Содержание к диссертации
Введение
Глава 1. Методологические и методические вопросы диагностики систем управления 11
1.1 Особенности диагностики системы управления организации 11
1.2 Анализ литературы по проблеме диагностики системы управления 14
1.3 Требования к механизму диагностики системы управления 17
1.4 Основные положения предлагаемого механизма диагностики 21
1.5 Выводы по первой главе 31
Глава 2. Построение диагностической модели системы управления 32
2.1 Схема описания модели СУ 32
2.2 Структурная модель 33
2.2.1 Надежность 33
2.2.1.1 Надежность руководителей 34
2.2.1.2 Степень формализации труда персонала 35
2.2.1.3 Надежность технических средств управления и оргтехники 36
2.2.1.4 Текучесть кадров 37
2.2.2 Целостность 38
2.2.2.1 Организационная структура 39
2.2.2.2 Распределение ответственности и полномочий 41
2.2.2.3 Сбалансированность системы управления 43
2.2.3 Управляемость 47
2.2.3.1 Уровень управляемости 48
2.2.3.2 Качество управленческой деятельности 50
2.2.3.3 Плотность информационного потока 51
2.2.3.5 Характеристики средств передачи и обработки информации 52
2.2.4 Эффективность 53
2.2.4.1 Затраты на содержание сотрудников аппарата управления 55
2.2.4.2 Затраты на средства и технику управления 55
2.2.4.3 Экономичность аппарата управления 55
2.3 Функциональная модель 58
2.3.1 Формирование целей 60
2.3.2 Планирование 61
2.3.3 Организовывание 63
2.3.4 Контроль 65
2.3.4.1 Учет 65
2.3.4.2 Оценка 68
2.3.4.3 Анализ 71
2.3.5 Регулирование 73
2.3.6 Мотивация 76
2.3.7 Разработка и принятие управленческих решений 77
2.4 Выводы по второй главе 80
Глава 3. Алгоритм проведения диагностики системы управления 83
3.1 Использование математического аппарата и программной среды для обработки
диагностических данных 83
3.1.1 Выбор математического аппарата для обработки диагностических данных 84
3.1.1.1 Требования к математическому аппарату 84
3.1.1.2 Решение тестовой задачи 85
3.1.2 Информационные технологии на базе регуляризирующего байесовского
подхода 92
3.1.2.1 Опыт реализации РБП 92
3.2.2.1 Информационно-аналитическая система «Инфоаналитик» 94
3.2 Алгоритм проведения диагностики 98
3.2.1 Подготовительный этап 100
3.2.2 Выявление проблем и выдвижение гипотез 101
3.2.3 Работа с документацией 104
3.2.4 Диагностика функционирования процессов управления 104
3.2.5 Моделирование состояния СУ 105
3.2.6 Подтверждение гипотез 106
3.2.7 Разработка корректирующих действий 108
3.3 Методы диагностики 108
3.3.1 Фотография дня 108
3.3.2 Дерево целей 111
3.3.3 Анкета «Сотрудника» 113
3.3.4 Анкета «Организационная культура» 114
3.3.5 Анкета «Проблемы» 116
3.4 Выводы по третьей главе 118
Глава 4. Практическое применение предложенной методики диагностики 122
4.1 Построение диагностической модели СУ в ООО «Лексел Электроматериалы (СПб)» 122
4.2 Анализ данных по построенной диагностической модели СУ 124
4.3 Разработка корректирующих действий 134
4.3.1 Низкая информативность чтения электронной почты 134
4.3.2 Непродуктивность совещаний 135
4.3.3 Отсутствие системы передачи данных от объекта управления к системе управления и наоборот 137
4.3.4 Превышение нормы управляемости для линейных руководителей 139
4.4 Рекомендации по использованию предложенной методики диагностики 140
4.4.1 Область применения методики .'.' 140
4.4.2 Условия применения методики 140
4.4.3 Затраты на проведение диагностики 141
4.4.4 Использование результатов диагностики 142
4.5 Выводы по четвертой главе 143
Заключение 145
Используемая литература 149
- Требования к механизму диагностики системы управления
- Надежность технических средств управления и оргтехники
- Выбор математического аппарата для обработки диагностических данных
- Анализ данных по построенной диагностической модели СУ
Введение к работе
Актуальность темы исследования. На сегодняшний день российская экономика в целом характеризуется невысокой эффективностью. Низкая производительность труда, высокие производственные издержки, устаревшее оборудование и технологии, низкое качество и высокие цены делают продукцию российских компаний неконкурентоспособной на международном рынке. И это особенно опасно в условиях разразившегося мирового кризиса, повлекшего за собой еще большую конкурентную борьбу производителей за рынки сбыта.
