимизации системы управления электронным документооборотом телевизионной компании ОАО "ТВ Центр".
Публикации. Рабочие материалы диссертации и некоторые её результаты нашли отражение в 3 публикациях общим объемом 1 п.л.
Структура и объем работы. Диссертация состоит из введения, трех глав с выводами, заключения и списка литературы, включающего 107 наименований.
Исследование задач и проблем, стоящих перед телевизионной компанией
Внутри телекомпании перед каждым из отделов руководством устанавливается ряд задач, требующих оперативного решения. Наиболее приоритетными задачами являются: продажа рекламного времени, производство программ и планирование эфира (программирование), техническое обеспечение вещания, выпуск телевизионных новостей, управление телекомпанией и стратегическое планирование. Рассмотрим подробнее каждую из перечисленных выше задач.
Продажа рекламного времени. Изменение рыночных условий требует от телекомпании необходимости учета возникающих проблем для обеспечения роста доходов от продаж рекламного времени в будущем [78]. Повсеместный рост конкуренции на рекламном рынке требует от сотрудников отдела продаж знаний, как в области маркетинга, так и в области телевизионного вещания.
Обучение сотрудников требует значительных затрат времени и средств, но его результаты покрывают первоначальные затраты. Рекламные агенты должны быть знатоками рынка, понимать специфику телевидения, владеть информацией о зрительской аудитории и стремиться к установлению партнерских отношений с рекламодателем [78]. Поэтому формирование квалифицированных кадров, способных найти новые источники доходов и сохранить старые, является важнейшей задачей телекомпании.
Постоянный анализ состояния рынка рекламных услуг, позволяет конкурировать с другими телекомпаниями и средствами массовой информации (газеты и радио) за привлечение рекламодателей. Анализ статистических данных о состоянии рекламного рынка России [81] показывает, что рекламодатели расходуют в два раза больше средств на рекламу в прессе, чем на рекламу по телевидению. Таким образом, привлечение клиентов, традиционно не расходующих средства на рекламу по телевидению, может обеспечить телекомпании значительный прирост доходов от рекламной деятельности.
Исследование рынка товаров и услуг необходимо, чтобы помочь телекомпании и рекламодателю определить целевую аудиторию. Результатом этого станет увеличение продаж товаров и услуг рекламодателем, что способствует привлечению новых и обеспечит рост доходов от рекламной деятельности. Учитывая возросшую в последние годы конкуренцию на рынке рекламной деятельности, становится особенно важным сохранение собственной клиентской базы и её расширение за счет привлечения новых клиентов, традиционно не использующих телевизионную рекламу.
Программирование. Еще одной проблемой, стоящей перед телекомпанией является поиск компромисса между затратами на покупку качественных программ и интересом зрителей. Возросшая конкуренция на телевизионном рынке привела к необходимости построения вещания по "нишевому" принципу. Только при четком позиционировании на рынке телекомпания способна выдержать конкуренцию. Выбор программ в этом случае будет зависеть от того, отвечает или не отвечает программа запросам целевой аудитории станции. Практика показывает, что в условиях ограниченного бюджета целесообразнее покупать программу, чем производить.
Составление расписания. Подбор и расстановка программ — это одна из функций маркетинга, один из методов воздействия на телезрителя. Конечная цель, стоящая перед отделом программ - привлечь к станции максимально возможное количество телезрителей. Аудитория является важнейшим аргументом в руках отдела сбыта, позволяющим успешно продать рекламное время потенциальному рекламодателю.
Сотрудники, занятые составлением сетки телевещания, обязаны знать аудиторию каждой программы станции: средний возраст, экономический статус и уровень образования; а также знать, что им нравится. Эта информация сильно различается не только от области к области, но и от города к городу. Однако при любых различиях отдел программ должен "обеспечить" максимальную аудиторию и "передать" её отделу сбыта, который "продаст" её рекламодателям.
