Содержание к диссертации
Введение
1. Развитие систем управления предприятием в современных условиях 9
1.1. Промышленное предприятие как объект информатизации 9
1.2. Роль информации в управлении предприятием 17
1.3 Развитие организационных форм управления информацией 24
1.4 Методы управления 37
1.5 Принципы построения систем электронного документооборота. 46
2. Исследование методов и процессов построения систем управления предприятиями на основе электронных технологий 56
2.1: Классификация электронных систем управления документами.. 57
2.1.1. Распределение систем ЭУД по разным типам технологий.. 62
2.1.2. Основные тенденции развития рынка систем электронного управления документами 65
2.2. Оценка систем документооборота и делопроизводства 66
2.3. Выбор среды разработки автоматизированной системы управления документами 72
2.4. Классификация факторов оценки эффективности системы управления документооборотом 91
2.4.1. Классификация затрат создания и внедрения новой системы управления документооборотом 91
2.4.2. Показатели оценки системы управления документооборотом 105
2.4.3. Факторы риска 112
3. Разработка методик создания и оценки системы управления электронным документооборотом 117
3.1. Методика создания системы управления электронным документооборотом 117
3.1.1. Структура системы управления электронным документооборотом 118
3.1.2. Структура безопасности системы управления электронным документооборотом 133
3.1.3. Техническая реализация системы управления электронным документооборотом 149
3.2. Методика оценки системы управления электронным документооборотом 153
3.2.1. Оценка возврата от инвестиций в технологии электронного управления документами 153
3.2.2. Экономическая эффективность внедрения системы управления электронным документооборотом 156
Заключение 163
Список литературы 166
Приложение
- Роль информации в управлении предприятием
- Развитие организационных форм управления информацией
- Оценка систем документооборота и делопроизводства
- Методика оценки системы управления электронным документооборотом
Введение к работе
В условиях рыночной экономики особую значимость и актуальность приобретают вопросы, связанные с повышением эффективности деятельности промышленного предприятия при динамичном изменении внешней среды. Развитие информационных технологий значительно расширяет возможности повышения эффективности управления предприятием, но неправильное их использование ведет только к понижению эффективности
Исследования отечественных и международных аналитиков бизнеса показывают, что отсутствие методологий информационного управления промышленными предприятиями не только мешает развитию, но и может служить причиной потери занимаемых на рынке позиций.
На любом промышленном предприятии обращается информации, которая делится на техническую, управленческую, административную и экономическую. Техническая информация сохраняется в виде технической документации, управленческая в виде плановой документации, экономическая информация в финансово-бюджетных и аналитических документах, а административная в виде приказов, распоряжений и т.д. 80% документов предприятия обращается в 20% управленческих подразделениях.
Анализ отечественной и зарубежной литературы, посвященной различным аспектам формирования системы и инфраструктуры предприятия, в т.ч. информационных систем и их внедрения, позволил выявить существенные недостатки, обусловленные неразработанностью теории и методологии формирования информационных систем и их структур в управлении.
В работах отечественных специалистов в области формирования систем управления предприятием, в т.ч. информационных систем, например, П.Е. Беленького, Ю.П. Васильева, Т.Н. Ильина, B.C. Кабакова, Г.А. Краюхина, Д.С. Львова, Ф.Г. Патрунова, Ю.М. Порховника, Д.А.
5 Романова, Р.В. Соколова, М.Т. Чиркова, и других, не в полной мере учтены современные условия формирования информационных систем.
Работы западных ученых, посвященные проблеме разработке и внедрения автоматизированных систем управления информацией не могут быть непосредственно использованы в Российской практике, т.к. не учитывают специфики хозяйствования российских организаций, сложившихся традиций, менталитета.
Современные отечественные работы в данной области отличаются определенным максимализмом, который заключается либо в полном копировании западного опыта, либо в попытке воплотить на практике методы и модели, описанные в работах отечественных классиков организации, без учета произошедших за это время изменений.
Для практического применения необходима методика разработки и внедрения электронных систем управления, которая с одной стороны учитывала бы уже существующие наработки отечественных и западных специалистов, при этом адаптируя их к современным условиям хозяйствования в России. Это и обуславливает актуальность темы, а также цели и задачи данного диссертационного исследования.