Понятно, что для повышения эффективности функционирования российских предприятий необходимо значительное обновление существующих технологий и оборудования и, что особенно важно, необходимо совершенствование процессов управления предприятиями. Без грамотного управления даже при самых современных технологиях компания не будет функционировать эффективно. Но прежде чем проводить мероприятия по совершенствованию управления, необходимо выяснить, какие существуют особенности в системе управления (СУ) на каждом конкретном предприятии, какие проблемы в организации связаны с неэффективностью управления, какие факторы вызывают появление этих проблем. Другими словами, необходимо провести диагностику текущего состояния системы управления организации для того, чтобы определить, что именно и в какой степени требует усовершенствования.
Таким образом, проведение диагностики СУ должно лежат в основе любых мероприятий по совершенствованию процесса управления организацией. Это в свою очередь диктует потребность в разработке механизма управленческой диагностики
Уровень научной разработанности проблемы. Большой вклад в разработку различных аспектов исследования и оценки системы управления организации внесли такие отечественные ученые как B.C. Анфилатов, И.Х. Бикмухаметов, В.А. Долятовский, B.C. Кабаков, В.Н. Краев, Г.Ф. Медведев, М.В. Мельник, Н.В. Минеева, В.Н. Мишин, В.Н. Мухин, Н.Н. Ползунова, А.В. Пужаев, В.Ш. Рапопорт, СВ. Рогожин, О.М. Рой, а также зарубежные ученые Р. Каплан, Р. Кинг, Г. Кунц, Д. Нортон, Т. Питере, Л. Уотсон, Р. Уотермен, С. Янг. Но, несмотря на существующий в настоящее время обширный перечень литературы по исследованию систем управления, работы в данной области в основном содержат теоретические вопросы и предназначены для учебных целей.
Анализ сайтов консалтинговых фирм, оказывающих услуги по диагностике СУ, показывает, что данные фирмы не раскрывают подробности используемых ими методик диагностики, что не дает возможности использовать их практический опыт.
В связи с вышеизложенным, становится очевидна необходимость формирования механизма диагностики систем управления, включающего в себя и теоретико-методологические и практические вопросы диагностики.
Представленные в диссертации положения направлены на решение данного вопроса и восполнение существующих пробелов в теоретико-методологической базе диагностики систем управления.
Цель и задачи исследования. Целью диссертационного исследования является совершенствование механизма диагностики систем управления предприятиями.
Постановка цели работы предопределила необходимость решения следующих взаимосвязанных задач:
Изучение степени освещенности проблемы диагностики системы управления организации и уточнение понятийного аппарата данной области знаний.
Изучение практического опыта проведения диагностики СУ.
Формирование требований к механизму диагностики системы управления и предложение научно обоснованных способов удовлетворения данных требований.
Формирование и структуризация перечня факторов, характеризующих работу системы управления.
Построение диагностической модели системы управления, то есть определения взаимосвязи между объектами диагностики и диагностическими признаками.
Формирование диагностического инструментария с указанием конкретного метода диагностики для каждого диагностируемого фактора.
Формирование рациональной последовательности этапов проведения диагностики (алгоритма проведения диагностики).
Проверка адекватности предложенного механизма диагностики реальным условиям функционирования системы управления посредством его практического применения на конкретном предприятии.
Объектом исследования являются организации, планирующие проведение мероприятий по совершенствованию системы управления.
Предметом исследования являются система управления организации и механизм ее диагностики.
Теоретическая и методологическая основа исследования. Теоретической основой исследования поставленных проблем явились фундаментальные и прикладные научные труды российских и зарубежных специалистов в области теории управления организацией и в области исследования систем управления.