Техническое обеспечение вещания. В настоящее время цифровое вещание постепенно вытесняет классические стандарты, переходя из класса дорогостоящих систем в класс экономичных и перспективных [57]. Применение новейших технологий позволяет сотрудникам телекомпании более полно выразить свой творческий потенциал, сформировать отличительный внешний облик телевизионной компании. Творческий подход к созданию передач в сочетании с современными цифровыми технологиями вещания способен создать привлекательную для зрителя атмосферу и привлечь потенциального рекламодателя.
Анализ существующей терминологической и законодательной базы РФ в области электронного документооборота
Выбор методов и средств автоматизации документационного обеспечения производственного процесса является в настоящее время актуальной задачей для многих отечественных организаций. Большинство публикаций на данную тему посвящено отдельным достоинствам и недостаткам конкретных систем документооборота. В них, как правило, не рассматриваются и не учитываются в полной мере требования самого объекта автоматизации.
В этом разделе вводятся основные понятия предметной области -документооборота, а также проводится анализ существующих систем управления электронным документооборотом на соответствие требованиям, предъявляемым объектом автоматизации — телекомпанией. Но прежде чем перейти к характеристике конкретных систем управления документооборотом, анализировать возможность их применения в телекомпании, необходимо четко определиться с терминологией предметной области.
Практика показывает, что ошибочность исходной базы влечет непригодность всех основанных на ней положений. Для исключения подобных недочетов рассмотрим и проведем анализ терминологии существующих федеральных законов, законопроектов, государственных стандартов РФ и документации в области электронного документооборота и информатизации [17,21,22, 23,56,66-69,72,87-90].
Первое понятие, которое следует рассмотреть - информация. Федеральный закон "Об информации, информатизации, и защите информации" от 20.02.95 г. [87] и ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" [23], определяют термин "информация" следующим образом: "Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления".
Проект Федерального закона "Об информации, информатизации, и защите информации" от 2000 г. [67]: - "Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, выраженные в какой-либо объективной форме, обеспечивающей возможность их хранения и распространения".
Проект межгосударственного стандарта ИСО/МЭК (1999 г.), [22]: -"Информация (в обработке информации) - знание (сведения) о таких объектах, как факты, события, явления, предметы, процессы, представления, включающие понятия, которые в определенном контексте имеют конкретный смысл".
Рассмотрим термины документ и электронный документ. Федеральный закон "Об обязательном экземпляре документов" [88] определяет понятие документ следующим образом: "Документ - материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования".
Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" [87], ГОСТ "Делопроизводство и архивное дело" [23]: -"Документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать".
ГОСТ "Делопроизводство и архивное дело" [23] определяет реквизит документа: - "Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа"; "Текст официального документа - информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа"; "Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации ЭВМ".
Новая редакция Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации" [67] (вариант от 2000 года) предназначена для учета новых технологических изменений, прошедших за пять лет с момента принятия закона. В проекте уточняется: "Электронный документ - сведения, представленные в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа".
Статья 2 проекта федерального закона "Об электронной цифровой подписи" [67]: "Электронное сообщение - информация, представленная в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущая быть преобразована в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа". "Электронный документ (ЭлД) - электронное сообщение, имеющее реквизиты для идентификации его как документа".