Целью диссертационного исследования является разработка методических положений по созданию и внедрению систем управления предприятием на основе электронных технологий.
Основные задачи: определение особенностей управления предприятием при использовании современных электронных и информационных технологий; исследование современных организационных форм информационных систем и методов их создания, уточнение принципов построения их структур и информатизации процессов управления; уточнение понятия документооборота на предприятии; определение количественных и качественных показателей оценки систем управления с использованием информационных и электронных технологий; рационализации их структур и процессов; разработка методов адаптивного моделирования систем управления на предприятии; обоснование организационных условий создания и внедрения систем управления на основе электронных технологий и их эффективность.
Предметом исследования являются условия повышения эффективности управления предприятием и разработка методов создания и внедрения систем управления электронной информацией.
Объектом исследования является предприятие в системе информационного управления.
Теоретической и методологической основой диссертационной работы служат труды ведущих отечественных и зарубежных ученых, специалистов в области организации создания, планирования и управления на предприятиях.
Диссертация является исследованием, в котором проведен анализ проблем повышения эффективности управления предприятием посредствам создания, внедрения систем управления электронным документооборотом.
Научная новизна работы заключается в следующем: выявлены основные тенденции развития информационных систем в управление предприятием; определены факторы создания и внедрения систем управления документооборотом на предприятии и выделены основные группы факторов риска; проанализирована и уточнена сущность системы документооборота в управление предприятием. уточнена классификация принципов создания систем управления предприятием на базе информационных технологий с выделением принципов организации и рационализации их структур управления; определены качественные и количественные показатели оценки системы управления предприятием на основе СУД; проведён анализ методов моделирования информационной базы и документооборота на предприятии; предложена методика моделирования документооборота на базе электронных технологий; разработана методика оценки существующих и создаваемых систем управления электронным документооборотом для промышленных предприятий.
Практическая и научная значимость диссертационной работы: Проведенные исследования, формализованные в виде методики создания и внедрения систем управления электронными документами: позволяют на основе классификаций выбирать методы построения и/или моделирования систем управления документооборотом предприятий или их элементов; составляют научно-методическую основу для принятия управленческих решений в области разработки систем управления информацией на предприятии; реализованы в виде методик создания и внедрения систем управления электронными документами и могут быть использованы в управлении предприятиями и организациями при создании и освоении нового производства или реорганизации уже существующего; апробированы в виде методик на промышленном предприятии, в проектной организации, что подтверждается соответствующими актами внедрения;
8 методики могут быть использованы на предприятиях и в организациях с различным видом деятельности (промышленные предприятия, проектные организации, строительные организации, НИИ).
1. Развитие систем управления предприятия в современных условиях
Роль информации в управлении предприятием
В рыночной экономике информация стала товаром, ее получение, хранение, использование подчиняются законам товарно-денежных отношений. Сегодня информацию относят к числу важнейших ресурсов предприятия и умение эффективно использовать этот ресурс, без преувеличения, определяет способность предприятия к выживанию в условиях конкуренции. Вот лишь некоторые статистические данные, подтверждающие роль информации в управлении предприятием: По мнению американского журнала "Management Services", в США доля персонала, занятого переработкой информации, в течение первой половины двадцатого века практически оставалась неизменной, а во второй половине века она стала неуклонно возрастать и уже к середине семидесятых годов достигла половины всех занятых; 73% американских, 63% английских и 85% японских менеджеров считают, что главным препятствием к успешному управлению является неэффективный обмен информацией; Согласно различным исследованиям от 50% до 90% времени менеджера, при осуществлении им своих функций, расходуется на коммуникации (общение), как часть информационного обмена в процессах принятия решений. Возможность эффективного использования информации для управления определяется совокупностью ее основных свойств, характеризующих качество информации, ее ценность: - достоверность; - полнота; - точность; - актуальность. Процесс