Для проведения настоящего диссертационного исследования были использованы такие научные методы исследования, как системный подход, процессный подход, анализ и синтез, причинно-следственные статистиче-
ские методы, морфологический анализ, методы имитационного моделирования, метод расстановки приоритетов.
Информационную и эмпирическую базу исследования составляют: законодательные и нормативные документы, статистические материалы, данные конкретной организации, материалы периодической печати и научных конференций, специализированные издания научной экономической литературы, а также данные, полученные через сеть Интернет.
Достоверность научных положений и выводов обеспечена базированием теоретической основы диссертационного исследования на фундаментальных и прикладных трудах российских и зарубежных специалистов; проверкой адекватности предложенной методики диагностики реальным условиям функционирования СУ в ООО «Лексел электроматериалы» и в 000 «Ти Ай Аутомотив»; публикациями основных результатов работы в рецензируемых центральных изданиях; обсуждением результатов диссертации на международных и российских научно-практических конференциях.
Научная новизна полученных автором результатов исследования состоит в новом решении научной задачи диагностики систем управления организациями и заключается в следующем:
Построена диагностическая модель системы управления, включающая в себя структурную и функциональную подмодели, что позволяет определять, насколько соответствует структура системы управления выполняемым ею функциям.
Сформирован перечень диагностических факторов, характеризующий различные аспекты функционирования системы управления, что дает лицу принимающему решения подробные сведения о проблемных участках и слабых звеньях системы.
Определены причинно-следственные зависимости между всеми факторами, выявлены коренные, независимые и результирующие факторы, что позволяет правильно расставить приоритеты при разработке корректирующих действий по улучшению функционирования системы управления.
Произведена авторская классификация всех факторов по схожим признакам в подгруппы (интегральные факторы), которые в совокупности представляют многоуровневое иерархическое дерево факторов, соответствующее многоуровневой системе принятия решений.
Разработан алгоритм проведения диагностики системы управления, включающий рациональную последовательность этапов диагностики, позволяющую сократить трудозатраты на проведение диагностики, получить необходимую диагностическую информацию и выдвинуть на основе этой информации достоверные гипотезы о состоянии системы управления и о проблемах ее развития.
Практическая значимость результатов диссертационного исследования заключается в разработке подробного механизма диагностики системы управления, предназначенного для конкретного практического применения на предприятиях различных отраслей.
Кроме того, материалы диссертации могут быть использованы в учебном процессе по дисциплинам «Исследование систем управления», «Управленческие решения», «Менеджмент».
Апробация и реализация результатов работы. Результаты научных исследований автора были реализованы в следующих областях:
Сформулированные сущность и понятийный аппарат механизма диагностики систем управления; предложенный подход к рассмотрению системы управления как объекта диагностики (глава 1 диссертации); предложенный алгоритм проведения диагностического исследования (глава 3 диссертации) внедрены в учебный процесс ГОУ ВПО «Петербургский государственный университет путей сообщения» (ПГУПС).
Предложенный подход к моделированию системы управления организации (глава 1); предложенный перечень диагностических факторов (глава 2); разработанный алгоритм проведения диагностики и предложенные методы диагностики (глава 3); результаты проведенной диагностики системы управления (глава 4); предложенные корректирующие и предупреждающие мероприятия по улучшению деятельности организации внедрены в ООО «Лексел Электроматериалы (СПб)» и в 000 «Ти Ай Аутомотив».
Предложенная диагностическая модель системы управления (главы 1 и 2); результаты проведенного сравнительного анализа методов обработки диагностической информации (глава 3); механизм диагностики системы управления организации (диссертация в целом) пополнили банк знаний и используется в производственной практике ЗАО «Распределенный информационно-аналитический центр интеллектуальных технологий».
В процессе работы над диссертацией полученные автором результаты докладывались и обсуждались на научно-технических конференциях студентов, аспирантов и молодых ученых «Шаг в будущее» в Петербургском государственном университете путей сообщения в 2006 и 2007 гг., на Международных конференциях по мягким вычислениям и измерениям «SCM» в Санкт-Петербургском государственном электротехническом университете «ЛЭТИ» в 2007 и 2008 гг., на межвузовской научно-технической конференции студентов, аспирантов и молодых ученых в Балтийском государственном техническом университете «ВОЕНМЕХ» в 2007 г., на Международной научно-практической конференции «Актуальные проблемы эффективного управления в железнодорожной отрасли» в Петербургском государственном университете путей сообщения в 2008 г.
