Содержание к диссертации
Введение 4
Глава 1. Практическая база проектирования национальной
архивной системы 9
Роль ретроспективной документной информации в повышении эффективности управления и развитии национальной культуры 9
Современное состояние сохранности документов 16
Методика сбора материалов ее эффективность 16
Существующие организационные формы сохранения документов, утративших оперативное значение 21
1.2.3. Сравнительный анализ сроков и нормативной базы сохранения до
кументов в системе правительственных учрежден и и 24
1.2.4 Типы и виды хранимых документов 29
Конфиденциальность и порядок доступа к документам 34
Практика систематизации и хранения документов 35
Интенсивность использования архивных документов 38
Практика выделения документов к уничтожению 40
Общественное понимание значимости и необходимости сохранения существующих документов 42
Глава. 2. Организационные и нормативно-методические основы проектирования национальной архивной системы в Султанате Оман...47
2.1. Изучение международного опыта создания архивной системы 47
2.1.1. Определение терминологии архивного дела
в различных государствах 47
2.1.2. Международный опыт архивного строительства 49
Выбор модели управления национальной архивной системой 55
Основные элементы Программы Национальных архивных услуг...62
Нормативно-методическое обеспечение деятельности Национальной
архивной системы 67
Определение источников комплектования архивной системы 72
Нормативно-методические основы участия документных подразделений в сохранении документов 82
Глава 3. Методические основы функционирования архивной систе
мы 90
3.1. Некоторые методические основы отбора документов
для архивного хранения 90
Влияние компьютерных технологий на архивное дело 97
Схема Единой классификации архивных документов
в Султаната Оман и ее использование '. 103
ЗАОсновные методические задачи по организации сохранения
архивных документов 106
Взаимосвязь поисковой системы и доступности архива 109
Комплектование архивной системы профессиональными кадрами.. 117
Оценка финансовой стоимости проекта Национальной архивной системы 124
Заключение 141
Библиографический список 144
Приложения 161
Введение к работе
Актуальность темы исследования определяется тем, что это первое научное исследование в области проектирования целостной управленческой структуры в Султанате Оман, где до настоящего времени не введена общенациональная система управления архивным делом. На сегодняшний день отсутствуют специальные органы и учреждения по управлению архивными документами - отбор, организация, хранения и предоставления информации различным потребителям.
Изучение проблемы дает теоретическое обоснование для постановки архивного дела в системе государственного управления на профессиональной основе. В результате проведенного автором исследования были сформулированы основные принципы организации государственной архивной системы; разработаны рекомендации по организации системы управления архивным делом.
В настоящее время в государственных структурах Султаната Оман отсутствует общенациональная система управления архивным делом. В результате скопилась больше 37 миллионов не-текущих документов, которые являются продуктом работы правительственных организаций за последние 32 года. Однако в офисах им не оказывают должной заботы, документы не классифицируются, зачастую хранятся в беспорядочном состоянии вместе со списанной оргтехникой и офисной мебелью.
В таком состоянии обмен необходимой документной информацией между правительственными организациями почти невозможен. Сложившаяся ситуация приводит к ухудшению административной деятельности в стране. По мнению автора, чтобы спасти ценные документы и ввести их в практический и научный оборот, а в дальнейшем вести эту деятельность на плановой основе, должна быть создана специализированная профессиональная архивная система. Только тогда будет возможен полноценный обмен документами между различными правительственными органами и широкое обращение исследователей к документным ресурсам государства.
Проектирование общенациональной административной системы по конкретной управленческой функции практически с нуля - задача уникальная по своему характеру. Однако для развивающихся стран ее теоретическое, методическое и практическое решение представляет особый интерес, так как в таких государствах зачастую полномасштабная система управления создается с "нулевого цикла" по мере накопления практического опыта развития государственности.
В данном диссертационном исследовании комплексно рассматриваются проблемы проектирования Национальной архивной системы в Султанате Оман для собирания и сохранения информационного потенциала государственной системы управления.
Важность создания и развития системы управления архивным делом в масштабах государства растет с ростом зрелости государственного аппарата и общества в целом. Сегодня, в информационном обществе, важность создания целостной системы органов управления архивным делом особенно усиливается из-за увеличивающейся важности информации во всех сферах деятельности и управления.
Таким образом, в целях сохранения и накопления официальных документов Султаната Оман, как исторических источников, а также информационных ресурсов для научных и образовательных исследований, необходимо создание единой Национальной архивной системы в Султанате Оман.
Цель диссертационного исследования заключается в разработке теоретико-методических положений и рекомендаций по формированию управления архивным делом в Султанате Оман как целостной системой, осуществляющей свою деятельность в соответствии с единой стратегией и функционирующей в режиме выполнения оперативных задач, вытекающих из стратегических целей государственного и общественного развития.
В соответствии с поставленной целью определены следующие задачи:
Проанализировать состояние дел по сохранению документов в учреждениях и организациях;
Исследовать состояния технического, кадрового и финансового обеспечения архивного дела, необходимого для создания и последующего функционирования национальной архивной системы и управления ею;
Изучить систему нормативно-методического обеспечения организации сохранения наиболее важных документов на всех этапах их существования в системе управления;
Определить основные положения методического обеспечения архивных процессов, необходимых для организации сохранности и последующего использования потенциальными потребителями документных информационных ресурсов на основе целостной и единой технологии функционирования архивной системы;
Обосновать необходимость создания единой национальной архивной системы для эффективного использования информационных ресурсов страны;
Спроектировать систему государственных архивных учреждений и органов управления ими;
Обосновать решения по организации системы управления архивным делом в Султанате Оман;
Сформулировать основные принципы организации государственной архивной системы;
Определить ресурсы, необходимые для функционирования архивной системы;
Объектом исследования выступают государственные организации и учреждения, реализующие документооборот в Султанате Оман.
Предметом исследования являются организационно-экономические отношения, складывающиеся при функционировании единой государственной системы архивного дела в Султанате Оман.
Научная новизна результатов исследования состоит в разработке теоретико-методических предложений и рекомендаций по формированию общенациональной системы эффективного управления архивным делом в Султанате Оман с учетом текущего и перспективного функционирования этой системы.
Наиболее существенные научные результаты, полученные автором в ходе исследования, заключаются в следующем:
1.Проведен количественный и качественный анализ документной информации в Султанате Оман;
Обоснована необходимость создания профессиональной архивной службы, на этой основе определяются нормативно-методические шаги и процедуры, необходимые для создания единой системы управления архивным делом;
Разработана организационная структура архивной системы, и формируются методические основы управления архивным делом в целом по стране;
Предложены принципы классификации Оманских архивных документов - необходимой основы структуризации как самих документов, так и системы архивохранилищ;
Разработана процедура по созданию интерактивной общественной системы архивных услуг;
Обоснованы кадровые, технические и финансовые ресурсы, необходимые для управления архивной системой.
Практическая значимость исследования заключается в возможности использования предлагаемых рекомендаций в процессе организации общенациональной системы управления архивом. Теоретико -методические положения диссертации по повышению эффективности использования информационных ресурсов могут быть использованы правительством и обществом в целом.
Апробация работы. Ключевые положения настоящего исследования обсуждались на научных конференциях в городах: Москва, Санкт-Петербург, Барнаул.
Публикации. Основные положения диссертационного исследования изложены в пяти публикациях на русском и английском языках общим объемом 1,2 п.л.
Структура работы. Диссертационное исследование состоит из введения, трех глав, заключения, библиографического списка, содержит 18 рисунков, 6 таблиц, а также 6 приложения.