Статья 4 проекта федерального закона "Об электронном документе" [69] вводит понятие ЭлД: - "Электронный документ представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию в виде набора символов, звукозаписи или изображения, предназначенную для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи в целях хранения и общественного использования". Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" [89] определяет понятие ЭлД следующим образом: "Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме". Теперь рассмотрим понятия подлинник (оригинал) и копия применительно к бумажному и электронному документу. Согласно государственному стандарту РФ "Делопроизводство и архивное дело. " [23] бумажные документы по виду оформления различаются следующим образом: 1) официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке; 2) подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа; 3) копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Концепция XML шлюзов. Интеграция в СУЭД программного обеспечения сторонних производителей
Анализ научных трудов [24,47,70,79,80,98,103] позволяет сделать вывод, что самой перспективной технологией обмена информацией между разнородными приложениями, является концепция XML шлюзов. В её основу положен стандарт расширяемого языка разметки XML (Extensible Markup Language). XML используется для разметки документов во многом так же, как HTML. Однако XML превосходит его при работе со структурированными данными, такими, как результаты запроса к базе данных. Не ограничивая автора фиксированным набором тегов, стандарт языка XML позволяет ему вводить любые имена, кажущиеся удобными и полезными. Раскроем это на примере того, как будет выглядеть фрагмент адресной книги в HTML и XML формате. HTML фрагмент: Н1 Адресная книга /Н1 Н2 Имя: Иванов Иван Иванович /Н2 Р Город: Москва /Р Р Улица и дом: Юбилейная, 17-А /Р Р Электронная почта: ivanov@mail.ru /Р В приведенном примере, теги размещают данные на экране, но ничего не сообщают об их структуре. При использовании разметки XML, тот же самый фрагмент может быть оформлен следующим образом: ?xml version = " 1.0" address_book person пате Иванов Иван Иванович /пате city Москва /city 5Т.гееС Юбилейная, 17-А /street e_mail ivanov@mail .ru /e_mail /person /address_book Как видно из примера, за счет увеличения объема служебной информации, XML позволяет определить структуру документа и значение его полей. Эта возможность является ключевой для активного манипулирования данными и позволяет объединять различные программные модули в единую информационную систему. Предлагается следующая методика построения протокола обмена информацией между компонентами СУЭД на основе XML: 1) Обмен информацией между модулями должен производится в XML формате и кодировке Unicode. За счет этого достигается универсализация в вопросах поддержки кодовых страниц (code pages). 2)
Для перечисления возможных имен элементов, определения имеющихся атрибутов для каждого типа элементов и описания сочетаемости одних элементов с другими следует использовать Document Type Definition (определения типов документов, DTD). См.[98]. 3) Участники обмена информацией должны игнорировать сообщения, не соответствующие DTD, без возникновения ошибок. 4) Каждый участник информационного обмена должен иметь возможность одновременно принимать и обрабатывать сообщения как минимум от нескольких участников. 5) После каждого принятого сообщения, получатель должен подтвердить прием сообщения. Подтверждение должно быть отослано по тому же каналу, по которому было получено сообщение. 6) Отправитель не должен отправлять новых сообщений пока не получит подтверждение от получателя. Такой подход позволяет организовать гарантированную доставку сообщений. Предложенный подход позволяет прозрачно интегрировать в систему управления электронными документами программное обеспечение, уже используемое в телекомпании. Для этого, достаточно разработать приложение-шлюз, обеспечивающее связь с интегрируемым ПО, которое разрабатываемая СУЭД будет считать одним из своих модулей. В качестве механизма передачи данных можно использовать механизм "сокетов".
Модификация протокола обмена информацией между компонентами системы может быть легко проведена путем изменения DTD. Предложенный подход к обмену информацией между компонентами ИС прошел практическую апробацию в телекомпании ОАО "ТВ Центр" (ТВЦ). Разработан протокол обмена информацией между системой управления документооборотом телекомпании ТВЦ и программным обеспечением планирования и автоматизации эфирного вещания от сторонних производителей. На основе протокола реализован шлюз XML, обеспечивающий оперативный обмен данными между системой управления документооборотом, а также системой планирования и автоматизации эфирного вещания телекомпании. Сложившиеся рыночные условия и обострившаяся конкурентная борьба вынуждают телевизионные компании осваивать региональные рынки. За счет привлечения партнеров и организации вещания в регионах коммерческие телекомпании стараются увеличить доходы от продажи рекламного времени. Но при этом увеличиваются расходы на поддержание в актуальном виде массивов документов между головным офисом и региональными представительствами телекомпании. Практика показывает, что затраты на организацию канала связи составляют до 45% эксплуатационных расходов на распределенную информационную систему. Таким образом, задача оптимального распределения массивов документов по узлам системы приобретает актуальный характер. Эту задачу можно сформулировать следующим образом: по описанию требований конечных пользователей системы в виде предполагаемого количества запросов на поиск документов в единицу времени; планируемому количеству обновляемых документов; объему информации, необходимой для формирования ответа, от каждого из узлов системы к каждому хранилищу документации; стоимости передачи данных по каналам связи между узлами системы; стоимости узлов распределенной СУЭД необходимо определить такое распределение документации, которое минимизировало бы совокупную стоимость её эксплуатации.