Публикации. Основные научные результаты по теме диссертации опубликованы в 8 статьях общим объемом 1,25 п.л. ( в том числе одна статья опубликована в журнале, рекомендованном ВАК).
Структура диссертации сформирована с учетом целей и задач исследования. Диссертация состоит из введения, четырех глав и заключения, изложенных на 159 страницах, включая 21 рисунок и 30 таблиц. Список литературы включает 132 наименования.
Требования к механизму диагностики системы управления
Определяется с помощью двух показателей: а) Логическая полнота определения функций. Полная формулировка функции должна включать три части: четко прописано, что необходимо делать, какой получается в результате деятельности результат, с помощью какого показателя этот результат можно измерить. Метод диагностики: анализируются документация, регламентирую щая деятельность сотрудников, на соответствие выше приведенным критери
б) Рациональное соотношение ответственности и полномочий подра зумевает под собой, что на выполнение каждой функции, за которую сотруд ник несет ответственность, ему выделены соответствующие полномочия.
Метод диагностики: Из должностных инструкций и на основе опроса сотрудника выписываются в два столбца все полномочия и ответственность конкретного работника и сопоставляются между собой. По количеству пунктов без пары делают вывод о соотношении ответственности и полномочий. 2.2.2.3 Сбалансированность системы управления
где Ттворч - количество времени, затраченного на выполнение творческой работы (принятие нестандартных решений; организационные вопросы; анализ; планирование и перспективные вопросы; вопросы совершенствования и развития и т.д.), мин,
Тщехпич - количество времени, затраченные на выполнение технической работы (запрограммированные решения, расчеты, контроль, оперативное управление, вопросы снабжения и т.д.), мин.
Данный коэффициент рассчитывается отдельно для каждого уровня управления и учитывает только время, затраченное руководителем на принятие управленческих решений.
Значение коэффициента Ктворч/тех показывает, какой процент времени тратит руководитель на принятие решений, связанных с совершенствованием и развитием деятельности организации. Малое значение коэффициента (0-0,1) говорит о том, что основную часть своего времени руководитель тратит на принятие рутинных решений. Это может быть вызвано неумением делегировать полномочия, плохим качеством подбора персонала, неправильной организацией труда, низким уровнем автоматизации и т.д. В таких ситуациях у руководителя не остается времени для планирования развития деятельности предприятия.
Напротив, слишком высокое значение коэффициента (0,85-1) говорит о том, что руководитель слишком много внимания уделяет вопросам развития в ущерб управлению текущей ситуацией. Такая деятельность приведет, в конечном счете, к потере контроля над состоянием управляемой системы.
Диагностика по этому направлению главным образом направлена на поиск возможностей автоматизации выполнения руководителями запрограммированных решений или делегирования принятия таких решений непосредственно их исполнителю [65, 66].
Данный коэффициент рассчитывается отдельно для творческой (Ттворч) и для технической работы (Ттехнич) на каждом уровне управления.
Значение коэффициента Ксвоевр показывает, какой процент времени руководитель принимает решения в срочном режиме. Низкое значение коэффициента говорит о хорошей организации работы, когда все делается неторопливо, без суеты. Высокое значение коэффициента сигнализирует о ситуации непрерывного кризис-менеджмента, аврала и суматохи [11, 124]. Г) Коэффициент правильности использования квалификации сотрудника:
Метод диагностики: для всего (п.2.2.2.3.1) — фотография дня. Фотография дня составляется для 30% управленческого персонала для каждого уровня управления (но не менее 4-х управленцев с каждого уровня) 35, [46, 130].
При диагностике коэффициенты рациональности и укомплектованности анализируются совместно. Так, значение Кукомт само по себе характеризует уровень качества подбора персонала и конкурентоспособность предоставляемых предприятием рабочих мест. Но если при низком значении Кукомпл ( 0,8) значение коэффициентаКршр еще более низко, то, вероятно, штатное расписание просто не отражает реальную потребность организации в управленческих кадрах.