коммуникации, в общем случае, состоит из нескольких этапов. Чаще всего выделяют четыре основных: 1. Сбор информации (или зарождение идеи). Основными операциями с информацией на этом этапе являются собственно сбор информации, ее регистрация, предварительная и итоговая обработка. Предварительная обработка информации - это сортировка, сопоставление, выборка, подготовка для длительного хранения, унификация формы. Итоговая обработка информации (по существу - подготовка информации для принятия решения) состоит в совместной обработке нескольких массивов данных, получению вторичных данных, сопоставлении информации различных временных периодов и т. д. 2. Кодирование информации и выбор канала для ее передачи. Под кодированием информации чаще всего понимают ее преобразование. Используя различные коды, одну и ту же информацию можно передать устно, письменно (в текстовой или графической форме), на разных языках, с помощью жестов и т.д. Канал - это средство передачи информации (письменные или устные распоряжения, телефон, факс, электронная почта, доска объявлений и т.д.) Таким образом, мы всегда выбираем адекватные конкретной ситуации и самой информации систему кодов и канал передачи, часто даже не задумываясь об этом. Вместе с тем, исследования показывают, что в процессе разговора, например, очень большой объем информации передается невербальным путем (мимика, жесты, выражение глаз и т.д.). Умение «читать» невербальный язык (а тем более, пользоваться им) ставит менеджера в более выгодное положение во время деловых переговоров. 3. Собственно передача. Умение управлять информационными потоками, понимание естественных и искусственных барьеров на пути информации на предприятии становится сегодня одной из важнейших характеристик менеджера. 4. Декодирование полученной информации. Кодирование информации, т.е. ее целенаправленное преобразование, диктуется, как правило, удобством ее представления или дальнейшей передачи. Так же кодирование информации определяется ее секретностью. Во всех случаях нужно быть уверенным, что адресат сумеет ее декодировать без потерь и искажений. Для обеспечения этой уверенности используются различные формы обратной связи. Виды информационных потоков на предприятии Обмен информацией (устной или письменной) встроен во все основные функции управления и является связующим процессом. Различают четыре вида информационных потоков: 1. Обмен информацией между предприятием и его внешней средой: - маркетинг сбор информации о потребительском спросе на рынке. Направление информационного потока: рынок - компания. - реклама. В противоположность маркетингу, направление потока рекламной информации: компания — рынок. - связи с общественностью (Public Relations). Специалист по связям с общественностью сегодня - одна из наиболее востребованных специальностей на рынке труда. Задача службы по связям с общественностью - в формировании положительного имиджа компании в глазах общества. Последние исследования показывают, что около 80% стоимости компании составляет ее репутация.
Развитие организационных форм управления информацией
В течение последних двух десятилетий, характеризующихся быстрым совершенствованием вычислительной техники, основной акцент делался на технологии ввода и хранения информации, разработку и накопление информационных баз данных; меньше уделялось внимания структуре информации и качеству обработки. История развития документооборота.
Прежде чем обсуждать проблемы развития организационных форм в последние годы, необходимо рассмотреть специфику сложившейся системы документооборота по ходу всей истории России.
Революционным шагом в документообороте и делопроизводстве было изобретение пишущих машинок. Случилось это в последней трети XIX в. Тексты документов стали более компактными, появилась возможность изготавливать одновременно несколько копий документа, что позволило значительно экономить время на документирование.
Тогда же технические изобретения - телеграф и телефон - стали причиной появления новых видов документов: телеграмм и телефонограмм.
Неоднократно делались попытки рационализировать документооборот. Правила применения пишущих машинок, гектографов для копирования документов были изложены в "Положении о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве", изданном в 1911г.
В XIX в. стали известными работы теоретиков документооборота 1826 - М.Сперанского "Записка об устройстве судебных и правительственных учреждений России" [70]; 1857 - Н. Варадинова "Делопроизводство, или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг"[11]; 1854 - В. Вельбрехта "Общие основания русского делопроизводства с приложениями основных его форм "[14] и др..
Необходимо отметить, что понятие документооборота и делопроизводства практически не отличаются, если идет речь об исторических событиях. Понятие документооборота стало выделяться последние годы.
Октябрьская социалистическая революция прервала процесс совершенствования буржуазного делопроизводства. Существующий государственный аппарат был разрушен до основания.