Применение концепции XML шлюзов на примере интеграции модуля "Статьи в эфир" и программы "Телесуфлер"
После редактирования, окончательный текст сюжета из базы "Статьи в эфир" должен быть отправлен на студийный компьютер с установленной программой "Телесуфлер". В силу того, что в этой программе не был предусмотрен режим удаленной загрузки и обновления данных, возникла необходимость в создании промежуточного уровня, обеспечивающим динамическое обновление данных между модулем "Статьи в эфир" и приложением "Телесуфлер".
Согласно предложенной во второй главе концепции XML-шлюзов, обмен сообщениями организован с помощью механизма сокетов и языка XML. Разработанное приложение-шлюз выполняется на ПК-телесуфлере. Взаимодействие между шлюзом и модулем "Статьи в эфир" осуществляется на 10100 порту путем обмена XML сообщениями в Unicode кодировке. С программным обеспечением "Телесуфлер" приложение шлюз взаимодействует на уровне общей базы данных в формате DBF. Для обмена сообщениями была разработана следующая схема данных DTD (рис. 3.9.).
Рассмотрим подробнее элементы предлагаемой схемы. Элемент DTD "msg" описывает общий формат сообщений, которым обмениваются модуль "Статьи в эфир" и программа XML-шлюз. Стандартное сообщение может содержать следующий набор тэгов: "src" - имя источника сообщения, "dest" -имя получателя, "obj" - описание передаваемого документа, "ack" -подтверждение полученного сообщения, "createObj" - запрос на создание документа, "replaceObj" - запрос на замещение документа, "removeObj" -запрос на удаление документа, "reqObj" — запрос информации о документе, "reqAll" - запрос на список всех документов, "listAH" - список всех документов на суфлере. Тэги "src" и "dest" - присутствуют в каждом сообщении, а и из оставшихся тэгов в сообщении может присутствовать лишь один.
Сообщение "obj" описывает документ и содержит следующие тэги: "objID" - уникальный идентификатор документа, который присваивается ему в системе Lotus Domino при создании автоматически; "objTitle" - заголовок документа; "objText" — текст документа, который выводится на экран телесуфлера; "objPos" - номер документа в эфирном листе; "objStatus" — статус документа ("в эфире", "удален", "изменен", "новый"); objCreated — дата и время создания документа.
Запрос "createObj" предназначен для создания документа на суфлере. Этот запрос отправляется модулем "Статьи в эфир" и содержит описание статьи -тэг "obj". Сообщение "аск" отправляется XML-шлюзом в ответ на любое полученное сообщение. Если в течение 3 секунд после отправки сообщения не приходит ответ, то сообщение считается утерянным и производится повторная отправка. Такой подход обеспечивает надежную доставку сообщений. Элемент DTD "аск" содержит следующие тэги: "objID" -уникальный идентификатор документа и "objStatus" — его статус. Пояснить логику работы XML-шлюза можно на следующем примере. Допустим, пользователю системы потребовалось отправить на суфлер документ из базы данных "Статьи в эфир". Для этого пользователь системы нажимает кнопку "Отправить на суфлер". В этот момент формируется сообщение (рис. 3.10.) и отправляется в приложение-шлюз по корпоративной сети компании. При получении сообщения XML-шлюз создает новую запись в DBF-таблице суфлера, после чего отправляет в СУЭД подтверждение "аск" о создании документа (рис. 3.11.). После получения ответа от XML-шлюза, в базе данных "Статьи в эфир" документ помечается как отправленный на суфлер. Таким образом было обеспечено взаимодействие между модулем системы управления электронным документооборотом "Статьи в эфир" и программным обеспечением "Телесуфлер". Следует отметить, что в качестве возможного альтернативного подхода к интеграции системы электронного документооборота и телевизионного суфлера рассматривалось приобретение дополнительного модуля у фирмы, предоставляющей специализированные услуги на рынке программного обеспечения. Однако при таком подходе планируемые затраты на интеграцию могли значительно увеличиться (в 7 раз), что в условиях ограниченного бюджета проекта было неприемлемым.