Управляемость является основным функциональным свойством СУ. Управляемость СУ тесно взаимосвязана со свойством целостности. И если целостность деятельности обеспечивает, чтобы все органы большой и сложной системы действовали как одно целое, то управляемость показывает, насколько данная система может двигаться, не отклоняясь от заданного курса. То есть управляемость обеспечивает целенаправленное движение системы. Управляемость рассматривается и как взаимодействие звеньев разного уровня непосредственно в системе управления, и как взаимодействие системы управления с объектом управления.
Управляемость системы зависит от того, насколько руководители способны управлять своими подчиненными, насколько рационально налажено движение потоков информации и насколько соответствуют этим потокам характеристики средств передачи и обработки информации.
Надежность технических средств управления и оргтехники
Методология байесовского регуляризирующего подхода, развиваемая проф. СВ. Прокопчинной, является одним из перспективных направлений развития технологий работы с нечеткой и неточной информацией.
Методология РБП позволяет обеспечить [73, 101, 93]: интеграцию разноаспектной информации и отдельных информационных технологий с целью разумной организации единого измерительно-аналитического процесса и средств его реализации для получения высокоэффективного решения прикладных задач; управление качеством и риском получаемых решений, метрологическое обоснование информационных потоков, метрологический синтез информационных технологий; динамическую структуру системы, генерацию развивающихся и самоорганизующихся моделей, информационных технологий и средств решения разнообразных прикладных задач на основе непрерывного познания свойств сложных объектов, процессов и ситуаций;
свертку, как в параметрических, так и в функциональных пространствах решений, что обуславливает возможность глубокого проникновения методологии в методическую базу комплексного проекта, их взаимосвязанность, и на этой основе получение синергетического эффекта значительного повышения качества получаемых решений. В течение ряда лет на принципах РБП были выполнены следующие разработки [73]: математическая среда «Байесовская математическая статистика» для обработки статистических, возможностных и детерминированных информационных потоков в условиях значительной неопределенности; информационно-аналитическая система для создания, внедрения и поддержания в рабочем состоянии системы менеджмента качества в соответствии с МС ИСО 9000: 2000 ДП ЛЕНТРАНСГАЗ (ОАО «ГАЗПРОМ»); информационно-аналитическая система для управления охраны окружающей среды и экологической безопасностью на базе МС 14000 для ФГУП «Адмиралтейские верфи»; информационно-аналитическая система для создания, внедрения и поддержания в рабочем состоянии системы менеджмента качества в соответствии с МС ИСО 9000: 2000 для ЗАО «Ява-Строй»; интеллектуальная система управления проектами и персоналом для РАО «РОСНЕФТЕГАЗСТРОЙ»; методические рекомендации для государственного регулирования природопользовательской деятельностью на Байкальской природной территории для Министерства природных ресурсов РФ; система поддержки принятия решений для обеспечения устойчивого развития региональной экосистемы Калининградской области; информационно-аналитическая система для управления охраны окружающей среды и экологической безопасностью ДП ЛЕНТРАНСГАЗ (ОАО «ГАЗПРОМ»); система поддержки принятия решений для генерации эколого-экономических стратегий предприятий ТЮМЕНТРАНСГАЗ; обучающая система деловых игр для тренинга специалистов ГАЗ-ПРОМа; ? система поддержки принятия ихтиологических, природоохранных и рыбохозяйственных решений для экосистемы восточной части Финского залива (организация Севзапрыбвод); система для оценки состояния, развития и принятия управленческих и природоохранных решений для популяций промысловых видов животных (республики Удмуртия, Татарстан, Башкортостан, Самарская и Ленинградская области, Кавказский и Пинежский биосферные заповедники);
Был реализован корпоративный проект по созданию технологической базы для быстрой разработки систем поддержки принятия решений в условиях неопределенности, получивший в 1999 году грант Министерства науки и технологий Российской Федерации и объединяющий в составе разработчиков 11 лучших российским фирм-производителей программных продуктов.
Все это является подтверждением действительной эффективности интегрирующих системных возможностей РБП, на основе которого производится соединение в единую информационную среду отдельных перспективных технологий извлечения знаний, обработки нечетких данных и текстов, транспортировки информации, использования высокопроизводительных средств с целью получения максимально эффективного решения разнообразных прикладных задач.