Новая власть быстро поняла необходимость законодательного оформления деятельности властных структур, упорядочения процессов документационного обеспечения. Одновременно был взят курс на упрощение и рационализацию документооборота Правила оформления официальных документов были утверждены постановлением Совета народных комиссаров от 2 марта 1918 г. "О форме бланков государственных учреждений". 8 декабря 1918г.
Советское делопроизводство и документооборот не осталось в стороне от широко развернувшегося в 20-е годы движения за научную организацию труда (НОТ) и научную организацию управленческого труда (НОУТ).
В 1923 г. при коллегии Народного комиссариата рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ) был создан Совет научной организации труда, производства и управления (СовНОТ), призванный координировать работы по НОТ в масштабах всей страны. СовНОТ вырабатывал основные принципы администрирования и научной организации управления, в том числе и документационного обеспечения.
В 1928 г. Институтом Техники Управления (ИТУ) совместно с Центрархивом РСФСР были подготовлены "Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР", которые определили порядок текущего хранения документов и их уничтожения.
В 20-е - начале 30-х гг. печатались статьи о проблемах работы с документами, которые публиковались в журналах "Техника управления", "Вопросы организации и управления", "Система и организация", "Организация труда".
В 1932 г. ИТУ был ликвидирован, специалисты подверглись репрессиям. В СССР прекратилось централизованное методическое совершенствование вопросов документооборота. С этого момента в истории документооборота начался длительный период "самостоятельности": каждое ведомство по-своему регулировало работу с официальными документами.
Оценка систем документооборота и делопроизводства
Известными отечественными разработчиками систем электронного управления документами являются: о Партнеры Lotus (АйТи, Институт Развития Москвы, Интерпроком Лан, ИнтерТраст, КомпьютерЛэнд, КСК), о Ланит (LanDocs) о Оптима (Optima Workflow) о Электронные Офисные Системы (Дело) о 1С (1 С: Документооборот) и ряд других поставщиков. Практически отсутствуют достоверные оценки оборотов российского рынка систем электронного управления документами и документооборота По оценкам IDC [98] обороты этого рынка в России (включая зарубежные продукты) в 2001 г. составили около $2.5 млн. Для сравнения, по этим же оценкам оборот российского рынка интегрированных систем для совместной работы (Lotus Domino/Notes, MS Exchange, Novell GrouWise) составил $6,5 млн. Большинство перечисленных отечественных систем документооборота предоставляют функции: о Обработка и хранение документов: регистрация. о Управление потоками работ (передача документов между исполнителями). о Контроль исполнительской дисциплины. о Поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск. о Работа с взаимосвязанными документами. о Регламентация прав доступа. о Списание документов "в дело". о Интеграция с внешними системами электронной почты. Основными пользователями этих систем являются такие структурные подразделения организаций, как управление делами, секретариаты, канцелярии, общие отделы, экспедиции и т.д. Безусловно, это важные пользователи, но они составляют 5-10% сотрудников организаций, которые нуждаются в повсеместно доступной общекорпоративной системе электронного управления документами. В результате складывается парадоксальная ситуация. Заказчик использует созданные в среде Domino/Notes приложения, поддерживающие сложные, как формализованные, так и слабо формализованные процессы подготовки, работы с документами и контроля их прохождения. И вот, когда эти сложные процессы завершены, документ готов, всеми утвержден (так и хочется сказать, "почти что мертв"), его регистрируют в отдельной системе "канцелярия", созданной на базе мощной, и часто дорогостоящей РСУБД, которая состоит из более чем 30 связанных между собой таблиц. Перечисленные выше отечественные компании, которые не являются партнерами Lotus, в качестве технологической основы перечисленных систем документооборота используют либо реляционные базы данных (Oracle, MS SQL - "Дело" и LanDocs), папки MS Exchange (Optima Workflow), либо хранилища информации собственной разработки (1С). Результатом таких технологических решений является то, что большинство этих систем на практике не способны обеспечить работу с документами в территориально распределенной корпоративной среде. Это же замечание относится к большинству зарубежных систем. Первое замечание, которое необходимо сделать состоит в том, что большинство отечественных систем (и все перечисленные в данном обзоре отечественные системы) относятся к классу систем документооборота и делопроизводства. Ранее мы говорили о технологиях электронного управления документами. Технологии электронного делопроизводства и документооборота являются одними из типов систем электронного управления документами. Выше мы уже дали определение того, что такое системы электронного управления документами в целом и корпоративные системы ЭУД, в частности. Дадим формальные определения для систем делопроизводства и документооборота. В качестве рабочего варианта можно дать следующие определения. Системы делопроизводства обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства.