Информационно-аналитическая система «Инфоаналитик» В диссертации для обработки диагностической информации используется программный комплекс «Инфоаналитик» (разработка ЗАО «РИАЦ ИНТЕК»), в котором в полной мере реализованы принципы РБП [100, 101, 102].
Программный комплекс «Инфоаналитик» представляет собой информационно-аналитическую систему (ИАС), обеспечивающую поддержку решений в задачах оценивания, мониторинга, аудита, нормирования, модели рования и управления сложными объектами в условиях риска, неполноты и неопределенности исходной информации.
На рис.3.2 представлена модель СУ в том виде, в каком она введена для интеграции данных в ИАС «Инфоаналитик». Как видно из рисунка построенная в «Инфоаналитике» модель совершенно идентична модели СУ в виде иерархического дерева факторов, которая была построена ранее (см. рис. 1.1 и рис. 1.2). Таким образом, можно говорить, о тождественном отображении модели СУ в информационно-аналитической среде.
Выбор математического аппарата для обработки диагностических данных
Вопрос повышения качества управления в российских компаниях является одним из важных аспектов стратегического развития России. Но любые мероприятия по совершенствованию функционирования системы управления каждого конкретного предприятия должны начинаться с диагностики текущего состояния системы. Проведение диагностики способствует повышению эффективности процесса совершенствования системы управления, так как диагностика позволяет выявить корневые причины проблем в управлении и задать четкие направления улучшения.
В связи с тем, что на данный момент вопрос диагностики систем управления организациями не освещен в достаточной мере, диссертационное исследование было направлено на восполнение существующих пробелов в данной области знаний и на разработку комплексного и четкого механизма диагностики.
Проведенное диссертационное исследование позволяет сделать следующие выводы и рекомендации:
Особенностью «диагностики», как одной из форм исследования систем управления, является то, что она позволяет по результатам анализа различных элементов системы управления, определять состояние тех компонентов системы, которые не поддаются непосредственной оценке. Это позволяет с минимальными затратами ресурсов оценить различные аспекты функционирования системы управления, то есть сделать процесс исследования более эффективным.
Построенная в диссертации диагностическая модель системы управления характеризуется следующими особенностями.
Формирование перечня и групп факторов модели СУ производилось с помощью морфологического анализа, что позволяет не упустить важные аспекты, влияющие на функционирование СУ.
Все факторы объединены по схожим признакам в подгруппы (интегральные факторы), в совокупности представляющие собой иерархическое дерево факторов, что позволяет использовать каждый фактор лишь тогда, когда он необходим для принятия решений. Таким образом, построенное многоуровневое иерархическое дерево факторов соответствует многоуровневой системе принятия решений в организации. Построение модели СУ в виде дерева факторов также позволяет беспрепятственно добавлять новые факторы на любой уровень иерархии.
Для каждого фактора модели задан весовой коэффициент, в связи с чем изменение состояния любого фактора отражается в различной степени на изменении состояний всех вышестоящих интегральных факторов.
Разработаны причинно-следственные матрицы для выявления взаимосвязи между всеми факторами, что позволяет учитывать при анализе (или изменении) каждого фактора его влияние на другие факторы.
В качестве проблем-индикаторов модели СУ взяты наиболее типичные проблемы организации, возникающие при неудовлетворительном функционировании СУ. В качестве влияющих факторов взяты факторы, обуславливающие нормальное функционирование системы управления. Такой подход позволяет устранять и причины и последствия неудовлетворительного функционирования СУ.
При построении иерархического дерева факторов, в качестве интегральных факторов второго уровня взяты структурная и функциональная модели, что позволяет определить, насколько соответствует структура системы управления выполняемым ею функциям.
Предложенный в диссертации алгоритм проведения диагностики системы управления характеризуется следующими особенностями.
Анализ математических методов обработки разнотипной и нечеткой диагностической информации показал, что наиболее рационально использовать для этой цели регуляризирующий байесовский подход, реализованный в информационно-аналитической системе (ИАС) «Инфоаналитик».
Использование ИАС «Инфоаналитик» позволяет: получать высокую устойчивость результатов; контролировать достоверность получаемых результатов; оценивать объекты диагностики с точки зрения их развития; наглядно увидеть целостную картину состояния СУ, а также конкретные проблемные места; сократить время проведения диагностики и повысить объективность получаемых результатов.
Формирование гипотез происходит в течение всего процесса диагностирования, начиная с самого первого этапа. Каждый последующий этап диагностирования, добавляя новые данные, подтверждает или опровергает выдвинутые гипотезы. На последнем этапе диагност оперирует уже всей имеющейся информацией, представленной наглядно в построенной модели СУ. Такая последовательность действий позволяет сократить трудозатраты на проведение диагностики, получить всю необходимую диагностическую информацию и выдвинуть на основе этой информации достоверные гипотезы о состоянии системы управления и о проблемах ее развития.
Анализ данных по построенной диагностической модели СУ
Предложенная методика диагностики носит универсальный характер, так как используемые в модели СУ факторы отражают сущность процесса управления. В связи с этим методика может применяться в организации любого типа с незначительной корректировкой под специфику работы конкретного предприятия. Методика применима как для самостоятельной диагностики компании собственными силами, так и в условиях использования услуг консалтинговой фирмы. Условия применения методики
Предложенную методику диагностики системы управления наиболее рационально применять в условиях, когда организация самостоятельно принимает решение о необходимости оценки эффективности функционирования 140 системы управления. Проведение диагностики по предложенной методике рационально для следующих целей: - выход компании из кризисного положения; - повышение эффективности управления компанией; - реорганизация компании; - внедрение корпоративной информационной системы. Диагностику по предложенной методике можно проводить и в случае, когда необходимость оценки эффективности управления вызвана внешними условиями: - принимается решение об инвестировании в компанию; - создается холдинговая структура; - происходит оценка надежности поставщика.
Но в условиях, когда диагностика заказывается второй стороной, ее эффективность будет ниже, так как в предложенной методике диагностики присутствуют субъективные методы оценки, связанные с анкетированием и опросом сотрудников. Достоверность данных, полученных с помощью этих методов в условиях внешней диагностики, значительно ниже, так как персонал диагностируемой компании будет стараться преподнести свою работу в выгодном свете.
Затраты на проведение диагностики Предложенная методика диагностики основана на системном подходе, то есть подразумевает под собой всестороннюю оценку системы управления. Такая оценка требует значительных затрат, складывающихся из следующих пунктов: - обучение сотрудников, назначенных на роль диагностов; - отвлечение сотрудников, назначенных на роль диагностов, от основной деятельности; - оплата работы внешних консультантов (в случае если диагностика проводиться консалтинговой фирмой);
Проведение неполной диагностики по отдельным частям предложенной диагностической модели следует признать нецелесообразным, так как это не позволит правильно оценить состояние диагностируемых факторов в отрыве от общего состояния системы управления. Также проведение неполной диагностики не дает возможности нахождения всех причин, обусловивших текущее состояние диагностируемой области.
Таким образом, перед проведением диагностики компании необходимо просчитать возможность выделения необходимого количества рабочего времени сотрудников на период диагностики. В связи с этим, диагностику лучше проводить в периоды, когда спрос на продукцию компании минимальный (минимальные объемы производства), и у сотрудников организации появляются резервы рабочего времени.
Использование результатов диагностики Результаты проведения диагностики системы управления организацией по предложенной методике служат информационной основой для совершенствования работы СУ по следующим направлениям: - изменение структуры системы управления; - изменение системы целеполагания; - оптимизация численности управленческого персонала; - перераспределение ответственности и полномочий между управленческим персоналом; - повышение квалификации управленческого персонала; - улучшение условий труда управленческого персонала; - улучшение качества выполнения управленческих функций во всех отделах организации; - повышение обоснованности управленческих решений; - рационализация и обновление управленческой техники; 142 - улучшение документального обеспечения управленческих процессов; - снижение трудоемкости обработки управленческой информации; - улучшение качества передачи управленческой информации; - сокращение потерь рабочего времени управленческого персонала за счет улучшения организации труда; - механизация и автоматизация рутинных операций в сфере управления; - уменьшение затрат на управление.