Методика оценки системы управления электронным документооборотом
Приведенные ниже данные и анализ возврата от инвестиций в технологии электронного управления документами приведены, в основном, в контексте внедрения таких технологий, как Lotus Domino.Doc, т.е. прежде всего применимы к корпоративным системам ЭУД. Надо иметь в виду, что они могут быть абсолютно неприменимы к другим специфическим решениям в области электронного управления документами, таким как узкая задача электронного делопроизводства. С экономической точки зрения внедрение систем ЭУД может дать два типа возврата от инвестиций: 1.Возврат, который непосредственно измеряется в денежном выражении (hard dollar) 2.Косвенные преимущества (soft dollars). Оба типа преимуществ могут быть легко получены за счет установки централизованных систем хранения документов и образов, которые обеспечивают: интуитивно понятный пользовательский интерфейс универсальный доступ с помощью Web-браузера (без частных, специфических, закрытых клиентов) поддержки ODMA (технология интеграция с офисными приложениями, такими как MS Word) единое хранилище образов, видео-, аудио- информации и всех типов документов блокировка/разблокировка при взятии/возврате документа контроль версий, уведомление по электронной почте многоуровневая система безопасности. За счет внедрения корпоративных систем ЭУД организации уменьшают избыточность в хранении одних и тех же данных, повышение производительности туда, рост в степени удовлетворения заказчиков и удовлетворенности сотрудников в своей работе, серьезные улучшения в качестве работы и уровне коммуникаций (обмена данными). Если провести оценки уменьшения ответа на запросы заказчиков, сокращения цикла производства или предоставления услуги, организация может измерить результат от внедрения в денежном эквиваленте. Например, одна организация сообщила, что внедрение Domino.Doc поверх имеющейся у них инфраструктуры обеспечила легкий доступ сотрудников к документам из любого географически удаленного подразделения. Это был критический фактор для команд сотрудников, занимающихся разработкой продуктов, что позволило им достигнуть нужных показателей в скорости выпуска продуктов на рынок. Для этой организации задержки при выпуске нового продукта на 6 месяцев означают потерю 40% прибыли. General Motors не выполнял формального анализа возврата инвестиций. Однако, по их оценкам, они сэкономили примерно $10 млн. [57] на лицензиях и получили 4-хкратную экономию от внедрении Domino.Doc по сравнению с Documentum. Компания Caterpillar первоначально после формальной оценки выбрала Documentum в качестве 155 решения по управлению документами. Они начали внедрение Documentum, но на этапе пилотного проекта на 50 пользователей потратили весь бюджет, который изначально выделялся на 20000 пользователей. В результате, Caterpillar вернулся к решениям от Lotus в области управления документами и записями. Организации могут получить два типа преимуществ от внедрения корпоративных систем электронного управления документами: тактические и стратегические. Тактические преимущества связаны в основном с сокращением затрат. Их достаточно легко определить и измерить. Измеряемые в денежном выражении преимущества могут быть просчитаны на основе подсчета того, сколько можно убрать физических шкафов для хранения документов, сколько площадей освободить, сколько освободить серверов, которые часто хранят много копий одних и тех же документов. Итак, к тактическим относятся следующие типы преимуществ: Физическое освобождение места. Уменьшение затрат на копирование. Уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде. Уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование. Уменьшение затрат на бумагу. Повышение продуктивности работы: Более быстрое выполнение работ. Увеличение общего количества выполняемых работ. Улучшение работы с данными/записями (документами, имеющими юридические обязательства). Возможность выполнения новых типов работ.
